Vorlage für die Vorgesprächsplanung für
Vertriebsteams

Wussten Sie, dass es im Durchschnitt 18 Anrufe braucht, um mit einem Kunden in Kontakt zu treten? Unter diesen Umständen gibt es keine Zeit zu verlieren – und mit der richtigen Vorbereitung können Sie diese Zeit ganz einfach maximieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Verkaufsgespräche mit Hilfe einer vorausschauenden Planung optimal nutzen können.

Seit vielen Jahren werden Telefonanrufe als eines der effektivsten Instrumente angesehen, die Vertriebsmitarbeitern zur Verfügung stehen. Doch das Telefonieren ist nur die eine Hälfte des gesamten Prozesses. Die andere Hälfte ist das, was passiert, bevor ein Verkäufer den Hörer abnimmt und den Anruf tätigt.

Es besteht kein Zweifel, dass Planung für jede geschäftliche Tätigkeit unerlässlich ist. Es wird sogar behauptet, dass vielen Unternehmen 10% des Jahresumsatzes entgehen, weil sie Chancen verpassen, die auf eine schlechte Planung zurückzuführen sind.

Auch die Planung von Vorgesprächen fällt in diese Kategorie. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Hausaufgaben nicht machen, entgehen ihnen möglicherweise Geschäftschancen. Glücklicherweise lässt sich dies mit einer Vorlage für die Vorgesprächsplanung für Ihr Vertriebsteam leicht beheben, so Jared Williams, Marketingdirektor bei Essay Tigers.

Was ist überhaupt eine Gesprächsvorbereitung?

Im Wesentlichen ist die Vorgesprächsplanung der Rechercheprozess, der zur Vorbereitung eines Verkaufsgesprächs gehört. Es mag nicht viel erscheinen, aber es ist eines der Kernelemente der Verkaufsstrategie. Wie kommt das?

Vorbei sind die Zeiten, in denen Vertriebsmitarbeiter einfach eine beliebige Nummer wählen und auf das Beste hoffen konnten. Heutzutage erfordert der Abschluss eines Geschäfts eine angemessene Lead-Qualifizierung, Recherche vor dem Anruf und Vorbereitung.

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Die Vorteile der Vorgesprächsplanung

Dank der Vorgesprächsplanung können sich Ihre Vertriebsmitarbeiter besser auf die tatsächlichen Verkaufsgespräche vorbereiten, Fragen vorhersehen und sie effektiv beantworten. Das liegt vor allem daran, dass ein Plan vor dem Anruf dazu beiträgt, dass sie sich besser auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und sich nachher wirklich auf ihre Gesprächspartner einlassen können.

Die Planung vor einem Anruf hilft auch, das Beste aus jedem Anruf zu machen und jede Gelegenheit zu maximieren. Machen wir uns nichts vor: Ihre Mitarbeiter müssen hart arbeiten, um überhaupt die Chance zu bekommen, ein sinnvolles Gespräch mit einem potenziellen Kunden zu führen. Wenn sie unvorbereitet in das Gespräch gehen, können sie diese Chance leicht verspielen.

Wann immer Ihre Vertriebsmitarbeiter etwas besprechen sollen, worauf sie nicht vorbereitet sind, verlieren sie die Fähigkeit, mit Leichtigkeit und Selbstvertrauen zu kommunizieren.

Gleichzeitig wirken sie durch ihre Vorbereitung nicht nur selbstbewusster, sondern auch flexibler. Manchmal laufen die Dinge trotz aller Planung vor dem Anruf einfach nicht wie erwartet. Wenn sich Ihre Agenten jedoch etwas Zeit nehmen, um ihre Gesprächspartner kennen zu lernen, können sie sich schneller anpassen und auch mit unerwarteten Wendungen umgehen.

Was ist also vor jedem Verkaufsgespräch zu tun?

