As 3 melhores ferramentas para gravar uma ligação em 2023 (atualizado)

De acordo com a pesquisa Contact Babel, mais de 90% das empresas gravam suas ligações telefônicas. No entanto, o mesmo estudo afirma que apenas 34% delas estão realmente usando as gravações para melhorar seu desempenho. Talvez seja considerado muito demorado. Para tornar o processo mais eficiente, você precisará de um sistema de gravação de ligações de qualidade. Neste blog, apresentaremos uma seleção dos nossos favoritos.

Por que você precisa gravar ligações?

Você provavelmente já leu uma dúzia de artigos que apresentam os benefícios mais comuns de se usar uma ferramenta para gravar ligações. Tal como o monitoramento de chamadas, treinamento de atendentes ou garantia de qualidade. Estes são, sem dúvida, importantes.

No entanto, gravar ligações tem muito mais vantagens. Algumas delas podem não vir à sua mente. Então, vamos falar sobre elas agora.

1 – Suportar a escuta ativa

Deus está nos detalhes, afirma um famoso ditado. No entanto, ao tentar memorizar uma conversa, estamos perdendo esses detalhes. Estamos ouvindo, mas na verdade não registramos muitas das coisas mais importantes que foram ditas.

Tentar fazer anotações, por exemplo, impede que você crie suas próprias ideias e capture verdadeiramente a essência da conversa.

Graças à gravação de ligações, você pode acessar suas informações a qualquer momento. Isso tira muita pressão de você e dos ombros dos seus atendentes. Ao falar com um cliente ao telefone, eles podem se concentrar no que é importante. Quanto mais os atendentes ouvem, mais os clientes sentem que estão sendo ouvidos. Isso aumenta significativamente a taxa de satisfação do cliente.

Gravar as ligações também pode ajudar em situações que você não pode controlar. Por exemplo, um cliente tem um sotaque muito forte que impede que os atendentes entendam tudo o que está sendo dito. Também pode haver ruído de fundo ou conexões ruins.

Dica profissional:

Tente usar a gravação de ligações durante as entrevistas com candidatos a emprego. Primeiro, você pode se concentrar no que eles estão dizendo e como eles dizem sem se preocupar em perder detalhes importantes. Em segundo lugar, como você provavelmente tem dezenas de candidatos, a gravação permite lembrar quem disse o quê, aumentando as chances de você escolher o funcionário certo.

2 – Resolve facilmente mal-entendidos

Adquirir novos clientes pode ser 5 vezes mais caro do que manter os atuais. Então esse deve ser o seu objetivo. Nem sempre é possível, mas às vezes você pode estar perdendo um cliente com acontecimentos que poderia facilmente evitar. Tal como mal-entendido.

Não importa quão bom seja seu serviço, os clientes podem simplesmente insistir que você cometeu um erro. Saber o que seus atendentes realmente disseram pode salvar um ótimo cliente.

Uma gravação de chamada serve como prova incontestável da verdade.

Por exemplo, um cliente afirma que seu representante prometeu a ele um determinado recurso que seu produto não possui. Seu representante, pelo contrário, insiste que não. Com a gravação de ligações, você pode descobrir facilmente. Portanto, reduz o tempo gasto em disputas e ajuda a resgatar relacionamentos profissionais. Além disso, economiza muito tempo valioso.

Dica profissional:

Especialmente quando você possui uma pequena empresa, é provável que tenha clientes fiéis com quem se comunica repetidamente. Como cada um deles é um indivíduo único, ouvir as gravações revelará o que funciona com eles e o que não funciona. Você e sua equipe podem criar uma estratégia de comunicação que deixe os clientes satisfeitos.

3 – Impulsiona as campanhas de marketing

Ter um banco de dados estruturado de suas interações mais recentes com o cliente é uma mina de ouro. Você pode ouvir todas as suas dores, opiniões, gostos e desgostos. Sua equipe pode revisar essas informações para descobrir o máximo possível. Por exemplo, você pode descobrir quem é o grupo-alvo ideal para a campanha na qual está trabalhando no momento.

Você pode coletar ainda as palavras-chave usadas com frequência para uma melhor otimização. Assim, revisar as gravações das ligações pode ajudá-lo a eliminar suposições e atrair a clientela certa para o seu negócio.

