27 messages vocaux de qualité pour la communication d’entreprise

Les rapports montrent qu’environ 80 % des appelants envoyés sur la boîte vocale ne laissent pas de message. Mais un message d’accueil percutant les encouragera à le faire et vous n’aurez plus qu’à leur répondre.

La messagerie vocale est un outil pratique qui permet aux clients d’interagir avec vous, même s’ils ne peuvent pas vous joindre à un moment donné. Motivez vos clients à vous laisser un message en créant des messages d’accueil professionnels remarquables que personne n’abandonnera.

Vous ne savez pas à quoi doit ressembler un message d’accueil professionnel ? Vous trouverez ci-dessous 27 messages d’accueil rédigés par des experts, que vous pourrez utiliser pour diverses occasions. Poursuivez votre lecture !

Principaux enseignements :

• Personnalisez votre message d’accueil pour qu’il reflète la personnalité de votre marque et qu’il s’adresse à votre public spécifique, afin que chaque appelant se sente valorisé.
• La clarté est importante : Veillez à ce que votre message soit clair et concis, afin que les appelants sachent exactement quelles informations laisser et à quoi s’attendre ensuite.
• Mentionnez les informations essentielles : Indiquez toujours le nom de votre entreprise, la raison de votre indisponibilité et demandez les coordonnées de votre interlocuteur.
• Dirigez les appelants de manière appropriée : Proposez aux appelants d’autres moyens de trouver des informations ou d’obtenir de l’aide, par exemple en visitant votre site web.
• Agir rapidement : Encouragez les appelants à laisser un message et assurez-les d’une réponse rapide, en montrant du respect pour leur temps et leur demande.

Qu’est-ce qu’un bon message d’accueil pour les entreprises ?

Le message d’accueil idéal est actuel, clair, précis et informatif. Il doit inclure le nom de votre entreprise et une expression de regret pour avoir manqué l’appel. Vous devez également inviter l’appelant à partir :

• leurs coordonnées
• le motif de leur appel
• tout autre détail dont vous pourriez avoir besoin pour assurer un suivi efficace.

En outre, un bon message d’accueil de boîte vocale professionnelle inclut souvent une estimation du délai de retour d’appel, ce qui permet à l’appelant d’avoir des attentes réalistes.

Il est utile d’intégrer d’autres méthodes de contact ou d’autres ressources, par exemple en dirigeant les appelants vers votre site web pour obtenir des réponses immédiates aux questions les plus courantes. Cette approche démontre l’engagement de votre entreprise en faveur du service à la clientèle et de l’efficacité.

Pourquoi les messages d’accueil de la messagerie vocale sont-ils importants ?

Selon Nectafy, 88 % des personnes qui recherchent une entreprise locale téléphoneront ou se rendront au bureau dans les 24 heures. Mais si votre entreprise n’a pas grand-chose d’autre à offrir qu’une tonalité occupée, il y a de fortes chances que l’appelant raccroche et cherche une autre entreprise.

Il est évident que vous ne pouvez pas répondre immédiatement à tous vos appels. C’est pourquoi vous devez préparer des messages d’accueil professionnels.

7 éléments clés d’un accueil téléphonique professionnel

Un message d’accueil téléphonique professionnel est votre première occasion de présenter une image positive et efficace de vous-même ou de votre entreprise. Il donne le ton de l’interaction et peut avoir un impact significatif sur la perception de l’appelant.

Les messages d’accueil des boîtes vocales ont une structure de base. En suivant cette structure, vous pourrez créer un message parfait.

Voici les éléments essentiels à inclure dans un message d’accueil professionnel efficace :

1. Créez un accueil chaleureux

L’accueil initial doit être amical et chaleureux, afin de montrer à l’appelant qu’il est apprécié.

Exemple :« Hello » ou« Good [morning/afternoon/evening] »

2. Présentez-vous

Présentez-vous immédiatement, ainsi que votre entreprise ou votre service. Cela confirme à l’appelant qu’il est au bon endroit et ajoute une touche personnelle.