Es lohnt sich immer, den gesamten Prozess zu überdenken und mit der Qualifizierung des Leads zu beginnen. Nicht alle Leads sind gleich – am Ende ist es besser, eine kürzere Liste mit Kontakten zu haben, die ein höheres Kaufpotenzial haben, als eine lange Liste, bei der man viel mehr Überzeugungsarbeit leisten muss, um zu verkaufen.

Scheuen Sie sich nicht, Leads loszulassen: Ihr Team hat bessere Chancen, die sorgfältig ausgewählten und qualifizierten Leads abzuschließen.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Leute anrufen? Um es Ihrem Team leichter zu machen, sollten Sie ein ideales Kundenprofil erstellen, das auf den Merkmalen Ihrer Zielgruppe basiert. Dann ist es einfacher zu prüfen, ob die Leads in diese Kategorie fallen.

Das bedeutet im Wesentlichen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter, bevor sie den Hörer abnehmen, ihre Leads untersuchen undso gründlich wie möglich recherchieren sollten.

So können sie feststellen, ob die potenziellen Gesprächspartner tatsächlich an Ihrem Unternehmen interessiert sind und beabsichtigen, bei Ihnen zu kaufen. Dies kann auch dazu beitragen, das Verkaufsgespräch auf die geschäftlichen Bedürfnisse des Interessenten abzustimmen. Um Ihnen eine Vorstellung zu geben:

• 19 % der Käufer möchten in der Bewusstseinsphase des Kaufprozesses (wenn sie sich zum ersten Mal über ein Produkt informieren) mit einem Verkäufer in Kontakt treten,
• 60 % wollen in der Überlegungsphase mit dem Verkäufer in Kontakt treten, nachdem sie die Optionen untersucht und eine Auswahlliste erstellt haben,
• 20 % hingegen wollen in der Entscheidungsphase, wenn sie sich für ein Produkt entschieden haben, ein Gespräch führen.

Wenn Sie die richtigen Fragen stellen und zeigen, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in konkreten Fällen, die dem Interessenten bekannt sind, eingesetzt werden kann, haben Ihre Vertriebsmitarbeiter eine höhere Chance, den Vertrag abzuschließen.

Planung vor dem Anruf: Wo kann man nach Informationen suchen?

Suchmaschinen und LinkedIn-Profile können bei der Verkaufsplanung vor dem Anruf äußerst nützlich sein, da sie dabei helfen können, das Unternehmen, die Funktion und andere relevante Details des Kontakts zu ermitteln. Ihre Mitarbeiter können auch nach Gemeinsamkeiten mit den potenziellen Kunden suchen, um leichter eine Beziehung aufzubauen.

Natürlich ist es umso besser, je mehr Informationen sie durch eine einfache Internetrecherche herausfinden können – das ultimative Ziel jeder Planungsaktivität im Vorfeld eines Anrufs ist es, bei dem Anruf gut informiert zu sein. Nehmen Sie den Hörer nicht einfach in der Absicht ab, so viel wie möglich über Ihren Gesprächspartner herauszufinden.

Nehmen Sie sich die Zeit, das Unternehmen und die Person zu recherchieren, mit der Sie den ersten Kontakt herstellen werden. Mit all diesen Informationen wird es Ihnen leichter fallen, das eigentliche Verkaufsgespräch zu planen.

Welche Elemente sind bei der Planung eines Verkaufsgesprächs zu berücksichtigen?

#1 Das Ziel des Anrufs.

Bevor Ihre Vertriebsmitarbeiter den Anruf tätigen, sollten sie zunächst das Ziel des Anrufs festlegen. Das hängt vor allem davon ab, wo sich der Gesprächspartner in der Buyer’s Journey befindet. Unabhängig vom eigentlichen Ziel gilt jedoch, dass Verkäufer, die ihr Ziel vorher kennen, es am Ende mit größerer Wahrscheinlichkeit erreichen werden. Lassen Sie Ihr Team die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Welche spezifischen Details muss ich in diesem Gespräch herausfinden?
• Welche Informationen möchte ich dem Gesprächspartner nach diesem Gespräch mitgeben?
• Was ist das gewünschte Ergebnis des Gesprächs?
• Welches sind die nächsten Schritte, die nach dem Gespräch unternommen werden sollten?

