פגישות וירטואליות: המדריך המלא שלך עבור2024 & מעבר

71% מהפגישות נחשבות "לא פרודוקטיביות". לפעמים, המשתתפים מרגישים שהפגישות לא רלוונטיות עבורם. במקרים אחרים, הם עשויים להתרעם על כך שנאלצו לנסוע מרחק רב ולוותר על הרבה מזמנם. עם זאת, פגישות נשארות חלק חיוני בניהול עסק ושמירה על מודיעין ומעורבות של כל העובדים שלך.

אז איך החברה שלך יכולה לוודא שכל סטנדאפ, כנס ומפגש מרתקים ורלוונטיים? שימוש בתוכנת הפגישה הווירטואלית הנכונה יכול להיות התשובה. אחרי הכל, פגישות מרחוק ניתן לקיים רק בעלות של מנוי תוכנה.

נקודות חשובות:

• פגישות וירטואליות הן כלי רב ערך לעסקים מודרניים, שכן 40.9% מהעובדים במשרה מלאה עובדים מרחוק או במודל עבודה היברידי.
• העובד הממוצע מבלה 3-5 שעות בכל שבוע בהשתתפות בפגישות. יותר ויותר, אלה מתקיימים בחללי פגישות וירטואליים באינטרנט ולא באופן אישי.
• אתה יכול לקיים סוגים רבים ושונים של פגישות מרחוק, כולל סטנדאפיסטים של צוות, מפגשי אסטרטגיה והשגות מאולתרות.
• תוכנת הפגישה הווירטואלית הנכונה יכולה להפוך את הפגישות לחסכוניות ונגישות יותר, הודות לתכונות כגון איכות שיחות גבוהה, תמלול בזמן אמת והקלטת שיחות.
• כדי להפוך את הפגישות הווירטואליות ליותר פרודוקטיביות, כדאי תמיד להכין סדר יום, להזמין רק את מי שהפגישה רלוונטית לו ולקבוע כללים ברורים כדי לשמור על מסלול הפגישה.

מהי פגישה וירטואלית?

פגישה וירטואלית מתקיימת באינטרנט כאשר כל המשתתפים או חלקם נמצאים במקומות גיאוגרפיים נפרדים.

מאז מגפת 2020, כאשר חברות רבות נאלצו לאמץ לראשונה עבודה מרחוק, פגישות למרחקים ארוכים הפכו לחלק בלתי נפרד מהפעילות היומיומית בחברות רבות.

לכן, לכלי התקשורת הווירטואליים של הצוות שלך יכולה להיות השפעה גדולה על פרודוקטיביות, יעילות ולכידות הצוות.

מהם הסוגים העיקריים של פגישות וירטואליות?

ישנן שתי דרכים שונות לסווג פגישות וירטואליות. האחת היא לפי סוג הטכנולוגיה שבה נעשה שימוש והשניה היא לפי המטרה או הסגנון של הפגישה.

שלושת הסוגים העיקריים של פגישות וירטואליות, מבחינת הטכנולוגיה המשמשת, הם:

• שיחות ועידה טלפוניות – פגישות דומות לשיחות ועידה מסורתיות המשתמשות באודיו בלבד. חלק מהמשתתפים עשויים להתקשר באמצעות שולחן עבודה או טלפון נייד, אך פלטפורמות פגישות מקוונות מאפשרות לעתים קרובות גם שיחות ועידה טלפוניות באודיו בלבד.
• ועידות וידאו – פגישות המציגות אלמנט ויזואלי וגם אודיו. המשתתפים יכולים לראות זה את זה ולתקשר "פנים אל פנים".
• ועידות אינטרנט – פגישות המוסיפות אלמנטים שיתופיים נוספים, כגון מסך או שיתוף תוכן. המשתתפים עשויים לשתף, לצפות או לעבוד על מצגות ומסמכים יחד, כמו גם להיות מסוגלים לראות ולדבר אחד עם השני.

