27 de mesaje de întâmpinare pentru mesageria vocală, create de experți pentru comunicarea de afaceri

Rapoartele arată că aproximativ 80% dintre cei care ajung la căsuța poștală nu lasă un mesaj. Însă un mesaj de întâmpinare deosebit îi va încuraja să facă exact acest lucru, iar tot ce vă rămâne de făcut este să le răspundeți. 

Mesageria vocală este un instrument util care le permite clienților să interacționeze cu dumneavoastră, chiar dacă nu vă pot contacta în momentul respectiv. Motivați-vă clienții să vă lase un mesaj prin crearea unor mesaje de întâmpinare profesionale și remarcabile, pe care nimeni nu le va ignora.

Nu știți cum ar trebui să arate un salut profesional? Mai jos veți găsi 27 de mesaje de întâmpinare create de experți, pe care le puteți folosi pentru o varietate de ocazii. Citiți în continuare!

Idei principale:

• Personalizați mesajul de întâmpinare pentru a reflecta personalitatea brandului și adresați-vă publicului țintă, astfel încât fiecare apelant să se simtă valorizat.
• Claritatea contează: păstrați mesajul clar și concis, asigurându-vă că apelanții știu exact ce informații să lase și la ce să se aștepte în continuare.
• Includeți informații esențiale: menționați întotdeauna numele companiei, motivul indisponibilității și solicitați datele de contact ale apelantului.
• Redirecționați apelanții în mod corespunzător: oferiți modalități alternative de a găsi informații sau de a obține asistență, cum ar fi vizitarea site-ului web.
• Încurajați acțiunea directă: îndemnați apelanții să lase un mesaj și asigurați-i de un răspuns prompt, arătând respect pentru timpul și solicitarea lor.

Ce înseamnă un mesaj de întâmpinare bun pentru mesageria vocală a companiei? 

Mesajul de întâmpinare ideal este actualizat, clar, precis și informativ. Acesta ar trebui să includă numele companiei dumneavoastră și exprimarea regretului pentru ratarea apelului. De asemenea, ar trebui să îndemnați apelantul să lase:

• datele lor de contact
• motivul apelului lor
• orice alte detalii de care ați putea avea nevoie pentru a reveni cu un răspuns eficient.

În plus, un mesaj de întâmpinare profesional include adesea un interval de timp estimat pentru returnarea apelului, stabilind așteptări realiste pentru apelant.

Este benefic să includeți metode alternative de contact sau resurse utile, cum ar fi redirecționarea apelanților către site-ul dumneavoastră pentru răspunsuri rapide la întrebările frecvente. Această abordare demonstrează angajamentul companiei față de clienți și eficiență.

De ce sunt importante mesajele de întâmpinare de la mesageria vocală? 

Conform Nectafy, 88% dintre persoanele care caută o afacere locală vor suna sau vor vizita sediul acesteia în termen de 24 de ore. Dar dacă firma dumneavoastră nu are altceva de oferit în afară de un ton de ocupat, există șanse mari ca apelantul să închidă și să caute altă companie. 

Evident, nu puteți prelua toate apelurile imediat. Din acest motiv, este esențial să aveți pregătite mesaje profesionale de întâmpinare pentru telefonul de afaceri.

7 elemente-cheie ale unui salut telefonic profesional

Un salut telefonic profesional este prima oportunitate de a prezenta o imagine pozitivă și eficientă a dumneavoastră sau a afacerii dumneavoastră. Acesta dă tonul interacțiunii și poate influența semnificativ percepția apelantului. 

Mesajele de întâmpinare pentru mesageria vocală au o structură de bază privind elementele pe care ar trebui să le conțină. Urmarea acesteia poate fi punctul de plecare pentru personalizarea unui mesaj perfect. 

Iată componentele esențiale pe care trebuie să le includeți pentru un salut profesional eficient:

1. Creați o întâmpinare călduroasă

Salutul inițial ar trebui să fie prietenos și călduros, arătându-i apelantului că este apreciat.

Exemplu: „Bună ziua” sau „O dimineață / după-amiază / seară bună” 

2. Prezentați-vă

Prezentați-vă imediat pe dumneavoastră și compania sau departamentul din care faceți parte. Acest lucru îi confirmă apelantului că a sunat unde trebuie și adaugă o notă personală.

Exemplu: „Ați sunat la CloudTalk, departamentul de vânzări. Numele meu este…”

3. Oferiți asistență

După prezentare, exprimați-vă disponibilitatea de a ajuta. O întrebare simplă invită apelantul să își specifice scopul apelului și demonstrează promptitudinea dumneavoastră de a ajuta.

