Les composeurs sortants expliqués : Types, avantages et meilleures pratiques

Le taux de conversion moyen des appels à froid est de 2 %. Mais si l’objectif est d’augmenter le nombre d’appels sortants, comment faire ? Passez plus d’appels, et de meilleure qualité, plus rapidement, grâce à un composeur d’appels sortants.

Les composeurs sortants ne sont pas tous égaux. Il en existe plusieurs types, chacun ayant ses propres avantages et ses meilleurs cas d’utilisation. Aujourd’hui, nous allons vous en parler. Lisez la suite pour découvrir le meilleur composeur sortant pour vous !

Principaux enseignements :

• Les composeurs sortants se répartissent en quatre types de base, en fonction de leur complexité et de leur utilisation : Les composeurs automatiques, les composeurs prédictifs, les composeurs puissants et les composeurs intelligents.
• L’utilisation d’un logiciel de numérotation pour un centre d’appels sortants vous permet d’optimiser l’efficacité des équipes, l’engagement des clients, la gestion des prospects, les taux de conversion, etc.
• Adapter le meilleur numéroteur sortant à votre cas d’utilisation peut augmenter de 400 % le nombre d’appels réussis, vous aider à atteindre trois fois plus de clients potentiels chaque jour et réduire les temps d’appel de 50 %.

Qu’est-ce qu’un composeur sortant ?

Les composeurs d’appels sortants sont un terme générique couramment utilisé pour désigner tous les types de systèmes de numérotation automatique (SNA). Comme leur nom l’indique, il s’agit de solutions logicielles qui automatisent le processus de numérotation pour les appels sortants, le plus souvent des appels de vente à froid.

Bien qu’il existe de nombreux types de composeurs automatiques, ils partagent tous plusieurs caractéristiques communes qui en font la pierre angulaire des stratégies modernes de vente par correspondance.

Plus important encore, ils éliminent la nécessité d’une numérotation manuelle, accélèrent considérablement le processus d’appel, permettent une utilisation maximale de la main-d’œuvre, des équipes moins nombreuses et jusqu’à trois fois plus d’appels passés par jour.

Pourquoi devriez-vous utiliser un composeur sortant ?

Après avoir abordé le sujet dans la section précédente, il est normal que nous consacrions un peu de temps à l’étude complète des avantages de l’utilisation d’un composeur de numéros sortants. Voici ce que vous pouvez attendre de l’intégration de tout type d’ADS dans vos opérations.

• Augmentation de l’efficacité opérationnelle :

Les composeurs d’appels sortants augmentent considérablement l’efficacité des équipes de vente en automatisant le processus de numérotation. Au lieu de composer manuellement chaque numéro, les agents peuvent se concentrer sur l’interaction avec les prospects, ce qui se traduit par trois fois plus d’appels par jour et davantage d’opportunités de conversion.

• Amélioration de l’engagement des clients :

En rationalisant le processus d’appel, les composeurs sortants permettent aux agents de passer plus de temps à établir des relations avec les clients potentiels. Grâce à des fonctionnalités telles que l’enregistrement des appels et l’intégration CRM, les agents peuvent personnaliser les interactions et fournir un meilleur service, ce qui améliore la satisfaction et la fidélisation de la clientèle.

• Amélioration de la gestion des prospects et des taux de conversion :

Les composeurs sortants permettent de gérer plus efficacement les prospects en organisant des listes de contacts, en programmant des appels de suivi et en assurant le suivi des interactions. Cette approche structurée permet de vérifier les numéros avec une précision de 98 % et de s’assurer qu’aucune piste ne passe entre les mailles du filet, ce qui se traduit par des taux de conversion et un chiffre d’affaires plus élevés.

• Réduction du temps d’inactivité des agents:

Avec les numéroteurs sortants, les agents passent moins de temps à attendre entre les appels, car le système compose automatiquement le numéro suivant dès qu’il est disponible. Cela minimise les temps morts et permet aux agents de rester productifs tout au long de leur travail.

