Softphone (סופט פון) (תוכנת שיחות טלפון)

בצעו וקבלו שיחות בצורה חלקה באמצעות Softphone – תוכנה חובה עבור כל עסק שחושב קדימה. השתמשו בתכונות רבות שחסרות לטלפונים שולחניים.

בואו נבחן יחד את כל מה שאתם צריכים לדעת על המערכת הזו.

מהי Softphone?

במילים פשוטות, Softphone היא תוכנת VoIP (שיחות על גבי האינטרנט) ניתנת להורדה, ממנה תוכלו לבצע ולקבל שיחות. היא פועלת בתוך כל מכשיר עם חיבור לאינטרנט. כגון טלפונים חכמים, מחשבים ניידים, טאבלטים או מחשבים שולחניים.

ממשק softphone נראה כמו כל לוח חיוג שיחות אחר, לרבות זה של הסמארטפון.

בניגוד לטלפון שולחני רגיל, הוא אינו דורש חומרה. זה מעניק לו יתרון תחרותי משמעותי על פני טלפונים שולחניים מסורתיים. אתם לא כבולים לשולחן שלכם, מה שנותן לכם חופש לשרת לקוחות מכל מקום. זהו יתרון עצום, שכן פורבס צופה שבעתיד הקרוב, 50% משוק העבודה יהיה מרחוק.

יתר על כן, חשוב לדעת כי softphone אינו מוצר עצמאי. זהו רכיב של מערכות טלפוניה VoIP מורכבות כגון CloudTalk, עם אינספור תכונות שימושיות.

חשוב

אל תטעו ותחליפו את softphone בטלפון אינטרנט שניתן להשתמש בו אך ורק בדפדפני אינטרנט. אלה שני כלים שונים.

כיצד Softphone פועלת?

כל התכונות של Softphone מצטברות בתוכנת VoIP (שיחות על גבי האינטרנט) אחת. כבר הזכרנו שהיא מאפשרת לכם לבצע שיחות דרך האינטרנט.

כך עושים זאת:

שרת לקוח SIP (פרוטוקול ייזום הפעלה) יוזם הפעלות VoIP (שיחות על גבי האינטרנט) בזמן אמת הממירות אותות קוליים אנלוגיים לדיגיטליים באמצעות חיבור לאינטרנט.

השימוש לאחר מכן הוא פשוט למדי. כפי שאמרנו, תוכלו להתקשר מכל מקום בו אתם נמצאים, כל עוד במקום יש חיבור אינטרנט אלחוטי יציב. לחלופין, תוכלו להשתמש בחיבור פס רחב במהירות גבוהה עם הנתב או הכבל.

טיפ מקצועני

מערכת softphone אפילו אינה דורשת חומרה, אם אתם במשרד או בבית, תוכלו להפיק תועלת משימוש באוזניות. זה מבטיח שתקבלו את איכות הצליל הטובה ביותר האפשרית. אוזניות ממזערות את רעשי הסביבה האפשריים.

מי מרוויח משימוש ב- Softphone

מכיוון שהיא הרבה יותר יעילה מטלפון שולחני, Softphone מתאימה לעסקים שמטפלים בנפח גבוה של שיחות טלפון או כאלה התלויים באינטראקציות עם לקוחות. כמו כן, היא חיונית לכל אלה שצריכים להיות זמינים בכל עת ובכל מקום.

התעשיות בהן נעשה השימוש הנרחב ביותר ב- Softphone הן IT, נדל"ן, קמעונאות, בריאות, טלקומוניקציה, ייצור, חינוך, בנקאות, מוקדים טלפוניים וסוכנויות שיווק או יחסי ציבור.

הנה סיכום דוגמאות ספציפיות של אנשים שמשתמשים ב- softphone:

• עובדי מוקד טלפוני או נציגי מכירות המטפלים בשיחות עסקיות
• סוכני תמיכה שפותרים בעיות של לקוחות
• נציגים שעובדים ממספר מקומות
• עסקים התלויים בשיחות למרחקים ארוכים
• חברות שצריכות להקליט שיחות טלפון

השוואה אולטימטיבית: Softphone לעומת טלפון שולחני

ההבדל הברור ביותר בין softphone לטלפון שולחני הוא המראה שלהם. softphone היא תוכנת מחשב ואילו טלפון שולחני הוא התקן חומרה מסורתי.

