27 professionele voicemailberichten voor zakelijke communicatie

Onderzoek toont aan dat ongeveer 80% van de bellers die worden doorgeschakeld naar de voicemail, geen bericht achterlaat. Een professionele voicemailbegroeting moedigt hen echter aan om dat wel te doen, zodat u alleen nog maar hoeft terug te bellen. 

Voicemail is een handige tool waarmee klanten contact met u kunnen opnemen, zelfs als u op dat moment niet bereikbaar bent. Motiveer uw klanten om een bericht achter te laten door een professionele voicemailbegroeting in te stellen die ervoor zorgt dat ze niet ophangen.

Weet u niet hoe een professionele begroeting eruit moet zien? Hieronder vindt u 27 professioneel opgestelde voicemailberichten die u voor verschillende gelegenheden kunt gebruiken. Lees snel verder!

Belangrijkste punten:

• Pas uw begroeting aan de persoonlijkheid van uw merk en uw specifieke doelgroep aan, zodat elke beller zich gewaardeerd voelt.
• Duidelijkheid is cruciaal: houd uw bericht kort en bondig, zodat bellers precies weten welke informatie ze moeten achterlaten en wat ze kunnen verwachten.
• Vermeld essentiële informatie: noem altijd uw bedrijfsnaam, de reden van uw onbereikbaarheid en vraag naar de contactgegevens van de beller.
• Verwijs bellers op de juiste manier door: bied alternatieve manieren om informatie of hulp te krijgen, zoals het bezoeken van uw website.
• Spoor aan tot actie: moedig bellers aan om een bericht achter te laten en beloof hen een snelle reactie, uit respect voor hun tijd en vraag.

Wat is een goede zakelijke voicemailbegroeting? 

De ideale voicemailbegroeting is actueel, duidelijk, nauwkeurig en informatief. Het moet uw bedrijfsnaam bevatten en een verontschuldiging voor het missen van de oproep. Vraag de beller ook om het volgende achter te laten:

• hun contactgegevens
• de reden van hun oproep
• andere details die u nodig heeft om effectief op te volgen.

Daarnaast bevat een goede zakelijke voicemailbegroeting vaak een geschatte termijn voor het terugbellen, zodat u realistische verwachtingen schept voor de beller.

Het is verstandig om alternatieve contactmethoden of bronnen te vermelden, zoals het verwijzen van bellers naar uw website voor directe antwoorden op veelgestelde vragen. Dit toont aan dat uw bedrijf staat voor klantenservice en efficiëntie.

Waarom zijn voicemailbegroetingen belangrijk? 

Volgens Nectafy zal 88% van de mensen die naar een lokaal bedrijf zoeken, binnen 24 uur bellen of langskomen. Maar als uw bedrijf niets anders te bieden heeft dan een in-gesprek-toon, is de kans groot dat de beller ophangt en op zoek gaat naar een andere partij. 

Natuurlijk kunt u niet alle oproepen direct beantwoorden. Juist daarom is het belangrijk om professionele zakelijke voicemailberichten klaar te hebben staan.

7 sleutelelementen van een professionele telefonische begroeting

Een professionele telefonische begroeting is uw eerste kans om een positief en efficiënt beeld van uzelf of uw bedrijf achter te laten. Het zet de toon voor het gesprek en kan de perceptie van de beller aanzienlijk beïnvloeden. 

Voicemailbegroetingen hebben een basisstructuur voor wat ze moeten bevatten. Dit kan uw basis zijn voor het opstellen van het perfecte bericht. 

Hier zijn de essentiële onderdelen voor een effectieve professionele begroeting:

1. Zorg voor een warm welkom

De eerste begroeting moet vriendelijk en warm zijn, zodat de beller zich gewaardeerd voelt.

Voorbeeld: „Hallo” of „Goedemorgen/Goedemiddag/Goedenavond” 

2. Introduceer uzelf

Introduceer uzelf en uw bedrijf of afdeling direct. Dit bevestigt aan de beller dat ze de juiste persoon of afdeling hebben bereikt en geeft een persoonlijk tintje.

Voorbeeld: „U bent verbonden met CloudTalk, afdeling Sales. Met …”

3. Bied hulp aan

Laat na de introductie weten dat u graag wilt helpen. Een eenvoudige vraag nodigt de beller uit om het doel van de oproep te delen en toont uw bereidheid om te helpen.

