Bel en ontvang telefoongesprekken naadloos met Softphone – een software die onvermijdelijk is voor elk vooruitdenkend bedrijf. Gebruik veel functies die bureautelefoons missen.
Laten we eens kijken naar alles wat je over dit systeem moet weten.
Wat is een softphone?
Eenvoudig gezegd is een softphone downloadbare VoIP(Voice over Internet Protocol)software van waaruit je gesprekken kunt voeren en ontvangen. Het werkt binnenin elk apparaat met een internetverbinding. Zoals smartphones, laptops, tablets of kantoorcomputers.
De interface van de softphone lijkt op die van elk ander bellend kiesblok, ook die van een smartphone.
In tegenstelling tot een zakelijke bureautelefoon is er geen hardware voor nodig. Dat geeft hem een sterk concurrentievoordeel ten opzichte van traditionele bureautelefoons. Je bent niet meer aan je tafel gebonden, wat je de vrijheid geeft om klanten van waar dan ook te bedienen. Dat is een enorm pluspunt, want Forbes voorspelt dat de werkmarkt in de nabije toekomst voor 50% op afstand zal zijn.
Verder is het belangrijk te weten dat een softphone geen op zichzelf staand product is. Het is een onderdeel van complexe VoIP telefonie systemen zoals CloudTalk, met talloze nuttige functies.
Belangrijk
Verwar een softphone niet met een internettelefoon die alleen in webbrowsers gebruikt kan worden Dit zijn twee verschillende tools.
Hoe werkt een Softphone? Alle functies van een Softphone zijn samengevoegd in een enkele VoIP software. We vermeldden al dat je er gesprekken mee kunt voeren via het internet.
Alle functies van een Softphone zijn samengevoegd in een enkel VoIP software. We vermeldden al dat je er gesprekken mee kunt voeren via het internet.
Dit is hoe:
Een SIP (Session Initiation Protocol) client server initieert real-time VoIP sessies die analoge spraaksignalen omzetten in digitale via een internetverbinding.
Het verdere gebruik is vrij eenvoudig. Zoals gezegd kun je bellen van waar je ook bent, zolang de plaats maar een stabiele draadloze internetverbinding heeft. Als alternatief kun je een hogesnelheids breedband verbinding met router of kabel gebruiken.
Pro tip
Zelfs een softphone systeem vereist geen hardware, maar als je op kantoor of thuis bent, kun je baat hebben bij een koptelefoon. Daarmee ben je verzekerd van de best mogelijke geluidskwaliteit. Een koptelefoon minimaliseert de mogelijke omgevingsgeluiden.
Wie heeft baat bij een Softphone?
Omdat hij veel efficiënter is dan een bureautelefoon, is een softphone geschikt voor bedrijven die veel telefoongesprekken voeren en afhankelijk zijn van klantinteracties. Ook is het een levensredder voor mensen die altijd en overal bereikbaar moeten zijn.
Industrieën die een softphone het meest gebruiken zijn IT, onroerend goed, kleinhandel, gezondheidszorg, telecommunicatie, fabricage, onderwijs, bankwezen, callcenter hubs en marketing of PR bureaus.
Hier volgt een overzicht specifieke voorbeelden van softphone “persona’s”:
Callcentermedewerkers of verkoopmedewerkers die zakelijke gesprekken afhandelen
Ondersteunende medewerkers die problemen van klanten oplossen
Vertegenwoordigers die vanuit verschillende locaties werken
Zakelijk die afhankelijk zijn van interlokale gesprekken
Ultieme vergelijking: Softphone Versus Bureautelefoon
Het duidelijkste verschil tussen een softphone en een bureautelefoon is hun uiterlijk. Een softphone is een computersoftware, terwijl een bureautelefoon een traditioneel hardwaretoestel is.
Zowel softphones als bureautelefoons zijn VoIP communicatiesystemen, die het internet gebruiken om gesprekken te voeren. Maar hoewel ze op gelijkaardige principes werken en in wezen hetzelfde doel dienen, zijn deze twee niet noodzakelijk concurrenten.
Veel bedrijven gebruiken beide oplossingen tegelijk. Je kunt een paar bureautelefoons in het kantoor hebben voor interacties die uitsluitend vanaf één plaats gebeuren. Bijvoorbeeld bij de receptie, in het directiekantoor of in een vergaderzaal.
Softphone systemen zijn een praktisch tool voor werknemers wier belprocessen effectief en mobiel moeten zijn. Met een softphone kunnen ze op afstand gesprekken voeren en ontvangen en allerlei extra functies gebruiken. Daarom wordt het steeds dominanter in de zakenwereld.
