Om du driver ett kontaktcenter vet du att tiden är dyrbar. Varje sekund räknas och påverkar din totala prestationsförmåga. Funktionen Auto-Svar är här för att hjälpa dig. Det underlättar hanteringen av stora samtalsvolymer, vilket i sin tur gör det möjligt för dig att utveckla din verksamhet snabbare, öka din kapacitet och förbättra kundupplevelsen.
Auto-Answer är ett avancerat AI-baserat svarssystem. Det gör det möjligt att ta emot samtal automatiskt och dirigera dem till den första tillgängliga agenten i kön. Detta sker efter ett fördefinierat antal sekunder, utan att representanten behöver klicka på knappen ”acceptera”.
För att öka effektiviteten i Auto-Svar kan du konfigurera en IVR-avdelningmed flera nivåer. (Interaktivt Röstsvar)-meny På CloudTalk är det en del av ett komplext ACD-system (Automatic Call Distribution).
Istället för att samtalen kopplas till en slumpmässigt tillgänglig agent kan man garantera att kunden kommer att nå exakt den person de behöver tala med. Ett IVR-system välkomnar den som ringer med förinspelade meddelanden och guidar dem genom en handfull alternativ (för beställningar, tryck 1. För fakturor, tryck 2…) så att samtalet i slutändan leds vidare till den mest lämpliga agenten eller avdelningen.
I CloudTalk erbjuder vi många avancerade routningsalternativ, t.ex. kompetensbaserad eller samtalsbaserad dirigering. Du kan läsa mer om dem i en lista över våra över 70 verktyg.
Auto-svar kan också ställas in för utgående samtal. När säljare ringer ett samtal och personen på beställningssidan svarar behöver de inte längre manuellt bekräftaatt de vill fortsätta samtalet.
Hur kan du få någons telefon att svara på samtal automatiskt? Det är ganska enkelt att konfigurera Auto-Svar i CloudTalk. Det är faktiskt en självklarhet som bara tar några få klick.
Nu kanske du tänker att något så enkelt inte kan göra någon skillnad. Jo, det kan det, och här är skälet till det:
Visste du att de flesta människorlägger på luren efter cirka tre ringsignaler? Därför kan det vara en riktig livräddare att ha ett system för Auto-Svar på ditt företag. Genom att koppla dina samtal automatiskt kan du alltid vara säker på att kundernas behov tillgodoses i god tid.
Med Auto-Svar minimerar du väntetiderna, uppnår mycket högre svarsfrekvens och minskar antalet samtal som går till röstbrevlådan.
När det gäller utgående samtal minskar du sannolikheten för att du förlorar dina leads innan din representant godkänner interaktionen.
När det gäller inkommande samtal gillar kunderna dignär dekänner att du bryr dig om dem. Att visa kunderna att det alltid finns någon som kan hjälpa dem gör inte bara att du ser mer professionelloch pålitlig ut, det ökar också din arbetseffektivitet.
Hur? Snabba svarstider skapar utrymme för att interagera med fler kunder.
Samtalen behöver inte heller nödvändigtvis dirigeras till en människa. Enligt en undersökning från Microsoft förväntar sig nu 86 % av kunder att företagen har självbetjäningsalternativ.
Om du använder en IVR kan du därför ställa in ett alternativ för automatiska förinspelade meddelanden för att besvara enkla frågor. Om en kund till exempel anger ett ordernummer kan systemet informera honom om den aktuella statusen.
På så sätt kan din kundsupportlinje i viss mån fungera dygnet runt.
Här är en video där du kan se hur du ställer in förinspelade svar i CloudTalk IVR-menyn:
Alla företag fungerar bättre när de anställda vet vad de kan förvänta sig. Auto-Svar skapar ordning och reda i dina dagliga processer. Det gör att du inte längre behöver detaljstyra dina agenter och ständigt hålla koll på om de tar emot samtal i tid eller inte.
Verktyget Auto-Svar stödjer också agenternas produktivitet, eftersom de inte har tid att skjuta upp något. Se bara till att du inte överväldigar dina anställda. Det kan lätt leda till utbrändhet.
Syftet med Auto-Svar är enkelt. Om du har en stor mängd samtal varje dag tar det en del av bördan från dina axlaroch minskar arbetsbelastningen för dina agenter.
Det är i principen liten funktion som kan göra stor skillnad. Genom att automatisera telefonsvarare på ditt företag kan du sänka antalet samtal som överges, interagera med fler kunder och bygga starkare relationer. Du kan också öka dina agenters produktivitet.
Och det bästa av allt? Med CloudTalk behöver du bokstavligen bara en minut för att installera den.
Support & Försäljning
Inkommande
Utgående
Affärssystem
Distansteam
IT
Finansiella tjänster
Medium & Stor
Små
Hubspot
Zendesk
Pipedrive
Salesloft