Voorbeeld: „Waarmee kan ik u vandaag van dienst zijn?”

4. Geef duidelijke instructies

Begeleid de beller bij wat hij of zij nu moet doen. Duidelijkheid is cruciaal, of het nu gaat om het navigeren door een keuzemenu of het aanbieden van andere contactmogelijkheden. 

Voorbeeld: „Belt u over een bestaande bestelling? Druk dan op 1. Wilt u hulp bij het plaatsen van een nieuwe bestelling? Druk dan op 2.”

5. Noem de reactietijd en geef een call-to-action

Het is prettig voor de beller om te weten wanneer hij of zij een reactie kan verwachten. Vermeld daarom een verwachte reactietijd. Geef ook een call-to-action, zoals het achterlaten van een bericht of de vraag om de naam en de reden van de oproep door te geven.

Voorbeeld: „Ik bel u binnen 24 uur terug.” / „Spreek uw bericht in na de toon. Vermeld hierbij uw naam en de reden van uw oproep.”

6. Houd het simpel en to the point

Houd uw begroeting duidelijk en beknopt. Probeer de belangrijkste informatie binnen 20 tot 25 seconden over te brengen en vermijd ingewikkelde zinnen of vakjargon die de beller kunnen verwarren.

7. Gebruik een professionele toon 

Gebruik gedurende de hele begroeting een professionele toon. Dit betekent dat u beleefd bent, correct taalgebruik hanteert en een positieve uitstraling heeft.

Afhankelijk van de situatie kunt u ook het volgende toevoegen:

• Excuses voor uw onbereikbaarheid en een korte uitleg; 
• De beller bedanken voor de genomen moeite om een bericht achter te laten;

PRO-TIP: Als u bellers uit verschillende tijdzones heeft, vermeld dan uw openingstijden en uw tijdzone, zodat u duidelijk communiceert en de juiste verwachtingen schept.

27 professionele scripts voor zakelijke voicemailberichten

Bekijk onze zorgvuldig samengestelde verzameling van 27 professionele zakelijke voicemailbegroetingen, stuk voor stuk ontworpen om efficiëntie, warmte en professionaliteit uit te stralen. Deze voorbeelden zorgen ervoor dat uw bellers zich gewaardeerd voelen, zelfs als u de telefoon niet kunt opnemen.

Zakelijke voicemailbegroetingen

1. Standaard zakelijke voicemailbegroeting

Dit is een begroeting die wordt afgespeeld wanneer u aan het werk bent, maar om wat voor reden dan ook niet bereikbaar bent. Bijvoorbeeld omdat u in een vergadering zit. 

U kunt dit bericht iets langer maken, maar houd de aanbevolen maximale duur van 30 seconden in gedachten. 

VOORBEELD: „Hallo, u bent verbonden met <bedrijfsnaam>. Helaas kunnen we uw oproep momenteel niet beantwoorden. Laat uw naam, contactgegevens en de reden van uw oproep achter. Een van onze medewerkers neemt zo snel mogelijk contact met u op. U kunt ook onze website [URL van de bedrijfswebsite] bezoeken voor meer opties. Hartelijk dank voor uw oproep.” 

2. Gepersonaliseerd voicemailbericht voor in de wachtrij

Dit is wat de klant hoort in de wachtrij wanneer al uw medewerkers in gesprek zijn. Klanten kunnen in de wachtrij blijven staan of direct een voicemail achterlaten. 

VOORBEELD: „Beste beller, onze excuses, maar al onze medewerkers zijn momenteel in gesprek. Blijf aan de lijn, een medewerker zal u zo snel mogelijk te woord staan. U kunt er ook voor kiezen om een bericht achter te laten. Hartelijk dank voor uw geduld.” 

3. Voicemailbericht bij afwezigheid (buiten kantoor)

Als uw team afwezig is, raden we aan om hiervoor een specifiek bericht in te stellen. Dit is vooral handig als u klanten wilt laten weten dat uw kantoor tijdens specifieke openingstijden bereikbaar is. Zo weten klanten precies wanneer ze u kunnen bereiken. 

VOORBEELD: „Hallo, u bent verbonden met <bedrijfsnaam>. We zijn momenteel niet in de gelegenheid om uw oproep te beantwoorden. Onze reguliere openingstijden zijn van maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17:00 uur.

