Guia do Iniciante para Teleconferências

Segundo pesquisas, o profissional médio passa pelo menos três horas por semana em reuniões, com 30% dos entrevistados relatando que esse tempo passa de cinco horas. Isso não é novidade. O que mudou, porém, é onde exatamente essas reuniões acontecem.

A maioria dos encontros de escritório e negociações comerciais agora acontece online. A teleconferência é uma das opções. Há muitas empresas e funcionários que apreciam os benefícios de realizar conferências virtuais, especialmente desde que as plataformas de chamadas tornaram a configuração de teleconferências mais fácil do que nunca.

O Que É Teleconferência?

Uma teleconferência é uma reunião ao vivo por áudio ou vídeo entre dois ou mais participantes em locais diferentes.

Reuniões de vídeo que permitem aos participantes se verem são muito mais populares do que as de áudio. Desde 2020, o uso diário de videoconferência cresceu 535%. Isso foi influenciado principalmente pela pandemia da Covid-19, mas também devido ao aumento da popularidade do trabalho remoto.

Vamos dar uma olhada mais de perto em ambas as opções de teleconferência: 

• Teleconferência de áudio - uma reunião virtual apenas de voz na qual os participantes podem entrar discando um número de telefone designado para se conectarem imediatamente. Embora você possa, tecnicamente, realizar uma teleconferência usando um smartphone comum, existem algumas limitações (por exemplo, o Android só permite adicionar até 5 participantes). É por isso que muitas empresas dependem de plataformas VoIP com recursos de teleconferência para organizar e hospedar suas reuniões.

• Videoconferência - combina áudio e vídeo para permitir que os participantes se vejam. Eles podem entrar em uma chamada através de qualquer dispositivo com acesso à internet (celular ou computador) apenas clicando em um link. Como a videoconferência exige uma conexão de internet estável e uma plataforma dedicada para hospedar chamadas, ela se tornou popular apenas recentemente.

As teleconferências podem ser configuradas em minutos, sendo ideais para discutir assuntos urgentes. Você só precisa enviar os convites e sua reunião pode começar, mesmo que seus clientes ou membros da equipe estejam localizados a milhares de quilômetros de distância uns dos outros.

Quais São os Benefícios da Teleconferência?

Quase 79% dos profissionais ativos acreditam que as reuniões virtuais são tão ou mais produtivas do que as presenciais. Mudar as reuniões para o mundo online ajudou tremendamente a conectar pessoas que trabalham remotamente.

Com as rápidas melhorias nas velocidades de internet globalmente, as empresas agora podem hospedar conferências online para quantos participantes forem necessários, sem sofrer com quedas de conexão, áudio ruim ou atrasos.

Aqui estão os principais benefícios da teleconferência:

• Reduzir tempo e despesas de viagem - em média, a videoconferência pode reduzir os custos de viagem em até 30% simplesmente eliminando deslocamentos desnecessários. Graças à teleconferência, participantes de todo o mundo podem se conectar a qualquer momento, de qualquer lugar, e conversar sem perder tempo em aviões ou no trânsito. As plataformas de VoIP e videoconferência também economizam custos com chamadas de longa distância.

• Agendar reuniões para o mesmo dia (ou até para a próxima hora) - Basta enviar convites para quem você deseja que participe da reunião, e eles poderão entrar na chamada de onde estiverem.

• Melhor presença - A teleconferência é especialmente útil para manter contato com trabalhadores remotos, que podem participar de qualquer lugar. Uma maior presença melhora a comunicação e a colaboração entre as equipes, além de garantir que todos estejam alinhados.

• As teleconferências podem ser gravadas - gravar e armazenar uma reunião inteira também é uma enorme vantagem de hospedar uma teleconferência por meio de uma plataforma VoIP ou de videoconferência. Você pode gravar toda a reunião e depois, por exemplo, enviar a gravação para membros da equipe ou clientes que não puderam comparecer. As gravações de vídeo também ajudam muito nos relatórios, pois facilitam a inclusão de todos os pontos cruciais sem esquecer de nada.

Como Configurar uma Teleconferência Com a CloudTalk

Agora, vamos falar sobre como você pode iniciar uma teleconferência usando a CloudTalk. É superfácil e leva apenas alguns minutos para criar uma ou várias salas.

Aqui está o guia:

• Vá para a guia Conferência no painel da conta para definir os números de discagem e os códigos de participante. Os convidados podem entrar na conferência com o número de discagem, mas para entrar em uma sala eles precisam digitar o código do participante primeiro como verificação.
  
  Para chamadas de longa distância, você pode criar um número de telefone local. Na CloudTalk, oferecemos números de telefone locais de mais de 140 países. Assim, onde quer que seus clientes estejam, eles podem entrar na chamada com facilidade e custos mínimos.

• Agora você precisa definir a data da conferência, o que leva apenas um segundo.

• Agora você já pode convidar os membros da sua equipe ou clientes para a chamada. Você pode fazer isso de duas maneiras: compartilhando um link para a reunião ou o número de discagem que você criou na etapa anterior. Não se esqueça de compartilhar os códigos dos participantes com eles também!

• Para iniciar uma teleconferência, disque o número dedicado e insira seu código de organizador. Esse número garante que você seja a única pessoa que pode gerenciar e controlar toda a conferência. Além disso, o código de organizador dá acesso a recursos como silenciar participantes, bloquear a sala assim que todos os convidados entrarem e gravar a reunião.

O Que Eu Preciso para Fazer Teleconferências?

• Conexão de internet estável - embora você possa usar tanto o Wi-Fi quanto seus dados móveis para planejar e fazer chamadas urgentes, o uso de uma conexão LAN com fio resultará na melhor qualidade de chamada possível.
• Uma plataforma de teleconferência - a última coisa que você precisará para hospedar reuniões é um software como a CloudTalk, que facilita o agendamento de reuniões com os membros da sua equipe e convidados. 
• Dispositivo móvel ou computador - qualquer um deles serve, desde que você tenha acesso estável à internet.
• Microfone e webcam - para obter o som mais nítido, o ideal é usar um microfone externo em vez do microfone do computador ou do smartphone.

Conclusão

As teleconferências são uma ótima maneira de economizar tempo e dinheiro, além de aumentar a produtividade. Reuniões de escritório presenciais muito provavelmente não desaparecerão por completo. Elas permitem que sua equipe se reúna pessoalmente e construa relacionamentos. Mas a teleconferência certamente está se tornando o futuro da nova era remota. Ela traz liberdade, pois você pode estar onde estiver e ainda assim participar de uma reunião.

O fator espaço é eliminado. Resta apenas o horário fixo das suas chamadas agendadas.

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