Exemplu: „Cum vă pot ajuta astăzi?”

4. Oferiți instrucțiuni clare

Ghidează apelanții cu privire la următorul pas. Claritatea este esențială, fie că este vorba despre navigarea într-un meniu telefonic, fie despre explorarea altor opțiuni de contact. 

Exemplu: „Dacă sunați în legătură cu o comandă existentă, apăsați tasta 1. Dacă doriți ajutor pentru a plasa o comandă nouă, apăsați tasta 2.”

5. Menționați timpul de răspuns și oferiți un îndemn la acțiune

Este util pentru apelant să știe când poate estima că va fi contactat. Prin urmare, menționați un timp de răspuns estimat. Oferiți și un îndemn la acțiune, cum ar fi lăsarea unui mesaj sau solicitarea identității apelantului și a motivului pentru care vă contactează.

Exemplu: „Vă voi contacta în termen de 24 de ore.” / „Vă rugăm să lăsați un mesaj după semnalul sonor. Menționați numele dumneavoastră și scopul apelului.”

6. Simplificați și concentrați-vă pe esențial

Păstrați mesajul de întâmpinare clar și direct. Încercați să comunicați ceea ce este necesar în 20-25 de secunde și evitați frazele excesiv de complexe sau jargonul tehnic care ar putea deruta apelantul.

7. Folosiți un ton profesional 

Folosiți un ton profesional pe tot parcursul mesajului de întâmpinare. Acest lucru implică politețe, un limbaj adecvat și menținerea unei atitudini pozitive.

De asemenea, ați putea include următoarele detalii, în funcție de situație:

• scuze pentru indisponibilitate și o scurtă explicație; 
• mulțumiri adresate apelantului pentru că și-a făcut timp să lase mesajul;

SFAT PRACTIC: Dacă aveți apelanți din fusuri orare diferite, asigurați-vă că includeți programul de lucru și fusul orar, astfel încât să comunicați precis și să stabiliți așteptări corecte.

27 de scripturi de întâmpinare profesionale pentru mesageria vocală a companiei

Explorați colecția noastră selectată de 27 de mesaje de întâmpinare profesionale, fiecare conceput pentru a transmite eficiență, căldură și profesionalism. Aceste exemple garantează că apelanții se vor simți valorizați chiar și atunci când nu puteți răspunde la telefon.

Mesaje de întâmpinare pentru mesageria vocală a companiei

1. Mesaj standard pentru mesageria vocală a companiei

Acesta este un mesaj de întâmpinare care rulează atunci când sunteți la serviciu, dar nu sunteți disponibil în acel moment, din diverse motive. De exemplu, sunteți într-o ședință. 

Îl puteți face mai lung, dar încadrat în limita recomandată de maximum 30 de secunde. 

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la <numele companiei>. Ne pare rău, dar nu vă putem prelua apelul în acest moment. Vă rugăm să vă lăsați numele, informațiile de contact și motivul apelului. Un membru al echipei noastre vă va contacta în cel mai scurt timp posibil. De asemenea, puteți vizita site-ul nostru web [URL-ul site-ului companiei] pentru mai multe opțiuni. Vă mulțumim că ne-ați contactat.” 

2. Mesaj personalizat pentru apelurile în așteptare

Acesta este mesajul pe care clientul îl aude când este în așteptare, deoarece toți agenții dumneavoastră gestionează în prezent un alt caz. Clienții pot aștepta în rând sau pot lăsa direct un mesaj vocal. 

EXEMPLU: „Stimate apelant, ne pare rău, dar toți agenții noștri sunt ocupați în acest moment. Vă rugăm să rămâneți pe linie și un agent vă va prelua apelul cât mai curând posibil. De asemenea, puteți alege să ne lăsați un mesaj. Vă mulțumim pentru răbdare.” 

3. Mesaj pentru mesageria vocală când nu sunteți la birou

Dacă echipa dumneavoastră este plecată, vă recomandăm să creați mesaje specifice pentru aceste situații. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să le transmiteți clienților că biroul dumneavoastră este disponibil în anumite ore de lucru. În acest fel, stabiliți clar intervalul în care clienții vă pot contacta. 

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la <numele companiei>. În acest moment nu vă putem prelua apelul. Programul nostru standard de lucru este de luni până vineri, între orele 9:00 și 17:00.

Puteți vizita site-ul nostru web pentru informații conexe. Dacă doriți să ne lăsați un mesaj, vă rugăm să ne oferiți numele, numărul dumneavoastră de telefon și motivul apelului. Vă vom contacta în cel mai scurt timp. Vă mulțumim.” 

