By N. Mraz

| 13 Aug 2024

ciri-ciri, Tidak dikategorikan

Mel suara ke E-mel: Panduan Terbaik untuk Komunikasi Perniagaan yang Berjaya

BTT Comms melaporkan bahawa 85% orang yang tidak menghubungi syarikat pada percubaan pertama mereka tidak akan cuba menghubungi lagi dan tiga perempat daripada mereka tidak akan mengganggu meninggalkan mesej. Jadi, jika seseorang meninggalkan anda mel suara – kira-kira 20% daripada pemanggil , kemungkinan besar mereka mempunyai sesuatu yang penting untuk dibincangkan dengan perniagaan anda.

Orang ramai biasanya mengambil masa lebih lama untuk membalas mel suara daripada sebarang bentuk komunikasi lain. Tetapi anda boleh meningkatkan dengan ketara peluang anda untuk menjana jualan dan memupuk hubungan pelanggan dengan membalas mel suara dengan segera. Mel suara ke E-mel membantu anda dalam usaha ini.

Jadi, mari kita periksa apa yang Mel Suara kepada E-mel boleh lakukan untuk anda dan cara anda boleh mendapat manfaat daripada ciri ini.

Pengambilan utama:

Mel suara ke E-mel ialah alat canggih yang menghantar transkrip dan rakaman mesej mel suara secara automatik terus ke peti masuk e-mel anda.
Mengkonfigurasi Mel Suara kepada E-mel pada perkhidmatan VoIP anda ialah tugas yang mudah dan mudah , mudah dilakukan dalam 7 langkah.
Mel suara ke E-mel menawarkan banyak faedah , termasuk peningkatan kecekapan keseluruhan, kebolehcapaian yang dipertingkatkan dan kerjasama pasukan yang diperkemas.

Apakah Mel Suara ke E-mel?

Mel suara ke E-mel mengubah mel suara menjadi e-mel. Daripada mendengar setiap mesej secara individu pada telefon anda, anda akan segera menerima pemberitahuan dalam peti masuk e-mel anda sebaik sahaja anda menerimanya. Ini menjadikan pengurusan mel suara anda lebih mudah dan lebih cekap, terutamanya jika anda berurusan dengan volum panggilan yang tinggi setiap hari.

Bagaimanakah Mel Suara ke E-mel Berfungsi?

Mel suara ke E-mel ialah ciri yang popular di kalangan penyedia sistem VoIP dan telefon awan yang dihoskan seperti CloudTalk. Ia menghantar transkrip dan rakaman mesej mel suara terus ke peti masuk e-mel anda, di mana ia boleh diurus dan diberi keutamaan dengan mudah.

Apabila seseorang meninggalkan anda mel suara, sistem telefon menukar mesej audio kepada fail digital, biasanya dalam format .mp3 atau .wav. Fail ini kemudiannya dilampirkan pada e-mel atau dipautkan kepada rakaman terus dalam peti masuk anda.

Anda boleh mengisih, menyimpan, memadam atau memajukan mesej ini sama seperti mana-mana e-mel. Jadi, anda tidak perlu mengganggu aliran anda atau bertukar antara apl dan peranti yang berbeza untuk sentiasa menerima panggilan anda.

Anggap ia sebagai mempunyai pembantu peribadi yang mengambil mel suara anda, menuliskannya atau menyimpan audio dan kemudian meletakkannya dengan kemas dalam e-mel anda supaya anda boleh mengaksesnya apabila ia sesuai dengan anda.

Cara Menghantar Pemberitahuan Mel Suara ke Peti Masuk E-mel Anda

Menyediakan Mel Suara kepada E-mel pada perkhidmatan VoIP anda adalah proses yang mudah. Berikut ialah cara untuk mengaktifkan dan menguji ciri dalam beberapa langkah mudah.

Log masuk ke Akaun Perkhidmatan VoIP Anda
Mulakan dengan melog masuk ke akaun anda pada platform pembekal VoIP anda. Di sinilah anda mengurus tetapan yang berkaitan dengan panggilan dan mel suara.
Navigasi ke Tetapan Mel Suara
Cari bahagian mel suara dalam papan pemuka akaun anda. Ini boleh dilabelkan sebagai “Tetapan Mel Suara,” “Tetapan Panggilan” atau sesuatu yang serupa.
Dayakan Mel Suara ke E-mel
Dalam tetapan mel suara, cari pilihan untuk mendayakan mel suara ke e-mel. Ini mungkin suis togol atau kotak pilihan.
Masukkan Alamat E-mel Anda
Setelah anda menemui pilihan untuk memajukan mel suara ke e-mel, masukkan alamat e-mel pilihan anda dalam medan yang disediakan. Di sinilah mel suara anda akan dihantar.
Pilih Keutamaan Format
Sesetengah perkhidmatan membenarkan anda memilih cara anda menerima mel suara anda, seperti lampiran audio atau transkripsi. Pilih pilihan anda.
Simpan Perubahan Anda
Pastikan anda menyimpan atau menggunakan perubahan anda. Sesetengah platform mungkin mempunyai butang “Guna” atau “Simpan Tetapan”.
Uji Ciri
Pertimbangkan untuk membuat panggilan ujian ke nombor anda dan meninggalkan mel suara untuk memastikan semuanya disediakan dengan betul dan anda menerima pemberitahuan e-mel.