Dica profissional:

Gravar ligações telefônicas também ajuda você a ver como a comunicação empresarial evolui ao longo do tempo. Ao manter um banco de dados de gravação das ligações, você pode comparar os problemas anteriores e atuais dos clientes. Isso ajuda você a fazer muitas mudanças necessárias e melhorar seus processos internos de treinamento de atendentes.

4 – Protege contra processos judiciais

A gravação de ligações telefônicas tem regulamentações legais significativas. Em diferentes países, existem diferentes leis sobre políticas de privacidade. Portanto, é extremamente importante se certificar de que sua empresa está sendo cautelosa. Em algumas regiões, pode ser completamente ilegal gravar ligações telefônicas, ou a gravação de ligações telefônicas pode ter algumas restrições específicas.

Em outras regiões, pode até ser exigido por lei gravar suas ligações comerciais e armazenar essas gravações por um determinado período de tempo. Caso surja algum processo judicial sobre o que foi dito por meio de comunicação telefônica, as autoridades legais podem solicitar que você libere uma gravação como prova.

Isso geralmente acaba sendo uma coisa boa, no entanto.

Se você for falsamente acusado, a gravação serve como uma prova da sua inocência. Você pode até mesmo resolver o problema com o terceiro e ficar fora do tribunal. Isso é significativamente mais barato do que passar por um longo processo judicial, que tem o potencial de arruinar financeiramente até mesmo as empresas mais prósperas.

Dica profissional:

Não arranhe apenas a superfície. Sempre entre em detalhes específicos dos regulamentos de gravação de ligações para a sua região.

Saiba mais sobre os regulamentos legais neste blog.

Como escolher a ferramenta certa

Antes de mergulharmos nas 3 melhores ferramentas para gravação de ligações, é importante explicar por que é necessário fotografar com a mais alta qualidade. Aqui está uma rápida visão geral dos riscos que você pode enfrentar, bem como uma lista de verificação do que levar em consideração.

Desvantagens de escolher um sistema ruim

• Falhas de software: em ferramentas com configurações de sistema ruins, as gravações das ligações podem ser excluídas, inacessíveis ou não registradas devido a problemas técnicos.
• Experiência ruim do usuário: sistemas difíceis de navegar consomem um tempo valioso da sua equipe. Também aumenta a chance de erro humano. Os funcionários precisam ter certeza de que podem confiar totalmente no sistema.
• Segurança: este é talvez o aspecto número um que você deve levar em consideração. As empresas armazenam toneladas de informações confidenciais. Vazá-las pode derrubar todo o seu negócio.

O que considerar antes de comprar

• A ferramenta tem uma interface fácil de usar?
• A ferramenta atende às necessidades do seu negócio?
• A ferramenta é segura?
• Está dentro do seu orçamento?
• O preço é igual ao valor que a ferramenta oferece?

As 3 melhores ferramentas para gravar uma ligação em 2023

Dos muitos sistemas de qualidade a considerar, escolhemos 3 dos nossos favoritos pessoais.

1 – CloudTalk

Característica principal: sistema complexo de tratamento de chamadas

Teste gratuito: 14 dias

Demonstração: Sim + especialista dedicado ao sucesso do cliente

Preço: planos a partir de 25 USD

Aplicativo para celular: sim, funciona em Android e iOS

Informação geral

Claro que vamos mencionar a nós mesmos. Mas não porque queremos forçar nossa solução para você. É porque o CloudTalk é um sistema complexo que, além da gravação de ligações, oferece todos os tipos de outros recursos de tratamento de chamadas. Estes apoiam-no durante todo o processo de comunicação.

Nosso software de telefonia baseado em nuvem funciona bem para empresas de todos os tamanhos. Também estamos orgulhosos de nossa interface de usuário amigável, que inclui quase 70 recursos e mais de 40 integrações.

CloudTalk funciona como uma extensão de navegador, aplicativo de desktop e aplicativo de celular (CloudTalk Go) para iOS e Android. Você pode usar nosso sistema em todos os dispositivos — laptops, tablets ou smartphones.

Recursos

Primeiro, vamos nos concentrar no que está no foco deste artigo de blog: gravação de ligações. CloudTalk automatiza todo o processo. E quando a ligação terminar, você poderá ouvi-la diretamente do seu navegador de internet. Em qualquer lugar e a qualquer hora. Monitorar suas chamadas com o CloudTalk melhora significativamente as interações e a satisfação do cliente.

Também oferecemos monitoramento de chamadas complexo que oferece uma visão abrangente de suas chamadas telefônicas sempre que você precisar. Você pode facilmente ter acesso a todas as informações sobre suas chamadas e otimizar seus serviços.

