27 professionelle Mailbox-Ansagen für die geschäftliche Kommunikation

Berichte zeigen, dass rund 80 % der Anrufer, die auf einer Mailbox landen, keine Nachricht hinterlassen. Eine ansprechende Mailbox-Ansage wird sie jedoch genau dazu ermutigen – und Sie müssen dann nur noch antworten. 

Die Mailbox ist ein praktisches Tool, das Kunden die Interaktion mit Ihnen ermöglicht, selbst wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Motivieren Sie Ihre Kunden zur Nachrichtenhinterlassung, indem Sie professionelle Telefonansagen gestalten, die niemand einfach wegdrückt.

Sie wissen nicht, wie eine professionelle Ansage klingen sollte? Im Folgenden finden Sie 27 professionell gestaltete Vorlagen für die verschiedensten Anlässe. Lesen Sie weiter!

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Stimmen Sie Ihre Ansage auf die Persönlichkeit Ihrer Marke und Ihre Zielgruppe ab, damit sich jeder Anrufer wertgeschätzt fühlt.
• Klarheit zählt: Halten Sie Ihre Nachricht kurz und präzise. So wissen Anrufer genau, welche Details sie hinterlassen müssen und was als Nächstes passiert.
• Wichtige Infos nennen: Nennen Sie immer Ihren Firmennamen, den Grund für Ihre Abwesenheit und bitten Sie um die Kontaktdaten des Anrufers.
• Anrufer richtig leiten: Bieten Sie alternative Wege zur Informationsbeschaffung oder Hilfe an, wie etwa den Verweis auf Ihre Website.
• Aktivieren Sie Ihre Anrufer: Ermutigen Sie sie dazu, eine Nachricht zu hinterlassen, und sichern Sie eine zeitnahe Rückmeldung zu. Das zeigt Respekt vor ihrer Zeit.

Was macht eine gute geschäftliche Mailbox-Ansage aus? 

Die ideale Ansage ist aktuell, klar, präzise und informativ. Sie sollte Ihren Firmennamen beinhalten sowie das Bedauern darüber ausdrücken, dass Sie den Anruf verpasst haben. Zudem sollten Sie den Anrufer bitten, Folgendes zu hinterlassen:

• seine Kontaktdaten
• den Grund für den Anruf
• alle weiteren Details, die für einen effektiven Rückruf nötig sind.

Zusätzlich enthält eine gute geschäftliche Mailbox-Ansage oft einen geschätzten Zeitrahmen für den Rückruf, was beim Anrufer realistische Erwartungen weckt.

Es ist ratsam, alternative Kontaktmöglichkeiten oder Ressourcen anzugeben, wie etwa den Verweis auf Ihre Website für schnelle Antworten auf häufige Fragen. Dies zeigt das Engagement Ihres Unternehmens für Kundenservice und Effizienz.

Warum sind Mailbox-Ansagen so wichtig? 

Laut Nectafy rufen 88 % der Menschen, die nach einem lokalen Unternehmen suchen, dieses innerhalb von 24 Stunden an oder suchen es persönlich auf. Wenn Ihr Unternehmen jedoch außer einem Belegtzeichen nichts zu bieten hat, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Anrufer auflegt und sich an die Konkurrenz wendet. 

Natürlich können Sie nicht alle Anrufe sofort persönlich entgegennehmen. Aus diesem Grund benötigen Sie professionelle Telefonansagen.

7 Schlüsselelemente einer professionellen Telefonansage

Eine professionelle Telefonansage ist Ihre erste Chance, ein positives und kompetentes Bild von sich oder Ihrem Unternehmen zu vermitteln. Sie gibt die Richtung für die weitere Interaktion vor und beeinflusst die Wahrnehmung des Anrufers maßgeblich. 

Mailbox-Ansagen haben eine Grundstruktur für die wichtigsten Inhalte. Diese Struktur dient Ihnen als Basis für die perfekte, individuelle Nachricht. 

Hier sind die wesentlichen Komponenten, die Sie für eine wirkungsvolle, professionelle Ansage integrieren sollten:

1. Begrüßen Sie freundlich

Die erste Begrüßung sollte herzlich und freundlich sein, damit sich der Anrufer willkommen fühlt.

Beispiel: „Guten Tag“ oder „Hallo und herzlich willkommen“ 

2. Stellen Sie sich vor

Nennen Sie direkt Ihren Namen und Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung. Das bestätigt dem Anrufer, dass er richtig verbunden ist, und verleiht dem Gespräch eine persönliche Note.

Beispiel: „Sie sind verbunden mit CloudTalk, Vertriebsabteilung. Mein Name ist …“

3. Bieten Sie Hilfe an

Drücken Sie nach der Vorstellung Ihre Hilfsbereitschaft aus. Eine einfache Frage lädt den Anrufer dazu ein, sein Anliegen zu schildern, und zeigt, dass Sie gerne für ihn da sind.