בכל הנוגע לסגנון או למטרה של המפגש, ישנם סוגים נוספים של פגישות וירטואליות. הנה רק כמה מהנפוצים ביותר:

סטנדאפים רגילים לקבוצות שלך

פגישת "סטנדאפ" היא צ'ק-אין מהיר, באופן אידיאלי לא יותר מ-10 או 15 דקות. בדרך כלל, פגישות סטנדאפ מתרחשות בתחילת יום או משמרת. המטרה היא להרכיב במהירות את הצוות, לוודא שכולם יודעים מה הם עושים, בטוחים בעבודתם וכל השאלות מתבררות.

פגישות אסטרטגיה או תכנון

פגישות אסטרטגיה או תכנון הן בדרך כלל ארוכות ומעמיקות יותר מסטנדאפיסטים. המטרה שלהם היא ליצור אסטרטגיה לגבי קמפיינים, פרויקטים או אירועים קרובים. הם המקום לדיונים ארוכים יותר על האופן שבו העסק שלך עומד לעמוד ביעדים שלו ועל התפקידים שאנשים או צוותים צריכים לשחק.

פגישות אחד על אחד

סוגים אלה של פגישות וירטואליות הן בדרך כלל בין חבר צוות לממונה הישיר שלו. הם מספקים הזדמנות למשוב דו-כיווני לגבי דברים, כולל:

• ביצועי עבודה נוכחיים
• חששות או דאגות
• פיתוח קריירה עתידי
• תמיכה או הדרכה נוספת שאולי יהיה צורך

פגישות דיווח חודשיות או רבעוניות

פגישות אלו הן כאשר צוותים יכולים לעשות חשבון נפש על הביצועים האחרונים שלהם. ראשי צוות עשויים להציג מבחר סטטיסטיקות או תוצאות המסכמות את הישגי הצוות. סביר להניח שאז תהיה הזדמנות לדיון רחב יותר במידע.

מטרת פגישות הדיווח הללו היא:

• הדגש את ההצלחות האחרונות
• זיהוי חולשות או אזורים לשיפור
• גלה דרכים לנצל את ההצלחות הללו או לחזק את החולשות

כל פגישות ידיים או הפגנות

לפעמים, ייתכן שחברות יצטרכו לרכז את כל כוח העבודה שלהן. זה עשוי להיות עבור פגישה בסגנון בית העירייה כדי לדון בכיוון הכללי של החברה או כדי להדגים תהליך חדש או כלי תוכנה שכולם צריכים לדעת עליו.

עבור סוגים אלה של פגישות, איכות השיחה היא קריטית כדי שמספר המשתתפים הגדול לא יוביל לאחביות, ריצוד או בעיות דומות אחרות. זה אומר שחיוני להשתמש בתוכנת שיחות שמבטיחה איכות ללא קשר למספר המשתמשים או היכן הם נמצאים.

פגישות עם לקוחות או לקוחות

לעתים קרובות יותר נוח לקיים פגישות עם לקוחות או לקוחות באינטרנט. קל יותר לארגן ולהשתתף פגישה וירטואלית מאשר פגישה אישית.

הלקוחות שלך יכולים לקבל את תשומת הלב הבלתי מחולקת שלך מבלי לעזוב את משרדם. כך, מה שמאפשר לך לבנות מערכות יחסים אפקטיביות ללא הטרחה של ארגון פגישה פנים אל פנים שבה אחד הצדדים או כולם צריכים לנסוע.

אסיפות ספקים, שותפים או בעלי עניין אחרים

לעתים קרובות, עסקים צריכים להיפגש עם צדדים שלישיים שאולי אינם שייכים לעסק אך יש להם חלק בפעולות או פרויקטים מסוימים.

ספקים, שותפים ובעלי עניין אחרים הם חלק בלתי נפרד מניהול מוצלח של חברה, אך מכיוון שהם אינם חלק טכנית מהצוות, המפגש איתם לפגישות יכול להיות מסובך.

תוכנת מוקד טלפוני וירטואלי מקלה על חיבור לצדדים שלישיים אלה. המשתתפים יכולים להשתתף מכל מקום עם חיבור לאינטרנט, ואולי אפילו יוכלו לשתף מסמכים או נתונים רלוונטיים בתוכנה עצמה.