U kunt onze website bezoeken voor meer informatie. Als u een bericht wilt achterlaten, vermeld dan uw naam, telefoonnummer en de reden van uw oproep. Wij bellen u dan terug. Hartelijk dank.” 

4. Voicemailbegroetingen voor oproepen buiten openingstijden

Voor momenten waarop klanten buiten uw reguliere openingstijden bellen, is het essentieel om een begroeting te hebben die hen informeert wanneer ze een reactie kunnen verwachten. 

VOORBEELD: „Hartelijk dank voor uw oproep aan [bedrijfsnaam]. Ons kantoor is momenteel gesloten. Onze openingstijden zijn van maandag tot en met vrijdag van [begintijd] tot [eindtijd].

Laat uw naam, telefoonnummer en een kort bericht achter, dan bellen we u terug zodra ons kantoor weer geopend is. Bezoek voor meer informatie onze website op [URL website]. Hartelijk dank!”

5. Voicemailbegroeting voor uw zakelijke mobiele nummer

Wanneer u een zakelijke mobiele telefoon gebruikt, wilt u een begroeting die professioneel maar toch persoonlijk is. Dit voorbeeld biedt de juiste balans:

VOORBEELD: „Hallo, u spreekt met [uw naam] van [bedrijfsnaam]. Ik ben momenteel niet in de gelegenheid om de telefoon op te nemen. Laat uw naam, nummer en een kort bericht achter, dan bel ik u zo snel mogelijk terug. Hartelijk dank voor uw oproep en ik spreek u snel.”

6. Voicemail die verwijst naar een snelle reactie via e-mail

Als e-mail uw voorkeur heeft voor contact, laat dit dan via uw voicemail weten om bellers te stimuleren hiervan gebruik te maken. 

Dit script presenteert e-mailen als een sneller en efficiënter communicatiekanaal en stuurt bellers die kant op.

VOORBEELD: „Hallo, u spreekt met [naam] van [bedrijf]. Voor een snelle reactie kunt u een e-mail sturen naar [e-mailadres]. Ik garandeer u een reactie voor het einde van de volgende werkdag. Als uw vraag geen haast heeft, laat dan uw contactgegevens achter en ik bel u terug. Een fijne dag gewenst.”

7. Voicemailbericht voor het doorverwijzen van specifieke vragen

Om te voorkomen dat u tijd besteedt aan telefoontjes die beter door iemand anders of op een andere manier kunnen worden afgehandeld, biedt dit voicemailbericht duidelijke instructies voor veelvoorkomende vragen.

VOORBEELD: „Hallo, met [uw naam]. Voor vragen over [reden X] kunt u contact opnemen met [andere contactpersoon] of [bezoek onze website / stuur een e-mail]. Voor alle andere zaken kunt u uw naam en een kort bericht achterlaten. Ik beloof u dat ik binnen [één tot drie] werkda(a)g(en) contact met u opneem.”

8. Informatief voicemailscript voor algemene vragen

Dit voicemailscript verwijst bellers efficiënt naar de meest gezochte informatie, wat tijd bespaart voor zowel de beller als uw team. Het biedt een directe weg naar informatie, terwijl de optie voor persoonlijk contact behouden blijft.

VOORBEELD: „Hallo, u bent verbonden met [bedrijf]. Voor informatie over [X] is onze [Facebook-pagina, website, etc.] een uitstekende bron. Wilt u meer weten over [Y]? Bekijk dan [specifieke pagina op onze site, ons YouTube-kanaal, etc.].

Heeft u nog andere vragen of wilt u liever iemand van ons team spreken? Laat dan uw naam en telefoonnummer achter, en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.”

9. Vraag om een geschikt tijdstip om terug te bellen

Laat uw bellers zien dat u graag met hen in contact komt door hen te vragen naar een voorkeurstijd voor het terugbellen. Dit toont uw inzet om hen daadwerkelijk te spreken.

VOORBEELDEN: „Hallo, u spreekt met [bedrijfsnaam]. Helaas hebben we uw oproep gemist! We bellen u graag terug. Laat uw naam en telefoonnummer achter, evenals de reden van uw oproep en het tijdstip waarop we u het beste kunnen bereiken. Zo zorgen we ervoor dat we elkaar de volgende keer spreken. Tot snel!”

