Modello di pianificazione pre-chiamata per i team di vendita outbound
Lena fissava il suo schermo, cercando di scuotere i nervi prima della sua prossima chiamata. Aveva un prodotto solido e una discreta comprensione del settore del cliente, ma ogni volta che componeva il numero, si sentiva come se stesse entrando nell’ignoto.
Un’obiezione inaspettata da parte del cliente poteva far deragliare l’intera conversazione, lasciandola a cercare una risposta. E non era sola: solo l’11% dei professionisti delle vendite si sente sicuro nelle chiamate con i clienti.*
Fu allora che scoprì la pianificazione pre-chiamata. Ricercando a fondo i prospect, anticipando le obiezioni e elaborando un approccio strutturato, le chiamate di Lena divennero più fluide, più produttive e, cosa più importante, più riuscite. Non improvvisava più; entrava preparata, sicura e pronta a trasformare le conversazioni in conversioni.
Analizziamo i passaggi che hanno aiutato Lena a trasformare il suo approccio di vendita, insieme a un modello di pianificazione pre-chiamata gratuito per guidare il tuo team verso un’attività di outreach più efficace.
Punti chiave:
- Un’accurata pianificazione pre-chiamata consente agli agenti di vendita di affrontare le conversazioni in modo più efficace, permettendo loro di gestire le obiezioni in anticipo e di allineare i prodotti alle esigenze del cliente.
- Un approccio strategico alle conversazioni può costruire fiducia rapidamente; trasmettendo che capisci i punti dolenti puoi posizionarti come un partner affidabile.
- CloudTalk può supportare il processo di pianificazione delle chiamate integrando le informazioni del cliente nel processo di chiamata e consentendo il perfezionamento della strategia basato su conversazioni passate e dati CRM.
Prepara le vendite al successo con le giuste intuizioni per convertire i lead
Cos’è la pianificazione pre-chiamata?
La pianificazione pre-chiamata è il processo di organizzazione del tuo approccio prima di una chiamata di vendita. In generale, il processo comporta la definizione di obiettivi chiari per la chiamata e quindi la ricerca del background del prospect per stabilire un piano chiaro per realizzarli. Questa preparazione pone le basi per conversazioni coinvolgenti e pertinenti, fornendo ai rappresentanti il contesto di cui hanno bisogno per allineare un’offerta alle esigenze uniche del cliente.
Per i rappresentanti come Lena, questo processo ha ridotto lo stress di gestire le obiezioni al volo e ha contribuito a stabilire connessioni significative fin dalla prima interazione. Invece di reagire alle obiezioni man mano che si presentavano, le ha affrontate proattivamente, dimostrando competenza e costruendo fiducia con i prospect.
La pianificazione pre-chiamata è spesso utilizzata come approccio per le chiamate di alto valore e non è sempre necessaria per le chiamate basate sul volume, come le cold call, dove il tempo rispetto al potenziale guadagno non giustifica la stessa preparazione.
Perché i modelli di pianificazione pre-chiamata sono essenziali per vendite efficaci
La svolta di Lena è arrivata quando ha implementato un modello di pianificazione pre-chiamata strutturato. Ecco come ha trasformato il suo approccio di vendita:
- Aumenta la fiducia: L’incertezza di un’importante chiamata di vendita può essere un vero induttore di ansia. Gli agenti di vendita ben preparati saranno in grado di affrontare le comunicazioni con molta più sicurezza, portando a conversazioni più efficaci e persuasive.
- Migliora la produttività: Focalizzare il tempo sui prospect di alto valore con una pianificazione dedicata riduce le chiamate infruttuose. Questo approccio di qualità piuttosto che quantità aumenta l’efficacia complessiva dell’attività di outreach anche se il volume delle chiamate viene sacrificato per la fase di pianificazione pre-chiamata.
- Aumenta i tassi di chiusura: La pianificazione pre-chiamata ti consente di allineare la tua offerta alle esigenze specifiche o ai punti dolenti di un potenziale cliente. Invece di cercare di connettere i punti al volo, i rappresentanti possono gestire proattivamente le obiezioni e chiudere più affari.
