Vorlage zur Anrufvorbereitung für Outbound-Vertriebsteams
Lena starrte auf ihren Bildschirm und versuchte, die Nerven vor ihrem nächsten Anruf zu beruhigen. Sie hatte ein solides Produkt und ein gutes Verständnis für die Branche des Kunden, doch jedes Mal, wenn sie wählte, hatte sie das Gefühl, ins Ungewisse zu treten.
Ein unerwarteter Einwand eines Kunden konnte das gesamte Gespräch zum Entgleisen bringen und sie nach einer Antwort suchen lassen. Und sie war nicht allein – nur 11 % der Vertriebsprofis fühlen sich bei Kundenanrufen sicher.*
Da entdeckte sie die Anrufvorbereitung. Indem sie Interessenten gründlich recherchierte, Einwände antizipierte und einen strukturierten Ansatz entwickelte, wurden Lenas Anrufe reibungsloser, produktiver und – am wichtigsten – erfolgreicher. Sie improvisierte nicht mehr einfach; sie ging vorbereitet, selbstbewusst und bereit in die Gespräche, um sie in Konversionen zu verwandeln.
Gehen wir die Schritte durch, die Lena geholfen haben, ihren Vertriebsansatz zu transformieren, zusammen mit einer kostenlosen Vorlage zur Anrufvorbereitung, um Ihr Team zu effektiveren Kontaktaufnahmen zu führen.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Eine gründliche Anrufvorbereitung ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, Gespräche effektiver zu gestalten, indem sie Einwände im Voraus behandeln und Produkte auf Kundenbedürfnisse abstimmen können.
- Ein strategischer Gesprächsansatz kann schnell Vertrauen aufbauen; indem Sie vermitteln, dass Sie die Schwachstellen verstehen, können Sie sich als vertrauenswürdiger Partner positionieren.
- CloudTalk kann den Anrufplanungsprozess unterstützen, indem es Kundeninformationen in den Anrufprozess integriert und die Strategieanpassung basierend auf früheren Gesprächen und CRM-Daten ermöglicht.
Bereiten Sie den Vertrieb mit den richtigen Erkenntnissen auf den Erfolg vor, um Leads zu konvertieren
Was ist Anrufvorbereitung?
Die Anrufvorbereitung ist der Prozess, Ihren Ansatz vor einem Verkaufsgespräch zu planen. Im Großen und Ganzen beinhaltet der Prozess das Festlegen klarer Ziele für den Anruf und anschließend die Recherche des Hintergrunds des Interessenten, um einen klaren Plan zu erstellen, diese Ziele zu erfüllen. Diese Vorbereitung legt den Grundstein für ansprechende und relevante Gespräche und gibt den Mitarbeitern den Kontext, den sie benötigen, um ein Angebot auf die einzigartigen Bedürfnisse des Kunden abzustimmen.
Für Mitarbeiter wie Lena reduzierte dieser Prozess den Stress, Einwände spontan zu behandeln, und half, von der ersten Interaktion an sinnvolle Verbindungen aufzubauen. Anstatt auf Einwände zu reagieren, wenn sie auftraten, ging sie proaktiv darauf ein, demonstrierte Fachwissen und baute Vertrauen bei Interessenten auf.
Die Anrufvorbereitung wird oft bei hochwertigen Anrufen angewendet und ist nicht immer notwendig für volumenbasierte Anrufe wie Kaltakquise, bei denen der Zeitaufwand im Vergleich zum potenziellen Nutzen nicht die gleiche Vorbereitung rechtfertigt.
Warum Vorlagen zur Anrufvorbereitung für starke Verkaufszahlen unerlässlich sind
Lenas Durchbruch kam, als sie eine strukturierte Vorlage zur Anrufvorbereitung implementierte. So veränderte sie ihr Vertriebsspiel:
- Stärkt das Selbstvertrauen: Die Ungewissheit eines wichtigen Verkaufsgesprächs kann echte Ängste auslösen. Gut vorbereitete Vertriebsmitarbeiter können viel beruhigter in die Kommunikation gehen, was zu effektiveren und überzeugenderen Gesprächen führt.
- Verbessert die Produktivität: Die Konzentration der Zeit auf hochwertige Interessenten mit gezielter Planung reduziert erfolglose Anrufe. Dieser „Qualität vor Quantität“-Ansatz erhöht die Gesamteffektivität der Kontaktaufnahme, selbst wenn das Anrufvolumen für die Anrufvorbereitungsphase geopfert wird.
- Erhöht die Abschlussquoten: Die Anrufvorbereitung ermöglicht es Ihnen, Ihr Angebot auf die spezifischen Bedürfnisse oder Schwachstellen eines potenziellen Kunden abzustimmen. Anstatt zu versuchen, spontan Verbindungen herzustellen, können Vertriebsmitarbeiter proaktiv Einwände behandeln und mehr Geschäftsabschlüsse erzielen.
