26. April 2022 Blog

Sprachnachricht zu E-Mail: Wie man sie sendet & wie sie funktioniert

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Wenn Sie als Teil Ihres Berufs am Telefon sprechen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie mit verpassten Anrufen und Sprachnachrichten zu tun haben. Sprachnachrichten häufen sich oft an und dann kann es schwer sein, einen Überblick zu behalten. Am Ende einer stressigen Woche eine Sprachnachricht nach der anderen anhören zu müssen, kann mühsam sein. Zum Glück gibt es eine einfachere Methode. Sie heißt „Sprachnachricht zu E-Mail.“

Was ist Sprachnachricht zu E-Mail?

VoIP-Dienstanbieter (wie CloudTalk) nutzen Software, die Aufzeichnungen von Sprachnachrichten automatisch an Ihren E-Mail-Posteingang senden.

Hört sich ziemlich gut an, nicht wahr? Es wird noch besser.

Die Sprachnachricht-zu-E-Mail-Software kann auch Transkripte der Sprachnachrichten an Ihren E-Mail-Posteingang senden.

Die Tage, an denen Sie Audioaufzeichnungen durchsuchen mussten, um die Präambel zu finden, die am Anfang so vieler geschäftlichen Anrufbeantworter steht, sind vorbei. Öffnen Sie einfach die Sprachnachricht-zu-E-Mail-Nachricht, springen Sie zu dem Teil Ihres Nachrichttranskripts, der wirklich wichtig ist und konzentrieren Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens.

Wie funktioniert Sprachnachricht-zu-E-Mail?

„Sprachnachricht zu E-Mail ist eine praktische Funktion, die Vertriebs- und Kundenservice-Mitarbeitern helfen kann, organisiert zu bleiben. Aber wie funktioniert es?

Es ist ganz einfach.

Sobald Sie die Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion eingerichtet haben, generieren und senden Sprachnachrichten in Ihrem Geschäftstelefon automatisch Benachrichtigungen an Ihren E-Mail-Posteingang.

Jede E-Mail enthält einen Link zu einer MP3-Aufzeichnung Ihrer Sprachnachricht, zusätzlich zu einem Transkript der Nachricht, Datum und Zeit, zu denen sie erhalten wurde und der Rückrufnummer.

Top 4 Vorteile von Sprachnachricht zu E-Mail

Alle wichtigen Informationen sofort zur Hand zu haben, macht die Entscheidung leicht, diese Funktion in den Workflow Ihres VoIP-Systems zu integrieren.

Falls Sie noch nicht überzeugt sind, haben wir eine Liste der Top 4 Vorteile für Sprachnachricht zu E-Mail erstellt.

#1 Hilft Ihnen, organisiert zu sein und zu bleiben

Callcenter-Angestellte bearbeiten jede Woche Hunderte von Anrufen und es kann schwer sein, einen Überblick der wichtigsten Sprachnachrichten zu behalten. „Sprachnachricht zu E-Mail“ macht es jedoch einfach, E-Mail-Benachrichtigungen automatisch zu generieren, wenn ein Kunde eine Sprachnachricht bei Ihrem VoIP-Geschäftstelefon hinterlässt.

Mithilfe eines suchbaren Inventars bestehend aus hunderten Sprachnachrichten direkt in Ihrem Posteingang, können Sie Ihren Workflow besser organisieren. So können Sie zuerst auf die dringendsten Sprachnachrichten antworten und Ihr Unternehmen reibungslos leiten.

#2 Erhöht die allgemeine Effizienz

Seien wir ehrlich, stundenlang durch überfällige Sprachnachrichten zu sortieren macht keinen Spaß. Was noch schlimmer ist, ist dass es wertvolle Zeit verschwendet, die Ihre Angestellten mit wichtigeren Dingen verbringen könnten.

Da die Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion Transkripte all Ihrer Sprachnachrichten direkt an Ihren Posteingang sendet, können Sie schneller als je zuvor auf die wichtigsten Teile dieser Nachrichten zugreifen. Sie können Kundenprobleme effizienter lösen und alle glücklich machen.

