Guía para principiantes sobre teleconferencias

Según diversos estudios, el trabajador medio pasa al menos tres horas a la semana en reuniones, y un 30% de los encuestados afirma que incluso supera las cinco horas. Esto no es nada nuevo. Lo que sí ha cambiado, sin embargo, es el lugar exacto donde se celebran estas reuniones.

La mayoría de los encuentros de oficina y las negociaciones comerciales se realizan ahora en línea. Las teleconferencias son una de las opciones más utilizadas. Hay muchas empresas y empleados que aprecian las ventajas de celebrar conferencias virtuales, especialmente desde que las plataformas de llamadas han hecho que configurar teleconferencias sea más fácil que nunca.

¿Qué es una teleconferencia?

Una teleconferencia es una reunión en directo, por audio o vídeo, entre dos o más participantes situados en diferentes ubicaciones.

Las reuniones por vídeo que permiten a los participantes verse entre sí son mucho más populares que la opción de solo audio. Desde 2020, el uso diario de las videoconferencias ha aumentado un 535%. Esto se ha debido principalmente a la pandemia de la Covid-19, pero también a la creciente popularidad del trabajo en remoto.

Analicemos más de cerca ambas opciones de teleconferencia: 

• Teleconferencia de audio: una reunión virtual solo de voz a la que los participantes pueden unirse marcando un número de teléfono asignado para conectarse de inmediato. Aunque técnicamente se puede organizar una teleconferencia con un smartphone normal, existen algunas limitaciones (por ejemplo, Android solo permite añadir hasta 5 participantes). Por eso, muchas empresas confían en plataformas VoIP con funciones de llamada de conferencia para organizar y gestionar sus reuniones.

• Videoconferencia: combina audio y vídeo para que los participantes puedan verse entre sí. Pueden unirse a la llamada a través de cualquier dispositivo con acceso a internet (móvil o de escritorio) con solo hacer clic en un enlace. Dado que la videoconferencia requiere una conexión a internet estable y una plataforma dedicada para alojar las llamadas, su popularidad se ha disparado recientemente.

Las llamadas de conferencia se pueden configurar en cuestión de minutos, por lo que son ideales para tratar asuntos urgentes. Solo tienes que enviar las invitaciones y la reunión podrá comenzar, incluso si tus clientes o miembros del equipo se encuentran a miles de kilómetros de distancia.

¿Cuáles son las ventajas de las teleconferencias?

Casi el 79% de los profesionales en activo cree que las reuniones virtuales son igual de productivas, o incluso más, que las presenciales. Llevar las reuniones al mundo online ha ayudado enormemente a conectar a las personas que trabajan en remoto.

Gracias a la rápida mejora de la velocidad de internet a nivel mundial, las empresas ahora pueden organizar conferencias online para tantos asistentes como necesiten sin sufrir desconexiones, problemas de sonido o retrasos en la transmisión.

Estas son las principales ventajas de las teleconferencias:

• Reducción del tiempo y los gastos de viaje: de media, las videoconferencias pueden reducir los costes de desplazamiento hasta en un 30% simplemente al eliminar los viajes innecesarios. Gracias a las teleconferencias, los participantes de todo el mundo pueden conectarse a cualquier hora y desde cualquier lugar, hablando sin perder el tiempo en un avión o en el tráfico. Las plataformas de VoIP y videoconferencia también ahorran costes en llamadas de larga distancia.

• Programar reuniones para el mismo día (o incluso para una hora más tarde): solo tienes que enviar invitaciones a quienes quieras que asistan a la reunión y podrán unirse a la llamada desde dondequiera que estén.

• Mayor asistencia: las teleconferencias son especialmente útiles para mantenerse en contacto con los trabajadores en remoto, que pueden unirse desde cualquier lugar. Una mayor asistencia mejora la comunicación y la colaboración entre los equipos, además de garantizar que todo el mundo esté en sintonía.

• Las teleconferencias se pueden grabar: grabar y almacenar una reunión completa es también una gran ventaja de realizar una teleconferencia a través de una plataforma de VoIP o videoconferencia. Puedes registrar toda la sesión y luego, por ejemplo, enviar la grabación a los miembros del equipo o clientes que no pudieron asistir. Las grabaciones de vídeo también ayudan enormemente con la redacción de informes, ya que facilitan la inclusión de todos los puntos clave sin olvidar nada.

Cómo configurar una llamada de teleconferencia con CloudTalk

Ahora, hablemos de cómo puedes iniciar una llamada de teleconferencia con CloudTalk. Es muy fácil y solo te llevará unos minutos crear una o varias salas.

Aquí tienes la guía paso a paso:

• Ve a la pestaña Conferencia en el panel de control de tu cuenta para configurar los números de acceso telefónico y los códigos de participante. Los asistentes pueden unirse a la conferencia con el número de acceso, pero para entrar en una sala deben introducir primero el código de participante a modo de verificación.
  
  Para llamadas de larga distancia, puedes crear un número de teléfono local. En CloudTalk, ofrecemos números de teléfono locales de más de 140 países. Así, estén donde estén tus clientes, podrán unirse a la llamada con facilidad y con unos costes mínimos.

• Ahora tienes que fijar la fecha de la conferencia, algo que solo te llevará un segundo.

• Ya puedes invitar a los miembros de tu equipo o a tus clientes a la llamada. Puedes hacerlo de dos formas: compartiendo un enlace a la reunión o el número de acceso telefónico que creaste en el paso anterior. ¡No olvides compartir también con ellos los códigos de participante!

• Para iniciar una llamada de conferencia, marca el número dedicado e introduce tu código de anfitrión. Este número garantiza que seas la única persona que puede gestionar y controlar toda la conferencia. Además, el código de anfitrión te da acceso a funciones como silenciar a los participantes, bloquear la sala una vez que se hayan unido todos los asistentes y realizar la grabación de llamadas.

¿Qué necesito para hacer teleconferencias?

• Conexión estable a internet: aunque puedes utilizar tanto el wifi como tus datos móviles para planificar y realizar llamadas urgentes, el uso de una conexión LAN por cable ofrecerá la mejor calidad de llamada posible.
• Una plataforma de teleconferencia: lo último que necesitarás para organizar reuniones es un software como CloudTalk, que facilita la programación de reuniones tanto con los miembros de tu equipo como con invitados externos. 
• Ordenador o dispositivo móvil: cualquiera de los dos sirve, siempre que dispongas de un acceso estable a internet.
• Micrófono y cámara web: para obtener el sonido más nítido, es recomendable utilizar un micrófono externo en lugar del integrado en el ordenador o el smartphone.

Conclusión

Las llamadas de conferencia son una forma excelente de ahorrar tiempo y dinero, además de aumentar la productividad. Es muy probable que las reuniones presenciales en la oficina no desaparezcan por completo, ya que permiten que tu equipo se reúna en persona y estreche lazos. Sin embargo, las teleconferencias se están convirtiendo sin duda en el futuro de la nueva era del trabajo en remoto. Aportan libertad, ya que puedes estar donde quieras y seguir asistiendo a una reunión.

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