1. Juni 2022 Blog

VOIP-Telefonsystem für Unternehmen:
Alles, was Sie wissen müssen

Foto VOIP-Telefonsystem für Unternehmen

Das VoIP-Telefonsystem für Unternehmen ist eine leistungsstarke Lösung, die das Internet (anstelle eines Festnetzanschlusses) nutzt, um Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Es mag nicht viel erscheinen, aber in Wirklichkeit kann es Ihrem Unternehmen eine Menge Vorteile bringen. Hier erfahren Sie alles, was Sie über ein VoIP-Telefonsystem für Unternehmen wissen müssen.

Es besteht kein Zweifel daran, dass sich die Telefonsysteme für Unternehmen im Laufe der Jahre verändert haben. Heutzutage erleichtern sie nicht nur die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, sondern dienen auch als Hauptinstrument für viele Kunden- und Vertriebssupportteams. Doch mit der steigenden Beliebtheit steigen auch die Erwartungen der Benutzer.

Daher müssen die heutigen Business-Telefonsysteme einfach eine Menge zu bieten haben. Omnichannel-Support für Callcenter, einfache Kommunikation zwischen den Teams, fortschrittliche Funktionen und die Integration mit anderen Werkzeugen – das sind nur einige Beispiele für die Erwartungen, die an sie gestellt werden. Glücklicherweise sind moderne VOIP-Lösungen in der Lage, diese Erwartungen voll und ganz zu erfüllen.

Was ist VoIP?

Voice over Internet Protocol (VoIP) wandelt analoge Telefonsignale in digitale Signale um, um sie über ein IP-Netz zu übertragen. Das bedeutet, dass Sie keine örtliche Telefongesellschaft mehr brauchen – wenn Sie eine stabile Internetverbindung haben, können Sie diese zum Tätigen und Empfangen von Anrufen nutzen. Manche Menschen nutzen es als Ergänzung zu ihrem „herkömmlichen“ Telefondienst, vor allem weil VoIP-Anbieter in der Regel niedrigere Tarife als Telefongesellschaften anbieten. Das ist aber nicht der einzige Grund – vor allem für Unternehmen. Das ist jedoch nicht der einzige Grund – insbesondere für Unternehmen.

VoIP für Unternehmen zielt darauf ab, die Unternehmenstelefonsysteme zu ersetzen, die Unternehmen nutzen, um ihre Mitarbeiter intern miteinander und extern mit ihren Kunden und Partnern zu verbinden. Es bietet eine Reihe von Funktionen, die für jedes Unternehmen von Nutzen sein können (z. B. IVR, Konferenzgespräche oder Voicemail). Außerdem können Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, von jedem beliebigen Ort und Gerät aus auf das VoIP-System des Unternehmens zugreifen, was die Kommunikation innerhalb des Teams ebenfalls erleichtert.

Damit ein VoIP-System ordnungsgemäß funktioniert, müssen die Anrufe zwischen den Benutzern und außerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden. In einem Cloud-basierten Telefonsystem ist dies dank einer virtuellen Nebenstellenanlage (PBX) möglich. Ein Telefonsystem funktioniert wie eine Vermittlungsstelle für Telefonsysteme: Es besteht in der Regel aus mehreren Zweigstellen, zwischen denen bei Bedarf Verbindungen hergestellt werden. Es ist nicht nötig, selbst eine große Telefonanlage zu betreiben – spezielle Anbieter kümmern sich um die Weiterleitung Ihrer Anrufe und ermöglichen es Ihnen, ihr Telefonsystem mit anderen Kunden gegen eine monatliche Gebühr zu teilen. Diese Funktionen sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie über ein großes Vertriebs- und Supportteam verfügen und daher täglich eine große Anzahl von Anrufen bearbeiten.

Here, you can watch our brief video guide on VoIP technology:

Was können Sie sonst noch von einem VoIP-Telefonsystem für Unternehmen erwarten?

Abgesehen von der Erleichterung der Anrufe und der Kostensenkung kann ein Cloud-basiertes VoIP-Telefonsystem Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen. Die häufigsten Funktionen, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind definitiv:

  • Anrufwarteschlangen – Sie können alle eingehenden Anrufe in Warteschlangen sortieren lassen, basierend auf vordefinierten Regeln und der Verfügbarkeit der Agenten,
  • Anrufaufzeichnung – alle Anrufe werden automatisch aufgezeichnet, und Sie können jederzeit und überall darauf zugreifen,
  • Personalisierte Begrüßungen und Musik – Sie können das erste, was Ihre Anrufer hören, wenn sie Sie kontaktieren, ganz einfach anpassen und sie dazu ermutigen, eine Sprachnachricht zu hinterlassen, die Sie anschließend abhören können (Apropos: Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Voicemail-Ansagen nach Feierabend verbessern können),
  • Durchwahlen – mit personalisierten Nummern und Durchwahlen können Ihre Anrufer jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens erreichen, und Sie können einen Anruf bei Bedarf nahtlos an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten,
  • Rückruf – die Möglichkeit, Ihre Kunden automatisch zurückzurufen, wenn Sie deren Anruf verpasst haben, kann Ihnen helfen, die Abbruchquote zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern,
  • Integrationen – Sie können Ihr Telefonsystem mit einem CRM, E-Commerce-Lösungen oder Helpdesk-Tools integrieren, um alle relevanten Daten an einem Ort zu halten und Ihre Anrufer besser zu bedienen,
  • Kontakthistorie – Sie haben stets einen vollständigen Überblick über alle Kundeninteraktionen, einschließlich früherer Anrufe, Bestellungen, Chats oder Notizen, und müssen diese nicht mehr in verschiedenen Systemen nachschlagen,
  • Echtzeit-Dashboard– es ermöglicht Ihnen die Überwachung Ihrer Callcenter-Aktivitäten in Echtzeit, unabhängig von der Größe Ihres Teams,
  • Telefonkonferenzen – die Möglichkeit, Telefonkonferenzen zu planen, kann den Informationsfluss innerhalb Ihres Teams und mit Ihren Kunden oder Geschäftspartnern verbessern.

Dies sind nur einige der Funktionen, die Sie in einem leistungsstarken VoIP-Telefonsystem finden können und die den Hauptunterschied zwischen VoIP und herkömmlichen Telefonsystemen ausmachen – was angesichts der Vorteile, die sie bieten, kaum verwunderlich ist. Tatsächlich können Cloud-basierte Telefonsysteme die Arbeit Ihrer Kundendienst- und Vertriebsteams problemlos unterstützen.

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