4. Mesaje de întâmpinare pentru apelurile primite în afara programului de lucru

Pentru acele momente în care clienții sună în afara orelor obișnuite de funcționare, este esențial să aveți un mesaj de întâmpinare care să îi informeze când pot aștepta un răspuns. 

EXEMPLU: „Vă mulțumim că ați sunat la [numele companiei]. Biroul nostru este închis în acest moment. Programul nostru de lucru este de luni până vineri, de la [ora de început] până la [ora de sfârșit].

Vă rugăm să vă lăsați numele, numărul de telefon și un scurt mesaj, iar noi vă vom contacta de îndată ce biroul nostru se redeschide. Pentru mai multe informații, vizitați site-ul nostru web la adresa [URL site web]. Vă mulțumim!”

5. Mesaje de întâmpinare pentru numărul de mobil al companiei

Când folosiți un telefon mobil de serviciu, doriți un mesaj de întâmpinare care să fie profesional, dar și personal. Acest exemplu oferă echilibrul perfect:

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la [numele dumneavoastră] de la [numele companiei]. Momentan nu sunt disponibil pentru a vă prelua apelul. Vă rugăm să lăsați numele, numărul de telefon și un mesaj detaliat, iar eu vă voi contacta de îndată ce voi putea. Vă mulțumesc pentru apel și abia aștept să discutăm.”

6. Mesaj pentru redirecționare către un răspuns rapid pe e-mail

Dacă e-mailul este metoda dumneavoastră preferată de contact, lăsați mesageria vocală să reflecte acest lucru pentru a încuraja apelanții să o folosească. 

Acest script prezintă e-mailul ca pe un canal de comunicare mai rapid și mai eficient, ghidând apelanții către acesta.

EXEMPLU: „Bună ziua, aici este [numele] de la [compania]. Pentru un răspuns rapid, vă rog să îmi trimiteți un e-mail la [introduceți adresa de e-mail] și vă garantez un răspuns până la sfârșitul următoarei zile lucrătoare. Dacă solicitarea dumneavoastră nu este urgentă, vă rog să lăsați datele de contact și vă voi suna înapoi. Vă doresc o zi frumoasă!”

7. Mesaj pentru direcționarea solicitărilor specifice

Pentru a evita pierderea de timp cu apeluri care ar putea fi gestionate mai bine de altcineva sau prin alte mijloace, acest mesaj de întâmpinare oferă instrucțiuni clare pentru întrebările frecvente.

EXEMPLU: „Bună ziua, aici este [numele dumneavoastră]. Pentru întrebări legate de [motivul X], vă recomandăm să contactați [contact alternativ] sau să [vizitați site-ul nostru, trimiteți un e-mail]. Pentru orice altceva, vă rugăm să lăsați numele dumneavoastră și un scurt mesaj, iar eu promit să vă contactez în termen de [una până la trei] zi[le] lucrătoare.”

8. Script informativ pentru întrebări generale

Acest script pentru mesageria vocală ar trebui să direcționeze eficient apelanții către cele mai solicitate informații, economisind timp atât pentru apelant, cât și pentru echipa dumneavoastră. Acesta oferă o cale simplă de a obține informații, oferind în același timp opțiunea de contact personal, dacă este necesar.

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la [compania]. Pentru detalii despre [X], pagina noastră de [Facebook, site-ul companiei etc.] este o resursă excelentă. Vreți să aflați mai multe despre [Y]? Accesați [pagina specifică de pe site-ul nostru, canalul nostru de YouTube etc.].

Dacă aveți alte întrebări sau doriți pur și simplu să vorbiți cu cineva din echipa noastră, vă rugăm să vă lăsați numele și numărul de contact, iar noi vă vom contacta în cel mai scurt timp.”

9. Solicitare pentru un interval orar convenabil de resunare

Arătați-le apelanților dorința dumneavoastră de a vă conecta, solicitându-le să lase un interval orar preferat pentru a-i suna înapoi, demonstrându-vă astfel angajamentul de a nu rata ocazia unei discuții.

EXEMPLE: „Bună ziua, aici este [numele companiei]. Ne pare rău că am ratat apelul dumneavoastră! Ne-ar plăcea să vă sunăm înapoi. Vă rugăm să ne lăsați numele, numărul de telefon, motivul apelului și intervalul cel mai bun pentru a vă resuna – vrem să ne asigurăm că vă găsim data viitoare. Abia așteptăm să discutăm.”

„Vă mulțumim că ați sunat la [numele companiei]. Abia așteptăm să discutăm cu dumneavoastră. Permiteți-ne să vă sunăm înapoi de îndată ce suntem disponibili, lăsându-ne numele dumneavoastră, datele de contact și motivul apelului. Să aveți o zi minunată!”

