Modello di pianificazione pre-chiamata per i team di vendita outbound

Lena fissava lo schermo, cercando di scacciare l’ansia prima della chiamata successiva. Aveva un ottimo prodotto e una buona conoscenza del settore del cliente, ma ogni volta che componeva il numero si sentiva come se stesse facendo un salto nel buio.

Un’obiezione imprevista da parte del cliente poteva far naufragare l’intera conversazione, lasciandola a corto di risposte. E non era l’unica: solo l’11% dei professionisti delle vendite si sente sicuro durante le chiamate con i clienti.*

È stato allora che ha scoperto la pianificazione pre-chiamata. Facendo ricerche approfondite sui prospect, anticipando le obiezioni e definendo un approccio strutturato, le chiamate di Lena sono diventate più fluide, produttive e, soprattutto, efficaci. Non è andata più alla cieca; ha iniziato a presentarsi preparata, sicura di sé e pronta a trasformare le conversazioni in conversioni.

Scopriamo insieme i passaggi che hanno aiutato Lena a trasformare il suo approccio alle vendite, insieme a un modello gratuito di pianificazione pre-chiamata per guidare il tuo team verso un contatto più efficace.

Punti chiave: 

• Una pianificazione pre-chiamata approfondita permette ai venditori di gestire le conversazioni in modo più efficace, affrontando in anticipo le obiezioni e allineando i prodotti alle esigenze dei clienti.
• Un approccio strategico alle conversazioni può creare fiducia rapidamente; dimostrando di comprendere i punti di dolore, ti posizionerai come un partner affidabile.
• CloudTalk può supportare il processo di pianificazione delle chiamate integrando le informazioni sui clienti e consentendo di perfezionare la strategia in base alle conversazioni passate e ai dati CRM.

Cos’è la pianificazione pre-chiamata?

La pianificazione pre-chiamata è il processo di preparazione del tuo approccio prima di una chiamata di vendita. In generale, consiste nello stabilire obiettivi chiari per la telefonata e nel fare ricerche sul background del prospect per definire un piano d’azione preciso. Questa preparazione getta le basi per conversazioni interessanti e pertinenti, offrendo ai venditori il contesto necessario per allineare l’offerta alle esigenze specifiche del cliente.

Per i venditori come Lena, questo processo ha ridotto lo stress di dover gestire le obiezioni sul momento e ha aiutato a stabilire relazioni significative fin dal primo contatto. Invece di limitarsi a reagire alle obiezioni, Lena ha iniziato ad affrontarle in modo proattivo, dimostrando competenza e costruendo un rapporto di fiducia con i prospect.

La pianificazione pre-chiamata viene spesso utilizzata per le telefonate ad alto valore e non è sempre necessaria per le chiamate di massa, come le cold call, dove il rapporto tra tempo speso e potenziale ritorno non giustifica lo stesso livello di preparazione. 

Perché i modelli di pianificazione pre-chiamata sono essenziali per vendere di più

La svolta per Lena è arrivata quando ha iniziato a utilizzare un modello strutturato di pianificazione pre-chiamata. Ecco come ha trasformato il suo modo di vendere:

• Aumenta la sicurezza: l’incertezza di una chiamata di vendita importante può generare molta ansia. I venditori ben preparati affrontano i contatti con molta più tranquillità, dando vita a conversazioni più efficaci e persuasive.
• Migliora la produttività: concentrare il tempo sui prospect ad alto valore con una pianificazione dedicata riduce le chiamate a vuoto. Questo approccio basato sulla qualità rispetto alla quantità aumenta l’efficacia complessiva dei contatti, anche se si sacrifica un po’ di volume di chiamate a favore della pianificazione.
• Aumenta i tassi di chiusura: la pianificazione pre-chiamata ti consente di allineare la tua offerta alle esigenze specifiche o ai punti di dolore di un potenziale cliente. Invece di improvvisare, i venditori possono gestire le obiezioni in modo proattivo e chiudere più trattative.
• Crea un legame più rapidamente: personalizzando il tuo approccio ancora prima di telefonare, mostri subito al prospect che ti impegni a capire la sua attività. Questo genera fiducia e stabilisce fin da subito un rapporto positivo.
• Riduce le incertezze: avere risposte pronte per le obiezioni più probabili evita sorprese durante la chiamata. Se la tua soluzione ha solo 8 delle 10 funzionalità cercate dal cliente, la pianificazione consente di spiegare in modo chiaro e predefinito perché le 2 mancanti non sono necessarie.
• Migliora la professionalità: un piano pre-chiamata strutturato dimostra che la tua azienda adotta un approccio professionale e ti distingue dai concorrenti che fanno cold call con meno ricerca o contesto.

Senza un modello di pianificazione pre-chiamata, i venditori affrontano le telefonate senza processi strutturati per gestire le domande difficili. Di conseguenza, rischiano di usare un’apertura generica che difficilmente susciterà interesse, di vivere momenti imbarazzanti che evidenziano una mancanza di ricerca e di perdere l’opportunità di sfruttare informazioni già raccolte in precedenza sul cliente.  

