Come gestire al meglio i tuoi
messaggi registrati di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro

Ammettiamolo: i messaggi registrati di benvenuto possono fare una grande differenza per la tua azienda. Sono la primissima cosa che i tuoi clienti sentono quando ti chiamano, il che significa che spesso hai solo una possibilità per fare una buona impressione (o perlomeno per non infastidirli se ti contattano frequentemente). Ecco come gestire al meglio i tuoi messaggi registrati di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro.

Ogni messaggio che un chiamante ascolta è importante, sopratutto se non c’è nessuno disponibile a prendere la chiamata. Se la tua azienda chiude a una certa ora o nessuno lavora durante il fine settimana, dovresti assolutamente creare dei messaggi di benvenuto registrati. Per fortuna, siamo qui per aiutarti.

Innanzitutto, perché hai bisogno di messaggi di benvenuto personalizzati?

Quando chiami un’azienda al di fuori degli orari di lavoro, probabilmente ascolterai una registrazione automatica che ti informerà a che ora dovresti richiamare. Ed è giusto che sia così, in quanto i messaggi di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro sono un modo professionale per far sapere ai tuoi clienti perché non sei disponibile in quel dato momento e quando possono contattarti esattamente.

In un primo momento potrebbe non sembrare una cosa molto rilevante, ma per un cliente ascoltare tali messaggi è molto meglio che stare a sentire il telefono squillare all’infinito o aspettare che la chiamata venga trasferita alla segreteria telefonica. In realtà, impostare dei messaggi registrati di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro può aiutarti non solo a fare colpo sui tuoi clienti, ma anche a concludere degli affari con loro. È chiaro che sia opportuno registrare un breve messaggio di benvenuto con informazioni rilevanti e non uno lungo e confusionario.

Dovresti anche considerare l’idea di personalizzare i tuoi messaggi di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro. Dopo tutto, tali messaggi sono parte dell’immagine della tua azienda, parte del design del tuo sito web o parte del layout del tuo negozio fisico. Se stai usando un software di call center di alta qualità, puoi registrare facilmente dei messaggi di benvenuto che siano in linea con l’identità del tuo brand, impostare il tono giusto e garantire ai tuoi clienti che stanno ottenendo l’esperienza che meritano.

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Come realizzare dei messaggi registrati di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro appropriati

Non c’è un modo realmente efficace per creare dei messaggi di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro. Tuttavia, ci sono delle cose che dovresti tenere a mente per dimostrare ai tuoi clienti che dai valore al loro tempo:

#1 Indica il nome della tua azienda

Assicurati di menzionare il nome della tua azienda fin dall’inizio. Potrebbe sembrare ovvio, ma è un segno di professionalità.

Esempio: Salve, hai contattato CloudTalk…

#2 Menziona gli orari di lavoro

Dovresti anche indicare in anticipo i tuoi orari di lavoro. Altrimenti, i tuoi clienti potrebbero aspettare invano, e infastidirsi.

Esempio: i nostri orari di lavoro vanno dalle 10 alle 17. ora dell’Europa centrale.

#3 Proponi delle chiare fasi successive

Assicurati di organizzare nel dettaglio le fasi successive con i tuoi chiamanti. Se i tuoi clienti sanno che al momento non c’è nessuno a rispondere alla chiamata, possono tranquillamente decidere di lasciare un messaggio vocale registrato o richiamarti in un altro momento. A seconda della particolarità della tua azienda, ci potrebbero essere anche altre opzioni da prendere in considerazione (ad esempio: indirizzare i chiamanti verso un menù telefonico, elencare delle caselle di posta vocale individuali di diversi dipendenti o inoltrare le chiamate verso una destinazione esterna, solo per citarne alcune). Se usi un software di call center adeguato, dovresti essere in grado di impostare abbastanza facilmente un menù telefonico insieme all’inoltro di chiamata.

Esempio: se chiami in merito a un ordine esistente, premi per favore 1. Se desideri aiuto per effettuare un nuovo ordine, premi per favore 2.

#4 Indica altri metodi di contatto

Indica altri metodi di contatto, se disponibili. Anche se non c’è nessuno disponibile a prendere la chiamata in un dato momento, ci potrebbero essere altri modi per entrare in contatto con la tua azienda o ricevere ulteriori informazioni riguardo la tua offerta. In questo caso, assicurati di includerli nei tuoi messaggi di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro. Puoi ad esempio, “reindirizzare” i chiamanti al tuo sito web, e-mail o ai profili social media.

Esempio: gli operatori sono disponibili ad assisterti tramite la funzione di chat dal vivo sul nostro sito web. Puoi anche inviarci una e-mail a help@cloudtalk.io.

#5 Mantieni le cose semplici

Prima di tutto, mantieni le cose semplici. Se la registrazione è vaga e lunga, è probabile che i tuoi clienti perdano l’interesse e potrebbero persino rinunciare a mettersi in contatto con te. Non sprecare tempo, mantieni i tuoi messaggi semplici e brevi. Un messaggio professionale di benvenuto dovrebbe durare dai 20 ai 25 secondi, sufficienti a fornire ai tuoi clienti i dati essenziali.

