By N. Mraz

| 11 Mai 2022

Fonctionnalités, Non classifié(e)

De la boîte vocale à l’e-mail : Le guide ultime pour une communication professionnelle réussie

Selon BTT Comms, 85 % des personnes qui ne parviennent pas à joindre une entreprise lors de leur première tentative n’essaieront pas de la rappeler, et les trois quarts d’entre elles ne prendront pas la peine de laisser un message. Ainsi, si quelqu’un vous laisse un message vocal – environ 20 % des appelants– il est probable qu’il ait quelque chose d’important à discuter avec votre entreprise.

Les gens prennent généralement plus de temps pour répondre à un message vocal qu’à toute autre forme de communication. Mais vous pouvez améliorer considérablement vos chances de générer des ventes et d’entretenir des relations avec vos clients en répondant rapidement aux messages vocaux. Voicemail to Email vous aide dans cette démarche.

Examinons donc ce que Voicemail to Email peut faire pour vous et comment vous pouvez en tirer avantage.

Principaux enseignements :

Voicemail to Email est un outil pratique qui envoie automatiquement les transcriptions et les enregistrements des messages vocaux directement dans votre boîte aux lettres électronique.
La configuration de Voicemail to Email sur votre service VoIP est une tâche simple et directe, facilement réalisable en 7 étapes.
La conversion de la messagerie vocale à l’e-mail offre de nombreux avantages, notamment une efficacité globale accrue, une meilleure accessibilité et une rationalisation de la collaboration au sein de l’équipe.

Qu’est-ce que le Voicemail to Email ?

Voicemail to Email transforme les messages vocaux en e-mails. Au lieu d’écouter chaque message individuellement sur votre téléphone, vous recevrez immédiatement une notification dans votre boîte aux lettres électronique dès que vous en recevrez un. La gestion de vos messages vocaux est ainsi plus simple et plus efficace, surtout si vous traitez quotidiennement un volume élevé d’appels.

Comment fonctionne le Voicemail to Email ?

Voicemail to Email est une fonction populaire parmi les fournisseurs de VoIP hébergés et de systèmes téléphoniques en nuage comme CloudTalk. Il envoie les transcriptions et les enregistrements des messages vocaux directement dans votre boîte aux lettres électronique, où ils peuvent être facilement gérés et classés par ordre de priorité.

Lorsque quelqu’un vous laisse un message vocal, le système téléphonique convertit le message audio en un fichier numérique, généralement au format .mp3 ou .wav. Ce fichier est ensuite joint à un courriel ou lié à l’enregistrement directement dans votre boîte de réception.

Vous pouvez trier, enregistrer, supprimer ou transférer ces messages comme n’importe quel e-mail. Vous n’avez donc pas à interrompre votre flux de travail ou à passer d’une application ou d’un appareil à l’autre pour rester au courant de vos appels.

C’est comme si vous aviez un assistant personnel qui prend vos messages vocaux, les écrit ou enregistre l’audio, puis les place soigneusement dans votre courrier électronique pour que vous puissiez y accéder quand bon vous semble.

Comment envoyer des notifications de messages vocaux dans votre boîte aux lettres électronique ?

La configuration de Voicemail to Email sur votre service VoIP est un processus simple. Voici comment activer et tester cette fonctionnalité en quelques étapes simples.

Connectez-vous à votre compte de service VoIP
Commencez par vous connecter à votre compte sur la plateforme de votre fournisseur VoIP. C’est là que vous gérez les paramètres relatifs aux appels et aux messages vocaux.
Naviguez vers les paramètres de la messagerie vocale
Recherchez la section de la messagerie vocale dans le tableau de bord de votre compte. Elle peut s’intituler « Paramètres de la messagerie vocale », « Paramètres des appels » ou quelque chose de similaire.
Activer la messagerie vocale vers l’e-mail
Dans les paramètres de la messagerie vocale, trouvez l’option permettant d’activer la messagerie vocale vers l’e-mail. Il peut s’agir d’un interrupteur à bascule ou d’une case à cocher.
Saisissez votre adresse électronique
Une fois que vous avez trouvé l’option de transfert des messages vocaux vers l’adresse électronique, saisissez l’adresse électronique de votre choix dans le champ prévu à cet effet. C’est à cette adresse que vos messages vocaux seront envoyés.
Sélectionner les préférences de format
Certains services vous permettent de choisir la façon dont vous recevez vos messages vocaux, par exemple sous forme de pièces jointes audio ou de transcriptions. Sélectionnez votre préférence.
Sauvegardez vos modifications
Assurez-vous de sauvegarder ou d’appliquer vos modifications. Certaines plateformes disposent d’un bouton « Appliquer » ou « Enregistrer les paramètres ».
Testez la fonction
Pensez à faire un appel test à votre numéro et à laisser un message vocal pour vous assurer que tout est configuré correctement et que vous recevez la notification par courrier électronique.

Chaque service VoIP peut avoir des étapes ou des options de paramétrage légèrement différentes. Il est donc conseillé de consulter le centre d’aide ou la documentation d’assistance fournie par votre service spécifique pour obtenir des instructions plus personnalisées. Vous trouverez les instructions concernant CloudTalk dans notre section d’aide.

7 Avantages de l’envoi de messages vocaux par courrier électronique

La conversion des messages vocaux en courriers électroniques offre de nombreux avantages et modifie la façon dont les entreprises communiquent.

Découvrez les 7 avantages du Voicemail to Email :

#1 Organisez-vous et restez organisé

Les agents des centres d’appels reçoivent des centaines d’appels chaque semaine et il peut être difficile de garder une trace de leurs messages vocaux, même les plus importants.

Avec un inventaire consultable de tous vos messages vocaux dans votre boîte de réception, vous pouvez mieux organiser votre flux de travail, répondre d’abord aux messages vocaux les plus urgents et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

#2 Augmenter l’efficacité globale

Avouons-le, il n’est pas agréable de passer en revue des heures et des heures d’enregistrements de messages vocaux en souffrance. Pire encore, cela prend une tonne de temps précieux qui pourrait être mieux utilisé à faire à peu près n’importe quoi d’autre.

Des temps de réponse rapides sont essentiels pour maintenir les relations avec les clients, qui s’attendent à être rappelés à temps, en particulier dans les fonctions de vente ou d’assistance à la clientèle. La conversion de la messagerie vocale en messagerie électronique permet de rationaliser ce processus en éliminant la nécessité de vérifier constamment un téléphone physique, en maintenant l’intérêt des clients et en évitant qu’ils ne recherchent d’autres solutions.

Cette approche évite l’inefficacité du passage d’une plateforme à l’autre et simplifie votre flux de travail, surtout si vous n’êtes pas toujours sur l’application de votre téléphone en nuage.

#3 Effectuer des rappels en fonction du contexte

Si vous rappelez un client sans avoir écouté sa boîte vocale, vous risquez d’avoir une conversation gênante. Lorsque les clients laissent un message, ils s’attendent à ce que vous sachiez ce qu’ils vous ont déjà dit dans leur message. En ignorant les besoins de votre interlocuteur, vous risquez de lui donner l’impression d’être négligé et frustré.

Voicemail to Email vous permet de consulter facilement le contenu des messages vocaux à votre guise.

Vous devez rappeler un client important à 14 heures ?

Vérifiez si votre boîte de réception contient des messages vocaux récents et prenez connaissance de toutes les informations pertinentes avant la réunion. Du message vocal à l’e-mail

#4 Constituer une archive d’enregistrements d’appels

L’archivage des messages vocaux peut constituer un élément stratégique des archives d’une entreprise.

Il peut être utile d’avoir ces messages à portée de main pour préparer des réunions importantes, retrouver rapidement des informations cruciales et se protéger contre la responsabilité en cas de problèmes juridiques avec des clients.

L’accessibilité améliorée de #5

Où que vous soyez, vous pouvez écouter ou lire vos messages vocaux dès lors que vous avez accès à votre courrier électronique.

C’est particulièrement utile si vous travaillez à distance ou si vous voyagez fréquemment. Vous resterez connecté sans avoir besoin d’accéder directement à votre système de messagerie vocale.

#6 Rationaliser la collaboration au sein de l’équipe

Assurez-vous que votre équipe reste informée en sélectionnant des destinataires spécifiques pour les paramètres Voicemail to Email afin que les administrateurs et les agents clés reçoivent les messages directement par e-mail, qu’ils soient en déplacement ou à leur bureau.

#7 Utiliser la recherche rapide et la référence

Vous pouvez organiser vos messages vocaux en dossiers, appliquer des étiquettes pour une identification rapide, mettre en place des filtres de recherche, etc.

Lorsque vous traitez un volume important d’appels, vous pouvez avoir du mal à vous souvenir des détails spécifiques d’un message vocal. Mais si les messages vocaux sont convertis en texte et envoyés à votre courrier électronique, vous pouvez rapidement rechercher des informations spécifiques à l’aide de mots-clés.

Vous pouvez facilement vous référer à des conversations antérieures pour trouver des détails ou des actions de suivi. Cela vous permet d’offrir un service personnalisé ou d’assurer le suivi des tâches.

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Conclusion

Voicemail to Email fait entrer votre messagerie vocale dans l’ère numérique, directement dans votre boîte aux lettres électronique, de sorte que vous n’êtes qu’à un clic de vos derniers messages.

L’utilisation de la messagerie vocale par e-mail vous permet de rester informé, réactif et productif sans être lié à votre téléphone de bureau. Ainsi, il vous suffit d’un courriel pour répondre efficacement aux besoins de vos interlocuteurs.

La mise en place est un jeu d’enfant et les avantages sont immédiats : vous recevez vos messages dans un format que vous utilisez déjà tous les jours et il est plus facile de partager des informations avec vos collègues. En choisissant la messagerie vocale par courrier électronique, vous optez pour un moyen plus efficace et plus organisé de garder le contrôle de vos appels.

FAQ

Quel est le coût de Voicemail to Email ?

Le coût du Voicemail to Email varie en fonction de votre fournisseur de VoIP ou de votre plan de service téléphonique.
Certains services l’incluent gratuitement dans leurs forfaits, tandis que d’autres la proposent en option moyennant un supplément.
Il est préférable de vérifier auprès de votre fournisseur les détails de la tarification de cette fonction.

Pourquoi ma boîte vocale n’est-elle pas transcrite ?

Le fait que la transcription des messages vocaux ne fonctionne pas peut être dû à plusieurs raisons, comme l’absence de service de transcription dans votre forfait, une mauvaise qualité audio rendant la transcription des messages vocaux difficile ou des problèmes techniques avec le service lui-même.
Vérifiez que la transcription est incluse dans votre forfait et contactez votre fournisseur pour obtenir de l’aide si le problème persiste.

Puis-je enregistrer un message vocal dans mon courrier électronique ?

Oui !
Une fois qu’un message vocal est transféré à votre messagerie électronique sous forme de fichier audio ou de transcription, vous pouvez l’enregistrer comme n’importe quelle autre pièce jointe à un courrier électronique ou comme n’importe quel texte.
Vous pouvez ainsi facilement conserver les messages vocaux importants sans craindre que la boîte vocale de votre téléphone ne se remplisse.

Comment envoyer une copie du message vocal par courrier électronique ?

Pour envoyer une copie de votre message vocal à votre adresse électronique, activez la fonction Voicemail-to-email dans les paramètres de votre système téléphonique.
Une fois activée, tous les nouveaux messages vocaux seront automatiquement envoyés à l’adresse électronique que vous aurez désignée, ce qui vous permettra de les écouter ou de les lire rapidement à partir de votre boîte de réception.

Comment joindre un message vocal à un courriel ?

Pour joindre manuellement un message vocal à un courrier électronique, il faut généralement enregistrer le fichier du message vocal sur votre appareil, puis le joindre à un courrier électronique comme vous le feriez avec n’importe quel autre fichier.
Toutefois, de nombreux systèmes téléphoniques proposent un transfert automatique, qui effectue ce processus à votre place.

La fonction Voicemail to Email fonctionne-t-elle avec les appels de groupe ?

La fonction Voicemail to Email peut fonctionner avec les appels de groupe si votre système téléphonique prend en charge la messagerie vocale pour ce type d’appels.
Les messages vocaux laissés par les participants à un appel de groupe manqué peuvent être transférés vers votre messagerie électronique, comme pour les appels individuels.

Existe-t-il des cas d’utilisation pour lesquels le Voicemail to Email n’est pas un bon choix ?

La fonction Voicemail to Email peut ne pas être idéale dans les scénarios nécessitant une réponse immédiate en temps réel ou dans les environnements où l’accès au courrier électronique est restreint ou surveillé pour des raisons de sécurité.
De même, si le courrier électronique n’occupe pas une place importante dans votre flux de travail quotidien, cette fonction risque de ne pas vous apporter grand-chose.

Quelle est la vitesse de fonctionnement de Voicemail to Email ?

La vitesse à laquelle la messagerie vocale fonctionne peut varier, mais elle est généralement assez rapide.
En général, une fois qu’un message vocal est laissé, il ne faut que quelques minutes au système pour le traiter et le transférer sur votre messagerie électronique, ce qui vous permet de recevoir en temps voulu les notifications d’appels manqués.