Modello di preparazione della chiamata per
i team di vendita

Sapevi che occorrono in media 18 chiamate per connettersi con un cliente? Non c’è perciò tempo da perdere, e se ti prepari bene, puoi sfruttare al massimo il tempo che ti occorre. Se continui a leggere ti spiegheremo come fare per preparare la chiamata e renderla il più efficiente possibile.

Da molto tempo le chiamate telefoniche sono considerate come il mezzo migliore di cui può disporre la forza vendita. In realtà, la chiamata rappresenta solo la metà dell’intero processo di vendita. L’altra metà riguarda la parte che precede la chiamata.

Non c’è dubbio che la pianificazione è importante per qualsiasi attività. Di fatto, molte aziende lamentano di aver perso almeno il 10% delle loro vendite annuali a causa di opportunità di vendita dove non era stata effettuata una corretta pianificazione.

La pianificazione della chiamata telefonica rientra in questa categoria. In pratica, se i tuoi venditori non fanno bene… i compiti a casa, potrebbero perdere facilmente occasioni di vendita, Fortunatamente, si può facilmente rimediare con un modello per la preparazione della chiamata di vendita, come ha detto Jared Williams, direttore marketing in Essay Tigers.

Che cosa è, fondamentalmente, la preparazione della chiamata?

In poche parole, è il processo di ricerca delle informazioni che servono per preparare una chiamata di vendita. Potrebbe essere poco importante, in realtà è il vero nucleo di una strategia di vendita. Come mai?

I giorni dove i venditori chiamavano un numero di telefono a caso sperando per il meglio sono passati da tempo. Ora per chiudere una trattativa è necessario qualificare bene l’opportunità di vendita, effettuare ricerche e prepararsi.

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I vantaggi della pianificazione della chiamata

Se i tuoi venditori pianificano bene la chiamata, possono gestire meglio la conversazione, anticipare gli eventuali problemi, e rispondere in modo pertinente. Ciò gli permette di essere concentrati sulla chiamata, e di parlare con il cliente conoscendo la sua situazione specifica.

La preparazione della chiamata è anche utile per gestire al meglio la conversazione riguardo alle opportunità di vendita. Parliamoci chiaro: per i tuoi venditori è già difficile riuscire ad avere una conversazione con un potenziale cliente che possa considerarsi degna di nota. Se poi sono anche poco preparati, non riusciranno neanche in questo!

Infatti, ogni volta che gli operatori parlano di qualcosa su cui non si sono preparati, perdono facilmente la capacità di comunicare con facilità e fiducia.

Invece, se lo sono non solo saranno più sicuri di sé, ma anche più flessibili. A volte, nonostante la pianificazione della chiamata, le cose non vanno come vorremmo. Comunque, se i tuoi operatori si prendono del tempo per conoscere meglio i loro interlocutori, possono adattarsi più rapidamente anche a queste situazioni e gestirle al meglio.

Che cose occorre fare, perciò, prima di una chiamata?

Le prima cosa è valutare il quadro d’insieme e qualificare l’opportunità di vendita. Non tutti le situazioni sono uguali: è meglio avere una lista più corta di contatti con un’alta probabilità di vendita, piuttosto che una lunga lista dove per ogni contatto occorrerà avere molte più argomentazioni di vendita per convincerlo ad acquistare.

Non preoccuparti troppo se non hai molte opportunità: se non sono tantissime, ma selezionate e ben qualificate, il tuo team avrà più possibilità di chiuderle.

Come chiamare le persone giuste? Per facilitare il lavoro al tuo team, dovresti creare un profilo cliente ideale, in base alle caratteristiche del tuo target di riferimento. In questo modo, sarà più facile controllare se le opportunità di vendita rientrano in questa categoria.

Ciò significa essenzialmente che prima di chiamare, gli operatori di vendita dovrebbero valutare bene i loro contatti, e ricercare informazioni più attentamente possibile.

