27 segreterie telefoniche aziendali create da esperti

I dati mostrano che circa l’80% dei clienti che trovano la segreteria non lascia un messaggio. Ma un messaggio di benvenuto efficace li convincerà a farlo: a te non resterà che richiamarli. 

La segreteria telefonica è uno strumento utilissimo che permette ai clienti di interagire con te, anche quando non sei raggiungibile. Spingili a lasciarti un messaggio creando una segreteria telefonica professionale e d’impatto che nessuno vorrà riagganciare.

Non sai come strutturare una segreteria telefonica professionale? Qui sotto trovi 27 modelli pronti all’uso ideati da esperti per varie occasioni. Continua a leggere!

Punti chiave:

• Personalizza il messaggio per riflettere la personalità del tuo brand e rivolgerti direttamente al tuo pubblico, facendo sentire importante ogni cliente.
• La chiarezza è fondamentale: usa un messaggio chiaro e conciso, assicurandoti che chi chiama sappia esattamente cosa dire e cosa aspettarsi.
• Includi le informazioni essenziali: specifica sempre il nome dell’azienda, il motivo per cui non puoi rispondere e la richiesta dei dati di contatto.
• Indirizza chi chiama nel modo giusto: offri canali alternativi per trovare informazioni o ricevere assistenza, come il tuo sito web.
• Spingi all’azione: incoraggia a lasciare un messaggio e assicura una risposta tempestiva, mostrando rispetto per il loro tempo.

Cosa rende efficace una segreteria telefonica aziendale? 

Il messaggio ideale è aggiornato, chiaro, preciso e informativo. Dovrebbe includere il nome della tua azienda e scusarsi per la mancata risposta. Inoltre, dovresti invitare chi chiama a lasciare:

• i suoi dati di contatto
• il motivo della chiamata
• qualsiasi altro dettaglio utile per poterti ricontattare in modo efficace.

Inoltre, una buona segreteria aziendale indica spesso una stima dei tempi di risposta, definendo aspettative realistiche per il cliente.

È utile inserire canali di contatto o risorse alternative, ad esempio suggerendo di visitare il sito web per trovare risposte immediate alle domande più frequenti. Questo approccio dimostra l’attenzione della tua azienda verso il servizio clienti e l’efficienza.

Perché la segreteria telefonica è così importante? 

Secondo Nectafy, l’88% delle persone che cercano un’attività locale chiamerà o visiterà l’ufficio entro 24 ore. Ma se la tua azienda non offre altro che un segnale di occupato, ci sono ottime probabilità che il cliente riagganci e cerchi un concorrente. 

Ovviamente non puoi rispondere a tutte le telefonate all’istante. Per questo motivo, devi preparare una segreteria telefonica aziendale professionale.

7 elementi chiave di una segreteria telefonica professionale

La segreteria telefonica è la prima opportunità per trasmettere un’immagine positiva ed efficiente di te o della tua azienda. Definisce il tono dell’interazione e può influire molto sulla percezione del cliente. 

I messaggi di benvenuto della segreteria hanno una struttura di base. Seguirla ti aiuterà a creare il messaggio perfetto per te. 

Ecco i componenti essenziali da includere per una segreteria professionale ed efficace:

1. Crea un benvenuto caloroso

Il saluto iniziale deve essere amichevole e caloroso, per far sentire il cliente apprezzato.

Esempio: «Ciao» o «Buongiorno/Buon pomeriggio/Buonasera» 

2. Presentati

Presentati subito e indica il nome della tua azienda o del dipartimento. Questo conferma a chi chiama che ha raggiunto il posto giusto e aggiunge un tocco personale.

Esempio: «Hai chiamato CloudTalk, reparto vendite. Sono…»

3. Offri assistenza

Dopo la presentazione, mostrati disponibile ad aiutare. Una domanda semplice invita chi chiama a spiegare il motivo della telefonata e dimostra la tua prontezza ad aiutarlo.

Esempio: «Come posso aiutarti oggi?»