„Bedankt voor uw oproep aan [uw bedrijf]. We spreken u graag. Laat uw naam, contactgegevens en de reden van uw oproep achter, dan bellen we u terug zodra we beschikbaar zijn. Een fijne dag gewenst.”

Voicemailbegroetingen voor vakantie, feestdagen en verlof

10. Voicemailbericht voor feestdagen

Bedrijven zijn meestal gesloten tijdens feestdagen zoals Kerstmis of Pasen. U moet klanten laten weten wanneer u weer terug bent.

Deze begroeting mag best wat informeler zijn, aangezien feestdagen een feestelijke tijd van het jaar zijn.

VOORBEELD: „Hallo, <bedrijfsnaam/naam van het team> is afwezig tot [datum]. We bellen u direct terug zodra we er weer zijn. Als uw vraag dringend is, stuur dan een e-mail naar [e-mailadres van het bedrijf]. Hartelijk dank en fijne feestdagen gewenst.”

11. Voicemail voor ouderschapsverlof

Wat een prachtig nieuws, de komst van een nieuw gezinslid! Als u met ouderschapsverlof gaat, kies dan voor een voicemailscript dat bellers doorverwijst naar een andere contactpersoon, maar waarin ook uw eigen persoonlijkheid doorschemert. 

De toon hoeft niet heel formeel te zijn; pas het bericht gerust aan uw eigen stijl aan.

VOORBEELD: „Hallo, u spreekt met [uw naam en functie]. Ik ben wegens ouderschapsverlof afwezig tot [datum]. U kunt telefonisch contact opnemen met [naam vervangende contactpersoon] via [telefoonnummer] of een e-mail sturen naar [e-mailadres]. Bedankt en tot ziens in [maand van terugkeer]!”

12. Avontuurlijk voicemailbericht tijdens vakantie

Voeg gerust wat humor toe aan uw voicemailbericht tijdens uw vakantie door onderstaand voorbeeld te personaliseren. Het is een leuke manier om bellers te laten weten dat u weg bent. Vergeet niet te vermelden wanneer u weer terug bent.

VOORBEELD: „Hallo, met [uw naam]. Ik ben momenteel op avontuur. Misschien ben ik wel aan het [trekken door Zuid-Amerika, de jungle van Borneo aan het verkennen of aan het snorkelen met walvissen op de Galapagoseilanden] — of waarschijnlijker nog: [aan het vechten tegen een flinke jetlag, op Google aan het zoeken of zwarte schorpioenen dodelijk zijn, of op zoek naar een extra sterke aftersun].

Ik ben tot [datum] niet bereikbaar. Laat uw naam en de reden van uw oproep achter, dan neem ik contact met u op zodra ik terug ben.”

13. Voicemailbericht bij uitdiensttreding

Wanneer u toe bent aan een nieuwe uitdaging, is het handig om een voicemailscript klaar te hebben voor uw huidige bedrijf. Hiermee informeert u beller op een positieve en duidelijke manier over uw vertrek. Een persoonlijke noot over „het aangaan van nieuwe avonturen” voegt een vriendelijk tintje toe en straalt enthousiasme uit over uw volgende hoofdstuk.

VOORBEELD: „Hallo, [Naam medewerker] is een nieuw avontuur aangegaan en is niet meer werkzaam bij [Bedrijfsnaam]. Stuur alle toekomstige verzoeken door naar [naam nieuwe of interim-medewerker] via [telefoonnummer]. Bedankt voor uw oproep!”

Voicemailberichten voor specifieke branches

14. Voicemailberichten voor salesprofessionals

Het maken van de juiste indruk is essentieel voor salesprofessionals. 

Dit welkomstbericht moedigt potentiële klanten aan om hun gegevens achter te laten voor een snelle opvolging:

VOORBEELD: „Hallo en bedankt voor het bellen naar de salesafdeling van [bedrijfsnaam]. Al onze salesprofessionals zijn momenteas in gesprek, of u belt buiten onze reguliere openingstijden. Wij zijn bereikbaar van [begintijd] tot [eindtijd]. 

Laat uw naam, contactgegevens en een kort bericht achter over waar u naar op zoek bent. We nemen dan zo snel mogelijk contact met u op. Bedankt dat u [bedrijfsnaam] overweegt.”

15. Voicemailberichten voor medische praktijken

In een medische praktijk moet een voicemailbericht een goede balans vinden tussen urgentie en instructies voor situaties die geen spoed vereisen.