גם softphone וגם הטלפון השולחני הן מערכות תקשורת VoIP (שיחות על גבי האינטרנט), המשתמשות באינטרנט כדי לבצע שיחות. עם זאת, למרות שהן עובדות על עקרונות דומים ולמעשה משרתות את אותה מטרה, הן אינן בהכרח מתחרות.

חברות רבות משתמשות בשני הפתרונות בו זמנית. תוכלו להחזיק כמה טלפונים שולחניים לאינטראקציות שנעשות אך ורק ממקום אחד. לדוגמה בדלפק הקבלה, במשרד ההנהלה או בחדר ישיבות.

מערכות Softphone הן כלי מעשי עבור עובדים שתהליכי השיחה שלהם צריכים להיות יעילים וניידים. עם softphone, הם יכולים לבצע ולקבל שיחות מרחוק ולהשתמש בכל מיני תכונות נוספות. לכן זה הופך להיות יותר ויותר דומיננטי בעולם העסקים.

באנו עם השוואה של מערכות softphone ומערכות טלפון שולחני.

בואו נגלה איזה פתרון עדיף:

עלויות

אין ספק ש- softphone זולה בהרבה מטלפון שולחני. על פי "IT World", שימוש בפתרונות VoIP (שיחות על גבי האינטרנט) עשוי להוביל למחיר חודשי הנמוך ביותר מ-45% בהשוואה למערכות טלפון שולחניות מסורתיות.

למה? ובכן, כדי להשתמש בטלפון שולחני, עליכם להגדיר קווי טלפון וכבלים ייעודיים, כמו גם לקנות טלפונים התומכים ב- VoIP (שיחות על גבי האינטרנט). וכל זה לפני שמדברים על הצורך בתחזוקת חומרה תכופה.

softphone אינה דורשת חומרה מלבד המכשירים שסביר להניח שכבר יש לכם – טלפון, מחשב נייד, טאבלט וכו'. העובדה שאין צורך להתקין תשתית מורכבת גורמת לעלויות נמוכות יותר.

softphone מספקת גם שיחות בינלאומיות ושיחות למרחקים ארוכים במחירים זולים יותר.

הזוכה: Softphone

היכרות

ישנן חברות שסומכות על פתרון ישן שנבדק במשך עשרות שנים על פני טכנולוגיה מודרנית. עבור עסקים המעדיפים מסורת, טלפונים שולחניים סטנדרטיים הם בחירה אמינה ונוחה יותר.

עם זאת, ישנן תוכנות softphone שניתן לשלב עם טלפונים משרדיים סטנדרטיים. בדרך זו, עסקים יכולים לשלב מסורת וחדשנות. אין צורך להסתמך אך ורק על טכנולוגיה שאינכם מכירים.

הזוכה: טלפון שולחני

גמישות

טלפונים שולחניים הם הכל מלבד גמישים. הם קושרים אתכם ואת העובדים שלכם למקום אחד. כפי שציינו, במקרים מסוימים, זה לא יהווה בעיה. עם זאת, במקרים אחרים, זה יכול להוות מכשול עצום.

שוב, softphone היא לעזר עצום אם אתם או הצוות שלכם צריכים לנסוע לעתים קרובות או להיות זמינים עבור לקוחות 24/7. עם הפתרון הזה, זה כלל לא משנה היכן אתם נמצאים. כל עוד יש לכם חיבור לאינטרנט, אתם יכולים לטפל בלקוחות שלכם בכל עת.

הזוכה: Softphone

איכות שיחה מובטחת

אין סיבה לחשוש מאיכות השיחה של softphone, שכן רובן המכריע מציע כיסוי מעולה. למשל ב- CloudTalk, אם איכות שיחה יורדת מתחת לרמה מסוימת, התוכנה משנה אוטומטית את מסלול השיחה בזמן אמת.

עם זאת, לא כל פתרון מציע שירותים באותה איכות. כמו כן, שום דבר בעולם אינו מושלם. לכן, אם אין לכם רוחב פס מספיק , חיבור אינטרנט חלש או מערכת שעובדת יתר על המידה, אתם עלולים להתמודד עם בעיות קישוריות.

בעוד שטלפונים שולחניים מסתמכים גם על חיבור לאינטרנט, יש להם יתרון קל, שכן יש מכשיר ייעודי המטפל בשיחות. זה מגדיל את כוח המחשוב ומשפר את איכות השיחות.

הזוכה: טלפון שולחני

גודל העסק

כשמדובר בגודל העסק, טלפונים שולחניים הם אידיאליים עבור ארגונים רב לאומיים עם אלפי עובדים. לאלה יש בדרך כלל יש תקציב רחב יותר שניתן להשתמש בו כדי לשדרג ולתחזק חומרה לעתים קרובות.