• Conformité et gestion des risques:

Les composeurs d’appels sortants sont dotés de fonctions qui garantissent le respect de réglementations telles que la loi sur la protection des consommateurs par téléphone (TCPA) et les listes de numéros de téléphone exclus (DNC). Les logiciels de numérotation permettent de limiter les risques de non-conformité et les problèmes juridiques potentiels en filtrant automatiquement les numéros et en enregistrant le consentement.

Types de composeurs sortants

Le marché des composeurs sortants est vaste et varié, avec de nombreux types de logiciels proposés – chacun avec ses avantages, ses inconvénients, ses meilleures pratiques et ses cas d’utilisation idéaux. Pour vous aider à vous y retrouver, nous avons préparé ce tableau utile.

Numéroteur automatique #1

Il s’agit du type de numéroteur sortant le plus simple. Il appelle le numéro suivant dans la file d’attente après la fin du dernier appel.

Cas d’utilisation : Opérations d’appel à faible coût et à volume élevé pour des ventes simples.

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Comment comparer le numéroteur automatique versus le numéroteur prédictif ?

#2 Numérotation prédictive

Un composeur d’appels sortants capable d’évaluer et d’anticiper la capacité d’un centre d’appels. Il peut lancer plusieurs appels simultanément pour chaque agent afin de maximiser l’utilisation des ressources.

Cas d’utilisation : Campagnes d’appels à haut volume pour des équipes plus petites avec des ressources limitées.

#3 Power Dialer

Numéroteur sortant qui effectue un appel par agent à la fois. Offre un niveau de contrôle plus élevé sur les files d’attente désignées. Il est simple à utiliser et ne nécessite pas d’algorithmes complexes pour fonctionner.

Cas d’utilisation : Campagnes d’appels équilibrées, optimisées à la fois pour la portée et la personnalisation.

Combien coûte le Power Dialer?

Découvrez pourquoi vous devriez choisir Power Dialer plutôt que Predictive Dialer.

#4 Smart Dialer

Le plus complexe de tous les composeurs d’appels sortants. Il peut être utilisé pour créer des files d’attente et des campagnes d’appels hautement personnalisées et adaptatives. Peut être intégré à des outils tiers (CRM, Helpdesks, etc.) et à Click-to-Call.

Cas d’utilisation : Campagnes d’appels de valeur élevée et de taille moyenne optimisées pour le CSAT.

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Comment choisir le meilleur numéroteur sortant (pour vous)

Comme on peut s’en douter, bien qu’ils partagent la même désignation que les composeurs sortants, chaque type est très différent. Si vous voulez trouver celui qui vous convient, vous devez tenir compte des aspects suivants.

#1 Évaluez les besoins et les objectifs de votre entreprise :

Avant d’investir dans un composeur d’appels sortants, prenez le temps de réfléchir aux besoins et aux objectifs de votre entreprise. Prenez en compte des facteurs tels que la taille de votre équipe de vente, la nature de vos campagnes d’appels sortants et votre public cible.

Vous concentrez-vous sur les appels à froid à haut volume ou donnez-vous la priorité aux interactions personnalisées avec les clients potentiels ? Comprendre vos besoins spécifiques vous aidera à réduire vos options et à choisir un composeur qui répond à vos objectifs commerciaux.

#2 Comprendre votre volume d’appels et la capacité de vos agents :

Évaluez votre volume d’appels et la capacité de vos agents pour déterminer les exigences d’évolutivité et d’efficacité de votre composeur d’appels sortants.

Si vous prévoyez des volumes d’appels élevés et que vous disposez d’une grande équipe d’agents, vous pouvez bénéficier d’un composeur d’appels puissants qui peut ajuster automatiquement les taux de numérotation en fonction de la disponibilité des agents.

Inversement, si vous avez une équipe plus petite ou des volumes d’appels variables, un composeur progressif ou un composeur d’appels puissants peut être plus approprié pour rythmer les appels afin de s’adapter efficacement à la capacité des agents.