Beispiel: „Wie kann ich Ihnen heute helfen?“

4. Geben Sie klare Anweisungen

Führen Sie den Anrufer durch die nächsten Schritte. Klarheit ist entscheidend, egal ob es sich um die Navigation durch ein Telefonmenü oder um alternative Kontaktoptionen handelt. 

Beispiel: „Wenn Sie Fragen zu einer bestehenden Bestellung haben, drücken Sie bitte die 1. Wenn Sie eine neue Bestellung aufgeben möchten, drücken Sie bitte die 2.“

5. Nennen Sie die Antwortzeit und nutzen Sie einen Call-to-Action

Für den Anrufer ist es hilfreich zu wissen, wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann. Nennen Sie daher eine voraussichtliche Antwortzeit. Nutzen Sie zudem einen Call-to-Action, wie etwa die Aufforderung, eine Nachricht zu hinterlassen, den Namen zu nennen oder den Grund des Anrufs zu schildern.

Beispiel: „Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.“ / „Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton eine Nachricht. Bitte nennen Sie Ihren Namen und den Grund Ihres Anrufs.“

6. Halten Sie es einfach und fokussiert

Formulieren Sie Ihre Ansage klar und auf den Punkt. Versuchen Sie, alles Wichtige innerhalb von 20 bis 25 Sekunden zu vermitteln, und vermeiden Sie zu komplizierte Sätze oder Fachjargon, der den Anrufer verwirren könnte.

7. Nutzen Sie einen professionellen Tonfall 

Achten Sie bei Ihrer gesamten Ansage auf einen professionellen Tonfall. Dazu gehören Höflichkeit, eine angemessene Wortwahl und eine positive Ausstrahlung.

Je nach Situation können Sie auch Folgendes hinzufügen:

• Eine Entschuldigung für Ihre Abwesenheit mit einer kurzen Erklärung; 
• Einen Dank an den Anrufer, dass er sich die Zeit nimmt, eine Nachricht zu hinterlassen;

PROFI-TIPP: Wenn Sie Anrufer aus verschiedenen Zeitzonen haben, nennen Sie unbedingt Ihre Geschäftszeiten und Ihre Zeitzone, um Missverständnisse zu vermeiden und Erwartungen richtig zu steuern.

27 Vorlagen für professionelle geschäftliche Mailbox-Ansagen

Entdecken Sie unsere sorgfältig zusammengestellte Sammlung von 27 professionellen Mailbox-Vorlagen für Unternehmen. Jede einzelne ist darauf ausgelegt, Effizienz, Herzlichkeit und Professionalität zu vermitteln. Diese Beispiele sorgen dafür, dass sich Ihre Kunden auch dann wertgeschätzt fühlen, wenn Sie einmal nicht persönlich ans Telefon gehen können.

Geschäftliche Mailbox-Ansagen

1. Standard-Mailbox-Ansage für Unternehmen

Diese Ansage wird abgespielt, wenn Sie im Dienst, aber aus irgendeinem Grund gerade nicht erreichbar sind – beispielsweise, weil Sie sich in einem Meeting befinden. 

Sie können diese Ansage etwas länger gestalten, sollten jedoch die empfohlene Höchstdauer von 30 Sekunden nicht überschreiten. 

BEISPIEL: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit <Firmenname>. Leider können wir Ihren Anruf gerade nicht persönlich entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Grund Ihres Anrufs. Ein Mitglied unseres Teams wird sich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Für weitere Optionen können Sie auch gerne unsere Website [URL der Firmen-Website] besuchen. Vielen Dank für Ihren Anruf.“ 

2. Personalisierte Warteschleifen-Ansage

Diese Ansage hört der Kunde in der Warteschleife, wenn alle Ihre Mitarbeiter gerade in einem anderen Gespräch sind. Kunden können in der Warteschleife bleiben oder direkt eine Nachricht hinterlassen. 

BEISPIEL: „Lieber Anrufer, leider sind aktuell alle unsere Mitarbeiter im Gespräch. Bitte bleiben Sie am Apparat, der nächste freie Mitarbeiter ist gleich für Sie da. Alternativ können Sie uns auch gerne eine Nachricht hinterlassen. Vielen Dank für Ihre Geduld.“ 

3. Abwesenheitsnotiz für die Mailbox

Wenn Ihr Team nicht im Büro ist, empfehlen wir, für diese Fälle spezielle Ansagen einzurichten. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Kunden mitteilen möchten, dass Ihr Büro zu bestimmten Geschäftszeiten erreichbar ist. Auf diese Weise wissen Kunden genau, wann sie Sie erreichen können. 