Questo li aiuterà a stabilire se i potenziali interlocutori sono effettivamente interessati ai prodotti o servizi che stanno offrendo e intendono acquistarli. Può anche essere utile a personalizzare le argomentazioni di vendita rispetto alla specifica opportunità. Per darti un’idea:

• Il 19% di chi acquista, quando decide di comperare, desidera parlare con un venditore per conoscere le caratteristiche del prodotto.
• Il 60% desidera l’aiuto delle vendite nella successiva fase, cioè dopo aver considerato le opzioni, e avere fatto la propria lista d’interesse.
• Il 20%, d’altra parte, vuole parlare durante la fase decisionale, una volta che hanno scelto quale prodotto acquistare.

Quando si pongono le domande giuste e si dimostra come il tuo prodotto o servizio può portare vantaggi che il cliente capisce, i tuoi operatori avranno più possibilità di chiudere la trattativa.

Preparazione della chiamata: Dove cercare le informazioni?

I motori di ricerca e i profili LinkedInpossono essere molto utili per la pianificazione delle chiamate di vendita, perché possono aiutare a conoscere l’azienda, il ruolo della persona che si desidera chiamare, e altri importanti dettagli. Per entrare meglio in sintonia con gli interlocutori, gli operatori potrebbero anche cercare elementi che hanno in comune con loro.

Nauralmente, qualsiasi altra informazione – a parte ciò che si è trovato con una facile ricerca in rete – sarà molto utile, perché il fine ultimo della preparazione alla chiamata di vendita è proprio di essere bene informati sulla chiamata stessa. Non pensare di ottenere le informazioni direttamente dal cliente quando lo chiami.

Prenditi il tempo che serve per fare ricerche sull’azienda e sulla persona che chiamerai. Se avrai a disposizione queste informazioni, sarà molto più facile pianificare la tua chiamata di vendita.

Qali elementi considerare quando si pianifica una chiamata commerciale?

1 L’obiettivo della chiamata

Prima di chiamare, gli operatori dovrebbero avere ben chiaro in mente il loro obiettivo. Questo dipende dalla fase del processo di vendita in cui si trova il tuo interlocutore. Qualsiasi sia il vero obiettivo, i venditori che lo identificano in anticipo avranno le maggiori probabilità di raggiungerlo. Fai in modo che il tuo team tenga conto di quanto segue:

• Quali informazioni specifiche mi servono per questa chiamata?
• Quali informazioni voglio dare al mio interlocutore con questa chiamata?
• Quale risultato vorrei ottenere con la chiamata?
• Quali altri passaggi (se ce ne sono) sarebbe utile fare dopo questa chiamata?

2 L’apertura della chiamata

Sai che il tuo operatore ha solo qualche secondo per attirare l’attenzione dell’interlocutore all’inizio della conversazione? Se non fa subito un’ottima impressione, ha già perso in partenza. Un’apertura come si deve permette di continuare la chiamata nel modo giusto.

Ed è proprio qui che entra in scena l’importanza della preparazione alla chiamata: permette di avere gli argomenti giusti per spiegare il motivo della telefonata, e crea istantaneamente facilità di rapporto con l’interlocutore.

Occorre fare attenzione alle frasi che si pronunciano inizialmente; ad esempio dire “La prendo in un brutto momento?” diminuisce del 40% la possibilità di organizzare un appuntamento, mentre la frase ” Come sta?” la aumenta di 3,4 volte.

3 Le “giuste” domande

Le ricerche mostrano chiare relazioni tra il numero di domande fatte da un venditore e la possibilità di avere successo nella vendita. Porre le domande giuste può aiutare i tuoi operatori di vendita a mostrare un genuino interesse per l’interlocutore, e fargli capire che la tua offerta stata pensata per lui con la massima attenzione.

Il modo migliore per gestire questa parte della pianificazione pre-chiamata è quello di avere una lista di domande aperte che gli operatori possono utilizzare durante la chiamata stessa.

Per loro è una grande occasione per saperne di più su problemi specifici del business di cui si occupano, e capire come il prodotto o servizio che offrono può risolverli. Infatti, più della metà delle interviste ai potenziali clienti evidenziano come essi desiderino capire come funziona il prodotto si dalla prima chiamata.

4 L’analisi della concorrenza

Questo è un altro punto importante per il quale è necessario eseguire scrupolose ricerche. Stimola i tuoi addetti alle vendite ad analizzare la concorrenza per trovarne i punti di forza e di debolezza. Mostrando conoscenza del mercato e della concorrenza, gli operatori di vendita acquistano sicurezza sui prodotti che devono vendere.