#6 Mantieni aggiornate le tue registrazioni

Mantieni aggiornate le tue registrazioni. Se ci fosse qualsiasi tipo di cambiamento nei tuoi orari di lavoro (a causa di vacanze o situazioni di emergenza, ad esempio), dovresti aggiornare i tuoi messaggi di benvenuto per chiarire il problema ed evitare confusione. Accenna il problema in anticipo, e se possibile, specifica quando sarai di nuovo operativo.

#7 Fai sentire importanti i tuoi chiamanti

Fai sentire importanti i tuoi chiamanti. Molto probabilmente, i tuoi clienti hanno dei buoni motivi per contattare la tua azienda. Anche se non ci dovesse essere nessuna persona disponibile e prendere la chiamata, il cliente dovrebbe ancora sentirsi incoraggiato a provare a contattare in un modo o nell’altro. La cosa peggiore che puoi fare è sprecare il tempo dei tuoi clienti, impedendogli di contattarti di nuovo, che è precisamente quello che otterrai con messaggi di benvenuto generici e impersonali. Come già detto, spesso hai solo una possibilità per fare una buona prima impressione – assicurati di approfittare di questa occasione e personalizza i tuoi messaggi.

#8 Fornisci ai tuoi chiamanti informazioni rilevanti

Parlando di elementi essenziali – è necessario che tu fornisca ai tuoi chiamanti informazioni rilevanti. Dovrebbero essere in grado di capire subito se hanno composto il numero giusto e se qualcuno sia disponibile a prendere la chiamata.

Come personalizzare i tuoi messaggi registrati di benvenuto al di fuori degli orari di lavoro in breve

• Prenditi cura della qualità dei tuoi messaggi
• Non annoiare i clienti – mantieni i tuoi messaggi brevi, semplici e aggiornati
• Includi tutti i dettagli essenziali di cui i tuoi chiamanti hanno bisogno (nome dell’azienda, orari di apertura, qualsiasi anomalia in un dato momento)
• Spiega perché non puoi rispondere alla chiamata, suggerisci le fasi successive e metodi di contatto alternativi
• Incoraggia il cliente a lasciare un messaggio vocale, a indicare la propria identità e il numero di telefono
• Utilizza una potente soluzione di call center per creare messaggi vocali personalizzati
• Sii creativo!

Sebbene una breve registrazione potrebbe non sembrare così importante, può davvero fare la differenza per i tuoi clienti. Non perderli solo a causa di un messaggio vocale! Invece, già che ci sei, fai un piccolo sforzo personalizzando i tuoi messaggi di benvenuto, per fare un’ottima impressione sui tuoi chiamanti.

Per fortuna, personalizzare i tuoi messaggi di benvenuto non deve essere per forza difficile, soprattutto se usufruisci di un software di call center adeguato. Con la funzione Voicemail di CloudTalk, puoi impostare messaggi personalizzati e assicurarti che i tuoi chiamanti si sentano assistiti, anche se non sei disponibile a prendere la chiamata.

Inoltre, le chiamate in entrata possono essere facilmente instradate alla segreteria telefonica, consentendo ai tuoi clienti di lasciare un messaggio, che può essere persino inviato direttamente a un membro specifico del tuo team. Se c’è qualche nuovo messaggio lasciato da un cliente, lo troverai subito nella lista delle chiamate perse e nella cronologia dei messaggi vocali, disponibile per essere riprodotta direttamente dal tuo browser – ovunque e in qualsiasi momento.

In pratica, con il software giusto, potrai usare varie impostazioni per rendere la tua segreteria telefonica più efficiente. In questo modo, i tuoi clienti saranno sempre informati e assicurati che qualcuno risponda alle loro problematiche il prima possibile, mentre le notifiche e i parametri ti aiuteranno a tenere il passo delle loro esigenze, a prescindere da quando chiamano. Assicurati che nessuna chiamata sia lasciata senza risposta – migliora il tuo servizio clienti e incoraggia i tuoi chiamanti a lasciare un messaggio.

Il risultato finale

Come abbiamo descritto in questo articolo, è importantissimo assicurarsi di avere dei messaggi registrati di benvenuto di alta qualità. Oltre che prestare attenzione a quello che dici durante una chiamata – che è comunque importantissimo – dovresti anche sforzarti di dirlo bene. In pratica, i messaggi che registri dovrebbero essere chiari, autentici e piacevoli da ascoltare da parte dei tuoi clienti. In questo modo, saranno ancora più disposti a contattarti di nuovo o a lasciare un messaggio vocale.

E per ultimo ma non meno importante: distinguiti dagli altri! Prova a registrare un messaggio vocale accattivante senza aver paura di aggiungere un po’ di “umanità” e umorismo (ovviamente solo se si adatta all’immagine del tuo brand).