27 modèles de messages d’accueil de messagerie vocale professionnelle rédigés par des experts

Les rapports montrent qu'environ 80 % des personnes qui tombent sur une messagerie vocale ne laissent pas de message. Pourtant, un message d'accueil percutant les encouragera à le faire, et il ne vous restera plus qu'à les rappeler. 

La messagerie vocale est un outil pratique qui permet à vos clients d'interagir avec vous, même si vous n'êtes pas joignable sur le moment. Incitez vos clients à vous laisser un message en créant des messages d'accueil professionnels et mémorables que personne ne voudra ignorer.

Vous ne savez pas à quoi doit ressembler un message d'accueil professionnel ? Vous trouverez ci-dessous 27 exemples de messages rédigés par des experts, que vous pourrez utiliser en toute occasion. Continuez votre lecture !

L'essentiel à retenir :

• Personnalisez votre message d'accueil pour refléter l'identité de votre marque et vous adresser directement à votre public cible, afin que chaque appelant se sente valorisé.
• La clarté avant tout : veillez à ce que votre message soit clair et concis, pour que les correspondants sachent exactement quelles informations laisser et à quoi s'attendre ensuite.
• Indiquez les informations essentielles : mentionnez toujours le nom de votre entreprise, la raison de votre indisponibilité et demandez les coordonnées de l'appelant.
• Orientez les appelants de manière efficace : proposez d'autres moyens de trouver des informations ou d'obtenir de l'aide, comme la visite de votre site web.
• Incitez à l'action : encouragez vos correspondants à laisser un message et assurez-les d'une réponse rapide, montrant ainsi que vous respectez leur temps et leur démarche.

Qu'est-ce qu'un bon message d'accueil sur une messagerie vocale professionnelle ? 

Le message d'accueil idéal est à jour, clair, précis et informatif. Il doit mentionner le nom de votre entreprise et exprimer votre regret de ne pas pouvoir répondre. Vous devez également inviter l'appelant à laisser :

• ses coordonnées
• le motif de son appel
• toute autre information nécessaire pour un suivi efficace.

De plus, un bon message d'accueil professionnel indique souvent un délai estimé pour le rappel, ce qui permet de fixer des attentes réalistes pour votre correspondant.

Il est également utile d'intégrer d'autres canaux de contact ou ressources, en orientant par exemple les appelants vers votre site web pour obtenir des réponses immédiates aux questions fréquentes. Cette démarche démontre l'engagement de votre entreprise envers le service client et l'efficacité.

Pourquoi les messages d'accueil de messagerie vocale sont-ils importants ? 

Selon Nectafy, 88 % des personnes qui recherchent une entreprise locale vont soit l'appeler, soit s'y rendre dans les 24 heures. Mais si votre entreprise n'a rien d'autre à offrir qu'une tonalité occupée, il y a de fortes chances que l'appelant raccroche et se tourne vers un concurrent. 

Évidemment, vous ne pouvez pas répondre à tous vos appels immédiatement. C'est pourquoi vous devez préparer des messages d'accueil professionnels pour votre messagerie.

7 éléments clés d'un accueil téléphonique professionnel

Un accueil téléphonique professionnel est votre première opportunité de donner une image positive et efficace de vous-même ou de votre entreprise. Il donne le ton de l'interaction et peut grandement influencer la perception de l'appelant. 

Les messages de messagerie vocale ont une structure de base à respecter. Vous pouvez vous baser sur celle-ci pour concevoir le message parfait. 

Voici les composants essentiels à inclure pour un message d'accueil professionnel et efficace :

1. Créez un accueil chaleureux

L'accueil initial doit être chaleureux et amical, afin que l'appelant se sente apprécié.

Exemple : « Bonjour » ou « Bonjour [matin/après-midi] » 

2. Présentez-vous

Présentez-vous immédiatement ainsi que votre entreprise ou votre service. Cela confirme à l'appelant qu'il a composé le bon numéro et apporte une touche personnelle.

Exemple : « Vous êtes bien chez CloudTalk, service commercial. Mon nom est… »

3. Proposez votre aide

Après les présentations, exprimez votre volonté d'aider. Une question simple invite le correspondant à expliquer l'objet de son appel et montre que vous êtes prêt à l'aider.

