Voicemail-to-Email: Der ultimative Leitfaden für erfolgreiche Geschäftskommunikation

BTT Comms berichtet, dass 85 % der Menschen, die beim ersten Versuch kein Unternehmen erreichen, keinen weiteren Versuch unternehmen, und drei Viertel von ihnen hinterlassen keine Nachricht. Wenn Ihnen also jemand eine Voicemail hinterlässt – was bei etwa 20 % der Anrufer der Fall ist –, hat diese Person wahrscheinlich ein wichtiges Anliegen für Ihr Unternehmen.

Generell dauert es bei Menschen länger, auf eine Voicemail zu antworten als auf jede andere Form der Kommunikation. Sie können Ihre Chancen auf Verkäufe jedoch erheblich verbessern und Kundenbeziehungen stärken, indem Sie zeitnah auf Voicemails reagieren. Voicemail-to-Email unterstützt Sie bei diesem Vorhaben. 

Sehen wir uns also an, was Voicemail-to-Email für Sie tun kann und wie Sie von dieser Funktion profitieren können.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Voicemail-to-Email ist ein praktisches Tool, das Transkripte und Aufnahmen von Voicemail-Nachrichten automatisch direkt an Ihren E-Mail-Posteingang sendet.
• Die Konfiguration von Voicemail-to-Email auf Ihrem VoIP-Dienst ist eine einfache und unkomplizierte Angelegenheit, die sich in 7 Schritten erledigen lässt.
• Voicemail-to-Email bietet viele Vorteile, darunter eine gesteigerte Gesamteffizienz, verbesserte Barrierefreiheit und eine optimierte Zusammenarbeit im Team.

Was ist Voicemail-to-Email?

Voicemail-to-Email wandelt Voicemails in E-Mails um. Anstatt jede Nachricht einzeln auf Ihrem Telefon abzuhören, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung in Ihrem E-Mail-Posteingang, sobald eine Nachricht eingeht. Dies macht die Verwaltung Ihrer Voicemails einfacher und effizienter, insbesondere wenn Sie täglich ein hohes Anrufaufkommen bewältigen. 

Wie funktioniert Voicemail-to-Email?

Voicemail-to-Email ist eine beliebte Funktion bei Anbietern von Hosted VoIP und Cloud-Telefonanlagen wie CloudTalk. Sie sendet Transkripte und Aufnahmen von Voicemails direkt in Ihren E-Mail-Posteingang, wo sie einfach verwaltet und priorisiert werden können. Wenn Sie sich für einen robusten Voicemail-to-Email-Dienst als Teil Ihres VoIP-Pakets entscheiden, können Sie Ihre Kommunikation zentralisieren und Sprachnachrichten mit derselben Durchsuchbarkeit und Priorität behandeln wie eine Standard-E-Mail.

Wenn Ihnen jemand eine Voicemail hinterlässt, wandelt das Telefonsystem die Audiodatei in ein digitales Format um, in der Regel .mp3 oder .wav. Diese Datei wird dann entweder an eine E-Mail angehängt oder direkt mit der Aufnahme in Ihrem Posteingang verlinkt. Ein schneller Test mit einem DNSSEC-Record-Checker kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihre E-Mails vor Spoofing und Phishing geschützt sind.

Sie können diese Nachrichten wie jede andere E-Mail sortieren, speichern, löschen oder weiterleiten. So müssen Sie Ihren Arbeitsfluss nicht unterbrechen oder zwischen verschiedenen Apps und Geräten hin- und herwechseln, um den Überblick über Ihre Anrufe zu behalten. 

Stellen Sie es sich wie eine persönliche Assistenz vor, die Ihre Voicemails entgegennimmt, sie aufschreibt oder die Audiodatei speichert und sie dann ordentlich in Ihrer E-Mail ablegt, sodass Sie darauf zugreifen können, wenn es Ihnen passt.

So senden Sie Voicemail-Benachrichtigungen an Ihren E-Mail-Posteingang

Die Einrichtung von Voicemail-to-Email auf Ihrem VoIP-Dienst ist ein unkomplizierter Prozess. Hier erfahren Sie, wie Sie die Funktion in wenigen einfachen Schritten aktivieren und testen können. 

