Comment clouer vos messages de bienvenue
après les heures d’ouverture

Avouons-le : les messages d’accueil vocaux peuvent faire une grande différence pour votre entreprise. Ils sont la toute première chose que vos clients entendent lorsqu’ils vous appellent, ce qui signifie que vous n’avez souvent qu’une seule chance de faire bonne impression (ou du moins de ne pas les ennuyer s’ils vous contactent fréquemment). Voici comment vous pouvez clouer vos messages de bienvenue après les heures d’ouverture.

Chaque message qu’un appelant entend est important, mais surtout s’il n’y a personne de disponible pour prendre l’appel. Si votre entreprise ferme à une certaine heure ou que personne ne travaille durant les weekends, vous devriez vraiment créer un message de bienvenue après les heures d’ouverture. Heureusement, nous sommes là pour vous aider.

Pourquoi avez-vous besoin de messages d’accueil personnalisés en premier lieu

Lorsque vous appelez une entreprise en dehors des heures d’ouverture, vous entendrez probablement un enregistrement automatique qui vous indiquera à quelle heure vous devez rappeler. Et à juste titre, car les messages d’accueil après les heures d’ouverture sont un moyen professionnel de faire savoir à vos clients pourquoi vous n’êtes pas disponible à ce moment-là et quand exactement ils peuvent vous joindre.

Cela peut ne pas sembler un gros problème au début, mais entendre un tel message est bien mieux que de forcer un client à rester assis pendant une sonnerie sans fin ou à attendre que son appel bascule enfin vers une boîte vocale. En fait, la mise en place d’un message d’accueil après les heures d’ouverture peut vous aider non seulement à impressionner vos clients, mais aussi à gagner leur clientèle. À condition que vous enregistriez un court message de bienvenue avec des informations pertinentes au lieu d’un message long et déroutant, c’est-à-dire.

Vous devriez également envisager de personnaliser vos messages d’accueil après les heures d’ouverture. Après tout, de tels messages font autant partie de l’image de votre entreprise que la conception de votre site Web ou l’aménagement de vos magasins physiques. Si vous utilisez un logiciel de centre d’appelsde haute qualité, vous pouvez facilement enregistrer des messages d’accueil vocaux qui correspondent à l’identité de votre marque, donner le bon ton et vous assurer que vos clients obtiennent l’expérience qu’ils méritent.

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Comment trouver un bon message d’accueil après les heures d’ouverture

Il n’y a pas de meilleure façon de créer un message d’accueil après les heures de bureau. Pourtant, il y a certaines choses que vous devez garder à l’esprit afin de montrer à vos appelants que vous appréciez leur temps :

#1 Indiquez le nom de votre entreprise

Assurez-vous de mentionner le nom de votre entreprise au début. Cela peut sembler évident, mais c’est un gage important de professionnalisme.

Exemple : Bonjour, vous êtes bien en contact avec CloudTalk…

#2 Mentionnez les horaires d’ouverture

Vous devez également indiquer vos heures d’ouverture à l’avance. Sinon, vos clients pourraient attendre en vain et peut-être s’ennuyer.

Exemple : Nos heures d’ouverture sont de 10h à 17h. Heure d’Europe centrale.

#3 Suggérer les prochaines étapes claires

Assurez-vous de détailler les prochaines étapes à vos appelants. Si vos clients savent qu’il n’y a personne pour répondre à l’appel à ce moment-là, ils peuvent facilement décider de laisser un message vocal ou de vous rappeler une autre fois. Selon la spécificité de votre entreprise, il peut également y avoir d’autres options à prendre en compte (diriger les appelants vers un menu téléphonique, répertorier les boîtes vocales individuelles de différents employés ou transférer les appels vers une destination externe, pour n’en nommer que quelques-unes). Si vous utilisez un logiciel de centre d’appels approprié, vous devriez pouvoir configurer assez facilement un menu téléphonique ainsi que le transfert d’appel.

Exemple : Si vous appelez au sujet d’une commande existante, veuillez appuyer sur 1. Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour passer une nouvelle commande, veuillez appuyer sur 2.

#4 Indiquez d’autres méthodes de contact

Indiquez d’autres méthodes de contact, si disponibles. Même s’il n’y a personne pour prendre l’appel à un moment donné, il peut y avoir d’autres moyens d’entrer en contact avec votre entreprise ou de recevoir des informations supplémentaires sur votre offre. Si tel est le cas, assurez-vous de les inclure dans votre message d’accueil après les heures d’ouverture. Vous pouvez, par exemple, « rediriger » les appelants vers votre site Web, vos e-mails ou vos profils de réseaux sociaux.

Exemple : des agents sont disponibles pour vous aider via la fonction de chat en direct sur notre site Web. Vous pouvez également nous envoyer un email à help@cloudtalk.io.

