CLIP

Herausforderung

Als umfassende Software, die Unternehmen dabei hilft, sich weniger auf die alltäglichen Aufgaben zu konzentrieren und mehr Zeit für das Unternehmenswachstum oder die Familie zu haben, ist CLIP stolz darauf, das Leben seiner Kunden spürbar zu erleichtern. Aber mehr Kunden bedeuten auch mehr Verantwortung, und bestimmte Details erforderten mehr Aufmerksamkeit.

Die Zahl der Unternehmen, die sich an CLIP wenden, hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen, und das Team hatte Probleme, wichtige Kundeninformationen an einem Ort zu speichern. In erster Linie brauchten sie dringend ein Werkzeug, das eine einfache Orientierung bei eingehenden Anrufen gewährleisten konnte. Aber diese Zeit des Wandels war auch eine Gelegenheit, andere Prozesse zu verbessern, insbesondere im Hinblick auf effizientere und personalisierte Anrufe – alles zusammen mit dem Helpdesk-Werkzeug Intercom.

Hier kommt CloudTalk ins Spiel

Das CLIP-Team ist schon lange genug dabei, um zu erkennen, was echt ist. Die Suche nach der richtigen Callcenter-Lösung basierte auf mehreren unnachgiebigen Anforderungen. Kurz gesagt, CLIP wollte den Prozess der Organisation und Betreuung von Bestandskunden so effizient gestalten, dass er nicht von der Gewinnung neuer Kunden ablenkt. Das bedeutet, dass die Einsparung von Zeit und Energie an erster Stelle stand.

Es war wichtig, den Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit zu geben, täglich eine Vielzahl von Leads anzurufen, und das konnte durch eine Funktion erreicht werden, die das manuelle Wählen überflüssig macht, um das Fehlerrisiko zu verringern. Eine weitere wichtige Funktion war die Möglichkeit, jedem Anruf eine selbst erstellte Markierung zuzuweisen, mit der das Team die Anrufe in Kategorien einordnen und die Merkmale jedes Anrufs schnell erkennen konnte.

Die Anforderungen für die neue Software waren klar:

• Detailed overview of interactions with clients: Being able to add notes to any call during or after the call can make work easier for the agents that will communicate with these customers later on. Concurrently, this increases the quality of the customer experience.
• Sort calls into categories: The option to label each call with several tags creates an overview of incoming and outgoing calls without any need for further clicking. This helps to easily find any call exactly when needed, within a couple of seconds.
• Increase team’s productivity: Equipping the team with a feature that eliminates manual dialing eradicates the lengthy copy-paste process, and using a single interface for business processes can instantly boost a team’s productivity.
• Two-way synchronization: CLIP needed a solution that allows integration with their helpdesk tool. By integrating Intercom with CloudTalk, customer contact details—as well as a history of calls and conversations—are synchronized. Whether CLIP’s team works in Intercom or CloudTalk, they can always find customer data in both systems. In addition, data synchronization is automatic and regular, so information is always up-to-date.

Ergebnisse

CloudTalk hat sich schnell zu einem grundlegenden Bestandteil der Kundenbetreuung und der Vertriebsbemühungen von CLIP entwickelt. In nur drei Monaten hat das CLIP-Team 3.700 eingehende und ausgehende Kundenanrufe über 7 internationale Nummern getätigt und dabei mehr als 2.650 Minuten für eingehende Anrufe und mehr als 12.400 Minuten für ausgehende Anrufe aufgewendet.

Durch das Vertrauen in CloudTalk hat CLIP die Effizienz seines Teams gesteigert, ist in der Lage, einen komplexeren und effektiveren Kundensupport zu bieten und kann jeden Anrufer auf eine persönliche Weise ansprechen. Das Team verfügt nun über eine saubere, gut organisierte Datengrundlage, auf der es arbeiten kann, und jede Kundeninteraktion ist von einem Gefühl der Ruhe geprägt.

Essentielle CloudTalk-Vorteile

• Real Time Customer-card:This feature solved most of CLIP’s previous issues; the card shows all caller information displayed in one place. During phone calls, agents can instantly look at the client’s history of interactions, orders, chats or notes—allowing them to deliver top-notch customer service.
• Call Tagging: CloudTalk allows CLIP to set its own workflows to handle incoming calls. When creating the call flow, the team can insert steps like Interactive Voice Response (IVR), time-router, business hours, welcome message and more. This feature allows setting up customized sequences of steps individually for each phone number: call to agent, call to preferred agent or call to a group (sales or support).
• Call Flow Designer: CloudTalk allows CLIP to set its own workflows to handle incoming calls. When creating the call flow, the team can insert steps like Interactive Voice Response (IVR), time-router, business hours, welcome message and more. This feature allows setting up customized sequences of steps individually for each phone number: call to agent, call to preferred agent or call to a group (sales or support).
• Call Statistics: This feature was perfect for CLIP’s demand of having complex statistics about calls, agents and call queues all in one place. With the real-time call center statistics and historical metrics, the team can easily increase service quality.

Die beliebtesten Funktionen des CLIP-Teams

• Warm Transfer: Using the Warm Transfer feature allows a CLIP agent to speak with the transferee before the call is transferred. That gives the first agent a chance to explain the situation and provide a quick overview so that the next agent is acquainted with the call’s nature and can provide faster and more personalized service.
• Voicemail: CloudTalk’s Voicemail feature ensures that no inbound calls remain unanswered, even outside of CLIP’s business hours or when all agents are busy. A huge benefit is listening to the caller’s voicemail directly from the internet browser, anywhere and anytime.
• Call Notes: This feature allows the CLIP team to add notes to any calls they want, thanks to which agents can quickly orient themselves and promptly react—without the customer having to repeat his/her problem, request or the stage of the solution.

Wir von CloudTalk helfen Kunden gerne, zu wachsen und nichts freut uns mehr, als das zu sehen! Möchten Sie auch auf den Erfolgszug aufspringen?

Ein Cloud-Telefonsystem einzurichten, das sich für die Fernarbeit eignet, war noch nie einfacher.

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