Comment réussir l’enregistrement de votre messagerie vocale de fermeture

Soyons réalistes : les messages de votre messagerie vocale peuvent faire toute la différence pour votre entreprise. C’est la toute première chose que vos clients entendent lorsqu’ils vous appellent, ce qui signifie que vous n’avez souvent qu’une seule chance de faire bonne impression (ou du moins de ne pas les agacer s’ils vous contactent fréquemment). Voici comment réussir vos messages d’accueil après les heures d’ouverture.

Chaque message entendu par un correspondant est important, surtout si personne n’est disponible pour prendre l’appel. Si votre entreprise ferme à une certaine heure ou si personne ne travaille le week-end, vous devez absolument créer un message d’accueil pour les heures de fermeture. Heureusement, nous sommes là pour vous aider. 

Pourquoi avez-vous besoin de messages d’accueil personnalisés ?

Lorsque vous appelez une entreprise en dehors des heures d’ouverture, vous entendez généralement un enregistrement automatique qui vous indique à quelle heure vous devez rappeler. Et c’est bien normal, car les messages de fermeture sont un moyen professionnel d’informer vos clients de votre indisponibilité actuelle et de l’heure exacte à laquelle ils peuvent vous joindre. 

Cela peut sembler anodin au premier abord, mais entendre un tel message est bien préférable pour le client que de devoir supporter des tonalités interminables ou d’attendre que son appel soit finalement redirigé vers une boîte vocale. En réalité, la mise en place d’un message d’accueil après les heures d’ouverture peut non seulement vous aider à impressionner vos clients, mais aussi potentiellement à remporter de nouveaux contrats. À condition, bien sûr, d’enregistrer un message d’accueil court contenant les informations essentielles, plutôt qu’un message long et confus.

Vous devriez également envisager de personnaliser vos messages d’accueil de fermeture. Après tout, ces messages font autant partie de l’image de votre entreprise que le design de votre site web ou l’aménagement de vos boutiques physiques. Si vous utilisez un logiciel de centre d’appels de haute qualité, vous pouvez facilement enregistrer des messages d’accueil conformes à l’identité de votre marque, donner le ton juste et garantir à vos clients l’expérience qu’ils méritent.

Comment rédiger un bon message d’accueil pour les heures de fermeture

Il n’existe pas de méthode unique pour concevoir un message de fermeture. Cependant, voici quelques éléments à garder à l’esprit pour montrer à vos correspondants que vous respectez leur temps : 

#1 Indiquez le nom de votre entreprise

Veillez à mentionner le nom de votre entreprise dès le départ. Cela peut sembler évident, mais c’est un gage de professionnalisme essentiel. 

Exemple : Bonjour, vous êtes bien chez CloudTalk… 

#2 Mentionnez les heures d’ouverture 

Vous devez également indiquer d’emblée vos heures d’ouverture. Sinon, vos clients risquent d’attendre en vain et de finir par s’impatienter.

Exemple : Nos bureaux sont ouverts de 10 h à 17 h, heure d’Europe centrale. 

#3 Proposez des étapes claires pour la suite 

Veillez à détailler les étapes suivantes pour vos correspondants. Si vos clients savent que personne n’est disponible pour répondre à ce moment-là, ils peuvent facilement décider de laisser un message vocal ou de vous rappeler plus tard. Selon les spécificités de votre activité, d’autres options peuvent être envisagées (rediriger les correspondants vers un menu téléphonique, lister les boîtes vocales individuelles des différents collaborateurs, ou transférer les appels vers un numéro externe, pour n’en citer que quelques-unes). Si vous utilisez un logiciel de centre d’appels adapté, vous devriez pouvoir configurer un menu téléphonique ainsi qu’un transfert d’appel très facilement. 

Exemple : Si vous appelez au sujet d’une commande existante, veuillez appuyer sur la touche 1. Si vous souhaitez de l’aide pour passer une nouvelle commande, veuillez appuyer sur la touche 2. 

#4 Indiquez d’autres moyens de contact 

Indiquez d’autres méthodes de contact, si elles existent. Même si personne n’est présent pour prendre l’appel à un moment donné, il se peut qu’il y ait d’autres moyens d’entrer en contact avec votre entreprise ou d’obtenir des informations supplémentaires sur votre offre. Si c’est le cas, veillez à les inclure dans votre message de fermeture. Vous pouvez, par exemple, « rediriger » les correspondants vers votre site web, votre e-mail ou vos profils de réseaux sociaux. 

Exemple : Nos conseillers sont disponibles pour vous aider via le chat en ligne sur notre site web. Vous pouvez également nous envoyer un e-mail à l’adresse help@cloudtalk.io. 

