: Wat is het en waarom is het belangrijk?

Met Warm Transfer kan je bellers gemakkelijk doorverbinden met andere medewerkers, waarbij jij eerst met hen kan spreken. Meer weten over warm transfer.

Wat is het verschil tussen een warm transfer en een cold transfer?

Een warm transfer is wanneer iemand een beller mag spreken voordat het gesprek wordt doorverbonden met een andere medewerker. Het geeft de eerste ontvanger een snel overzicht van de situatie voordat het gesprek wordt doorverbonden. Zo weet de volgende medewerker wat de beller nodig heeft, zelfs voordat hij de telefoon opneemt.

Een cold transfer is wanneer een oproep automatisch wordt gedaan. Zonder dat klanten eerdere interactie hebben gehad met een medewerker.

Waarom is een warm transfer beter voor je bedrijf?

Met Warm Transfer kan je op een persoonlijker niveau contact maken met je klanten. Het is een extra niveau van klantenservice. In plaats van geautomatiseerde wisselgesprekken, laat het klanten zien dat je er voor hen bent.

Daarom voegt een Warm Transfer een persoonlijk tintje toe aan de service, omdat medewerkers bekend zijn met de specifieke situatie van de klant en ze efficiënter kunnen inspelen op hun behoeftes.

Een warm transfer houdt ook het gesprek gaande en voelt veel vriendelijker en natuurlijker aan dan een koude overdracht.

Door de functie te gebruiken, bieden medewerkers ook snellere service. Een warm transfer kan je ook kostbare tijd besparen die medewerkers zouden verspillen aan het herhalen van de informatie.

Op zijn beurt maakt het ook klanten blij, omdat ze hun verzoeken ook niet extra hoeven te herhalen.

Hoe gebruik je warm transfer met CloudTalk?

De warm transfer is standaard beschikbaar voor alle klanten. Met CloudTalk-software is het doorverbinden van oproepen eenvoudig en handig.

Nadat je de oproep in de CloudTalk telefoonapp, hebt aangenomen, navigeer je naar de knop Doorverbinden en kies je een beschikbare medewerker. Als de vertegenwoordiger van de overgeplaatste persoon het gesprek niet kan aannemen, kan hij het terugverbinden naar de oorspronkelijke medewerker.

Zodra je de oproep beantwoordt, kan je met de functie External Warm Transfer verder oproepen buiten je CloudTalk-account doorverbinden naar externe nummers.

Bij het doorverbinden van het gesprek praat je dus eerst met de medewerker van de overnemer en kan je vervolgens beslissen of je het gesprek wil doorverbinden.

Stuur oproepen in een mum van tijd door naar interne of externe contacten

Met CloudTalk kan je ook de functie warm transfer gebruiken om directe oproepen naar zowel interne (medewerker)nummers als externe nummers. Nadat je op de knop Doorverbinden in de interface van de CloudTalk-telefoonapp hebt geklikt, kan je scrollen om het gewenste nummer te vinden onder de koppen van het interne of externe nummer, of rechtstreeks naar bekende nummers en contacten zoeken door ze in de zoekbalk te typen.

Deze functies zijn misschien ook interessant voor je

• Business hours – Bepaal je openingstijden en bepaal wanneer je beschikbaar bent voor het ontvangen van oproepen.
• Call flow designer – Maak voor gedefinieerde oproepscenario’s op basis van jouw bedrijfsbehoeftes en -voorkeuren.
• Callback – Dankzij de terugbelfunctie zijn er geen onbeantwoorde telefoontjes in je callcenter, omdat CloudTalk je klanten automatisch terugbelt.
• SMS/Tekstberichten – Met deze functie kan je persoonlijke berichten of algemene meldingen naar je klanten sturen. Het maakt uw contactcenter veel efficienter.