Anche un feedback come «non siamo interessati a causa di X» è fondamentale: non adattare la chiamata tenendo conto di questo precedente storico fa apparire il tuo approccio approssimativo. Gli script e i modelli di vendita guidano i commerciali nei passaggi chiave per garantire che ogni chiamata sia mirata, pertinente e d’impatto. 

Elementi chiave di un piano di vendita pre-chiamata di successo

Le chiamate di vendita di successo non avvengono per caso: sono il risultato di un’attenta preparazione. Lena l’ha imparato a sue spese, rendendosi conto che improvvisare portava a silenzi imbarazzanti e occasioni mancate. Seguendo un approccio strutturato alla pianificazione, è riuscita ad anticipare le obiezioni, a creare sintonia più velocemente e a posizionare il suo prodotto in modo più efficace. 

Ecco come ha fatto, in sei passaggi essenziali:

Fai ricerche sul prospect

Il primo passo fondamentale della pianificazione pre-chiamata consiste nel comprendere i fattori di differenziazione unici del cliente e della sua azienda.

Inizia esaminando il sito web aziendale e i canali social, come la pagina LinkedIn del cliente. Comprendere il suo background professionale e il suo ruolo all’interno dell’organizzazione ti aiuterà a capire le sfide che si trova ad affrontare.

Allo stesso tempo, capire come funziona la sua attività offre spunti sulla sua missione e sui suoi valori, permettendoti di allineare la tua offerta al raggiungimento dei suoi obiettivi strategici chiave. In questo modo potrai posizionare i tuoi prodotti in base al valore concreto che apportano.

Puoi fare un ulteriore passo avanti tenendoti aggiornato sugli sviluppi recenti dell’azienda, inclusi lanci di prodotti, partnership o espansioni. Questi dettagli possono fornire lo spunto per un’apertura personalizzata che mostri subito al cliente che conosci lui e il suo lavoro.

Non c’è bisogno di limitare questa ricerca alla cerchia immediata del prospect. Pensa fuori dagli schemi analizzando ambiti come i trend di mercato, le modifiche normative e altri fattori che potrebbero influire sulle sue attività.

Se ad esempio offri una piattaforma di gestione dati e il tuo pubblico ha appena scoperto che le nuove normative richiederanno di raccogliere nuovi dati da terze parti, potrai evidenziare come la tua piattaforma risponda esattamente a questa esigenza.

Infine, non dimenticare di sfruttare l’esperienza precedente con il prospect. Strumenti moderni come la registrazione automatica delle chiamate possono essere utilizzati per riascoltare le vecchie conversazioni di vendita, permettendoti di annotare temi ricorrenti, obiezioni o punti di dolore su cui concentrarti durante il prossimo contatto.

Stabilisci obiettivi chiari per la chiamata

Dopo aver fatto ricerche approfondite sul cliente, è il momento di definire gli obiettivi specifici della chiamata per mantenere la conversazione mirata e produttiva.

Inizia dal risultato finale desiderato. Di solito si tratta di obiettivi come prenotare una demo o fissare una riunione formale.

Anche gli obiettivi secondari, come capire meglio il processo decisionale o individuare altri stakeholder chiave, sono altrettanto importanti perché ti consentono di ottenere informazioni utili per il futuro. Ad esempio, se ti rivolgi a un responsabile delle risorse umane ma stai per lanciare soluzioni per il team dati, scoprire chi ha il potere d’acquisto nella Business Intelligence è una grande vittoria.

Una volta definiti gli obiettivi primari e secondari, conviene segmentare la scaletta della conversazione per assicurarsi di toccare tutti i punti chiave. Ricorda però che questo deve servire solo da guida: non bisogna mai sacrificare una conversazione spontanea solo per «spuntare» un obiettivo secondario.

Crea un’apertura su misura

Oggi quasi tutto è personalizzato, quindi le aperture generiche rischiano di allontanare subito i prospect.

Usa le informazioni raccolte nella fase di ricerca per sviluppare frasi rompighiaccio o presentazioni in linea con gli interessi commerciali del prospect. Ad esempio, potresti fare riferimento a una ricerca di settore che ha condiviso o congratularti per un traguardo professionale raggiunto.

Questo aprirà la strada al tuo team per presentare chiaramente la proposta di valore del tuo prodotto o servizio, magari supportata da prove sociali per rendere più fluida la transizione verso il pitch vero e proprio.

Prepara le domande di discovery

Proprio come la ricerca guida la creazione di un’apertura personalizzata, i tuoi obiettivi primari e secondari devono gettare le basi per le domande di discovery.

Porre le domande giuste ti aiuta a capire le esigenze del prospect e a posizionare la tua offerta come la soluzione ideale.

Il tuo piano pre-chiamata dovrebbe delineare i tipi di domande da porre, preferendo quelle aperte che incoraggiano il prospect a condividere sfide e obiettivi. 

Possono essere semplici come: «Qual è la sfida più grande che il tuo team sta affrontando in questo momento?» o «Quali sono le tue priorità principali per questo trimestre?». Entrambe queste domande spingono il prospect a rivelare dettagli cruciali per personalizzare il resto della chiamata.