4. Dai indicazioni chiare

Guida chi chiama sui passaggi successivi. La chiarezza è fondamentale, che si tratti di navigare in un menu telefonico o di esplorare opzioni di contatto alternative. 

Esempio: «Se chiami per un ordine esistente, premi 1. Se desideri aiuto per effettuare un nuovo ordine, premi 2.»

5. Indica i tempi di risposta e inserisci una call-to-action

È utile per chi chiama sapere quando verrà ricontattato. Indica quindi un tempo di risposta stimato. Fornisci anche un invito all’azione, come lasciare un messaggio o indicare il proprio nome e il motivo della chiamata.

Esempio: «Ti richiamerò entro 24 ore.» / «Lascia un messaggio dopo il segnale acustico, indicando il tuo nome e il motivo della chiamata.»

6. Semplifica e vai al punto

Mantieni il messaggio chiaro e conciso. Cerca di dire l’essenziale in 20-25 secondi ed evita frasi troppo complesse o gerghi tecnici che potrebbero confondere chi chiama.

7. Usa un tono professionale 

Usa un tono professionale in tutto il messaggio. Sii educato, usa un linguaggio corretto e mantieni un atteggiamento positivo.

A seconda della situazione, potresti includere anche:

• Un messaggio di scuse per la tua indisponibilità e una breve spiegazione; 
• Un ringraziamento per aver dedicato del tempo a lasciare un messaggio;

CONSIGLIO PRO: Se hai clienti in fusi orari diversi, assicurati di indicare i tuoi orari di apertura e il tuo fuso orario, così da comunicare con precisione e gestire le aspettative.

27 modelli di segreteria telefonica aziendale professionale

Scopri la nostra selezione di 27 messaggi per la segreteria telefonica aziendale, pensati per trasmettere efficienza, calore e professionalità. Questi esempi faranno sentire i clienti apprezzati anche quando non puoi rispondere al telefono.

Messaggi per segreteria telefonica aziendale

1. Messaggio di segreteria aziendale standard

Questo è il messaggio da far riprodurre quando sei al lavoro ma non sei disponibile in quel momento, ad esempio perché stai partecipando a una riunione. 

Puoi farlo un po’ più lungo, ma ti consigliamo di non superare il limite massimo di 30 secondi. 

ESEMPIO: «Ciao, hai chiamato <nome azienda>. Ci dispiace, ma al momento non possiamo rispondere. Lascia il tuo nome, un recapito telefonico e il motivo della chiamata. Un membro del nostro team ti ricontatterà al più presto. Puoi anche visitare il nostro sito [URL del sito aziendale] per altre opzioni. Grazie per averci contattato.» 

2. Messaggio personalizzato di attesa

Questo è ciò che il cliente sente quando è in coda perché tutti gli operatori sono occupati a gestire altre chiamate. I clienti possono scegliere se attendere o lasciare subito un messaggio in segreteria. 

ESEMPIO: «Gentile cliente, ci dispiace, ma tutti i nostri operatori sono occupati al momento. Rimani in linea e un operatore risponderà il prima possibile. Se preferisci, puoi anche lasciare un messaggio. Grazie per la pazienza.» 

3. Messaggio di segreteria per fuori ufficio

Se il tuo team non è in ufficio, ti consigliamo di creare messaggi specifici. È utile soprattutto se vuoi far sapere ai clienti che il tuo ufficio è disponibile in orari specifici. In questo modo sapranno esattamente quando trovarti. 

ESEMPIO: «Ciao, hai chiamato <nome azienda>. Al momento non possiamo rispondere alla tua chiamata. I nostri orari di apertura sono dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00.

Puoi visitare il nostro sito web per maggiori informazioni. Se desideri lasciarci un messaggio, indica il tuo nome, numero e il motivo della chiamata. Ti ricontatteremo. Grazie.» 

4. Segreteria telefonica per chiamate fuori orario

Per i momenti in cui i clienti chiamano al di fuori dei normali orari di ufficio, è fondamentale avere un messaggio che indichi loro quando aspettarsi una risposta. 