#2 Ein Eröffnungssatz.

Die Wahrheit ist, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter nur wenige Sekunden Zeit haben, um die Aufmerksamkeit ihrer Gesprächspartner zu gewinnen. Wenn sie keinen guten ersten Eindruck machen, verlieren sie ihn vielleicht sofort wieder. Ein effektiver Gesprächseinstieg ist die Voraussetzung für ein anschließendes Gespräch.

Ermutigen Sie die Agenten, zunächst eine Beziehung aufzubauen und den Grund des Anrufs zu nennen – genau dann sollte sich die Recherche auszahlen.

Achten Sie auf die verwendeten Phrasen: Interessanterweise sinkt die Wahrscheinlichkeit, einen Termin zu vereinbaren, um 40 %, wenn Sie sagen: „Habe ich Sie zu einem schlechten Zeitpunkt erwischt“, während die Frage „Wie geht es Ihnen?“die Wahrscheinlichkeit, einen Termin zu vereinbaren, um das 3,4-fache erhöht.

#Nr. 3 „Die richtigen“ Fragen.

Untersuchungen zeigen,dass es einen klaren Zusammenhang zwischen der Anzahl der Fragen, die ein Vertriebsmitarbeiter stellt, und seinen Erfolgschancen gibt. Durch das Stellen der richtigen Fragen können Ihre Vertriebsmitarbeiter ein echtes Interesse an ihrem Gesprächspartner zeigen und ihn dazu bringen, zumindest über Ihr Angebot nachzudenken.

Der beste Weg, diesen Teil der Gesprächsvorbereitung zu bewältigen, ist eine Liste mit offenen Fragen, die Ihre Mitarbeiter während des Gesprächs stellen können.

So haben sie die Chance, mehr über die spezifischen Probleme des Kunden zu erfahren und herauszufinden, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung diese Probleme lösen kann. Mehr als die Hälfte der befragten potenziellen Kunden möchte bereits bei den ersten Anrufen sehen, wie das Produkt funktioniert.

#4 Die Konkurrenten des Interessenten.

Aber auch hier können Ihre Vertriebsmitarbeiter beweisen, dass sie sich informiert haben. Ermutigen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter, die Konkurrenten zu analysieren und ihre Stärken und Schwächen zu ermitteln. Indem sie zeigen, dass sie die Branche und die wichtigsten Konkurrenten kennen, schaffen sie Vertrauen in das Unternehmen, das sie vertreten.

#5 Häufige Einwände.

Bei jedem Verkaufsgespräch gibt es bestimmte Einwände. Auch wenn diese Einwände je nach Gesprächspartner unterschiedlich sind, gibt es doch einige gängige Einwände, auf die sich Ihre Vertriebsmitarbeiter im Voraus vorbereiten können.

Sie können ganz einfach ein Brainstorming mit dem gesamten Vertriebsteam durchführen, um herauszufinden, welche Einwände Ihre Vertreter am häufigsten hören, und mögliche Vorgehensweisen in jedem Fall besprechen.

Tipps zur Planung von Verkaufsgesprächen mit Zusatznutzen

1. Erstellen Sie Ihre eigene Vorlage für die Planung von Verkaufsgesprächen.

Wie Sie sehen, gibt es zumindest einige Elemente, die Sie vor jedem Anruf berücksichtigen müssen. Um dem Vertriebsteam die Arbeit zu erleichtern, können Sie eine spezielle Vorlage für die Gesprächsplanung erstellen, die den gesamten Recherche- und Planungsprozess leitet. Hier ist eine beispielhafte Checkliste, die Sie nutzen können:.