1. Melden Sie sich bei Ihrem VoIP-Dienst-Konto an
   Melden Sie sich zunächst in Ihrem Konto auf der Plattform Ihres VoIP-Anbieters an. Hier verwalten Sie Einstellungen für Anrufe und Voicemails.
2. Navigieren Sie zu den Voicemail-Einstellungen
   Suchen Sie im Dashboard Ihres Kontos nach dem Bereich für Voicemails. Dieser könnte als „Voicemail-Einstellungen“, „Anrufeinstellungen“ oder ähnlich benannt sein.
3. Voicemail-to-Email aktivieren
   Suchen Sie in den Voicemail-Einstellungen nach der Option zur Aktivierung von Voicemail-to-Email. Dies kann ein Schalter oder ein Kontrollkästchen sein.
4. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
   Sobald Sie die Option zur Weiterleitung von Voicemails an E-Mails gefunden haben, geben Sie Ihre bevorzugte E-Mail-Adresse in das entsprechende Feld ein. An diese Adresse werden Ihre Voicemails gesendet.
5. Format-Präferenzen auswählen
   Einige Dienste bieten die Wahl, wie Sie Ihre Voicemails erhalten möchten, beispielsweise als Audio-Anhang oder Transkription. Wählen Sie Ihre bevorzugte Option.
6. Änderungen speichern
   Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern oder zu übernehmen. Einige Plattformen haben dafür eine Schaltfläche wie „Übernehmen“ oder „Einstellungen speichern“.
7. Testen Sie die Funktion
   Machen Sie am besten einen Testanruf auf Ihre Nummer und hinterlassen Sie eine Voicemail, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist und Sie die E-Mail-Benachrichtigung erhalten.

Jeder VoIP-Dienst kann leicht abweichende Schritte oder Einstellungsoptionen haben. Daher ist es ratsam, das Hilfe-Center oder die Support-Dokumentation Ihres spezifischen Dienstes für maßgeschneiderte Anweisungen zu konsultieren. Die CloudTalk-Anleitung finden Sie in unserem Hilfebereich.

7 Vorteile beim Senden von Voicemails an Ihre E-Mail

Das Umwandeln von Sprachnachrichten in E-Mails bietet zahlreiche Vorteile und verändert die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren. 

Sehen Sie sich diese 7 Hauptvorteile von Voicemail-to-Email an:

#1 Organisiert bleiben

Callcenter-Mitarbeiter bearbeiten jede Woche Hunderte von Anrufen, und es kann schwierig sein, selbst die wichtigsten Voicemail-Nachrichten im Blick zu behalten. 

Mit einem durchsuchbaren Verzeichnis all Ihrer Voicemail-Nachrichten direkt in Ihrem Posteingang können Sie Ihren Workflow besser organisieren, auf die dringendsten Voicemails zuerst reagieren und Ihren Geschäftsbetrieb reibungslos am Laufen halten.

#2 Gesamteffizienz steigern

Seien wir ehrlich – stundenlanges Abhören von aufgestauten Voicemail-Aufnahmen macht keinen Spaß. Schlimmer noch, es raubt wertvolle Arbeitszeit, die man für fast alles andere besser nutzen könnte. 

Schnelle Reaktionszeiten sind entscheidend für die Pflege von Kundenbeziehungen, da Kunden zeitnahe Rückrufe erwarten, insbesondere im Vertrieb oder im Kundensupport. Voicemail-to-Email rationalisiert dies, da man nicht ständig das Telefon manuell überprüfen muss. So bleiben Kunden gebunden und suchen nicht nach Alternativen.

Dieser Ansatz vermeidet die Ineffizienz des Wechselns zwischen Plattformen und vereinfacht Ihren Workflow, insbesondere wenn Sie nicht ständig Ihre Cloud-Telefon-App geöffnet haben.

#3 Rückrufe mit Kontext tätigen

Ein Rückruf, ohne vorher die Voicemail eines Kunden abgehört zu haben, kann zu einem unangenehmen Gespräch führen. Wenn Kunden eine Nachricht hinterlassen, erwarten sie, dass Sie wissen, was sie Ihnen bereits mitgeteilt haben. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihres Anrufers nicht kennen, fühlt sich der Kunde möglicherweise übergangen und ist frustriert.

Mit Voicemail-to-Email können Sie den Inhalt von Voicemail-Nachrichten ganz in Ruhe überprüfen. 