Mesaje de întâmpinare pentru vacanțe, sărbători și concedii

10. Mesaj de întâmpinare de sărbători

Companiile de obicei nu lucrează în timpul sărbătorilor, cum ar fi Crăciunul sau Paștele. Trebuie să informați clientul când vă veți întoarce.

Acest salut poate fi, de asemenea, puțin mai informal, deoarece sărbătorile sunt momente pline de bucurie.

EXEMPLU: „Bună ziua, echipa <numele companiei/numele echipei> este liberă până pe [data]. Ne vom asigura că vă sunăm înapoi imediat ce ne întoarcem. Dacă solicitarea dumneavoastră este urgentă, lăsați-ne un e-mail la [adresa de e-mail a companiei]. Vă mulțumim și vă dorim sărbători fericite!”

11. Mesaj de întâmpinare pentru concediu de maternitate/paternitate

Ah, bucuria de a ura bun venit unui nou membru al familiei! Dacă sunteți în concediu pentru creșterea copilului, luați în considerare utilizarea unui script pentru mesageria vocală care direcționează apelanții către o altă persoană de contact, arătând în același timp puțin din personalitatea dumneavoastră. 

Nu trebuie să vă limitați la un ton formal; nu ezitați să personalizați mesajul pentru a vă reflecta stilul.

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la [numele și funcția dumneavoastră]. În prezent sunt în concediu pentru creșterea copilului până pe [data]. Între timp, vă rog să direcționați toate apelurile telefonice către [numele persoanei de contact alternative] la numărul [numărul de telefon], iar e-mailurile la adresa [adresa de e-mail]. Vă mulțumesc și ne revedem în [luna în care reveniți la birou].”

12. Mesaj de întâmpinare pentru o vacanță plină de aventuri

Pentru o notă de umor în mesajul de întâmpinare pe perioada vacanței, nu ezitați să personalizați exemplul oferit. Este o modalitate distractivă de a le spune apelanților despre escapadele dumneavoastră. Nu uitați să menționați când vă veți întoarce pentru a relua legătura.

EXEMPLU: „Bună, aici este [numele dumneavoastră]. Am plecat într-o aventură, poate [la trekking prin America de Sud, prin junglele dese din Borneo sau la snorkeling cu balene în Galapagos] — sau, foarte probabil, [mă lupt cu un decalaj orar sever, caut pe Google dacă scorpionii negri sunt periculoși sau sunt în căutarea unei loțiuni după plajă extrem de puternice].

Nu voi putea fi contactat până pe [data]. Vă rog să vă lăsați numele și motivul apelului, iar eu vă voi contacta de îndată ce mă întorc.”

13. Mesaj pentru demisie sau plecare din companie

Atunci când vine vorba de trecerea la noi oportunități, este util să aveți pregătit un mesaj pentru căsuța vocală a fostei companii, care să-i informeze pe cei care vă sună despre plecarea dumneavoastră într-un mod pozitiv și informativ. Includerea unei note personale despre „căutarea de noi aventuri” adaugă o notă prietenoasă și transmite entuziasm pentru următorul capitol.

EXEMPLU: „Bună ziua! [Numele persoanei] este în căutare de noi aventuri și nu mai lucrează în cadrul [Numele companiei]. Vă rugăm să trimiteți toate solicitările viitoare către [numele persoanei noi sau interimare] la [numărul de telefon]. Vă mulțumim pentru apel!”

Mesaje de întâmpinare pentru anumite tipuri de afaceri

14. Mesaje de întâmpinare pentru profesioniștii din vânzări

Crearea unei impresii corecte este esențială pentru profesioniștii din vânzări. 

Acest mesaj de întâmpinare încurajează potențialii clienți să își lase datele de contact pentru a fi sunați înapoi în cel mai scurt timp:

EXEMPLU: „Bună ziua și vă mulțumim că ați sunat la departamentul de vânzări al [numele companiei]. Toți reprezentanții noștri de vânzări sunt momentan ocupați cu alți clienți sau ați sunat în afara programului nostru de lucru, care este de la [ora de început] la [ora de sfârșit]. 

Vă rugăm să vă lăsați numele, datele de contact și un scurt mesaj despre ceea ce căutați, iar noi vă vom suna înapoi cu drag pentru a vă ajuta. Vă mulțumim că alegeți [numele companiei] pentru nevoile dumneavoastră.”

15. Mesaje de întâmpinare pentru cabinetele medicale

Într-un cabinet medical, mesajul de întâmpinare din căsuța vocală trebuie să echilibreze urgența cu instrucțiunile pentru situațiile care nu reprezintă o urgență.