2. Bereiten Sie sich nicht zu sehr vor.

Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass es nicht unbedingt etwas Schlechtes sein muss, wenn man „aus dem Rahmen fällt“. Dank der Planung vor dem Anruf sollten Ihre Mitarbeiter bereits über genügend Informationen und Selbstvertrauen verfügen, um das Gespräch zu führen. Das bringt uns zum nächsten Punkt:

Es ist nicht nötig, jedes einzelne Wort zu planen. Schließlich wollen Sie nicht, dass Ihre Agenten wie Roboter klingen, die in Panik geraten, wenn das Gespräch nicht genau so verläuft wie geplant.

Es ist wichtig, flexibel zu bleiben und auf die Äußerungen des Gesprächspartners reagieren zu können. Das eigentliche Gespräch sollte immer wichtiger sein als ein vorher erstelltes Skript.

3. Wenn möglich, erstellen Sie eine Tagesordnung und senden Sie diese an den Gesprächspartner.

Um das Gespräch erfolgreich zu gestalten,sollten Ihre Vertriebsmitarbeiter zunächst die Tagesordnung erstellen und an den Interessenten senden. Die Erstellung der Agenda sollte nicht allzu schwierig sein, wenn der schwierigste Teil (die eigentliche Planung vor dem Anruf) bereits erledigt ist. Die Gesprächspartner sollten die Vorwarnung zu schätzen wissen und sich selbst auf den Anruf vorbereiten.

4. Nehmen Sie sich vor dem Gespräch ein paar Minuten Zeit.

Es ist besser, nicht von einem Anruf zum nächsten zu hetzen – dies könnte leicht die gesamte Planung vor dem Anruf untergraben. Stellen Sie sicher, dass die Vertriebsmitarbeiter alle Anrufe mit einigen Pausen dazwischen planen.

5. Nutzen Sie die Vertriebsinstrumente.

Outbound-Call-Center-Software für Vertriebsteams kann nicht nur das Tätigen und Entgegennehmen von Anrufen durch Ihr Vertriebsteam erleichtern, sondern ihnen auch helfen, alle relevanten Details an einem Ort zu speichern. Auf diese Weise wird der gesamte Planungsprozess vor einem Anruf besser organisiert.

Tools wie CloudTalk ermöglichen es Ihrem Vertriebsteam, alle Kontakte und Anrufe zu verwalten und beim Abschluss von Geschäften zusammenzuarbeiten.

6. Ergreifen Sie nach dem Anruf Maßnahmen.

In vielen Fällen ist mit dem Abschluss des Gesprächs die Geschichte noch nicht zu Ende. Möglicherweise sollte Ihr Vertriebsteam danach noch einige Maßnahmen ergreifen, z. B. eine Zusammenfassung des Gesprächs an den Gesprächspartner senden, eine Fortsetzung planen oder den Fall mit dem Team besprechen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Team sich dessen bewusst ist.

Bereit für die richtige Planung von Verkaufsgesprächen?

Falls Sie noch Zweifel haben:Die Planung vor jedem Verkaufsgespräch ist die Zeit wert, die sie kostet. Natürlich ist die Recherche ein wichtiger Teil des Vorgesprächs, aber es ist nicht nötig, das Unternehmen stundenlang zu studieren.

Lassen Sie Ihre Agenten den gesamten Prozess klug angehen undfinden Sie eine Methode zur Planung vor dem Anruf, die für sie am besten funktioniert. Falls Sie eine Orientierungshilfe benötigen, können Sie die obige Checkliste für die Planung von Vorgesprächen für die Verkaufsteams nutzen.

Denken Sie daran: Es zahlt sich immer aus, vorbereitet und mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet zu sein. Lassen Sie Ihr Team mit Hilfe von Pre-Call Planning & CloudTalk das Beste aus jedem Gespräch herausholen.