BEISPIEL: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit <Firmenname>. Wir können Ihren Anruf aktuell leider nicht persönlich entgegennehmen. Unsere regulären Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr.

Für weitere Informationen besuchen Sie bitte unsere Website. Wenn Sie uns eine Nachricht hinterlassen möchten, nennen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Rufnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir rufen Sie gerne zurück. Vielen Dank.“ 

4. Mailbox-Ansagen für Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten

Für Momente, in denen Kunden oder Partner außerhalb Ihrer regulären Arbeitszeiten anrufen, ist eine Ansage entscheidend, die darüber informiert, wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. 

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Firmenname]. Unser Büro ist zurzeit geschlossen. Unsere Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von [Startzeit] bis [Endzeit] Uhr.

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Wir rufen Sie zurück, sobald unser Büro wieder besetzt ist. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter [Website-URL]. Vielen Dank!“

6. Mailbox-Ansage mit Verweis auf schnelle E-Mail-Antwort

Wenn Sie ein geschäftliches Handy nutzen, sollte die Ansage professionell, aber dennoch persönlich klingen. Dieses Beispiel trifft genau den richtigen Ton:

BEISPIEL: „Guten Tag, Sie haben die Mailbox von [Ihr Name] bei [Firmenname] erreicht. Ich kann Ihren Anruf gerade leider nicht persönlich entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf, ich freue mich auf das Gespräch.“

6. Schnelle E-Mail-Antwort bei Voicemails

Wenn Sie den Kontakt per E-Mail bevorzugen, lassen Sie das Ihre Anrufer direkt über die Mailbox wissen, um diese Option schmackhaft zu machen. 

Diese Vorlage positioniert den E-Mail-Kontakt als schnelleren und effizienteren Kommunikationskanal und leitet Anrufer direkt dorthin weiter.

BEISPIEL: „Guten Tag, hier ist [Name] von [Firma]. Für eine besonders schnelle Rückmeldung schreiben Sie mir bitte eine E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Ich garantiere Ihnen eine Antwort bis zum Ende des nächsten Arbeitstages. Wenn Ihr Anliegen nicht dringend ist, hinterlassen Sie mir gerne Ihre Kontaktdaten und ich melde mich bei Ihnen. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.“

7. Mailbox-Ansage zur Weiterleitung spezifischer Anfragen

Um keine Zeit mit Anrufen zu verlieren, die an anderer Stelle oder auf anderem Weg besser aufgehoben wären, bietet diese Mailbox-Ansage klare Anweisungen für häufige Anliegen.

BEISPIEL: „Guten Tag, hier ist [Ihr Name]. Bei Fragen zu [Grund X] wenden Sie sich bitte direkt an [alternativer Kontakt] oder [besuchen Sie unsere Website / schreiben Sie uns eine E-Mail]. Für alle anderen Anliegen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und eine kurze Nachricht. Ich verspreche Ihnen, mich innerhalb von [ein bis drei] Arbeitstagen bei Ihnen zurückzumelden.“

8. Informative Mailbox-Ansage für allgemeine Anfragen

Diese Mailbox-Vorlage leitet Anrufer effizient zu den am häufigsten nachgefragten Informationen weiter, was sowohl dem Anrufer als auch Ihrem Team Zeit spart. Sie bietet einen direkten Weg zur Lösung und hält dennoch die Option für einen persönlichen Kontakt offen.

BEISPIEL: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Details zu [X] finden Sie auf unserer [Facebook-Seite, Website etc.]. Sie möchten mehr über [Y] erfahren? Besuchen Sie dazu am besten [spezifische Unterseite, YouTube-Kanal etc.].

Sollten Sie weitere Fragen haben oder persönlich mit einem Teammitglied sprechen wollen, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Rufnummer. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.“

9. Bitte um Angabe einer passenden Rückrufzeit

Zeigen Sie Ihren Anrufern, wie wichtig Ihnen das Gespräch ist, indem Sie nach einer bevorzugten Rückrufzeit fragen. Das beweist Ihr Engagement, das nächste Telefonat optimal abzustimmen.

BEISPIELE: „Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Schade, dass wir Ihren Anruf verpasst haben! Wir möchten uns gerne bei Ihnen melden. Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, den Grund Ihres Anrufs und die Zeit, zu der wir Sie am besten erreichen können – damit es beim nächsten Mal sicher klappt. Wir freuen uns auf das Gespräch.“

„Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Firmenname]. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu sprechen. Damit wir Sie schnellstmöglich zurückrufen können, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Grund Ihres Anrufs. Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag.“

Mailbox-Ansagen für Urlaub, Feiertage und Abwesenheiten

10. Mailbox-Ansage für Feiertage

An Feiertagen wie Weihnachten oder Ostern sind Unternehmen in der Regel nicht besetzt. Sie müssen Ihre Kunden darüber informieren, wann Sie wieder zurück sind.