ESEMPIO: «Grazie per aver chiamato [nome azienda]. I nostri uffici sono attualmente chiusi. Siamo attivi da [ora inizio] a [ora fine], dal lunedì al venerdì.

Lascia il tuo nome, numero di telefono e un breve messaggio: ti richiameremo non appena l’ufficio riaprirà. Per maggiori informazioni, visita il nostro sito web all’indirizzo [URL del sito]. Grazie!»

5. Segreteria telefonica per il cellulare aziendale

Quando usi un cellulare aziendale, serve un messaggio professionale ma al tempo stesso personale. Questo esempio trova il giusto equilibrio:

ESEMPIO: «Ciao, sono [tuo nome] di [nome azienda]. Al momento non posso rispondere. Lascia il tuo nome, numero e un messaggio dettagliato e ti richiamerò non appena possibile. Grazie per avermi cercato, a presto!»

6. Segreteria per favorire il contatto via email

Se preferisci essere contattato via email, fallo presente nella tua segreteria per incoraggiare chi chiama a usare questo canale. 

Questo script presenta l’email come un canale più veloce ed efficiente, guidando l’utente in quella direzione.

ESEMPIO: «Ciao, sono [nome] di [azienda]. Per ricevere una risposta immediata, scrivimi a [inserisci indirizzo email]: ti risponderò entro la fine del prossimo giorno lavorativo. Se la tua richiesta non è urgente, lascia pure i tuoi dati e ti ricontatterò. Buona giornata!»

7. Messaggio per indirizzare richieste specifiche

Per evitare di perdere tempo in chiamate che potrebbero essere gestite meglio da altri o tramite altri canali, questa segreteria offre indicazioni chiare per le richieste più comuni.

ESEMPIO: «Ciao, sono [tuo nome]. Per informazioni su [motivo X], ti invito a contattare [contatto alternativo] o a [visitare il nostro sito / inviare un’email]. Per qualsiasi altra richiesta, lascia il tuo nome e un breve messaggio e ti richiamerò entro [da uno a tre] giorni lavorativi.»

8. Script informativo per richieste generali

Questo script indirizza in modo efficiente chi chiama verso le informazioni più richieste, facendo risparmiare tempo sia a loro che al tuo team. Offre una via diretta per ottenere informazioni, lasciando comunque l’opzione di un contatto personale se necessario.

ESEMPIO: «Ciao, hai chiamato [azienda]. Per dettagli su [X], puoi consultare la nostra [pagina Facebook, sito web, ecc.]. Vuoi saperne di più su [Y]? Dai un’occhiata a [pagina specifica del sito, canale YouTube, ecc.].

Se hai altre domande o desideri parlare con il nostro team, lascia il tuo nome e un recapito telefonico e ti ricontatteremo al più presto.»

9. Richiesta di un orario comodo per essere richiamati

Mostra il tuo interesse a entrare in contatto chiedendo a chi chiama di indicare un orario preferito per essere richiamato, dimostrando la tua attenzione a non perdere l’occasione di parlare con lui.

ESEMPI: «Ciao, qui è [nome azienda]. Ci spiace aver perso la tua chiamata! Vogliamo ricontattarti al più presto. Lascia il tuo nome, numero di telefono, il motivo della chiamata e l’orario migliore per richiamarti: faremo in modo di trovarti alla prossima occasione. A presto!»

«Grazie per aver chiamato [nome azienda]. Non vediamo l’ora di parlare con te. Lascia il tuo nome, un recapito e il motivo della chiamata e ti richiameremo non appena saremo liberi. Buona giornata!»

Messaggi di segreteria per ferie, festività e congedi

10. Messaggio per le festività

Le aziende di solito chiudono durante le festività, come a Natale o a Pasqua. È importante informare i clienti su quando rientrerai.

Questo messaggio può essere anche più informale, dato che le festività sono momenti allegri dell’anno.

ESEMPIO: «Ciao, il team di <nome azienda/nome del team> è fuori ufficio fino al [data]. Ti richiameremo non appena saremo di ritorno. Se la tua richiesta è urgente, scrivici a [email aziendale]. Grazie e buone feste!»