#5 Restez simple

Par-dessus tout, restez simple. Si l’enregistrement est vague et long, vos clients se désintéresseront très probablement et pourraient même renoncer à vous recontacter. Ne perdez pas de temps, mais gardez plutôt un message simple et court. Un message d’accueil professionnel devrait durer 20 à 25 secondes, ce qui est suffisant pour fournir l’essentiel à vos clients.

#6 Gardez votre enregistrement à jour

Gardez votre enregistrement à jour. S’il y a des changements dans vos heures d’ouverture (en raison de vacances ou de situations d’urgence, par exemple), vous devez mettre à jour vos messages d’accueil vocaux pour clarifier le problème et éviter toute confusion. Mentionnez le problème dès le départ et, si possible, précisez quand vous serez de retour en affaires.

#7 Faites en sorte que vos appelants se sentent importants

Faites en sorte que vos appelants se sentent importants Vos clients ont très probablement une bonne raison d’entrer en contact avec votre entreprise. Même s’il n’y a personne de disponible pour prendre l’appel, l’appelant doit toujours se sentir encouragé à essayer de vous joindre d’une manière ou d’une autre. La pire chose que vous puissiez faire est de faire perdre du temps à vos clients et de les empêcher de vous recontacter, ce qui est précisément ce que vous pouvez réaliser avec des messages d’accueil génériques et impersonnels. Comme déjà mentionné, vous n’avez souvent qu’une seule chance de faire une première impression décente – assurez-vous de profiter pleinement de cette chance et de personnaliser vos messages.

#8 Fournissez les informations pertinentes à vos appelants

En parlant de l’essentiel, fournissez à vos appelants des informations pertinentes. Ils devraient être en mesure de dire immédiatement s’ils ont composé le bon numéro et s’il y a quelqu’un disponible pour prendre l’appel.

Personnalisez vos messages d’accueil après les heures de bureau en un clin d’œil

• Soignez la qualité de vos messages
• N’ennuyez pas vos appelants – soyez bref, simple et à jour
• Incluez tous les détails essentiels dont votre appelant a besoin (nom de l’entreprise, heures d’ouverture, éventuelles anomalies à un moment donné)
• Expliquez pourquoi vous ne pouvez pas prendre l’appel, suggérez les prochaines étapes et d’autres méthodes de contact
• Encouragez l’appelant à laisser un message vocal en indiquant son identité et son numéro de téléphone
• Utilisez une puissante solution de centre d’appels pour créer des messages vocaux personnalisés
• Soyez créatif !

Bien qu’un court enregistrement ne semble pas si important, il peut vraiment faire la différence pour vos clients. Ne les perdez pas à cause d’un message vocal ! Au lieu de cela, investissez un peu d’effort dans la personnalisation de vos messages d’accueil après les heures d’ouverture et faites bonne impression sur vos appelants pendant que vous y êtes.

Heureusement, personnaliser vos messages d’accueil après les heures d’ouverture ne doit pas être difficile, surtout si vous profitez d’un logiciel de centre d’appels approprié. Avec la fonction de messagerie vocale de CloudTalk, vous pouvez configurer des messages personnalisés et vous assurer que vos appelants se sentent pris en charge, même si vous n’êtes pas exactement disponible pour prendre l’appel.

De plus, les appels entrants peuvent être facilement acheminés vers la messagerie vocale, permettant à vos clients de laisser un message, qui peut même être envoyé directement à un membre spécifique de votre équipe. S’il y a un nouveau message laissé par un client, vous le trouverez immédiatement dans la liste des appels manqués et l’historique de la messagerie vocale, disponible pour être lu directement depuis votre navigateur – n’importe où et n’importe quand.

Fondamentalement, avec le bon logiciel, vous pouvez utiliser diverses options de réglage et rendre votre messagerie vocale plus efficace. De cette façon, vos clients seront toujours informés et assurés que quelqu’un répondra à leur problème dès que possible, tandis que les notifications et les mesures vous aideront à répondre à leurs besoins, peu importe quand ils appellent. Assurez-vous qu’aucun appel ne reste sans réponse – améliorez votre service client et encouragez vos appelants à laisser un message.

L’Essentiel

Comme nous l’avons expliqué dans cet article, il est vraiment très important de s’assurer que vous disposez de messages d’accueil de haute qualité. En plus de prêter attention à ce que vous dites réellement – ce que vous devriez certainement faire – vous devez également faire des efforts sur la façon dont vous le dites. Fondamentalement, les messages que vous enregistrez doivent être clairs, authentiques et agréables à entendre pour vos clients. De cette façon, ils seront plus enclins à vous recontacter ou à laisser un message vocal.

Enfin et surtout : Démarquez-vous ! Essayez d’enregistrer un message vocal attrayant et n’ayez pas peur d’y ajouter un peu d' »humanité » et d’humour (uniquement si cela correspond à votre image de marque, bien sûr).