Diese Ansage darf auch gerne etwas lockerer klingen, da Feiertage schließlich eine fröhliche Zeit sind.

BEISPIEL: „Hallo, das Team von <Firmenname/Name des Teams> befindet sich bis zum [Datum] im Feiertagsurlaub. Nach unserer Rückkehr melden wir uns umgehend bei Ihnen. Bei dringenden Anliegen schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an [E-Mail-Adresse des Unternehmens]. Vielen Dank und frohe Feiertage!“

11. Mailbox-Ansage für die Elternzeit

Nachwuchs ist unterwegs! Wenn Sie in Elternzeit gehen, nutzen Sie am besten eine Mailbox-Ansage, die Anrufer an eine Vertretung verweist, aber dennoch eine persönliche Note behält. 

Sie müssen dabei nicht zu formell sein; passen Sie die Nachricht gerne Ihrem persönlichen Stil an.

BEISPIEL: „Guten Tag, Sie haben die Mailbox von [Ihr Name und Position] erreicht. Ich befinde mich bis zum [Datum] in Elternzeit. Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit telefonisch an [Name der Vertretung] unter [Telefonnummer] oder per E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Vielen Dank, wir hören uns wieder im [Monat der Rückkehr].“

12. Kreative Urlaubs-Mailbox-Ansage

Für eine Prise Humor in Ihrer Urlaubsansage können Sie dieses Beispiel ganz nach Ihren Wünschen anpassen. Es ist eine charmante Art, Ihren Anrufern von Ihren Plänen zu erzählen. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, wann Sie wieder erreichbar sind.

BEISPIEL: „Hallo, hier ist [Ihr Name]. Ich bin im Urlaub und gerade auf Abenteuerreise – vielleicht beim [Wandern in Südamerika, beim Erkunden des Dschungels in Borneo oder beim Schnorcheln mit Walen auf den Galapagos-Inseln] – oder aber ganz klassisch beim [Bekämpfen meines Jetlags, der Google-Suche nach ‚Sind Skorpione giftig‘ oder auf der Suche nach einer extrastarken After-Sun-Lotion].

Ich bin bis zum [Datum] nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und den Grund Ihres Anrufs, ich melde mich direkt nach meiner Rückkehr bei Ihnen.“

13. Mailbox-Ansage bei Kündigung / Verlassen des Unternehmens

Wenn es an der Zeit ist, sich neuen Aufgaben zuzuwenden, ist es hilfreich, ein Voicemail-Skript für Ihr bisheriges Unternehmen parat zu haben, das Anrufer auf positive und informative Weise über Ihr Ausscheiden informiert. Eine persönliche Note über „neue Abenteuer, die auf Sie warten“ verleiht dem Ganzen eine freundliche Note und vermittelt Vorfreude auf Ihr nächstes Kapitel.

BEISPIEL: „Hallo, [Name der Person] widmet sich neuen Herausforderungen und ist nicht mehr für [Name des Unternehmens] tätig. Bitte richten Sie alle künftigen Anfragen an [Name der neuen oder interimistischen Person] unter [Telefonnummer]. Vielen Dank für Ihren Anruf!“

Voicemail-Ansagen für bestimmte Branchen

14. Voicemail-Ansagen für Vertriebsmitarbeiter

Für Vertriebsmitarbeiter ist es entscheidend, den richtigen Eindruck zu hinterlassen. 

Diese Begrüßung ermutigt potenzielle Kunden, ihre Daten für einen schnellen Rückruf zu hinterlassen:

BEISPIEL: „Hallo und vielen Dank für Ihren Anruf bei der Vertriebsabteilung von [Name des Unternehmens]. Alle unsere Vertriebsmitarbeiter befinden sich derzeit im Gespräch, oder Sie rufen außerhalb unserer regulären Geschäftszeiten an, die von [Startzeit] bis [Endzeit] sind. 

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und eine kurze Nachricht zu Ihrem Anliegen. Wir werden Sie gerne zurückrufen, um Ihnen weiterzuhelfen. Vielen Dank, dass Sie [Name des Unternehmens] in Betracht ziehen.“

15. Voicemail-Ansagen für Arztpraxen

In einer Arztpraxis muss eine Voicemail-Ansage ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Dringlichkeit und Anweisungen für Nicht-Notfälle bieten.

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Arztpraxis/Name des Arztes]. Wir können Ihren Anruf gerade nicht persönlich entgegennehmen. Wenn es sich um einen medizinischen Notfall handelt, wählen Sie bitte die 112 oder suchen Sie die nächste Notaufnahme auf.

