Cómo perfeccionar tus saludos de buzón de voz
de fuera de horario de atención

Reconozcámoslo: los saludos de buzón de voz pueden suponer una gran diferencia para tu negocio. Son lo primero que oyen tus clientes cuando te llaman, lo que significa que a menudo solo tienes una oportunidad de causar una buena impresión (o al menos de no molestarles si se ponen en contacto contigo con frecuencia). Así es como puedes dar en el clavo con tus saludos de buzón de voz fuera de horario.

Cada mensaje que escucha una persona que llama es importante, pero especialmente si no hay nadie disponible para atender la llamada. Si tu negocio cierra a una hora determinada o nadie trabaja durante los fines de semana, definitivamente debes crear un saludo de buzón de voz fuera de horario. Por suerte, estamos aquí para ayudarte con eso.

Por qué necesitas saludos de buzón de voz personalizados

Cuando llames a una empresa fuera del horario comercial, es probable que oigas una grabación automática que te informará de la hora a la que debes devolver la llamada. Y con razón, ya que los saludos fuera de horario son una forma profesional de hacer saber a tus clientes por qué no estás disponible en ese momento y cuándo pueden localizarte exactamente.

Puede que al principio no parezca gran cosa, pero escuchar un mensaje así es mucho mejor que obligar a un cliente a aguantar tonos interminables o a esperar a que su llamada pase finalmente a un buzón de voz. De hecho, establecer un saludo de buzón de voz fuera de horario de atención puede ayudarte no solo a impresionar a tus clientes, sino a ganar potencialmente su negocio. Siempre que grabes un breve mensaje de bienvenida con información relevante en lugar de uno largo y confuso, claro.

También deberías considerar la posibilidad de personalizar tus saludos de buzón de voz fuera de horario de atención. Al fin y al cabo, estos mensajes forman parte de la imagen de tu empresa tanto como el diseño de tu sitio web o la disposición de tus tiendas físicas. Si utilizas un software de centro de llamadas de alta calidad, puedes grabar fácilmente saludos de buzón de voz que estén en consonancia con la identidad de tu marca, establecer el tono adecuado y asegurarte de que tus clientes reciben la experiencia que merecen.

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Cómo crear unos saludos de buzón de voz adecuados avisando de el horario de atención

No hay una única forma de elaborar un saludo de fuera de horario de atención. Sin embargo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta para mostrar a tus interlocutores que valoras su tiempo:

#1 Indica el nombre de tu empresa

Asegúrate de mencionar el nombre de tu empresa desde el principio. Esto puede parecer obvio, pero es una muestra importante de profesionalidad.

Ejemplo: Hola, has contactado con CloudTalk…

#2 Menciona el horario de atención

También debes indicar por adelantado tu horario de atención. De lo contrario, tus clientes podrían esperar en vano y molestarse.

Ejemplo: el horario de atención al público es de 10:00 a 17:00 horas Hora de Europa Central.

#3 Sugiere pasos claros a seguir

Asegúrate de detallar los siguientes pasos a tus interlocutores. Si tus clientes saben que no hay nadie para responder a la llamada en ese momento, pueden decidir fácilmente dejar un mensaje de voz o llamarte en otro momento. Dependiendo de la especificidad de tu empresa, puede haber otras opciones a tener en cuenta también (dirigir a las personas que llaman a un menú telefónico, listar los buzones de voz individuales de diferentes empleados o desviar las llamadas a un destino externo, solo por nombrar algunas). Si utilizas un software de centro de llamadas adecuado, deberías poder configurar un menú telefónico junto con el desvío de llamadas con bastante facilidad.

Ejemplo: Si llamas por un pedido existente, por favor, pulsa 1. Si quieres ayuda para hacer un nuevo pedido, por favor, pulsa 2.

#4 Indica otros métodos de contacto

Indica otros métodos de contacto, si los hay. Aunque no haya nadie para atender la llamada en un momento dado, puede haber otras formas de ponerse en contacto con tu empresa o recibir información adicional sobre tu oferta. Si es así, asegúrate de incluirlos en tu saludo fuera de horario. Puedes, por ejemplo, «redirigir» a las personas que llaman a tu sitio web, correo electrónico o perfiles de redes sociales.

Ejemplo: Los agentes están disponibles para ayudarte a través de la función de chat en vivo de nuestro sitio web. También puedes enviarnos un correo electrónico a help@cloudtalk.io.