We bedachten een vergelijking van zowel softphone als bureautelefoonsystemen.
Laten we eens kijken welke oplossing als beste uit de bus komt:
Kosten
Een softphone is ontegenzeggelijk veel goedkoper dan een bureautelefoon. Volgens “IT World” kan het gebruik van VoIP softphone oplossingen leiden tot een maandelijkse prijs die meer dan 45% lager ligt dan bij het kiezen van traditionele bureautelefoonsystemen.
Waarom? Wel, om een bureautelefoon te gebruiken, moet je speciale telefoonlijnen en kabels aanleggen, en ook VoIP-geschikte telefoons kopen. En dan hebben we het nog niet over de noodzaak van frequent hardware onderhoud.
Een softphone vereist geen andere hardware dan de toestellen die je waarschijnlijk al hebt – telefoon, laptop, tablet, enz. Geen ingewikkelde infrastructuur hoeven te installeren leidt tot lagere kosten.
Met softphones kun je ook goedkoper internationaal en interlokaal gesprekken.
Winnaar: Softphone
Vertrouwdheid
Er zijn bedrijven die meer vertrouwen hebben in een oude oplossing die door tientallen jaren beproefd is dan in een moderne technologie. Voor bedrijven die de voorkeur geven aan traditie zijn standaard bureautelefoons een meer vertrouwde en comfortabele keuze.
Er zijn echter softphones die met standaard kantoortelefoons gekoppeld kunnen worden. Op die manier kunnen bedrijven traditie en vernieuwing vermengen. Je hoeft niet alleen te vertrouwen op technologie waarmee je niet vertrouwd bent.
Winnaar: Bureautelefoon
Flexibiliteit
Bureautelefoons zijn alles behalve flexibel. Ze binden jou en je medewerkers aan één plaats. Zoals we al zeiden, kan dat in sommige gevallen geen probleem zijn. Maar bij andere gelegenheden is dit een groot minpunt.
Nogmaals, softphones zijn een enorme hulp als jij of je team vaak moeten pendelen of 24/7 beschikbaar moeten zijn voor klanten. Met deze oplossing maakt het niet uit waar je je op aarde bevindt. Als je maar een internet verbinding hebt, kun je je klanten altijd te woord staan.
Winnaar: Softphone
Gegarandeerde Gesprekskwaliteit
Er is geen reden om bang te zijn voor de gesprekskwaliteit van softphones, want de overgrote meerderheid ervan biedt een uitstekende dekking. Als bijvoorbeeld in CloudTalk de gesprekskwaliteit onder een bepaald niveau zakt, wijzigt de software automatisch de gespreksroute in real-time.
Toch biedt niet elke oplossing diensten van dezelfde kwaliteit. Ook is niets in de wereld perfect. Daarom kun je bij onvoldoende bandbreedte, een zwakke internetverbinding of een overbelast systeem te maken krijgen met verbindingsproblemen.
Hoewel bureautelefoons ook afhankelijk zijn van een internetverbinding, hebben ze een licht voordeel, omdat er een speciaal toestel is dat gesprekken afhandelt. Dat verhoogt de rekenkracht en verbetert de gesprekskwaliteit.
Winnaar: Bureautelefoon
Zakelijke Grootte
Als het op zakelijke grootte aankomt, zijn bureautelefoons ideaal voor multinationale ondernemingen met duizenden werknemers. Deze hebben meestal een ruimer budget dat gebruikt kan worden om regelmatig hardware te upgraden en te onderhouden.
Toch zijn softphones geschikt voor bedrijven van elke grootte. Omdat het kostenbesparend is en geleverd wordt in plannen die in prijs sterk uiteenlopen, kun je het je veroorloven, of je nu een start-up of een groot bedrijf runt.
Terwijl de basisfuncties van bureautelefoons voor bepaalde bedrijven voldoende kunnen zijn, bieden softphones een hele reeks extra tools die je werk efficiënter maken.
Ten eerste automatiseert het veel processen. Verder kun je gebruik maken van de kracht van koppelingen. De meeste softphone apps integreren met andere toepassingen, bijvoorbeeld met CRM’s. In CloudTalk hebben we ook een open API. Via dit tool kun je onze VoIP software verbinden met andere externe systemen.
Hoewel bureautelefoons ook met andere apps gekoppeld kunnen worden, zul je daarvoor aangepaste koppelingen moeten bouwen. Dat kost zowel geld als je tijd.