- Costruisce il rapporto più rapidamente: Personalizzando i tuoi sforzi di contatto prima ancora che la chiamata venga effettuata, ai prospect viene immediatamente mostrato che ti impegni a capire la loro attività. Questo favorisce la fiducia e stabilisce una relazione positiva fin da subito.
- Riduce le incertezze: Avere risposte preparate per le probabili obiezioni elimina le sorprese durante la chiamata. Supponiamo che la tua soluzione abbia solo 8 delle 10 funzionalità che il cliente sta cercando. La pianificazione pre-chiamata consente ai rappresentanti di avere un approccio predeterminato per spiegare perché le 2 funzionalità mancanti non sono necessarie.
- Migliora la professionalità: Un piano pre-chiamata strutturato mostra che la tua attività adotta un approccio professionale all’outreach e ti distingue dalla concorrenza che potrebbe effettuare cold call con meno ricerca o contesto.
Senza un modello di pianificazione pre-chiamata, i rappresentanti entrano nelle chiamate senza processi strutturati per affrontare domande difficili. Ciò significa che possono finire con un’apertura generalizzata che è improbabile che generi interesse, affrontare momenti imbarazzanti che evidenziano una mancanza di ricerca e perdere opportunità di sfruttare le informazioni acquisite in precedenza con il cliente.
Anche informazioni come «non siamo interessati a causa di X» sono cruciali, e non adattare la chiamata per affrontare questa interazione storica sembra sciatto. Gli script e i modelli di vendita guidano i rappresentanti attraverso i passaggi chiave per garantire che ogni chiamata sia focalizzata, pertinente e d’impatto.
Suggerimento pro
Elementi chiave di un piano di vendita pre-chiamata di successo
Le chiamate di vendita di successo non avvengono per caso: sono il risultato di un’attenta preparazione. Lena l’ha imparato a sue spese, rendendosi conto che l’improvvisazione portava a pause imbarazzanti e opportunità mancate. Seguendo un approccio strutturato alla pianificazione pre-chiamata, è stata in grado di anticipare le obiezioni, costruire un rapporto più rapidamente e posizionare il suo prodotto in modo più efficace.
Ecco come ha fatto, suddiviso in sei passaggi essenziali:
Ricerca del prospect
Il primo passo fondamentale della pianificazione pre-chiamata è comprendere i fattori chiave di differenziazione che sono unici per il cliente e la sua attività.
Inizia esaminando il sito web dell’azienda e i social media, come la pagina LinkedIn del cliente. Comprendere il loro background professionale e il ruolo all’interno dell’organizzazione può aiutarti a capire le sfide che probabilmente dovranno affrontare.
Nel frattempo, comprendere la loro attività può offrire insight sulla loro missione e sui loro valori, consentendo ai rappresentanti di allineare la tua offerta al raggiungimento degli obiettivi strategici chiave. Ciò significa che puoi posizionare i prodotti in base al valore tangibile che aggiungono.
Puoi portare questo approccio un passo avanti rimanendo aggiornato sugli sviluppi recenti dell’azienda, inclusi lanci di prodotti, partnership o espansioni. Questi insight possono fornire il quadro per un’apertura di conversazione personalizzata che mostri immediatamente al cliente che li capisci e comprendi il loro lavoro.
Non è necessario limitare questa ricerca all’orbita immediata del prospect. Pensa fuori dagli schemi esaminando aree come le tendenze di ricerca, i cambiamenti normativi e altri fattori che probabilmente influenzeranno le loro operazioni.
Supponiamo che tu offra una piattaforma di gestione dei dati e che il tuo pubblico abbia appena scoperto che nuove normative richiederanno loro di raccogliere nuovi dati da terze parti. Potresti quindi evidenziare come la tua piattaforma affronta queste preoccupazioni.
Infine, non dimenticare di sfruttare la tua esperienza precedente con il prospect. Strumenti moderni come la registrazione delle chiamate automatica possono essere utilizzati per ascoltare le conversazioni di vendita passate, permettendoti di annotare temi ricorrenti, obiezioni o punti dolenti su cui concentrarsi e affrontare durante il prossimo ciclo di comunicazioni.