Für Terminvereinbarungen und alle anderen Anfragen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Wir werden uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Unsere regulären Sprechzeiten sind [Zeiten und Tage]. Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Arztpraxis/Name des Arztes].“

16. Voicemail-Ansagen für Immobilienmakler

Für Immobilienmakler kann eine gute Voicemail-Ansage der Beginn einer neuen Kundenbeziehung sein. Dieses Beispiel lädt potenzielle Käufer und Verkäufer ein, ihre Daten zu hinterlassen:

BEISPIEL: „Hallo, Sie erreichen [Ihr Name], Ihren persönlichen Immobilienmakler bei [Name der Immobilienfirma]. Ich befinde sich derzeit im Kundengespräch oder außerhalb des Büros.

Ihr Anruf ist mir sehr wichtig. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Details zu der Immobilie, für die Sie sich interessieren, und ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Vielen Dank, dass Sie sich für [Name der Immobilienfirma] entschieden haben – wo wir Ihr Traumhaus Wirklichkeit werden lassen.“

17. Voicemail-Ansagen für Anwaltskanzleien

In einer Anwaltskanzlei sollten Voicemail-Ansagen Professionalität und Vertraulichkeit vermitteln. Hier ist ein Beispiel, das beides erfüllt:

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name der Kanzlei]. Unsere Kanzlei ist derzeit geschlossen oder wir befinden uns in einer Besprechung. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Grund Ihrer rechtlichen Anfrage nach dem Signalton. 

Wir behandeln jeden Anruf mit äußerster Vertraulichkeit und Priorität. Wir werden Sie während unserer nächsten Geschäftszeiten zurückrufen, die von [Zeiten und Tage] sind. Vielen Dank, dass Sie sich für [Name der Kanzlei] entschieden haben – Ihre rechtlichen Belange haben für uns oberste Priorität.“

18.  Voicemail-Ansagen für kleine Unternehmen und Start-ups

Für kleine Unternehmen und Start-ups ist jeder Anruf eine potenzielle Chance, Beziehungen aufzubauen, das Netzwerk zu erweitern oder einen Verkauf abzuschließen. Eine kurze, freundliche Voicemail-Ansage kann einen großen Unterschied machen und Professionalität sowie Herzlichkeit ausstrahlen, selbst wenn Sie nicht persönlich abheben können. 

Es ist Ihre Chance, einen positiven Eindruck zu hinterlassen, zur Interaktion einzuladen und wichtige Informationen prägnant zu vermitteln.

BEISPIEL: „Hallo! Sie haben [Ihr Unternehmensname] erreicht. Wir packen gerade alle mit an, um Ihnen das bestmögliche [Produkt/Dienstleistung] zu bieten, und können Ihren Anruf daher nicht persönlich entgegennehmen. 

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu sprechen! Besuchen Sie auch unsere Website unter [Website-URL] für schnelle Informationen. Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Ihr Unternehmensname] – wo große Ideen auf großartigen Service treffen. Bis bald!“

19.  Voicemail-Ansagen für das Hotel- und Gastgewerbe sowie Dienstleistungsbranchen

Eine gut formulierte Ansage kann Ihren Anrufern versichern, dass deren Zufriedenheit und Komfort Ihre oberste Priorität sind, selbst wenn Sie den Hörer gerade nicht abnehmen können. 

Es ist eine Gelegenheit, Herzlichkeit, Professionalität und den Kern Ihres Services zu vermitteln und gleichzeitig wichtige Informationen bereitzustellen. 

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name Ihres Hotels/Restaurants/Dienstleistungsunternehmens], wo Ihr Erlebnis unsere größte Priorität ist. Leider können wir Ihren Anruf im Moment nicht persönlich entgegennehmen, da wir vermutlich gerade andere Gäste oder Kunden betreuen. 

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wenn Sie eine Reservierung vornehmen oder ändern möchten, sich über unsere Dienstleistungen informieren wollen oder besondere Wünsche haben, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir versprechen, uns so schnell wie möglich bei Ihnen zu melden. 

Für sofortige Unterstützung oder um mehr über unsere Dienstleistungen und Angebote zu erfahren, besuchen Sie bitte unsere Website unter [Website-URL]. Vielen Dank, dass Sie sich für [Ihr Unternehmensname] entschieden haben. Wir freuen uns darauf, Ihren Aufenthalt oder Service zu einem besonderen Erlebnis zu machen. Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag!“

20. Voicemail-Ansagen für Bildungseinrichtungen

Für Bildungseinrichtungen dient eine Voicemail-Ansage als wichtiger Kontaktpunkt für Studierende, Eltern und Lehrkräfte. Sie bietet ihnen wichtige Informationen und Sicherheit, wenn eine direkte Kommunikation gerade nicht möglich ist. 