VOORBEELD: „Bedankt voor het bellen naar [medische praktijk/naam arts]. We zijn momenteel niet in de gelegenheid om uw oproep te beantwoorden. Als dit een medisch noodgeval is, bel dan direct 112 of ga naar de dichtstbijzijnde eerste hulp.

Voor het maken van afspraken en alle andere vragen verzoeken wij u uw naam, telefoonnummer en een kort bericht achter te laten. We nemen dan zo snel mogelijk contact met u op. Onze reguliere openingstijden zijn [tijden en dagen]. Bedankt voor het bellen naar [medische praktijk/naam arts].”

16. Voicemailberichten voor makelaars

Voor makelaars kan een goed voicemailbericht het begin zijn van een nieuwe klantrelatie. Dit voorbeeld nodigt potentiële kopers en verkopers uit om hun gegevens achter te laten:

VOORBEELD: „Hallo, u bent verbonden met [uw naam], uw makelaar bij [makelaarskantoor]. Ik ben momenteel in gesprek of buiten kantoor.

Uw oproep is erg belangrijk voor mij. Laat uw naam, contactgegevens en informatie over de woning waarin u geïnteresseerd bent achter, dan bel ik u zo snel mogelijk terug. Bedankt dat u kiest voor [makelaarskantoor], waar we van uw droomhuis werkelijkheid maken.”

17. Voicemailbericht voor advocatenkantoren

Bij een advocatenkantoor moeten voicemailberichten professionaliteit en vertrouwelijkheid uitstralen. Hier is een voorbeeld dat beide doet:

VOORBEELD: „Bedankt voor het bellen naar [naam advocatenkantoor]. Ons kantoor is momenteel gesloten, of we zijn in gesprek. Laat na de toon uw naam, contactgegevens en de aard van uw juridische vraag achter. 

Wij behandelen elke oproep vertrouwelijk en met prioriteit. We bellen u terug tijdens onze eerstvolgende openingstijden, namelijk [tijden en dagen]. Bedankt dat u kiest voor [naam advocatenkantoor], waar uw juridische belangen onze prioriteit zijn.”

18.  Voicemailbericht voor het mkb en startups

Voor kleine bedrijven en startups is elk telefoontje een kans om relaties op te bouwen, uw netwerk uit te breiden of een verkoop te sluiten. Een kort, vriendelijk voicemailbericht kan een groot verschil maken en toont professionaliteit en warmte, zelfs als u de telefoon niet kunt opnemen. 

Het is uw kans om een positieve indruk achter te laten, verdere interactie aan te moedigen en snel belangrijke informatie over te brengen.

VOORBEELD: „Hallo! U bent verbonden met [uw bedrijfsnaam]. We zijn op dit moment druk bezig om u de best mogelijke [product/dienst] te leveren, waardoor we de telefoon niet kunnen opnemen. 

Laat uw naam, nummer en een kort bericht achter. We spreken u graag! Bezoek ook onze website op [URL website] voor snelle informatie. Bedankt voor het bellen naar [uw bedrijfsnaam], waar grote ideeën en uitstekende service samenkomen. Tot snel!”

19.  Voicemailbericht voor de horeca en dienstverlening

Een goed geformuleerd welkomstbericht kan uw beller geruststellen dat hun tevredenheid en comfort uw hoogste prioriteit zijn, zelfs als u de telefoon niet kunt opnemen. 

Het is een kans om warmte, professionaliteit en de essentie van uw dienstverlening over te brengen, terwijl u direct essentiële informatie verstrekt. 

VOORBEELD: „Bedankt voor het bellen naar [naam hotel/restaurant/dienstverlener], waar uw ervaring onze hoogste prioriteit is. Helaas kunnen we uw oproep momenteel niet beantwoorden. Waarschijnlijk zijn we bezig met het helpen van andere gasten of klanten. 

Laat uw naam, telefoonnummer en de reden van uw oproep achter. Als u belt voor een reservering, een wijziging, vragen over onze diensten of speciale verzoeken, horen we dat graag en beloven we zo snel mogelijk contact met u op te nemen. 

Voor directe hulp of om meer te weten te komen over onze diensten en aanbiedingen, kunt u terecht op onze website: [URL website]. Bedankt dat u kiest voor [uw bedrijfsnaam]. We kijken ernaar uit om uw ervaring uitzonderlijk te maken. Een fijne dag gewenst!”