Exemple : « Comment puis-je vous aider aujourd'hui ? »

4. Donnez des consignes claires

Guidez les correspondants sur la marche à suivre. La clarté est essentielle, qu'il s'agisse de naviguer dans un menu téléphonique ou de proposer d'autres options de contact. 

Exemple : « Si votre appel concerne une commande en cours, tapez 1. Si vous souhaitez de l'aide pour passer une nouvelle commande, tapez 2. »

5. Indiquez le délai de réponse et proposez un appel à l'action

Il est utile pour l'appelant de savoir quand il sera recontacté. Mentionnez donc un délai de réponse estimé. Proposez également un appel à l'action, comme laisser un message ou demander à l'appelant de s'identifier et d'expliquer la raison de son appel.

Exemple : « Je vous recontacterai sous 24 heures. » / « Veuillez laisser un message après le signal sonore en indiquant votre nom et le motif de votre appel. »

6. Restez simple et allez à l'essentiel

Votre message d'accueil doit être clair et concis. Essayez de transmettre l'essentiel en 20 à 25 secondes et évitez les phrases trop complexes ou le jargon technique qui risquent d'embrouiller l'appelant.

7. Adoptez un ton professionnel 

Conservez un ton professionnel tout au long de votre message d'accueil. Cela implique d'être poli, d'employer un langage correct et de garder une attitude positive.

Selon la situation, vous pouvez également inclure les éléments suivants :

• Des excuses pour votre indisponibilité et une brève explication ; 
• Des remerciements à l'appelant pour avoir pris le temps de laisser un message ;

CONSEIL DE PRO : Si vous avez des correspondants dans différents fuseaux horaires, n'oubliez pas d'indiquer vos horaires d'ouverture et votre fuseau horaire afin de communiquer précisément et de fixer les bonnes attentes.

27 scripts professionnels de messagerie vocale d'entreprise

Découvrez notre sélection de 27 messages d'accueil professionnels pour messagerie vocale, chacun conçu pour transmettre efficacité, chaleur et professionnalisme. Ces exemples garantissent que vos clients se sentent valorisés, même lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.

Messages de messagerie vocale d'entreprise

1. Message de messagerie vocale standard

Il s'agit d'un message d'accueil diffusé lorsque vous êtes au travail mais indisponible pour une raison quelconque. Par exemple, si vous êtes en réunion. 

Vous pouvez opter pour un message plus long, tout en respectant la durée maximale recommandée de 30 secondes. 

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes bien chez <nom de l'entreprise>. Nous sommes désolés, mais nous ne pouvons pas prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser votre nom, vos coordonnées et le motif de votre appel. Un membre de notre équipe vous recontactera dans les plus brefs délais. Vous pouvez également visiter notre site internet [URL du site de l'entreprise] pour découvrir d'autres options. Merci de nous avoir contactés. » 

2. Message de messagerie vocale personnalisé pour la mise en attente

C'est ce que le client entend lorsqu'il est dans la file d'attente parce que tous vos agents sont déjà en ligne. Les clients peuvent choisir de patienter ou de laisser un message immédiatement. 

EXEMPLE : « Cher correspondant, nous sommes désolés, mais tous nos agents sont actuellement occupés. Veuillez rester en ligne, un conseiller va prendre votre appel dès que possible. Vous pouvez également choisir de nous laisser un message. Merci pour votre patience. » 

3. Message de messagerie vocale en cas d'absence du bureau

Si votre équipe est absente, nous vous recommandons de concevoir des messages spécifiques. C'est particulièrement utile si vous souhaitez indiquer à vos clients que vos bureaux sont joignables à des horaires précis. De cette façon, vous définissez clairement quand ils peuvent vous contacter. 

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes bien chez <nom de l'entreprise>. Nous ne sommes pas en mesure de vous répondre pour le moment. Nos horaires d'ouverture habituels sont de 9h à 17h, du lundi au vendredi.

