Softphone (Soft Client Telephone)

Gör samtal lekande lätt med Softphone – en självklar mjukvara för ambitiösa företag. Använd alla de funktioner vanliga telefoner saknar.

Låt oss ta en titt på allt du behöver veta om detta system.

Vad är en Softphone?

En softphone är helt enkelt en nedladdningsbar VoIP (Voice over Internet Protocol)–mjukvara från vilken du kan ringa och ta emot samtal. Den fungerar i alla enheter med en internetuppkoppling. Som till exempel samrtphones, bärbara/stationära datorer eller paddor.

Gränsnittet i softphone ser ut som andra knappsatser, tänk dig en smartphone.

Till skillnad från en skrivbordstelefon, behövs ingen hårdvara. Det ger en stark fördel gentemot traditionella jobbtelefoner. Du är inte längre bunden till bordet, vilket gör dig fri att hjälpa dina kunder var du än befinner dig. Detta är en enorm fördel, då Forbes förutspår att arbetsmarknaden kommer vara 50% på distans i en nära framtid.

Det är även viktigt att veta att en softphone inte är en fristående produkt. Det är en del av komplexa VoIP-system såsom CloudTalk, med oräkneligt många användbara funktioner.

Viktigt

Missta inte softphone för en internettelefon som endast kan användas i webbläsare. Detta är två olika produkter.

Hur fungerar en Softphone?

Alla Softphones funktioner samlas i en enda VoIP-mjukvara. Vi har redan nämnt att den låter dig ringa samtal via internet.

Så här funkar det:

En SIP (session Initiation Protocol) klientserver startar VoIP-sessioner i realtid som konverterar analoga röstsignaler till digitala motsvarigheter genom internetuppkoppling.

Användningen är sedan enkel. Som sagt kan du ringa varifrån som helst, så länge du har en stabil, trådlös internetuppkoppling. Du kan även använda höghastighetsbredband med router eller kabel.

Experttips

Även om ingen hårdvara behövs med ett softphonesystem, kan det vara praktiskt med ett headset om du är hemma eller på kontoret. På så sätt får du bästa möjliga ljudkvalitet. Ett headset minimerar mängden bakgrundsljud som kan uppstå.

Vem tjänar på att använda Softphone

Eftersom den är mycket mer effektiv än en skrivbordstelefon, passar softphone företag som hanterar stora samtalsvolymer och som är beroende av kundinteraktioner. Det är också en räddare i nöden för dig som behöver vara tillgänglig varsomhelst och närsomhelst.

De branscher som använder softphone mest är IT, mäklare, detaljhandeln, vården, telekommunikation, tillverkning, utbildning, banker, callcenters och marknadsföring/PR.

Här är en sammanfattning av softphone-”karaktärer”:

• Anställda på callcenters, eller försäljare som hanterar affärssamtal
• Kundtjänstmedarbetare som löser kundproblem
• Representanter som jobbar från flera olika platser
• Företag som är beroende av långdistans-samtal
• Företag som behöver spela in samtal

Den ultimata jämförelsen: Softphone vs. Desk Phone

Den mest uppenbara skillnaden mellan en softphone och en skrivbordstelefon är utseendet. En softphone är en datormjukvara och en skrivbordstelefon är traditionell hårdvara.

Både softphones och skrivbordstelefoner är VoIP-baserade kommunikationssystem, som använder internet för att ringa samtal. Men även om de fungerar på samma principer och i grunden tjänar samma syfte, är de två inte nödvändigtvis konkurrenter.

Många företag använder båda lösningarna samtidigt. Du kan ha några skrivbordstelefoner på kontoret för enteraktioner som endast görs från en plats. Till exempel i receptionen, på chefens kontor eller i ett konferensrum.

Softphonesystem är ett praktiskt verktyg för anställda som behöver effektiva och mobila samtalsprocesser. Med en softphone kan de ringa och ta emot samtal på distans och använa alla möjliga extrafunktioner. Det är därför de börjar bli mer och mer dominanta i företagsvärlden.

Vi har satt ihop en jämförelse mellan softphone och skrivbordstelefoner.

Låt oss ta reda på vilken lösning som funkar bäst:

Kostnad

Det går inte att förneka att en softphone är billigare än en skrivbordstelefon. Enligt ”IT World” kan du spara över 45% i månaden på att använda en VoIP softphone-lösning istället för en traditionell skrivbordstelefon.

