Come creare la segreteria telefonica fuori orario perfetta

Inutile negarlo: il messaggio della segreteria telefonica può fare una grande differenza per la tua attività. È la primissima cosa che i clienti sentono quando ti chiamano, il che significa che spesso hai una sola possibilità per fare una buona impressione (o almeno per non indispettirli se ti contattano spesso). Ecco come puoi creare la segreteria telefonica fuori orario perfetta.

Ogni messaggio ascoltato da chi chiama è importante, soprattutto se non c’è nessuno disponibile a rispondere. Se la tua attività chiude a una certa ora o nessuno lavora durante il fine settimana, dovresti assolutamente creare un messaggio di segreteria fuori orario. Fortunatamente, siamo qui per aiutarti a farlo. 

Perché hai bisogno di messaggi di segreteria personalizzati

Quando chiami un’azienda al di fuori dell’orario di lavoro, è probabile che tu senta una registrazione automatica che ti informa su quando richiamare. Ed è giusto così, poiché i saluti fuori orario sono un modo professionale per far sapere ai tuoi clienti perché non sei disponibile in quel momento e quando esattamente possono rintracciarti. 

All’inizio potrebbe non sembrare un granché, ma ascoltare un messaggio del genere è molto meglio che costringere un cliente ad attendere squilli infiniti o ad aspettare che la chiamata venga finalmente trasferita a una casella vocale. Infatti, impostare un messaggio di segreteria fuori orario può aiutarti non solo a colpire i tuoi clienti, ma potenzialmente a conquistare la loro fiducia. A patto che tu registri un breve messaggio di benvenuto con informazioni rilevanti, invece di uno lungo e confuso.

Dovresti anche considerare di personalizzare i messaggi di segreteria fuori orario. Dopotutto, questi messaggi fanno parte dell’immagine della tua azienda tanto quanto il design del tuo sito web o il layout dei tuoi negozi fisici. Se utilizzi un software per call center di alta qualità, puoi registrare facilmente messaggi di segreteria in linea con l’identità del tuo brand, impostare il tono giusto e garantire ai tuoi clienti l’esperienza che meritano.

Come ideare un buon messaggio di segreteria fuori orario

Non esiste un unico modo migliore per creare un messaggio fuori orario. Tuttavia, ci sono alcune cose da tenere a mente per dimostrare a chi chiama che dai valore al suo tempo: 

#1 Specifica il nome della tua attività

Assicurati di menzionare il nome della tua attività fin dall’inizio. Può sembrare ovvio, ma è un importante segno di professionalità. 

Esempio: Ciao, hai chiamato CloudTalk… 

#2 Menziona gli orari di lavoro 

Dovresti anche indicare subito i tuoi orari di lavoro. In caso contrario, i tuoi clienti potrebbero aspettare invano e potenzialmente innervosirsi.

Esempio: I nostri orari di lavoro sono dalle 10:00 alle 17:00, fuso orario dell’Europa centrale. 

#3 Suggerisci passaggi successivi chiari 

Assicurati di spiegare nei dettagli i passaggi successivi a chi chiama. Se i tuoi clienti sanno che al momento non c’è nessuno a rispondere, possono facilmente decidere di lasciare un messaggio in segreteria o di richiamarti in un altro momento. A seconda della specificità della tua attività, potrebbero esserci anche altre opzioni da prendere in considerazione (indirizzare chi chiama a un menu telefonico, elencare le singole caselle vocali dei diversi dipendenti o inoltrare le chiamate a una destinazione esterna, solo per citarne alcune). Se utilizzi un software per call center adeguato, dovresti essere in grado di impostare un menu telefonico e l’inoltro delle chiamate in modo molto semplice. 

Esempio: Se chiami per un ordine esistente, premi 1. Se desideri assistenza per effettuare un nuovo ordine, premi 2. 

#4 Indica altri metodi di contatto 

Indica altri metodi di contatto, se disponibili. Anche se non c’è nessuno presente per rispondere alla chiamata in un determinato momento, potrebbero esserci altri modi per mettersi in contatto con la tua azienda o ricevere informazioni aggiuntive sulla tua offerta. In tal caso, assicurati di includerli nel messaggio fuori orario. Puoi, ad esempio, «reindirizzare» chi chiama verso il tuo sito web, la tua email o i tuoi profili social. 

Esempio: Gli agenti sono disponibili per assisterti tramite la funzione di chat dal vivo sul nostro sito web. Puoi anche inviarci un’email all’indirizzo help@cloudtalk.io. 

#5 Mantieni le cose semplici

Soprattutto, mantieni le cose semplici. Se la registrazione è vaga e lunga, i tuoi clienti molto probabilmente perderanno interesse e potrebbero persino rinunciare a contattarti di nuovo. Non perdere tempo, ma mantieni il tuo messaggio semplice e breve. Un messaggio di segreteria professionale dovrebbe durare 20-25 secondi, un tempo sufficiente per fornire ai tuoi clienti le informazioni essenziali.