11. Segreteria per congedo parentale

Che gioia accogliere un nuovo membro in famiglia! Se hai preso un congedo parentale, usa un messaggio che indirizzi chi chiama a un altro referente, mostrando un po’ della tua personalità. 

Non serve usare un tono troppo formale: personalizza pure il messaggio per riflettere il tuo stile.

ESEMPIO: «Ciao, sono [tuo nome e ruolo]. Al momento sono in congedo parentale fino al [data]. Nel frattempo, puoi fare riferimento a [nome del contatto alternativo] al numero [numero di telefono] o via email a [indirizzo email]. Grazie, ci risentiamo a [mese del rientro in ufficio]!»

12. Messaggio di segreteria per vacanze avventurose

Per aggiungere un tocco di umorismo alla tua segreteria per le vacanze, personalizza pure questo esempio. È un modo divertente per far sapere dove ti trovi. Ricordati solo di indicare quando rientrerai.

ESEMPIO: «Ciao, sono [tuo nome]. Sono in viaggio alla ricerca di avventure, forse a fare [trekking in Sudamerica, esplorare la giungla del Borneo o fare snorkeling con le balene alle Galapagos] o più probabilmente a [combattere contro un jet lag tremendo, cercare su Google se gli scorpioni neri sono letali o a caccia di una crema doposole extra forte].

Sarò irraggiungibile fino al [data]. Lascia il tuo nome e il motivo della chiamata e ti ricontatterò non appena sarò di ritorno!»

13. Segreteria telefonica per dimissioni

Quando decidi di dedicarti a nuove opportunità, è utile avere pronta una segreteria telefonica per la tua ormai ex azienda che informi chi chiama della tua partenza in modo positivo e informativo. Includere una nota personale sul fatto di «andare a caccia di nuove avventure» aggiunge un tocco amichevole ed esprime entusiasmo per il tuo prossimo capitolo.

ESEMPIO: «Ciao, [nome della persona] è a caccia di nuove avventure e non lavora più con [nome dell'azienda]. Ti preghiamo di inoltrare tutte le richieste future a [nome della nuova persona o del sostituto temporaneo] al numero [numero di telefono]. Grazie per aver chiamato!»

Messaggi di segreteria telefonica per attività specifiche

14. Messaggi di segreteria telefonica per i professionisti delle vendite

Creare la giusta impressione è essenziale per i professionisti delle vendite. 

Questo messaggio invita i potenziali clienti a lasciare i loro dati per essere ricontattati rapidamente:

ESEMPIO: «Ciao e grazie per aver chiamato l'ufficio vendite di [nome dell'azienda]. Al momento tutti i nostri consulenti sono impegnati con altri clienti, oppure hai chiamato al di fuori del nostro orario di apertura, che va dalle [ora di inizio] alle [ora di fine]. 

Ti invitiamo a lasciare il tuo nome, i recapiti e un breve messaggio con la tua richiesta: saremo felici di richiamarti e aiutarti. Grazie per aver scelto [nome dell'azienda] per le tue esigenze.»

15. Messaggi di segreteria telefonica per studi medici

In uno studio medico, il messaggio della segreteria deve bilanciare l'urgenza con le istruzioni per i casi non emergenziali.

ESEMPIO: «Grazie per aver chiamato lo [studio medico/nome del medico]. Al momento non possiamo rispondere. Se si tratta di un'emergenza medica, ti preghiamo di chiamare il 112 o di recarti al pronto soccorso più vicino.

Per appuntamenti e altre richieste, ti invitiamo a lasciare il tuo nome, un recapito telefonico e un breve messaggio: ti ricontatteremo il prima possibile. I nostri orari di apertura sono [ore e giorni]. Grazie per aver chiamato lo [studio medico/nome del medico].»

16. Messaggi di segreteria telefonica per agenti immobiliari

Per gli agenti immobiliari, un buon messaggio di segreteria può essere l'inizio di una nuova relazione con il cliente. Questo esempio invita i potenziali acquirenti e venditori a lasciare i propri dati:

ESEMPIO: «Ciao, sono [il tuo nome], il tuo agente immobiliare di riferimento presso [nome dell'agenzia immobiliare]. Al momento sono con un altro cliente o fuori ufficio.