Exemple : « Vous êtes sur le site de CloudTalk, département des ventes. Mon nom est … »

3. Proposer une assistance

Après l’introduction, exprimez votre volonté d’aider. Une simple question invite l’appelant à préciser son objectif et montre que vous êtes prêt à l’aider.

Exemple :« Comment puis-je vous aider aujourd’hui ?« 

4. Offrir des conseils clairs

Guidez les appelants sur la marche à suivre. La clarté est essentielle, qu’il s’agisse de naviguer dans un menu téléphonique ou d’explorer d’autres options de contact.

Exemple : « Si vous appelez au sujet d’une commande existante, veuillez appuyer sur 1. Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour passer une nouvelle commande, appuyez sur 2. « 

5. Mentionnez le temps de réponse et donnez un appel à l’action.

Il est utile pour l’appelant de savoir quand il peut s’attendre à être contacté. Mentionnez donc un délai de réponse prévu. Prévoyez également un appel à l’action, par exemple en laissant un message ou en demandant l’identité de l’appelant et la raison pour laquelle il vous a contacté.

Exemple : « Je vous répondrai dans les 24 heures » : « Je vous rappellerai dans les 24 heures ». / « Veuillez laisser un message après le signal. Indiquez votre nom et l’objet de votre appel. »

6. Simplifier et cibler

Veillez à ce que votre message d’accueil soit clair et précis. Essayez de dire ce qui est nécessaire en 20 à 25 secondes et évitez les phrases trop complexes ou le jargon du secteur qui risquent d’embrouiller votre interlocuteur.

7. Adoptez un ton professionnel

Adoptez un ton professionnel tout au long de votre accueil. Cela implique d’être poli, d’utiliser un langage approprié et de conserver une attitude positive.

En fonction de la situation, vous pouvez également inclure les éléments suivants :

• Des excuses pour votre indisponibilité et une brève explication ;
• Remerciez l’appelant d’avoir pris le temps de laisser un message ;

CONSEIL PRO : Si vos interlocuteurs se trouvent dans des fuseaux horaires différents, n’oubliez pas d’indiquer vos heures d’ouverture et votre fuseau horaire, afin de communiquer avec précision et de définir les attentes.

27 Scripts de messages vocaux professionnels pour les entreprises

Découvrez notre collection de 27 messages d’accueil professionnels pour la messagerie vocale des entreprises, tous conçus pour véhiculer efficacité, chaleur et professionnalisme. Grâce à ces exemples, vos interlocuteurs se sentent valorisés, même lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.

Messages d’accueil de la messagerie vocale des entreprises

1. Message vocal standard pour les entreprises

Il s’agit d’un message d’accueil qui est diffusé lorsque vous êtes au travail mais que vous n’êtes pas disponible pour une raison quelconque. Par exemple, vous assistez à une réunion.

Vous pouvez l’allonger, tout en respectant le rythme recommandé de 30 secondes maximum.

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes sur le site<nom de l’entreprise>. We are sorry, but we can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] pour plus d’options. Merci de nous avoir contactés.

2. Message vocal personnalisé en attente

C’est ce que le client entend lorsqu’il fait la queue, car tous vos agents sont en train de traiter un autre dossier. Les clients peuvent attendre dans la file d’attente ou laisser un message vocal immédiatement.

EXEMPLE : « Cher appelant, nous sommes désolés, mais tous nos agents sont actuellement occupés. Veuillez rester en ligne et un agent répondra à votre appel dès que possible. Vous pouvez également choisir de laisser un message. Nous vous remercions de votre patience. »

3. Message vocal en dehors du bureau

Si votre équipe est absente, nous vous recommandons d’adapter des messages spécifiques à ces fins. C’est particulièrement utile si vous souhaitez faire savoir à vos clients que votre bureau est disponible à des heures précises. De cette manière, vous indiquez à vos clients quand ils peuvent vous joindre ou quand ils peuvent vous joindre.

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes sur le site<nom de l’entreprise>. We are currently not able to answer your call. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday.

Vous pouvez consulter notre site web pour obtenir des informations complémentaires. Si vous souhaitez nous laisser un message, veuillez indiquer votre nom, votre numéro de téléphone et la raison de votre appel. Nous vous rappellerons. Nous vous répondrons.