Setiap perkhidmatan VoIP mungkin mempunyai langkah atau pilihan tetapan yang sedikit berbeza, jadi adalah idea yang baik untuk merujuk pusat bantuan atau dokumentasi sokongan yang disediakan oleh perkhidmatan khusus anda untuk mendapatkan arahan yang lebih disesuaikan. Anda boleh mendapatkan arahan CloudTalk dalam bahagian bantuan kami.

7 Faedah Menghantar Mel Suara ke E-mel

Menukar mesej suara kepada e-mel menawarkan banyak kelebihan dan perubahan cara syarikat berkomunikasi.

Lihat 7 faedah teratas Mel Suara ke E-mel ini:

#1 Dapatkan dan Kekal Teratur

Ejen pusat panggilan menghantar ratusan panggilan setiap minggu, dan mungkin sukar untuk menjejaki walaupun mesej mel suara mereka yang paling penting.

Dengan inventori yang boleh dicari bagi semua mesej mel suara anda terus dalam peti masuk anda, anda boleh mengatur aliran kerja anda dengan lebih baik, membalas mel suara anda yang paling mendesak terlebih dahulu dan memastikan perniagaan anda berjalan lancar.

#2 Tingkatkan Kecekapan Keseluruhan

Mari kita hadapi itu – mengharungi jam demi jam rakaman mel suara yang tertunggak bukanlah sesuatu yang menyeronokkan. Apa yang lebih teruk, ia mengambil banyak masa pada masa yang berharga yang boleh digunakan dengan lebih baik untuk melakukan apa sahaja.

Masa respons yang pantas adalah penting untuk mengekalkan perhubungan pelanggan, kerana pelanggan mengharapkan panggilan balik tepat pada masanya, terutamanya dalam peranan jualan atau sokongan pelanggan. Mel suara ke E-mel menyelaraskan perkara ini dengan menghapuskan keperluan untuk sentiasa menyemak telefon fizikal, memastikan pelanggan sentiasa terlibat dan menghalang mereka daripada mencari alternatif.

Pendekatan ini mengelakkan ketidakcekapan bertukar antara platform dan memudahkan aliran kerja anda, terutamanya jika anda tidak sentiasa menggunakan apl telefon awan anda.

#3 Buat Panggilan Balik Dengan Konteks

Memanggil semula tanpa terlebih dahulu mendengar mel suara pelanggan mungkin membawa kepada perbualan yang janggal. Apabila pelanggan meninggalkan mesej, mereka mengharapkan anda mengetahui perkara yang telah mereka beritahu anda dalam mesej mereka. Tidak menyedari keperluan pemanggil anda boleh menyebabkan pelanggan anda berasa terabai dan kecewa.

Mel suara ke E-mel membolehkan anda menyemak kandungan mesej mel suara dengan mudah pada masa lapang anda.

Adakah panggilan balik dengan pelanggan penting dijadualkan pada jam 2 petang?

Semak peti masuk anda untuk sebarang mel suara terbaharu dan dapatkan semua maklumat yang berkaitan dengan pantas sebelum mesyuarat. Mel suara ke E-mel

#4 Bina Arkib Rekod Panggilan

Arkib mesej mel suara boleh menjadi komponen strategik bagi sebarang rekod perniagaan.

Mempunyai mesej ini di tangan boleh berguna untuk menyediakan mesyuarat penting, mendapatkan maklumat penting dengan cepat dan menyediakan perlindungan daripada liabiliti sekiranya berlaku isu undang-undang dengan pelanggan.

#5 Dapatkan Kebolehcapaian yang Dipertingkatkan

Tidak kira di mana anda berada, anda boleh mendengar atau membaca mel suara anda selagi anda mempunyai akses kepada e-mel anda.

Ini amat bermanfaat jika anda bekerja dari jauh atau sering melakukan perjalanan. Anda akan terus berhubung tanpa perlu mengakses sistem mel suara anda secara langsung.

#6 Perkemas Kerjasama Pasukan

Pastikan pasukan anda sentiasa mengetahui dengan memilih penerima tertentu untuk tetapan Mel Suara ke E-mel supaya pentadbir dan ejen utama menerima mesej secara terus melalui e-mel, sama ada mereka sedang bergerak atau di meja mereka.

#7 Gunakan Carian dan Rujukan Pantas

Anda boleh menyusun mel suara anda ke dalam folder, menggunakan label untuk pengenalan pantas, melaksanakan penapis carian dan sebagainya.

Apabila anda berurusan dengan volum panggilan yang tinggi, anda mungkin mendapati sukar untuk mengingati butiran khusus daripada mel suara. Tetapi jika mel suara ditukar kepada teks dan dihantar ke e-mel anda, anda boleh mencari maklumat khusus dengan cepat menggunakan kata kunci.