Após cada chamada, sua equipe pode avaliar o humor dos clientes escolhendo um dos 5 emojis com a análise de emoções do CloudTalk. Atualmente, esse recurso é uma das principais tendências em análise e coleta de dados.

E por último, mas não menos importante, quando as circunstâncias exigem, você pode adicionar facilmente uma terceira pessoa à linha com uma ferramenta de chamada de 3 vias. Contar com o suporte de outro especialista torna a interação com o cliente tranquila e eficiente.

O que você também pode apreciar é o nível de otimização que o CloudTalk oferece. Você pode facilmente integrá-lo a sistemas externos por meio da API.

Análises:

G2

Capterra

2 – CallRail

Característica principal: rastreamento de chamadas

Teste gratuito: 14 dias

Demonstração: sim

Preço: a partir de 45 USD

Aplicativo para celular: sim, funciona no iOS

Site

Informação geral

Esta solução de rastreamento de chamadas é dedicada principalmente aos profissionais de marketing. Ele rastreia processos ou gastos, responde a leads e, portanto, auxilia na conquista de mais clientes. Fornece uma visão clara de todos os esforços de marketing digital.

Recursos:

O recurso mais forte é o rastreamento de chamadas, que inclui rastreamento em nível de palavra-chave. Além disso, o CallRail oferece gravação de ligações com armazenamento ilimitado em todos os planos.

A interface do usuário é especialmente amigável. Você pode ouvir suas ligações telefônicas diretamente do dashboard. Outra vantagem é que você pode baixar suas gravações ou criar uma URL personalizada. Dessa forma, você também pode reproduzir arquivos de áudio diretamente do navegador.

O CallRail oferece ainda configuração instantânea de números, mensagens de saudação, relatórios avançados e muito mais.

Uma função especial que devemos mencionar é o recurso de “mensagem sussurrada” que fornece aos atendentes contexto sobre a origem das ligações. Por exemplo, no caso de promoções ou campanhas de marketing.

Uma possível desvantagem – CallRail não possui uma API.

Análises:

G2

Capterra

3 – Callcap

Característica princiapl: monitoramento de chamadas

Teste gratuito: 30 dias

Demonstração: sim

Preço: sob consulta

Aplicativo para celular: sim, funciona no Android

Site

Informação geral

Se você deseja melhorar o ROI, a eficácia e o desempenho de seus atendentes, o Callcap pode ser uma boa opção para você. É uma solução ideal para start-ups que acompanha e monitora suas ligações. As gravações estão disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar. É usado principalmente para fins de treinamento, identificação de oportunidades perdidas e monitoramento da equipe.

Principais recursos

Com o Callcap, você obtém um serviço para gravar ligações que pode acessar de qualquer lugar e a qualquer hora. Claro, ele também tem o relatório de chamadas, bem como a interface com dados facilmente acessíveis ou alertas quase em tempo real.

No entanto, o que torna o Callcap verdadeiramente único é o monitoramento de terceiros. Você pode compartilhar suas chamadas e obter uma avaliação especializada de uma equipe de profissionais.

Os especialistas fornecem os seguintes serviços:

• Catálogo de rastreamento de itens com base nos itens discutidos durante a chamada
• Pontos-chave das conversas
• Observações sobre como suas chamadas foram tratadas incorretamente
• Oportunidades de lead
• Cartões de pontuação personalizados

Análises:

G2

Capterra: N/A

Conclusão

Se você possui uma start-up ou uma corporação internacional, gravar ligações telefônicas é essencial. Traz para você mais do que apenas uma forma de monitoramento de desempenho. Ao ouvir as interações dos seus clientes, você pode apoiar a escuta ativa, evitar mal-entendidos prejudiciais, impulsionar campanhas de marketing ou até mesmo proteger sua empresa de um processo judicial devastador.

Mas, para isso, você precisa de uma ferramenta para gravar ligações de alta qualidade. Faça sua pesquisa antes de assumir um compromisso financeiro. Considere os riscos e faça a si mesmo perguntas cruciais sobre as suas necessidades de negócios.

Acabamos de apresentar três das nossas ferramentas favoritas para gravar ligações pessoais. Talvez você tenha encontrado a ferramenta certa nessa lista. Talvez você continue procurando.

O que quer que você faça, esperamos que você encontre aquela que melhor lhe atende.