- Baut schneller eine Beziehung auf: Indem Sie Ihre Kontaktaufnahmen vor dem Anruf personalisieren, zeigen Sie Interessenten sofort, dass Sie sich der Verständigung ihres Geschäfts widmen. Dies fördert Vertrauen und etabliert sofort eine positive Beziehung.
- Reduziert Unsicherheiten: Vorbereitete Antworten auf wahrscheinliche Einwände eliminieren Überraschungen während des Anrufs. Nehmen wir an, Ihre Lösung hat nur 8 der 10 Funktionen, die der Kunde sucht. Die Anrufvorbereitung ermöglicht es den Mitarbeitern, einen vorab festgelegten Ansatz zu haben, um zu erklären, warum die 2 fehlenden Funktionen nicht notwendig sind.
- Erhöht die Professionalität: Ein strukturierter Anrufplan zeigt, dass Ihr Unternehmen einen professionellen Ansatz bei der Kontaktaufnahme verfolgt und Sie von Wettbewerbern abhebt, die möglicherweise Kaltakquise mit weniger Recherche oder Kontext betreiben.
Ohne eine Vorlage zur Anrufvorbereitung gehen Mitarbeiter in Anrufe ohne strukturierte Prozesse, um mit schwierigen Fragen umzugehen. Das bedeutet, dass sie mit einer verallgemeinerten Eröffnung enden können, die wahrscheinlich kein Interesse weckt, peinliche Momente erleben, die einen Mangel an Recherche aufzeigen, und Gelegenheiten verpassen, zuvor mit dem Kunden gewonnene Informationen zu nutzen.
Selbst Informationen wie „Wir sind nicht interessiert wegen X“ sind entscheidend, und den Anruf nicht auf diese historische Interaktion abzustimmen, wirkt schlampig. Verkaufsskripte und Vorlagen leiten Vertriebsmitarbeiter durch wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass jeder Anruf fokussiert, relevant und wirkungsvoll ist.
Profi-Tipp
Schlüsselelemente eines erfolgreichen Anrufvorbereitungsplans
Erfolgreiche Verkaufsgespräche passieren nicht einfach – sie sind das Ergebnis sorgfältiger Vorbereitung. Lena lernte dies auf die harte Tour und erkannte, dass Improvisation zu unangenehmen Pausen und verpassten Gelegenheiten führte. Durch einen strukturierten Ansatz bei der Anrufvorbereitung konnte sie Einwände antizipieren, schneller eine Beziehung aufbauen und ihr Produkt effektiver positionieren.
So hat sie es gemacht, aufgeschlüsselt in sechs wesentliche Schritte:
Interessenten recherchieren
Der erste grundlegende Schritt der Anrufvorbereitung ist das Verständnis der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale, die für den Kunden und sein Geschäft einzigartig sind.
Beginnen Sie mit einem Blick auf die Unternehmenswebsite und soziale Medien wie die LinkedIn-Seite des Kunden. Das Verständnis ihres beruflichen Hintergrunds und ihrer Rolle innerhalb der Organisation kann Ihnen helfen, die Herausforderungen zu verstehen, denen sie wahrscheinlich begegnen werden.
Gleichzeitig kann das Verständnis ihres Geschäfts Einblicke in deren Mission und Werte bieten, was es den Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, Ihr Angebot auf die Erfüllung wichtiger strategischer Ziele abzustimmen. Dies bedeutet, dass Sie Produkte auf der Grundlage des materiellen Wertes positionieren können, den sie hinzufügen.
Sie können diesen Ansatz noch weiterführen, indem Sie über die neuesten Entwicklungen des Unternehmens auf dem Laufenden bleiben, einschließlich Produkteinführungen, Partnerschaften oder Expansionen. Diese Erkenntnisse können den Rahmen für einen personalisierten Gesprächseinstieg bieten, der dem Kunden sofort zeigt, dass Sie ihn und seine Arbeit verstehen.
Diese Recherche muss sich nicht auf das unmittelbare Umfeld des Interessenten beschränken. Denken Sie hier über den Tellerrand hinaus, indem Sie Bereiche wie Forschungstrends, regulatorische Änderungen und andere Faktoren betrachten, die wahrscheinlich ihre Operationen beeinflussen.
Nehmen wir an, Sie bieten eine Datenmanagement-Plattform an und Ihr Publikum hat gerade erfahren, dass neue Vorschriften die Sammlung neuer Daten von Drittanbietern erfordern werden. Sie könnten dann hervorheben, wie Ihre Plattform diese Bedenken anspricht.