4. Messages d’accueil de la messagerie vocale pour les appels reçus en dehors des heures de bureau

Pour les moments où les clients appellent en dehors de vos heures d’ouverture, il est essentiel d’avoir un message d’accueil qui les informe du moment où ils peuvent s’attendre à recevoir une réponse.

EXEMPLE : « Merci d’avoir appelé [company name]. Our office is currently closed. Our business hours are from [start time] à [end time]du lundi au vendredi.

Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un bref message. Nous vous rappellerons dès la réouverture de nos bureaux. Pour plus d’informations, visitez notre site web à l’adresse suivante [website URL]. Thank you! »

5. Messages d’accueil de la messagerie vocale pour votre numéro de téléphone portable professionnel

Lorsque vous utilisez un téléphone portable professionnel, vous voulez un message d’accueil qui soit à la fois professionnel et personnel. Cet exemple trouve le bon équilibre :

EXEMPLE : « Bonjour, vous avez atteint [your name] avec [company name]. I’m currently unavailable to take your call. Please leave your name, number, and a detailed message, and I’ll return your call as soon as I can. Thank you for reaching out, and I look forward to speaking with you soon. »

6. Réponse rapide au courrier électronique Boîte vocale

Si le courrier électronique est votre méthode de contact préférée, faites en sorte que votre boîte vocale le reflète afin d’encourager les auditeurs à l’utiliser.

Ce script présente l’e-mail comme un canal de communication plus rapide et plus efficace, et oriente les appelants vers ce canal.

EXEMPLE : « Bonjour, ici [name] de [company]. Pour une réponse immédiate, veuillez m’envoyer un courriel à l’adresse [insert email address], et je vous garantis une réponse avant la fin du jour ouvrable suivant. Si votre problème n’est pas urgent, veuillez laisser vos coordonnées et je vous recontacterai. Je vous souhaite une excellente journée.

7. Message vocal pour les demandes de renseignements spécifiques

Pour éviter de perdre du temps avec des appels qui pourraient être mieux traités par quelqu’un d’autre ou par d’autres moyens, ce message vocal propose des instructions claires pour les questions les plus courantes.

EXEMPLE : « Bonjour , c’est[your name]. Pour toute question concernant [X reason]vous devriez contacter [alternate contact] ou [visitez notre site web, envoyez un courriel].. For everything else, please leave your name and a short message, and I promise to return your call within [one to three] jour(s) ouvrable(s)« .

8. Script vocal informatif pour les demandes de renseignements généraux

Ce script de messagerie vocale doit diriger efficacement les appelants vers les informations les plus demandées, ce qui permet à l’appelant et à votre équipe de gagner du temps. Il fournit un chemin direct pour obtenir des informations tout en offrant la possibilité d’un contact personnel si nécessaire.

EXEMPLE : « Bonjour, vous vous êtes connecté avec [company]. For details on [X], notre [page Facebook, site web de l’entreprise, etc.] est une ressource précieuse. Vous souhaitez en savoir plus sur [Y]? Vérifiez [page spécifique sur notre site, notre chaîne YouTube, etc.]

Si vous avez d’autres questions ou si vous souhaitez simplement parler à un membre de notre équipe, veuillez laisser votre nom et votre numéro de contact, et nous vous répondrons rapidement. »

9. Demande d’une heure de rappel pratique

Informez vos interlocuteurs de votre impatience à entrer en contact avec eux en leur demandant de vous indiquer l’heure à laquelle ils souhaitent que vous les rappeliez, démontrant ainsi votre volonté de ne manquer aucune occasion de converser avec eux.