La tua chiamata è molto importante per me. Lascia il tuo nome, i recapiti e i dettagli dell'immobile di tuo interesse: ti ricontatterò il prima possibile. Grazie per aver scelto [nome dell'agenzia immobiliare], dove trasformiamo la casa dei tuoi sogni in realtà.»

17. Messaggi di segreteria telefonica per studi legali

In uno studio legale, i messaggi di segreteria devono trasmettere professionalità e riservatezza. Ecco un esempio che unisce entrambi gli aspetti:

ESEMPIO: «Grazie per aver chiamato lo [nome dello studio legale]. Al momento il nostro studio è chiuso o siamo in consulenza. Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, i recapiti e il motivo della tua richiesta di assistenza legale dopo il segnale acustico. 

Gestiamo ogni chiamata con la massima riservatezza e priorità. Ti richiameremo durante il prossimo orario d'ufficio, che va dalle [ore e giorni]. Grazie per aver scelto lo [nome dello studio legale], dove le tue esigenze legali sono la nostra priorità assoluta.»

18.  Messaggi di segreteria telefonica per piccole imprese e startup

Per le piccole imprese e le startup, ogni telefonata è un'opportunità potenziale per stringere relazioni, ampliare la rete o concludere una vendita. Un messaggio di segreteria breve e amichevole può fare un'enorme differenza, mostrando professionalità e calore anche quando non puoi rispondere. 

È la tua occasione per lasciare un'impressione positiva, incoraggiare il contatto e fornire informazioni chiave in modo sintetico.

ESEMPIO: «Ciao! Hai chiamato [nome della tua attività]. Al momento siamo tutti super impegnati per offrirti il miglior [prodotto/servizio] possibile e non riusciamo a rispondere. 

Lascia il tuo nome, numero e un breve messaggio. Non vediamo l'ora di fare due chiacchiere con te! Inoltre, visita il nostro sito web all'indirizzo [URL del sito] per informazioni rapide. Grazie per aver chiamato [nome della tua attività], dove le grandi idee incontrano un servizio eccellente. A presto!»

19.  Messaggi di segreteria telefonica per il settore alberghiero e dei servizi

Un messaggio ben studiato può rassicurare i clienti sul fatto che la loro soddisfazione e il loro comfort sono le tue massime priorità, anche quando non puoi rispondere al telefono. 

È un'opportunità per trasmettere calore, professionalità e l'essenza del tuo servizio, fornendo al contempo informazioni essenziali. 

ESEMPIO: «Grazie per aver chiamato [nome del tuo hotel/ristorante/azienda di servizi], dove la tua esperienza è la nostra priorità assoluta. Purtroppo al momento non possiamo rispondere. Probabilmente stiamo assistendo altri ospiti o clienti. 

Ti invitiamo a lasciare il tuo nome, un recapito telefonico e il motivo della chiamata. Se chiami per effettuare o modificare una prenotazione, richiedere informazioni sui nostri servizi o per qualsiasi richiesta speciale, vogliamo saperlo e ti promettiamo di ricontatterti al più presto. 

Per assistenza immediata o per saperne di più sui nostri servizi e offerte, visita il nostro sito web all'indirizzo [URL del sito]. Grazie per aver scelto [nome della tua azienda] e non vediamo l'ora di rendere la tua esperienza eccezionale. Buona giornata!»

20. Messaggi di segreteria telefonica per istituti scolastici

Per gli istituti scolastici, un messaggio di segreteria telefonica rappresenta un punto di contatto importante per studenti, genitori e personale, fornendo loro informazioni essenziali e rassicurazioni quando la comunicazione diretta non è possibile. 

È un'opportunità per esprimere l'impegno dell'istituto nei confronti dell'istruzione e del supporto, guidando al contempo chi chiama verso i passaggi successivi. 

