How to Nail your After-Hours Voicemail Greetings

Avouons-le : les messages d’accueil vocaux peuvent faire une grande différence pour votre entreprise. Ils sont la toute première chose que vos clients entendent lorsqu’ils vous appellent, ce qui signifie que vous n’avez souvent qu’une seule chance de faire bonne impression (ou du moins de ne pas les ennuyer s’ils vous contactent fréquemment). Voici comment vous pouvez clouer vos messages de bienvenue après les heures d’ouverture.

Every message a caller hears is important, especially if there’s no one available to take the call. If your business closes at a certain hour or no one works during the weekends, you should definitely create an after-hours voicemail greeting. Luckily, we’re here to help you out with that. 

Why do you need personalized voicemail greetings in the first place

Lorsque vous appelez une entreprise en dehors des heures d’ouverture, vous entendrez probablement un enregistrement automatique qui vous indiquera à quelle heure vous devez rappeler. Et à juste titre, car les messages d’accueil après les heures d’ouverture sont un moyen professionnel de faire savoir à vos clients pourquoi vous n’êtes pas disponible à ce moment-là et quand exactement ils peuvent vous joindre.

It might not seem like a big deal at first, but hearing such a message is much better than forcing a customer to either sit through endless ringing or wait for their call to finally failover to a voicemail box. In fact, setting up an after-hours voicemail greeting can help you not only impress your customers but potentially win their business. Provided that you record a short welcoming message with relevant information instead of a long and confusing one, that is.

You should also consider personalizing your after-hours voicemail greetings. After all, such messages are as much a part of your company’s image as the design of your website or the layout of your brick-and-mortar shops. If you’re using high-quality call center software, you can easily record voicemail greetings that are in line with your brand identity, set the right tone, and ensure your customers are getting the experience they deserve.

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How to come up with a proper after-hours voicemail greeting

Il n’y a pas de meilleure façon de créer un message d’accueil après les heures de bureau. Pourtant, il y a certaines choses que vous devez garder à l’esprit afin de montrer à vos appelants que vous appréciez leur temps :

#1 Indiquez le nom de votre entreprise

Assurez-vous de mentionner le nom de votre entreprise au début. Cela peut sembler évident, mais c’est un gage important de professionnalisme.

Example: Hello, you’ve reached CloudTalk… 

#2 Mentionnez les horaires d’ouverture

Vous devez également indiquer vos heures d’ouverture à l’avance. Sinon, vos clients pourraient attendre en vain et peut-être s’ennuyer.

Exemple : Nos heures d’ouverture sont de 10h à 17h. Heure d’Europe centrale.

#3 Suggérer les prochaines étapes claires

Make sure you detail the next steps to your callers. If your customers know that there’s no one to answer the call at the moment, they can easily decide to leave a voicemail message or call you back another time. Depending on the specificity of your business, there might be other options to take into account as well (directing callers to a phone menu, listing individual voicemail boxes of different employees, or forwarding calls to an external destination, just to name a few). If you’re using proper call center software, you should be able to set up a phone menu along with call forwarding quite easily. 

Exemple : Si vous appelez au sujet d’une commande existante, veuillez appuyer sur 1. Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour passer une nouvelle commande, veuillez appuyer sur 2.

#4 Indiquez d’autres méthodes de contact

Indiquez d’autres méthodes de contact, si disponibles. Même s’il n’y a personne pour prendre l’appel à un moment donné, il peut y avoir d’autres moyens d’entrer en contact avec votre entreprise ou de recevoir des informations supplémentaires sur votre offre. Si tel est le cas, assurez-vous de les inclure dans votre message d’accueil après les heures d’ouverture. Vous pouvez, par exemple, « rediriger » les appelants vers votre site Web, vos e-mails ou vos profils de réseaux sociaux.

Example: Agents are available to assist you via the live chat function on our website. You can also send us an email at help@cloudtalk.io. 

#5 Restez simple

Par-dessus tout, restez simple. Si l’enregistrement est vague et long, vos clients se désintéresseront très probablement et pourraient même renoncer à vous recontacter. Ne perdez pas de temps, mais gardez plutôt un message simple et court. Un message d’accueil professionnel devrait durer 20 à 25 secondes, ce qui est suffisant pour fournir l’essentiel à vos clients.