5 Le obiezioni più frequenti

Ogni interazione di vendita porta sempre con sè obiezioni. Anche se queste obiezioni differiscono a seconda delle diverse opportunità di vendita, ci sono alcuni elementi comuni sui quali i tuoi venditori possono prepararsi in anticipo.

Si può organizzare una sessione di brainstorming con tutto il team di vendita per sapere quali sono le obiezioni più frequenti e trovare insieme le possibili soluzioni.

Alcuni importanti consigli per la pianificazione della chiamata

1. Crea il modello di pianificazione chiamata specifico per il tuo team

Come abbiamo visto, ci sono alcuni fattori che è necessario considerare prima di ogni chiamata. Per facilitare il lavoro del team di vendita, è possibile creare un modello di pianificazione della chiamata dedicato, per guidare l’intero processo di ricerca e pianificazione. Eccone qui di seguito una lista di controllo da utilizzare come riferimento:

2. Non prepararti più del dovuto

E ‘importante considerare, tuttavia, che non si rispetta lo script al 100%. non è necessariamente una cosa negativa. Con la pianificazione della chiamata, gli operatori dovrebbero già avere abbastanza informazioni per una conversazione efficiente. Questo ci porta al prossimo punto:

Non è necessario pianificare ogni singola parola. Non crediamo ti interessi che i tuoi operatori sembrino dei robot che si fanno prendere dal panico quando la conversazione non va esattamente come previsto, no?

Ciò che importa è essere flessibili e pronti a rispondere quando il nostro interlocutore ci pone domande. Un’interazione vera con il cliente è sempre più importante di qualsiasi script creato in anticipo.

3. Se è possibile, stabilisci un’agenda e inviala al cliente.

Per impostare bene la conversazione, potrebbe essere utile che i tuoi operatori creino ed inviino un’agenda al potenziale cliente prima di chiamare. Creare un’agenda non dovrebbe essere troppo complicato, visto che la parte più difficile (l’effettiva pianificazione della chiamata) è già stata fatta. L’interlocutore dovrebbe apprezzare questa iniziativa, che lo prepara a sua volta alla chiamata.

4. Aspetta un po’ tra una chiamata e l’altra.

Meglio evitare di avere troppa fretta di chiamare, perché potrebbe facilmente vanificare gli sforzi fatti per la pianificazione. Assicurati che gli operatori rispettino qualche pausa tra una chiamata e l’altra.

5. Sfrutta gli strumenti di vendita

Un software di call center outbound per i team di vendita, non solo può facilitare l’invio e la ricezione delle chiamate, ma anche aiutare gli operatori a tenere le informazioni rilevanti in un unico luogo. In questo modo, l’intero processo di pianificazione della chiamata di vendita è molto più organizzato.

Strumenti comeCloudTalk, ad esempio, consentono al team di vendita di gestire tutti i contatti e le chiamate, oltre a essere utili per la chiusura delle trattative.

6. Fai le necessarie azioni dopo la chiamata

Spesso dopo la chiamata occorre intraprendere delle azioni. Ad esempio, potrebbe essere necessario inviare all’interlocutore un riassunto della chiamata, programmare un’azione di verifica, o discutere il caso con il proprio team. Accertati che il tuo team ne sia consapevole.

Sei pronto per pianificare correttamente una chiamata di vendita?

Se sei ancora dubbioso, sappi che pianificare la chiamata di vendita non è assolutamente tempo perso! Certamente cercare le informazioni richiede certe tempistiche, ma non è il caso di studiare un’azienda per ore.

Lascia che i tuoi operatori imparino come fare per pianificare una chiamata di vendita, e assicurati che trovino il metodo migliore per loro. Se hanno bisogno di essere guidati, possono dare un’occhiata alla lista di controllo che abbiamo riportato in questo articolo.

Ricorda: essere preparati e avere gli strumenti giusti è una garanzia di successo. Una corretta pianificazione della chiamata di vendita, e il software di CloudTalk possono aiutare i tuoi operatori a sfruttare al massimo ogni conversazione con i clienti.