#5 Hazlo fácil

Por encima de todo, mantén la sencillez. Si la grabación es vaga y larga, lo más probable es que tus clientes pierdan el interés e incluso renuncien a volver a ponerse en contacto contigo. No pierdas el tiempo, pero mantén tu mensaje simple y breve. Un saludo de buzón de voz profesional debe durar entre 20 y 25 segundos, tiempo suficiente para dotar a tus clientes de lo esencial.

#6 Mantén tu grabación actualizada

Mantén tu grabación actualizada. Si hay algún cambio en tu horario de atención (por vacaciones o situaciones de emergencia, por ejemplo), debes actualizar los saludos de buzón de voz para aclarar el problema y evitar confusiones. Menciona el problema por adelantado y, si es posible, especifica cuándo volverás a trabajar.

#7 Haz que tus interlocutores se sientan importantes

Haz que tus interlocutores se sientan importantes. Lo más probable es que tus clientes tengan una buena razón para ponerse en contacto con tu empresa. Incluso si no hay nadie disponible para atender la llamada, la persona que llama debe sentirse animada a intentar ponerse en contacto de una forma u otra. Lo peor que puedes hacer es hacer perder el tiempo a tus clientes y evitar que vuelvan a ponerse en contacto contigo, que es precisamente lo que puedes conseguir con saludos de buzón de voz genéricos e impersonales. Como ya se ha mencionado, a menudo solo tienes una oportunidad para causar una primera impresión decente: asegúrate de aprovechar al máximo esa oportunidad y personaliza tus mensajes.

#8 Proporciona a tus interlocutores información relevante

Hablando de lo esencia – proporciona a tus interlocutores información relevante. Deberían poder saber enseguida si han marcado el número correcto y si hay alguien disponible para atender la llamada.

Personalizar tus saludos de buzón de voz fuera del horario de trabajo en pocas palabras

• Cuida la calidad de tus mensajes
• No aburras a tus interlocutores – sé breve, sencillo y actual
• Incluye todos los detalles esenciales que necesita tu interlocutor (nombre de la empresa, horario de apertura, cualquier anomalía en un momento dado)
• Explica por qué no puedes atender la llamada, sugiere los siguientes pasos y métodos de contacto alternativos
• Anima a la persona que llama a dejar un mensaje de voz, indicando su identidad y número de teléfono
• Utiliza una potente solución de centro de llamadas para crear mensajes de voz personalizados
• ¡Sé creativo!

Aunque una breve grabación no parezca tan importante, puede marcar realmente la diferencia para tus clientes. ¡No los pierdas por un mensaje de voz! En lugar de eso, invierte un poco de esfuerzo en personalizar tus saludos de buzón de voz fuera del horario de trabajo y, de paso, causa una gran impresión en tus interlocutores.

Por suerte, personalizar tus saludos de buzón de voz de fuera de horario de atención no tiene por qué ser difícil, sobre todo si aprovechas el software adecuado para centros de llamadas. Con la función Buzón de voz de CloudTalk, puedes configurar mensajes personalizados y asegurarte de que tus interlocutores se sientan atendidos, aunque no estés exactamente disponible para atender la llamada.

Además, las llamadas entrantes pueden dirigirse fácilmente al buzón de voz, lo que permite a tus clientes dejar un mensaje, que incluso puede enviarse directamente a un miembro concreto de tu equipo. Si hay algún mensaje nuevo dejado por un cliente, lo encontrarás enseguida en la lista de llamadas perdidas y en el historial del buzón de voz, disponible para ser reproducido directamente desde tu navegador, en cualquier momento y lugar.

Básicamente, con el software adecuado, puedes utilizar varias opciones de configuración y hacer que tu mensaje de voz sea más eficiente. De este modo, tus clientes estarán siempre informados y tendrán la seguridad de que alguien responde a su problema lo antes posible, mientras que las notificaciones y las métricas te ayudarán a estar al día de sus necesidades, independientemente del momento en que llamen. Asegúrate de que no quedan llamadas sin contestar – mejora tu servicio de atención al cliente y anima a los que llaman a dejar un mensaje.

Conclusión

Como hemos explicado en este artículo, es muy importante que te asegures de tener saludos de buzón de voz de alta calidad. Además de prestar atención a lo que realmente dices -lo que sin duda debes hacer-, también debes esforzarte en cómo lo dices. Básicamente, los mensajes que grabes deben ser claros, auténticos y agradables de escuchar para tus clientes. De este modo, estarán más dispuestos a volver a ponerse en contacto contigo o a dejar un mensaje de voz.

Por último, pero no menos importante: ¡Destaca! Intenta grabar un mensaje de voz atractivo y no tengas miedo de añadirle algo de «humanidad» y humor (solo si se adapta a tu imagen de marca, claro).