Winnaar: Softphone
Schaalvergroting van je bedrijfsgroei
Kort maar belangrijk: softphones schalen gemakkelijk mee met elk bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld veel sneller nieuwe telefoonnummers toevoegen dan met bureautelefoons. Voor het verwerven van een nummer aan een bureautelefoon is hulp van het IT team nodig, om nog maar te zwijgen over de aanschaf van meer telefoons. Dat kost tijd en geld.
Winnaar: Softphone
Resultaat van vergelijkende evaluatie
De winnaar is de Softphone met een score van 5 tegen 2.
Bekijk onze video over Sales dialers en piek dieper in de mogelijkheden van Softphone:
Standaard Softphone Functies
We hebben het nu wel duidelijk gemaakt dat softphones geavanceerde functies hebben die bureautelefoons niet hebben. De technologie gaat snel vooruit, en zo ook onze verwachtingen. Bedrijven profiteren als alles op hun vingerafdruk staat, en dat is volkomen logisch. Omdat de concurrentie groeit, is snel en efficiënt zijn een must.
Laten we eens kijken naar tools buiten mute en hold die je een enorme voorsprong geven op concurrenten.
Geavanceerde contact functies
Als je eersteklas klantenondersteuning wilt bieden, moet je weten wie je klanten zijn en waarom ze je bedrijf bellen. Een volledige geschiedenis van klantinteracties toont automatisch eerdere gesprekken, bestellingen, chats of notities, zodat agenten ze niet in meerdere systemen hoeven op te zoeken.
Automatisch kiezen
Predictive dialer automatiseert kiesprocessen. Het belt zelfstandig het volgende gesprek in de rij bij beschikbare contactcenter medewerkers.
Smart dialer stelt automatisch een lijst van nummers samen en laat je er met een enkele klik doorheen bellen. Met een power dialer maak je gemakkelijk campagnes met belscripts of enquêtes en laat je je contactcenter medewerkers zich op de prospects concentreren.
Caller ID
Personaliseer je communicatie met klanten direct vanaf het begin. Je kunt de naam van de beller zien, zijn telefoonnummer en nog veel meer, nog voor gesprek wordt verbonden.
3 way calling
Soms heeft een agent net dat beetje extra nodig om met succes een oplossing te bieden of een deal te sluiten, en vaak is dat extra iets de hulp van een andere agent of manager. Met 3 way calling kun je gemakkelijk een derde persoon aan de lijn toevoegen als de omstandigheden daarom vragen.
Conferentiegesprekken
Je kunt in een paar minuten gemakkelijk conferentiegesprekken plannen en externe contacten uitnodigen, bv. je klanten of leveranciers.
Doorschakelen
Je klanten kunnen je altijd bereiken. Met Doorschakelen kun je inkomende gesprekken automatisch doorschakelen naar externe mobiele of vaste telefoonnummers.
Gespreksopname
Met dit tool kun je telefoongesprekken opnemen voor welk doel je maar wilt. Of het nu om training of een kwaliteitscontrole gaat.
Call routing
Met skill-based routing bijvoorbeeld kunnen inkomende oproepen automatisch naar een specifieke agent gaan op basis van hun geschiktheid en de vaardigheden die de beller nodig heeft. Er zijn ook tools als VIP-wachtrijen of caller-based routing.
Call tags and notes
Breng aangepaste tags aan op je contacten. Sorteer ze in categorieën en vind snel wat je zoekt. Je kunt verder notes toevoegen tijdens of na je gesprek.
Click-to-Call
Bel elk telefoonnummer op het web met een enkele klik.
Terugbelfunctie
Als er onbeantwoorde telefoongesprekken zijn, kan deze functie je klanten automatisch terugbellen.
SMS/Tekst berichten
Stuur je klanten persoonlijke berichten of algemene meldingen en maak je contactcenter veel effectiever.
Desktop notifications
Als er een gesprek binnenkomt, waarschuwt de notificatie je automatisch en laat je weten wie er belt.
Voicemail
Met dit tool kunnen klanten een bericht achterlaten als je contactcenter medewerkers op dat moment niet beschikbaar zijn.
Voordelen van Softphone
Laten we nu eens kijken naar enkele voordelen van softphones die we nog niet genoemd hebben.
Privacy
Softphones gebruiken SIP client adressen, waardoor je werkgesprekken vanaf je mobiele toestel kunt beantwoorden maar toch je persoonlijke nummer privé kunt houden. Alle gesprekken die je vanuit een softphone app doet, tonen alleen je zakelijke nummer.