20. Voicemailbericht voor onderwijsinstellingen

Voor onderwijsinstellingen is een voicemailbericht een belangrijk contactpunt voor studenten, ouders en medewerkers. Het biedt hen essentiële informatie en geruststelling wanneer direct contact niet mogelijk is. 

Het is een kans om de betrokkenheid van de instelling bij het onderwijs en de ondersteuning te tonen, terwijl u bellers naar de volgende stappen geleidt. 

VOORBEELD: „Bedankt voor het bellen naar [naam school/hogeschool/universiteit]. We zijn momenteel niet bereikbaar, maar we nemen zo snel mogelijk contact met u op. Laat uw naam, telefoonnummer en de reden van uw oproep achter. 

Voor directe hulp kunt u onze website bezoeken op [URL website] voor veelgestelde vragen en meer informatie. We stellen uw oproep zeer op prijs en ondersteunen u graag bij uw onderwijstraject.”

Voicemailberichten voor verschillende afdelingen

21. Voicemailberichten voor de receptie

Eerste indrukken tellen, en het voicemailbericht van de receptie is vaak de eerste interactie die iemand met uw bedrijf heeft. Maak het gastvrij en behulpzaam:

VOORBEELD: „Hallo, u bent verbonden met de receptie van [bedrijfsnaam]. We zijn momenteel in gesprek of tijdelijk niet op onze plek. 

Laat uw naam, nummer en de reden van uw oproep achter. Wij zorgen ervoor dat de juiste persoon zo snel mogelijk contact met u opneemt. Bedankt voor het bellen naar [bedrijfsnaam], we stellen uw interesse zeer op prijs.”

22. Voicemailberichten voor de klantenservice

Klantenservice draait erom dat uw klanten zich gehoord en geholpen voelen, zelfs via een voicemail. 

Dit bericht zet de juiste toon voor uw klantondersteuning:

VOORBEELD: „U bent verbonden met de klantenservice van [bedrijfsnaam]. Het spijt ons dat we uw oproep hebben gemist. Ons team is bereikbaar van [begintijd] tot [eindtijd], van maandag tot en met vrijdag. 

Laat uw naam, telefoonnummer en de reden van uw oproep achter. Een van onze medewerkers neemt dan zo snel mogelijk contact met u op. Bedankt dat u kiest voor [bedrijfsnaam].”

Salesvoicemailberichten

23. Voicemailbericht voor de salesafdeling

Dit bericht onderstreept niet alleen de toewijding van het salesteam aan het succes van de klant, maar hint ook subtiel op de grote vraag naar en effectiviteit van hun diensten. 

Het is een slimme manier om de waardepropositie van het bedrijf te communiceren en tegelijkertijd de verwachtingen van de beller te managen.

VOORBEELD: „Hallo, u bent verbonden met de salesafdeling van [bedrijfsnaam]. Onze teamleden helpen momenteel andere klanten om [voeg doel toe, zoals ’25% groei te realiseren door het stroomlijnen van hun HR-processen’], waardoor we uw oproep nu niet kunnen beantwoorden.

Laat uw naam, uw bedrijfsnaam en uw telefoonnummer achter, dan nemen we zo snel mogelijk contact met u op. Bedankt voor uw oproep!”

24. Promoties uitlichten in uw voicemail

Informeer uw bellers over lopende acties, updates of nieuwe productlanceringen. Dit kan mogelijk al direct antwoord geven op hun vragen.

VOORBEELD: „Bedankt voor uw interesse in [bedrijfsnaam]. Het lijkt erop dat u geïnteresseerd bent in onze nieuwste [nieuw product, aanbieding, actie]. Wij zijn hier zelf ook enorm enthousiast over!

Laat uw naam, telefoonnummer en het beste tijdstip om u terug te bellen achter. We beantwoorden graag al uw vragen en delen de laatste updates van [bedrijfsnaam] met u. We spreken u snel en wensen u een fijne dag!”

25. Voicemail over behaalde salesresultaten

Het gebruik van uw voicemail om potentiële leads te voeden is een slimme zet voor elke salesprofessional. Met een dergelijk script kunt u kort benadrukken hoe u waarde toevoegt voor uw klanten, wat bellers herinnert aan uw unieke verkoopargument. 

Het is ook een slimme manier om mensen die per ongeluk uw nummer hebben gedraaid te informeren over wat u doet.

