Κόψτε τους χρόνους χειρισμού με IVR

IVR σημαίνει Interactive Voice Response (διαδραστική φωνητική απόκριση).
Πρόκειται για ένα μοναδικό χαρακτηριστικό των συστημάτων VoIP που σας επιτρέπει να καθοδηγείτε τον καλούντα μέσω διαφόρων επιλογών και να διασφαλίζετε ότι κατευθύνεται πάντα στο σωστό τμήμα ή πράκτορα.

Μπορείτε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε IVR με το CloudTalk με μόλις 30 δολάρια το μήνα.

Το IVR αυτοματοποιεί το σύστημα τηλεφωνίας.
Με ένα σύστημα IVR, μπορείτε να δημιουργήσετε προηχογραφημένους χαιρετισμούς, οι οποίοι προσφέρουν ένα σύνολο μενού με διαφορετικές επιλογές ανάλογα με τις ανάγκες του καλούντος.
Όταν ένας πελάτης καλεί στον αριθμό τηλεφώνου της επιχείρησής σας, το σύστημα IVR καλωσορίζει αυτόματα τον καλούντα και τον στέλνει στο επιθυμητό τμήμα.
Πρόκειται για μια αυτοματοποιημένη προσέγγιση στην εξυπηρέτηση πελατών.

Τα IVR είναι ισχυροί αυτοματισμοί για εικονικά τηλεφωνικά συστήματα, που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε προηχογραφημένους χαιρετισμούς, διαδραστικά μενού αυτοβοήθειας και ροές κλήσεων δρομολόγησης.
Η εγκατάστασή τους είναι απλή και μπορείτε να το κάνετε μόνο σε 5 βήματα:

1.
Log in to your CloudTalk account
2.
From the Dashboard, click the left-hand side Numbers tab
3.
Select the number for which you want to edit your IVR by clicking the blue pen button on the far-ride side.
Alternatively, you can also Purchase a Number on this screen
4.
Add new steps to the IVR flow by clicking the blue “+” button next to the latest step, or edit pre-existing steps by clicking the grey “cog” button
5.
Click the green “Save Plan” button to confirm your changes.

Ακολουθούν μερικές βέλτιστες πρακτικές IVR που θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι τόσο οι πράκτορες όσο και οι πελάτες σας θα επωφεληθούν στο έπακρο από την αυτοματοποίηση του τηλεφωνικού σας κέντρου:

– Διατηρήστε σύντομες τις προηχογραφημένες οδηγίες κλήσης και τα μενού
– Διασφαλίστε ότι οι οδηγίες είναι σαφείς και εύκολα κατανοητές (προσλάβετε έναν επαγγελματία φωνητικής υποστήριξης, εάν χρειάζεται)
– Παρέχετε τη δυνατότητα να μεταβείτε σε έναν ζωντανό πράκτορα σε οποιοδήποτε σημείο κατά τη διάρκεια της αλληλεπίδρασης με το IVR
– Ενημερώστε συχνά τα μενού κλήσης και τα σενάρια IVR για να διατηρείτε τις πληροφορίες επίκαιρες
– Ενσωματώστε εργαλεία CRM τρίτων για άμεση, εύκολη πρόσβαση σε δεδομένα πελατών
– Αφήστε τους πελάτες να προγραμματίσουν αυτόματες επανακλήσεις αντί να περιμένουν στην αναμονή
– Διαθέστε αρκετές εναλλακτικές επιλογές δρομολόγησης σε περίπτωση που ο επιθυμητός πράκτορας δεν είναι διαθέσιμος
– Ορίστε/μελετήστε αυτόματες αναλύσεις/καταγραφές για να διασφαλίσετε αποτελεσματικά μενού/ανακοινώσεις

Κάθε εταιρεία μπορεί να επωφεληθεί από ένα IVR.
Τυπικές περιπτώσεις χρήσης περιλαμβάνουν:

– Αναγνώριση λογαριασμού
– Πληροφορίες συναλλαγών
– Βοήθεια για προϊόντα
– Δρομολόγηση κλήσεων πωλήσεων
– Επιβεβαιώσεις ραντεβού

