Messagerie Vocale par Email : Comment l’Envoyer & Comment Elle Fonctionne

Si vous parlez au téléphone pour gagner votre vie, il y a de fortes chances que vous ayez à gérer des appels manqués et des messages vocaux. Les messages vocaux ont tendance à s’accumuler, et il peut être difficile de tous les suivre. Devoir écouter message vocal après message vocal après une semaine chargée peut être une corvée. Heureusement, il y a un moyen plus simple. C’est ce qu’on appelle la messagerie vocale par email.

Qu’est-ce que la messagerie vocale par email ?

Les fournisseurs de service VoIP (comme CloudTalk)emploient un logiciel qui envoie automatiquement les enregistrements de messages vocaux directement vers votre boîte Email.

Cela semble assez bon, n’est-ce pas ? Cela s’améliore.

Le logiciel de messagerie vocale par email peut envoyer des transcriptions de vos messages vocaux vers votre boîte email également.

Il est révolu le temps où il fallait s’asseoir devant un enregistrement audio du préambule qui vient au début de tant de messages vocaux professionnels. Ouvrez simplement le message de messagerie vocale par e-mail, passez à la partie de vos transcriptions de message qui compte vraiment et mettez-vous au travail pour développer votre entreprise.

Comment la messagerie vocale par email fonctionne ?

La messagerie vocale par email est une fonction pratique qui peut aider les employés des services des ventes et client à rester organisés. Mais comment fonctionne-t-elle ?

C’est simple, vraiment.

Une fois que vous avez configuré la fonction de messagerie vocale par e-mail, les nouveaux messages vocaux sur votre téléphone professionnel généreront et enverront automatiquement des notifications dans votre boîte de réception.

Chaque email contiendra un lien vers un enregistrement mp3 de votre message vocal, ainsi qu’une transcription du message, la date et l’heure de sa réception et le numéro de rappel.

Les 4 Plus Grands Avantages de la Messagerie Vocale par Email

Avoir toutes ces informations importantes à portée de main fait de l’intégration de cette fonctionnalité dans le flux de travail de votre système VoIP une évidence.

Si vous n’êtes pas convaincu, cependant, nous avons réuni une liste des 4 plus grands avantages de la messagerie vocale par email.

#1 Vous aide à être et à rester organisé

Les agents des centres d’appels reçoivent des centaines d’appels chaque semaine et il peut leur être difficile de suivre même leurs messages vocaux les plus importants. La messagerie vocale par email facilite cependant les choses en générant automatiquement des notifications par email chaque fois qu’un client laisse un message vocal sur votre téléphone professionnel VoIP.

Avec un inventaire consultable de tous vos messages vocaux directement dans votre boîte de réception, vous pourrez organiser votre flux de travail. De cette manière, vous pouvez d’abord répondre à vos messages vocaux les plus urgents et continuer à gérer votre entreprise de manière fluide.

#2 Augmente l’efficacité générale

Avouons-le, parcourir heure après heure des enregistrements de messagerie vocale en attente n’est pas amusant. Pire encore, cela prend une tonne de temps précieux qui pourrait être mieux utilisé pour faire à peu près n’importe quoi d’autre.

Étant donné que la fonction de messagerie vocale par email envoie des transcriptions de tous vos messages vocaux directement dans votre boîte de réception, vous pourrez accéder aux parties les plus importantes de ces messages plus rapidement que jamais. Vous pourrez résoudre les problèmes des clients plus efficacement et rendre tout le monde heureux.

#3 Rappels avec contexte

La messagerie vocale par email vous permet de consulter facilement le contenu des messages vocaux à votre guise. Vous avez un rappel avec un client important prévu cette semaine ? Vérifiez votre boîte de réception pour les messages vocaux récents et soyez au courant de toutes les informations pertinentes avant la réunion.

#4 Créer une archive des enregistrements d’appels

Une archive des messages vocaux est un élément essentiel des dossiers de toute entreprise. Avoir ces messages à portée de main peut être utile pour diverses raisons, dont la moindre n’est pas la protection contre la responsabilité si des problèmes juridiques surgissent dans vos relations avec les clients.

Il pourrait également être utile d’avoir ces enregistrements à portée de main pour une référence future. Construire une archive de vos enregistrements d’appels est donc une entreprise valable, et c’est facile à faire avec la fonction de messagerie vocale par email.

Comment envoyer des notifications de messages vocaux vers votre boîte de réception

Configurer votre système VoIP pour que les notifications de messagerie vocale s’affichent dans votre boîte de réception est facile avec CloudTalk. En quelques clics seulement, vous pouvez faire arriver des emails générés automatiquement dans votre boîte de réception à la fin de chaque message vocal.

Avec des informations pertinentes telles que l’heure et la date auxquelles les appels ont été passés, un enregistrement de l’appel lui-même et le numéro de rappel, les agents seront en mesure de répondre rapidement aux messages vocaux urgents.

Les notifications de messagerie vocale CloudTalk peuvent également inclure une transcription de vos messages, afin que vous puissiez trouver plus facilement les informations importantes.

Gagnez en efficacité en envoyant des messages vocaux par email

Tout le monde veut se sentir productif au travail, n’est-ce pas ? Eh bien, quoi de mieux pour augmenter l’efficacité d’un centre d’appels que d’avoir un système qui enverra automatiquement des messages vocaux dans les boîtes de réception des agents.

Passer des seaux de temps à écouter d’anciens messages vocaux archivés dans l’espoir de trouver une information cruciale peut être un fardeau majeur pour le psychisme des agents – et les niveaux de productivité. Grâce à la fonctionnalité de messagerie vocale vers email, les agents pourront lire les transcriptions des messages vocaux afin de trouver plus rapidement les informations qu’ils recherchent.

Développer une archive accessible des messages vocaux via votre boîte de réception peut également avoir un effet positif sur la productivité à long terme. Si un agent doit interagir avec un client de renom, la possibilité de réécouter ou de relire les anciens messages vocaux fournira à l’agent toutes les informations de base dont il a besoin pour s’assurer que son appel à venir se déroule sans heurts.

Un dernier mot

Nous espérons que cette revue de la fonction messagerie vocale par email a été utile. Ici chez CloudTalk, nous croyons sincèrement qu’elle peut faire gagner beaucoup de temps et d’argent aux responsables et agents de centre d’appels.

La fonction vous aidera à rester organisé et rendra votre équipe plus efficace, en plus d’autres avantages. Le système VoIP de CloudTalk offre une version avancée de messagerie vocale par email qui est à la fois puissante et facile à utiliser. De plus, c’est juste l’une de nos 70 meilleures fonctions.

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