#6 Gardez votre enregistrement à jour

Gardez votre enregistrement à jour. S’il y a des changements dans vos heures d’ouverture (en raison de vacances ou de situations d’urgence, par exemple), vous devez mettre à jour vos messages d’accueil vocaux pour clarifier le problème et éviter toute confusion. Mentionnez le problème dès le départ et, si possible, précisez quand vous serez de retour en affaires.

#7 Faites en sorte que vos appelants se sentent importants

Faites en sorte que vos appelants se sentent importants Vos clients ont très probablement une bonne raison d’entrer en contact avec votre entreprise. Même s’il n’y a personne de disponible pour prendre l’appel, l’appelant doit toujours se sentir encouragé à essayer de vous joindre d’une manière ou d’une autre. La pire chose que vous puissiez faire est de faire perdre du temps à vos clients et de les empêcher de vous recontacter, ce qui est précisément ce que vous pouvez réaliser avec des messages d’accueil génériques et impersonnels. Comme déjà mentionné, vous n’avez souvent qu’une seule chance de faire une première impression décente – assurez-vous de profiter pleinement de cette chance et de personnaliser vos messages.

#8 Fournissez les informations pertinentes à vos appelants

En parlant de l’essentiel, fournissez à vos appelants des informations pertinentes. Ils devraient être en mesure de dire immédiatement s’ils ont composé le bon numéro et s’il y a quelqu’un disponible pour prendre l’appel.

Personnalisez vos messages d’accueil après les heures de bureau en un clin d’œil

• Take care of the quality of your messages
• Don’t bore your callers — keep it short, simple, and up-to-date
• Include all the essential details your caller needs (company name, opening hours, any anomalies at a given moment)
• Explain why you can’t take the call, suggest the next steps and alternative contact methods
• Encourage the caller to leave a voicemail, stating their identity and phone number
• Use a powerful call center solution to create customized voicemail messages
• Get creative!

Bien qu’un court enregistrement ne semble pas si important, il peut vraiment faire la différence pour vos clients. Ne les perdez pas à cause d’un message vocal ! Au lieu de cela, investissez un peu d’effort dans la personnalisation de vos messages d’accueil après les heures d’ouverture et faites bonne impression sur vos appelants pendant que vous y êtes.

Heureusement, personnaliser vos messages d’accueil après les heures d’ouverture ne doit pas être difficile, surtout si vous profitez d’un logiciel de centre d’appels approprié. Avec la fonction de messagerie vocale de CloudTalk, vous pouvez configurer des messages personnalisés et vous assurer que vos appelants se sentent pris en charge, même si vous n’êtes pas exactement disponible pour prendre l’appel.

De plus, les appels entrants peuvent être facilement acheminés vers la messagerie vocale, permettant à vos clients de laisser un message, qui peut même être envoyé directement à un membre spécifique de votre équipe. S’il y a un nouveau message laissé par un client, vous le trouverez immédiatement dans la liste des appels manqués et l’historique de la messagerie vocale, disponible pour être lu directement depuis votre navigateur – n’importe où et n’importe quand.

Fondamentalement, avec le bon logiciel, vous pouvez utiliser diverses options de réglage et rendre votre messagerie vocale plus efficace. De cette façon, vos clients seront toujours informés et assurés que quelqu’un répondra à leur problème dès que possible, tandis que les notifications et les mesures vous aideront à répondre à leurs besoins, peu importe quand ils appellent. Assurez-vous qu’aucun appel ne reste sans réponse – améliorez votre service client et encouragez vos appelants à laisser un message.

L’Essentiel

Comme nous l’avons expliqué dans cet article, il est vraiment très important de s’assurer que vous disposez de messages d’accueil de haute qualité. En plus de prêter attention à ce que vous dites réellement – ce que vous devriez certainement faire – vous devez également faire des efforts sur la façon dont vous le dites. Fondamentalement, les messages que vous enregistrez doivent être clairs, authentiques et agréables à entendre pour vos clients. De cette façon, ils seront plus enclins à vous recontacter ou à laisser un message vocal.

Last but not least: Stand out! Try to record an attractive voicemail, and don’t be afraid to add some “humanity” and humor to it (only if it suits your brand image, that is).