Ενσωματώνοντας ένα IVR στις καθημερινές σας λειτουργίες, μπορείτε να περιμένετε:

– Αύξηση της αποτελεσματικότητας της εξυπηρέτησης πελατών
– Αύξηση του επαγγελματισμού
– Μείωση του κόστους
– Καλύτερη εμπειρία του πελάτη

Η διαδραστική φωνητική απόκριση χρησιμοποιείται συνήθως στα τηλεφωνικά κέντρα.
Απαντά στις εισερχόμενες κλήσεις, συγκεντρώνει πληροφορίες από τους καλούντες και τους κατευθύνει στον κατάλληλο πράκτορα ή στην επιλογή αυτοεξυπηρέτησης.
Το σύστημα IVR είναι το πρώτο σημείο επαφής της εταιρείας σας με τους πελάτες που σηκώνουν το τηλέφωνο και καλούν την ομάδα υποστήριξής σας.

Τα συστήματα Διαδραστικής Φωνητικής Απόκρισης διαθέτουν διάφορα βασικά χαρακτηριστικά, όπως:

– Σχεδιαστής ροής κλήσεων
– SMS/Τεξτ μηνύματα
– Έξυπνη κλήση
– Επανάκληση

Φαίνεται ότι ενδιαφέρεστε για το IVR.
Αν θέλετε να ακούσετε πώς λειτουργεί το IVR, πατήστε το “1”.

Αυτό είναι κάτι που μπορεί να ακούσετε όταν συναντάτε το IVR.
Τα IVR είναι αυτοματοποιημένα συστήματα διαδραστικής φωνητικής απόκρισης με τα οποία οι καλούντες αλληλεπιδρούν μέσω των πληκτρολογίων της συσκευής τους.
Προσφέρουν διάφορες προκαθορισμένες διαδρομές, τις οποίες οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να αποκτήσουν πρόσβαση σε πληροφορίες (υπόλοιπο λογαριασμού, κατάσταση παραγγελίας κ.λπ.) ή να επικοινωνήσουν με συγκεκριμένες ομάδες και πράκτορες.

Βοηθήστε περισσότερους πελάτες, γρηγορότερα

Επιλύστε ερωτήματα ταχύτερα με ένα έξυπνο σύστημα IVR.
Κατευθύνει αυτόματα τις κλήσεις στον πιο εξειδικευμένο πράκτορα, εξασφαλίζοντας γρήγορες και αποτελεσματικές λύσεις για τους πελάτες σας.

Εξατομίκευση της εμπειρίας του πελάτη

Αυξήστε την ικανοποίηση των πελατών κατευθύνοντας τους καλούντες με βάση τις προηγούμενες αλληλεπιδράσεις τους.
Παρέχετε μια εξατομικευμένη επαφή που ενισχύει τη δέσμευση και χτίζει μόνιμες σχέσεις.

Μείωση του χρόνου αναμονής κλήσεων

Οι πιο έξυπνοι αλγόριθμοι ισοδυναμούν με ταχύτερη επίλυση ερωτημάτων.
Εξαλείψτε τους χρόνους αναμονής, βελτιστοποιήστε την εμπειρία του πελάτη και μειώστε τη μέση διάρκεια της κλήσης κατά 40%.

Να είστε εκεί για τους πελάτες 24/7

Διασφαλίστε ότι η επιχείρησή σας είναι πάντα προσβάσιμη και ότι τα ερωτήματα απαντώνται πάντα.
Αποκόψτε τους μεσάζοντες παρέχοντας 24/7 άμεσες, αυτοματοποιημένες απαντήσεις μέσω επιλογών αυτοεξυπηρέτησης.

Μείωση των λειτουργικών δαπανών

Αυτοματοποιήστε κοινά ερωτήματα.
Αφήστε το IVR να διεκπεραιώσει εργασίες ρουτίνας, ώστε η ομάδα σας να επικεντρωθεί σε πιο σύνθετα ζητήματα, βελτιώνοντας τελικά την αποδοτικότητα και μειώνοντας τα λειτουργικά έξοδα.