עם זאת, softphone מתאים לעסקים בכל גודל. מכיוון שהיא חסכונית בעלויות ומגיעה במסגרת תוכניות שמחיריהן משתנים באופן נרחב, אתם יכולים להרשות אותה לעצמכם, בין אם אתם מנהלים סטארט-אפ או תאגיד גדול.

לדוגמה, תוכניות CloudTalk מתחילות ב-25 דולר בלבד.

הזוכה: Softphone

תכונות

בעוד שהתכונות הבסיסיות של טלפונים שולחניים עשויות להספיק לעסקים מסוימים, Softphone מציעה מגוון רחב של כלים נוספים שהופכים את העבודה שלכם ליעילה יותר.

ראשית, היא הופכת תהליכים רבים לאוטומטיים. יתר על כן, תוכלו לנצל את העוצמה של אינטגרציות. רוב אפליקציות ה- Softphone משתלבות עם יישומים אחרים, למשל עם CRM. ב- CloudTalk, יש לנו גם API (ממשק תכנות יישומים) פתוח. באמצעות כלי זה, תוכלו לחבר את תוכנת VoIP (שיחות על גבי האינטרנט) שלנו למערכות חיצוניות אחרות.

למרות שניתן לשלב טלפונים שולחניים גם עם אפליקציות אחרות, תצטרכו לבנות אינטגרציות מותאמות אישית כדי לעשות זאת. זה עולה כסף וגם גוזל את הזמן שלכם.

הזוכה: Softphone

הרחבת הצמיחה העסקית שלכם

קצר אבל חשוב: ניתן להתאים בקלות את softphone עם עסק בכל גודל. לדוגמה, באפשרותכם להוסיף מספרי טלפון חדשים הרבה יותר מהר מאשר באמצעות טלפונים שולחניים. רכישת מספר לטלפון שולחני כרוכה בסיוע צוות IT, שלא לדבר על רכישת טלפונים נוספים. זה דורש זמן וכסף.

הזוכה: Softphone

תוצאת הערכת השוואה

המנצחת היא Softphone בציון של 5 לעומת 2.

צפו בסרטון שלנו על חייגני מכירות והגיעו לשיא היכולות העמוקות יותר של Softphone:

תכונות סטנדרטיות של Softphone

כבר הבהרנו של- softphone יש תכונות מתקדמות שחסרות לטלפונים שולחניים. הטכנולוגיה נעה קדימה במהירות, וכך גם הציפיות שלנו. עסקים מרוויחים כשהכל נמצא בהישג ידם, וזה הגיוני לחלוטין. מכיוון שהתחרות גדלה, להיות מהיר ויעיל הוא חובה.

בואו נסתכל על כלים מעבר להשתקה והחזקה שייתנו לכם יתרון עצום על פני המתחרים.

תכונות מתקדמות של אנשי קשר

אם אתם רוצים לספק תמיכת לקוחות מהשורה הראשונה, אתם צריכים לדעת מי הם הלקוחות שלכם ומה הסיבה שהם מתקשרים לחברה שלכם. היסטוריית אינטראקציות מלאה של לקוחות מציגה באופן אוטומטי שיחות קודמות, הזמנות, צ'אטים או הערות קודמות, כך שהסוכנים אינם צריכים לחפש אותן במערכות מרובות.

חיוג אוטומטי

חייגן אוטומטי חזוי הופך את תהליכי החיוג לאוטומטיים. הוא מחייג באופן עצמאי את השיחה הבאה בתור כאשר יש סוכנים זמינים.

חייגן חכם מרכיב באופן אוטומטי רשימת מספרים ומאפשר לכם להתקשר אליהם בלחיצה אחת.
עם חייגן עוצמתי, אתם יוצרים בקלות קמפיינים עם תסריטי שיחות או סקרים ומאפשר לסוכנים שלכם להתמקד בלקוחות הפוטנציאליים.

שיחה מזוהה

התאימו אישית את התקשורת עם לקוחותיכם כבר מההתחלה. תוכלו לראות את שם המתקשר, את מספר הטלפון שלו ועוד הרבה יותר עוד לפני מענה לשיחה.

שיחה בין שלושה אנשים

לפעמים סוכן צריך דבר נוסף כדי לספק פתרון מוצלח או כדי לסגור עסקה, לעיתים הדבר הנוסף הזה הוא עזרתו של סוכן או מנהל אחר. עם שיחה בין שלושה אנשים, ניתן להוסיף בקלות אדם שלישי לקו כאשר הנסיבות דורשות זאת.