Es ist eine Gelegenheit, das Engagement der Einrichtung für Bildung und Unterstützung zum Ausdruck zu bringen und die Anrufer gleichzeitig durch die nächsten Schritte zu führen. 

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name der Schule/Hochschule/Universität]. Wir sind derzeit nicht erreichbar, werden uns aber so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Grund Ihres Anrufs. 

Für sofortige Hilfe besuchen Sie bitte unsere Website unter [Website-URL], auf der Sie FAQs und weitere Informationen finden. Wir danken Ihnen für Ihren Anruf und freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Bildungsweg zu begleiten.“

Voicemail-Ansagen für verschiedene Abteilungen

21. Voicemail-Ansagen für den Empfang

Der erste Eindruck zählt, und die Voicemail-Ansage des Empfangs ist oft die erste Interaktion, die jemand mit Ihrem Unternehmen hat. Gestalten Sie sie einladend und hilfreich:

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben den Empfang von [Name des Unternehmens] erreicht. Wir befinden uns derzeit in einem anderen Gespräch oder sind außerhalb des Büros. 

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir werden dafür sorgen, dass sich der zuständige Ansprechpartner so schnell wie möglich bei Ihnen meldet. Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name des Unternehmens], wir schätzen Ihr Interesse.“

22. Voicemail-Ansagen für den Kundenservice

Beim Kundenservice geht es darum, dass sich Ihre Kunden gehört und unterstützt fühlen, selbst wenn dies über eine Voicemail geschieht. 

Diese Begrüßung gibt den richtigen Ton für den Kundensupport vor:

BEISPIEL: „Sie haben den Kundenservice von [Name des Unternehmens] erreicht. Es tut uns leid, dass wir Ihren Anruf verpasst haben. Unser Team ist von Montag bis Freitag zwischen [Startzeit] und [Endzeit] für Sie da. 

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Einer unserer Servicemitarbeiter wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Vielen Dank, dass Sie sich für [Name des Unternehmens] entschieden haben.“

Voicemail-Ansagen für den Vertrieb

23. Voicemail-Nachricht für die Vertriebsabteilung

Diese Ansage unterstreicht nicht nur das Engagement des Vertriebsteams für den Kundenerfolg, sondern deutet auch subtil auf die hohe Nachfrage und Effektivität der Dienstleistungen hin. 

Es ist eine clevere Art, das Wertversprechen des Unternehmens zu kommunizieren und gleichzeitig die Erwartungen der Anrufer zu steuern.

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben die Vertriebsabteilung von [Name des Unternehmens] angerufen. Unsere Teammitglieder unterstützen derzeit andere Kunden dabei, [Ziel einfügen, z. B. „ein Wachstum von 25 % durch die Optimierung des HR-Bereichs zu erzielen“], und können Ihren Anruf daher gerade nicht entgegennehmen.

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens und Ihre Telefonnummer, und wir werden uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Wir danken Ihnen für Ihren Anruf!“

24. Werbeaktionen in Ihrer Voicemail hervorheben

Informieren Sie Ihre Anrufer über aktuelle Aktionen, Updates oder neue Produkteinführungen. Auf diese Weise können Sie möglicherweise bereits einige ihrer Fragen vorab beantworten.

BEISPIEL: „Vielen Dank, dass Sie sich an [Name des Unternehmens] wenden. Es klingt, als ob Sie an unserem neuesten [neuen Produkt, Angebot, Deal] interessiert sind. Wir sind darüber ebenfalls absolut begeistert!

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und die beste Zeit für einen Rückruf. Wir beantworten gerne all Ihre Fragen und teilen die neuesten Updates von [Name des Unternehmens] mit Ihnen. Wir freuen uns auf das Gespräch und wünschen Ihnen einen schönen Tag!“

25. Voicemail mit Fokus auf Vertriebserfolge

Die Nutzung der Voicemail zur Gewinnung potenzieller Leads ist für jeden Vertriebsmitarbeiter ein kluger Schachzug. Ein solches Skript ermöglicht es Ihnen, kurz hervorzuheben, wie Sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten, und erinnert Anrufer an Ihr Alleinstellungsmerkmal. 

Es ist auch eine clevere Methode, um Personen, die sich verwählt haben, darüber zu informieren, was Sie tun.

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben [Ihr Name] bei [Ihr Unternehmen] erreicht. Ich befinde mich derzeit im Gespräch – wahrscheinlich unterstütze ich gerade [Art des Unternehmens] dabei, [X Ergebnisse zu erzielen, z. B. „ihre Leads in 50 Tagen zu verdoppeln“, „hochkarätige Ingenieurtalente zu rekrutieren“ oder „die Kunden-Conversion um 25 % zu steigern“].

