Cómo clavar tus mensajes de buzón de voz para fuera del horario comercial
Seamos sinceros: los mensajes de bienvenida del buzón de voz pueden marcar una gran diferencia para tu negocio. Son lo primero que escuchan tus clientes cuando te llaman, lo que significa que a menudo solo tienes una oportunidad para causar una buena impresión (o, al menos, para no molestarles si contactan contigo a menudo). Te explicamos cómo clavar tus mensajes de buzón de voz para fuera del horario comercial.
Cada mensaje que escucha un usuario es importante, especialmente si no hay nadie disponible para atender la llamada. Si tu negocio cierra a una hora determinada o nadie trabaja durante el fin de semana, deberías crear un mensaje de buzón de voz para fuera del horario comercial. Por suerte, estamos aquí para ayudarte con eso.
Por qué necesitas mensajes personalizados en tu buzón de voz en primer lugar
Al llamar a una empresa fuera del horario comercial, es probable que escuches una grabación automática que te informará de a qué hora debes volver a llamar. Y con razón, ya que los saludos de fuera de horario son una forma profesional de comunicar a tus clientes por qué no estás disponible en ese momento y cuándo exactamente pueden localizarte.
Puede que al principio no parezca una gran cosa, pero escuchar un mensaje de este tipo es mucho mejor que obligar al cliente a soportar un tono de llamada interminable o a esperar a que su llamada acabe saltando al buzón de voz de forma abrupta. De hecho, configurar un saludo de buzón de voz para fuera de horario puede ayudarte no solo a impresionar a tus clientes, sino también a ganar su confianza y sus compras. Eso sí, siempre que grabes un mensaje de bienvenida corto con información relevante en lugar de uno largo y confuso.
También deberías considerar la opción de usar mensajes personalizados para tu buzón de voz de fuera de horario. Al fin y al cabo, estos mensajes forman parte de la imagen de tu empresa tanto como el diseño de tu sitio web o la distribución de tus tiendas físicas. Si utilizas un software de call center de alta calidad, puedes grabar fácilmente mensajes personalizados que se alineen con la identidad de tu marca, establezcan el tono adecuado y garanticen que tus clientes reciben la experiencia que se merecen.
Cómo crear un mensaje de buzón de voz adecuado para fuera de horario
No existe una única forma idónea de redactar un mensaje para fuera de horario. Sin embargo, hay algunos aspectos que debes tener en cuenta para demostrar a quienes llaman que valoras su tiempo:
#1 Indica el nombre de tu empresa
Asegúrate de mencionar el nombre de tu negocio al principio. Puede parecer obvio, pero es una muestra importante de profesionalidad.
Ejemplo: Hola, has llamado a CloudTalk…
#2 Menciona el horario comercial
También debes indicar claramente tu horario comercial de antemano. De lo contrario, tus clientes podrían esperar en vano y acabar molestos.
Ejemplo: Nuestro horario comercial es de 10:00 a 17:00, hora de Europa Central.
#3 Sugiere los siguientes pasos con claridad
Asegúrate de detallar los siguientes pasos a las personas que llaman. Si tus clientes saben que no hay nadie para responder en ese momento, podrán decidir fácilmente si dejar un mensaje en el buzón de voz o volver a llamar en otro momento. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, puede haber otras opciones a considerar (dirigir a los usuarios a un menú telefónico, enumerar los buzones de voz individuales de diferentes empleados o desviar las llamadas a un destino externo, entre otras). Si utilizas un software de call center adecuado, deberías poder configurar un menú telefónico junto con el desvío de llamadas con bastante facilidad.
Ejemplo: Si llamas en relación con un pedido existente, pulsa 1. Si quieres ayuda para realizar un nuevo pedido, pulsa 2.
#4 Indica otros canales de contacto
Menciona otros métodos de contacto si están disponibles. Aunque no haya nadie para atender la llamada en un momento dado, puede haber otras formas de ponerse en contacto con tu empresa u obtener información adicional sobre tu oferta. Si es así, asegúrate de incluirlas en tu mensaje de fuera de horario. Puedes, por ejemplo, «redirigir» a los usuarios a tu sitio web, correo electrónico o perfiles de redes sociales.
Ejemplo: Nuestros agentes están disponibles para ayudarte a través de la función de chat en vivo de nuestra web. También puedes enviarnos un correo electrónico a help@cloudtalk.io.