EXEMPLES : « Bonjour, vous êtes bien chez [company name]. Sorry we missed your call! We’d love to get back to you. Kindly leave your name, phone number, why you’re calling, and when the best time to return your call would be – we want to make sure we catch you next time. Looking forward to speaking with you soon. »

« Merci d’avoir appelé [your company]. Nous sommes impatients de vous parler. Laissez-nous vous rappeler dès que nous serons disponibles en laissant votre nom, vos coordonnées et le motif de votre appel. Je vous souhaite une excellente journée. »

Vacances, jours fériés et messages d’accueil sur la boîte vocale

10. Message vocal de vacances

Les entreprises ne travaillent généralement pas pendant les vacances, telles que Noël ou Pâques. Vous devez informer un client de la date à laquelle vous serez de retour.

Ces vœux peuvent également être un peu plus informels, car les vacances sont des périodes joyeuses de l’année.

EXEMPLE : « Bonjour, <nom de l’entreprise/de l’équipe> est en suspens jusqu’à ce que [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

11. Boîte vocale pour le congé parental

Ah, la joie d’accueillir un nouveau membre de la famille ! Si vous avez bénéficié d’un congé parental, envisagez d’utiliser un script de messagerie vocale qui dirige les appelants vers un autre point de contact tout en montrant un peu de votre personnalité.

Vous n’êtes pas obligé de vous en tenir à un ton formel ; n’hésitez pas à personnaliser le message pour qu’il reflète votre style.

EXEMPLE : « Bonjour, vous avez atteint [your name and title]. I’m currently out on parental leave until [date]. In the meantime, please direct all phone calls to [alternate contact name] à [phone number] et des courriels à [email address]. Thanks, and I’ll see you in [month you’ll be back in the office]. »

12. Message vocal de vacances aventureuses

Pour ajouter une touche d’humour à votre message vocal de vacances, n’hésitez pas à personnaliser l’exemple donné. C’est une façon amusante d’informer vos interlocuteurs de vos escapades. N’oubliez pas de mentionner la date à laquelle vous serez de retour pour reprendre contact.

EXEMPLE : « Bonjour, c’est [your name]. I’m off on an adventure, maybe [Vous êtes en train de faire du trekking à travers l’Amérique du Sud, de naviguer dans les jungles denses de Bornéo, de faire de la plongée avec les baleines aux Galápagos] – ou très probablement, vous êtes en train de lutter contre le décalage horaire, de chercher « Les scorpions noirs sont-ils mortels » ou de chercher un écran solaire extra-fort.

Je serai hors d’atteinte jusqu’à ce que [date]. Please leave your name and the reason for your call, and I’ll contact you as soon as I’m back. »

13. Boîte vocale de démission

Lorsqu’il s’agit de partir vers de nouvelles opportunités, il est utile de préparer un script de message vocal pour votre ancienne entreprise qui informe les appelants de votre départ d’une manière positive et informative. L’ajout d’une note personnelle sur la « poursuite de nouvelles aventures » ajoute une touche amicale et transmet l’enthousiasme pour votre prochain chapitre.

EXEMPLE : « Bonjour, [Person’s name] poursuit de nouvelles aventures et n’est plus avec nous . [Company name]. Please forward all future requests to [new or interim person’s name] à [phone number]. Thank you for calling! »

Messages vocaux pour des entreprises spécifiques

14. Messages vocaux pour les professionnels de la vente

Faire bonne impression est essentiel pour les professionnels de la vente.

Ce message d’accueil encourage les clients potentiels à laisser leurs coordonnées pour un suivi rapide :

EXEMPLE : « Bonjour, et merci d’avoir appelé le service des ventes à [company name]. All of our sales professionals are currently assisting other customers, or you’ve called outside of our regular business hours, which are [start time] à [end time].

Veuillez laisser votre nom, vos coordonnées et un bref message sur ce que vous recherchez. Nous nous ferons un plaisir de vous rappeler et de vous aider. Nous vous remercions de votre attention. [company name] pour vos besoins ».

15. Messages d’accueil de la messagerie vocale pour les cabinets médicaux

Dans un cabinet médical, le message d’accueil d’une boîte vocale doit trouver un équilibre entre l’urgence et les instructions pour les situations non urgentes.

EXEMPLE : « Merci d’avoir appelé [medical office/doctor’s name]. We are currently unavailable to take your call. If this is a medical emergency, please dial 911 or go to your nearest emergency room.

