In sintesi
Con l’espansione di Pipedrive in vari continenti, il suo team di vendita si è trovato ad affrontare una sfida sempre più complessa: come mantenere ogni conversazione connessa, coerente e misurabile.
CloudTalk è diventato il filo conduttore, unendo SDR, Account Executive e Account Manager sotto un unico sistema di chiamata globale strettamente integrato con il CRM di Pipedrive.
In quattro continenti e con decine di commerciali, CloudTalk rappresenta per Pipedrive l’unica fonte di verità per i dati sulle chiamate, favorendo visibilità, prestazioni e una migliore esperienza cliente su scala globale.
Informazioni su Pipedrive
Pipedrive è una piattaforma CRM riconosciuta a livello mondiale, progettata per aiutare i team di vendita e a contatto con il pubblico a chiudere le trattative in modo più efficace. Fondata nel 2010, l’azienda supporta oltre 100.000 clienti in tutto il mondo, offrendo strumenti che semplificano la gestione dei lead, le attività di outreach e l’assistenza post-vendita.
I team dell’azienda a contatto con i clienti coprono l’intero percorso del cliente: dagli SDR che effettuano il primo contatto, agli AE che chiudono le trattative, fino agli Account Manager che supportano la crescita dei clienti. Con CloudTalk integrato in ogni fase, Pipedrive ha unificato i flussi di lavoro di chiamata tra regioni, team e casi d’uso.
Abbiamo parlato con quattro leader dell’organizzazione di vendita globale di Pipedrive, tra cui la SDR manager Marta Santos, l’EMEA Sales Manager Andre Prezoto, l’US Sales Manager Spencer Smith e l’Account Management Lead Andrés Garzón, per capire come CloudTalk supporti le prestazioni, il coaching e il coinvolgimento dei clienti in tutto il funnel.
Il problema
La crescente complessità dietro il customer journey
Insieme alla crescita della presenza globale di Pipedrive, aumentava anche la complessità delle sue revenue operation. Ogni team (SDR, AE e Account Manager) gestiva una fase diversa del percorso, ma tutti condividevano una sfida comune: gli strumenti esistenti, utili quando i team erano più piccoli, non erano più all’altezza delle esigenze globali.
«Finivamo un’ottima chiamata di discovery», ricorda un SDR, «e poi passavamo dieci minuti solo per assicurarci che apparisse nel CRM».
Gli Account Executive affrontavano una sfida diversa. Dovevano destreggiarsi tra utenti in prova, follow-up e attività di chiusura in più regioni. Ma i sistemi di chiamata che utilizzavano non erano strutturati per scalare. La qualità delle chiamate variava a seconda del Paese, i dati analitici erano superficiali e i follow-up manuali finivano spesso nel dimenticatoio.
«Quando cerchi di chiudere trattative in fusi orari diversi, non puoi permetterti di chiederti se il tuo sistema abbia effettivamente registrato la chiamata.»
Per gli Account Manager, invece, il problema era la continuità. Una volta convertito il cliente, non esisteva un processo unificato per i follow-up strutturati o per un coinvolgimento proattivo. Le chiamate non venivano sempre registrate e, senza una visibilità completa, il coaching e il customer success risultavano reattivi anziché strategici.
«Non avevamo un modo coerente per vedere la cronologia completa delle conversazioni di un cliente. Questo rendeva più difficile anticipare le esigenze o intervenire tempestivamente in caso di problemi.»
Criticità di sistema
- Visibilità limitata sulle attività di chiamata tra i vari ruoli e aree geografiche
- Flussi di lavoro manuali per attività come segreteria telefonica, follow-up e inserimento dati
- Sincronizzazioni CRM inaffidabili, con conseguenti record mancanti o incompleti e una visibilità non costante sulla pipeline
- Assenza di analisi unificate o di insight basati su IA per supportare il coaching e le valutazioni delle prestazioni
- Qualità delle chiamate non costante in alcuni mercati, in particolare per gli SDR che gestiscono grandi volumi di chiamate internazionali
«Dovevamo copiare manualmente i numeri di telefono per controllare le trattative. Se una chiamata non veniva registrata, non sapevamo a chi appartenesse. E per un’azienda che aiuta migliaia di altre a fare chiarezza nelle loro pipeline, i punti ciechi interni non erano accettabili. Gli strumenti frammentati ci costavano tempo, dati e a volte persino l’opportunità stessa.»
Pipedrive aveva bisogno di un’unica piattaforma affidabile, in grado di unire i suoi team commerciali e mantenere connessa ogni singola conversazione.
