Messagerie vocale par e-mail : le guide ultime pour une communication d’entreprise réussie
BTT Comms rapporte que 85 % des personnes qui ne parviennent pas à joindre une entreprise du premier coup n’essaieront pas de rappeler, et les trois quarts d’entre elles ne prendront pas la peine de laisser un message. Donc, si quelqu’un vous laisse un message vocal — environ 20 % des appelants —, il est probable qu’il ait quelque chose d’important à discuter avec votre entreprise.
Les gens mettent généralement plus de temps à répondre à un message vocal qu’à toute autre forme de communication. Mais vous pouvez améliorer considérablement vos chances de générer des ventes et d’entretenir les relations clients en répondant rapidement aux messages vocaux. La messagerie vocale par e-mail vous aide dans cet effort.
Alors, examinons ce que la messagerie vocale par e-mail peut faire pour vous et comment vous pouvez bénéficier de cette fonctionnalité.
Points clés à retenir :- La messagerie vocale par e-mail est un outil astucieux qui envoie automatiquement les transcriptions et les enregistrements des messages vocaux directement dans votre boîte de réception.
- La configuration de la messagerie vocale par e-mail sur votre service VoIP est une tâche simple et directe, facilement réalisable en 7 étapes.
- La messagerie vocale par e-mail offre de nombreux avantages, notamment une efficacité globale accrue, une accessibilité améliorée et une collaboration d’équipe simplifiée.
Qu’est-ce que la messagerie vocale par e-mail ?
La messagerie vocale par e-mail transforme les messages vocaux en e-mails. Au lieu d’écouter chaque message individuellement sur votre téléphone, vous recevrez immédiatement une notification dans votre boîte de réception dès que vous en recevez un. Cela rend la gestion de vos messages vocaux plus facile et plus efficace, surtout si vous gérez un volume élevé d’appels quotidiens.
Comment fonctionne la messagerie vocale par e-mail ?
La messagerie vocale par e-mail est une fonctionnalité populaire parmi les fournisseurs de systèmes téléphoniques VoIP hébergés et de systèmes téléphoniques cloud comme CloudTalk. Elle envoie les transcriptions et les enregistrements des messages vocaux directement dans votre boîte de réception, où ils peuvent être facilement gérés et hiérarchisés. Choisir un service robuste de messagerie vocale par e-mail dans le cadre de votre forfait VoIP vous permet de centraliser votre communication, en traitant les messages vocaux avec la même capacité de recherche et la même priorité qu’un e-mail standard.
Lorsque quelqu’un vous laisse un message vocal, le système téléphonique convertit le message audio en un fichier numérique, généralement au format .mp3 ou .wav. Ce fichier est ensuite soit joint à un e-mail, soit lié directement à l’enregistrement dans votre boîte de réception. Exécuter un vérificateur d’enregistrement DNSSEC rapide peut vous aider à vérifier que vos e-mails sont protégés contre l’usurpation d’identité et le phishing.
Vous pouvez trier, enregistrer, supprimer ou transférer ces messages comme n’importe quel e-mail. Vous n’avez donc pas à interrompre votre flux ou à basculer entre différentes applications et appareils pour rester au courant de vos appels.
Imaginez que vous avez un assistant personnel qui prend vos messages vocaux, les transcrit ou enregistre l’audio, puis les place soigneusement dans votre boîte e-mail afin que vous puissiez y accéder quand cela vous convient.
Comment envoyer des notifications de messagerie vocale à votre boîte de réception
La configuration de la messagerie vocale par e-mail sur votre service VoIP est un processus simple. Voici comment activer et tester la fonctionnalité en quelques étapes simples.
- Connectez-vous à votre compte de service VoIP
Commencez par vous connecter à votre compte sur la plateforme de votre fournisseur VoIP. C’est là que vous gérez les paramètres liés aux appels et aux messages vocaux. - Accédez aux paramètres de la messagerie vocale
Recherchez la section de la messagerie vocale dans le tableau de bord de votre compte. Cela pourrait être intitulé « Paramètres de la messagerie vocale », « Paramètres d’appel » ou quelque chose de similaire. - Activez la messagerie vocale par e-mail
Dans les paramètres de la messagerie vocale, recherchez l’option permettant d’activer la messagerie vocale par e-mail. Il peut s’agir d’un interrupteur à bascule ou d’une case à cocher. - Saisissez votre adresse e-mail
Une fois que vous avez trouvé l’option de transfert des messages vocaux par e-mail, saisissez votre adresse e-mail préférée dans le champ prévu. C’est là que vos messages vocaux seront envoyés. - Sélectionnez les préférences de format
Certains services vous permettent de choisir comment vous recevez vos messages vocaux, par exemple sous forme de pièces jointes audio ou de transcriptions. Sélectionnez votre préférence. - Enregistrez vos modifications
Assurez-vous d’enregistrer ou d’appliquer vos modifications. Certaines plateformes peuvent avoir un bouton « Appliquer » ou « Enregistrer les paramètres ». - Testez la fonctionnalité
Pensez à faire un appel test à votre numéro et à laisser un message vocal pour vous assurer que tout est correctement configuré et que vous recevez la notification par e-mail.
Chaque service VoIP peut avoir des étapes ou des options de réglage légèrement différentes. Il est donc recommandé de consulter le centre d’aide ou la documentation de support fournie par votre service spécifique pour des instructions plus détaillées. Vous pouvez trouver les instructions CloudTalk dans notre section d’aide.