EXEMPLU: „Vă mulțumim că ați sunat la [cabinetul medical/numele medicului]. Momentan nu suntem disponibili pentru a vă prelua apelul. Dacă este vorba despre o urgență medicală, vă rugăm să sunați la 112 sau să mergeți la cea mai apropiată unitate de primiri urgențe.

Pentru programări și orice alte întrebări, vă rugăm să vă lăsați numele, numărul de contact și un scurt mesaj, iar noi vă vom contacta în cel mai scurt timp posibil. Programul nostru de lucru este [orele și zilele]. Vă mulțumim că ați sunat la [cabinetul medical/numele medicului].”

16. Mesaje de întâmpinare pentru agenții imobiliari

Pentru agenții imobiliari, un mesaj bun în căsuța vocală poate fi începutul unei noi relații cu clienții. Acest exemplu îi invită pe potențialii cumpărători și vânzători să își lase datele de contact:

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la [numele dumneavoastră], agentul dumneavoastră imobiliar dedicat de la [numele agenției imobiliare]. Momentan ajut un alt client sau nu sunt la birou.

Apelul dumneavoastră este foarte important pentru mine. Vă rugăm să vă lăsați numele, datele de contact și detalii despre proprietatea de care sunteți interesat, iar eu vă voi contacta în cel mai scurt timp posibil. Vă mulțumim că ați ales [numele agenției imobiliare], locul unde transformăm casa visurilor dumneavoastră în realitate.”

17. Mesaje de întâmpinare pentru firmele de avocatură

Într-o firmă de avocatură, mesajele de întâmpinare din căsuța vocală trebuie să transmită profesionalism și confidențialitate. Iată un exemplu care le îmbină pe amândouă:

EXEMPLU: „Vă mulțumim că ați sunat la [numele firmei de avocatură]. Biroul nostru este închis momentan sau suntem într-o consultație. Vă rugăm să vă lăsați numele, datele de contact și natura solicitării dumneavoastră juridice după semnalul sonor. 

Tratăm fiecare apel cu confidențialitate și prioritate. Vă vom suna înapoi în timpul următorului nostru program de lucru, care este [orele și zilele]. Vă mulțumim că ați ales [numele firmei de avocatură], unde nevoile dumneavoastră juridice sunt prioritatea noastră principală.”

18.  Mesaje de întâmpinare pentru afaceri mici și startup-uri

Pentru afacerile mici și startup-uri, fiecare apel este o potențială oportunitate de a construi relații, de a dezvolta rețeaua sau de a face o vânzare. Un mesaj scurt și prietenos în căsuța vocală poate face o mare diferență, dând dovadă de profesionalism și căldură chiar și atunci când nu puteți răspunde la telefon. 

Este șansa dumneavoastră de a lăsa o impresie pozitivă, de a încuraja interacțiunea și de a transmite informații cheie în mod succint.

EXEMPLU: „Bună! Ați sunat la [Numele companiei dumneavoastră]. Toată echipa este ocupată în acest moment pentru a vă oferi cel mai bun [produs/serviciu] posibil și nu putem răspunde la telefon. 

Vă rugăm să vă lăsați numele, numărul de telefon și un scurt mesaj. Suntem nerăbdători să stăm de vorbă! De asemenea, puteți vizita site-ul nostru la [URL-ul site-ului] pentru informații rapide. Vă mulțumim că ați sunat la [Numele companiei dumneavoastră], locul unde ideile mari întâlnesc serviciile excelente. Pe curând!”

19.  Mesaje de întâmpinare pentru industria ospitalității și a serviciilor

Un mesaj bine conceput îi poate asigura pe cei care vă sună că satisfacția și confortul lor sunt prioritățile dumneavoastră principale, chiar și atunci când nu puteți răspunde la telefon. 

Este o oportunitate de a transmite căldură, profesionalism și esența serviciilor dumneavoastră, oferind în același timp informații esențiale. 

EXEMPLU: „Vă mulțumim că ați sunat la [Numele hotelului/restaurantului/companiei dumneavoastră de servicii], unde experiența dumneavoastră este prioritatea noastră absolută. Din păcate, nu vă putem prelua apelul în acest moment. Probabil ajutăm alți oaspeți sau clienți. 

Vă rugăm să vă lăsați numele, numărul de contact și motivul apelului. Dacă sunați pentru a face sau a modifica o rezervare, pentru a întreba despre serviciile noastre sau pentru orice solicitări speciale, vrem să aflăm despre ele și promitem să vă sunăm înapoi în cel mai scurt timp posibil. 

