Um guia para iniciantes em teleconferência

Segundo a pesquisa, o trabalhador médio gasta pelo menos três horas por semana em reuniões, com 30% dos entrevistados relatando que são até mais de cinco horas. Isso não é novidade. O que mudou, porém, é onde exatamente essas reuniões acontecem.

A maioria das reuniões de escritório e negociações empresariais agora acontecem online. A teleconferência é uma das opções. Existem muitas empresas e funcionários que apreciam os benefícios de realizar conferências virtuais, especialmente porque as plataformas de chamadas tornaram a configuração de chamadas de teleconferência mais fácil do que nunca.

O que é teleconferência?

Uma teleconferência é uma reunião de áudio ou vídeo ao vivo entre dois ou mais participantes em locais diferentes.

As videoconferências que permitem que os participantes se vejam são muito mais populares do que uma opção de áudio. Desde 2020, a videoconferência teve um aumento de 535% no uso diário. Isso foi influenciado principalmente pela pandemia de Covid-19, mas também devido ao aumento da popularidade do trabalho remoto.

Vamos dar uma olhada nas duas opções de teleconferência:

• Teleconferência de áudio – uma reunião virtual somente de voz que os participantes podem entrar discando um número de telefone designado e serem imediatamente conectados. Embora você possa tecnicamente hospedar uma teleconferência usando um smartphone comum, existem algumas limitações (por exemplo, o Android só permite adicionar até 5 pessoas). É por isso que muitas empresas confiam em plataformas VoIP com recursos de teleconferência para organizar e hospedar suas reuniões.

• Videoconferência – combina áudio e vídeo para permitir que os participantes se vejam. Eles podem participar de uma chamada por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet (mobile ou desktop) apenas clicando em um link. Como a videoconferência requer uma conexão estável com a internet e uma plataforma dedicada para hospedar chamadas, ela só se tornou popular recentemente.

As teleconferências podem ser configuradas em minutos, por isso são ideais para discutir assuntos urgentes. Você só precisa enviar convites e sua reunião pode começar, mesmo que seus clientes ou membros da equipe estejam localizados a milhares de quilômetros de distância uns dos outros.

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Quais são os benefícios da teleconferência?

Quase 79% dos profissionais acreditam que as reuniões virtuais são tão ou mais produtivas do que as presenciais. Mover reuniões para o mundo online ajudou tremendamente a conectar pessoas que trabalham remotamente.

Com rápidas melhorias nas velocidades da internet em todo o mundo, as empresas agora podem hospedar conferências online para quantos participantes forem necessários sem sofrer desconexões, som ruim ou atraso.

Aqui estão os principais benefícios da teleconferência:

• Reduz o tempo e as despesas de viagem – em média, a videoconferência pode reduzir os custos de viagem em até 30% simplesmente eliminando as viagens necessárias. Graças à teleconferência, participantes de todo o mundo podem se conectar a qualquer hora, de qualquer lugar e conversar sem perder tempo em um avião ou no trânsito. As plataformas de VoIP e videoconferência também economizam custos de chamadas de longa distância.

• Agende reuniões para o mesmo dia (ou até em uma hora) – Basta enviar convites para qualquer pessoa que você queira que participe da reunião e ela poderá participar da chamada de onde estiver.

• Maior comparecimento – A teleconferência é especialmente útil para manter contato com trabalhadores remotos, que podem participar de qualquer lugar. O maior comparecimento melhora a comunicação e a colaboração entre as equipes, além de garantir que todos estejam na mesma página.

• As teleconferências podem ser gravadas – gravar e armazenar uma reunião inteira também é uma grande vantagem de hospedar uma teleconferência por meio de uma plataforma de videoconferência ou VoIP. Você pode gravar toda a reunião e, por exemplo, enviar a gravação para membros da equipe ou clientes que não puderam comparecer. As gravações de vídeo também ajudam muito nos relatórios, pois facilitam a adição de todos os pontos cruciais ao relatório sem esquecer nada.

Como configurar uma chamada de teleconferência com o CloudTalk

Agora, vamos falar sobre como você pode iniciar uma chamada de teleconferência usando o CloudTalk. É super fácil e leva apenas alguns minutos para criar uma ou várias salas.

Aqui está o guia:

• Vá para a guia Conferência no dashboard da conta para definir os números de discagem e os códigos dos participantes. Os participantes podem ingressar na conferência com o número de discagem, mas para ingressar em uma sala eles precisam inserir o código do participante primeiro como verificação.
  
  Para chamadas de longa distância, você pode criar um número de telefone local. No CloudTalk, oferecemos números de telefone locais de mais de 140 países. Assim, onde quer que seus clientes estejam, eles podem ligar com facilidade e com custos mínimos.

• Agora você precisa definir a data da conferência, o que leva apenas um segundo para ser feito.

• Agora você pode convidar membros de sua equipe ou clientes para a chamada. Você pode fazer isso de duas maneiras: compartilhando um link para a reunião ou o número de discagem que você criou na etapa anterior. Não se esqueça de compartilhar os códigos dos participantes com eles também!

• Para iniciar uma audioconferência, disque o número dedicado e digite seu código de apresentador. Esse número garante que você seja a única pessoa que pode gerenciar e controlar toda a conferência. Além disso, o código do apresentador oferece acesso a recursos como silenciar os participantes, bloquear a sala assim que todos os participantes ingressarem e gravar a reunião.

O que eu preciso para fazer teleconferências?

• Conexão estável à internet – embora você possa usar o Wi-Fi e seus dados mobile para planejar e fazer chamadas urgentes, usar uma conexão LAN com fio resultará na melhor qualidade de chamada possível.
• Uma plataforma de teleconferência – para finalizar, você precisa de um software como o CloudTalk para organizar as reuniões, que facilita o agendamento de reuniões com membros de sua equipe e convidados.
• Dispositivo desktop ou mobile – ambos devem funcionar, desde que você tenha acesso estável à internet.
• Microfone e webcam – para um som mais nítido, você vai querer usar um microfone externo em vez daquele em seu computador ou smartphone.

Conclusão

As audioconferências são uma ótima maneira de economizar tempo e dinheiro, além de aumentar a produtividade. As reuniões regulares de escritório muito provavelmente não desaparecerão completamente. Elas permitem que sua equipe se reúna pessoalmente e construa relacionamentos. Mas a teleconferência certamente está se tornando um futuro para nova era remota. Traz liberdade, pois você pode estar em qualquer lugar e ainda participar de uma reunião.

O fator espaço é eliminado. Apenas um horário fixo para suas chamadas agendadas permanece.

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