Pour les rendez-vous et toutes les autres demandes, veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un bref message, et nous vous contacterons dès que possible. Nos heures d’ouverture sont les suivantes [hours and days]. Thank you for calling [medical office/doctor’s name]. »

16. Messages vocaux pour les agents immobiliers

Pour les agents immobiliers, un bon message d’accueil peut être le point de départ d’une nouvelle relation avec un client. Cet exemple invite les acheteurs et les vendeurs potentiels à laisser leurs coordonnées :

EXEMPLE : « Bonjour, vous avez atteint [your name]Votre agent immobilier dévoué à [real estate company]. I’m currently assisting another client or out of the office.

Votre appel est très important pour moi. Veuillez laisser votre nom, vos coordonnées et les détails de la propriété qui vous intéresse, et je vous rappellerai dès que possible. Merci d’avoir choisi [real estate company]où nous faisons de la maison de vos rêves une réalité ».

17. Message d’accueil pour les cabinets d’avocats

Dans un cabinet d’avocats, les messages d’accueil des boîtes vocales doivent véhiculer professionnalisme et confidentialité. Voici un exemple qui fait les deux :

EXEMPLE : « Merci d’avoir appelé [law firm name]. Our office is currently closed, or we’re in a consultation. Please leave your name, contact information, and the nature of your legal inquiry after the beep.

Nous traitons chaque appel de manière confidentielle et prioritaire. Nous vous rappellerons pendant nos prochaines heures d’ouverture, à savoir [hours and days]. Thank you for choosing [law firm name]où vos besoins juridiques sont notre première priorité ».

18. Message d’accueil de la messagerie vocale pour les miniatures et les start-ups

Pour les miniatures et les startups, chaque appel est une occasion potentielle de nouer des relations, de développer votre réseau ou de réaliser une vente. Un message d’accueil concis et amical peut faire une grande différence, en montrant votre professionnalisme et votre chaleur, même lorsque vous n’êtes pas en mesure de décrocher le téléphone.

C’est l’occasion de laisser une impression positive, d’encourager l’engagement et de transmettre des informations clés de manière succincte.

EXEMPLE : « Bonjour ! Vous avez atteint [Your Business Name]. We’re all hands on deck right now, bringing you the best [product/service] possible, et ne peut pas décrocher le téléphone.

Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un bref message. Nous sommes impatients de discuter avec vous ! Visitez également notre site web à l’adresse suivante [Website URL] pour une information rapide. Merci d’appeler [Your Business Name], où les grandes idées et les services de qualité se rencontrent. À bientôt ! »

19. Message d’accueil de la messagerie vocale pour les secteurs de l’hôtellerie et des services

Un message d’accueil bien conçu peut rassurer vos interlocuteurs en leur montrant que leur satisfaction et leur confort sont vos principales priorités, même lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.

C’est l’occasion d’exprimer votre chaleur, votre professionnalisme et l’essence de votre service, tout en fournissant des informations essentielles.

EXEMPLE : « Merci d’avoir appelé [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name]où votre expérience est notre priorité absolue. Malheureusement, nous ne pouvons pas prendre votre appel pour le moment. Nous sommes probablement en train d’aider d’autres clients.

Veuillez indiquer votre nom, votre numéro de téléphone et la raison de votre appel. Si vous appelez pour faire ou modifier une réservation, pour vous renseigner sur nos services ou pour toute autre demande spéciale, nous voulons en savoir plus et nous nous engageons à vous répondre dans les plus brefs délais.

Pour une assistance immédiate ou pour en savoir plus sur nos services et nos offres, veuillez consulter notre site web à l’adresse suivante [Website URL]. Thank you for choosing [Your Company Name]Nous vous remercions de votre attention et nous nous réjouissons de faire en sorte que votre expérience soit exceptionnelle. Passez une merveilleuse journée ! »

20. Message d’accueil de la messagerie vocale pour les établissements d’enseignement

Pour les établissements d’enseignement, un message d’accueil vocal constitue un point de contact important pour les étudiants, les parents et le personnel, en leur fournissant des informations essentielles et en les rassurant lorsque la communication directe n’est pas possible.