Pentru asistență imediată sau pentru a afla mai multe despre serviciile și ofertele noastre, vă rugăm să vizitați site-ul nostru la [URL-ul site-ului]. Vă mulțumim că ați ales [Numele companiei dumneavoastră] și așteptăm cu nerăbdare să vă oferim o experiență de excepție. Să aveți o zi minunată!”

20. Mesaje de întâmpinare pentru instituțiile de învățământ

Pentru instituțiile de învățământ, un mesaj în căsuța vocală servește ca un punct de contact important pentru elevi, părinți și personal, oferindu-le informații esențiale și asigurări atunci când comunicarea directă nu este posibilă. 

Este o oportunitate de a exprima angajamentul instituției față de educație și sprijin, ghidând în același timp apelantul către următorii pași. 

EXEMPLU: „Vă mulțumim că ați sunat la [Numele școlii/colegiului/universității]. Momentan nu suntem disponibili, dar vă vom contacta în cel mai scurt timp posibil. Vă rugăm să vă lăsați numele, datele de contact și motivul apelului. 

Pentru asistență imediată, vizitați site-ul nostru la [URL-ul site-ului] pentru întrebări frecvente și mai multe informații. Vă apreciem apelul și așteptăm cu nerăbdare să vă sprijinim în parcursul educațional.”

Mesaje de întâmpinare pentru diferite departamente

21. Mesaje de întâmpinare pentru recepție

Prima impresie contează, iar mesajul de întâmpinare de la recepție este adesea prima interacțiune a cuiva cu firma dumneavoastră. Faceți-l primitor și util:

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la recepția [numele companiei]. Momentan suntem fie într-un alt apel, fie nu suntem la birou. 

Vă rugăm să vă lăsați numele, numărul de telefon și scopul apelului, iar noi ne vom asigura că persoana potrivită vă va contacta în cel mai scurt timp posibil. Vă mulțumim că ați sunat la [numele companiei], vă apreciem interesul.”

22. Mesaje de întâmpinare pentru numărul de asistență clienți

Serviciul de asistență clienți înseamnă să vă asigurați că aceștia se simt ascultați și ajutați, chiar și prin intermediul unui mesaj vocal. 

Acest mesaj stabilește tonul potrivit pentru asistența clienți:

EXEMPLU: „Ați sunat la echipa de asistență clienți a [numele companiei]. Ne pare rău că am ratat apelul dumneavoastră. Echipa noastră este disponibilă de la [ora de început] la [ora de sfârșit], de luni până vineri. 

Vă rugăm să vă lăsați numele, numărul de contact și motivul apelului, iar unul dintre reprezentanții noștri vă va contacta în cel mai scurt timp posibil. Vă mulțumim că ați ales [numele companiei].”

Mesaje de vânzări pentru căsuța vocală

23. Mesaj de întâmpinare pentru departamentul de vânzări

Acest mesaj nu numai că subliniază dedicarea echipei de vânzări față de succesul clienților, dar sugerează subtil și cererea mare și eficiența serviciilor oferite. 

Este un mod inteligent de a comunica propunerea de valoare a companiei, gestionând în același timp așteptările apelantului.

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la departamentul de vânzări al [Numele companiei]. Membrii echipei noastre sunt în prezent ocupați cu alți clienți, ajutându-i să [introduceți obiectivul, cum ar fi „să obțină o creștere de 25% prin eficientizarea operațiunilor de resurse umane”] și nu vă pot prelua apelul în acest moment.

Vă rugăm să vă lăsați numele, numele companiei și numărul de telefon, iar noi vă vom contacta în cel mai scurt timp posibil. Vă mulțumim pentru apel!”

24. Evidențiați promoțiile în căsuța vocală

Informați-i pe cei care vă sună despre promoțiile actuale, noutăți sau lansări de produse noi. Procedând astfel, ați putea răspunde din start la unele dintre întrebările lor.

EXEMPLU: „Vă mulțumim că ați contactat [numele companiei]. Se pare că sunteți interesat de cel mai nou [produs nou, ofertă, promoție] al nostru. Și noi suntem foarte încântați de el!

Vă rugăm să vă lăsați numele, numărul de contact și intervalul orar cel mai convenabil pentru a vă suna înapoi. Suntem nerăbdători să vă răspundem la întrebări și să vă împărtășim ultimele noutăți de la [numele companiei]. Așteptăm cu nerăbdare să vorbim și vă dorim o zi minunată!”

25. Mesaj axat pe realizările din vânzări

Utilizarea căsuței vocale pentru a atrage potențiali clienți este o mișcare inteligentă pentru orice profesionist în vânzări. Un astfel de scenariu vă permite să evidențiați pe scurt modul în care aduceți valoare clienților dumneavoastră, amintindu-le de propunerea unică de vânzare. 