Varför? Till att börja med behöver du dedikerade telefonlinjer och kablar för en skrivbordstelefon, och du behöver dessutom köpa VoIP-kompatibla telefoner. För att inte nämna behovet av regelbundet hårdvaru-underhåll.

Med en softphone behövs ingen annan mjukvara än de enheter du antagligen redan har – telefon, laptop, padda osv. När du slipper installera komplex infrastruktur, blir kostnaderna också lägre.

Dessutom erbjuder Softphones också billigare internationella- och långdistanssamtal.

Vinnare: Softphone

Igenkänningsfaktor

Det finns företag som föredrar en beprövad och bekant lösning framför modern teknologi. För de företag som föredrar tradition, är vanliga skrivbordstelefoner ett mer pålitligt och bekvämt val.

Det finns dock softphones som kan integreras med vanliga skrivbordstelefoner. På så sätt kan du blanda tradition och innovation. Du måste inte lita helt på teknologi du inte är bekant med.

Vinnare: Skrivbordstelefon

Flexibilitet

Skrivbordstelefoner är inget om inte opraktiska. De binder dig och dina anställda till en plats. Som tidigare nämnt behöver det inte alltid vara ett problem. Men ibland kan det vara ett rejält minus.

Softphones är alltås till enorm hjälp om du eller ditt team pendlar mycket eller behöver vara tillgängliga för kunder 24/7. Med den här lösningen spelar det ingen roll var på jorden du befinner dig. Så länge du har en internetuppkoppling kan du prata med dina kunder närsomhelst.

Vinnare: Softphone

Garanterad samtalskvalitet

Du behöver inte oroa dig för samtalskvalitet med softphones, eftersom en klar majoritet av dem har utmärkt täckning. Om ett samtal till exempel faller under en viss nivå med CloudTalk, kommer mjukvaran automatiskt att ändra samtalsrutt i realtid.

Men alla lösningar erbjuder inte samma kvalitet på sina tjänster. Och inget här i världen är perfekt. Om du har otillräcklig andvidd, en svag internetuppkoppling eller ett överarbetat system kan du därför uppleva uppkopplingssvårigheter.

Här finns det en liten fördel med skrivbordstelefoner: de används också via internet, men har en dedikerad enhet som hanterar samtal. Det ökar processeringskraften och samtalskvaliteten.

Vinnare: Skrivbordstelefon

Företagsstorlek

När det kommer till företagsstorlek är skrivbordstelefoner perfekta för multinationella bolag med tusentals anställda. De har ofta en rymligare budget, som kan användas till att regelbundet uppgradera och underhålla hårdvara.

Men softphones passar företag i alla storlekar. De är kostnadseffektiva och har abonnemang i alla prisklasser, så att du har råd oavsett om du är ett startup eller ett stort bolag.

Till exempel erbjuder CloudTalk abonnemang för så lite som 25 USD.

Vinnare: Softphone

Funktioner

Då skrivbordstelefonernas grundläggande funktioner kanske räcker för vissa företag, erbjuder softphones ett brett utbud av funktioner som gör ditt arbete mer effektivt.

För det första automatiserar de många processer. För det andra, kan du utnyttja kraften i integrationer. De flesta softphone-appar går att integrera med andra applikationer, t.ex. CRMs. I CloudTalk har vi också en öppen API. Med detta verktyg kan du koppla din VoIP-mjukvara till andra externa system.

Då skrivbordstelefoner också kan integreras med andra appar, behöver du bygga dina egna integrationer för att göra det. Det kräver både tid och pengar.

Vinnare: Softphone

Växer i takt med ditt företag

Snabbt men viktigt: softphones växer enkelt i takt med ditt företag. Du kan till exempel lägga till nya telefonnummer mycket snabbare än med skrivbordstelefoner. Att skaffa ett nytt nummer till en skrivbordstelefon involverar IT-assistans, för att inte nämna behovet att köpa nya telefoner. Det kräver tid och pengar.

Vinnare: Softphone

Resultat av jämförelsen:

Softphone vinner med 5 mot 2.

Watch our video about Sales dialers and peak deeper Softphone’s capabilities:

Standardfunktioner i Softphone

Vid det här laget är det tydligt att softphones har avancerade funktioner som inte finns i skrivbordstelefoner. Teknologin går snabbt framåt, och våra förväntningar i takt med den. Det är helt logiskt att företag vinner på att ha allt de behöver nära till hands. När konkurrensen växer är snabbhet och effektivitet ett måste.

