How to Nail your After-Hours Voicemail Greetings

Ammettiamolo: i messaggi registrati di benvenuto possono fare una grande differenza per la tua azienda. Sono la primissima cosa che i tuoi clienti sentono quando ti chiamano, il che significa che spesso hai solo una possibilità per fare una buona impressione (o perlomeno per non infastidirli se ti contattano frequentemente). Ecco come gestire al meglio i tuoi messaggi registrati di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro.

Every message a caller hears is important, especially if there’s no one available to take the call. If your business closes at a certain hour or no one works during the weekends, you should definitely create an after-hours voicemail greeting. Luckily, we’re here to help you out with that. 

Why do you need personalized voicemail greetings in the first place

Quando chiami un’azienda al di fuori degli orari di lavoro, probabilmente ascolterai una registrazione automatica che ti informerà a che ora dovresti richiamare. Ed è giusto che sia così, in quanto i messaggi di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro sono un modo professionale per far sapere ai tuoi clienti perché non sei disponibile in quel dato momento e quando possono contattarti esattamente.

It might not seem like a big deal at first, but hearing such a message is much better than forcing a customer to either sit through endless ringing or wait for their call to finally failover to a voicemail box. In fact, setting up an after-hours voicemail greeting can help you not only impress your customers but potentially win their business. Provided that you record a short welcoming message with relevant information instead of a long and confusing one, that is.

You should also consider personalizing your after-hours voicemail greetings. After all, such messages are as much a part of your company’s image as the design of your website or the layout of your brick-and-mortar shops. If you’re using high-quality call center software, you can easily record voicemail greetings that are in line with your brand identity, set the right tone, and ensure your customers are getting the experience they deserve.

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How to come up with a proper after-hours voicemail greeting

Non c’è un modo realmente efficace per creare dei messaggi di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro. Tuttavia, ci sono delle cose che dovresti tenere a mente per dimostrare ai tuoi clienti che dai valore al loro tempo:

#1 Indica il nome della tua azienda

Assicurati di menzionare il nome della tua azienda fin dall’inizio. Potrebbe sembrare ovvio, ma è un segno di professionalità.

Example: Hello, you’ve reached CloudTalk… 

#2 Menziona gli orari di lavoro

Dovresti anche indicare in anticipo i tuoi orari di lavoro. Altrimenti, i tuoi clienti potrebbero aspettare invano, e infastidirsi.

Esempio: i nostri orari di lavoro vanno dalle 10 alle 17. ora dell’Europa centrale.

#3 Proponi delle chiare fasi successive

Make sure you detail the next steps to your callers. If your customers know that there’s no one to answer the call at the moment, they can easily decide to leave a voicemail message or call you back another time. Depending on the specificity of your business, there might be other options to take into account as well (directing callers to a phone menu, listing individual voicemail boxes of different employees, or forwarding calls to an external destination, just to name a few). If you’re using proper call center software, you should be able to set up a phone menu along with call forwarding quite easily. 

Esempio: se chiami in merito a un ordine esistente, premi per favore 1. Se desideri aiuto per effettuare un nuovo ordine, premi per favore 2.

#4 Indica altri metodi di contatto

Indica altri metodi di contatto, se disponibili. Anche se non c’è nessuno disponibile a prendere la chiamata in un dato momento, ci potrebbero essere altri modi per entrare in contatto con la tua azienda o ricevere ulteriori informazioni riguardo la tua offerta. In questo caso, assicurati di includerli nei tuoi messaggi di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro. Puoi ad esempio, “reindirizzare” i chiamanti al tuo sito web, e-mail o ai profili social media.

Example: Agents are available to assist you via the live chat function on our website. You can also send us an email at help@cloudtalk.io. 

#5 Mantieni le cose semplici

Prima di tutto, mantieni le cose semplici. Se la registrazione è vaga e lunga, è probabile che i tuoi clienti perdano l’interesse e potrebbero persino rinunciare a mettersi in contatto con te. Non sprecare tempo, mantieni i tuoi messaggi semplici e brevi. Un messaggio professionale di benvenuto dovrebbe durare dai 20 ai 25 secondi, sufficienti a fornire ai tuoi clienti i dati essenziali.