Vous pouvez consulter notre site web pour obtenir des informations complémentaires. Si vous souhaitez nous laisser un message, merci d'indiquer votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel. Nous vous rappellerons. Merci et à bientôt. » 

4. Messages de messagerie vocale pour les appels hors des heures d'ouverture

Pour les moments où vos clients vous appellent en dehors des heures d'ouverture habituelles, il est essentiel de disposer d'un message les informant du moment où ils recevront une réponse. 

EXEMPLE : « Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Nos bureaux sont actuellement fermés. Nos horaires d'ouverture sont de [heure de début] à [heure de fin], du lundi au vendredi.

Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone ainsi qu'un court message, et nous vous rappellerons dès la réouverture de nos bureaux. Pour plus d'informations, visitez notre site web à l'adresse [URL du site web]. Merci et bonne journée ! »

5. Message de messagerie vocale pour votre téléphone portable professionnel

Lorsque vous utilisez un téléphone portable professionnel, vous voulez un message d'accueil à la fois professionnel et personnel. Cet exemple trouve le juste équilibre :

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [votre nom] chez [nom de l'entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment. Merci de laisser votre nom, votre numéro ainsi qu'un message détaillé, et je vous rappellerai dès que possible. Merci pour votre appel et à très bientôt. »

6. Message incitant à un contact par e-mail

Si l'e-mail est votre canal de contact privilégié, faites-le savoir sur votre messagerie vocale pour encourager vos correspondants à l'utiliser. 

Ce script présente l'e-mail comme un canal de communication plus rapide et plus efficace, orientant ainsi les appelants vers ce choix.

EXEMPLE : « Bonjour, ici [nom] de [entreprise]. Pour une réponse immédiate, je vous invite à m'envoyer un e-mail à l'adresse [insérer l'adresse e-mail]. Je m'engage à vous répondre avant la fin du prochain jour ouvrable. Si votre demande n'est pas urgente, vous pouvez laisser vos coordonnées et je vous recontacterai. Excellente journée à vous. »

7. Message de messagerie vocale pour orienter des demandes spécifiques

Pour éviter de perdre du temps sur des appels qui pourraient être mieux gérés par un autre interlocuteur ou par un autre canal, ce message offre des orientations claires pour les demandes fréquentes.

EXEMPLE : « Bonjour, ici [votre nom]. Pour toute question concernant [raison X], je vous invite à contacter [autre contact] ou à [visiter notre site web, envoyer un e-mail]. Pour toute autre demande, merci de laisser votre nom ainsi qu'un court message, et je m'engage à vous rappeler sous [un à trois] jour[s] ouvrable[s]. »

8. Script de messagerie vocale informative pour les demandes générales

Ce script doit orienter efficacement les appelants vers les informations les plus recherchées, faisant gagner du temps à la fois au correspondant et à votre équipe. Il offre un chemin direct pour obtenir des informations tout en laissant la possibilité d'un contact personnalisé si nécessaire.

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes bien en relation avec [entreprise]. Pour obtenir des détails sur [X], notre [page Facebook, site web, etc.] est une excellente ressource. Vous souhaitez en savoir plus sur [Y] ? Consultez [page spécifique de notre site, notre chaîne YouTube, etc.].

Si vous avez d'autres questions ou si vous souhaitez simplement échanger avec un membre de notre équipe, merci de laisser votre nom et votre numéro, et nous vous recontacterons rapidement. »

9. Demande d'un horaire de rappel pratique

Montrez à vos correspondants votre volonté d'échanger en leur demandant d'indiquer l'heure à laquelle ils préfèrent être rappelés, prouvant ainsi votre engagement à ne manquer aucune occasion de discuter.

EXEMPLES : « Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Désolés d'avoir manqué votre appel ! Nous serions ravis de vous recontacter. Merci de laisser votre nom, votre numéro de téléphone, l'objet de votre appel et le meilleur moment pour vous rappeler – nous voulons être sûrs de vous joindre. Au plaisir de vous parler bientôt. »

« Merci d'avoir contacté [votre entreprise]. Nous avons hâte d'échanger avec vous. Laissez-nous vos coordonnées, votre nom et le motif de votre appel pour que nous puissions vous rappeler dès que nous serons disponibles. Bonne journée. »

Messages de messagerie vocale pour congés, jours fériés et absences

10. Message de messagerie vocale pour les jours fériés et vacances

Les entreprises sont généralement fermées pendant les jours fériés, comme Noël ou Pâques. Vous devez informer vos clients de la date de votre retour.