Vergessen Sie schließlich nicht, Ihre eigenen früheren Erfahrungen mit dem Interessenten zu nutzen. Moderne Tools wie die automatische Anrufaufzeichnung können verwendet werden, um frühere Verkaufsgespräche anzuhören, sodass Sie wiederkehrende Themen, Einwände oder Schwachstellen identifizieren und in der nächsten Kommunikationsrunde ansprechen können.
Klare Ziele für den Anruf festlegen
Nachdem der Kunde umfassend recherchiert wurde, ist es an der Zeit, die spezifischen Ziele des Anrufs festzulegen, um das Gespräch fokussiert und zielgerichtet zu halten.
Beginnen Sie mit dem gewünschten Ergebnis des Anrufs. Häufige Ergebnisse sind in der Regel Ziele wie die Buchung einer Demo oder die Vereinbarung eines formellen Treffens.
Sekundäre Ziele wie das Erfahren mehr über den Entscheidungsprozess oder die Identifizierung anderer wichtiger Stakeholder sind gleichermaßen wichtig, da sie Ihnen ermöglichen, Informationen zu erhalten, die später wertvoll sein könnten. Wenn Sie beispielsweise an einen HR-Leiter verkaufen, aber kurz davor stehen, Lösungen für das Datenteam einzuführen, dann ist die Entdeckung, wer in Business Intelligence über Kaufkraft verfügt, ein großer Gewinn.
Nachdem die primären und sekundären Ziele festgelegt wurden, ist es eine gute Idee, Ihren Gesprächsplan zu segmentieren, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt sind. Denken Sie jedoch daran, dass dies nur als Leitfaden dienen sollte, da Mitarbeiter niemals ein bedeutungsvolles Gespräch opfern sollten, um ein sekundäres Ziel „abzuhaken“.
Einen maßgeschneiderten Einstieg gestalten
Heutzutage ist fast alles personalisiert, daher können generische Eröffnungen Interessenten sofort abschrecken.
Nutzen Sie die in Ihrer Recherchephase gesammelten Informationen, um Eisbrecher oder Einleitungen zu entwickeln, die mit den Geschäftsinteressen der Interessenten in Resonanz stehen. Zum Beispiel könnten Sie auf Branchenstudien verweisen, die sie geteilt haben, oder ihnen zu einem beruflichen Meilenstein gratulieren.
Dies sollte Ihrem Team den Weg ebnen, das Wertversprechen Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung klar zu formulieren; dies kann durch Social Proof untermauert werden, um den Übergang zwischen Eröffnung und Beginn des Pitches selbst zu erleichtern.
Entdeckungsfragen vorbereiten
So wie Ihre Recherche die Erstellung einer personalisierten Eröffnung leiten sollte, sollten Ihre primären und sekundären Ziele die Grundlage für Entdeckungsfragen bilden.
Das Stellen der richtigen Fragen hilft Ihnen, die Bedürfnisse des Interessenten zu verstehen und Ihr Angebot als die beste Lösung zu positionieren.
Ihr Anrufplan sollte die Arten von Fragen umreißen, die gestellt werden müssen, wobei der Schwerpunkt auf offenen Fragen liegt, die den Interessenten dazu ermutigen, seine Herausforderungen und Ziele zu teilen.
Diese können so einfach sein wie: „Können Sie die größte Herausforderung beschreiben, der Ihr Team derzeit gegenübersteht?“ Oder: „Was sind Ihre obersten Prioritäten für dieses Quartal?“ Beide Fragen verlagern die Verantwortung auf den Interessenten, wichtige Informationen preiszugeben, die dazu beitragen können, den Rest des Anrufs maßzuschneidern.
Sie können dann vorbereitete Folgefragen haben, z. B. was sie tun, um ein beschriebenes Problem anzugehen, und wie gut die aktuelle Lösung funktioniert. Dies öffnet die Tür für fließende Zwei-Wege-Gespräche, wodurch die Mitarbeiter das Bedürfnis nach Informationen mit ihren eigenen Erkenntnissen oder Beispielen aus der Zusammenarbeit mit anderen Kunden ausbalancieren können.
Ein Gesprächsgleichgewicht ohne einen klaren Plan zu erreichen, kann jedoch schwierig sein, was zu einseitigen Gesprächen führt.
Moderne Stimmungsanalyse kann helfen, dieses Problem zu identifizieren und zu lösen, wobei Metriken wie das Sprach-/Hörverhältnis es Callcenter-Managern ermöglichen, das Gleichgewicht sowohl laufender als auch historischer Anrufe zu sehen. Sie kann Ihnen auch die Stimmung der Kunden während der Anrufe anzeigen und alle Entdeckungsfragen markieren, die negative Antworten hervorrufen.
Einwände proaktiv behandeln
Wie bereits erwähnt, ist die Antizipation und Vorbereitung auf potenzielle Einwände einer der wichtigsten Vorteile der Anrufvorbereitung. Die Fähigkeit der Mitarbeiter, selbstbewusst zu reagieren und das Gespräch auf Kurs zu halten, kann den Unterschied zwischen einer gebuchten Demo und einem „Entschuldigung, kein Interesse“ ausmachen.