שיחות ועידה

ניתן לתאם שיחות ועידה בקלות תוך מספר דקות ולהזמין אנשי קשר חיצוניים, למשל הלקוחות או הספקים שלכם.

העברת שיחות

הלקוחות שלכם תמיד יכולים להשיג אתכם. העברת שיחות מאפשרת לכם להעביר באופן אוטומטי שיחות נכנסות למספרי טלפון ניידים או קווים חיצוניים.

הקלטת שיחה

כלי זה מאפשר לכם להקליט שיחות טלפון לכל מטרה שאתם צריכים. בין אם זה לצורך אימון או לשם בדיקת איכות.

ניתוב שיחות

לדוגמה, עם ניתוב מבוסס מיומנות, שיחות נכנסות יכולות לעבור באופן אוטומטי לסוכן מסוים בהתבסס על ההתאמה והמיומנויות הנדרשים על ידי המתקשר. ישנם גם כלים כמו תורי VIP או ניתוב מבוסס מתקשרים.

תגי שיחות והערות לשיחות

צרו תגים מותאמים אישית לאנשי הקשר שלכם. מיינו אותם לקטגוריות ומצאו במהירות את מה שאתם מחפשים. תוכלו להוסיף הערות במהלך השיחה או אחריה.

לחצו כדי להתקשר

חייגו כל מספר טלפון באינטרנט בלחיצה אחת.

שיחה חוזרת

אם יש שיחות טלפון שלא נענו, תכונה זו יכולה להתקשר באופן אוטומטי ללקוחות שלכם בחזרה.

הודעות SMS/טקסט

שלחו ללקוחותיכם הודעות אישיות או התראות כלליות והפכו את מרכז הקשר שלכם ליעיל הרבה יותר.

התראה על המסך

כאשר שיחה נכנסת, תופיע התראה על המסך באופן אוטומטי, שתודיע לכם מי מתקשר.

תא קולי

הכלי מאפשר ללקוחות להשאיר הודעה כאשר הסוכנים שלכם אינם זמינים.

היתרונות של Softphone

עכשיו, בואו נבדוק כמה יתרונות של Softphone שעדיין לא הזכרנו.

פרטיות

Softphone משתמשת בכתובות לקוח SIP, המאפשרות לכם לענות לשיחות עבודה מהמכשיר הנייד, אך עדיין לשמור על פרטיות המספר האישי שלכם. כל שיחה שתבצעו מאפליקציית Softphone תציג רק את מספר העסק שלכם.

אוטומציה בענן

מכיוון שטלפונים רכים הם חלק מתוכנות מבוססות ענן, כל תקשורת הצוות מאוחסנת באופן אוטומטי בלוח מחוונים יחיד. היא יכולה לרשום מקרים, לעקוב אחר נתונים שונים (כגון משך השיחה), או ליצור נתונים סטטיסטיים מפורטים.

יתר על כן, אינטגרציותמבטלות משימות חוזרות ונשנות שגוזלות זמן רב של העברה ידנית של נתונים ממערכת VoIP (שיחות על גבי האינטרנט) ל- CRM. עם פתרון טלפוניה מבוסס ענן, הכל נעשה מעצמו.

יתרון נוסף של אוטומציה: אם מישהו מהצוות שלכם נמצא מחוץ למשרד, תוכלו לנתב אל עובד אחר את כל השיחות שמגיעות למספר שלו. בדרך זו, אתם נמנעים מלקוחות כועסים או מחבר צוות שעובד בזמן חופשה.

מעקב אחר נוכחות

מערכת VoIP (שיחות על גבי האינטרנט) מבוססת ענן מראה לכם מי נמצא כעת במצב מקוון או לא מקוון. לא רק שזה עוזר לכם במעקב אחר נוכחות העובדים, אתם גם רואים מי זמין כרגע לטיפול במשימות אד-הוק. לכן, softphone משפרת את הפרודוקטיביות שלכם.

נגישות נתונים מוגברת

יתרון נוסף של softphone הוא תקשורת מרכזית המספקת בהירות. הודות לכך, תוכלו למצוא בקלות את כל המידע. לדוגמה, כאשר אתם גוללים בין הודעות טקסט או הודעות מייל רבות כדי למצוא נתונים שמישהו שלח לכם לפני זמן רב, קיום כל האינטראקציות עם הלקוחות במקום אחד עוזרת מאוד.