#5 Faites simple

Surtout, restez simple. Si l’enregistrement est flou et trop long, vos clients risquent de perdre patience et d’abandonner l’idée de vous recontacter. Ne perdez pas de temps, optez plutôt pour un message simple et court. Un message d’accueil professionnel doit durer entre 20 et 25 secondes, ce qui est suffisant pour transmettre l’essentiel à vos clients.

#6 Gardez vos messages à jour 

Maintenez votre enregistrement à jour. En cas de modification de vos horaires d’ouverture (en raison de jours fériés ou de situations d’urgence, par exemple), vous devez mettre à jour vos messages d’accueil pour clarifier la situation et éviter toute confusion. Mentionnez le problème d’emblée et, si possible, précisez la date de reprise de vos activités. 

#7 Valorisez vos correspondants 

Faites en sorte que vos appelants se sentent importants. Vos clients ont très probablement une bonne raison de contacter votre entreprise. Même si personne n’est disponible pour prendre l’appel, le correspondant doit se sentir encouragé à essayer de vous joindre d’une manière ou d’une autre. La pire chose à faire est de faire perdre du temps à vos clients et de les dissuader de vous recontacter, ce qui est précisément l’effet produit par des messages d’accueil génériques et impersonnels. Comme mentionné précédemment, vous n’avez souvent qu’une seule chance de faire une bonne première impression — assurez-vous de la saisir pleinement et de personnaliser vos messages.  

#8 Fournissez des informations pertinentes 

En parlant d’essentiel — fournissez des informations pertinentes à vos correspondants. Ils doivent pouvoir savoir immédiatement s’ils ont composé le bon numéro et si quelqu’un est disponible pour prendre l’appel.

L’essentiel pour personnaliser vos messages de fermeture

• Veillez à la qualité de vos messages
• Ne lassez pas vos correspondants — restez court, simple et à jour
• Incluez tous les détails essentiels dont votre correspondant a besoin (nom de l’entreprise, horaires d’ouverture, éventuelles exceptions temporaires)
• Expliquez pourquoi vous ne pouvez pas répondre, proposez les étapes suivantes et des solutions de contact alternatives
• Encouragez l’appelant à laisser un message vocal en indiquant son nom et son numéro de téléphone
• Utilisez une solution performante de centre d’appels pour créer des messages vocaux personnalisés
• Faites preuve de créativité !

Bien qu’un court enregistrement puisse sembler secondaire, il peut réellement faire la différence pour vos clients. Ne les perdez pas à cause d’une simple messagerie vocale ! Consacrez plutôt un peu d’efforts à la personnalisation de vos messages de fermeture pour faire une excellente impression auprès de vos correspondants. 

Heureusement, personnaliser vos messages d’accueil de fermeture n’a rien de sorcier, surtout si vous utilisez un logiciel de centre d’appels adapté. Grâce à la fonctionnalité Messagerie Vocale de CloudTalk, vous pouvez configurer des messages personnalisés et vous assurer que vos correspondants se sentent pris en charge, même si vous n’êtes pas disponible pour leur répondre directement. 

De plus, les appels entrants peuvent être facilement redirigés vers la messagerie vocale, ce qui permet à vos clients de laisser un message qui peut même être envoyé directement à un membre spécifique de votre équipe. Si un client laisse un nouveau message, vous le retrouverez immédiatement dans votre liste d’appels manqués et dans l’historique de votre messagerie vocale, prêt à être écouté depuis votre navigateur — n’importe où et n’importe quand. 

En résumé, avec le bon logiciel, vous pouvez utiliser différentes options de configuration pour rendre votre messagerie vocale plus efficace. Ainsi, vos clients seront toujours informés et assurés que quelqu’un traitera leur demande au plus vite, tandis que les notifications et les indicateurs vous aideront à suivre leurs besoins, quel que soit le moment de leur appel. Ne laissez plus aucun appel sans réponse — améliorez votre service client et encouragez vos correspondants à laisser un message.

Le mot de la fin

Comme nous l’avons souligné dans cet article, veiller à la qualité de vos messages de messagerie vocale est d’une importance capitale. En plus de faire attention au contenu de votre discours — ce que vous devez absolument faire —, vous devez également soigner la forme. En résumé, les messages que vous enregistrez doivent être clairs, authentiques et agréables à écouter pour vos clients. De cette façon, ils seront plus enclins à vous recontacter ou à laisser un message. 

Dernier conseil, et non des moindres : démarquez-vous ! Essayez d’enregistrer une messagerie attrayante, et n’hésitez pas à y apporter une touche d’humanité et d’humour (uniquement si cela correspond à l’image de votre marque, bien entendu).