Call flow designer

Intelligent samtalsdirigering med fördefinierade kriterier baserat på dina behov och preferenser. Med vår funktion Call Flow Designer kan du hantera dina inkommande samtal som kommer till callcentret steg för steg.

Med vår callcenterlösning förblir inget samtal obesvarat. Med CloudTalk kan du ställa in dina egna arbetsflöden för att hantera samtal som kommer in till ditt kontaktcenter. När du skapar ditt samtalsflöde kan du lägga in steg som interaktivt röstsvar (IVR), tidsrouter, öppettider, välkomstmeddelande och många fler

CloudTalks Call Flow Designer säkerställer att de som ringer blir betjänade även när agenterna är upptagna eller otillgängliga.

Du kan enkelt konfigurera ditt samtalsflöde själv med några få klick och ändra det som du vill på några minuter. På så sätt kan duha full kontroll över samtalet till ett visst telefonnummer.

Med Call Flow Designer kan du också ställa in en anpassad sekvens av steg individuellt för varje telefonnummer i enlighet med dina nya affärsbehov. När du väljer rätt stegsekvens för inkommande samtal kan du välja mellan följande alternativ:

• Call to agent – samtalet dirigeras till en vald agent
• Call to preferred agent– systemet väljer den agent som är tilldelad en specifik kund.
• Call to a group– samtalet dirigeras till en utvald agentgrupp (försäljning, support osv.)

• Playback – personliga röstmeddelanden eller musik
• Voicemail – samtalet går till röstbrevlådan så att kunden kan lämna ett meddelande
• Redirect to external number – systemet omdirigerar samtalet till ett utsett telefonnummer utanför ditt företag.
• Call recording – Du kan bestämma vilken del av samtalsflödet som ska spelas in
• Fax – samtalet dirigeras till ett valt faxnummer
• Conference – samtalet dirigeras till ett konferensrum
• IVR – IVR-meny med flera nivåer för att vägleda den som ringer genom olika alternativ
• Go-To – Go-to is a new step in the Call Flow Designer,  which allows you to reuse the existing parts of the call flow. Thanks to this feature, you can reference a step in the call flow or a step in different call flow (connected to a different phone number)

För att illustrera hur systemet fungerar och ge dig inspiration, vänligen se vårt exempel på hur man installerar Call Flow Designer i fem steg:

1. Hälsningar. Detta steg försäkrar den som ringer att de har ringt rätt nummer. Till exempel: ”Hej, du har kommit till CloudTalk…” Du kan också spela in svar på ofta ställda frågor, t.ex. öppettider, order- eller leveransstatus och ansvarsfriskrivning om samtalsinspelning.
2. Föredragen agent. I det här steget ser du till att kunden alltid interagerar med samma agent, som kan ge dem snabb och mer personlig kundsupport (om kunden inte har någon föredragen agent tilldelad hoppar du över det här steget).
3. Ring grupp. I det tredje steget är det bra att välja en ringgrupp för att se till att det inkommande samtalet ringer till mer än en agent och öka chansen att samtalet besvaras. Du kan till exempel skapa en grupp med namnet ”Teknisk support” så att dina kunder kan tala med agenter som har den tekniska kompetens som krävs för att hantera deras problem.
4. Anpassat samtal. Du kan till exempel använda anpassade meddelanden för att informera kunderna om att du inte är tillgänglig – ”Tyvärr är alla våra agenter upptagna just nu. Vi ringer upp dig om några minuter.” Du kan också välja ett meddelande för att inleder det sista steget, t.ex. överföring till röstbrevlåda: ”Tyvärr är alla våra agenter upptagna för tillfället. Lämna ett meddelande så ringer vi upp dig.”
5. Externt telefonnummer. Omdirigera kunden till ett särskilt telefonnummer utanför ditt företag (som du kan välja direkt i det här steget) och se till att din kundtjänst aldrig är offline.

Konfiguera call flow designer

Med Call Flow Designer kan du ställa in en sekvens av steg som ska följas för varje inkommande samtal till det valda telefonnumret. Målet är att undvika missade samtal.

#1 Exempel: Först lyssnar den som ringer på ett välkomstmeddelande, sedan ringer samtalet till gruppstödet. Om ingen från gruppstödet svarar, omdirigeras den som ringer till att lämna ett röstmeddelande.

#2 Exempel (avancerat): Den som ringer lyssnar först på ett välkomstmeddelande följt av IVR, som omdirigerar samtalet antingen till support för samtalsgruppen angående ett supportärende eller till samtalsgruppen försäljning för ett försäljningsärende. Om ingen agent är tillgänglig kan den som ringer lämna ett röstmeddelande.

Dessa funktioner kan vara intressanta för dig

• IVR – Denna populära callcenterfunktion hjälper till att guida den som ringer genom olika alternativ och ser till att de alltid hänvisas till rätt avdelning, agent eller grupp av agenter.
• SMS/Textmeddelanden – Med den här funktionen kan du skicka personliga meddelande eller allmänna notifikationer till dina kunder och på så vis effektivisera ditt kontaktcenter.
• Callback – Tack vare återuppringningsfunktionen kommer det inte att finnas några obesvarade telefonsamtal i ditt callcenter, eftersom CloudTalk automatiskt ringer tillbaka dina kunder.
• Predictive Dialer – Prediktiv uppringare säkerställer att fler kundsamtal görs på kortare tid. Det är ett idealiskt verktyg för att komma i kontakt med dina kunder.
• Smart Dialer– CloudTalk sätter ihop en lista med nummer från en webbsida eller ett system och skapar en samtalskö direkt i din CloudTalk-app.