#6 Mantieni aggiornate le tue registrazioni

Mantieni aggiornate le tue registrazioni. Se ci fosse qualsiasi tipo di cambiamento nei tuoi orari di lavoro (a causa di vacanze o situazioni di emergenza, ad esempio), dovresti aggiornare i tuoi messaggi di benvenuto per chiarire il problema ed evitare confusione. Accenna il problema in anticipo, e se possibile, specifica quando sarai di nuovo operativo.

#7 Fai sentire importanti i tuoi chiamanti

Fai sentire importanti i tuoi chiamanti. Molto probabilmente, i tuoi clienti hanno dei buoni motivi per contattare la tua azienda. Anche se non ci dovesse essere nessuna persona disponibile e prendere la chiamata, il cliente dovrebbe ancora sentirsi incoraggiato a provare a contattare in un modo o nell’altro. La cosa peggiore che puoi fare è sprecare il tempo dei tuoi clienti, impedendogli di contattarti di nuovo, che è precisamente quello che otterrai con messaggi di benvenuto generici e impersonali. Come già detto, spesso hai solo una possibilità per fare una buona prima impressione – assicurati di approfittare di questa occasione e personalizza i tuoi messaggi.

#8 Fornisci ai tuoi chiamanti informazioni rilevanti

Parlando di elementi essenziali – è necessario che tu fornisca ai tuoi chiamanti informazioni rilevanti. Dovrebbero essere in grado di capire subito se hanno composto il numero giusto e se qualcuno sia disponibile a prendere la chiamata.

Come personalizzare i tuoi messaggi registrati di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro in breve

• Take care of the quality of your messages
• Don’t bore your callers — keep it short, simple, and up-to-date
• Include all the essential details your caller needs (company name, opening hours, any anomalies at a given moment)
• Explain why you can’t take the call, suggest the next steps and alternative contact methods
• Encourage the caller to leave a voicemail, stating their identity and phone number
• Use a powerful call center solution to create customized voicemail messages
• Get creative!

Sebbene una breve registrazione potrebbe non sembrare così importante, può davvero fare la differenza per i tuoi clienti. Non perderli solo a causa di un messaggio vocale! Invece, già che ci sei, fai un piccolo sforzo personalizzando i tuoi messaggi di benvenuto, per fare un’ottima impressione sui tuoi chiamanti.

Per fortuna, personalizzare i tuoi messaggi di benvenuto non deve essere per forza difficile, soprattutto se usufruisci di un software di call center adeguato. Con la funzione Voicemail di CloudTalk, puoi impostare messaggi personalizzati e assicurarti che i tuoi chiamanti si sentano assistiti, anche se non sei disponibile a prendere la chiamata.

Inoltre, le chiamate in entrata possono essere facilmente instradate alla segreteria telefonica, consentendo ai tuoi clienti di lasciare un messaggio, che può essere persino inviato direttamente a un membro specifico del tuo team. Se c’è qualche nuovo messaggio lasciato da un cliente, lo troverai subito nella lista delle chiamate perse e nella cronologia dei messaggi vocali, disponibile per essere riprodotta direttamente dal tuo browser – ovunque e in qualsiasi momento.

In pratica, con il software giusto, potrai usare varie impostazioni per rendere la tua segreteria telefonica più efficiente. In questo modo, i tuoi clienti saranno sempre informati e assicurati che qualcuno risponda alle loro problematiche il prima possibile, mentre le notifiche e i parametri ti aiuteranno a tenere il passo delle loro esigenze, a prescindere da quando chiamano. Assicurati che nessuna chiamata sia lasciata senza risposta – migliora il tuo servizio clienti e incoraggia i tuoi chiamanti a lasciare un messaggio.

Il risultato finale

Come abbiamo descritto in questo articolo, è importantissimo assicurarsi di avere dei messaggi registrati di benvenuto di alta qualità. Oltre che prestare attenzione a quello che dici durante una chiamata – che è comunque importantissimo – dovresti anche sforzarti di dirlo bene. In pratica, i messaggi che registri dovrebbero essere chiari, autentici e piacevoli da ascoltare da parte dei tuoi clienti. In questo modo, saranno ancora più disposti a contattarti di nuovo o a lasciare un messaggio vocale.

Last but not least: Stand out! Try to record an attractive voicemail, and don’t be afraid to add some “humanity” and humor to it (only if it suits your brand image, that is).