Guida per Principianti alle Teleconferenze

Secondo la ricerca, il lavoratore medio trascorre almeno tre ore alla settimana in riunione, con il 30% degli intervistati che dichiara di superare le cinque ore. Non è una novità. Ciò che è cambiato, tuttavia, è il luogo esatto in cui si svolgono questi incontri.

La maggior parte delle riunioni d’ufficio e delle trattative d’affari avviene ormai online. Le teleconferenze sono una delle tante opzioni. Sono molte le aziende e i dipendenti che apprezzano i vantaggi delle conferenze virtuali, soprattutto da quando le piattaforme di chiamata hanno reso più semplice che mai l’organizzazione di teleconferenze.

Che cos’è la Teleconferenza?

Una teleconferenza è una riunione audio o video dal vivo tra due o più partecipanti che si trovano in luoghi diversi.

Le riunioni video che consentono ai partecipanti di vedersi sono molto più popolari di quelle audio. Dal 2020, le videoconferenze hanno registrato un aumento del 535% nell’uso quotidiano. Ciò è stato influenzato principalmente dalla pandemia di Covid-19, ma anche da una maggiore popolarità del lavoro a distanza.

Diamo uno sguardo più da vicino a entrambe le opzioni di teleconferenza:

• Teleconferenza audio – una riunione virtuale solo vocale a cui i partecipanti possono unirsi componendo un numero di telefono designato ed essere immediatamente collegati. Anche se tecnicamente puoi ospitare una teleconferenza utilizzando un normale smartphone, ci sono alcune limitazioni (ad esempio, Android consente di aggiungere solo fino a 5 chiamanti). Per questo motivo molte aziende si affidano a piattaforme VoIP con funzionalità di teleconferenza per organizzare e ospitare le proprie riunioni.

• Videoconferenza – combina audio e video per consentire ai partecipanti di vedersi. Possono partecipare a una chiamata attraverso qualsiasi dispositivo con accesso a Internet (mobile o desktop) semplicemente facendo clic su un link. Poiché le videoconferenze richiedono una connessione Internet stabile e una piattaforma dedicata per ospitare le chiamate, si sono diffuse solo di recente.

Le teleconferenze possono essere organizzate in pochi minuti e sono quindi ideali per discutere di questioni urgenti. Ti basta inviare gli inviti e la riunione può iniziare, anche se i tuoi clienti o i membri del tuo team si trovano a migliaia di chilometri di distanza l’uno dall’altro.

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Quali sono i Vantaggi delle Teleconferenze?

Quasi il 79% dei professionisti ritiene che le riunioni virtuali siano ugualmente o più produttive di quelle di persona. Il passaggio delle riunioni al mondo online ha contribuito enormemente a mettere in contatto le persone che lavorano a distanza.

Grazie ai rapidi miglioramenti della velocità di Internet a livello globale, le aziende possono ora ospitare delle conferenze online per il numero di partecipanti necessario senza subire problemi di disconnessioni, audio scadente o lag.

Ecco i principali vantaggi della teleconferenza:

• Riduzione dei tempi e delle spese di viaggio – in media, le videoconferenze possono ridurre i costi di viaggio fino al 30%, semplicemente eliminando gli spostamenti necessari. Grazie alle teleconferenze, i partecipanti di tutto il mondo possono collegarsi in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo e parlare senza perdere tempo in aereo o nel traffico. Le piattaforme VoIP e di videoconferenza consentono inoltre di risparmiare sui costi delle chiamate interurbane.

• Programmare le riunioni per lo stesso giorno (o anche per un’ora) – È sufficiente inviare gli inviti a tutti coloro che desiderano partecipare alla riunione e che possono partecipare alla chiamata da qualsiasi luogo si trovino.

• Migliore partecipazione – Le teleconferenze sono particolarmente utili per mantenere i contatti con i lavoratori a distanza, che possono partecipare ovunque si trovino. Una maggiore presenza migliora la comunicazione e la collaborazione tra i team, oltre a garantire che tutti siano sulla stessa pagina.

• Le teleconferenze possono essere registrate – la registrazione e l’archiviazione di un’intera riunione è un altro grande vantaggio dell’ospitare una teleconferenza attraverso una piattaforma VoIP o di videoconferenza. Puoi registrare l’intera riunione e poi, ad esempio, puoi inviare la registrazione ai membri del team o ai clienti che non hanno potuto partecipare. Le registrazioni video sono di grande aiuto anche per la stesura dei report, in quanto rendono più facile aggiungere tutti i punti cruciali al report senza dimenticare nulla.

Come Impostare una Teleconferenza con CloudTalk

Parliamo ora di come avviare una teleconferenza utilizzando CloudTalk. È facilissimo, e richiede solo pochi minuti per creare una o più stanze.

Ecco la guida:

• Accedi alla scheda Conferenza nella dashboard dell’account per impostare i numeri di chiamata e i codici dei partecipanti. I partecipanti possono accedere alla conferenza con il numero di telefono, ma per entrare in una sala devono prima inserire il codice partecipante come verifica.
  
  Per le chiamate interurbane, puoi creare un numero di telefono locale. In CloudTalk, offriamo numeri di telefono locali di oltre 140 Paesi. In questo modo, ovunque si trovino i tuoi clienti, possono partecipare alla chiamata con facilità e con costi minimi.

• Ora devi impostare la data della conferenza, operazione che richiede solo un secondo.

• Ora puoi invitare i membri del team o i clienti alla chiamata. Puoi farlo in due modi: condividendo un link alla riunione o il numero di accesso creato nel passaggio precedente. Non dimenticarti di condividere con loro anche i codici dei partecipanti!

• Per avviare una teleconferenza, componi il numero dedicato e inserisci il codice host. Questo numero assicura che tu sia l’unica persona in grado di gestire e controllare l’intera conferenza. Inoltre, il codice host ti consente di accedere a diverse funzionalità, come il silenziamento dei partecipanti, il blocco della sala una volta che tutti i partecipanti si sono uniti e la registrazione della riunione.

Di Cosa Ho Bisogno per le Teleconferenze?

• Connessione Internet stabile – sebbene sia possibile utilizzare sia il WiFi che i dati del cellulare per pianificare ed effettuare delle chiamate urgenti, l’utilizzo di una connessione LAN cablata garantirà la migliore qualità di chiamata possibile.
• Una piattaforma di teleconferenza – l’ultima cosa di cui avrai bisogno per ospitare le riunioni è un software come CloudTalk, che rende facile programmare le riunioni sia con i membri del tuo team che con gli ospiti.
• Dispositivo desktop o mobile – entrambi dovrebbero andare bene, purché si disponga di un accesso stabile a Internet.
• Microfono e webcam – per ottenere un suono più chiaro, è consigliabile utilizzare un microfono esterno piuttosto che quello del computer o dello smartphone.

Conclusioni

Le teleconferenze sono un ottimo modo per risparmiare tempo e denaro, oltre che per aumentare la produttività. È molto probabile che le riunioni regolari in ufficio non scompariranno del tutto. Permettono al personale di riunirsi di persona e di instaurare dei rapporti. Ma le teleconferenze stanno certamente diventando un futuro della nuova era remota. Offrono libertà, poiché si può essere ovunque ed essere comunque in grado di partecipare a una riunione.

Il fattore spazio viene eliminato. Rimane solo un tempo fisso delle chiamate programmate.

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