Stabilisci obiettivi chiari per la chiamata
Con il cliente ampiamente ricercato, è il momento di delineare gli obiettivi specifici della chiamata per mantenere la conversazione focalizzata e mirata.
Inizia con il risultato desiderato della chiamata. I risultati comuni saranno solitamente obiettivi come la prenotazione di una demo o la pianificazione di una riunione formale.
Obiettivi secondari come saperne di più sul processo decisionale o identificare altri stakeholder chiave sono altrettanto importanti perché ti consentono di ottenere informazioni che potrebbero essere preziose in futuro. Ad esempio, se stai vendendo a un responsabile HR, ma stai per lanciare soluzioni per il team dati, allora scoprire chi ha potere d’acquisto nella Business Intelligence è una grande vittoria.
Con gli obiettivi primari e secondari stabiliti, è una buona idea segmentare il tuo piano per la conversazione per assicurarti di aver coperto tutti i punti chiave. Tuttavia, ricorda che questo dovrebbe servire solo come guida, poiché i rappresentanti non dovrebbero mai sacrificare conversazioni significative per «spuntare» un obiettivo secondario.
Crea un’apertura personalizzata
Quasi tutto è personalizzato oggigiorno, quindi le aperture generiche possono immediatamente scoraggiare i prospect.
Usa le informazioni raccolte nella tua fase di ricerca per sviluppare rompighiaccio o dichiarazioni introduttive che risuonino con gli interessi commerciali dei prospect. Ad esempio, potresti fare riferimento a ricerche di settore che hanno condiviso o congratularli per un traguardo professionale.
Questo dovrebbe aprire la strada al tuo team per articolare chiaramente la proposta di valore del tuo prodotto o servizio; questo può essere rafforzato con social proof per facilitare la transizione tra l’apertura e l’inizio della presentazione stessa.
Prepara domande di scoperta
Proprio come la tua ricerca dovrebbe guidare la creazione di un’apertura personalizzata, i tuoi obiettivi primari e secondari dovrebbero gettare le basi per le domande di scoperta.
Porre le domande giuste ti aiuta a capire le esigenze del prospect e a posizionare la tua offerta come la soluzione migliore.
Il tuo piano pre-chiamata dovrebbe delineare i tipi di domande da porre, orientandosi verso domande aperte che incoraggiano il prospect a condividere le proprie sfide e obiettivi.
Queste possono essere semplici come: “Puoi descrivere la sfida più grande che il tuo team sta attualmente affrontando? Oppure, “Quali sono le tue principali priorità per questo trimestre?”. Entrambe queste domande spostano l’onere sul prospect per rivelare informazioni chiave che possono aiutare a personalizzare il resto della chiamata.
Puoi quindi avere domande di follow-up pre-preparate, come cosa stanno facendo per affrontare un problema descritto e quanto bene sta funzionando la soluzione attuale. Questo apre la porta a conversazioni bidirezionali fluide, consentendo ai rappresentanti di bilanciare la necessità di informazioni con le proprie intuizioni o esempi derivanti dal lavoro con altri clienti.
Tuttavia, raggiungere un equilibrio conversazionale può essere difficile senza un piano chiaro, risultando in conversazioni unilaterali.
La moderna Sentiment Analysis può aiutare a identificare e risolvere questo problema, con metriche come il Talk/Listen Ratio che consentono ai manager del call center di vedere l’equilibrio delle chiamate in corso e storiche. Può anche mostrarti il sentiment dei clienti durante le chiamate, segnalando eventuali domande di scoperta che stanno suscitando risposte negative.
Affronta le obiezioni in modo proattivo
Come abbiamo menzionato, anticipare e prepararsi a potenziali obiezioni è uno dei vantaggi più importanti della pianificazione pre-chiamata. La capacità dei rappresentanti di rispondere con sicurezza e mantenere la conversazione in pista può fare la differenza tra una demo prenotata e un «spiacente, non sono interessato».