7 avantages de l’envoi de messages vocaux par e-mail
La conversion des messages vocaux en e-mails offre de nombreux avantages et modifie la façon dont les entreprises communiquent.
Découvrez ces 7 principaux avantages de la messagerie vocale par e-mail :
#1 Organisez-vous et restez organisé
Les agents de centre d’appels reçoivent des centaines d’appels chaque semaine, et il peut être difficile de garder une trace de leurs messages vocaux les plus importants.
Avec un inventaire consultable de tous vos messages vocaux directement dans votre boîte de réception, vous pouvez mieux organiser votre flux de travail, répondre en priorité à vos messages vocaux les plus urgents et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
#2 Augmentez l’efficacité globale
Soyons honnêtes : parcourir des heures et des heures d’enregistrements de messages vocaux accumulés n’a rien d’amusant. Pire encore, cela prend énormément de temps précieux, qui pourrait être mieux utilisé pour presque n’importe quelle autre tâche.
Des temps de réponse rapides sont cruciaux pour maintenir les relations clients, car les clients s’attendent à des rappels rapides, en particulier dans les rôles de vente ou de support client. La messagerie vocale par e-mail simplifie cela en éliminant la nécessité de vérifier constamment un téléphone physique, en gardant les clients engagés et en les empêchant de chercher des alternatives.
Cette approche évite l’inefficacité de basculer entre les plateformes et simplifie votre flux de travail, surtout si vous n’êtes pas toujours sur votre application de téléphone cloud.
#3 Rappels avec contexte
Rappeler un client sans avoir écouté son message vocal au préalable peut mener à une conversation embarrassante. Lorsque les clients laissent un message, ils s’attendent à ce que vous sachiez ce qu’ils vous ont déjà dit. Ignorer les besoins de votre interlocuteur peut laisser votre client se sentir négligé et frustré.
La messagerie vocale par e-mail vous permet de consulter facilement le contenu des messages vocaux à votre guise.
Un rappel avec un client important est prévu à 14 h ?
Consultez votre boîte de réception pour les messages vocaux récents et mettez-vous au courant de toutes les informations pertinentes avant la réunion. Messagerie vocale par e-mail.
#4 Constituez une archive des enregistrements d’appels
Une archive de messages vocaux peut être un élément stratégique des dossiers de toute entreprise.
Avoir ces messages à portée de main peut être utile pour préparer des réunions importantes, récupérer rapidement des informations cruciales et se protéger contre la responsabilité en cas de problèmes juridiques avec des clients. De même, maintenir votre base de données de contacts en bon état est tout aussi important pour la communication par e-mail. L’utilisation régulière d’un outil de validation de liste d’e-mails peut vous aider à vous assurer que vous atteignez des destinataires réels et actifs, ce qui rend votre approche plus efficace et réduit les taux de rebond.
#5 Bénéficiez d’une accessibilité améliorée
Où que vous soyez, vous pouvez écouter ou lire vos messages vocaux tant que vous avez accès à votre e-mail.
C’est particulièrement avantageux si vous travaillez à distance ou voyagez fréquemment. Vous resterez connecté sans avoir besoin d’accéder directement à votre système de messagerie vocale.
#6 Rationalisez la collaboration d’équipe
Assurez-vous que votre équipe reste informée en sélectionnant des destinataires spécifiques pour les paramètres de la messagerie vocale par e-mail, afin que les administrateurs et les agents clés reçoivent les messages directement par e-mail, qu’ils soient en déplacement ou à leur bureau. Lorsque vous envoyez un message vocal par e-mail, vous éliminez efficacement le « silo téléphonique », permettant aux agents de transférer un fichier audio client critique au service approprié en un seul clic.
#7 Utilisez la recherche rapide et la référence
Vous pouvez organiser vos messages vocaux dans des dossiers, appliquer des étiquettes pour une identification rapide, implémenter des filtres de recherche, et ainsi de suite.
Lorsque vous gérez un volume élevé d’appels, il peut être difficile de se souvenir des détails spécifiques d’un message vocal. Mais si les messages vocaux sont convertis en texte et envoyés à votre e-mail, vous pouvez rapidement rechercher des informations spécifiques à l’aide de mots-clés. Pour faciliter encore plus cette tâche, vous pouvez améliorer votre flux de travail avec un outil d’IA pour rédiger des lignes d’objet d’e-mail, vous pouvez rendre vos notifications de messagerie vocale par e-mail encore plus efficaces. Les lignes d’objet optimisées aident votre équipe à reconnaître instantanément l’importance du message, améliorent la visibilité de la boîte de réception et garantissent que les détails clients critiques ne sont pas négligés, surtout lors de la gestion de volumes d’appels importants.
Vous pouvez facilement vous référer aux conversations passées pour trouver des détails ou des actions de suivi. Cela vous permet d’offrir un service personnalisé ou de suivre les tâches.
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Conclusion
La messagerie vocale par e-mail fait entrer votre messagerie vocale dans l’ère numérique, directement dans votre boîte de réception, de sorte que vous êtes toujours à un clic de vos derniers messages.
L’utilisation de la messagerie vocale par e-mail garantit que vous restez informé, réactif et productif sans être lié à votre téléphone fixe. De cette façon, vous êtes toujours à un e-mail de répondre efficacement aux besoins de vos appelants.
La configuration est un jeu d’enfant, et les avantages sont instantanés : de la réception de vos messages dans un format que vous utilisez déjà toute la journée à la facilitation du partage d’informations avec des collègues. En choisissant la messagerie vocale par e-mail, vous optez pour un moyen plus efficace et organisé de gérer vos appels.
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