ESEMPIO: «Grazie per aver chiamato [nome della scuola/collegio/università]. Al momento non siamo disponibili, ma ti ricontatteremo non appena possibile. Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, i recapiti e il motivo della chiamata. 

Per assistenza immediata, visita il nostro sito web all'indirizzo [URL del sito] per consultare le FAQ e trovare maggiori informazioni. Ti ringraziamo per la chiamata e non vediamo l'ora di accompagnarti nel tuo percorso formativo.»

Messaggi di segreteria telefonica per diversi dipartimenti

21. Messaggi di segreteria telefonica per la reception

La prima impressione è quella che conta e la segreteria telefonica della reception è spesso il primo contatto che una persona ha con la tua azienda. Rendila accogliente e utile:

ESEMPIO: «Ciao, hai chiamato la reception di [nome dell'azienda]. Al momento siamo occupati in un'altra conversazione o fuori ufficio. 

Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, il numero e il motivo della chiamata: ci assicureremo che la persona più adatta ti ricontatti il prima possibile. Grazie per aver chiamato [nome dell'azienda], apprezziamo molto il tuo interesse.»

22. Messaggi di segreteria telefonica per il servizio clienti

Il servizio clienti serve a far sentire gli utenti ascoltati e aiutati, anche tramite un messaggio registrato. 

Questo saluto imposta il tono giusto per il supporto clienti:

ESEMPIO: «Hai raggiunto il servizio clienti di [nome dell'azienda]. Ci dispiace aver perso la tua chiamata. Il nostro team è disponibile dalle [ora di inizio] alle [ora di fine], dal lunedì al venerdì. 

Ti invitiamo a lasciare il tuo nome, un recapito telefonico e il motivo della chiamata: un nostro operatore del servizio clienti ti ricontatterà al più presto. Grazie per aver scelto [nome dell'azienda].»

Messaggi di segreteria per il team vendite

23. Messaggio di segreteria telefonica per l'ufficio vendite

Questo saluto non solo sottolinea la dedizione del team vendite al successo del cliente, ma suggerisce anche in modo discreto l'elevata richiesta e l'efficacia dei loro servizi. 

È un modo intelligente per comunicare la proposta di valore dell'azienda, gestendo al contempo le aspettative di chi chiama.

ESEMPIO: «Ciao, hai chiamato l'ufficio vendite di [nome dell'azienda]. I membri del nostro team sono attualmente impegnati ad assistere altri clienti per aiutarli a [inserisci l'obiettivo, ad esempio: «ottenere una crescita del 25% ottimizzando la gestione delle risorse umane»] e al momento non possono rispondere.

Lascia pure il tuo nome, quello della tua azienda e il tuo numero di telefono: ti ricontatteremo il prima possibile. Grazie per la chiamata!»

24. Evidenzia le promozioni nella tua segreteria telefonica

Informa chi chiama sulle promozioni in corso, sugli aggiornamenti o sul lancio di nuovi prodotti. In questo modo potresti rispondere preventivamente ad alcune delle loro domande.

ESEMPIO: «Grazie per aver contattato [nome dell'azienda]. Sembra che tu sia interessato al nostro ultimo [nuovo prodotto, offerta, promozione]. Ne siamo entusiasti anche noi!

Ti preghiamo di lasciare il tuo nome, un recapito telefonico e l'orario più comodo per essere ricontattato. Non vediamo l'ora di rispondere a tutte le tue domande e di condividere con te le ultime novità di [nome dell'azienda]. Ti auguriamo una splendida giornata!»

25. Segreteria per i successi di vendita

Utilizzare la segreteria telefonica per coltivare potenziali contatti è una mossa intelligente per qualsiasi venditore. Un testo di questo tipo ti permette di evidenziare brevemente il valore che offri ai clienti, ricordando a chi chiama la tua proposta di valore unica. 

È anche un modo astuto per informare sulla tua attività chi potrebbe aver composto il tuo numero per errore.