פגישות אד הוק

ייתכן שיהיה עליך לקיים מפגשים מהירים ומאולתרים כדי להתמודד עם מצבים המהירים. פגישות וירטואליות הן נהדרות בנסיבות כאלה, מכיוון שהן מהירות להגדרה ונגישות מאוד. אתה יכול ליצור קשר מהיר עם חברי צוות בכל רחבי העולם ולחלץ מצבים דחופים או שינויים במהירות וביעילות.

מפגשים "מהנים".

פגישות לא תמיד חייבות להיות רציניות. לפעמים אולי תרצה לרכז את הצוות שלך, או אפילו את כל החברה, כדי ליהנות קצת. כמה דוגמאות לפגישות מהנות שאתה עשוי לקיים באופן וירטואלי כוללות:

• מפגשים וירטואליים לחג המולד או החגים
• הפעלות, משחקים או חידונים לבניית צוות
• פגישות שובר קרח לקבלת עובדים חדשים

היתרונות של פגישות וירטואליות

אתה יכול ליהנות מהטבות של פגישות וירטואליות, לא משנה מה גודל העסק שלך או הענף שבו אתה עובד. הנה כמה מהבולטים ביותר:

שמור על קשר עם העובדים המרוחקים וההיברידיים שלך

לעסקים רבים יש במשרד, היברידי ו עובדים מרוחקים. פגישות וירטואליות הן אידיאליות לשמירה על כל אותם עובדים מחוברים באותו עמוד. אם אתה מקיים רק פגישות אישיות, כל מי שנמצא מחוץ למשרד באותו זמן עלול להחמיץ עדכונים או הנחיות קריטיות.

כלי הפגישות הווירטואליים הטובים ביותר ופתרונות השיחות העסקיות מבטיחים תקשורת חלקה בעבודה מרחוק , כפי שגילתה MyHeritage בעת אימוץ CloudTalk :

צמצום נסיעות ועלויות אחרות

לפי מאמר לבן של Verizon , פגישה אישית של חמישה אנשים בלבד יכולה לעלות פי 7 יותר מהפגישה המקבילה שנערכת באופן וירטואלי.

מעלויות נסיעות של משתתפים ועד השכרת חדרים, כיבוד והוצאות תקורה אחרות, העלות של קיום פגישות אישיות מצטברת במהירות. לעומת זאת, ניתן לקיים פגישות מרחוק בעלות של מנוי תוכנה. עבור עסק שמקיים הרבה פגישות, זה מייצג חיסכון משמעותי.

היו יותר ידידותיים לסביבה

במהלך מגיפת קוביד-19, הפליטות העולמיות ירדו ב-17% . כמות עצומה מזה ניתן לייחס לנסיעה היומית המשתנה משעות נסיעה להליכה מחדר שינה למחשב.

לכן, כל דבר שמפחית את הצורך בנהיגה או טיסה יעשה פלאים עבור האישורים הסביבתיים שלך. קיום פגישות מרחוק ולא באופן אישי הוא דרך מצוינת להיות יותר ידידותי לסביבה.

מה לחפש בפלטפורמות פגישות וירטואליות

לפלטפורמה שבה תשתמשו לפגישות וירטואליות תהיה השפעה גדולה על מידת ההצלחה של הפגישות שלכם ומה תשיגו. בואו נסתכל על כמה מהדברים העיקריים שאתם צריכים לחפש בפלטפורמת פגישות וירטואלית:

שיחות אמינות ואיכותיות

איכות שיחה טובה היא חובה בעת הפעלת פגישות מרחוק. חפש תוכנה שמעדיפה איכות שיחה גבוהה, ללא חביון, ריצוד או עיוות.

CloudTalk עובד קשה כדי לשמור על רשתות נקיות ואמינות. קצב הריצוד שלנו נמוך במיוחד – רק 17.8 מילישניות בכל הרשת המבוזרת. זה אומר שאתה יכול לסמוך על CloudTalk כדי לספק איכות שיחה חדה וברורה, לא משנה היכן אתה נמצא בעולם.

הקלטת שיחות

הקלטת שיחות מאפשרת לך להשמיע שוב רגעי פגישה חשובים ולסקור דיונים, ומקלה על הבהרת כל בלבול.

בנוסף, תיעוד שמע של פגישה יכול לעזור לכל מי שלא היה מסוגל להשתתף להתעדכן במה שהוחלט.

