Sistema de telefonía VoIP para empresas: todo lo que necesitas saber

Un sistema de telefonía VoIP para empresas es una solución potente que aprovecha internet (en lugar de una conexión de línea fija) para realizar y recibir llamadas. Puede que no parezca gran cosa, pero en realidad puede aportar muchos beneficios a tu negocio. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre un sistema de telefonía VoIP para empresas.

No cabe duda de que los sistemas de telefonía empresarial han cambiado con los años. Hoy en día, no solo facilitan la comunicación entre los empleados, sino que también sirven como herramienta principal para muchos equipos de atención al cliente y de ventas. Sin embargo, a medida que aumenta su popularidad, también lo hacen las expectativas de los usuarios. 

Como resultado, los sistemas de telefonía empresarial actuales simplemente necesitan ofrecer mucho más. Proporcionar soporte omnicanal a los centros de llamadas, permitir que el equipo se comunique fácilmente, ofrecer funciones avanzadas e integrarse con otras herramientas son solo algunos ejemplos de lo que se espera de ellos. Por suerte, las soluciones de VoIP modernas son plenamente capaces de cumplir con estas expectativas.  

¿Qué es la VoIP?

La tecnología de voz sobre protocolo de internet (VoIP) convierte las señales telefónicas analógicas en digitales para poder enviarlas a través de una red IP. Esto significa que ya no necesitas una compañía telefónica local: si tienes una conexión a internet estable, puedes usarla para realizar y recibir llamadas. Algunas personas la utilizan como complemento de su servicio telefónico «tradicional», principalmente porque los proveedores de servicios de VoIP suelen ofrecer tarifas más bajas que las compañías telefónicas. Sin embargo, esa no es la única razón, especialmente para las empresas. 

La VoIP para empresas tiene como objetivo reemplazar los sistemas de telefonía corporativos que las organizaciones aprovechan para conectar a sus empleados internamente entre sí y externamente con sus clientes y socios. Ofrece una gama de funciones que pueden ser útiles para cualquier negocio (como la respuesta de voz interactiva, las conferencias telefónicas o el buzón de voz). Además, los empleados que trabajan en remoto pueden acceder fácilmente al sistema de VoIP corporativo desde cualquier lugar y dispositivo, lo que también facilita la comunicación dentro del equipo.

Sin embargo, para que un sistema VoIP funcione correctamente, necesita una forma de enrutar las llamadas entre los usuarios y fuera de la organización. En un sistema de telefonía en la nube, esto es posible gracias a una centralita virtual (PBX).

¿Cuál es la diferencia entre PBX y VoIP? Una centralita PBX funciona como una estación de conmutación para los sistemas telefónicos: suele constar de varias extensiones, conmutando las conexiones hacia y desde ellas cuando es necesario. No hay necesidad de que gestiones una gran operación de PBX por tu cuenta; los proveedores dedicados se encargarán de enrutar tus llamadas, permitiéndote compartir su PBX con otros clientes a cambio de una cuota mensual. Estas capacidades son cruciales si tienes un gran equipo de ventas y soporte y, por lo tanto, procesas una gran cantidad de llamadas a diario. 

Aquí puedes ver nuestra breve videoguía sobre la tecnología VoIP:

¿Qué más puedes obtener de un sistema de telefonía VoIP para empresas? 

Además de facilitar las llamadas y reducir los costes, un sistema de telefonía VoIP en la nube puede aportar muchos beneficios a tu negocio. Las funciones más comunes que deberías buscar son sin duda: 

• Cola de llamadas - puedes tener todas las llamadas entrantes clasificadas en colas, según las reglas predefinidas y la disponibilidad de los agentes. 
• Grabación de llamadas - tus llamadas se graban automáticamente y puedes acceder a ellas en cualquier lugar y momento. 
• Saludos y música personalizados - puedes personalizar fácilmente lo primero que escuchan tus llamadas cuando se ponen en contacto contigo y animarles a dejar un mensaje en el buzón de voz para que puedas escucharlo después (hablando de esto: aquí tienes cómo clavar tus saludos de buzón de voz fuera del horario de atención).
• Extensiones - tener números y extensiones personalizados permitirá a tus clientes contactar con cualquier persona de tu empresa y te permitirá transferir una llamada sin problemas a otro agente si es necesario. 
• Devolución de llamada - la capacidad de contactar automáticamente con tus clientes cuando pierdes su llamada puede ayudarte a reducir las tasas de abandono de llamadas y aumentar la satisfacción del cliente. 
• Integraciones - podrás integrar tu sistema telefónico con un CRM, soluciones de comercio electrónico o herramientas de asistencia para mantener todos los datos relevantes en un solo lugar y atender mejor a tus clientes. 
• Historial de contactos - siempre tendrás a mano un resumen completo de todas las interacciones con los clientes, incluyendo llamadas anteriores, pedidos, chats o notas, por lo que no será necesario buscarlos en múltiples sistemas. 
• Panel de control en tiempo real - te permite monitorizar las actividades de tu centro de llamadas en tiempo real, sin importar el tamaño de tu equipo. 
• Conferencias telefónicas - la posibilidad de programar conferencias telefónicas puede mejorar el flujo de información en tu equipo y con tus clientes o socios comerciales.

Estas son solo algunas de las funciones que puedes encontrar en un potente sistema de telefonía VoIP. En realidad, son los principales factores diferenciadores entre la VoIP y los sistemas de telefonía tradicionales, y no es de extrañar, dados los beneficios que proporcionan. De hecho, los sistemas de telefonía en la nube pueden apoyar fácilmente los esfuerzos de tus equipos de atención al cliente y de ventas. 

CloudTalk es un ejemplo perfecto de este tipo de solución. No solo te permite hacer y recibir llamadas, sino también aprovechar los datos sobre tus agentes y llamadas, ya sean entrantes o salientes. También puedes integrarlo con una gran cantidad de herramientas que ya utilizas, incluyendo software CRM, herramientas de asistencia o chat en vivo, para dar soporte a tu centro de contacto.