Configurazione del flusso chiamata

Indirizzamento intelligente delle chiamate basato su criteri che dei definisci in base alla tue esigenze. Con la funzionalità di Configurazione Flusso Chiamata, puoi gestire le chiamate in entrata passo dopo passo.

Con la nostra soluzione per il call center, nessuna chiamata rimarrà senza risposta. CloudTalk ti permette di impostare il flusso di lavoro per gestire come vuoi le chiamate in arrivo nel tuo contact center. Quando imposti il flusso delle chiamate, puoi inserire passaggi come l’Interactive Voice Response (IVR), il time-router, gli orari di lavoro, i messaggio di benvenuto e molto altro ancora.

CloudTalk’s Call Flow Designer plan feature ensures that callers are attended even when agents are busy or unavailable.

Configurare il flusso delle chiamate è semplice: puoi attivarlo e modificarlo come credi con pochi clic e in qualche minuto. Con questa funzionalità avrai totale il controllo sulla chiamata in arrivo da un numero telefonico specifico.

Con Configurazione Flusso Chiamata, puoi anche creare una sequenza personalizzata di passaggi per ciascun numero di telefono secondo le tue specifiche esigenze. Quando decidi la corretta sequenza di passaggi per le chiamate in entrata, puoi scegliere tra:

• Call to agent – the call is routed to a selected agent
• Call to preferred agent – the system selects the agent assigned to a specific client
• Call to a group – the call is routed to a selected group of agents (sales, support etc.)

• Playback – personalized voice messages or music
• Voicemail – the call goes to voicemail allowing the customer to leave a message
• Redirect to external number – the system redirects the call to a designated phone number outside of your company
• Call recording – you can decide which part of the call flow should be recorded
• Fax – the call is routed to a selected fax number
• Conference – the call is routed to a conference room
• IVR – multi-level IVR menu to guide the caller through different options
• Go-To – Go-to is a new step in the Call Flow Designer,  which allows you to reuse the existing parts of the call flow. Thanks to this feature, you can reference a step in the call flow or a step in different call flow (connected to a different phone number)

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Se vuoi capire come funziona il sistema in soli 5 passaggi, guarda il nostro esempio riguardo alla funzionalità di Configurazione Flusso Chiamata:

1. Greetings. This step comforts the caller and lets them know that they have called the right number. For example: “Hello, you have reached CloudTalk…”  You can also record answers to frequently asked questions, e.g. business hours, order status or shipment status and disclaimer about call recording.
2. Preferred agent. In this step, you make sure that the client consistently interacts with the same agent, who can provide them with quick and more personalized customer support (if the client has no preferred agent assigned, this step will be skipped).
3. Ring group. In the third step, it’s good to choose a ring group to ensure that the incoming call rings to more than one agent and increase the chance that the call is answered. For example, you can create a group entitled “Tech Support”, so that your clients can speak to agents with required tech skills to handle their issue.
4. Customized message. For example, you can use customized messages to inform clients that you are unavailable – “Unfortunately, all our agents are busy at the moment. We will call you back in a few minutes.” You can also choose a message to introduce the last step, such as transfer to voicemail: “Unfortunately, all our agents are busy at the moment. Please leave a message and we will call you back.”
5. External phone number. Redirect your client to a designated phone number outside of your company (which you can choose directly in this step) and make sure that your customer support is never offline.

Impostare la funzionalità di configurazione flusso chiamata

La funzionalità di Configurazione Flusso Chiamata consente di impostare una sequenza di passaggi da seguire per ogni chiamata in entrata effettuata dal numero di telefono selezionato. L’obiettivo è evitare di perdere chiamate.

Esempio n. 1 – come prima cosa, il cliente ascolta un messaggio di benvenuto, quindi la sua chiamata squilla al gruppo di assistenza. Se nessuno del gruppo di assistenza risponde, il cliente è trasferito alla segreteria telefonica.

Esempio N. 2 (avanzato) – il cliente all’inizio ascolta un messaggio di benvenuto seguito da IVR, che lo reindirizzerà al gruppo di assistenza se ha un problema di assistenza, o al gruppo di vendita per una situazione che riguarda la vendita. Se nessun operatore è disponibile, il cliente può lasciare un messaggio vocale.

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• IVR – This popular call center feature helps with guiding the caller through different options and make sure they are always directed to the right department, agent or group of agents.
• SMS/Text Messages – This feature allows you to send personal messages or general notifications to your customers and make your contact center work much more effective. 
• Callback – Thanks to callback feature, there won’t be any unanswered phone calls in your call centre, because CloudTalk will automatically call your customers back.
• Predictive Dialer – Predictive dialer ensures that more customer calls are made in a shorter time. It is an ideal tool to get in touch with your customers.
• Smart dialer – CloudTalk will compile a list of number from any website or system and create a calling queue directly to your CloudTalk phone app.