Potong Masa Pengendalian Dengan IVR

Navigasi pemanggil melalui satu set pilihan penghalaan yang dipratentukan menggunakan Respons Suara Interaktif. Cepat bawa mereka kepada profesional yang betul, selesaikan isu mereka dengan lebih cekap dan kurangkan purata tempoh panggilan sebanyak 40%.

Hubungi jualan
Cuba secara percuma

3 Sebab Mendapatkan IVR

10 Langkah

Tambahkan sehingga 10 pilihan pemanggil berbeza pada pilihan menu Respons Suara Interaktif (IVR) anda.

Susulan

Gembira dengan persediaan anda? Tambah sebarang langkah tambahan selepas setiap pilihan untuk CX terbaik.

Tiada Orang Tengah

Potong orang tengah dengan menyediakan jawapan automatik 24/7 melalui pilihan layan diri.

Apakah IVR?

IVR (Tindak Balas Suara Interaktif) ialah sistem telefon automatik dengan keupayaan penghalaan panggilan. Teknologi ini berfungsi dengan ACD (Automatic Call Distribution) dan membolehkan pelanggan berinteraksi dengan komputer sebelum menyambung kepada wakil.

Lazimnya, menu prarakaman dicetuskan sebaik sahaja pelanggan memanggil, membenarkan mereka menavigasinya sama ada secara lisan atau manual (menggunakan pad kekunci telefon). Selepas itu, orang itu disambungkan secara automatik kepada ejen atau jabatan yang paling sesuai untuk membantu mereka.

Matlamat asas IVR adalah untuk memastikan semuanya berjalan dengan cekap dan meningkatkan produktiviti pusat panggilan anda.

Apakah Menu IVR?

Menu IVR, juga dikenali sebagai Aliran Panggilan, ialah gambaran visual tentang cara panggilan akan dihalakan berdasarkan pembolehubah tertentu, termasuk lokasi, pemilihan menu IVR dan banyak lagi.

Penghalaan anda, atau Pokok Menu IVR, boleh diedit melalui Pereka Aliran Panggilan CloudTalk. Untuk mendapatkan gambaran keseluruhan yang lebih mendalam tentang penghalaan berasaskan pemanggil, baca lebih lanjut di sini .

Cara Menyediakan Pokok Menu IVR

#1

Daripada Papan Pemuka, klik tab sebelah kiri berlabel “Nombor” . Di sini, anda sepatutnya melihat senarai nombor sedia ada yang disokong melalui CloudTalk. Anda juga akan diberi pilihan untuk + Beli nombor atau port nombor sedia ada.

#2

Setelah anda memutuskan nombor yang anda ingin buat laluan, klik ikon pensel biru di hujung kanan baris nombor yang dipilih. Ia membuka Pereka Aliran Panggilan untuk nombor tertentu itu. Jika tiada aliran panggilan semasa wujud, halaman mungkin kelihatan kosong, dengan hanya nombor ditunjukkan dalam kotak putih kecil.

#3

Setiap kali kami menambah langkah baharu, kami akan melakukannya dengan mengklik ikon + biru di hujung kotak putih atau hujung cawangan sebelumnya. Kita boleh mengklik ikon gigi kelabu dalam kotak putih yang berlabel langkah yang dimaksudkan untuk melihat atau mengedit langkah yang telah dibuat.

#4

Kebanyakan langkah tindakan termasuk kotak berlabel “Saat untuk menunggu pada langkah ini” . Untuk mengelakkan gelung rekursif dan masalah aliran lain, pastikan anda memasukkan jumlah masa dalam beberapa saat. Ini mewakili masa penimbal di mana pemanggil akan menunggu pada satu langkah sebelum sistem mengulangi gesaan atau menolak panggilan ke peringkat seterusnya.

Bagaimana IVR Berfungsi?

Nampaknya anda berminat dengan IVR. Jika anda ingin mendengar cara IVR berfungsi, sila tekan “1”.

Itu sesuatu yang mungkin anda dengar apabila anda terjumpa IVR. IVR ialah sistem respons suara interaktif automatik yang boleh berinteraksi dengan pemanggil melalui papan kekunci peranti mereka. Mereka menawarkan beberapa laluan yang telah ditetapkan, yang boleh digunakan pelanggan untuk mengakses maklumat (baki akaun, status pesanan, dll.), atau menghubungi pasukan dan ejen tertentu.

Hubungi jualan

Apa yang Membuatkan IVR Unik?

Meningkatkan Pengurusan Sokongan Pelanggan

Membenarkan pelanggan mengakses jawapan kepada soalan yang paling biasa (cth, waktu perniagaan, alamat, butiran hubungan, dll.) tanpa perlu bercakap dengan ejen menjimatkan masa pentadbir dan membolehkan ejen anda menumpukan pada perkara yang terbaik yang mereka lakukan.