Ce message d'accueil peut être un peu plus informel, car les fêtes sont des moments joyeux de l'année.

EXEMPLE : « Bonjour, l'équipe de <nom de l'entreprise/nom de l'équipe> est absente jusqu'au [date]. Nous ne manquerons pas de vous rappeler dès notre retour. Si votre demande est urgente, envoyez-nous un e-mail à l'adresse [e-mail de l'entreprise]. Merci. Bonnes fêtes à vous. »

11. Message pour congé de maternité ou paternité

Ah, le bonheur d'accueillir un nouveau membre dans la famille ! Si vous partez en congé parental, pensez à utiliser un script de messagerie vocale qui oriente les appelants vers un autre contact tout en révélant un peu de votre personnalité. 

Nul besoin de rester trop formel ; n'hésitez pas à personnaliser ce message à votre image.

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [votre nom et fonction]. Je suis actuellement en congé parental jusqu'au [date]. En mon absence, je vous invite à adresser vos demandes téléphoniques à [nom de l'autre contact] au [numéro de téléphone] et vos e-mails à [adresse e-mail]. Merci, et on se retrouve en [mois de votre retour au bureau] ! »

12. Message de vacances sur le ton de l'aventure

Pour apporter une touche d'humour à votre message de vacances, n'hésitez pas à personnaliser cet exemple. C'est une façon amusante de parler de vos escapades à vos correspondants. N'oubliez pas de mentionner votre date de retour.

EXEMPLE : « Bonjour, ici [votre nom]. Je suis parti à l'aventure, peut-être en train de [faire un trek en Amérique du Sud, d'explorer la jungle de Bornéo ou de nager avec des baleines aux Galapagos] — ou plus probablement, [en train de lutter contre un décalage horaire carabiné, de chercher sur Google si les scorpions noirs sont mortels ou en quête d'une crème après-soleil ultra-forte].

Je serai injoignable jusqu'au [date]. Merci de laisser votre nom et le motif de votre appel, et je vous recontacterai dès mon retour. »

13. Message de départ définitif

Lorsqu'il est temps de se tourner vers de nouvelles opportunités, il est utile d'avoir un message de messagerie vocale prêt pour votre ancienne entreprise afin d'informer les correspondants de votre départ de manière positive et informative. Ajouter une touche personnelle sur le fait de « poursuivre de nouvelles aventures » apporte une note amicale et transmet votre enthousiasme pour ce prochain chapitre.

EXEMPLE : « Bonjour, [Nom de la personne] est partie vers de nouvelles aventures et ne fait plus partie de [Nom de l'entreprise]. Veuillez transmettre toutes vos futures demandes à [nom de la personne de remplacement ou de l'intérimaire] au [numéro de téléphone]. Merci pour votre appel ! »

Messages d'accueil de messagerie vocale pour des secteurs spécifiques

14. Messages d'accueil de messagerie vocale pour les professionnels de la vente

Faire bonne impression est essentiel pour les professionnels de la vente. 

Ce message d'accueil encourage les clients potentiels à laisser leurs coordonnées pour un suivi rapide :

EXEMPLE : « Bonjour et merci d'avoir contacté le service commercial de [nom de l'entreprise]. Tous nos conseillers commerciaux sont actuellement en ligne avec d'autres clients, ou vous nous contactez en dehors de nos heures d'ouverture, qui sont de [heure de début] à [heure de fin]. 

Veuillez laisser votre nom, vos coordonnées ainsi qu'un court message concernant l'objet de votre appel, et nous nous ferons un plaisir de vous recontacter pour vous aider. Merci de l'intérêt que vous portez à [nom de l'entreprise]. »

15. Messages d'accueil de messagerie vocale pour les cabinets médicaux

Dans un cabinet médical, un message de messagerie vocale doit équilibrer l'urgence et les instructions pour les situations non urgentes.

