Softphone (Soft Client Telephone)

Efectuează și primește apeluri fără probleme cu Softphone – un software inevitabil pentru orice afacere orientată spre viitor. Folosește multe funcții pe care telefoanele de birou nu le au.

Hai să vedem tot ce trebuie să știi despre acest sistem.

Ce este Softphone?

Pe scurt, un softphone este un software VoIP (Voice over Internet Protocol) care poate fi descărcat și cu ajutorul căruia poți efectua și primi apeluri. Funcționează în interiorul oricărui dispozitiv cu o conexiune la internet. Cum ar fi smartphone-uri, laptopuri, tablete sau calculatoare de tip desktop.

Interfața softphone seamănă cu cea a oricărui alt dial pad de apelare, inclusiv cu cea a unui smartphone.

Spre deosebire de un telefon de birou de serviciu, nu necesită hardware. Acest lucru îi conferă un avantaj competitiv puternic față de telefoanele de birou tradiționale. Nu mai ești legat de birou, iar acest lucru îți oferă libertatea să-i servești pe clienți de oriunde. Este un mare avantaj, deoarece Forbes prezice că piața muncii va fi în proporție de 50% de la distanță în viitorul apropiat.

Mai mult, este important de știut că un softphone nu este un produs de sine stătător. Este o componentă a unor sisteme complexe de telefonie VoIP, cum este CloudTalk, cu nenumărate funcții utile.

Important

Nu confunda un softphone cu un telefon prin internet care poate fi utilizat doar în browsere web. Acestea sunt două instrumente diferite.

Cum funcționează un softphone?

Toate funcțiile softphone sunt acumulate într-un singur software VoIP. Am precizat deja că îți permite să efectuezi apeluri prin intermediul internetului.

Iată cum:

Un server client SIP (Session Initiation Protocol) inițiază sesiuni VoIP în timp real, care convertesc semnalele vocale analogice în semnale digitale prin intermediul conexiunii la internet.

Utilizarea ulterioară este destul de simplă. După cum am spus, poți suna de oriunde te afli, atât timp cât locul respectiv are o legătură stabilă la internet wireless. Alternativ, poți folosi o conexiune în bandă largă de mare viteză cu router sau cablu.

Sfat profesional

Chiar dacă un sistem de softphone nu necesită hardware, dacă ești la birou sau acasă, te poți folosi de o pereche de căști. Astfel, vei obține cea mai bună calitate posibilă a sunetului. Căștile reduc la minimum posibilul zgomot ambiental.

Cine ar putea beneficia de softphone

Din moment ce este mult mai eficient decât un telefon de birou, softphone-ul este potrivit pentru companiile care gestionează un volum mare de apeluri telefonice și depind de interacțiunile cu clienții. De asemenea, este un salvator de vieți pentru acele persoane care trebuie să fie disponibile oricând și oriunde.

Industriile care folosesc softphone cel mai mult sunt IT, imobiliare, retail, sănătate, telecomunicații, producție, educație, bănci, centre de call center și agenții de marketing sau PR.

Iată un rezumat al unor exemple specifice de „persoane” de softphone:

• Angajații call center-elor sau reprezentanții de vânzări care gestionează apeluri telefonice
• Agenții de asistență tehnică care rezolvă problemele clienților
• Reprezentanții care lucrează din mai multe locații
• Companiile care depind de apelurile interubane
• Companiile care trebuie să înregistreze apelurile telefonice

Comparația decisivă: Softphone versus telefon de birou

Cea mai evidentă diferență între un softphone și un telefon de birou este aspectul acestora. Un softphone este un software de calculator, în timp ce telefonul de birou este un dispozitiv hardware tradițional.

Atât softphone-urile cât și telefoanele de birou sunt sisteme de comunicare VoIP, care utilizează internetul pentru a efectua apeluri. Cu toate acestea, deși funcționează în baza unor principii similare și servesc, în esență, aceluiași scop, cele două nu sunt neapărat concurente.

Multe companii folosesc ambele soluții în același timp. Poți avea câteva telefoane de birou în sediu pentru interacțiunile care se fac exclusiv dintr-un singur loc. De exemplu, la recepție, în biroul directorului executiv sau într-o sală de conferințe.

Sistemele softphone sunt un instrument practic pentru angajații ale căror procese de apelare trebuie să fie eficiente și mobile. Cu un softphone, aceștia pot efectua și primi apeluri de la distanță și pot utiliza tot felul de funcții suplimentare. Acesta este motivul pentru care devine din ce în ce mai dominant în lumea afacerilor.

Am realizat o comparație între softphone și sistemele de telefonie de birou.

Hai să aflăm ce soluție iese învingătoare:

Costuri

Un softphone este, fără îndoială, mult mai ieftin decât un telefon de birou. Potrivit „IT World”, utilizarea soluțiilor VoIP poate duce la un preț lunar cu peste 45% mai mic decât dacă ai alege sistemele tradiționale de telefonie de birou.

De ce? Ei bine, pentru a utiliza un telefon de birou, trebuie să configurezi linii și cabluri telefonice dedicate și să cumperi telefoane compatibile cu VoIP. Ca să nu mai vorbim despre necesitatea întreținerii frecvente a echipamentului hardware.