Meningkatkan Penukaran, Pengekalan & Pengalaman Pelanggan

Setiap saat dikira dalam sokongan pelanggan. IVR mengurangkan purata tempoh panggilan sebanyak 40%, membenarkan pelanggan mengakses maklumat dan menyelesaikan masalah dengan lebih cepat, mencegah kekecewaan dan meningkatkan penukaran dan pengekalan masa hadapan.

Meningkatkan Resolusi Kenalan Pertama

Terima kasih kepada IVR, pelanggan tidak perlu lagi membuang masa menunggu untuk dipindahkan. Dengan menyampaikan niat mereka lebih awal, mereka boleh menghubungi pasukan atau ejen yang berkaitan dengan serta-merta dan menyelesaikan masalah mereka pada percubaan pertama.

Meningkatkan Prestasi Ejen & Kecekapan Pasukan

Menangani soalan asas memerlukan masa dan sumber syarikat. Dengan IVR mengambil sebahagian daripada beban daripada bahu ejen anda, mereka boleh menumpukan pada pertanyaan sukar yang benar-benar memerlukan perhatian mereka.

Kesilapan IVR Biasa

Aliran Panggilan Terlalu Rumit

63% pelanggan bersetuju bahawa reka bentuk aliran panggilan yang lemah merosakkan pengalaman pengguna. Pastikan pilihan menu anda jelas, pendek dan mudah, supaya pelanggan dapat mencari dengan mudah apa yang mereka cari.

Masa Tahan Lama

70% orang mengatakan bahawa mereka “amat kecewa” jika mereka menunggu selama lebih daripada satu minit. Jika anda tidak dapat menghalang sepenuhnya masa penahanan dengan IVR anda, laksanakan panggilan balik atau penghalaan automatik untuk menjadikan pengalaman lebih pantas dan lebih menyenangkan.

Gesaan Suara Berkualiti Rendah

Jangan gunakan pelakon suara teks-ke-ucapan atau bukan profesional yang murah untuk gesaan suara IVR anda. Jika mereka sukar untuk difahami, orang tidak akan mahu menggunakan IVR anda, mengalahkan tujuannya sepenuhnya.

Kekurangan Agen

Pelanggan mempunyai pelbagai keperluan khusus yang memerlukan perhatian manusia. Jangan mengecewakan orang ramai dengan cuba menukar ejen langsung untuk IVR sepenuhnya, atau anda menghadapi risiko menjejaskan perniagaan anda dalam proses.

Cara Menyediakan CloudTalk IVR

01

Log masuk ke akaun CloudTalk anda

02

Daripada Papan Pemuka, klik tab Nombor sebelah kiri

03

Pilih nombor yang anda ingin sunting IVR anda dengan mengklik butang pen biru di sebelah jauh. Sebagai alternatif, anda juga boleh Membeli Nombor pada skrin ini

04

Tambahkan langkah baharu pada aliran IVR dengan mengklik butang “+” biru di sebelah langkah terbaharu atau edit langkah sedia ada dengan mengklik butang “cog” kelabu

05

Klik butang “Simpan Pelan” hijau untuk mengesahkan perubahan anda.

YouTube video

Ciri lain yang anda mungkin suka

Tukar CloudTalk anda menjadi alat yang lebih besar dan berkuasa

Kembangkan susunan alat perniagaan anda dengan perisian panggilan perniagaan yang boleh disepadukan dengan mudah ke dalam alat CRM, e-dagang atau meja bantuan sedia ada anda, seperti Salesforce, Freshdesk, Help Scout dan berdozen lagi.

Lihat Semua Integrasi

Ada soalan?

Apakah maksud IVR, dan berapa kosnya?

IVR bermaksud Respons Suara Interaktif. Ia adalah ciri unik sistem VoIP yang membolehkan anda membimbing pemanggil melalui pilihan yang berbeza dan memastikan ia sentiasa diarahkan ke jabatan atau ejen yang betul.

Anda boleh mula menggunakan IVR dengan CloudTalk dengan harga serendah $30 sebulan.

Bagaimanakah IVR berfungsi + Bagaimana untuk menyediakannya?

IVR mengautomasikan sistem telefon . Dengan sistem IVR, anda boleh mencipta ucapan prarakam, yang menawarkan set menu dengan pilihan berbeza mengikut keperluan pemanggil. Apabila pelanggan menghubungi nombor telefon perniagaan anda, sistem IVR secara automatik menyambut pemanggil dan menghantarnya ke jabatan yang dikehendaki. Ia adalah pendekatan automatik kepada perkhidmatan pelanggan.

IVR ialah automasi berkuasa untuk sistem telefon maya, membolehkan anda membuat ucapan prarakam, menu bantu diri interaktif dan penghalaan aliran panggilan. Menyediakannya adalah mudah, dan anda boleh melakukannya hanya dalam 5 langkah:

1.
Log in to your CloudTalk account
2.
From the Dashboard, click the left-hand side Numbers tab
3.
Select the number for which you want to edit your IVR by clicking the blue pen button on the far-ride side.
Alternatively, you can also Purchase a Number on this screen
4.
Add new steps to the IVR flow by clicking the blue “+” button next to the latest step, or edit pre-existing steps by clicking the grey “cog” button
5.
Click the green “Save Plan” button to confirm your changes.