De asemenea, este o modalitate ingenioasă de a-i informa despre activitatea dumneavoastră pe cei care au greșit numărul.

EXEMPLU: „Bună ziua, ați sunat la [numele dumneavoastră] de la [compania dumneavoastră]. În prezent ajut alți clienți – posibil sprijinind [tipul de companie] să obțină [rezultate X, cum ar fi „dublarea numărului de lead-uri în 50 de zile”, „recrutarea de ingineri de top” sau „creșterea ratei de conversie cu 25%”].

Vă rugăm să vă lăsați datele de contact și haideți să vedem cum putem replica aceste succese și pentru afacerea dumneavoastră.”

Mesaje de întâmpinare scurte și amuzante

26. Mesaj simplu de întâmpinare

Clienții dumneavoastră sunt ocupați, la fel ca și dumneavoastră. Alegeți aceste mesaje scurte pentru a merge direct la subiect și a-i îndemna să lase un mesaj.

EXEMPLE: „Bună! Îți mulțumim că ai sunat la [numele companiei/numele tău]. Te rugăm să ne lași un mesaj scurt și te vom suna înapoi în cel mai scurt timp posibil. Să ai o zi minunată!”

„Ați sunat la [numele companiei]. Nu vă putem prelua apelul în acest moment, dar lăsați-ne să vă sunăm noi înapoi! Vă rugăm să ne lăsați numele, numărul de telefon, motivul apelului și cel mai bun moment pentru a vă contacta – nu vrem să vă ratăm din nou. Pe curând.”

27. Mesaj amuzant pentru căsuța vocală

Când vorbiți într-un cadru informal, puteți încerca să folosiți umorul în mesajul dumneavoastră. Această abordare este foarte eficientă pentru a menține atenția clienților, deoarece de obicei sunt amuzați și curioși să vadă unde vreți să ajungeți. 

Cu toate acestea, evaluați dacă acest tip de mesaj este potrivit pentru imaginea brandului dumneavoastră. Poate funcționa în industriile creative, dar nu și în cele strict profesionale, cum ar fi finanțele.

EXEMPLE: „Bună, ai sunat la <numele tău> de la <numele companiei>. Suntem ocupați să salvăm lumea prin <adaugă activitatea la care compania ta se pricepe cel mai bine>. Dacă vrei să afli mai multe despre cum facem asta, te rugăm să ne lași numele și numărul de telefon și te vom suna înapoi imediat ce misiunea noastră va fi completă. Adică destul de curând. Îți mulțumim!”

„Sunt Bond. James Bond. Bine, nu sunt Bond, deși mi-aș dori. Sunt de fapt [numele de familie], [prenumele], [numele de familie]. Momentan sunt într-o misiune, poate nu salvând lumea alături de MI6, dar promit să vă sun înapoi cel târziu până mâine. Sper să aveți o zi minunată.”

8 bune practici pentru mesajele de întâmpinare telefonice

Prima impresie este vitală, în special la telefon, unde vocea și atitudinea dumneavoastră stabilesc tonul pentru întreaga conversație. Un salut profesionist și prietenos poate face diferența în serviciul clienți, în relațiile de afaceri și în comunicarea de zi cu zi. 

Există câteva caracteristici ale mesajelor profesionale de întâmpinare de înaltă calitate pe care trebuie să le aveți în vedere.

1. Răspundeți prompt și fiți pozitiv

Răspundeți la telefon în primele câteva secunde și începeți cu un ton cald și pozitiv. Un salut rapid și vesel arată că prețuiți timpul celui care sună și creează o atmosferă primitoare. Zâmbiți în timp ce înregistrați mesajul. Poate părea ciudat, dar când zâmbiți, ascultătorii vă vor percepe ca fiind optimist, deschis și prietenos.

2. Prezentați-vă pe dumneavoastră și compania

De la bun început, asigurați apelantul că a ajuns la locul potrivit, menționându-vă numele și pe cel al companiei. Acest lucru nu numai că îi confirmă apelantului că a format numărul corect, dar personalizează și interacțiunea încă de la început.

3. Vorbiți clar și rar

Claritatea și ritmul sunt esențiale. Vorbiți răspicat și cu o viteză moderată pentru a vă asigura că apelantul înțelege fiecare cuvânt. Acest lucru este deosebit de important într-un cadru profesional, unde o comunicare defectuoasă poate duce la confuzie sau frustrare.