Inizia usando la tua ricerca per identificare le obiezioni più probabili. Queste potrebbero essere preoccupazioni sui vincoli di budget, problemi di tempistica o la percepita mancanza di necessità dei tuoi servizi da parte del prospect.
Puoi quindi integrare tecniche di riformulazione nella tua strategia. Ad esempio, se il cliente ha preoccupazioni riguardo al tempo di implementazione, i tuoi rappresentanti potrebbero evidenziare il tempo cumulativo risparmiato che la tua soluzione fornisce a lungo termine.
Puoi anche integrare queste tecniche di gestione delle obiezioni nel flusso di lavoro effettivo utilizzato per effettuare la chiamata. Gli script di chiamata di CloudTalk ti consentono di impostare risposte standardizzate alle obiezioni comuni all’interno della schermata di chiamata. Queste possono quindi essere personalizzate dai rappresentanti al volo in base ai diversi contesti conversazionali.
Utilizza i dati CRM in modo efficace
Utilizzare i dati contenuti nella tua piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) è fondamentale per ottenere una comprensione completa della storia della tua attività con il prospect.
I sistemi CRM dovrebbero agire come un’unica fonte di verità per le informazioni del cliente, permettendoti di rivedere le interazioni passate, i livelli di coinvolgimento e i sentimenti durante la pianificazione.
Questi dati dovrebbero essere utilizzati per supportare la fase di ricerca. Ad esempio, invece di dover parlare con l’ultima persona che ha interagito con il prospect, le note di chiamata conservate nel tuo CRM possono essere utilizzate per capire come sono state le interazioni storiche.
Il tuo CRM dovrebbe anche essere in grado di mostrare la cronologia degli acquisti precedenti, le e-mail o gli incontri per comprendere il percorso del prospect e garantire che le informazioni non necessarie non vengano ripetute.
Tuttavia, non dovresti utilizzare i dati del tuo sistema CRM solo nella fase di pianificazione pre-chiamata. Le moderne soluzioni di chiamata consentono anche che i dati CRM siano visibili durante le chiamate. Ad esempio, le integrazioni di CloudTalk consentono una sincronizzazione perfetta con i CRM leader come Salesforce e Hubspot.
Ciò consente ai rappresentanti di vedere i dati CRM chiave o persino la struttura del tuo piano pre-chiamata, all’interno della finestra di chiamata. Questa integrazione registra automaticamente anche le note di chiamata nel tuo sistema CRM, riducendo al minimo l’amministrazione e facilitando la pianificazione pre-chiamata in futuro.
Modello di pianificazione pre-chiamata
Proprio come Lena, il tuo team può migliorare le sue chiamate con una checklist strutturata. Usa questo framework per guidare il tuo processo pre-chiamata:
Rendi ogni chiamata una vittoria personale
Il 70% degli agenti di vendita indica la gestione delle obiezioni come la sfida più grande quando effettuano chiamate ai clienti.* Ma con i metodi di pianificazione pre-chiamata e gli strumenti giusti per supportarli, il tuo team può acquisire fiducia e aumentare le conversioni.
Se sei come Lena, ti renderai conto che la pianificazione pre-chiamata non riguarda solo il completamento di una lista di cose da fare, ma la creazione di un’esperienza di vendita fluida in cui ogni chiamata ha uno scopo e una direzione. Affinando la sua attività di outreach con ricerche strategiche, obiettivi chiari e domande di scoperta ponderate, Lena ha trasformato l’incertezza in opportunità. Ogni rifiuto è diventato un’esperienza di apprendimento, ogni chiamata un passo più vicino alla chiusura dell’affare.
Inoltre, il potente dialer di CloudTalk si integra con il tuo CRM per fornire ai rappresentanti maggiori informazioni sui clienti durante le chiamate. Nel frattempo, la registrazione delle chiamate e gli Analytics avanzati ti consentono di vedere come il tuo piano pre-chiamata sta funzionando in azione.
Prepara le vendite al successo con le giuste intuizioni per convertire i lead
*Fonti:
- Salesroom, Lo stato delle vendite, 2024
Domande frequenti
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