Puoi poi preparare delle domande di approfondimento, ad esempio chiedendo cosa stanno facendo per risolvere il problema descritto e se la soluzione attuale sta funzionando bene. In questo modo si avvia un dialogo bidirezionale e naturale, in cui i venditori possono bilanciare la raccolta di informazioni con i propri consigli o esempi derivanti dal lavoro con altri clienti.

Tuttavia, senza un piano chiaro può essere difficile ottenere questo equilibrio, con il rischio di trasformare la telefonata in un monologo. 

La moderna sentiment analysis può aiutare a individuare e risolvere questo problema, grazie a metriche come il rapporto parlato/ascolto che permettono ai manager del call center di monitorare l’equilibrio delle chiamate in corso e passate. Può anche mostrarti lo stato d’animo dei clienti, segnalando eventuali domande di discovery che suscitano reazioni negative.

Gestisci le obiezioni in modo proattivo

Come abbiamo già detto, anticipare e prepararsi alle potenziali obiezioni è uno dei vantaggi principali della pianificazione pre-chiamata. La capacità dei venditori di rispondere con sicurezza e mantenere la conversazione sui binari giusti può fare la differenza tra una demo prenotata e un «no grazie, non mi interessa».

Inizia usando le tue ricerche per individuare le obiezioni più probabili. Potrebbe trattarsi di dubbi sul budget, problemi di tempistica o la percezione di non aver bisogno dei tuoi servizi.

Puoi quindi inserire tecniche di reframing nella tua strategia. Ad esempio, se il cliente teme che i tempi di implementazione siano troppo lunghi, i tuoi venditori potrebbero evidenziare il risparmio di tempo complessivo che la tua soluzione garantirà nel lungo termine.

Puoi integrare queste tecniche di gestione delle obiezioni direttamente nel flusso di lavoro della chiamata. Gli script di chiamata di CloudTalk ti consentono di impostare risposte standardizzate alle obiezioni più comuni direttamente sulla schermata di chiamata. I venditori potranno poi personalizzarle al volo in base al contesto della conversazione.

Sfrutta i dati del CRM in modo efficace

Utilizzare i dati presenti nella piattaforma di customer relationship management (CRM) è fondamentale per avere un quadro completo dello storico della tua azienda con il prospect.

I sistemi CRM devono fungere da unica fonte di verità per le informazioni sui clienti, consentendoti di verificare le interazioni passate, il livello di coinvolgimento e lo storico delle conversazioni durante la pianificazione.

Questi dati devono supportare la fase di ricerca. Ad esempio, invece di dover parlare con l’ultimo collega che ha contattato il prospect, puoi usare le note di chiamata nel CRM per capire come sono andate le interazioni precedenti.

Il tuo CRM dovrebbe anche mostrare la cronologia degli acquisti precedenti, le e-mail o le riunioni per comprendere il percorso del prospect ed evitare di ripetere informazioni inutili.

I dati del CRM non servono solo nella fase di pianificazione pre-chiamata. Le moderne soluzioni telefoniche consentono di visualizzare i dati del CRM anche durante le telefonate. Ad esempio, le integrazioni di CloudTalk permettono una sincronizzazione perfetta con i principali CRM come Salesforce e Hubspot.

Ciò consente ai venditori di vedere i dati chiave del CRM o la struttura del piano pre-chiamata direttamente nella finestra di chiamata. Questa integrazione registra anche in automatico le note nel CRM, riducendo al minimo il lavoro amministrativo e semplificando la pianificazione in futuro.

Modello di pianificazione pre-chiamata 

Proprio come Lena, anche il tuo team può migliorare le proprie chiamate con una checklist strutturata. Usa questo schema per guidare il tuo processo pre-chiamata:

Rendi ogni chiamata un successo personale 

Il 70% dei venditori indica la gestione delle obiezioni come la sfida principale durante le chiamate con i clienti.*  Ma con i giusti metodi di pianificazione pre-chiamata e gli strumenti adatti, il tuo team può acquisire sicurezza e aumentare le conversioni. 

Se ti rispecchi in Lena, capirai che la pianificazione pre-chiamata non serve solo a spuntare delle caselle, ma a creare un’esperienza di vendita fluida in cui ogni telefonata ha uno scopo e una direzione ben precisi. Affinando i suoi contatti grazie a ricerche strategiche, obiettivi chiari e domande di discovery mirate, Lena ha trasformato l’incertezza in opportunità. Ogni rifiuto è diventato un’occasione per imparare, ogni chiamata un passo in più verso la chiusura della trattativa.

Inoltre, il potente dialer di CloudTalk si integra con il tuo CRM per offrire ai venditori maggiori informazioni sui clienti durante le telefonate. Nel frattempo, la registrazione delle chiamate e gli strumenti di analytics avanzati ti permettono di vedere l’efficacia del tuo piano d’azione sul campo.

*Fonti:

• Salesroom, The State of Sales, 2024