EXEMPLE : « Merci d'avoir appelé [cabinet médical/nom du médecin]. Nous ne sommes pas disponibles pour le moment. S'il s'agit d'une urgence médicale, veuillez composer le 15, le 112 ou vous rendre aux urgences les plus proches.

Pour les rendez-vous et toute autre demande, veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un court message, et nous vous recontacterons dès que possible. Nos heures d'ouverture habituelles sont [heures et jours]. Merci d'avoir appelé [cabinet médical/nom du médecin]. »

16. Messages d'accueil de messagerie vocale pour les agents immobiliers

Pour les agents immobiliers, un bon message d'accueil peut être le début d'une nouvelle relation client. Cet exemple invite les acheteurs et vendeurs potentiels à laisser leurs coordonnées :

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [votre nom], votre agent immobilier dédié chez [nom de l'agence immobilière]. Je suis actuellement en rendez-vous ou en déplacement.

Votre appel est très important pour moi. Veuillez laisser votre nom, vos coordonnées et les détails du bien qui vous intéresse, et je vous recontacterai dans les plus brefs délais. Merci d'avoir choisi [nom de l'agence immobilière], où nous concrétisons la maison de vos rêves. »

17. Message d'accueil de messagerie vocale pour les cabinets d'avocats

Dans un cabinet d'avocats, les messages de messagerie vocale doivent inspirer le professionnalisme et la confidentialité. Voici un exemple qui réunit les deux :

EXEMPLE : « Merci d'avoir appelé le cabinet [nom du cabinet d'avocats]. Nos bureaux sont actuellement fermés ou nous sommes en consultation. Veuillez laisser votre nom, vos coordonnées ainsi que la nature de votre demande juridique après le signal sonore. 

Nous traitons chaque appel avec la plus grande confidentialité et en priorité. Nous vous rappellerons lors de nos prochaines heures d'ouverture, qui sont [heures et jours]. Merci d'avoir choisi le cabinet [nom du cabinet d'avocats], où vos besoins juridiques sont notre priorité absolue. »

18.  Message d'accueil de messagerie vocale pour les petites entreprises et les startups

Pour les petites entreprises et les startups, chaque appel est une opportunité de nouer des relations, de développer votre réseau ou de réaliser une vente. Un message d'accueil court et chaleureux peut faire toute la différence, en montrant votre professionnalisme même lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone. 

C'est l'occasion de faire bonne impression, d'inciter à l'action et de transmettre des informations clés de manière concise.

EXEMPLE : « Bonjour ! Vous êtes bien chez [Nom de votre entreprise]. Toute notre équipe est sur le pont pour vous offrir le meilleur [produit/service] possible, et nous ne pouvons pas répondre au téléphone pour le moment. 

Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un court message. Nous avons hâte d'échanger avec vous ! N'hésitez pas à visiter notre site web à l'adresse [URL du site web] pour obtenir des informations rapides. Merci d'avoir appelé [Nom de votre entreprise], là où les grandes idées rencontrent un excellent service. À très bientôt ! »

19.  Message d'accueil de messagerie vocale pour l'hôtellerie et les services

Un message bien conçu peut rassurer vos correspondants sur le fait que leur satisfaction et leur confort sont vos priorités absolues, même si vous ne pouvez pas décrocher. 

C'est l'occasion de transmettre de la chaleur, du professionnalisme et l'essence même de votre service, tout en fournissant des informations essentielles. 

EXEMPLE : « Merci d'avoir appelé [Nom de votre hôtel/restaurant/entreprise de services], où votre expérience est notre priorité absolue. Nous ne sommes malheureusement pas en mesure de vous répondre pour le moment, car nous sommes probablement en train de servir d'autres clients. 

Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et le motif de votre appel. Si vous souhaitez effectuer ou modifier une réservation, vous renseigner sur nos services ou faire une demande particulière, dites-le nous et nous vous promettons de vous recontacter dès que possible. 