4. Arătați-vă disponibilitatea de a ajuta

Semnalați disponibilitatea de a ajuta întrebând cum puteți fi de folos apelantului. Formule precum „Cu ce vă pot ajuta astăzi?” demonstrează dorința de a oferi asistență și ghidează conversația într-un mod productiv.

5. Oferiți alternative dacă nu sunteți disponibil

Dacă persoana pe care apelantul încearcă să o contacteze nu este disponibilă, este crucial să oferiți metode alternative de contact sau să preluați un mesaj. Oferirea de opțiuni arată considerație pentru nevoile apelantului și garantează că solicitarea sa va fi soluționată.

6. Fiți original

Unele expresii, cum ar fi „Apelul dumneavoastră este important pentru noi”, au fost folosite atât de des încât nu mai fac o impresie bună. Păstrați mesajul original. Puteți chiar să îndrăzniți și să folosiți umorul. 

7. Asigurați-vă că mesajul este plăcut de ascultat

Asigurați-vă că nu există zgomot de fundal în timpul înregistrării. Acesta poate face mesajul greu de înțeles. De asemenea, păstrați mesajele personale și ușor de urmărit. Vorbiți clar și rar. Nu fiți prea robotizat.

8. Rămâneți scurt și eficient

Nu uitați că unul dintre scopurile căsuței vocale este de a economisi timpul clienților. Evitați să înregistrați mesaje de 2 minute cu detalii irelevante. Păstrați-l scurt și la obiect. Lungimea recomandată este între 24 și maximum 30 de secunde, altfel apelantul s-ar putea să închidă la jumătatea mesajului.

RECOMANDARE: Dacă este necesar, puteți asigura calitatea mesajelor apelând la actori vocali profesioniști.

Configurați mesajele de întâmpinare cu un sistem de telefonie virtuală

Dacă întâmpinați dificultăți cu mesajele din căsuța vocală, nu vă faceți griji. În prezent, vă puteți baza pe un software de call center virtual – cum este CloudTalk – pentru a vă oferi o mână de ajutor. Cu diverse instrumente și funcții utile pe care nu le puteți avea pe o linie telefonică fixă, acesta poate ușura considerabil munca echipei dumneavoastră de asistență clienți.

Cu un sistem de telefonie virtuală puteți:

• Să creați grupuri specifice în funcție de nevoile dumneavoastră și să distribuiți apelurile primite în aceste grupuri (redirecționarea apelurilor). Astfel, apelantul va fi redirecționat către agentul potrivit pentru problema sa.
• Să vă configurați programul de lucru direct în aplicație. De asemenea, puteți programa ca toate apelurile și mesajele primite în afara programului să fie redirecționate către un anumit număr.  
• Să înregistrați toate apelurile pentru a le putea analiza ulterior.

Folosind instrumente precum Cloudtalk, puteți, de asemenea, să configurați oricâte mesaje profesionale personalizate doriți și să programați când să fie difuzat fiecare.

Sistemele de telefonie virtuală vă permit să pregătiți diverse alte tipuri de mesaje, de exemplu:

• Un mesaj de bun venit – un mesaj vocal standard pe care clienții îl vor auzi atunci când sună la call center-ul dumneavoastră.
• Interactive Voice Response (IVR) – un meniu ușor de utilizat care oferă informații relevante pentru apelanți sau îi ajută să aleagă agentul ori departamentul potrivit pentru o anumită problemă.

Aveți nevoie de un sistem de telefonie virtuală puternic, dar ușor de utilizat pentru compania dumneavoastră? 

CloudTalk este un software avansat care vă poate duce mesajele de întâmpinare pentru căsuța vocală la un nivel complet nou. Funcționalitățile noastre funcționează perfect atât pentru companiile mari, cât și pentru afacerile mai mici, în curs de dezvoltare. Descoperiți toate funcționalitățile avansate ale CloudTalk și încercați-l gratuit!

Concluzie 

Un mesaj de întâmpinare profesional pentru căsuța vocală este o parte integrantă a structurii de comunicare a afacerii dumneavoastră. Mesajul potrivit poate îmbunătăți semnificativ imaginea companiei, le poate reconfirma apelanților importanța lor și poate eficientiza procesul de asistență pentru clienți. 

Prin selectarea sau personalizarea unuia dintre cele 27 de mesaje de întâmpinare profesionale pe care le-am prezentat, nu doar că stabiliți un standard înalt pentru interacțiunea cu clienții, dar vă asigurați și că fiecare apel, chiar și cele pierdute, contribuie în mod pozitiv la reputația afacerii dumneavoastră. 

Nu uitați, scopul mesajelor dumneavoastră de întâmpinare este de a face fiecare apelant să se simtă ascultat și respectat, deschizând calea pentru viitoare colaborări de succes.