Beginnen Sie damit, Ihre Recherche zu nutzen, um die wahrscheinlichsten Einwände zu identifizieren. Dies könnten Bedenken hinsichtlich Budgetbeschränkungen, Zeitplanung oder der wahrgenommene Mangel an Bedarf des Interessenten an Ihren Dienstleistungen sein.
Sie können dann Umdeutungstechniken in Ihre Strategie integrieren. Wenn der Kunde beispielsweise Bedenken hinsichtlich der Implementierungszeit hat, könnten Ihre Mitarbeiter die kumulierte Zeitersparnis hervorheben, die Ihre Lösung langfristig bietet.
Sie können diese Einwandbehandlungstechniken auch in den tatsächlichen Workflow integrieren, der für den Anruf verwendet wird. CloudTalk Anrufskripte ermöglichen es Ihnen, standardisierte Antworten auf häufige Einwände innerhalb des Anrufbildschirms einzurichten. Diese können dann von den Mitarbeitern je nach Gesprächskontext spontan personalisiert werden.
CRM-Daten effektiv nutzen
Die Nutzung der Daten in Ihrer Customer Relationship Management (CRM)-Plattform ist entscheidend, um ein umfassendes Verständnis der Unternehmensgeschichte mit dem Interessenten zu erlangen.
CRM-Systeme sollten als einzige Quelle der Wahrheit für Kundeninformationen dienen, sodass Sie bei der Planung frühere Interaktionen, Engagement-Level und Stimmungen überprüfen können.
Diese Daten sollten zur Unterstützung der Recherchephase verwendet werden. Anstatt beispielsweise mit der letzten Person sprechen zu müssen, die mit dem Interessenten interagiert hat, können Anrufnotizen in Ihrem CRM verwendet werden, um zu verstehen, wie historische Interaktionen aussahen.
Ihr CRM sollte auch in der Lage sein, frühere Kaufhistorien, E-Mails oder Besprechungen anzuzeigen, um die Reise des Interessenten zu verstehen und sicherzustellen, dass unnötige Informationen nicht wiederholt werden.
Sie sollten die Daten in Ihrem CRM-System jedoch nicht nur in der Anrufvorbereitungsphase verwenden. Moderne Anruflösungen ermöglichen es auch, CRM-Daten während Anrufen sichtbar zu machen. Zum Beispiel ermöglichen CloudTalks Integrationen eine nahtlose Synchronisierung mit führenden CRMs wie Salesforce und Hubspot.
Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, wichtige CRM-Daten oder sogar die Struktur Ihres Anrufplans innerhalb des Anruffensters zu sehen. Diese Integration erfasst auch automatisch Anrufnotizen in Ihrem CRM-System, minimiert den Verwaltungsaufwand und erleichtert die Anrufvorbereitung in Zukunft.
Vorlage zur Anrufvorbereitung
Genau wie Lena kann Ihr Team seine Anrufe mit einer strukturierten Checkliste verbessern. Nutzen Sie dieses Framework, um Ihren Anrufvorbereitungsprozess zu leiten:
Machen Sie jeden Anruf zu einem persönlichen Erfolg
70 % der Vertriebsmitarbeiter nennen die Einwandbehandlung als ihre größte Herausforderung bei Kundenanrufen.* Doch mit den Methoden der Anrufvorbereitung und den richtigen Tools zur Unterstützung kann Ihr Team Selbstvertrauen gewinnen und die Konversionen steigern.
Wenn Sie wie Lena sind, werden Sie erkennen, dass es bei der Anrufvorbereitung nicht nur darum geht, Kästchen anzukreuzen – es geht darum, ein nahtloses Vertriebserlebnis zu schaffen, bei dem jeder Anruf einen Zweck und eine Richtung hat. Indem sie ihre Kontaktaufnahme mit strategischer Recherche, klaren Zielen und durchdachten Entdeckungsfragen verfeinerte, verwandelte Lena Unsicherheit in eine Chance. Jede Ablehnung wurde zu einer Lernerfahrung, jeder Anruf ein Schritt näher zum Abschluss des Geschäfts.
Zudem integriert sich CloudTalks leistungsstarker Dialer mit Ihrem CRM, um Vertriebsmitarbeitern während der Anrufe mehr Kundeninformationen zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig lassen Sie Anrufaufzeichnung und fortschrittliche Analysen sehen, wie Ihr Anrufplan in der Praxis funktioniert.
Bereiten Sie den Vertrieb mit den richtigen Erkenntnissen auf den Erfolg vor, um Leads zu konvertieren
*Quellen:
- Salesroom, Der Stand des Vertriebs, 2024
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über das Produkt und die Abrechnung wissen müssen.
