Softphone (Soft Client Telephone)

Bel en ontvang telefoongesprekken naadloos met Softphone – een software die onvermijdelijk is voor elk vooruitdenkend bedrijf. Gebruik veel functies die bureautelefoons missen.

Laten we eens kijken naar alles wat je over dit systeem moet weten.

Wat is een softphone?

Eenvoudig gezegd is een softphone downloadbare VoIP(Voice over Internet Protocol) software van waaruit je gesprekken kunt voeren en ontvangen. Het werkt binnenin elk apparaat met een internetverbinding. Zoals smartphones, laptops, tablets of kantoorcomputers.

De interface van de softphone lijkt op die van elk ander bellend kiesblok, ook die van een smartphone.

In tegenstelling tot een zakelijke bureautelefoon is er geen hardware voor nodig. Dat geeft hem een sterk concurrentievoordeel ten opzichte van traditionele bureautelefoons. Je bent niet meer aan je tafel gebonden, wat je de vrijheid geeft om klanten van waar dan ook te bedienen. Dat is een enorm pluspunt, want Forbes voorspelt dat de werkmarkt in de nabije toekomst voor 50% op afstand zal zijn.

Verder is het belangrijk te weten dat een softphone geen op zichzelf staand product is. Het is een onderdeel van complexe VoIP telefonie systemen zoals CloudTalk, met talloze nuttige functies.

Belangrijk

Verwar een softphone niet met een internettelefoon die alleen in webbrowsers gebruikt kan worden Dit zijn twee verschillende tools.

Hoe werkt een Softphone? Alle functies van een Softphone zijn samengevoegd in een enkele VoIP software. We vermeldden al dat je er gesprekken mee kunt voeren via het internet.

Alle functies van een Softphone zijn samengevoegd in een enkel VoIP software. We vermeldden al dat je er gesprekken mee kunt voeren via het internet.

Dit is hoe:

Een SIP (Session Initiation Protocol) client server initieert real-time VoIP sessies die analoge spraaksignalen omzetten in digitale via een internetverbinding.

Het verdere gebruik is vrij eenvoudig. Zoals gezegd kun je bellen van waar je ook bent, zolang de plaats maar een stabiele draadloze internetverbinding heeft. Als alternatief kun je een hogesnelheids breedband verbinding met router of kabel gebruiken.

Pro tip

Zelfs een softphone systeem vereist geen hardware, maar als je op kantoor of thuis bent, kun je baat hebben bij een koptelefoon. Daarmee ben je verzekerd van de best mogelijke geluidskwaliteit. Een koptelefoon minimaliseert de mogelijke omgevingsgeluiden.

Wie heeft baat bij een Softphone?

Omdat hij veel efficiënter is dan een bureautelefoon, is een softphone geschikt voor bedrijven die veel telefoongesprekken voeren en afhankelijk zijn van klantinteracties. Ook is het een levensredder voor mensen die altijd en overal bereikbaar moeten zijn.

Industrieën die een softphone het meest gebruiken zijn IT, onroerend goed, kleinhandel, gezondheidszorg, telecommunicatie, fabricage, onderwijs, bankwezen, callcenter hubs en marketing of PR bureaus.

Hier volgt een overzicht specifieke voorbeelden van softphone “persona’s”:

• Callcentermedewerkers of verkoopmedewerkers die zakelijke gesprekken afhandelen
• Ondersteunende medewerkers die problemen van klanten oplossen
• Vertegenwoordigers die vanuit verschillende locaties werken
• Zakelijk die afhankelijk zijn van interlokale gesprekken
• Bedrijven die telefoongesprekken moeten opnemen

Ultieme vergelijking: Softphone Versus Bureautelefoon

Het duidelijkste verschil tussen een softphone en een bureautelefoon is hun uiterlijk. Een softphone is een computersoftware, terwijl een bureautelefoon een traditioneel hardwaretoestel is.

Zowel softphones als bureautelefoons zijn VoIP communicatiesystemen, die het internet gebruiken om gesprekken te voeren. Maar hoewel ze op gelijkaardige principes werken en in wezen hetzelfde doel dienen, zijn deze twee niet noodzakelijk concurrenten.

Veel bedrijven gebruiken beide oplossingen tegelijk. Je kunt een paar bureautelefoons in het kantoor hebben voor interacties die uitsluitend vanaf één plaats gebeuren. Bijvoorbeeld bij de receptie, in het directiekantoor of in een vergaderzaal.

Softphone systemen zijn een praktisch tool voor werknemers wier belprocessen effectief en mobiel moeten zijn. Met een softphone kunnen ze op afstand gesprekken voeren en ontvangen en allerlei extra functies gebruiken. Daarom wordt het steeds dominanter in de zakenwereld.

We bedachten een vergelijking van zowel softphone als bureautelefoonsystemen.

Laten we eens kijken welke oplossing als beste uit de bus komt:

Kosten

Een softphone is ontegenzeggelijk veel goedkoper dan een bureautelefoon. Volgens “IT World” kan het gebruik van VoIP softphone oplossingen leiden tot een maandelijkse prijs die meer dan 45% lager ligt dan bij het kiezen van traditionele bureautelefoonsystemen.