#6 Mantieni la registrazione aggiornata 

Mantieni la registrazione aggiornata. Se ci sono cambiamenti nei tuoi orari di lavoro (a causa di festività o situazioni di emergenza, ad esempio), dovresti aggiornare i messaggi della segreteria per chiarire la situazione ed evitare confusione. Menziona subito il problema e, se possibile, specifica quando riprenderai l’attività. 

#7 Fai sentire importanti i tuoi clienti 

Fai sentire importanti i tuoi clienti. Molto probabilmente, i tuoi clienti hanno un buon motivo per mettersi in contatto con la tua azienda. Anche se non c’è nessuno disponibile a rispondere, chi chiama dovrebbe comunque sentirsi incoraggiato a cercare di mettersi in contatto in un modo o nell’altro. La cosa peggiore che puoi fare è sprecare il tempo dei tuoi clienti ed evitare che ti contattino mai più, che è proprio ciò che puoi ottenere con messaggi di segreteria generici e impersonali. Come già detto, spesso hai una sola possibilità per fare una prima impressione decente: assicurati di sfruttare appieno questa opportunità e personalizza i tuoi messaggi.  

#8 Fornisci informazioni rilevanti 

A proposito di elementi essenziali, fornisci a chi chiama informazioni rilevanti. Dovrebbero essere in grado di capire subito se hanno composto il numero giusto e se c’è qualcuno disponibile a rispondere.

Personalizzare i messaggi della segreteria fuori orario in sintesi

• Cura la qualità dei tuoi messaggi
• Non annoiare chi chiama: mantieni il messaggio breve, semplice e aggiornato
• Includi tutti i dettagli essenziali di cui chi chiama ha bisogno (nome dell’azienda, orari di apertura, eventuali anomalie in un dato momento)
• Spiega perché non puoi rispondere, suggerisci i passaggi successivi e metodi di contatto alternativi
• Incoraggia chi chiama a lasciare un messaggio in segreteria, indicando la propria identità e il proprio numero di telefono
• Usa una soluzione per call center potente per creare messaggi di segreteria personalizzati
• Spazio alla creatività!

Anche se una breve registrazione può non sembrare così importante, può davvero fare la differenza per i tuoi clienti. Non perderli a causa di una segreteria telefonica! Investi invece un piccolo sforzo nella personalizzazione dei tuoi messaggi fuori orario e fai un’ottima impressione su chi ti chiama. 

Fortunatamente, personalizzare i tuoi messaggi di segreteria fuori orario non deve essere difficile, specialmente se sfrutti un software per call center adeguato. Con la funzione di segreteria telefonica di CloudTalk, puoi impostare messaggi personalizzati e assicurarti che chi chiama si senta assistito, anche se non sei esattamente disponibile a rispondere. 

Inoltre, le chiamate in entrata possono essere facilmente instradate alla segreteria telefonica, consentendo ai tuoi clienti di lasciare un messaggio, che può anche essere inviato direttamente a un membro specifico del tuo team. Se c’è un nuovo messaggio lasciato da un cliente, lo troverai subito nell’elenco delle chiamate perse e nella cronologia della segreteria telefonica, pronto per essere riprodotto direttamente dal tuo browser, ovunque e in qualsiasi momento. 

In sostanza, con il software giusto, puoi utilizzare varie opzioni di impostazione e rendere la tua segreteria telefonica più efficiente. In questo modo, i tuoi clienti saranno sempre informati e certi che qualcuno risponderà al loro problema il prima possibile, mentre le notifiche e le metriche ti aiuteranno a stare al passo con le loro esigenze, indipendentemente da quando chiamano. Assicurati che non ci siano chiamate senza risposta: migliora il tuo servizio clienti e incoraggia chi chiama a lasciare un messaggio.

In conclusione

Come abbiamo evidenziato in questo articolo, assicurarsi di avere messaggi di segreteria telefonica di alta qualità è davvero molto importante. Oltre a prestare attenzione a ciò che dici effettivamente (cosa che dovresti assolutamente fare), dovresti anche impegnarti su come lo dici. In sostanza, i messaggi che registri dovrebbero essere chiari, autentici e piacevoli da ascoltare per i tuoi clienti. In questo modo, saranno più propensi a contattarti di nuovo o a lasciare un messaggio in segreteria. 

Infine, ma non meno importante: distinguiti! Prova a registrare un messaggio accattivante e non aver paura di aggiungere un po’ di «umanità» e umorismo (solo se si adatta all’immagine del tuo brand, ovviamente).