Guida alle teleconferenze per principianti

Secondo alcune ricerche, un lavoratore medio trascorre almeno tre ore a settimana in riunione, e il 30% degli intervistati dichiara che si superano persino le cinque ore. Nulla di nuovo. Ciò che è cambiato, invece, è il luogo in cui queste riunioni si svolgono.

La maggior parte delle riunioni d'ufficio e delle trattative commerciali si svolge ormai online. La teleconferenza è una delle opzioni disponibili. Moltissime aziende e dipendenti apprezzano i vantaggi delle conferenze virtuali, soprattutto da quando le piattaforme di chiamata hanno reso l'organizzazione delle teleconferenze più semplice che mai.

Cos'è una teleconferenza?

Una teleconferenza è una riunione audio o video in diretta tra due o più partecipanti che si trovano in luoghi diversi.

Le riunioni video che consentono ai partecipanti di vedersi sono di gran lunga più popolari rispetto all'opzione solo audio. Dal 2020, l'uso quotidiano delle videoconferenze ha registrato un aumento del 535%. Questo dato è stato influenzato principalmente dalla pandemia di Covid-19, ma anche dalla crescente popolarità del lavoro da remoto.

Diamo un'occhiata più da vicino a entrambe le opzioni di teleconferenza: 

• Teleconferenza audio - una riunione virtuale solo vocale a cui i partecipanti possono unirsi componendo un numero di telefono designato per essere subito connessi. Anche se tecnicamente puoi ospitare una teleconferenza usando un normale smartphone, ci sono alcune limitazioni (ad esempio Android consente di aggiungere solo fino a 5 partecipanti). Ecco perché molte aziende si affidano a piattaforme VoIP con funzionalità di chiamata di gruppo per organizzare e gestire le proprie riunioni.

• Videoconferenza - combina audio e video per consentire ai partecipanti di vedersi. Si può partecipare alla chiamata tramite qualsiasi dispositivo con accesso a internet (cellulare o computer) semplicemente cliccando su un link. Poiché la videoconferenza richiede una connessione internet stabile e una piattaforma dedicata per ospitare le chiamate, è diventata popolare solo di recente.

Le chiamate di gruppo possono essere configurate in pochi minuti, quindi sono l'ideale per discutere di questioni urgenti. Ti basta inviare gli inviti e la tua riunione può iniziare, anche se i tuoi clienti o i membri del tuo team si trovano a migliaia di chilometri di distanza.

Quali sono i vantaggi delle teleconferenze?

Quasi il 79% dei professionisti ritiene che le riunioni virtuali siano altrettanto o più produttive di quelle di persona. Spostare le riunioni online ha aiutato tantissimo a connettere le persone che lavorano da remoto.

Grazie ai rapidi miglioramenti della velocità di internet a livello globale, oggi le aziende possono ospitare conferenze online per tutti i partecipanti necessari senza subire disconnessioni, audio scadente o ritardi.

Ecco i principali vantaggi della teleconferenza:

• Riduzione dei tempi e delle spese di viaggio - in media, le videoconferenze possono ridurre i costi di viaggio fino al 30% semplicemente eliminando gli spostamenti non necessari. Grazie alle teleconferenze, i partecipanti da tutto il mondo possono connettersi in qualsiasi momento, ovunque si trovino, e parlare senza perdere tempo in aereo o nel traffico. Le piattaforme VoIP e di videoconferenza consentono inoltre di risparmiare sui costi delle chiamate interurbane.

• Pianificazione di riunioni per il giorno stesso (o persino per l'ora successiva) - Ti basta inviare gli inviti a chi desideri che partecipi alla riunione, e questi potrà unirsi alla chiamata ovunque si trovi.

• Migliore partecipazione - la teleconferenza è particolarmente utile per rimanere in contatto con chi lavora da remoto, che può connettersi da qualsiasi luogo. Una maggiore partecipazione migliora la comunicazione e la collaborazione tra i team, garantendo inoltre che tutti siano allineati.

• Possibilità di registrare le teleconferenze - registrare e archiviare un'intera riunione è un altro enorme vantaggio della teleconferenza tramite una piattaforma VoIP o di videoconferenza. Puoi registrare l'intera sessione e poi, ad esempio, inviarla ai membri del team o ai clienti che non hanno potuto partecipare. Le videoregistrazioni aiutano tantissimo anche nella redazione di resoconti, rendendo più semplice inserire tutti i punti cruciali nel report senza dimenticare nulla.

Come configurare una teleconferenza con CloudTalk

Ora vediamo come avviare una teleconferenza con CloudTalk. È facilissimo e ci vogliono solo pochi minuti per creare una o più stanze.

Ecco la guida:

• Vai alla scheda Conferenza nel pannello di controllo del tuo account per impostare i numeri di accesso e i codici dei partecipanti. Chi partecipa può unirsi alla conferenza con il numero di accesso, ma per entrare in una stanza deve prima inserire il codice del partecipante come verifica.
  
  Per le chiamate interurbane, puoi creare un numero di telefono locale. Su CloudTalk offriamo numeri di telefono locali di oltre 140 paesi. Così, ovunque si trovino i tuoi clienti, potranno partecipare alla chiamata con facilità e a costi minimi.

• Ora devi impostare la data della conferenza, operazione che richiede solo un secondo.

• Ora puoi invitare i membri del tuo team o i tuoi clienti alla chiamata. Puoi farlo in due modi: condividendo un link alla riunione o il numero di accesso che hai creato al passaggio precedente. Ricordati di condividere con loro anche i codici per i partecipanti!

• Per avviare una chiamata di gruppo, componi il numero dedicato e inserisci il tuo codice host. Questo numero garantisce che tu sia l'unica persona a poter gestire e controllare l'intera conferenza. Inoltre, il codice host ti dà accesso a funzioni come la disattivazione dell'audio dei partecipanti, il blocco della stanza una volta entrati tutti e la registrazione della riunione.

Di cosa ho bisogno per una teleconferenza?

• Connessione internet stabile - anche se puoi usare sia il Wi-Fi che i dati mobili per pianificare ed effettuare chiamate urgenti, l'uso di una connessione LAN cablata garantirà la migliore qualità di chiamata possibile.
• Una piattaforma per teleconferenze - l'ultima cosa di cui avrai bisogno per ospitare le riunioni è un software come CloudTalk, che rende semplice pianificare i meeting sia con i membri del tuo team che con gli ospiti. 
• Computer o dispositivo mobile - vanno bene entrambi, purché tu abbia un accesso a internet stabile.
• Microfono e webcam - per un audio più nitido, ti consigliamo di usare un microfono esterno anziché quello del computer o dello smartphone.

Conclusione

Le chiamate di gruppo sono un ottimo modo per risparmiare tempo e denaro, oltre a dare una spinta alla produttività. Molto probabilmente le normali riunioni in ufficio non spariranno del tutto. Consentono al tuo team di riunirsi di persona e di stringere relazioni. Ma la teleconferenza sta sicuramente diventando il futuro della nuova era del lavoro da remoto. Ti dà libertà, perché ti permette di partecipare a una riunione ovunque tu sia.

Il fattore spazio viene eliminato. Resta solo l'orario stabilito per le chiamate pianificate.

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