Valutazione
Cosa cercava Pipedrive in una piattaforma di chiamata globale
Una volta concordata la necessità di un’unica fonte di verità, i criteri di scelta sono apparsi chiari:
- 01Integrazione perfetta con Pipedrive affinché ogni chiamata, nota e follow-up venisse registrata automaticamente.
- 02Scalabilità globale per supportare i team in diversi fusi orari e mercati.
- 03Integrazione con WhatsApp per una maggiore portata e una migliore comunicazione.
Visibilità basata sui dati per migliorare il coaching e le prestazioni. Per Marta Santos, SDR Team Lead, la chiarezza era il fattore decisivo.
«Soprattutto per l’outbound, abbiamo bisogno di una visibilità completa, sia sui numeri che sulla qualità della conversazione. Le trascrizioni e l’analisi IA di CloudTalk facilitano il monitoraggio dei tassi di conversazione, della profondità della discovery e delle prestazioni regionali, il tutto senza richiedere una formazione specifica per iniziare.»
In EMEA, Andre Prezoto si concentrava sull’efficienza dell’outbound.
«Con CloudTalk è semplicissimo. Usiamo l’estensione per Chrome, selezioniamo l’elenco dei numeri da chiamare, li inviamo all’app e il gioco è fatto. Con altri provider i passaggi erano molti di più e c’erano maggiori attriti.»
Negli Stati Uniti, Spencer Smith cercava di recuperare tempo in un ambiente ad alta velocità. I suoi AE gestiscono trattative a ciclo completo, dove ogni minuto conta. E per l’Account Management, il contesto era fondamentale.
«Facciamo grande affidamento sull’integrazione con Pipedrive. Ci fornisce il contesto completo per ogni cliente e ci aiuta a garantire che nulla venga tralasciato.»
Nonostante le differenze nei flussi di lavoro, tutti e quattro i team hanno visto in CloudTalk una piattaforma in grado di ottimizzare le attività di outreach, automatizzare i passaggi manuali e collegare ogni fase del percorso del cliente, dal primo contatto al rinnovo. Offriva struttura senza rigidità, dando a ciascun team la flessibilità di lavorare a modo proprio pur condividendo la stessa fonte di verità.
La soluzione
Un’unica piattaforma, su misura per quattro team di vendita
L’adozione di CloudTalk ha ridefinito il ritmo operativo, e in meglio.
Il lancio è iniziato con l’outbound, dove la velocità è fondamentale. Gli SDR in EMEA, LATAM, Stati Uniti e APAC hanno spostato le loro chiamate quotidiane su CloudTalk, abbinando il Power Dialer alle trascrizioni IA, aumentando così sia il volume che la qualità.
«Ora mi basta un clic per scansionare il tasso di conversazione, controllare il riepilogo e capire subito se si tratta di una chiamata che vale la pena esaminare.»
In EMEA, si è consolidato il passaggio di consegne da SDR ad AE. Gli SDR utilizzano il Power Dialer e l’estensione Chrome per raggiungere rapidamente gli utenti in prova; gli AE proseguono con conversazioni di maggior valore, il tutto in un unico sistema con un contesto condiviso.
«Gli SDR possono fare cinque o sei chiamate per lead all’inizio del periodo di prova; gli AE intervengono in un secondo momento per offrire valore e far progredire la trattativa.»
Dato che le trascrizioni e le note risiedono all’interno di Pipedrive, i follow-up avvengono con l’intera cronologia a disposizione.
Negli Stati Uniti, gli AE che gestiscono l’intero ciclo si affidano a messaggi vocali preregistrati, follow-up automatici e analisi in tempo reale per gestire un volume elevato di contatti in diversi fusi orari. «È semplicemente più intuitivo», ha osservato Spencer. «E quando ai commerciali piace lo strumento, le prestazioni migliorano».
Nel post-vendita, il team di Garzón ha introdotto struttura laddove mancava. Attività di follow-up create automaticamente, registrazione automatica delle chiamate nel CRM e un facile accesso alle registrazioni hanno fornito ai manager un metodo coerente per fare coaching e restare vicini ai clienti.
«Le registrazioni delle chiamate sono fondamentali, sia per l’onboarding dei nuovi commerciali sia per rivedere le conversazioni chiave.»
In tutti i team, l’integrazione nativa di CloudTalk con Pipedrive consente ai commerciali di concentrarsi sulle conversazioni, anziché sulla registrazione manuale dei dati o sul passaggio da una scheda all’altra. Che si tratti di un nuovo utente in prova, di un lead qualificato o di un cliente di lunga data, CloudTalk assicura che ogni membro del team disponga del contesto, degli strumenti e della velocità necessari per connettersi in modo più efficace.