Pour une assistance immédiate ou pour en savoir plus sur nos offres, veuillez consulter notre site Internet à l'adresse [URL du site web]. Merci d'avoir choisi [Nom de votre entreprise] et au plaisir de vous faire vivre une expérience exceptionnelle. Excellente journée ! »

20. Message d'accueil de messagerie vocale pour les établissements d'enseignement

Pour les établissements d'enseignement, un message de messagerie vocale est un point de contact important pour les étudiants, les parents et le personnel, leur fournissant des informations essentielles et les rassurant lorsque la communication directe n'est pas possible. 

C'est l'occasion d'exprimer l'engagement de l'établissement envers l'éducation et l'accompagnement, tout en orientant les correspondants vers les étapes suivantes. 

EXEMPLE : « Merci d'avoir appelé [Nom de l'école/du collège/de l'université]. Nous sommes actuellement indisponibles, mais nous vous rappellerons dès que possible. Veuillez laisser votre nom, vos coordonnées et le motif de votre appel. 

Pour une assistance immédiate, visitez notre site web à l'adresse [URL du site web] pour consulter la FAQ et obtenir plus d'informations. Nous apprécions votre appel et nous réjouissons de vous accompagner dans votre parcours éducatif. »

Messages d'accueil de messagerie vocale pour différents services

21. Messages d'accueil de messagerie vocale pour les accueils et secrétariats

La première impression est cruciale, et le message d'accueil de l'accueil est souvent la première interaction d'une personne avec votre entreprise. Rendez-le accueillant et utile :

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes bien à l'accueil de [nom de l'entreprise]. Nous sommes actuellement en ligne ou absents du bureau. 

Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone ainsi que le motif de votre appel, et nous veillerons à ce que la personne concernée vous recontacte dans les plus brefs délais. Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise], votre intérêt nous touche. »

22. Messages d'accueil de messagerie vocale pour le service client

Le service client consiste à s'assurer que vos clients se sentent écoutés et aidés, même à travers une messagerie vocale. 

Ce message d'accueil donne le ton approprié pour le support client :

EXEMPLE : « Vous avez joint le service client de [nom de l'entreprise]. Nous sommes désolés de ne pas pouvoir vous répondre. Notre équipe est disponible de [heure de début] à [heure de fin], du lundi au vendredi. 

Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et le motif de votre appel, et l'un de nos conseillers client vous recontactera dès que possible. Merci d'avoir choisi [nom de l'entreprise]. »

Messages de messagerie vocale pour les ventes

23. Message de messagerie vocale pour le service commercial

Ce message d'accueil souligne non seulement l'engagement de l'équipe commerciale envers la réussite des clients, mais laisse également entendre subtilement la forte demande et l'efficacité de leurs services. 

C'est un moyen intelligent de communiquer la proposition de valeur de l'entreprise tout en gérant les attentes des appelants.

EXEMPLE : « Bonjour, vous avez contacté le service commercial de [nom de l'entreprise]. Les membres de notre équipe aident actuellement d'autres clients à [insérer l'objectif, par exemple « réaliser 25 % de croissance en optimisant la gestion des RH »] et ne peuvent pas prendre votre appel pour le moment.

Veuillez laisser votre nom, le nom de votre entreprise ainsi que votre numéro de téléphone, et nous vous recontacterons dès que possible. Merci pour votre appel ! »

24. Mettre en avant des promotions dans votre messagerie vocale

Informez vos correspondants de vos promotions actuelles, de vos actualités ou du lancement de nouveaux produits. Cela permet de répondre à certaines de leurs questions à l'avance.

EXEMPLE : « Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Il semble que vous soyez intéressé par notre dernier [nouveau produit, offre, promotion]. Nous en sommes également ravis !

Veuillez nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone et l'heure à laquelle vous préférez que nous vous rappelions. Nous avons hâte de répondre à vos questions et de partager avec vous les dernières nouveautés de [nom de l'entreprise]. Dans l'attente d'échanger avec vous, nous vous souhaitons une excellente journée ! »

25. Message de réussite commerciale

Utiliser sa messagerie vocale pour entretenir des prospects potentiels est une excellente idée pour tout professionnel de la vente. Un tel script vous permet de mettre brièvement en avant votre valeur ajoutée, en rappelant aux appelants votre proposition de vente unique. 