#3 Considérez les intégrations de tierces parties :

L’intégration avec vos plateformes CRM (gestion de la relation client) et logicielles existantes est essentielle pour assurer la fluidité des opérations et la gestion des données.

Choisissez un composeur sortant qui offre de solides capacités d’intégration avec les systèmes CRM les plus courants, tels que Salesforce, HubSpot ou Zoho CRM.

Ainsi, votre équipe commerciale peut accéder aux informations pertinentes sur les clients, suivre les interactions et synchroniser les données sans effort, ce qui simplifie le flux de travail et améliore la productivité.

#4 Gardez un œil sur la conformité :

Comme nous l’avons déjà mentionné, le respect des réglementations est primordial si vous souhaitez mener des campagnes d’appels sortants efficaces, en particulier à l’échelle internationale. Il est donc essentiel que vous recherchiez un fournisseur qui réponde à toutes les exigences des pays que vous ciblez.

Les principales caractéristiques à rechercher sont l’épuration automatique des listes DNC (Do Not Call), la gestion du consentement à l’enregistrement des appels et les mécanismes d’opt-out. Toutefois, vous devez également veiller à ce que les protocoles de cryptage soient robustes et que le stockage des données soit sécurisé.

Les 3 meilleures pratiques pour la numérotation sortante

#1 Formez et équipez votre équipe :

Dispensez une formation complète à votre équipe de vente afin de vous assurer qu’elle maîtrise l’utilisation du logiciel de numérotation sortante et qu’elle dispose des compétences nécessaires pour dialoguer efficacement avec les prospects.

La formation doit couvrir différents aspects, notamment la navigation dans l’interface du composeur, la compréhension des flux d’appels, la gestion des objections et l’exploitation des fonctions d’intégration CRM.

En outre, veillez à ce que votre équipe soit formée aux réglementations en matière de conformité et aux politiques de l’entreprise afin d’atténuer les risques et de maintenir le professionnalisme lors des interactions.

#2 Investissez du temps dans la rédaction de scripts et la planification des appels :

Élaborez des scripts et des plans d’appel bien conçus pour guider votre équipe de vente pendant les campagnes d’appels sortants.

Les scripts fournissent un cadre pour les conversations, encourageant l’authenticité et la flexibilité pour s’adapter aux besoins et aux préférences uniques de chaque prospect. Incorporez dans vos scripts des points de discussion clés, des propositions de valeur et des stratégies de traitement des objections pour que les interactions restent ciblées et percutantes.

Réviser et affiner régulièrement les scripts sur la base du retour d’information et des mesures de performance afin d’en améliorer continuellement l’efficacité.

#3 Surveillez et analysez les paramètres des appels :

Surveillez et analysez régulièrement les paramètres des appels pour évaluer les performances de vos campagnes de numérotation sortante et identifier les domaines à améliorer. Suivez les indicateurs clés tels que les taux de connexion des appels, les taux de conversion, la durée moyenne des appels et l’utilisation des agents pour évaluer l’efficacité des campagnes et la productivité des agents.

Exploitez les outils de reporting et d’analyse fournis par votre logiciel de numérotation des appels sortants pour mieux comprendre les tendances des appels, identifier les stratégies les plus performantes et résoudre rapidement les problèmes ou les goulets d’étranglement.

Utilisez des informations fondées sur des données pour optimiser les paramètres de numérotation, affiner les scripts et allouer efficacement les ressources afin de maximiser les résultats.

Récapitulons

Aujourd’hui, il n’est pas étonnant que tant d’entreprises accordent une grande importance aux logiciels de numérotation sortante. Et compte tenu des récentes améliorations apportées dans le domaine de l’IA et de l’automatisation, il est probable qu’ils deviendront encore plus efficaces.

Mais les composeurs ne sont pas tout ce qu’il y a de plus efficace en matière d’appels sortants. Si vous voulez vraiment tirer le meilleur parti de vos efforts, vous devrez mettre en œuvre de nombreuses pratiques d’excellence et stratégies d’experts. Heureusement, CloudTalk s’en occupe.