C’est l’occasion d’exprimer l’engagement de l’institution en matière d’éducation et de soutien tout en guidant les appelants vers les étapes suivantes.

EXEMPLE : « Merci d’avoir appelé [School/College/University Name]. We’re currently unavailable, but we’ll get back to you as soon as we can. Please leave your name, contact information, and reason for calling.

Pour une assistance immédiate, visitez notre site web à l’adresse suivante [Website URL] pour consulter les FAQ et obtenir de plus amples informations. Nous vous remercions de votre appel et nous nous réjouissons de vous accompagner dans votre parcours éducatif. »

Messages vocaux pour différents départements

21. Messages d’accueil de la boîte vocale pour les réceptions

La première impression compte, et le message d’accueil de la boîte vocale est souvent la première interaction avec votre entreprise. Faites en sorte qu’il soit accueillant et utile :

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes à la réception de [company name]. We’re currently either on another call or out of the office.

Veuillez indiquer votre nom, votre numéro de téléphone et l’objet de votre appel. Nous veillerons à ce que la personne compétente vous rappelle dès que possible. Merci de votre appel [company name]où votre intérêt est apprécié ».

22. Messages d’accueil de la messagerie vocale pour le Numéro de téléphone à la clientèle

Le service à la clientèle consiste à faire en sorte que vos clients se sentent écoutés et aidés, même si c’est par l’intermédiaire d’une boîte vocale.

Ce message d’accueil donne le ton à l’assistance à la clientèle :

EXEMPLE : « Vous êtes en contact avec le service à la clientèle de [company name]. We’re sorry we missed your call. Our team is available from [start time] à [end time]du lundi au vendredi.

Veuillez laisser votre nom, votre numéro de contact et la raison de votre appel, et l’un de nos représentants du service clientèle vous répondra dans les plus brefs délais. Merci d’avoir choisi [company name]. »

Messages vocaux de vente

23. Message vocal pour le service des ventes

Ce message d’accueil souligne non seulement le dévouement de l’équipe de vente à la réussite des clients, mais il fait également allusion à la forte demande et à l’efficacité de leurs services.

C’est une façon intelligente de communiquer la proposition de valeur de l’entreprise tout en gérant les attentes des appelants.

EXEMPLE : « Bonjour, vous avez appelé le service des ventes de [Company name]. Our team members are currently assisting other clients, helping them [insérer l’objectif, par exemple « atteindre une croissance de 25 % en rationalisant les opérations RH »], et ne peut pas prendre votre appel pour l’instant.

Veuillez laisser votre nom, le nom de votre entreprise et votre numéro de téléphone, et nous vous contacterons dès que possible. Nous vous remercions de votre appel ! »

24. Mettez en évidence les promotions dans votre boîte vocale

Informez vos interlocuteurs des promotions en cours, des mises à jour ou du lancement de nouveaux produits. Vous pourrez ainsi répondre à certaines de leurs questions en amont.

EXEMPLE : « Merci d’avoir pris contact avec [company name]. It sounds like you’re interested in our latest [nouveau produit, marché, offre]. We’re thrilled about it as well!

Veuillez indiquer votre nom, votre numéro de téléphone et l’heure à laquelle nous pourrons vous rappeler. Nous sommes impatients de répondre à vos questions et de partager avec vous les dernières mises à jour de la [company name] avec vous. Nous nous réjouissons de discuter avec vous et vous souhaitons une merveilleuse journée ! »

25. Messagerie vocale sur la réussite des ventes

Pour tout professionnel de la vente, il est judicieux d’utiliser votre boîte vocale pour nourrir des prospects potentiels. Un tel script vous permet de souligner brièvement la valeur ajoutée que vous apportez à vos clients, en rappelant aux appelants votre proposition de vente unique.

C’est également un moyen astucieux d’informer les personnes qui auraient composé votre numéro par erreur de ce que vous faites.

EXEMPLE : « Bonjour, vous avez appelé [your name] à l’adresse suivante [your company]. I’m currently assisting others—possibly empowering [type of company] pour atteindre [X résultats, comme « doubler le nombre de prospects en 50 jours », « recruter des ingénieurs de haut niveau », « augmenter la conversion des clients de 25 % »].