C'est aussi un moyen astucieux d'informer les personnes qui auraient composé votre numéro par erreur sur votre activité.

EXEMPLE : « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [votre nom] chez [votre entreprise]. Je suis actuellement en ligne, probablement en train d'aider [type d'entreprise] à obtenir [X résultats, comme « doubler leurs prospects en 50 jours », « recruter des ingénieurs de premier plan », « augmenter le taux de conversion client de 25 % »].

Veuillez laisser vos coordonnées et voyons ensemble comment nous pouvons reproduire ces réussites pour votre entreprise. »

Messages d'accueil courts et drôles

26. Message d'accueil simple

Vos clients sont occupés, et vous aussi. Optez pour ces messages courts pour aller droit au but et les inciter à laisser un message.

EXEMPLES : « Bonjour ! Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise/votre nom]. Veuillez nous laisser un court message et nous vous recontacterons dès que possible. Bonne journée ! »

« Vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Nous ne pouvons pas répondre pour le moment, mais rappelez-nous ! Laissez-nous votre nom, votre numéro, le motif de votre appel et le meilleur moment pour vous rappeler – nous ne voulons pas vous rater à nouveau. À très bientôt. »

27. Message d'accueil drôle

Dans un contexte informel, vous pouvez essayer de faire de l'humour. Cette approche est très efficace pour retenir l'attention des clients, car ils sont généralement amusés et curieux d'en savoir plus. 

Toutefois, évaluez si ce type de message correspond à l'image de votre marque. Cela convient bien aux secteurs créatifs, mais moins aux domaines très formels comme la finance.

EXEMPLES : « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de <votre nom> chez <nom de l'entreprise>. Nous sommes occupés à sauver le monde en <indiquez la spécialité de votre entreprise>. Si vous voulez en savoir plus sur notre façon de procéder, laissez-nous votre nom et votre numéro, et nous vous rappellerons dès que notre mission sera terminée. Ce qui devrait être rapide. Merci ! »

« Mon nom est Bond. James Bond. Bon, d'accord, ce n'est pas Bond, même si j'aimerais bien. Vous êtes sur la messagerie de [votre nom de famille], [votre prénom] [votre nom de famille]. Je suis actuellement en mission, pas forcément pour sauver le monde avec le MI6, mais je promets de vous rappeler d'ici demain au plus tard. Passez une excellente journée. »

8 bonnes pratiques pour les messages d'accueil téléphoniques

La première impression est cruciale, surtout au téléphone où votre voix et votre intonation donnent le ton de toute la conversation. Un accueil professionnel et chaleureux peut faire toute la différence dans le service client, les relations d'affaires et la communication quotidienne. 

Il existe plusieurs caractéristiques d'un message d'accueil professionnel de haute qualité que vous devez garder à l'esprit.

1. Soyez réactif et positif

Répondez au téléphone dès les premières sonneries et commencez sur un ton chaleureux et positif. Un accueil rapide et enjoué montre que vous valorisez le temps de votre interlocuteur et crée une atmosphère accueillante. Souriez en enregistrant votre message. Cela peut paraître bête, mais lorsque vous souriez, les auditeurs le ressentent et vous perçoivent comme dynamique, ouvert et amical.

2. Présentez-vous et présentez votre entreprise

Dès le départ, indiquez à votre correspondant qu'il est au bon endroit en mentionnant votre nom et celui de l'entreprise. Non seulement cela confirme à l'appelant qu'il a composé le bon numéro, mais cela personnalise également l'échange dès le début.

3. Parlez clairement et lentement

La clarté et le rythme sont essentiels. Parlez distinctement et à une vitesse modérée pour que l'appelant comprenne chaque mot. C'est particulièrement important dans un cadre professionnel où une mauvaise communication peut entraîner de la confusion ou de la frustration.

4. Soyez prêt à aider

Montrez que vous êtes prêt à rendre service en demandant comment vous pouvez aider votre interlocuteur. Des phrases comme « Comment puis-je vous aider aujourd'hui ? » démontrent une réelle volonté d'apporter votre soutien et orientent la conversation de manière productive.