Cloud Automatisering
Omdat softphones deel uitmaken van cloud-gebaseerde software, wordt alle teamcommunicatie automatisch opgeslagen in een enkel dashboard. Het kan gevallen loggen, verschillende data bijhouden (zoals gespreksduur), of gedetailleerde statistieken maken.
Verder integratie neemt de repetitieve, tijdrovende taken weg van het handmatig overbrengen van data van een VoIP systeem naar CRM. Met een cloud-gebaseerde telefonie oplossing gaat alles vanzelf.
Nog een voordeel van automatisering: als iemand van je team niet op kantoor is, kun je alle gesprekken die op zijn nummer binnenkomen opvangen en doorschakelen naar een andere medewerker. Zo voorkom je boze klanten of een teamlid dat werkt terwijl hij op vakantie is.
Aanwezigheid Bijhouden
Een cloud-gebaseerd VoIP systeem laat je zien wie momenteel online of offline is. Niet alleen helpt het je bij het bijhouden van de aanwezigheid van medewerkers, je ziet ook wie er momenteel beschikbaar is voor het afhandelen van ad hoc taken. Een softphone verhoogt dus je productiviteit.
Verbeterde Toegankelijkheid van Data
Een ander voordeel van een softphone is de gecentraliseerde communicatie die duidelijkheid verschaft. Dankzij dat alles kun je alle informatie gemakkelijk terugvinden. Wanneer je bijvoorbeeld door tonnen sms’jes of e-mails scrollt om gegevens te vinden die iemand je lang geleden stuurde, is het hebben van alle interacties met klanten op één plaats een levensredder.
VoIP Softphone Software Succesverhaal
CloudTalk and CoachHub: Hier een praktische showcase van de voordelen die een VoIP softphone systeem voor je bedrijf oplevert.
Ontdek hoe we het toonaangevende platform voor talentontwikkeling hielpen om effectieve communicatie mogelijk te maken buiten de kantoortafels, maar ook over staats- en landsgrenzen heen.
Kies de juiste Softphone Provider
Nu je alles weet wat er te weten valt over softphones, is het tijd om te bespreken hoe je de juiste voor je bedrijf kunt kiezen.
Hier zijn criteria om rekening mee te houden:
Functies
Dit is misschien wel de belangrijkste. Je hebt niets aan een sofphone als je niet alle andere tools hebt die je nodig hebt. Zoek een plan dat aan je behoeften voldoet. Bekijk extra functies of kies een plan dat je zelf kunt aanpassen.
Mobiele applicatie
Desktop app en browser extensie zijn geweldige tools, maar met een smartphone applicatie wordt je bedrijf pas echt mobiel. Je kunt hem gemakkelijk in je zak steken en altijd en overal gaan. Wij hebben bijvoorbeeld onze CloudTalk Go op afstand callcenter app.
Voldoende telefoonlijnen (informeer bij een provider)
Ga na hoeveel telefoonlijnen je nodig hebt en vooral, hoeveel je provider er ondersteunt. Zal het mogelijk zijn om tijdens drukke periodes op te schalen?
Verder is het ideaal als een provider aangepaste telefoonnummers biedt, zodat je een gewenste merkidentiteit kunt opbouwen. Zoals het creëren van een lokale aanwezigheid met internationale nummers.
Compatibiliteit met besturingssysteem
Niet alle softphones werken met elk besturingssysteem. Ga na of degene die je kiest overeenkomt met het OS dat je gebruikt.
Een klantenservice van hoge kwaliteit
Je hebt het misschien niet nodig, maar het is altijd een goede zaak om 24/7 toegang te hebben tot technische ondersteuning. Als er iets mis gaat, moet er iemand zijn die je snel en doeltreffend kan helpen, met een glimlach op het gezicht.
Security
De softphone zelf is niet zo gevoelig voor aanvallen, niet meer dan een internet browser. Toch is het een onderdeel van een VoIP systeem, dat veel vertrouwelijke klanteninformatie opslaat Security is iets waar je beslist rekening mee moet houden.
CloudTalk is bijvoorbeeld ISO 27001:2013 gecertificeerd, ondergaat regelmatig onafhankelijke audits van derden en kan het certificaat op verzoek verstrekken.
Wil je een echt eersteklas softphone, probeer dan ons VoIP telefoniesysteem. Het heeft tal van add-ons, 70+ functies en ongeveer 40 koppelingen.
To provide the best experiences, we use technologies like cookies to store and/or access device information. Consenting to these technologies will allow us to process data such as browsing behavior or unique IDs on this site. Not consenting or withdrawing consent, may adversely affect certain features and functions.
Functional
Altijd actief
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistics
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.