N’hésitez pas à nous laisser vos coordonnées, et voyons ensemble comment nous pouvons reproduire ces succès pour votre entreprise ».

Messages vocaux courts et drôles

26. Message d’accueil simple pour la messagerie vocale

Vos clients sont occupés, et vous aussi. Optez pour ces messages d’accueil brefs pour aller rapidement à l’essentiel et les inciter à laisser un message.

EXEMPLES : « Bonjour ! Merci de votre appel [company name/your name]. Please leave us a brief message, and we will get back to you as soon as possible. Have a great day!”

« Vous avez atteint [company name]. We can’t take your call right now, let us call you back! Please leave us your name, number, the reason for your call, and the best time to call you back – we don’t want to miss you again. Talk to you soon.”

27. Message vocal amusant

Lorsque nous parlons de manière informelle, vous pouvez essayer d’utiliser l’humour dans votre message. Cette approche est très efficace pour retenir l’attention des clients, car ils sont généralement amusés et veulent savoir où vous voulez en venir.

Cependant, évaluez si ce type de message d’accueil téléphonique est adapté à votre image de marque. Il peut convenir à des secteurs créatifs, mais pas à des secteurs strictement professionnels, tels que la finance.

EXEMPLES : « Bonjour, vous avez atteint <votre nom> à l’adresse <nom de l’entreprise>. We are busy saving the world by <ajoutez ce que votre entreprise fait le mieux>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”

« C’est Bond. James Bond. D’accord, ce n’est pas Bond, mais j’aimerais bien l’être. C’est vraiment [your last name], [your first name], [your last name]. I’m currently on a mission, perhaps not saving the world with MI6, but I promise to return your call by tomorrow at the latest. Hope you’re having a great day. »

8 bonnes pratiques pour les messages d’accueil téléphonique

La première impression est vitale, surtout au téléphone, où votre voix et vos manières donnent le ton à toute la conversation. Un accueil professionnel et amical peut faire toute la différence dans le service à la clientèle, les relations d’affaires et la communication quotidienne.

Vous devez garder à l’esprit plusieurs caractéristiques des messages d’accueil téléphoniques professionnels de haute qualité.

1. Soyez rapide et positif

Répondez au téléphone dès les premières sonneries et commencez par un ton chaleureux et positif. Un message d’accueil rapide et joyeux montre que vous appréciez le temps de votre interlocuteur et crée une atmosphère accueillante. Souriez pendant que vous enregistrez votre message d’accueil. Cela peut paraître stupide, mais lorsque vous souriez, vos interlocuteurs vous perçoivent comme quelqu’un d’optimiste, d’ouvert et d’amical.

2. Présentez-vous et présentez votre entreprise

Dès le départ, faites savoir à l’appelant qu’il est au bon endroit en mentionnant votre nom et celui de l’entreprise. Cela permet non seulement de confirmer à l’appelant qu’il a composé le bon numéro, mais aussi de personnaliser l’interaction dès le départ.

3. Parlez clairement et lentement

La clarté et le rythme sont essentiels. Parlez distinctement et à une vitesse modérée pour vous assurer que votre interlocuteur comprend chaque mot. Ceci est particulièrement important dans un cadre professionnel où une mauvaise communication peut entraîner de la confusion ou de la frustration.

4. Soyez prêt à apporter votre aide

Signalez votre volonté d’aider en demandant à votre interlocuteur comment vous pouvez l’aider. Des phrases comme« Comment puis-je vous aider aujourd’hui ? » montrent que vous êtes prêt à apporter votre soutien et à orienter la conversation de manière productive.

5. Proposer des alternatives en cas d’indisponibilité

Si la personne que l’appelant tente de joindre n’est pas disponible, il est essentiel de proposer d’autres méthodes de contact ou de prendre un message. En proposant des options, vous montrez que vous tenez compte des besoins de l’appelant et vous vous assurez que sa demande sera traitée.