תמלול אוטומטי וסיכומים

תמלול שיחות אוטומטי הוא תכונה המופעלת על ידי בינה מלאכותית שבה שיח פגישות מומר לצורת טקסט. אתה יכול להשתמש בתמלילים כדי לבדוק במהירות את נקודות הפעולה של הפגישה או לשתף בקלות את התוכן של פגישות עם עמיתים שלא יכלו להשתתף.

CloudTalk יכולה לזהות ולתמלל שיחות בעד 145 שפות שונות ומקלה לייבא את התמלולים הללו לכלים ופלטפורמות אחרות (CRM שלך, למשל).

אינטגרציות עם הכלים האחרים שלך

אינטגרציות עם הכלים העסקיים האחרים שלך הם עוד חובה בכל הנוגע לתוכנת פגישות מקוונות.

לדוגמה, אתה רוצה פתרון שמשתלב עם ה-CRM שלך. זה יכול לתת לך גישה מהירה למידע על לקוחות כאשר מישהו מתקשר לחברה שלך ולהפוך את עדכון הרשומות שלו (עם הערות שיחה ועוד) להרבה יותר קל.

זה גם לא רק שילובי CRM שאתה צריך לחפש. לדוגמה, שילוב Krisp של CloudTalk עוזר לשמור על שיחות ברורות וללא הסחות דעת. בינתיים, שילוב של לוח שנה יכול להקל על קביעת פגישות, ולהבטיח שאף אחד לא יפספס את הפגישות שלך.

שיטות עבודה מומלצות לפגישות וירטואליות: אם אתה מנהל את הפגישה

לאופן שבו אתה מנהל את הפגישות הוירטואליות שלך תהיה גם השפעה גדולה על מידת ההצלחה שלהן. להלן חמש שיטות מומלצות לפגישות וירטואליות שיעזרו לך לנהל מפגשים יעילים, פרודוקטיביים ומרתקים:

הכן סדר יום מראש

פעולה זו יכולה לחסוך לך זמן רב ולהפוך את הפגישות שלך ליעילות הרבה יותר.

אם לכולם יש עותק של סדר היום, לא תבזבזו זמן בהתחלה כדי להסביר על מה הישיבה עומדת. במילים פשוטות, אם אין סדר יום, אל תארגן פגישה.

הזמן רק את מי שצריך להיות שם

פגישות הן חלק חיוני בניהול צוותים מרוחקים , אך אינך צריך שכולם יהיו בכל פגישה בודדת. לכן, ודא שאתה מזמין רק אנשים שבאמת צריכים להיות שם. חשבו מי ירוויח מהפגישה, ולמי יש דברים חשובים להגיד.

קבע את כללי הפגישה

כללים עוזרים לשמור על הפגישה שלך מאורגנת ומעודכנת.

תחשוב על דברים כמו:

• האם אנשים צריכים לכבות את המיקרופונים שלהם כשהם לא מדברים
• בין אם אתה צריך יד וירטואלית למעלה כאשר למישהו יש משהו לומר
• איך תעמוד בסדר היום
• איך תמנע מאנשים לדבר אחד על השני .

שמור על מעורבות המשתתפים

מפגש שמערב אנשים יהיה פרודוקטיבי ומהנה יותר לכולם. לכן, פעל כדי לשמור על מעורבות כל המשתתפים שלך. חשבו על הוספת עזרים חזותיים למצגות ושאלו מדי פעם שאלות כדי לחפש קלט באופן פעיל.

אם גם אתה רוצה עוד רעיונות, יש לנו מדריך נהדר כיצד להפוך פגישות וירטואליות ליותר אינטראקטיביות שיכול לעזור לך בדרכך.

הגדר את פריטי הפעולה לאחר הפגישה

אפילו הפגישה המרתקת ביותר לא תהיה פרודוקטיבית אם כולם ישכחו מה הוחלט.

שמרו על המומנטום על ידי הגדרת פריטי פעולה ושליחתם לכולם לאחר הפגישה.

תכונות התמלול והקלטת השיחות של CloudTalk מועילות כאן, ומאפשרות לך להסתכל אחורה בקלות על מה שנדון ולסכם את נקודות הפעולה המוסכמות.