Un softphone nu necesită niciun alt hardware decât dispozitivele pe care probabil că le ai deja – telefon, laptop, tabletă etc. Pentru că nu trebuie să instalezi o infrastructură complexă vei avea costuri mai mici.

Softphone-urile oferă, de asemenea, apeluri internaționale și interurbane mai ieftine.

Câștigător: Softphone

Familiaritate

Există companii care au încredere într-o soluție veche, testată de zeci de ani, în detrimentul unei tehnologii moderne. Pentru companiile care favorizează tradiția, telefoanele de birou standard sunt o alegere mai de încredere și mai confortabilă.

Și totuși, există softphone-uri care pot fi integrate cu telefoanele de birou standard. În acest fel, companiile pot îmbina tradiția și inovația. Nu este nevoie să te bazezi exclusiv pe o tehnologie cu care nu ești familiarizat.

Câștigător: Telefonul de birou

Flexibilitate

Telefoanele de birou nu sunt deloc flexibile. Vă leagă pe tine și pe angajații tăi de o singură locație. După cum am menționat, în unele cazuri, acest aspect poate să nu fie o problemă. Cu toate acestea, în alte ocazii, acest lucru este un mare minus.

Încă o dată, softphone-urile sunt de mare ajutor dacă tu sau echipa ta trebuie să faceți frecvent naveta sau să fiți disponibili pentru clienți 24/7. Cu această soluție, nu contează unde te afli. Dacă ai o conexiune la internet, te poți ocupa de clienți oricând.

Câștigător: Softphone

Calitate garantată a apelurilor

Nu există niciun motiv să te îngrijorezi pentru calitatea apelurilor efectuate cu softphone-uri, deoarece marea majoritate a acestora oferă o acoperire excelentă. De exemplu, în CloudTalk, în cazul în care calitatea apelului scade sub un anumit nivel, software-ul schimbă automat ruta apelului în timp real.

Cu toate acestea, nu toate soluțiile oferă servicii de aceeași calitate. De asemenea, nimic în lume nu este perfect. Prin urmare, dacă ai un spațiu de bandă insuficient, o conexiune slabă la internet sau un sistem suprasolicitat, te poți confrunta cu probleme de conectivitate.

chiar dacă și telefoanele de birou se bazează pe conexiunea la internet, acestea au un ușor avantaj, datorită dispozitivului dedicat care gestionează apelurile. Acesta le crește puterea de calcul și îmbunătățește calitatea apelurilor.

Câștigător: Telefonul de birou

Dimensiunea companiei

În ceea ce privește dimensiunea companiei, telefoanele de birou sunt ideale pentru întreprinderile multinaționale cu mii de angajați. Acestea au, de obicei, un buget mai amplu care poate fi folosit pentru actualizarea și întreținerea frecventă a hardware-ului.

Și totuși, softphone-urile sunt potrivite pentru companiile de orice dimensiune. Deoarece sunt eficiente din punct de vedere al costurilor și sunt disponibile în cadrul unor planuri care variază în mare măsură în ceea ce privește prețurile, ți le poți permite indiferent dacă conduci un start-up sau o corporație mare.

De exemplu, planurile CloudTalk încep doar de la 25 USD.

Câștigător: Softphone

Funcții

În timp ce funcțiile de bază ale telefoanelor de birou pot fi suficiente pentru anumite companii, softphone-urile oferă o gamă largă de instrumente suplimentare care îți fac munca mai eficientă.

În primul rând, automatizează multe procese. Mai mult, te poți folosi de puterea integrărilor. Majoritatea aplicațiilor de softphone se integrează cu alte aplicații, de exemplu cu CRM-uri. În CloudTalk avem și API deschisă. Prin intermediul acestui instrument, poți conecta software-ul nostru VoIP la alte sisteme externe.

Chiar dacă și telefoanele de birou pot fi integrate cu alte aplicații, va trebui să creezi integrări personalizate pentru a face acest lucru. Trebuie să investești și bani și timp.

Câștigător: Softphone

Adaptarea la creșterea afacerii tale

Succint, dar important: softphone-urile se adaptează cu ușurință la specificul oricărei companii. De exemplu, poți adăuga noi numere de telefon mult mai rapid decât în cazul telefoanelor de birou. Obținerea unui număr la un telefon de birou implică asistența echipei IT, ca să nu mai vorbim de achiziționarea mai multor telefoane. Trebuie să investești timp și bani.

Câștigător: Softphone

Rezultatul evaluării comparative

Câștigătorul este Softphone cu un scor de 5 la 2.

Urmărește videoclipul nostru despre Sales dialers și aprofundează capacitățile Softphone:

Funcțiile standard ale softphone-ului

Până acum am arătat clar că softphone-urile au funcții avansate, care lipsesc telefoanelor de birou. Tehnologia avansează cu pași rapizi, la fel și așteptările noastre. Companiile avansează când totul li se potrivește și este perfect logic. Din moment ce concurența crește, a fi rapid și eficient este o necesitate.