Bitte hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten, damit wir besprechen können, wie wir diese Erfolge auch für Ihr Unternehmen replizieren können.“

Kurze und lustige Voicemail-Ansagen

26. Einfache Voicemail-Ansage

Ihre Kunden sind beschäftigt, und Sie sind es auch. Entscheiden Sie sich für diese kurzen Voicemail-Ansagen, um schnell auf den Punkt zu kommen und die Anrufer zu einer Nachricht zu bewegen.

BEISPIELE: „Hallo! Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name des Unternehmens/Ihr Name]. Bitte hinterlassen Sie uns eine kurze Nachricht, und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag!“

„Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir können Ihren Anruf gerade nicht entgegennehmen, möchten Sie aber gerne zurückrufen! Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer, den Grund Ihres Anrufs und die beste Zeit für einen Rückruf – wir möchten Sie nicht noch einmal verpassen. Bis bald.“

27. Lustige Voicemail-Nachricht

Bei einer informellen Kommunikation können Sie versuchen, Humor in Ihre Nachricht einzubauen. Dieser Ansatz ist sehr effektiv, um die Aufmerksamkeit der Kunden zu behalten, da sie meist amüsiert sind und wissen wollen, worauf Sie hinauswollen. 

Prüfen Sie jedoch, ob diese Art von Telefonansage zu Ihrem Markenimage passt. In kreativen Branchen kann dies gut funktionieren, in rein professionellen wie der Finanzbranche eher weniger.

BEISPIELE: „Hallo, Sie haben <Ihr Name> bei <Name des Unternehmens> erreicht. Wir sind gerade damit beschäftigt, die Welt zu retten, indem wir <fügen Sie hinzu, was Ihr Unternehmen am besten kann>. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir das tun, hinterlassen Sie uns bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Wir melden uns bei Ihnen, sobald unsere Mission abgeschlossen ist. Das sollte recht bald der Fall sein. Vielen Dank!“

„Mein Name ist Bond. James Bond. Okay, es ist nicht Bond, obwohl ich es mir wünschen würde. Es ist eigentlich [Ihr Nachname], [Ihr Vorname] [Ihr Nachname]. Ich befinde mich derzeit auf einer Mission – vielleicht rette ich nicht die Welt mit dem MI6, aber ich verspreche Ihnen, Ihren Anruf spätestens bis morgen zu erwidern. Ich hoffe, Sie haben einen tollen Tag.“

8 Best Practices für Telefonbegrüßungen

Der erste Eindruck ist entscheidend, besonders am Telefon, wo Ihre Stimme und Ihre Art den Ton für das gesamte Gespräch vorgeben. Eine professionelle und freundliche Begrüßung kann im Kundenservice, in den Geschäftsbeziehungen und in der täglichen Kommunikation den entscheidenden Unterschied ausmachen. 

Es gibt einige Merkmale hochwertiger geschäftlicher Telefonansagen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.

1. Seien Sie schnell und positiv

Nehmen Sie den Anruf innerhalb der ersten paar Klingeltöne entgegen und beginnen Sie mit einem herzlichen, positiven Ton. Eine schnelle und fröhliche Begrüßung zeigt, dass Sie die Zeit des Anrufers schätzen, und sorgt für eine einladende Atmosphäre. Lächeln Sie, während Sie Ihre Telefonansage aufnehmen. Das mag albern klingen, aber wenn Sie lächeln, klingen Sie für die Zuhörer optimistisch, offen und freundlich.

2. Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor

Lassen Sie den Anrufer sofort wissen, dass er an der richtigen Stelle gelandet ist, indem Sie Ihren Namen und den Namen des Unternehmens nennen. Dies bestätigt dem Anrufer nicht nur, dass er die richtige Nummer gewählt hat, sondern personalisiert die Interaktion von Anfang an.

3. Sprechen Sie klar und langsam

Klarheit und Tempo sind entscheidend. Sprechen Sie deutlich und in mäßigem Tempo, um sicherzustellen, dass der Anrufer jedes Wort versteht. Dies ist besonders im professionellen Umfeld wichtig, wo Missverständnisse zu Verwirrung oder Frustration führen können.

4. Seien Sie bereit zu helfen

Signalisieren Sie Ihre Hilfsbereitschaft, indem Sie fragen, wie Sie dem Anrufer helfen können. Formulierungen wie „Wie kann ich Ihnen heute helfen?“ zeigen die Bereitschaft, Unterstützung zu bieten, und lenken das Gespräch in produktive Bahnen.

5. Bieten Sie Alternativen an, wenn Sie nicht erreichbar sind

Wenn die Person, die der Anrufer erreichen möchte, nicht verfügbar ist, ist es wichtig, alternative Kontaktmöglichkeiten anzubieten oder eine Nachricht entgegenzunehmen. Das Anbieten von Optionen zeugt von Rücksichtnahme auf die Bedürfnisse des Anrufers und stellt sicher, dass sein Anliegen bearbeitet wird.