Waarom? Wel, om een bureautelefoon te gebruiken, moet je speciale telefoonlijnen en kabels aanleggen, en ook VoIP-geschikte telefoons kopen. En dan hebben we het nog niet over de noodzaak van frequent hardware onderhoud.

Een softphone vereist geen andere hardware dan de toestellen die je waarschijnlijk al hebt – telefoon, laptop, tablet, enz. Geen ingewikkelde infrastructuur hoeven te installeren leidt tot lagere kosten.

Met softphones kun je ook goedkoper internationaal en interlokaal gesprekken.

Winnaar: Softphone

Vertrouwdheid

Er zijn bedrijven die meer vertrouwen hebben in een oude oplossing die door tientallen jaren beproefd is dan in een moderne technologie. Voor bedrijven die de voorkeur geven aan traditie zijn standaard bureautelefoons een meer vertrouwde en comfortabele keuze.

Er zijn echter softphones die met standaard kantoortelefoons gekoppeld kunnen worden. Op die manier kunnen bedrijven traditie en vernieuwing vermengen. Je hoeft niet alleen te vertrouwen op technologie waarmee je niet vertrouwd bent.

Winnaar: Bureautelefoon

Flexibiliteit

Bureautelefoons zijn alles behalve flexibel. Ze binden jou en je medewerkers aan één plaats. Zoals we al zeiden, kan dat in sommige gevallen geen probleem zijn. Maar bij andere gelegenheden is dit een groot minpunt.

Nogmaals, softphones zijn een enorme hulp als jij of je team vaak moeten pendelen of 24/7 beschikbaar moeten zijn voor klanten. Met deze oplossing maakt het niet uit waar je je op aarde bevindt. Als je maar een internet verbinding hebt, kun je je klanten altijd te woord staan.

Winnaar: Softphone

Gegarandeerde Gesprekskwaliteit

Er is geen reden om bang te zijn voor de gesprekskwaliteit van softphones, want de overgrote meerderheid ervan biedt een uitstekende dekking. Als bijvoorbeeld in CloudTalk de gesprekskwaliteit onder een bepaald niveau zakt, wijzigt de software automatisch de gespreksroute in real-time.

Toch biedt niet elke oplossing diensten van dezelfde kwaliteit. Ook is niets in de wereld perfect. Daarom kun je bij onvoldoende bandbreedte, een zwakke internetverbinding of een overbelast systeem te maken krijgen met verbindingsproblemen.

Hoewel bureautelefoons ook afhankelijk zijn van een internetverbinding, hebben ze een licht voordeel, omdat er een speciaal toestel is dat gesprekken afhandelt. Dat verhoogt de rekenkracht en verbetert de gesprekskwaliteit.

Winnaar: Bureautelefoon

Zakelijke Grootte

Als het op zakelijke grootte aankomt, zijn bureautelefoons ideaal voor multinationale ondernemingen met duizenden werknemers. Deze hebben meestal een ruimer budget dat gebruikt kan worden om regelmatig hardware te upgraden en te onderhouden.

Toch zijn softphones geschikt voor bedrijven van elke grootte. Omdat het kostenbesparend is en geleverd wordt in plannen die in prijs sterk uiteenlopen, kun je het je veroorloven, of je nu een start-up of een groot bedrijf runt.

CloudTalk plannen beginnen bijvoorbeeld al bij 25 USD.

Winnaar: Softphone

Functies

Terwijl de basisfuncties van bureautelefoons voor bepaalde bedrijven voldoende kunnen zijn, bieden softphones een hele reeks extra tools die je werk efficiënter maken.

Ten eerste automatiseert het veel processen. Verder kun je gebruik maken van de kracht van koppelingen. De meeste softphone apps integreren met andere toepassingen, bijvoorbeeld met CRM’s. In CloudTalk hebben we ook een open API. Via dit tool kun je onze VoIP software verbinden met andere externe systemen.

Hoewel bureautelefoons ook met andere apps gekoppeld kunnen worden, zul je daarvoor aangepaste koppelingen moeten bouwen. Dat kost zowel geld als je tijd.

Winnaar: Softphone

Schaalvergroting van je bedrijfsgroei

Kort maar belangrijk: softphones schalen gemakkelijk mee met elk bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld veel sneller nieuwe telefoonnummers toevoegen dan met bureautelefoons. Voor het verwerven van een nummer aan een bureautelefoon is hulp van het IT team nodig, om nog maar te zwijgen over de aanschaf van meer telefoons. Dat kost tijd en geld.

Winnaar: Softphone

Resultaat van vergelijkende evaluatie

De winnaar is de Softphone met een score van 5 tegen 2.

Bekijk onze video over Sales dialers en piek dieper in de mogelijkheden van Softphone:

Standaard Softphone Functies

We hebben het nu wel duidelijk gemaakt dat softphones geavanceerde functies hebben die bureautelefoons niet hebben. De technologie gaat snel vooruit, en zo ook onze verwachtingen. Bedrijven profiteren als alles op hun vingerafdruk staat, en dat is volkomen logisch. Omdat de concurrentie groeit, is snel en efficiënt zijn een must.