שיטות עבודה מומלצות לפגישות וירטואליות: אם אתה משתתף

לא רק למנהיג הפגישה יש אחריות להבטיח שהיא פרודוקטיבית. הנה כמה דברים שאתה צריך לעשות בתור משתתף:

הכנה מלאה

ודא שאתה מוכן לחלוטין לפגישה לפני שהיא מתחילה. ראש הפגישה או הרכז היו צריכים לשלוח סדר יום. קראו אותו ביסודיות, וודאו שאתם מעודכנים בכל מה שנדון בו.

אם יש לכם מידע או עדכונים לתת, הכינו כל חומר רלוונטי והבטיחו שאתם יודעים בדיוק מה אתם צריכים לומר.

בדוק את הטכנולוגיה שלך

בעיות טכניות בקצה שלך עלולות לגרום להפרעה לכל הפגישה. לכן, ודא שכל הטכנולוגיה שלך תקין.

תבדוק את זה:

• המיקרופון שלך עובד
• חיבור האינטרנט שלך חזק
• מצלמת האינטרנט שלך ערוכה כראוי (אם מדובר בפגישת וידאו).

השתמש תמיד ברקע מקצועי

רקע לא מקצועי יכול לגרוע מפגישה ולהשתקף בך רע. הימנע מדברים כמו כביסה מלוכלכת או בלגן מאחוריך בזמן שאתה מדבר עם עמיתיך. חפשו רקע הגיוני, לא מסיח את הדעת ומדגים את המקצועיות שלכם.

אם אין לך רקע בעל מראה מקצועי מתאים במקום שבו אתה עובד, הוסף רקע וירטואלי או פשוט טשטש את הרקע.

להגיע בזמן

עמידה בזמן לפגישות חשובה וירטואלית לא פחות מהחיים האמיתיים. אחרת, אנשים יצטרכו לחכות לך, וזה מתסכל ועלול להשפיע על הפרודוקטיביות של הפגישה או לגרום לה לרוץ לאורך זמן.

הקדישו את מלוא תשומת הלב שלכם

אחד החסרונות של פגישות מרוחקות הוא שקל יותר לתשומת הלב שלך להיסחף. נסו להישאר מעורבים באופן מלא בפגישה. הנה כמה טיפים מובילים:

• אל תפתח כרטיסיות אחרות
• אל תשחק בטלפון שלך
• אל תבדוק את המיילים שלך
• חזור על משפטים של עמיתיך בראשך כדי להישאר ממוקד.

היו אדיבים למשתתפים אחרים

יש הרבה דברים שאנחנו עושים באופן אוטומטי באופן אישי שהם לא תמיד קלים וירטואליים. לדוגמה, באופן אישי, הרבה יותר קל לדעת מתי מישהו אחר עומד לדבר, ולהימנע מלדבר עליו.

בסביבה וירטואלית, אתה צריך לעבוד קצת יותר קשה כדי לשמור על סטנדרטים בסיסיים של אדיבות. לכן, עשה מאמץ מודע להיות אדיב ומתחשב כלפי עמיתים למשתתפים.

שפר את הפרודוקטיביות בצוותים מרוחקים עם פגישות וירטואליות

ניהול צוותים מרוחקים יכול להיות מאתגר, אבל הפלטפורמות הטובות ביותר לפגישות וירטואליות או פתרונות לשיחות ועידה יכולות לעזור לשמור על צוותים מעורבים, מחוברים ופרודוקטיביים.

עם CloudTalk, אתה יכול לתקשר ללא מאמץ עם צוותים, עובדים ולקוחות בכל רחבי העולם. המגוון הרחב של האינטגרציות מקל לעשות הכל, החל מביטול רעשים ועד לסנכרון לוחות שנה, ואיכות שיחה גבוהה פירושה שאתה יכול לשתף פעולה בצורה חלקה, לא משנה היכן אתה או המשתתפים שלך נמצאים.

כדי ללמוד עוד על האופן שבו CloudTalk יכול לעזור להגביר את הפרודוקטיביות בצוותים המרוחקים שלך, למה לא להירשם ל-14 יום ניסיון חינם?