6. Soyez original

Certaines phrases, comme « Votre appel est important pour nous« , ont été utilisées si souvent qu’elles ne font plus bonne impression sur les appelants. Faites preuve d’originalité dans votre message d’accueil. Vous pouvez même faire preuve d’audace et d’humour.

7. Facilitez la tâche de l’oreille

Veillez à ce qu’il n’y ait pas de bruit de fond pendant l’enregistrement. Ces bruits peuvent rendre le message d’accueil de la boîte vocale difficile à comprendre. Veillez également à ce que vos messages d’accueil soient personnels et faciles à écouter. Parlez clairement et lentement. Ne soyez pas trop robotique.

8. Restez bref et efficace

N’oubliez pas que l’un des objectifs de la messagerie vocale est également de faire gagner du temps aux clients. Évitez d’enregistrer des messages d’accueil d’une durée de 2 minutes avec toutes les informations inutiles. Faites court et allez droit au but. La durée recommandée est de 24 à 30 secondes maximum, sinon l’appelant risque de raccrocher au milieu de votre message.

CONSEIL PRO : Si nécessaire, vous pouvez garantir la qualité de vos messages d’accueil en faisant appel à des acteurs vocaux professionnels.

Définir des messages d’accueil pour les entreprises avec un système téléphonique virtuel

Si vous avez des difficultés avec les messages d’accueil de votre boîte vocale, ne vous inquiétez pas. De nos jours, vous pouvez compter sur un logiciel de centre d’appels virtuel – comme CloudTalk – pour vous donner un coup de main. Doté de plusieurs outils et fonctionnalités pratiques dont vous ne pouvez pas disposer en utilisant un téléphone fixe, il peut vous faciliter grandement la tâche, ainsi qu’à votre équipe d’assistance à la clientèle.

Avec un système téléphonique virtuel, vous pouvez :

• Définissez des groupes spécifiques en fonction de vos besoins et classez les appels entrants dans des groupes(redirection d’appels). L’appelant sera ainsi redirigé vers l’agent compétent pour son problème.
• Définissez vos heures d’ouverture dans l’application. Vous pouvez également programmer la redirection vers un numéro donné de tous les appels et messages qui arrivent en dehors des heures de bureau.
• Enregistrez tous les appels afin de pouvoir les analyser ultérieurement.

En utilisant des outils tels que Cloudtalk, vous pouvez également créer autant de messages d’accueil professionnels personnalisés que vous le souhaitez et programmer la diffusion de chacun d’entre eux.

Les systèmes téléphoniques virtuels vous permettent de préparer divers autres types de messages, par exemple :

• Message d’accueil – un message vocal standard que les clients entendront lorsqu’ils appelleront votre centre d’appel.
• Réponse vocale interactive (RVI) – un menu facile à utiliser qui fournit des informations pertinentes aux appelants ou les aide à choisir le bon agent/service pour une question donnée.

Vous avez besoin d’un système téléphonique virtuel puissant mais facile à utiliser pour votre entreprise ?

CloudTalk est un logiciel avancé qui peut amener vos messages d’accueil de la messagerie vocale à un tout autre niveau. Nos fonctionnalités sont parfaitement adaptées aux grandes entreprises ainsi qu’aux petites entreprises en pleine croissance. Découvrez toutes les fonctionnalités avancées de CloudTalk et essayez-le gratuitement !

Conclusion

Un message d’accueil professionnel fait partie intégrante du cadre de communication de votre entreprise. Le bon message peut considérablement améliorer l’image de votre entreprise, rassurer les appelants sur leur importance et rationaliser votre processus de service à la clientèle.

En choisissant ou en adaptant l’un des 27 messages d’accueil professionnels que nous vous proposons, vous fixez non seulement des normes élevées en matière d’interaction avec les clients, mais vous vous assurez également que chaque appel, même les appels manqués, contribue de manière positive à la réputation de votre entreprise.

N’oubliez pas que l’objectif de vos messages d’accueil est de faire en sorte que chaque appelant se sente écouté et respecté, ouvrant ainsi la voie à des engagements futurs fructueux.