Sie haben um 14:00 Uhr einen Rückruf mit einem wichtigen Kunden vereinbart? 

Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf aktuelle Voicemails und bringen Sie sich vor dem Meeting auf den neuesten Stand aller relevanten Informationen.

#4 Ein Archiv von Anrufaufzeichnungen aufbauen

Ein Archiv von Voicemail-Nachrichten kann ein strategischer Bestandteil der Aufzeichnungen eines jeden Unternehmens sein. 

Diese Nachrichten zur Hand zu haben, kann nützlich sein, um wichtige Meetings vorzubereiten, entscheidende Informationen schnell abzurufen und Schutz vor Haftungsrisiken bei rechtlichen Problemen mit Kunden zu bieten. Ebenso wichtig für die E-Mail-Kommunikation ist die Pflege Ihrer Kontaktdatenbank. Die regelmäßige Nutzung eines E-Mail-Validierungstools stellt sicher, dass Sie echte, aktive Empfänger erreichen. Dies macht Ihre Ansprache effizienter und senkt die Absprungraten.

#5 Verbesserte Barrierefreiheit

Egal wo Sie sind: Sie können Ihre Voicemails anhören oder lesen, solange Sie Zugriff auf Ihre E-Mails haben. 

Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie remote arbeiten oder viel reisen. Sie bleiben in Verbindung, ohne direkt auf Ihr Voicemail-System zugreifen zu müssen.

#6 Zusammenarbeit im Team optimieren

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team auf dem Laufenden bleibt, indem Sie bestimmte Empfänger für Voicemail-to-Email-Einstellungen festlegen. So erhalten Administratoren und wichtige Agenten Nachrichten direkt per E-Mail, egal ob sie unterwegs oder am Schreibtisch sind. Wenn Sie Voicemails an E-Mails senden, beseitigen Sie effektiv das „Telefonie-Silo“ und ermöglichen es Mitarbeitern, wichtige Kundenaufnahmen mit einem Klick an die richtige Abteilung weiterzuleiten.

#7 Schnelle Suche und Referenzierung nutzen

Sie können Ihre Voicemails in Ordnern organisieren, Labels zur schnellen Identifizierung vergeben, Suchfilter anwenden und vieles mehr. 

Bei einem hohen Anrufaufkommen fällt es oft schwer, sich an bestimmte Details aus einer Voicemail zu erinnern. Wenn die Voicemails jedoch in Text umgewandelt und an Ihre E-Mail gesendet werden, können Sie mithilfe von Schlüsselwörtern schnell nach bestimmten Informationen suchen. Um dies noch einfacher zu machen, können Sie Ihren Workflow mit einem KI-Tool zur Erstellung von E-Mail-Betreffzeilen erweitern und Ihre Voicemail-to-Email-Benachrichtigungen noch effektiver gestalten. Optimierte Betreffzeilen helfen Ihrem Team, die Wichtigkeit von Nachrichten sofort zu erkennen, verbessern die Sichtbarkeit im Posteingang und stellen sicher, dass kritische Kundendetails nicht übersehen werden – insbesondere bei der Verwaltung großer Anrufvolumina.

Sie können problemlos auf frühere Gespräche verweisen, um Details oder Folgemaßnahmen zu finden. Dies ermöglicht es Ihnen, einen personalisierten Service anzubieten oder Aufgaben zu verfolgen.

Fazit

Voicemail-to-Email bringt Ihre Voicemail ins digitale Zeitalter direkt in Ihren E-Mail-Posteingang, sodass Sie immer nur einen Klick von Ihren neuesten Nachrichten entfernt sind. 

Die Nutzung von Voicemail-to-Email stellt sicher, dass Sie informiert, reaktionsschnell und produktiv bleiben, ohne an Ihr Festnetztelefon gefesselt zu sein. Auf diese Weise sind Sie immer nur eine E-Mail davon entfernt, die Anliegen Ihrer Anrufer effektiv zu bearbeiten.

Die Einrichtung ist kinderleicht und die Vorteile zeigen sich sofort: Sie erhalten Ihre Nachrichten in einem Format, das Sie ohnehin den ganzen Tag nutzen, und können Informationen leichter mit Kollegen teilen. Mit Voicemail-to-Email entscheiden Sie sich für eine effizientere und besser organisierte Art, den Überblick über Ihre Anrufe zu behalten.