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Call Flow Designer

call Flow Designer

Routage intelligent des appels avec des critères prédéfinis selon vos besoins et vos préférences. Grâce à notre fonctionnalité Call Flow Designer, vous pouvez gérer les appels entrants reçus par votre centre d’appel, étape par étape.

Grâce à notre solution de centre d’appel, plus aucun appel ne restera sans réponse. CloudTalk vous permet de configurer vos flux de travail pour gérer les appels reçus par votre centre d’appel. Lorsque vous créez votre flux d’appels, vous pouvez insérez des étapes telles que Réponse vocale interactive (RVI), routage programmé, heures d’ouverture, message d’accueil et bien plus.

Le Call Flow Designer CloudTalk garantit une assistance aux interlocuteurs même lorsque les agents sont occupés ou indisponibles.

Vous pouvez facilement configurer votre flux d’appels en quelques clics et le modifier comme bon vous semble en quelques minutes. Ceci vous permet d’avoir le contrôle complet sur l’appel reçu par un numéro de téléphone spécifique.

Grâce au Call Flow Designer, vous pouvez aussi configurer une séquence personnalisée d’étapes séparément pour chaque numéro de téléphone selon l’évolution des besoins de votre entreprise. Lorsque vous sélectionnez la séquence d’étapes adaptée pour les appels entrants, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

  • Appel à un agent – l’appel est dirigé vers un agent sélectionné
  • Appel à un agent préféré– le système sélectionne l’agent assigné à un client spécifique
  • Appel à un groupe– l’appel est dirigé à un groupe d’agents sélectionné (ventes, assistance, etc.)
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  • Lecture – messages vocaux ou musique personnalisés
  • Messagerie vocale – l’appel est dirigé vers la messagerie vocale permettant au client de laisser un message
  • Renvoyer vers un numéro externe – le système renvoie l’appel vers un numéro de téléphone sélectionné, en dehors de l’entreprise
  • Enregistrement d’appel – vous pouvez choisir quelle partie du flux d’appels doit être enregistrée
  • Fax – l’appel est dirigé vers un numéro de fax sélectionné
  • Conférence – l’appel est dirigé vers une salle de conférence
  • RVI – RVI à plusieurs niveaux pour guider l’interlocuteur à travers différentes options
  • Go-To – Go-to is a new step in the Call Flow Designer,  which allows you to reuse the existing parts of the call flow. Thanks to this feature, you can reference a step in the call flow or a step in different call flow (connected to a different phone number)

Essayez par vous-même le Call Flow Designer !

Illustration du tableau de bord

Pour illustrer comment le système fonctionne et pour vous donner des idées, veuillez consulter notre exemple configurer le Call Flow Designer en cinq étapes :

  1. Accueil. Cette étape rassure l’interlocuteur et lui fait savoir qu’il a appelé le bon numéro. Par exemple : « Bonjour, vous avez contacté CloudTalk… » Vous pouvez aussi enregistrer des réponses aux questions fréquemment posées, par exemple sur les heures d’ouverture, le statut de la commande ou de la livraison, et un avertissement sur l’enregistrement de l’appel.
  2. Agent préféré. À cette étape, vous vous assurez que le client interagisse toujours avec le même agent, qui peut lui fournir un service plus rapide et plus adapté (si le client n’a pas d’agent préféré assigné, passez cette étape).
  3. Sonnerie de groupe. À la troisième étape, il est judicieeux de choisir une sonnerie de groupe pour vous assurer que la sonnerie de l’appel entrant sera entendue par plus d’un agent et augmenter les chances que l’appel obtienne une réponse. Par exemple, vous pouvez créer un groupe nommé « Support technique », pour que les clients puissent parler à des agents qui ont les compétences techniques pour régler leur problème.
  4. Message personnalisé. Par exemple, vous pouvez utiliser des messages personnalisés pour informer les clients que vous êtes indisponible : « Malheureusement, tous nos agents sont occupés pour le moment. Nous vous rappellerons dans quelques minutes. » Vous pouvez aussi choisir un message pour présenter la dernière étape, telle que le transfert vers la messagerie vocale : « Malheureusement, tous nos agents sont occupés pour le moment. Veuillez laisser un message et nous vous rappellerons. »
  5. Numéro de téléphone externe. Renvoyez vos clients vers un numéro de téléphone en dehors de votre entreprise (que vous pouvez choisir directement à cette étape) et assurez-vous que votre service client n’est jamais hors-ligne.

Configuration du Call Flow Designer

Le Call Flow Designer vous permet de configurer une séquence d’étapes suivie pour chaque appel entrant reçu par le numéro de téléphone sélectionné. Le but est d’éviter les appels manqués.

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#1 Exemple : Premièrement, l’interlocuteur écoute un message d’accueil, son appel est ensuite dirigé vers le groupe d’Assistance. Si le groupe d’Assistance ne répond pas, l’interlocuteur est renvoyé vers la messagerie vocale.

#2 Exemple (avancé) : L’interlocuteur écoute d’bord un message d’accueil suivi par la RVI, qui le renverra au groupe d’Assistance ou au groupe Commercial selon son problème. Si aucun agent n’est disponible, il peut laisser un message vocal.

Configuration du numéro de téléphone CloudTalk ?

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  • IVR – Cette fonction populaire du centre d’appels aide à guider l’interlocuteur à travers différentes options et à garantir qu’il est toujours dirigé vers le bon service, agent ou groupe d’agents.
  • Messages SMS/Texte – Cette fonction vous permet d’envoyer un message personnel ou des notifications générales à vos clients et rendre le travail de votre centre de contacts encore plus efficace.
  • Rappel automatique – Grâce à la fonction de rappel automatique, vous ne manquerez plus aucun appel parce que CouldTalk rappellera automatiquement vos clients.
  • Numéroteur Intuitif – Le numéroteur intuitif assure que davantage d’appels clients sont effectués en un temps plus court. C’est un outil idéal pour contacter vos clients.
  • Numérotation intelligente – CloudTalk établira une liste de numéros depuis n’importe quel site internet ou système et créera une file d’attente d’appels directement dans votre application mobile CloudTalk.

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