#5 Hazlo sencillo
Por encima de todo, hazlo sencillo. Si la grabación es confusa y larga, lo más probable es que tus clientes pierdan el interés e incluso desistan de volver a ponerse en contacto contigo. No pierdas el tiempo; en su lugar, mantén el mensaje sencillo y corto. Un mensaje de bienvenida profesional para el buzón de voz debería durar entre 20 y 25 segundos, tiempo suficiente para ofrecer a tus clientes la información esencial.
#6 Mantén tu grabación actualizada
Mantén tu grabación al día. Si se produce algún cambio en tu horario comercial (por vacaciones o situaciones de emergencia, por ejemplo), debes actualizar los mensajes del buzón de voz para aclarar la situación y evitar confusiones. Menciona el problema de inmediato y, si es posible, especifica cuándo volverás a estar operativo.
#7 Haz que quienes llaman se sientan importantes
Haz que tus clientes se sientan importantes. Lo más probable es que tengan una buena razón para ponerse en contacto con tu empresa. Aunque no haya nadie disponible para atender la llamada, el cliente debe sentirse animado a intentar ponerse en contacto de una forma u otra. Lo peor que puedes hacer es hacerles perder el tiempo y disuadirles de volver a contactarte, que es precisamente lo que se consigue con mensajes de buzón de voz genéricos e impersonales. Como ya hemos mencionado, a menudo solo tienes una oportunidad para causar una primera impresión decente: asegúrate de aprovecharla al máximo y utiliza mensajes personalizados.
#8 Proporciona información relevante a tus clientes
Hablando de lo esencial: proporciona información relevante a las personas que llaman. Deberían poder saber de inmediato si han marcado el número correcto y si hay alguien disponible para atender la llamada.
Cómo personalizar tus mensajes de buzón de voz para fuera de horario en pocas palabras
- Cuida la calidad de tus mensajes
- No aburras a tus clientes: hazlo corto, sencillo y mantenlo actualizado
- Incluye todos los detalles esenciales que el cliente necesita (nombre de la empresa, horario de apertura, cualquier anomalía en ese momento dado)
- Explica por qué no puedes atender la llamada, sugiere los siguientes pasos y ofrece métodos de contacto alternativos
- Anima a dejar un mensaje en el buzón de voz, indicando su identidad y número de teléfono
- Utiliza una solución potente de call center para crear mensajes personalizados en el buzón de voz
- ¡Saca tu lado creativo!
Aunque una grabación corta pueda no parecer tan importante, realmente puede marcar la diferencia para tus clientes. ¡No los pierdas por culpa de un buzón de voz! En su lugar, invierte un poco de esfuerzo en definir mensajes personalizados para fuera del horario comercial y causa una excelente impresión a quienes te llaman.
Por suerte, personalizar los mensajes de bienvenida de tu buzón de voz para fuera de horario no tiene por qué ser difícil, especialmente si aprovechas un software de call center adecuado. Con la función de buzón de voz de CloudTalk, puedes configurar mensajes personalizados y asegurarte de que tus clientes se sientan atendidos, incluso si no estás disponible para responder a la llamada en ese preciso instante.
Además, las llamadas entrantes se pueden desviar fácilmente al buzón de voz, lo que permite a tus clientes dejar un mensaje que puede enviarse directamente a un miembro específico de tu equipo. Si un cliente deja un mensaje nuevo, lo encontrarás de inmediato en la lista de llamadas perdidas y en el historial del buzón de voz, listo para ser reproducido directamente desde tu navegador, en cualquier lugar y en cualquier momento.
Básicamente, con el software adecuado, puedes utilizar varias opciones de configuración y hacer que tu buzón de voz sea más eficiente. De este modo, tus clientes estarán siempre informados y seguros de que alguien responderá a su problema lo antes posible, mientras que las notificaciones y las métricas te ayudarán a estar al tanto de sus necesidades, sin importar cuándo llamen. Asegúrate de que no quede ninguna llamada sin responder: mejora tu servicio de atención al cliente y anima a los usuarios a dejar un mensaje.
En conclusión
Como hemos señalado en este artículo, asegurarse de tener mensajes de buzón de voz de alta calidad es realmente muy importante. Además de prestar atención a lo que dices (que sin duda deberías hacer), también debes esforzarte en cómo lo dices. Básicamente, los mensajes que grabes deben ser claros, auténticos y agradables de escuchar para tus clientes. De este modo, estarán más dispuestos a volver a ponerse en contacto contigo o a dejar un mensaje en el buzón de voz.
Por último, pero no por ello menos importante: ¡destaca! Intenta grabar un mensaje atractivo y no tengas miedo de añadirle un toque de «humanidad» y humor (siempre que se adapte a la imagen de tu marca, claro).
