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Anrufablauf-Designer

Anrufablauf-Designer

Intelligente Anrufweiterleitung mit vordefinierten Kriterien basierend auf Ihren Bedürfnissen und Vorlieben. Mit unserem Anrufablauf-Designer können Sie die eintreffenden Anrufe in dem Callcenter Schritt für Schritt verwalten.

Mit unserer Callcenter-Lösung bleibt kein Anruf unbeantwortet. CloudTalk erlaubt es Ihnen, Ihre eigenen Workflows für Anrufe einzurichten, die in Ihrem Kontaktcenter ankommen. Bei der Erstellung eines Anrufablaufes können Sie Schritte wie die Interactive Voice Response (IVR), Zeitweiterleitungen, Geschäftszeiten, Willkommensnachrichten und noch mehr einrichten.

Der Anrufablauf-Designer von CloudTalk stellt sicher, dass jeder Anrufer eine Antwort erhält, selbst wenn Angestellte beschäftigt oder nicht verfügbar sind.

Sie können Ihren Anrufablauf ganz einfach selbst mit nur wenigen Klicks konfigurieren und ihn in kürzester Zeit nach Belieben anpassen. Dadurch erhalten Sie die volle Kontrolle über alle Anrufe, die an eine bestimmte Telefonnummer gehen.

Mit dem Anrufablauf-Designer können Sie auch eine benutzerdefinierte Schrittabfolge für jede Telefonnummer einstellen, die mit Ihren Geschäftsbedürfnissen mitwächst. Bei der Wahl Ihrer Schrittabfolge für eintreffende Anrufe können Sie von den folgenden Optionen wählen:

  • Anruf an Angestellten – Der Anruf wird an einen ausgewählten Angestellten weitergeleitet
  • Anruf an bevorzugten Angestellten – Das System wählt den Angestellten aus, dem ein bestimmter Kunde zugeteilt ist
  • Anruf an Gruppe – Der Anruf wird an eine ausgewählte Gruppe von Angestellten weitergeleitet (Vertrieb, Support, etc.)
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  • Playback – Personalisierte Sprachnachricht oder Musik
  • Anrufbeantworter – Der Anruf geht an einen Anrufbeantworter, wo der Kunde eine Nachricht hinterlassen kann
  • An externe Nummer umleiten – Das System leitet den Anruf an eine festgelegte Telefonnummer außerhalb des Unternehmens weiter
  • Anrufaufzeichnung – Sie können wählen, welcher Teil des Anrufablaufes aufgezeichnet werden soll
  • Fax – Der Anruf wird an eine ausgewählte Faxnummer weitergeleitet
  • Konferenzen – Der Anruf wird an ein Konferenzzimmer weitergeleitet
  • IVR – Mehrstufiges IVR-Menü, das den Anrufer durch verschiedene Optionen leitet
  • Gehen zu – Dies ist ein neuer Schritt in dem Anrufablauf-Designer, mit dem Sie bestehende Teile des Anrufablaufes wiederholen können. Dank dieser Funktion können Sie auf einen Schritt in dem Anrufablauf oder einen Schritt in einem anderen Anrufablauf (der mit einer anderen Telefonnummer verbunden ist) verweisen

Testen Sie den Anrufablauf-Designer selbst aus

Dashboard illustration

Um zu sehen, wie das System funktioniert und für Ideen, sehen Sie sich bitte unser Beispiel Einrichtung des Anrufablauf-Designers in fünf Schritten an:

  1. Begrüßung. Dieser Schritt beruhigt den Anrufer und lässt ihn wissen, dass er die richtige Nummer angerufen hat Zum Beispiel: „Guten Tag, Sie haben CloudTalk erreicht…“ Sie können auch Antworten auf häufig gestellte Fragen aufnehmen, z.B. Geschäftszeiten, Bestellstatus oder Lieferstatus und Informationen über die Anrufaufzeichnung.
  2. Bevorzugter Angestellter. Dieser Schritt ist da, um sicherzustellen, dass der Kunde immer mit dem gleichen Angestellten interagiert, der ihm einen schnellen und personalisierten Kundensupport anbieten kann (Wenn dem Kunden kein bevorzugter Angestellter zugeteilt wurde, wird dieser Schritt übersprungen).
  3. Anrufgruppe. In dem dritten Schritt ist es gut eine Anrufgruppe auszuwählen, um sicherzustellen, dass der eintreffende Anruf bei mehr als einem Angestellten läutet und um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass der Anruf beantwortet wird. Beispielsweise können Sie eine Gruppe mit dem Namen „Techsupport“ erstellen, sodass Ihre Kunden mit Angestellten sprechen können, die die erforderlichen Fähigkeiten haben, um ihre Probleme zu lösen.
  4. Benutzerdefinierte Nachricht. Sie können benutzerdefinierte Nachrichten zum Beispiel verwenden, um Kunden zu informieren, dass Sie nicht verfügbar sind – „Leider sind derzeit alle Angestellten beschäftigt. Wir werden Sie in wenigen Minuten zurückrufen.“ Sie können auch eine Nachricht aufnehmen, die den letzten Schritt ankündigt, wie den Transfer oder den Anrufbeantworter: „Leider sind derzeit alle Angestellten beschäftigt. Bitte hinterlassen Sie eine Nachrichten und wir rufen Sie zurück.“
  5. Externe Telefonnummer. Leiten Sie Ihre Kunden an eine vordefinierte Telefonnummer außerhalb des Unternehmens weiter (welche Sie direkt in diesem Schritt wählen können) und stellen Sie so sicher, dass Ihr Kundensupport nie offline ist.

Einrichtung des Anrufablauf-Designers

Mit dem Anrufablauf-Designer können Sie eine Schrittabfolge einrichten, die für jeden eintreffenden Anruf an eine bestimmte Telefonnummer befolgt wird. Das Ziel ist, keine Anrufe zu verpassen.

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Beispiel #1: Zuerst hört der Anrufer eine Willkommensnachricht, dann läutet sein Anruf bei der Gruppe „Support“. Wenn in der Gruppe „Support“ niemand abhebt, wird der Anrufer aufgefordert, eine Sprachnachricht zu hinterlassen.

Beispiel #2 (fortgeschritten): Der Anrufer hört sich zuerst eine Willkommensnachricht an und kommt dann zu der IVR, welche ihn entweder an die Gruppe „Support“ weiterleitet, wenn er eine Supportanfrage hat oder an die Gruppe „Vertrieb“, wenn es eine Vetriebsangelegenheit ist. Wenn kein Angestellter verfügbar ist, kann der Anrufer eine Sprachnachricht hinterlassen.

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Diese Funktionen könnten Sie auch interessieren

  • IVR – Diese beliebte Callcenter-Funktion hilft, den Anrufer durch verschiedene Optionen zu leiten und sicherzustellen, dass er immer an die richtige Abteilungen, den richtigen Angestellten oder die richtige Gruppe von Angestellten geleitet wird.
  • SMS/Textnachrichten – Diese Funktion ermöglicht es, Ihren Kunden persönliche Nachrichten oder allgemeine Benachrichtigungen zu senden, wodurch Ihr Kontaktcenter effektiver wird.
  • Rückruf – Dank der Rückruffunktion gehören unbeantwortete Telefonanrufe in Ihrem Callcenter der Vergangenheit an, denn CloudTalk ruft Ihre Kunden automatisch zurück.
  • Predictive Dialer – Der Predictive Dialer sorgt dafür, dass mehr Kundenanrufe in kürzerer Zeit getätigt werden. Es ist ein ideales Tool, um mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten.
  • Smart Dialer – CloudTalk stellt eine Liste mit Nummern beliebiger Webseiten oder Systeme zusammen und erstellt direkt in Ihrer CloudTalk-Telefonapp eine Anrufwarteschlange.

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