I risultati
Flussi di lavoro più rapidi, coaching più efficace e conversazioni migliori con i clienti
Dall’adozione di CloudTalk in diversi reparti, Pipedrive ha registrato miglioramenti significativi nella velocità di vendita, nella visibilità e nelle prestazioni del team, con ogni gruppo che ha ottenuto vantaggi in linea con i propri obiettivi specifici.
Team SDR (Marta Santos)
Grazie alle trascrizioni IA integrate, all’analisi del sentiment e alla registrazione strutturata delle chiamate, il team SDR opera ora con maggiore chiarezza e coerenza.
- Tempo di coaching ridotto grazie al filtraggio assistito da IA (es. chiamate di oltre 5 minuti, rapporti tra tempo di parola e ascolto)
- Dati sulle chiamate coerenti tra EMEA, LATAM e APAC
- Gli agenti monitorano autonomamente le proprie prestazioni e riascoltano le chiamate per migliorare
«È motivante, e ci ha reso molto più costanti.»
Team vendite EMEA (Andre Prezoto)
Per le attività di outreach su grandi volumi di utenti in prova, il Power Dialer di CloudTalk e l’integrazione con Pipedrive hanno aiutato a incrementare la produttività, migliorando al contempo la personalizzazione.
- Oltre 270 chiamate mensili per SDR, tutte tracciate in Pipedrive
- Gli AE effettuano follow-up più approfonditi, supportati da informazioni sulle chiamate generate dall’IA
- Inserimento manuale ridotto e allineamento del team più rapido tra SDR ed AE
«Il Power Dialer è più semplice e veloce rispetto a quello che usavamo prima.»
Account Executive USA (Spencer Smith)
I flussi di lavoro automatizzati fanno risparmiare tempo: le attività di chiamata, i follow-up e la registrazione delle attività avvengono tutti automaticamente all’interno di Pipedrive, grazie all’integrazione con CloudTalk.
- 100% delle chiamate registrate automaticamente — nessun follow-up dimenticato
- Maggiore soddisfazione dei commerciali e visibilità delle prestazioni in quattro mercati globali
«Le registrazioni sono fondamentali. La maggior parte del mio coaching si basa sul contenuto delle chiamate.»
Team Account Management (Andrés Garzón)
Il team post-vendita ha utilizzato CloudTalk per dare una struttura solida alla gestione della clientela a lungo termine.
- Ogni nuovo cliente viene contattato entro 1–3 giorni dalla conversione
- 10 AE inseriti nel team, che gestiscono oltre 2 anni di relazioni con i clienti
- L’analisi settimanale delle chiamate alimenta un coaching mirato e garantisce risultati migliori
«CloudTalk ci dà gli strumenti per tracciare le interazioni con i clienti e fare coaching partendo da conversazioni reali.»
Tra i vari team, CloudTalk è diventato il motore affidabile dietro a migliaia di conversazioni con i clienti ogni mese. Migliorando l’efficienza e rendendo il coaching subito applicabile, ha permesso a Pipedrive di crescere unendo rapidità e qualità.
I punti chiave
Perché CloudTalk funziona per Pipedrive — e cosa significa per i team in crescita
CloudTalk è il motore per le chiamate che supporta la capacità di Pipedrive di assistere i propri clienti lungo tutto il percorso di vendita.
Dagli SDR focalizzati sulle chiamate outbound ad alto volume, fino agli AE strategici e agli account manager a lungo termine, CloudTalk offre una base comune:
- Integrazione CRM perfetta
- Automazione intelligente per i compiti ripetitivi
- Insight basati sull’IA per il coaching
- Chiamate globali affidabili
Ogni team usa CloudTalk in modo diverso, ma tutti beneficiano di un flusso di lavoro unificato, efficiente e coerente che fa risparmiare tempo e porta risultati.
Che si tratti di risparmiare ore di lavoro grazie ai messaggi vocali pre-registrati, analizzare le chiamate conoscitive con l’IA o formare i nuovi assunti usando conversazioni reali, CloudTalk permette di ottenere prestazioni eccellenti su larga scala, mantenendo sempre al centro il fattore umano.
Man mano che Pipedrive cresce, CloudTalk continua a evolversi al suo fianco, supportando commerciali, manager e leader con strumenti che migliorano la chiarezza, la velocità e la connessione.
