I CloudTalk erbjuder vi många avancerade routningsalternativ, t.ex. kompetensbaserad eller samtalsbaserad dirigering. Du kan läsa mer om dem i en lista över våra över 70 verktyg.
Auto-svar kan också ställas in för utgående samtal. När säljare ringer ett samtal och personen på beställningssidan svarar behöver de inte längre manuellt bekräftaatt de vill fortsätta samtalet.
Konfigurera Auto-Svar med CloudTalk
Hur kan du få någons telefon att svara på samtal automatiskt? Det är ganska enkelt att konfigurera Auto-Svar i CloudTalk. Det är faktiskt en självklarhet som bara tar några få klick.
Så här ställer du in Auto-Svar med CloudTalk:
- Logga in på ditt CloudTalk-konto
- På vänstra sidan av menyn på Instrumentpanelen, klicka på ”Konto – Inställningar”
- Scrolla ned till slutet av sidan
- Hitta avsnittet ”Autopickups” med två kategorier:
- Automatiskt svara ”uppringda” samtal
- Ta emot inkommande samtal automatiskt
- Klicka på knappen med standardinställningen ”Agenter kan definiera sig själva” för den kategori där du vill aktivera automatiskt svar.
- När det gäller ”Automatiskt svara ”uppringda” samtal” ställer du in alternativet till ”på”
- När det gäller ”Ta emot inkommande samtal automatiskt” väljer du det antal sekunder som du vill att det ska gå innan samtalen besvaras. Det kan vara efter 1, 2 eller 5 sekunder.
- Som sista steg får du inte glömma att klicka på den gröna knappen ”Spara inställningar”
3 Saker Som Auto-Svar tillför Ditt Företag
Nu kanske du tänker att något så enkelt inte kan göra någon skillnad. Jo, det kan det, och här är skälet till det:
#1 Den förbättrar prestationen
Visste du att de flesta människorlägger på luren efter cirka tre ringsignaler? Därför kan det vara en riktig livräddare att ha ett system för Auto-Svar på ditt företag. Genom att koppla dina samtal automatiskt kan du alltid vara säker på att kundernas behov tillgodoses i god tid.
Med Auto-Svar minimerar du väntetiderna, uppnår mycket högre svarsfrekvens och minskar antalet samtal som går till röstbrevlådan.
#2 Den ökar effektiviteten i verksamheten
När det gäller utgående samtal minskar du sannolikheten för att du förlorar dina leads innan din representant godkänner interaktionen.
När det gäller inkommande samtal gillar kunderna dignär dekänner att du bryr dig om dem. Att visa kunderna att det alltid finns någon som kan hjälpa dem gör inte bara att du ser mer professionelloch pålitlig ut, det ökar också din arbetseffektivitet.
Hur? Snabba svarstider skapar utrymme för att interagera med fler kunder.
Samtalen behöver inte heller nödvändigtvis dirigeras till en människa. Enligt en undersökning från Microsoft förväntar sig nu 86 % av kunder att företagen har självbetjäningsalternativ.
Om du använder en IVR kan du därför ställa in ett alternativ för automatiska förinspelade meddelanden för att besvara enkla frågor. Om en kund till exempel anger ett ordernummer kan systemet informera honom om den aktuella statusen.
På så sätt kan din kundsupportlinje i viss mån fungera dygnet runt.
Här är en video där du kan se hur du ställer in förinspelade svar i CloudTalk IVR-menyn: