Messagerie vocale par e-mail : le guide ultime pour une communication d'entreprise réussie
BTT Comms indique que 85 % des personnes qui ne parviennent pas à joindre une entreprise du premier coup ne rappellent pas, et que les trois quarts d'entre elles ne prennent pas la peine de laisser un message. Ainsi, si quelqu'un vous laisse un message vocal (soit environ 20 % des appelants), il est fort probable qu'il ait un sujet important à aborder avec vous.
En général, les gens mettent plus de temps à répondre à un message vocal qu'à tout autre type de communication. Pourtant, vous pouvez considérablement augmenter vos chances de conclure des ventes et de fidéliser vos clients en répondant rapidement à leurs messages vocaux. C'est précisément là que la messagerie vocale par e-mail entre en jeu.
Voyons donc ce que la messagerie vocale par e-mail peut faire pour vous et comment vous pouvez en tirer parti.
Ce qu'il faut retenir :
- La messagerie vocale par e-mail est un outil pratique qui envoie automatiquement les transcriptions et les enregistrements de vos messages vocaux directement dans votre boîte de réception.
- La configuration de cette fonctionnalité sur votre service VoIP est simple et rapide, et s'effectue en seulement 7 étapes.
- Elle offre de nombreux avantages, notamment une productivité globale accrue, une meilleure accessibilité et une collaboration d'équipe simplifiée.
Qu'est-ce que la messagerie vocale par e-mail ?
La messagerie vocale par e-mail transforme vos messages vocaux en courriels. Au lieu d'écouter chaque message individuellement sur votre téléphone, vous recevez instantanément une notification dans votre boîte de réception dès qu'un message est déposé. La gestion de vos messages devient ainsi plus simple et plus efficace, surtout si vous gérez un volume d'appels quotidien élevé.
Comment fonctionne la messagerie vocale par e-mail ?
La messagerie vocale par e-mail est une fonctionnalité très prisée des fournisseurs de VoIP hébergée et de systèmes téléphoniques cloud comme CloudTalk. Elle envoie les transcriptions et les enregistrements des messages vocaux directement dans votre boîte de réception, où ils peuvent être facilement gérés et hiérarchisés. Choisir un service robuste dans le cadre de votre forfait VoIP vous permet de centraliser vos communications, en offrant à vos messages vocaux les mêmes options de recherche et de priorité qu'un e-mail classique.
Lorsque quelqu'un vous laisse un message, le système téléphonique convertit l'enregistrement audio en un fichier numérique, généralement au format .mp3 ou .wav. Ce fichier est ensuite soit joint à un e-mail, soit accessible via un lien direct dans votre boîte de réception. Utiliser un vérificateur d'enregistrements DNSSEC peut vous aider à vous assurer que vos e-mails sont bien protégés contre l'usurpation d'identité et le phishing.
Vous pouvez trier, enregistrer, supprimer ou transférer ces messages comme n'importe quel e-mail. Vous n'avez donc pas besoin d'interrompre votre travail ou de basculer d'une application à l'autre pour suivre vos appels.
C'est un peu comme si vous aviez un assistant personnel qui prend vos messages vocaux, les transcrit par écrit ou sauvegarde l'audio, puis les dépose soigneusement dans vos e-mails pour que vous puissiez y accéder quand cela vous arrange.
Comment envoyer vos notifications de messagerie vocale vers votre boîte e-mail
Configurer la messagerie vocale par e-mail sur votre service VoIP est un jeu d'enfant. Voici comment activer et tester cette fonctionnalité en quelques étapes simples.
- Connectez-vous à votre compte VoIP
Commencez par vous connecter à la plateforme de votre fournisseur VoIP. C'est là que vous gérez tous les paramètres liés aux appels et à la messagerie vocale. - Accédez aux paramètres de la messagerie vocale
Recherchez la section dédiée à la messagerie vocale dans votre tableau de bord. Elle peut s'intituler « Paramètres de messagerie vocale », « Paramètres d'appel » ou un nom similaire. - Activez le transfert vers l'e-mail
Dans les paramètres, activez l'option de messagerie vocale par e-mail. Il s'agit généralement d'un bouton à bascule ou d'une case à cocher. - Saisissez votre adresse e-mail
Une fois l'option activée, indiquez l'adresse e-mail de votre choix dans le champ prévu à cet effet. C'est à cette adresse que vos messages seront envoyés. - Choisissez vos préférences de format
Certains services vous permettent de choisir la manière dont vous recevez vos messages : fichier audio joint ou transcription textuelle. Sélectionnez l'option qui vous convient. - Enregistrez les modifications
N'oubliez pas de sauvegarder vos réglages. Cliquez sur le bouton « Appliquer » ou « Enregistrer les paramètres ». - Testez la fonctionnalité
Faites un test en appelant votre numéro depuis un autre téléphone et laissez un message pour vous assurer que tout fonctionne et que vous recevez bien la notification par e-mail.
Chaque service VoIP pouvant présenter de légères variations, n'hésitez pas à consulter le centre d'aide ou la documentation de votre fournisseur. Vous trouverez notamment les instructions CloudTalk dans notre section d'assistance.
7 avantages de la messagerie vocale par e-mail
La conversion des messages vocaux en e-mails offre de nombreux atouts et transforme la communication en entreprise.
Découvrez les 7 principaux avantages de cette fonctionnalité :
#1 Gagnez en organisation
Les agents de centre d'appels gèrent des centaines d'appels par semaine, et il peut être difficile de suivre les messages vocaux les plus importants.
Grâce à un inventaire consultable de tous vos messages vocaux directement dans votre boîte de réception, vous pouvez mieux organiser votre flux de travail, répondre en priorité aux urgences et assurer la continuité de votre activité.
#2 Améliorez votre productivité globale
Soyons honnêtes : passer des heures à écouter une pile de messages vocaux en retard n'a rien de réjouissant. Pire encore, cela consomme un temps précieux qui pourrait être bien mieux utilisé ailleurs.
Un temps de réponse rapide est crucial pour fidéliser vos clients, qui s'attendent à être rappelés rapidement, en particulier lorsqu'il s'agit de ventes ou de support client. La messagerie vocale par e-mail simplifie ce processus en évitant de vérifier constamment un téléphone physique, ce qui maintient l'intérêt des clients et les empêche de se tourner vers la concurrence.
Cette approche évite la perte de temps liée au passage d'une plateforme à une autre et simplifie vos tâches au quotidien, surtout si vous n'avez pas toujours les yeux rivés sur votre application de téléphonie cloud.
#3 Rappelez vos clients avec le bon contexte
Rappeler un client sans avoir écouté son message au préalable peut donner lieu à une conversation gênante. Lorsqu'un client laisse un message, il s'attend à ce que vous sachiez déjà de quoi il retourne. Ignorer ses besoins peut lui donner l'impression d'être négligé et susciter de la frustration.
La messagerie vocale par e-mail vous permet de prendre connaissance du contenu des messages à votre propre rythme.
Vous avez un appel programmé avec un client important à 14 h ?
Consultez votre boîte de réception pour vérifier s'il a laissé un message récent afin de prendre connaissance de toutes les informations utiles avant votre échange.
#4 Constituez un historique fiable des échanges
L'archivage des messages vocaux peut s'avérer stratégique pour l'historique d'une entreprise.
Conserver ces messages est utile pour préparer des réunions clés, retrouver rapidement des informations cruciales et vous protéger en cas de litige avec un client. De même, maintenir votre base de données de contacts à jour est tout aussi important pour vos communications. L'utilisation régulière d'un outil de vérification d'e-mails vous assure d'adresser vos messages à de vrais destinataires actifs, optimisant ainsi vos campagnes et limitant les taux de rebond.
#5 Bénéficiez d'une accessibilité renforcée
Où que vous soyez, vous pouvez écouter ou lire vos messages vocaux, du moment que vous avez accès à votre messagerie électronique.
C'est un avantage de taille si vous travaillez à distance ou si vous voyagez souvent. Vous restez connecté sans avoir besoin d'accéder directement à votre répondeur téléphonique.
#6 Facilitez la collaboration d'équipe
Assurez-vous que votre équipe reste informée en configurant les destinataires de la messagerie vocale par e-mail pour que vos administrateurs et agents clés reçoivent les messages directement, qu'ils soient en déplacement ou à leur bureau. En envoyant la messagerie vocale par e-mail, vous brisez le cloisonnement de la téléphonie classique, permettant aux agents de transférer un fichier audio client vers le bon service en un seul clic.
#7 Profitez de recherches et références rapides
Vous pouvez organiser vos messages dans des dossiers, leur appliquer des libellés pour une identification rapide, mettre en place des filtres de recherche, et bien plus encore.
Face à un volume d'appels élevé, il est parfois difficile de se souvenir des moindres détails d'un message vocal. Mais si vos messages sont convertis en texte et envoyés par e-mail, vous pouvez rapidement retrouver une information spécifique à l'aide de mots-clés. Pour aller encore plus loin, vous pouvez optimiser votre flux de travail grâce à un outil d'IA pour rédiger des objets d'e-mails afin de rendre vos notifications encore plus percutantes. Des objets optimisés aident votre équipe à évaluer instantanément l'importance d'un message, améliorent la visibilité dans la boîte de réception et évitent de passer à côté d'informations clients cruciales.
Vous pouvez ainsi facilement vous référer aux conversations passées pour retrouver des détails ou planifier des actions de suivi, ce qui vous permet de proposer un service personnalisé ou de suivre efficacement vos tâches.
Conclusion
La messagerie vocale par e-mail fait entrer vos messages vocaux dans l'ère du numérique, directement dans votre boîte de réception, pour que vous ne soyez plus qu'à un clic de vos derniers messages.
Cette fonctionnalité vous garantit de rester informé, réactif et productif sans être enchaîné à votre téléphone de bureau. De cette façon, vous êtes toujours à portée d'e-mail pour répondre efficacement aux besoins de vos correspondants.
La configuration est un jeu d'enfant et les bénéfices sont immédiats : de la réception de vos messages dans un format que vous utilisez déjà toute la journée à la simplification du partage d'informations avec vos collègues. En choisissant la messagerie vocale par e-mail, vous optez pour une gestion plus moderne et organisée de vos appels.
Questions fréquemment posées
Le coût de la messagerie vocale par e-mail varie selon votre fournisseur VoIP ou votre forfait téléphonique. Certains services l'incluent gratuitement dans leurs offres, tandis que d'autres la proposent en option payante. Le plus simple est de vous renseigner auprès de votre prestataire pour connaître les tarifs détaillés.
Si la transcription ne fonctionne pas, cela peut être dû à plusieurs facteurs : l'absence de cette option dans votre forfait, une mauvaise qualité audio rendant le message inaudible, ou un problème technique temporaire. Vérifiez que la transcription est bien incluse dans votre offre et contactez votre support client si le problème persiste.
Tout à fait ! Dès qu'un message vocal est transféré sur votre boîte mail sous forme de fichier audio ou de texte transcrit, vous pouvez le sauvegarder comme n'importe quelle pièce jointe ou e-mail ordinaire. C'est idéal pour conserver les échanges importants sans saturer la mémoire de votre téléphone.
Pour envoyer une copie de vos messages vocaux vers votre e-mail, activez simplement la fonction de messagerie vocale par e-mail dans les paramètres de votre système téléphonique. Une fois activée, tous vos nouveaux messages vocaux seront automatiquement transférés vers l'adresse e-mail de votre choix.
Pour joindre manuellement un message vocal, vous devez d'abord télécharger et enregistrer le fichier audio sur votre appareil, puis l'ajouter en pièce jointe à votre e-mail. Cependant, la plupart des systèmes téléphoniques modernes proposent un transfert automatique pour vous éviter cette manipulation.
Oui, si votre système de téléphonie gère la messagerie vocale pour ce type de communications. Tout message laissé par un participant à un appel de groupe manqué pourra vous être transféré par e-mail, au même titre qu'un appel individuel.
Cette fonction peut ne pas convenir si vos activités exigent une réactivité immédiate en temps réel, ou dans des environnements très stricts où les e-mails sont restreints ou surveillés pour des raisons de sécurité. De plus, si l'e-mail n'est pas au cœur de votre quotidien, l'intérêt de cette option sera limité.
Le transfert est généralement très rapide. Dès que l'appelant raccroche, le système ne met que quelques minutes pour traiter le message audio et vous l'envoyer par e-mail, vous garantissant ainsi d'être rapidement informé de vos appels manqués.
Commencez par créer une annonce d'accueil professionnelle, par exemple à l'aide d'un générateur d'annonces par IA : saisissez votre texte et téléchargez le fichier audio. Activez ensuite la fonction de messagerie vocale par e-mail auprès de votre opérateur téléphonique ou de votre fournisseur VoIP pour recevoir automatiquement vos messages sous forme de fichiers joints.