Låt oss ta en titt på verktyg utöver ”tyst” och ”vänta”, som ger dig ett fantastiskt försprång på dina konkurrenter.

Avancerade kontaktfunktioner

Om du vill ge förstklassig kundsupport måste du veta vilka dina kunder är och varför de ringer till ditt företag. Med komplett historik över tidigare interaktioner visas automatiskt tidigare samtal, beställningar, chattar eller anteckningar, så att dina agenter slipper leta upp allt i olika system.

Autouppringning

Med Predictive dialer automatiseras uppringningsprocessen. Den slår automatiskt in nästa nummer i kön medan den väntar på en ledig agent.

Smart dialer sätter automatiskt ihop en lista med nummer och låter dig ringa igenom den med ett enda klick.
Med en power dialer, skapar du enkelt kampanjer med manus eller enkäter så att dina agenter kan fokusera på sina samtal.

Nummerpresentatör

Skräddarsy kommunikationen med dina kunder redan från första början. Du kan se kundens namn, telefonnummer och mycket mer innan samtalet ens påbörjas.

3-vägssamtal

Ibland behöver en agent det lilla extra för att lyckas erbjuda en lösning eller avsluta en affär, och ofta är det en annan agent eller chef som hjälper till. Med trevägsuppkolling kan en tredje person enkelt hoppa in i ett samtal när det behövs.

Gruppsamtal

Du schemalägger enkelt gruppsamtal på bara några minuter och kan bjuda in externa kontakter, till exempel kunder eller leverantörer.

Vidarekoppling

Dina kunder kan alltid nå dig. Vidarekoppling låter dig automatiskt koppla inkommande samtal till externa nummer (både mobila och fasta).

Samtalsinspelning

Med detta verktyg kan du spela in samtal när det behövs. Vare sig det gäller träning eller kvalitetskontroll.

Vidarebefordring

Med färdighetsbaserad routing kan inkommande samtal till exempel automatiskt kopplas till en specifik agent, baserat på hur väl de passar och vilka färdigheter kunden söker. Det finns också funktioner som VIP-köer och kundbaserad routing.

Samtalstaggar och anteckningar

Ge dina kontakter skräddarsydda taggar. Sortera in dem i kategorier för att snabbt hitta vad du letar efter. Du kan även lägga in anteckningar under eller efter ditt samtal.

Click to call

Ring valfritt telefonnummer på webben med ett klick.

Callback

Om du har obesvarade samtal, kan denna funktion automatiskt ringa upp dem igen,

SMS/Textmeddelanden

Skicka personliga meddelanden eller allmänna notifikationer till dina kunder och gör ditt kontaktcenter mycket effektivare.

Skrivbordsmeddelanden

När ett samtal kommer in får du automatiskt en notifikation där du ser verm som ringer.

Röstmeddelande

Med detta verktyg kan dina kunder lämna ett meddelande när dina agenter inte är tillgängliga.

Fördelar med Softphone

Låt oss ta en titt på några fördelar med softphones vi inte har nämnt ännu.

Integritet

Softphones använder SIP-klient adresser, så att du kan svara på jobbsamtal från din mobil med hålla ditt personliga nummer privat. Samtal du ringer från en softphone-app visar bara ditt jobbnummer.

Moln-automatisering

Eftersom softphones är en del av molnbaserade mjukvaror, blir all team-kommunikation automatiskt samlad på en enda kontrollpanel. Där kan du logga fall, spåra olilka data (som samtalslängd) eller skapa detaljerad statistik.

Med integration slipper du dessutom repetetiva, tidskrävande uppgifter som att manuellt överföra data från ett VoIP system till CRM. Med en moln-baserad telefonlösning görs allt detta av sig själv.

Ett till plus med automatisering: om någon i ditt team inte är på kontoret, kan du fånga upp alla samtal som rings till deras nummer och koppla dem till en annan anställd. På så vis undviker du arga kunder och att anställda jobbar på sin semester.

Spåra närvaro

Med ett moln-baserat VoIP system ser du vem som är online och offline. Det hjälper dig inte bara att spåra dina anställdas närvaro, du kan också se vem som kan hantera oväntade uppgifter. På så vis ökar en softphone din produktivitet.

Förhöjd datatillgänglighet

En annan fördel med softphone är centraliserad kommunikation som ger tydlighet. På så vis hittar du enkelt all information. Om du till exempel scrollar igenom mängder av gamla meddelanden eller mejl för att hitta data någon skickade för länge sedan, är det ovärderligt att ha alla kundinteraktioner på en plats.