5. Proposez des alternatives en cas d'indisponibilité

Si la personne que l'appelant cherche à joindre n'est pas disponible, il est crucial de proposer d'autres moyens de contact ou de prendre un message. Offrir des options montre de la considération pour les besoins de l'appelant et garantit que sa demande sera traitée.

6. Faites preuve d'originalité

Certaines formules, comme « Votre appel est important pour nous », ont été tellement utilisées qu'elles ne font plus bonne impression. Gardez un message original. Vous pouvez même oser l'humour. 

7. Soignez l'écoute

Assurez-vous qu'il n'y ait pas de bruit de fond lors de l'enregistrement. Cela peut rendre le message difficile à comprendre. De plus, veillez à ce que vos messages soient personnels et agréables à écouter. Parlez clairement et lentement. Ne soyez pas trop robotique.

8. Restez court et efficace

N'oubliez pas que l'un des objectifs de la messagerie vocale est aussi de faire gagner du temps aux clients. Évitez d'enregistrer des messages d'accueil de 2 minutes avec des fioritures inutiles. Soyez bref et allez droit au but. La durée recommandée se situe entre 24 et 30 secondes maximum, sans quoi l'appelant risque de raccrocher en plein milieu de votre message.

CONSEIL DE PRO : Si nécessaire, vous pouvez garantir la qualité de vos messages en faisant appel à des comédiens voix off professionnels.

Configurez vos messages d'accueil avec un système de téléphonie virtuel

Si vous avez du mal avec vos messages de messagerie vocale, pas d'inquiétude. Aujourd'hui, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de centre d'appels virtuel comme CloudTalk pour vous aider. Grâce à plusieurs outils et fonctionnalités indisponibles sur une ligne fixe classique, il facilitera grandement votre travail et celui de votre équipe de support client.

Avec un système de téléphonie virtuel, vous pouvez :

• Définir des groupes spécifiques en fonction de vos besoins et trier les appels entrants par groupe (redirection d'appels). L'appelant sera ainsi redirigé vers l'agent le plus qualifié pour répondre à sa demande.
• Définir vos heures d'ouverture directement dans l'application. Vous pouvez également programmer la redirection de tous les appels et messages reçus en dehors de ces horaires vers un numéro spécifique.  
• Enregistrer tous les appels afin de pouvoir les analyser ultérieurement.

En utilisant des outils comme CloudTalk, vous pouvez également configurer autant de messages d'accueil professionnels personnalisés que vous le souhaitez et programmer le moment de diffusion de chacun d'eux.

Les systèmes de téléphonie virtuels vous permettent de préparer divers autres types de messages, par exemple :

• Un message de bienvenue – le message vocal standard que les clients entendront en contactant votre centre d'appels.
• Serveur vocal interactif (SVI) – un menu simple d'utilisation qui fournit les informations utiles aux correspondants ou les aide à choisir l'agent ou le service approprié pour leur demande.

Besoin d'un système de téléphonie virtuel puissant et simple pour votre entreprise ?

CloudTalk est un logiciel de pointe capable de propulser vos messages d'accueil de messagerie vocale vers de nouveaux sommets. Nos fonctionnalités s'adaptent aussi bien aux grandes entreprises qu'aux structures en pleine croissance. Découvrez toutes les fonctionnalités avancées de CloudTalk et essayez-le gratuitement !

Conclusion 

Disposer d'un message d'accueil professionnel pour votre messagerie vocale est un élément essentiel de la communication de votre entreprise. Un message adapté peut considérablement valoriser l'image de votre marque, rassurer vos correspondants sur leur importance et fluidifier votre service client. 

En choisissant ou en personnalisant l'un des 27 messages d'accueil professionnels que nous vous proposons, vous instaurez une norme d'interaction client de haut niveau et veillez à ce que chaque appel, même manqué, contribue positivement à la réputation de votre entreprise. 

N'oubliez pas que l'objectif de votre messagerie vocale est de faire en sorte que chaque correspondant se sente écouté et respecté, ouvrant ainsi la voie à de futures collaborations fructueuses.