VOORBEELD: „Hallo, u bent verbonden met [uw naam] bij [uw bedrijf]. Ik ben momenteel in gesprek. Mogelijk help ik net een [type bedrijf] om [X resultaten te behalen, zoals ’hun leads te verdubbelen in 50 dagen’, ’technisch talent van topniveau te werven’ of ’hun klantconversie met 25% te verhogen’].

Laat uw contactgegevens achter, dan bespreken we snel hoe we dit succes ook voor uw bedrijf kunnen realiseren.”

Korte en grappige voicemailberichten

26. Eenvoudig voicemailbericht

Uw klanten zijn druk, en u ook. Kies voor deze korte voicemailberichten om snel tot de kern te komen en hen aan te moedigen een bericht achter te laten.

VOORBEELDEN: „Hallo! Bedankt voor het bellen naar [bedrijfsnaam/uw naam]. Laat een kort bericht achter, dan bellen we u zo snel mogelijk terug. Fijne dag!”

„U bent verbonden met [bedrijfsnaam]. We kunnen uw oproep nu niet beantwoorden, maar we bellen u graag terug! Laat uw naam, nummer, de reden van uw oproep en het beste tijdstip om u te bereiken achter. We willen u namelijk niet nogmaals missen. Tot snel.”

27. Grappig voicemailbericht

Wanneer de toon informeel mag zijn, kunt u proberen humor te gebruiken in uw bericht. Deze aanpak werkt erg goed om de aandacht van klanten vast te houden, omdat ze vaak geamuseerd zijn en willen horen wat uw doel is. 

Beoordeel echter wel of dit type bericht past bij uw merkimago. Het kan goed werken in creatieve sectoren, maar is minder geschikt voor strikt zakelijke branches, zoals de financiële sector.

VOORBEELDEN: „Hallo, u bent verbonden met <uw naam> van <bedrijfsnaam>. We zijn momenteel druk bezig de wereld te redden door <voeg toe waar uw bedrijf het beste in is>. Wilt u meer weten over hoe we dat doen? Laat dan uw naam en telefoonnummer achter. We bellen u terug zodra onze missie is voltooid. Dat zal niet lang meer duren. Bedankt!”

„Mijn naam is Bond. James Bond. Oké, ik ben het niet, hoewel ik dat wel zou willen. U spreekt met [uw achternaam], [uw voornaam] [uw achternaam]. Ik ben momenteel op een geheime missie. Misschien niet om de wereld te redden met MI6, maar ik beloof u uiterlijk morgen terug te bellen. Een fijne dag gewenst!”

8 best practices voor zakelijke begroetingen

Eerste indrukken zijn van vitaal belang, vooral aan de telefoon, waar uw stem en toon de sfeer voor het hele gesprek bepalen. Een professionele en vriendelijke begroeting kan het verschil maken in klantenservice, zakelijke relaties en dagelijkse communicatie. 

Er zijn verschillende kenmerken van hoogwaardige zakelijke begroetingen die u in gedachten moet houden.

1. Wees snel en positief

Neem de telefoon binnen enkele keren overgaan op en begin met een warme, positieve toon. Een snelle en vrolijke begroeting laat zien dat u de tijd van de beller waardeert en zorgt voor een gastvrije sfeer. Glimlach tijdens het inspreken van uw voicemail. Dit klinkt misschien gek, maar als u glimlacht, klinkt uw stem actiever, opener en vriendelijker.

2. Stel uzelf en uw bedrijf voor

Laat de beller direct weten dat ze aan het juiste adres zijn door uw naam en die van het bedrijf te noemen. Dit bevestigt niet alleen aan de beller dat ze het juiste nummer hebben gedraaid, maar maakt de interactie ook meteen persoonlijk.

3. Spreek duidelijk en rustig

Duidelijkheid en tempo zijn essentieel. Spreek helder en op een gematigd tempo om ervoor te zorgen dat de beller elk woord verstaat. Dit is vooral belangrijk in een professionele omgeving waar miscommunicatie kan leiden tot verwarring of frustratie.

4. Wees bereid om te helpen

Laat merken dat u klaarstaat om te helpen door te vragen hoe u de beller van dienst kunt zijn. Zinnen als „Wat kan ik vandaag voor u doen?” tonen de bereidheid om ondersteuning te bieden en sturen het gesprek in de juiste richting.