Hai să analizăm instrumentele care fac mai mult decât mute și hold și care îți vor oferi un avantaj extraordinar față de concurenți.

Funcții de contact avansate

Dacă vrei să oferi servicii de asistență clienți de primă clasă, trebuie să știi cine sunt clienții tăi și de ce sună la compania ta. Istoricul complet al interacțiunilor cu clienții afișează automat apelurile, comenzile, chat-urile sau notele anterioare, astfel încât agenții nu trebuie să le caute în mai multe sisteme.

Apelare automată

Predictive dialer automatizează procesele de apelare. Apelează independent următorul număr de la rând, atunci când sunt agenți disponibili.

Smart dialer compilează automat o listă de numere și îți permite să apelezi cu ajutorul acestora, cu un singur click.
Cu ajutorul power dialer, creezi cu ușurință campanii cu scripturi de apelare sau sondaje și îți lași agenții să se concentreze pe posibili clienți.

Caller ID

Personalizează-ți comunicarea cu clienții încă de la început. Poți vedea numele apelantului, numărul său de telefon și multe altele chiar înainte de conectarea apelului.

3 way calling

Uneori, un agent are nevoie de acel ceva în plus pentru a oferi cu succes o soluție, sau pentru a finaliza o vânzare, iar de multe ori acel ceva în plus este ajutorul unui alt agent sau manager. Cu 3 way calling, poți adăuga cu ușurință o a treia persoană în linie, atunci când este necesar.

Apel conferință

Poți programa cu ușurință, în câteva minute, apeluri de conferință și poți invita contacte externe, de exemplu, clienții sau furnizorii tăi.

Redirecționarea apelurilor

Clienții te pot contacta oricând. Redirecționarea apelurilor îți permite să redirecționezi automat apelurile primite către numerele de telefon externe mobile sau fixe.

Înregistrarea apelurilor

Acest instrument îți permite să înregistrezi apelurile telefonice pentru orice scop ai nevoie. Fie că este vorba de instruire sau de o verificare a calității.

Direcționarea apelurilor

De exemplu, cu direcționarea în funcție de competențe, apelurile primite pot merge automat către un agent anume, în funcție de aptitudinile și competențele solicitate de apelant. Există și instrumente precum Linii pentru VIP-uri sau Direcționare în funcție de apelant.

Etichete și note pentru apeluri

Aplică etichete personalizate contactelor tale. Sortează-le în categorii și găsește rapid ce cauți. Ulterior, poți adăuga note în timpul sau după încheierea apelului.

Faci click pentru a suna

Apelează orice număr de telefon de pe web cu un singur click.

Apel de răspuns

Dacă există apeluri telefonice fără răspuns, această funcție îți poate suna automat clienții înapoi.

SMS/Mesaje text

Trimite-le clienților tăi mesaje personale sau notificări generale și crește și mai mult eficiența centrului tău de contact.

Notificări desktop

Atunci când primești un apel, notificarea te avertizează automat și te informează cine te sună.

Mesagerie vocală

Acest instrument permite clienților să lase un mesaj atunci când agenții tăi nu sunt disponibili în acel moment.

Beneficiile softphone

Hai să analizăm acum câteva dintre avantajele softphone-urilor, pe care nu le-am menționat încă.

Confidențialitate

Softphone-urile utilizează adrese de client SIP, ceea ce îți permite să răspunzi la apeluri de serviciu de pe dispozitivul tău mobil, dar îți păstrează confidențialitatea numărului de telefon personal. Orice apeluri pe care le efectuezi de pe o aplicație softphone îți arată doar numărul telefonului de serviciu.

Automatizare cloud

Din moment ce softphone-urile fac parte din software-urile bazate pe cloud, toate comunicările echipei sunt stocate automat într-un singur panou de control. Poate înregistra cazuri, urmări diverse date (cum ar fi durata apelului), sau poate crea statistici detaliate.

Mai mult, integrarea elimină sarcinile repetitive, consumatoare de timp de transferare manuală a datelor dintr-un sistem VoIP în CRM. Cu o soluție de telefonie bazată pe cloud, totul se face de la sine.

Alt avantaj al automatizării: dacă cineva din echipa ta nu este la birou, poți capta toate apelurile primite la numărul său și le poți direcționa către un alt angajat. Astfel, nu ai clienți nemulțumiți și nici membrii ai echipei care să lucreze în zilele libere.

Urmărirea prezenței

Un sistem VoIP bazat pe cloud îți arată cine este online sau offline la un moment dat. Nu numai că te ajută cu urmărirea prezenței angajaților, dar poți vedea și cine este disponibil la un moment dat, pentru a se ocupa de sarcini ad-hoc. Prin urmare, un softphone îți va îmbunătăți productivitatea.

Accesibilitate sporită a datelor

Un alt avantaj al softphone-ului este comunicarea centralizată care asigură claritate. Datorită acesteia, poți găsi cu ușurință toate informațiile. De exemplu, atunci când răsfoiești tone de mesaje text sau e-mailuri pentru a găsi date pe care cineva ți le-a trimis cu mult timp în urmă, faptul că ai toate interacțiunile cu clienții într-un singur loc îți salvează viața.