ESEMPIO: «Ciao, hai chiamato [il tuo nome] di [nome dell'azienda]. Al momento sono impegnato ad assistere altri clienti, probabilmente aiutando [tipo di azienda] a raggiungere [risultati X, come: «raddoppiare i contatti in 50 giorni», «reclutare i migliori talenti ingegneristici», «aumentare le conversioni dei clienti del 25%»].

Lascia i tuoi recapiti e scopriremo insieme come replicare questi successi anche per la tua attività.»

Messaggi di segreteria telefonica brevi e divertenti

26. Messaggio di segreteria telefonica semplice

I tuoi clienti sono impegnati, e lo sei anche tu. Scegli questi brevi messaggi di segreteria per andare dritti al punto e invitare a lasciare un messaggio.

ESEMPI: «Ciao! Grazie per aver chiamato [nome dell'azienda/il tuo nome]. Lasciaci un breve messaggio e ti ricontatteremo il prima possibile. Buona giornata!»

«Hai chiamato [nome dell'azienda]. Al momento non possiamo rispondere, ma vogliamo richiamarti! Lasciaci il tuo nome, numero, il motivo della chiamata e l'orario migliore per ricontattarti: non vogliamo rischiare di perderti di nuovo. A presto.»

27. Messaggio di segreteria telefonica divertente

Nelle comunicazioni informali, puoi provare a usare l'ironia. Questo approccio è molto efficace per mantenere alta l'attenzione del cliente, che di solito si incuriosisce e vuole capire dove vuoi arrivare. 

Tuttavia, valuta bene se questo tipo di saluto telefonico è adatto all'immagine del tuo brand. Può funzionare per i settori creativi, ma meno per quelli prettamente professionali, come la finanza.

ESEMPI: «Ciao, hai chiamato <il tuo nome> di <nome dell'azienda>. Siamo impegnati a salvare il mondo <aggiungi la specialità della tua azienda>. Se vuoi saperne di più su come ci riusciamo, lasciaci il tuo nome e numero di telefono: ti richiameremo non appena la nostra missione sarà compiuta. Cioè molto presto. Grazie!»

«Il mio nome è Bond. James Bond. Ok, non sono Bond, anche se mi piacerebbe. Sono [il tuo cognome], [il tuo nome], [il tuo cognome]. Al momento sono in missione, forse non a salvare il mondo con l'MI6, ma prometto di richiamarti al massimo entro domani. Ti auguro una splendida giornata.»

8 buone pratiche per i saluti telefonici

La prima impressione è fondamentale, soprattutto al telefono, dove la voce e il tono impostano l'andamento di tutta la conversazione. Un saluto professionale e amichevole può fare la differenza nel servizio clienti, nelle relazioni commerciali e nella comunicazione di tutti i giorni. 

Ci sono diverse caratteristiche dei messaggi telefonici aziendali di alta qualità che dovresti tenere a mente.

1. Sii tempestivo e positivo

Rispondi al telefono entro i primi squilli e inizia con un tono caldo e positivo. Un saluto rapido e allegro dimostra che apprezzi il tempo di chi chiama e crea un'atmosfera accogliente. Sorridi mentre registri il tuo messaggio. Può sembrare sciocco, ma quando sorridi, gli ascoltatori percepiscono un tono allegro, aperto e amichevole.

2. Presenta te stesso e la tua azienda

Fai sapere subito a chi chiama che ha raggiunto il posto giusto dicendo il tuo nome e quello dell'azienda. Questo non solo conferma al chiamante di aver digitato il numero corretto, ma personalizza l'interazione fin dall'inizio.

3. Parla in modo chiaro e lento

La chiarezza e il ritmo sono fondamentali. Parla in modo distinto e a una velocità moderata per assicurarti che chi ascolta capisca ogni parola. Questo è particolarmente importante in un contesto professionale dove un malinteso può causare confusione o frustrazione.

4. Mostrati pronto ad aiutare

Segnala la tua disponibilità a dare supporto chiedendo come puoi aiutare chi chiama. Frasi come «Come posso aiutarti oggi?» dimostrano la volontà di fornire assistenza e indirizzano la conversazione in modo produttivo.