#3 Rückrufe mit Kontext

„Sprachnachricht zu E-Mail“ erlaubt es Ihnen, sich die Inhalte der Sprachnachrichten erneut anzuhören, wann immer Sie möchten. Haben Sie einen Rückruf mit einem wichtigen Kunden vereinbart? Überprüfen Sie Ihren Posteingang nach aktuellen Sprachnachrichten und lernen Sie alle relevanten Informationen, bevor Sie in das Meeting gehen.

#4 Bauen Sie ein Archiv aus Anrufaufzeichnungen auf

Ein Archiv der Sprachnachrichten ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer geschäftlichen Aufzeichnungen. Diese Nachrichten zur Hand zu haben kann aus mehreren Gründen hilfreich sein. Nicht nur da es als Haftungsschutz dient, sollte es zu rechtlichen Problemen mit Kunden kommen.

Es könnte auch nützlich sein, diese Aufzeichnungen für die spätere Verwendung aufzubewahren. Ein Archiv aus Anrufaufzeichnungen aufzubauen, wird sich auf alle Fälle auszahlen und es ist dank der Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion ganz einfach.

Wie Sie Sprachnachrichten-Benachrichtigungen an Ihren Posteingang senden

Richten Sie in Ihrem VoIP-System mithilfe von CloudTalk ganz einfach ein, dass Sprachnachrichten-Benachrichtigungen in Ihrem Posteingang erscheinen. In nur wenigen Klicks können Sie nach Aufnahme einer Sprachnachricht automatisch generierte E-Mails an Ihren Posteingang senden lassen.

Diese Nachrichten enthalten relevante Informationen wie Zeit und Datum, zu denen die Anrufe getätigt wurden, eine Aufzeichnung des Anrufes selbst und die Rückrufnummer. Angestellte können dadurch rasch auf dringende Sprachnachrichten reagieren.

Die Sprachnachrichten-Benachrichtigungen von CloudTalk können auch ein Transkript Ihrer Nachrichten umfassen, sodass Sie wichtige Informationen einfacher finden können.

Fördern Sie die Effizienz, indem Sie Sprachnachrichten in E-Mails verwandeln

Jeder möchte sich bei der Arbeit produktiv fühlen, nicht wahr? Es gibt keinen besseren Weg, die Effizienz in einem Callcenter zu fördern, als ein System zu haben, das Sprachnachrichten automatisch an die Posteingänge der Angestellten sendet.

Eine Menge Zeit damit zu verbringen sich alte, archivierte Sprachnachrichten anzuhören in der Hoffnung kleine wichtige Details zu finden, kann Angestellte sehr frustrieren — und das Produktivitätsniveau senken. Mit der Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion können Angestellte Transkripte der Sprachnachrichten lesen, sodass sie die benötigten Informationen schneller finden können.

Ein zugängliches Archiv aus Sprachnachrichten über Ihren E-Mail-Posteingang zusammenzustellen, kann auch eine langfristig positiv Wirkung auf die Produktivität haben. Wenn ein Angestellter einen Anruf mit einem Kunden vereinbart hat, kann es helfen, sich alle Sprachnachrichten anzuhören oder nochmals durchzulesen, um Hintergrundinformationen zu sammeln und sicherzustellen, dass der bevorstehende Anruf reibungslos abläuft.

Ein letztes Wort

Wir hoffen, dass dieser Artikel über die Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion hilfreich war. Wir von CloudTalk glauben daran, dass die Funktion Callcentermanagern und ihren Angestellten eine Menge Zeit und Geld sparen kann.

Die Funktion hilft Ihnen organisiert zu bleiben und macht Ihr Team, zusätzlich zu vielen weiteren Vorteile, auch effizienter. CloudTalk’s VoIP-System bietet eine fortgeschrittene Version von „Sprachnachricht-zu-E-Mail“ an, die kraftvoll und benutzerfreundlich ist. Es ist aber nur eine unserer 70+ Top-Funktionen.

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