Afhandeltijden verkorten met IVR

IVR staat voor Interactive Voice Response.
Het is een unieke functie van VoIP-systemen waarmee je de beller door verschillende opties kunt leiden en ervoor kunt zorgen dat ze altijd naar de juiste afdeling of contactcenter medewerkers worden doorverwezen.

U kunt al voor $ 30 per maand aan de slag met IVR met CloudTalk.

IVR automatiseert het telefoniesysteem.
Met een IVR-systeem kun je vooraf opgenomen begroetingen maken, die een reeks menu’s bieden met verschillende opties, afhankelijk van de behoeften van de beller.
Als een klant naar je zakelijke telefoonnummer belt, begroet het IVR-systeem de beller automatisch en stuurt het hem door naar de gewenste afdeling.
Het is een geautomatiseerde benadering van klantenservice.

IVR’s zijn krachtige automatiseringen voor virtuele telefoonsystemen, waarmee je vooraf opgenomen begroetingen, interactieve zelfhulpmenu’s en routing call flows kunt maken.
Het instellen is eenvoudig en kan in slechts 5 stappen:

1.
Log in to your CloudTalk account
2.
From the Dashboard, click the left-hand side Numbers tab
3.
Select the number for which you want to edit your IVR by clicking the blue pen button on the far-ride side.
Alternatively, you can also Purchase a Number on this screen
4.
Add new steps to the IVR flow by clicking the blue “+” button next to the latest step, or edit pre-existing steps by clicking the grey “cog” button
5.
Click the green “Save Plan” button to confirm your changes.

Hier zijn een paar best practices voor IVR om ervoor te zorgen dat zowel uw contactcenter medewerkers als uw klanten het meeste uit uw callcenterautomatisering halen:

– Houd vooraf opgenomen oproepprompts en menu’s kort
– Zorg ervoor dat de prompts duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn (huur indien nodig een stemprofessional in)
– Bied een optie om op elk moment tijdens de IVR-interactie over te schakelen op een live agent
– Werk oproepmenu’s en IVR-scripts regelmatig bij om de informatie actueel te houden
– Koppel CRM-tools van derden in voor directe, eenvoudige toegang tot klantgegevens
– Laat klanten automatisch terugbellen plannen in plaats van in de wacht te staan
– Zorg voor verschillende alternatieve routingopties voor het geval de gewenste agent niet beschikbaar is
– Stel automatische analyses/opnames in/bestudeer deze om effectieve menu’s/aankondigingen te garanderen

Elk bedrijf kan baat hebben bij een IVR.
Typische gebruikssituaties zijn onder andere:

– Rekeningidentificatie
– Transactie-informatie
– Productondersteuning
– Routing van verkoopgesprekken
– Bevestigingen van afspraken

Door een IVR in uw dagelijkse werkzaamheden te integreren, kunt u het volgende verwachten:

– De efficiëntie van de klantenservice verhogen
– Professionaliteit verhogen
– Kosten verlagen
– Betere klantervaring

Interactive Voice Response wordt vaak gebruikt in callcenters.
Het beantwoordt inkomende gesprekken, verzamelt informatie van bellers en leidt ze naar de juiste contactcenter medewerkers of zelfbedieningsoptie.
Een IVR-systeem is het eerste contactpunt van uw bedrijf met klanten die de telefoon opnemen en uw supportteam bellen.

Interactive Voice Response-systemen hebben verschillende belangrijke functies, waaronder:

– Call Flow Designer
– SMS/Text Messages
– Smart dialer
– Callback

Het lijkt erop dat u geïnteresseerd bent in IVR.
Als u wilt horen hoe IVR werkt, druk dan op “1”.

Dat hoor je misschien als je IVR tegenkomt.
IVR’s zijn geautomatiseerde interactieve voice response systemen waarmee bellers communiceren via het toetsenbord van hun apparaat.
Ze bieden verschillende vooraf gedefinieerde paden die klanten kunnen gebruiken om informatie op te vragen (rekeningsaldo, bestelstatus, enz.) of om contact op te nemen met specifieke teams en contactcenter medewerkers.

Meer klanten helpen, sneller

Los vragen sneller op met een intelligent IVR-systeem.
Het routeert oproepen automatisch naar de meest gekwalificeerde contactcenter medewerkers en zorgt zo voor snelle en efficiënte oplossingen voor uw klanten.

Klantervaring personaliseren

Klantentevredenheid verhogen door bellers door te verwijzen op basis van hun eerdere interacties.
Zorg voor een persoonlijke touch die de betrokkenheid vergroot en duurzame relaties opbouwt.

Wachttijd verminderen

Slimmere algoritmes zorgen voor snellere oplossingen.
Elimineer wachttijden, optimaliseer de klantervaring en verkort de gemiddelde gespreksduur met 40%.

24/7 klaarstaan voor klanten

Zorg ervoor dat uw bedrijf altijd bereikbaar is en dat vragen altijd worden beantwoord.
Schakel de tussenpersoon uit door 24/7 snelle, geautomatiseerde antwoorden te geven via zelfbedieningsopties.

Operationele kosten verlagen

Automatiseer veelvoorkomende vragen.
Laat IVR routinetaken afhandelen, zodat uw team zich kan richten op complexere kwesties, waardoor uiteindelijk de efficiëntie verbetert en de operationele kosten dalen.