5. Offri alternative se non sei disponibile

Se la persona cercata non è disponibile, è fondamentale offrire metodi di contatto alternativi o prendere un messaggio. Offrire opzioni dimostra attenzione alle esigenze di chi chiama e garantisce che la richiesta venga gestita.

6. Sii originale

Alcune frasi, come «La tua chiamata è importante per noi», sono state usate così tante volte che non fanno più una buona impressione su chi telefona. Mantieni il messaggio originale. Puoi anche osare e usare un pizzico di ironia. 

7. Rendilo piacevole da ascoltare

Assicurati che non ci siano rumori di fondo durante la registrazione, che potrebbero rendere difficile la comprensione del messaggio. Inoltre, mantieni i saluti personali e facili da ascoltare. Parla in modo chiaro e lento, senza sembrare un robot.

8. Sii breve ed efficiente

Non dimenticare che uno degli scopi della segreteria telefonica è anche quello di far risparmiare tempo ai clienti. Evita di registrare messaggi di 2 minuti pieni di dettagli inutili. Sii breve e vai al sodo. La durata consigliata è tra i 24 e i 30 secondi al massimo, altrimenti chi chiama potrebbe riagganciare a metà messaggio.

CONSIGLIO PRO: Se necessario, puoi garantire la qualità dei tuoi messaggi affidandoti a doppiatori professionisti.

Imposta i messaggi di segreteria telefonica con un sistema telefonico virtuale

Se hai difficoltà con i messaggi di segreteria telefonica, niente paura. Oggi puoi contare su un software per call center virtuale – come CloudTalk – per darti una mano. Grazie a diversi strumenti e funzionalità utili che non potresti avere con una linea fissa tradizionale, semplificherà notevolmente il tuo lavoro e quello del tuo team di assistenza clienti.

Con un sistema telefonico virtuale, puoi:

• Configurare gruppi specifici in base alle tue esigenze e smistare le chiamate in arrivo nei vari reparti (reindirizzamento delle chiamate). In questo modo, chi chiama sarà indirizzato all'operatore giusto per il suo problema.
• Impostare i tuoi orari di apertura direttamente nell'app. Puoi anche programmare il reindirizzamento di tutte le chiamate e i messaggi in arrivo fuori orario verso un numero specifico.  
• Registrare tutte le chiamate per poterle analizzare in un secondo momento.

Utilizzando strumenti come CloudTalk, puoi anche configurare tutti i messaggi aziendali personalizzati che desideri e pianificare quando riprodurre ciascuno di essi.

I sistemi telefonici virtuali ti permettono di preparare vari altri tipi di messaggi, ad esempio:

• Messaggio di benvenuto – un messaggio vocale standard che i clienti ascolteranno quando chiamano il tuo call center.
• Risposta vocale interattiva (IVR) – un menu facile da usare che fornisce informazioni utili a chi chiama o aiuta a selezionare l'operatore o il reparto giusto per un determinato problema.

Hai bisogno di un sistema telefonico virtuale potente ma facile da usare per la tua azienda? 

CloudTalk è un software avanzato che può portare i tuoi messaggi della segreteria telefonica a un livello completamente nuovo. Le nostre funzionalità si adattano perfettamente sia alle grandi aziende che alle realtà più piccole in crescita. Scopri tutte le funzionalità avanzate di CloudTalk e provalo gratis!

Conclusione 

Avere un messaggio di segreteria telefonica professionale è parte integrante della comunicazione della tua azienda. Il messaggio giusto può migliorare notevolmente l'immagine del tuo brand, rassicurare chi chiama sulla sua importanza e semplificare il processo di assistenza clienti. 

Scegliendo o personalizzando uno dei 27 messaggi di segreteria telefonica professionali che abbiamo condiviso, non solo stabilisci uno standard elevato per l'interazione con i clienti, ma ti assicuri anche che ogni chiamata, anche quella persa, contribuisca positivamente alla reputazione della tua attività. 

Ricorda, l'obiettivo dei tuoi messaggi di segreteria telefonica è far sentire ogni chiamante ascoltato e rispettato, preparando la strada a future interazioni proficue.