Anda boleh merujuk perbualan lalu dengan mudah untuk mencari butiran atau tindakan susulan. Ini membolehkan anda menawarkan perkhidmatan yang diperibadikan atau menjejaki tugas.

Temui 8 alat pusat hubungan yang mesti ada

Baca secara percuma

Kesimpulan

Mel suara ke E-mel membawa mel suara anda ke era digital terus ke dalam peti masuk e-mel anda, jadi anda sentiasa hanya dengan satu klik sahaja daripada mesej terbaharu anda.

Menggunakan Mel Suara ke E-mel memastikan anda kekal bermaklumat, responsif dan produktif tanpa terikat pada telefon meja anda. Dengan cara ini, anda hanya tinggal satu e-mel sahaja daripada menangani keperluan pemanggil anda dengan berkesan.

Menyediakannya adalah mudah, dan faedahnya adalah serta-merta: daripada menerima mesej anda dalam format yang telah anda gunakan sepanjang hari kepada memudahkan untuk berkongsi maklumat dengan rakan sekerja. Dengan memilih Mel Suara ke E-mel, anda memilih cara yang lebih cekap dan teratur untuk sentiasa menerima panggilan anda.

Soalan Lazim

Bagaimanakah kos Mel Suara ke E-mel?

Kos Mel Suara ke E-mel berbeza-beza bergantung pada pembekal VoIP atau pelan perkhidmatan telefon anda. Sesetengah perkhidmatan menyertakannya sebagai ciri percuma dalam pakej mereka, manakala yang lain mungkin menawarkannya sebagai tambahan dengan kos tambahan. Sebaiknya semak dengan pembekal anda untuk mendapatkan butiran harga khusus yang berkaitan dengan ciri ini.

Mengapa mel suara saya tidak transkripsi?

Transkripsi mel suara tidak berfungsi boleh disebabkan oleh beberapa sebab, seperti kekurangan perkhidmatan transkripsi dalam pelan anda, kualiti audio yang lemah menyebabkan mel suara sukar untuk ditranskripsikan atau masalah teknikal dengan perkhidmatan itu sendiri. Semak rancangan anda untuk memastikan transkripsi disertakan dan hubungi pembekal anda untuk mendapatkan sokongan jika isu berterusan.

Bolehkah saya menyimpan mel suara ke e-mel saya?

Ya! Setelah mel suara dimajukan ke e-mel anda sebagai fail audio atau transkripsi, anda boleh menyimpannya sama seperti lampiran atau teks e-mel lain. Ini memudahkan anda menyimpan mel suara penting tanpa perlu risau tentang kotak mel suara telefon anda menjadi penuh.

Bagaimanakah cara saya menghantar salinan Mel Suara ke E-mel?

Untuk menghantar salinan mel suara anda ke e-mel anda, dayakan ciri mel suara ke e-mel dalam tetapan sistem telefon anda. Setelah diaktifkan, semua mel suara baharu akan dihantar secara automatik ke alamat e-mel anda yang ditetapkan, membolehkan anda mendengar atau membacanya dengan segera dari peti masuk anda.

Bagaimanakah anda melampirkan mel suara pada e-mel?

Melampirkan mel suara pada e-mel secara manual biasanya melibatkan penyimpanan fail mel suara pada peranti anda dan kemudian melampirkannya pada e-mel seperti yang anda lakukan dengan mana-mana fail lain. Walau bagaimanapun, banyak sistem telefon menawarkan pemajuan automatik, yang melakukan proses ini untuk anda.

Adakah Mel Suara ke E-mel berfungsi dengan panggilan kumpulan?

Mel suara ke E-mel boleh berfungsi dengan panggilan kumpulan jika sistem telefon anda menyokong mel suara untuk jenis panggilan ini. Sebarang mel suara yang ditinggalkan oleh peserta panggilan kumpulan yang terlepas boleh dimajukan ke e-mel anda, sama seperti dengan panggilan individu.

Adakah terdapat kes penggunaan yang bukan pilihan yang baik untuk Mel Suara ke E-mel?

Mel suara ke E-mel mungkin tidak sesuai dalam senario yang memerlukan respons masa nyata segera atau dalam persekitaran yang akses e-mel disekat atau dipantau atas sebab keselamatan. Selain itu, jika e-mel bukan sebahagian besar aliran kerja harian anda, ciri ini mungkin tidak menambah nilai untuk anda.

Sejauh manakah Mel Suara ke E-mel berfungsi?

Kelajuan Mel Suara ke E-mel berfungsi boleh berbeza-beza, tetapi ia biasanya agak pantas. Biasanya, sebaik sahaja mel suara ditinggalkan, sistem hanya mengambil masa beberapa minit untuk memproses dan memajukannya ke e-mel anda, memastikan anda menerima pemberitahuan panggilan terlepas tepat pada masanya.