Business-VoIP-Telefonanlage: Alles, was Sie wissen müssen

Eine Business-VoIP-Telefonanlage ist eine leistungsstarke Lösung, die das Internet (anstelle eines herkömmlichen Festnetzanschlusses) nutzt, um Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Das mag im ersten Moment unspektakulär klingen, bietet Ihrem Unternehmen in der Realität jedoch zahlreiche Vorteile. Hier erfahren Sie alles, was Sie über Business-VoIP-Telefonanlagen wissen müssen.

Es steht außer Frage, dass sich geschäftliche Telefonanlagen im Laufe der Jahre stark verändert haben. Heutzutage erleichtern sie nicht mehr nur die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, sondern dienen vielen Kundenservice- und Vertriebsteams als wichtigstes Arbeitswerkzeug. Doch mit ihrer steigenden Beliebtheit wachsen auch die Erwartungen der Nutzer. 

Aus diesem Grund müssen moderne Telefonanlagen für Unternehmen heute einiges zu bieten haben. Omnichannel-Support für Call Center, eine einfache Teamkommunikation, fortschrittliche Funktionen und die Integration mit anderen Tools – das sind nur einige Beispiele dafür, was heute von ihnen erwartet wird. Erfreulicherweise sind moderne VoIP-Lösungen absolut in der Lage, diese Erwartungen zu erfüllen.  

Was ist VoIP?

Voice over Internet Protocol (VoIP) wandelt analoge Telefonsignale in digitale Signale um, damit diese über ein IP-Netzwerk übertragen werden können. Das bedeutet, dass Sie keine lokale Telefongesellschaft mehr benötigen – solange Sie eine stabile Internetverbindung haben, können Sie damit Anrufe tätigen und empfangen. Einige nutzen VoIP als Ergänzung zu ihrem „klassischen“ Telefondienst, vor allem, weil VoIP-Anbieter meist günstigere Tarife anbieten als herkömmliche Telefongesellschaften. Das ist jedoch nicht der einzige Grund – insbesondere für Unternehmen. 

Business-VoIP zielt darauf ab, die firmeninternen Telefonanlagen zu ersetzen, die Organisationen nutzen, um ihre Mitarbeiter intern untereinander und extern mit Kunden und Partnern zu verbinden. Es bietet eine Reihe von Funktionen, die für jedes Unternehmen nützlich sein können (wie IVR, Telefonkonferenzen oder Voicemail). Zudem können Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Geschäftsreise von jedem Ort und Gerät aus problemlos auf die Enterprise-VoIP-Telefonanlage zugreifen, was auch die Kommunikation im Team erleichtert.

Damit ein VoIP-System ordnungsgemäß funktioniert, muss es jedoch in der Lage sein, Anrufe zwischen den Nutzern sowie nach draußen zu leiten. Bei einer cloudbasierten Telefonanlage ist dies dank einer virtuellen Telefonanlage (PBX) möglich.

Was ist der Unterschied zwischen PBX und VoIP? Eine PBX fungiert als Vermittlungsstelle für Telefonsysteme: Sie besteht in der Regel aus mehreren Nebenstellen und vermittelt Verbindungen von und zu diesen, wann immer es nötig ist. Sie müssen eine solche PBX-Anlage nicht selbst betreiben – spezialisierte Anbieter kümmern sich um die Weiterleitung Ihrer Anrufe, sodass Sie sich deren PBX-Infrastruktur gegen eine monatliche Gebühr mit anderen Kunden teilen können. Diese Funktionen sind unverzichtbar, wenn Sie ein großes Vertriebs- und Supportteam haben und täglich viele Anrufe abwickeln. 

Hier können Sie sich unsere kurze Video-Einführung in die VoIP-Technologie ansehen:

Welche weiteren Vorteile bietet eine Business-VoIP-Telefonanlage? 

Neben der reinen Telefonie und der Senkung von Kosten kann eine cloudbasierte VoIP-Telefonanlage Ihrem Unternehmen viele weitere Vorteile bringen. Nach den folgenden Funktionen sollten Sie auf jeden Fall Ausschau halten: 

• Anrufwarteschlangen – Sie können alle eingehenden Anrufe in Warteschlangen sortieren, basierend auf vordefinierten Regeln und der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter. 
• Anrufaufzeichnung – Ihre Telefonate werden automatisch aufgezeichnet und Sie können jederzeit und von überall darauf zugreifen.
• Personalisierte Begrüßungen und Musik – Gestalten Sie ganz einfach den ersten Eindruck für Ihre Anrufer und motivieren Sie sie, eine Nachricht zu hinterlassen (passend dazu: So gelingen Ihnen perfekte Mailbox-Ansagen außerhalb der Geschäftszeiten).
• Durchwahlen – Mit personalisierten Nummern und Durchwahlen können Anrufer jeden in Ihrem Unternehmen direkt erreichen, und Sie können Gespräche bei Bedarf nahtlos an andere Mitarbeiter weiterleiten. 
• Rückruf-Option (Callback) – Die Möglichkeit, Kunden bei verpassten Anrufen automatisch zurückzurufen, hilft Ihnen, die Abbruchquote zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
• Integrationen – Sie können Ihre Telefonanlage mit CRM-Systemen, E-Commerce-Lösungen oder Helpdesk-Tools verknüpfen, um alle relevanten Daten an einem Ort zu bündeln und Anrufer besser zu betreuen.
• Kontakthistorie – Eine vollständige Übersicht aller Kundeninteraktionen ist immer griffbereit, einschließlich früherer Anrufe, Bestellungen, Chats oder Notizen, sodass Sie nicht in mehreren Systemen suchen müssen.
• Echtzeit-Dashboard – Hiermit können Sie die Aktivitäten Ihres Call Centers in Echtzeit überwachen, unabhängig von der Größe Ihres Teams. 
• Telefonkonferenzen – Die Möglichkeit, Konferenzgespräche zu planen, verbessert den Informationsfluss in Ihrem Team sowie mit Kunden oder Geschäftspartnern.

Dies sind nur einige der Funktionen, die Ihnen eine leistungsstarke VoIP-Telefonanlage bietet. Genau diese Funktionen sind es, die VoIP von traditionellen Telefonsystemen unterscheiden – und das ist angesichts der Vorteile, die sie bieten, kaum überraschend. Tatsächlich können cloudbasierte Telefonanlagen die Arbeit Ihres Kundenservice- und Vertriebsteams optimal unterstützen. 

CloudTalk ist ein perfektes Beispiel für eine solche Lösung. Sie können damit nicht nur Anrufe tätigen und empfangen, sondern auch wertvolle Erkenntnisse über Ihre Mitarbeiter und Telefonate (sowohl eingehend als auch ausgehend) gewinnen. Zudem lässt sich das System mit vielen Tools verknüpfen, die Sie bereits nutzen – darunter CRM-Software, Helpdesk-Tools oder Live-Chats, um Ihr Contact Center optimal zu unterstützen.