Conferencias telefónicas y reuniones
internacionales: ¿cómo aprovecharlas
al máximo?

Todos vivimos en una aldea global. Poco a poco el mundo se hace más pequeño; estamos tomando café de nuestra región favorita en Kenia mientras estamos en una llamada con compañeros de trabajo de Estados Unidos y Australia. Así es más o menos como se hacen los negocios hoy en día.

En los últimos diez años, el crecimiento de los empleados que trabajan a distancia en EE.UU. alcanzó un asombroso 91%. Además, cada año hay más empresas que se internacionalizan, prestando servicios a clientes en el extranjero.

Para gestionar estos cambios en tu entorno de trabajo, tienes que comunicarte con fluidez. Aquí es donde la tecnología, y especialmente las conferencias telefónicas, son útiles. En este artículo encontrarás consejos útiles sobre cómo dirigir reuniones virtuales eficaces.

1. La preparación es la clave

Al igual que con las reuniones habituales, su éxito depende de lo bien que te prepares. Si tu función es organizar la reunión de la A a la Z, y lo haces desde cero, presta atención a la elección de la herramienta correcta. Hará que tu reunión se desarrolle sin problemas y te permitirá centrarte en su valor empresarial, no en solucionar problemas técnicos.

Elige la herramienta que sea fácil de configurar

Si temes que la introducción de un nuevo sistema para tus conferencias telefónicas pueda llevar años, no te preocupes más. Con soluciones como CloudTalk, configurar tu cuenta lleva cinco minutos. Todo lo que necesitas para empezar a llamar es una conexión a Internet y unos auriculares.

Ten en cuenta la seguridad

Uno de los temores que puedes experimentar en relación con las reuniones online es tener menos control sobre quién participa y tener acceso a la información que se comparte. Con CloudTalk, cada uno de los invitados tiene que introducir un código PIN antes de entrar en la sala para garantizar que sólo asisten a la reunión las personas deseadas.

Comprueba si la herramienta es fiable

No quieres desperdiciar los primeros cinco minutos de tu multi conferencia en arreglar los problemas de conexión o en experimentar problemas técnicos, especialmente durante una reunión con tu cliente. Aunque no se pueden prevenir todos los problemas, es bueno investigar un poco y echar un vistazo a las reseñas de la categoría de software para centros de contacto de G2.

Busca números gratuitos

Los números gratuitos son esenciales si tus invitados te llaman desde sus teléfonos desde el extranjero en lugar de unirse a ti en línea. Así puedes asegurarte de que no hay obstáculos económicos para organizar la reunión.

Presta atención a la programación

Encontrar una fecha y hora adecuadas puede darte un dolor de cabeza, especialmente si la reunión es internacional. Si te cuesta fijar una hora que convenga a todos, ¿por qué no delegar en tus invitados? Con herramientas como Harmonizely, deja que tus invitados elijan el momento perfecto. Además, reconoce automáticamente la zona horaria del usuario, por lo que todos estarán seguros de cuándo deben aparecer en la llamada.

Establece el orden del día de antemano

Una agenda bien preparada es la clave del éxito. Empieza por establecer el objetivo de la reunión y el resultado deseado. Te ayudará a establecer el tiempo que puedes dedicar a cada tema. Una buena idea puede ser dejar un tiempo al final de la teleconferencia para preguntas y dudas.

Envía los materiales

Para sacar el máximo provecho de tu teleconferencia, piensa en el material que puede ser necesario durante la reunión. Si el objetivo es debatir un determinado tema, el envío de materiales relevantes te ayudará a ahorrar el tiempo de todos y a fomentar el debate.

2. Durante la reunión

Para que todo el mundo aproveche al máximo tu reunión, puede haber algunas reglas que vale la pena poner en práctica.

Piensa en un calentamiento

Esto puede ser especialmente importante si tus invitados se encuentran por primera vez. Idear una actividad para romper el hielo puede facilitar el intercambio de ideas y animar a tus participantes a hablar abiertamente después.

Cumple con el orden del día

Si eres el encargado de dirigir la reunión, asegúrate de estar pendiente del reloj y de seguir el orden del día. Cuando un asunto resulte ser más exigente en cuanto a tiempo de lo que esperabas, piensa en organizar una convocatoria aparte para tratarlo. Modera la discusión para que la llamada sea efectiva y no te distraigas con temas sin importancia.

Graba la llamada

Si el software de tu centro de llamadas permite grabar las llamadas, aprovéchalo. La grabación de la llamada te ayudará a centrarte en la conversación en curso sin perder ninguna idea importante más adelante. También puede ser útil para los participantes por la misma razón.

Asegúrate de que todos puedan contribuir a la conversación

Una de las tareas del moderador es dejar espacio para que todos puedan decir lo que piensan. Si estás en una llamada, la tarea es un poco más difícil, ya que no puedes observar a los asistentes y detectar señales no verbales de que alguien está intentando entrar en la discusión. Una forma de resolver la cuestión es preguntar con frecuencia si alguien tiene algo que añadir antes de pasar al siguiente punto del orden del día.

Redirige la pregunta a otro momento

Si observas que las preguntas sobrepasan el tiempo dedicado a un tema determinado, déjalas para más adelante. De este modo, te asegurarás de que todo el mundo obtenga la respuesta a sus preguntas.

Silencia el micrófono menos cuando hablas

Esta es una de las reglas básicas, pero no todo el mundo la sigue. Para cuidar la comodidad de tus interlocutores, activa el modo silencio. No molestarás a nadie con un ruido de fondo.

Resume la reunión

Al terminar la reunión, haz un rápido resumen de los temas y conclusiones que han aparecido durante la llamada. Además, menciona los pasos a seguir para que tus asistentes tengan claro lo que hay que hacer a continuación.

3. Después de la llamada

Prepara un seguimiento

Puede ser un correo electrónico con las ideas más importantes que aparecieron durante la reunión o una grabación de la conferencia telefónica. Evitará que pierdas el valor producido durante la reunión.

Reflexiones finales

Para sacar el máximo partido a una conferencia, hay algunas cosas sencillas que debes tener en cuenta. En lo que respecta al aspecto técnico de la reunión, como el software y la programación, deja que tus herramientas hagan el trabajo.

Concéntrate en preparar el orden del día y el contenido de la reunión, para que sea eficaz y satisfactoria. Durante la reunión, modera el debate y asegúrate de que se escucha la voz de todos.

Después, realiza un seguimiento, para que todos los participantes reciban información completa sobre lo ocurrido durante la reunión.