Berikut ialah beberapa amalan terbaik IVR untuk membantu anda memastikan bahawa kedua-dua ejen dan pelanggan anda mendapat yang terbaik daripada automasi pusat panggilan anda:

– Pastikan gesaan dan menu panggilan prarakam ringkas
– Pastikan gesaan jelas dan mudah difahami (upah profesional suara jika perlu)
– Menyediakan pilihan untuk bertukar kepada ejen langsung pada bila-bila masa semasa interaksi IVR
– Kerap kemas kini menu panggilan dan skrip IVR untuk memastikan maklumat terkini
– Mengintegrasikan alat CRM pihak ketiga untuk akses segera dan mudah kepada data pelanggan
– Benarkan pelanggan menjadualkan panggilan balik automatik dan bukannya menunggu ditahan
– Sediakan beberapa pilihan penghalaan alternatif sekiranya ejen yang dikehendaki tidak tersedia
– Tetapkan/kaji analitik/rakaman automatik untuk memastikan menu/pengumuman yang berkesan

Apakah faedah sistem IVR, dan cara menggunakannya?

Mana-mana syarikat boleh mendapat manfaat daripada IVR. Kes penggunaan biasa termasuk:

– Pengenalan akaun
– Maklumat transaksi
– Bantuan Produk
– Penghalaan panggilan jualan
– Pengesahan pelantikan

Dengan menyepadukan IVR ke dalam operasi harian anda, anda boleh mengharapkan untuk:

– Meningkatkan kecekapan perkhidmatan pelanggan
– Meningkatkan profesionalisme
– Kurangkan kos
– Pengalaman pelanggan yang lebih baik

Apakah IVR di pusat panggilan dan Khidmat Pelanggan?

Respons Suara Interaktif biasanya digunakan di pusat panggilan. Ia menjawab panggilan masuk, mengumpulkan maklumat daripada pemanggil, dan mengarahkan mereka ke pilihan ejen atau layan diri yang betul. Sistem IVR ialah tempat hubungan pertama syarikat anda dengan pelanggan yang mengangkat telefon dan menghubungi pasukan sokongan anda.

Apakah ciri utama IVR?

Sistem Respons Suara Interaktif mempunyai beberapa ciri utama, termasuk:

– Pereka Aliran Panggilan
– SMS/Mesej Teks
– Dail pintar
– Panggilan balik

Bagaimanakah IVR pintar berfungsi?

Nampaknya anda berminat dengan IVR. Jika anda ingin mendengar cara IVR berfungsi, sila tekan “1”.

Itu sesuatu yang mungkin anda dengar apabila anda terserempak dengan IVR. IVR ialah sistem respons suara interaktif automatik yang berinteraksi dengan pemanggil melalui papan kekunci peranti mereka. Mereka menawarkan beberapa laluan yang dipratentukan, yang boleh digunakan pelanggan untuk mengakses maklumat (baki akaun, status pesanan, dll.), atau menghubungi pasukan dan ejen tertentu.

Faedah IVR Pintar

Bantu Lebih Ramai Pelanggan, Lebih Pantas

Selesaikan pertanyaan dengan lebih cepat dengan sistem IVR pintar. Ia secara automatik mengarahkan panggilan kepada ejen yang paling layak, memastikan penyelesaian yang pantas dan cekap untuk pelanggan anda.

Peribadikan Pengalaman Pelanggan

Tingkatkan kepuasan pelanggan dengan mengarahkan pemanggil berdasarkan interaksi masa lalu mereka. Sediakan sentuhan peribadi yang meningkatkan penglibatan dan membina hubungan yang berkekalan.

Kurangkan Masa Menunggu Panggilan

Algoritma yang lebih pintar menyamai resolusi pertanyaan yang lebih pantas. Hapuskan masa penahanan, optimumkan pengalaman pelanggan dan kurangkan purata tempoh panggilan sebanyak 40%.

Berada Untuk Pelanggan 24/7

Pastikan perniagaan anda sentiasa boleh diakses dan pertanyaan sentiasa dijawab. Potong orang tengah dengan memberikan jawapan automatik yang cepat 24/7 melalui pilihan layan diri.

Kurangkan perbelanjaan operasi

Automatikkan pertanyaan biasa. Biarkan IVR mengendalikan tugas rutin, supaya pasukan anda boleh memberi tumpuan kepada isu yang lebih kompleks, akhirnya meningkatkan kecekapan dan mengurangkan perbelanjaan operasi.

Bersedia untuk bermula?

Jadualkan demo dengan salah seorang pakar kami dan dapatkan kawalan yang tiada tandingan ke atas pengalaman pelanggan anda.

Jadualkan demo