6. Seien Sie originell

Einige Sätze wie „Ihr Anruf ist uns wichtig“ wurden schon so oft verwendet, dass sie auf Anrufer keinen guten Eindruck mehr machen. Halten Sie die Begrüßung originell. Sie können sogar mutig sein und Humor einsetzen. 

7. Machen Sie es angenehm für das Ohr

Achten Sie darauf, dass bei der Aufnahme keine Hintergrundgeräusche zu hören sind. Dies kann dazu führen, dass die Voicemail-Ansage schwer zu verstehen ist. Halten Sie Ihre Ansagen außerdem persönlich und angenehm anzuhören. Sprechen Sie klar und langsam. Klingen Sie nicht zu roboterhaft.

8. Fassen Sie sich kurz und effizient

Vergessen Sie nicht, dass ein Zweck der Voicemail auch darin besteht, den Kunden Zeit zu sparen. Vermeiden Sie es, 2 Minuten lange Ansagen mit irrelevanten Details aufzunehmen. Halten Sie es kurz und auf den Punkt. Die empfohlene Länge liegt bei maximal 24 bis 30 Sekunden, andernfalls legt der Anrufer möglicherweise mitten in Ihrer Nachricht auf.

PROFI-TIPP: Falls erforderlich, können Sie die Qualität Ihrer Ansagen sicherstellen, indem Sie professionelle Synchronsprecher engagieren.

Geschäftliche Telefonansagen mit einem virtuellen Telefonsystem einrichten

Wenn Sie Schwierigkeiten mit Voicemail-Ansagen haben, machen Sie sich keine Sorgen. Heutzutage können Sie auf eine virtuelle Callcenter-Software – wie CloudTalk – zurückgreifen, die Ihnen unter die Arme greift. Mit diversen nützlichen Tools und Funktionen, die Sie bei einem Festnetztelefon nicht haben, kann sie die Arbeit von Ihnen und Ihrem Support-Team erheblich erleichtern.

Mit einem virtuellen Telefonsystem können Sie:

• Bestimmte Gruppen je nach Bedarf einrichten und eingehende Anrufe in Gruppen sortieren (Anrufweiterleitung). Der Anrufer wird somit an den richtigen Mitarbeiter für sein Anliegen weitergeleitet.
• Ihre Geschäftszeiten in der App festlegen. Sie können auch einrichten, dass alle Anrufe und Nachrichten, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen, an eine bestimmte Nummer weitergeleitet werden.  
• Alle Anrufe aufzeichnen, damit sie später analysiert werden können.

Durch die Nutzung von Tools wie CloudTalk können Sie zudem beliebig viele individuelle, professionelle Telefonansagen einrichten und festlegen, wann welche abgespielt werden soll.

Die virtuellen Telefonsysteme ermöglichen es Ihnen, diverse andere Arten von Nachrichten vorzubereiten, wie zum Beispiel:

• Willkommensgruß – eine standardmäßige Sprachnachricht, die Kunden hören, wenn sie in Ihrem Callcenter anrufen.
• Interactive Voice Response (IVR) – ein benutzerfreundliches Menü, das Anrufern relevante Informationen bietet oder ihnen hilft, den richtigen Agenten oder die richtige Abteilung für ihr Anliegen auszuwählen.

Sie suchen ein leistungsstarkes und dennoch einfach zu bedienendes virtuelles Telefonsystem für Ihr Unternehmen? 

CloudTalk ist eine fortschrittliche Software, die Ihre Mailbox-Begrüßungen auf ein völlig neues Niveau heben kann. Unsere Funktionen eignen sich sowohl für Großkonzerne als auch für kleinere, wachsende Unternehmen. Entdecken Sie alle hochentwickelten Funktionen von CloudTalk und testen Sie es kostenlos!

Fazit 

Eine professionelle Mailbox-Begrüßung ist ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens. Die richtige Nachricht kann das Image Ihres Unternehmens erheblich verbessern, Anrufern das Gefühl geben, geschätzt zu werden, und Ihren Kundenservice optimieren. 

Indem Sie eine der 27 von uns vorgestellten professionellen Mailbox-Begrüßungen auswählen oder anpassen, setzen Sie nicht nur einen hohen Standard für die Interaktion mit Ihren Kunden, sondern sorgen auch dafür, dass jeder Anruf – selbst die verpassten – positiv zu Ihrem Ruf beiträgt. 

Denken Sie daran, dass das Ziel Ihrer Mailbox-Begrüßung darin besteht, jedem Anrufer das Gefühl zu geben, gehört und respektiert zu werden, um so den Weg für erfolgreiche künftige Geschäftsbeziehungen zu ebnen.