Laten we eens kijken naar tools buiten mute en hold die je een enorme voorsprong geven op concurrenten.

Geavanceerde contact functies

Als je eersteklas klantenondersteuning wilt bieden, moet je weten wie je klanten zijn en waarom ze je bedrijf bellen. Een volledige geschiedenis van klantinteracties toont automatisch eerdere gesprekken, bestellingen, chats of notities, zodat agenten ze niet in meerdere systemen hoeven op te zoeken.

Automatisch kiezen

Predictive dialer automatiseert kiesprocessen. Het belt zelfstandig het volgende gesprek in de rij bij beschikbare contactcenter medewerkers.

Smart dialer stelt automatisch een lijst van nummers samen en laat je er met een enkele klik doorheen bellen.
Met een power dialer maak je gemakkelijk campagnes met belscripts of enquêtes en laat je je contactcenter medewerkers zich op de prospects concentreren.

Caller ID

Personaliseer je communicatie met klanten direct vanaf het begin. Je kunt de naam van de beller zien, zijn telefoonnummer en nog veel meer, nog voor gesprek wordt verbonden.

3 way calling

Soms heeft een agent net dat beetje extra nodig om met succes een oplossing te bieden of een deal te sluiten, en vaak is dat extra iets de hulp van een andere agent of manager. Met 3 way calling kun je gemakkelijk een derde persoon aan de lijn toevoegen als de omstandigheden daarom vragen.

Conferentiegesprekken

Je kunt in een paar minuten gemakkelijk conferentiegesprekken plannen en externe contacten uitnodigen, bv. je klanten of leveranciers.

Doorschakelen

Je klanten kunnen je altijd bereiken. Met Doorschakelen kun je inkomende gesprekken automatisch doorschakelen naar externe mobiele of vaste telefoonnummers.

Gespreksopname

Met dit tool kun je telefoongesprekken opnemen voor welk doel je maar wilt. Of het nu om training of een kwaliteitscontrole gaat.

Call routing

Met skill-based routing bijvoorbeeld kunnen inkomende oproepen automatisch naar een specifieke agent gaan op basis van hun geschiktheid en de vaardigheden die de beller nodig heeft. Er zijn ook tools als VIP-wachtrijen of caller-based routing.

Call tags and notes

Breng aangepaste tags aan op je contacten. Sorteer ze in categorieën en vind snel wat je zoekt. Je kunt verder notes toevoegen tijdens of na je gesprek.

Click-to-Call

Bel elk telefoonnummer op het web met een enkele klik.

Terugbelfunctie

Als er onbeantwoorde telefoongesprekken zijn, kan deze functie je klanten automatisch terugbellen.

SMS/Tekst berichten

Stuur je klanten persoonlijke berichten of algemene meldingen en maak je contactcenter veel effectiever.

Desktop notifications

Als er een gesprek binnenkomt, waarschuwt de notificatie je automatisch en laat je weten wie er belt.

Voicemail

Met dit tool kunnen klanten een bericht achterlaten als je contactcenter medewerkers op dat moment niet beschikbaar zijn.

Voordelen van Softphone

Laten we nu eens kijken naar enkele voordelen van softphones die we nog niet genoemd hebben.

Privacy

Softphones gebruiken SIP client adressen, waardoor je werkgesprekken vanaf je mobiele toestel kunt beantwoorden maar toch je persoonlijke nummer privé kunt houden. Alle gesprekken die je vanuit een softphone app doet, tonen alleen je zakelijke nummer.

Cloud Automatisering

Omdat softphones deel uitmaken van cloud-gebaseerde software, wordt alle teamcommunicatie automatisch opgeslagen in een enkel dashboard. Het kan gevallen loggen, verschillende data bijhouden (zoals gespreksduur), of gedetailleerde statistieken maken.

Verder integratie neemt de repetitieve, tijdrovende taken weg van het handmatig overbrengen van data van een VoIP systeem naar CRM. Met een cloud-gebaseerde telefonie oplossing gaat alles vanzelf.

Nog een voordeel van automatisering: als iemand van je team niet op kantoor is, kun je alle gesprekken die op zijn nummer binnenkomen opvangen en doorschakelen naar een andere medewerker. Zo voorkom je boze klanten of een teamlid dat werkt terwijl hij op vakantie is.

Aanwezigheid Bijhouden

Een cloud-gebaseerd VoIP systeem laat je zien wie momenteel online of offline is. Niet alleen helpt het je bij het bijhouden van de aanwezigheid van medewerkers, je ziet ook wie er momenteel beschikbaar is voor het afhandelen van ad hoc taken. Een softphone verhoogt dus je productiviteit.

Verbeterde Toegankelijkheid van Data

Een ander voordeel van een softphone is de gecentraliseerde communicatie die duidelijkheid verschaft. Dankzij dat alles kun je alle informatie gemakkelijk terugvinden. Wanneer je bijvoorbeeld door tonnen sms’jes of e-mails scrollt om gegevens te vinden die iemand je lang geleden stuurde, is het hebben van alle interacties met klanten op één plaats een levensredder.