Terugbelfunctie klein

Contactcenter software met geavanceerde terugbelfunctie

Oproepmanagement van de terugbelfunctie

Als er onbeantwoorde telefoongesprekken zijn, kan CloudTalk uw customers automatisch terugbellen. Een gemiste oproep van een klant wordt geregistreerd in het systeem, dat later het nummer van de klant zal bellen totdat de medewerker en de klant succesvol verbonden zijn.

De terugbelfunctie van CloudTalk voor contactcenter software vermindert het aantal verlaten oproepen aanzienlijk en verhoogt de klantentevredenheid. Als u uw klanten de mogelijkheid geeft om zich af te melden voor uw wachtrij en in plaats daarvan later te worden teruggebeld, zullen ze nog meer van u houden omdat u hun tijd waardeert.

Geef uw klanten de kans om u te bereiken zonder lang te hoeven wachten.

Hoe werkt de terugbelfunctie

Wanneer alle callcenter medewerkers bezet zijn en de beller u niet kan bereiken, registreert CloudTalk informatie over elke verlaten of onbeantwoorde oproep.

De terugbelfunctie begint relevante groepen contactcenter medewerkers te bellen als een standaard inkomende oproep, maar gelabeld met een terugbelfunctie tag. Wanneer een contactcenter medewerker opneemt, begint het systeem automatisch het nummer te bellen van de klant die u de eerste keer niet kon bereiken.

Het hele proces is automatisch, waardoor uw team productiever zal zijn, meer oproepen afhandelen en ervoor zorgen dat alle vragen of problemen van klanten zo snel mogelijk worden aangepakt.

Pas de terugbelsoftware aan naargelang uw behoeften

De terugbelfunctie instellen is eenvoudig en snel. De functie kan worden geactiveerd voor het hele contactcenter of alleen voor een specifieke oproepwachtrij.

In de CloudTalk-interface kunt u een deadline instellen (einde van de dag, 24 uur, 48 uur), zodat het systeem probeert bellers te bereiken die niet zijn aangesproken totdat de deadline verstreken is. U kunt ook een maximum aantal terugbelpogingen selecteren voor verlaten oproepen:

  • de eerste automatische terugbelpoging wordt onmiddellijk uitgevoerd zodra een contactcenter medewerker beschikbaar is
  • de tweede poging wordt gedaan binnen een uur
  • meer pogingen worden automatisch verdeeld totdat de geselecteerde deadline verstreken is

Dus als u een limiet van 24 uur en 5 pogingen instelt, probeert het systeem vijf keer in 24 uur contact op te nemen met de beller.

Bekijk wat de terugbelfunctie voor u kan doen

Illustratie klant en contactcenter medewerker

Als u kantooruren voor uw contactcenter selecteert, wordt er binnen deze uren teruggebeld. Dit betekent dat het systeem niet zal proberen om de klant ’s avonds laat te bellen. De terugbelfunctie voor contactcenters kan eenvoudig met één klik worden uitgeschakeld.

Verhoog klantentevredenheid

Met terugbelsoftware hoeven uw klanten niet lange te wachten. In plaats daarvan wachten ze totdat een medewerker contact met hen opneemt. Als uw klanten wennen aan de terugbelfunctie, zullen ze u nog meer respecteren, omdat u hun tijd niet verspilt aan het wachten op een contactcenter medewerker om hun oproep aan te nemen.

Verlaag het aantal verlaten oproepen

Deze functie zorgt ervoor dat u verbinding maakt met elke beller, zelfs als ze u de eerste keer niet hebben kunnen bereiken. Dit zal het aantal verlaten oproepen verminderen, het succes van uw contactcenter verbeteren en uw winst verhogen.

32% van de contactcenters registreerden een daling van het aantal verlatingen nadat ze de terugbelfunctie begonnen te gebruiken.

Verhoog de productiviteit

Met CloudTalk worden terugbel-oproepen heel eenvoudig gemaakt. Wanneer een medewerker ziet dat er een nieuwe inkomende oproep van de terugbelfunctie is, kan hij de gegevens van de beller bekijken, samen met alle eerdere interacties met uw klantendienst – geschiedenis van oproepen, bestellingen, tickets, chats of notities. Deze informatie die allemaal op één plek is opgeslagen, bespaart uw callcenter medewerkers de tijd en moeite om te schakelen tussen meerdere systemen die naar informatie zoeken.

Wanneer de klant uw oproep ontvangt, heeft uw medewerker alle benodigde informatie om een persoonlijk gesprek te starten.

Statistieken bijhouden

Cloud Talk stelt u in staat om volg en monitor destatistieken van uw terugbel-oproepen in duidelijke grafieken. U kunt het aantal onbeantwoorde oproepen en terugbel-oproepen op één plek zien.

Deze statistieken helpen u cruciale zakelijke beslissingen te nemen om uw klantendienst te verbeteren.

Het is geen verrassing dat deterugbelfunctie één van de meest populaire en relevante callcentersoftwarefuncties is.

75% van de klanten is van mening dat de terugbelfunctie een zeer aantrekkelijke functie is.

Deze functies kunnen interessant zijn voor u:

  • IVR (Interactive Voice Response) – Deze handige functie biedt u de mogelijkheid om een IVR-menu met meerdere niveaus te maken om de beller door verschillende opties te leiden en ervoor te zorgen dat deze altijd naar de juiste afdeling, medewerker of medewerkergroep worden geleid.
  • Call Flow Design (CFD) – Als u complexere belscenario’s wilt creëren op basis van uw zakelijke behoeften, gebruik dan deze gebruiksvriendelijke functie, call flow designer.
  • Kantooruren Laat uw klanten weten wanneer uw kantooruren precies zijn en beslis wanneer u beschikbaar bent voor het ontvangen van oproepen.
  • Gespreksopname – Wanneer u CloudTalk gebruikt, kunt u uw oproepen opnemen. Zodra het gesprek is beëindigd, kunt u het direct vanuit uw internetbrowser beluisteren, altijd en overal.
  • Sms-/tekstberichten – Met deze functie kunt u persoonlijke berichten of algemene meldingen naar uw klanten verzenden en uw contactcenter veel efficiënter laten werken.

Betere ervaring voor je klanten

Start 14 dagen gratis proef

Vul het formulier in en ervaar zelf een cloud-gebaseerd contact center voor innovatieve bedrijven. Wees het bedrijf dat je klanten willen dat je bent. Opzetten duurt slechts 5 minuten.