5. Bied alternatieven als u niet bereikbaar bent

Als de persoon die de beller probeert te bereiken niet beschikbaar is, is het cruciaal om alternatieve contactmogelijkheden te bieden of een bericht aan te nemen. Het aanbieden van opties toont aan dat u rekening houdt met de behoeften van de beller en zorgt ervoor dat hun verzoek wordt afgehandeld.

6. Wees origineel

Sommige zinnen, zoals „Uw oproep is belangrijk voor ons”, zijn zo vaak gebruikt dat ze geen goede indruk meer maken op bellers. Houd de begroeting origineel. U kunt zelfs gedurfd zijn en humor gebruiken. 

7. Zorg dat het prettig in het gehoor ligt

Zorg ervoor dat er geen achtergrondgeluid is tijdens het opnemen. Dat kan de voicemail moeilijk verstaanbaar maken. Houd uw berichten bovendien persoonlijk en prettig om naar te luisteren. Spreek duidelijk en rustig. Klink niet te robotachtig.

8. Houd het kort en efficiënt

Vergeet niet dat een van de doelen van een voicemail ook het besparen van de tijd van de klant is. Vermijd het opnemen van begroetingen van 2 minuten met allerlei overbodige informatie. Houd het kort en to the point. De aanbevolen lengte is maximaal 24 tot 30 seconden, anders hangt een beller mogelijk halverwege uw bericht op.

PRO TIP: Indien nodig kunt u de kwaliteit van uw begroetingen garanderen door professionele stemacteurs in te zetten.

Stel zakelijke begroetingen in met een virtueel telefoonsysteem

Als u moeite heeft met voicemailberichten, maak u dan geen zorgen. Tegenwoordig kunt u rekenen op virtuele callcenter-software – zoals CloudTalk – om u te helpen. Met verschillende handige tools en functies die u niet heeft bij een vaste lijn, kan het uw werk en dat van uw klantenserviceteam een stuk eenvoudiger maken.

Met een virtueel telefoonsysteem kunt u:

• Specifieke groepen instellen op basis van uw behoeften en inkomende oproepen verdelen over deze groepen (oproepdoorschakeling). De beller wordt zo direct doorverbonden met de juiste agent voor hun probleem.
• Uw openingstijden instellen in de app. U kunt ook instellen dat alle oproepen en berichten die na openingstijd binnenkomen, worden doorgestuurd naar een specifiek nummer.  
• Alle gesprekken opnemen zodat ze later kunnen worden geanalyseerd.

Door tools zoals CloudTalk te gebruiken, kunt u bovegen zoveel gepersonaliseerde zakelijke begroetingen instellen als u wilt en inplannen wanneer u wilt dat ze worden afgespeeld.

Met virtuele telefoonsystemen kunt u ook diverse andere soorten berichten voorbereiden, zoals:

• Welkomstbericht – een standaard spraakbericht dat klanten horen wanneer ze naar uw callcenter bellen.
• Interactive Voice Response (IVR) – een eenvoudig te gebruiken menu dat bellers direct van de juiste informatie voorziet of hen helpt de juiste medewerker of afdeling te kiezen voor hun vraag.

Zoekt u een krachtig en eenvoudig te gebruiken virtueel telefoonsysteem voor uw bedrijf? 

CloudTalk is geavanceerde software waarmee u uw voicemailbegroetingen naar een hoger niveau tilt. Onze functies werken naadloos voor zowel grote ondernemingen als kleinere, groeiende bedrijven. Bekijk alle geavanceerde functies van CloudTalk en probeer het gratis uit!

Conclusie 

Een professionele voicemailbegroeting is een essentieel onderdeel van de communicatie van uw bedrijf. Het juiste bericht kan de uitstraling van uw bedrijf aanzienlijk verbeteren, bellers het gevoel geven dat ze belangrijk zijn en uw klantenserviceproces efficiënter maken. 

Door een van de 27 professionele voicemailbegroetingen te kiezen of aan te passen, stelt u niet alleen een hoge norm voor klantcontact, maar zorgt u er ook voor dat elk gesprek, zelfs de gemiste, positief bijdraagt aan de reputatie van uw bedrijf. 

Onthoud dat het doel van uw voicemail is om elke beller het gevoel te geven dat er naar hen geluisterd wordt, wat de weg vrijmaakt voor succesvolle toekomstige contacten.