By N. Mraz

| 23 jul 2024

Funktioner, Okategoriserad

Röstbrevlåda till e-post: Den ultimata guiden till framgångsrik affärskommunikation

BTT Comms rapporterar att 85% av de som inte kommer fram till ett företag vid första försöket inte kommer att försöka ringa igen, och tre fjärdedelar av dessa kommer inte att bry sig om att lämna ett meddelande. Så om någon lämnar ett röstmeddelande till er/er – det gör cirka 20 % av dem som ringer – är det troligt att de har något viktigt att diskutera med ert företag.

Det tar i allmänhet längre tid att svara på ett röstmeddelande än på någon annan form av kommunikation. Men ni/er kan avsevärt förbättra era chanser att generera försäljning och vårda relationerna med kunderna genom att snabbt svara på röstmeddelanden. Voicemail to Email hjälper er/er med detta.

Så låt oss undersöka vad Voicemail to Email kan göra för er och hur ni/er kan dra nytta av denna funktion.

Viktiga lärdomar:

Voicemail to Email är ett smidigt verktyg som automatiskt skickar utskrifter och inspelningar av röstmeddelanden direkt till din e-postinkorg.
Att konfigurera röstbrevlåda till e-post på din VoIP-tjänst är en enkel och okomplicerad uppgift som enkelt görs i 7 steg.
Röstbrevlåda till e-post ger många fördelar, bland annat ökad övergripande effektivitet, förbättrad tillgänglighet och effektiviserat teamsamarbete.

Vad är röstbrevlåda till e-post?

Voicemail to Email omvandlar röstmeddelanden till e-postmeddelanden. Istället för att lyssna på varje meddelande individuellt på telefonen får ni/er omedelbart ett meddelande i er e-postinkorg så snart ni/er får ett meddelande. Detta gör hanteringen av röstmeddelanden enklare och effektivare, särskilt om ni/er hanterar många samtal varje dag.

Hur fungerar röstbrevlåda till e-post?

Röstbrevlåda till e-post är en populär funktion bland leverantörer av värdbaserad VoIP och telefonisystem i molnet som CloudTalk. Den skickar utskrifter och inspelningar av röstmeddelanden direkt till din e-postinkorg, där de enkelt kan hanteras och prioriteras.

När någon lämnar ett röstmeddelande till er/er konverterar telefonisystemet ljudmeddelandet till en digital fil, vanligtvis i .mp3- eller .wav-format. Den här filen bifogas sedan antingen till ett e-postmeddelande eller länkas till inspelningen direkt i din inkorg.

Ni/er kan sortera, spara, radera eller vidarebefordra dessa meddelanden precis som vilken e-post som helst. Ni/er behöver alltså inte avbryta ert arbete eller växla mellan olika appar och enheter för att hålla koll på era samtal.

Tänk på det som att ha en personlig assistent som tar emot era röstmeddelanden, skriver ner dem eller sparar ljudet och sedan snyggt placerar dem i er e-post så att ni/er kan komma åt dem när det passar er.

Så här skickar du meddelanden från röstbrevlådan till din e-postinkorg

Att konfigurera röstbrevlåda till e-post på din VoIP-tjänst är en enkel process. Så här aktiverar och testar du funktionen i några enkla steg.

Logga in på ditt VoIP-tjänstkonto
Börja med att logga in på ditt konto på din VoIP-leverantörs plattform. Det är här ni/er hanterar inställningar som rör samtal och röstmeddelanden.
Navigera till inställningar för röstbrevlåda
Leta efter avsnittet för röstbrevlåda i kontrollpanelen för ditt konto. Det kan vara märkt som ”Inställningar för röstbrevlåda”, ”Samtalsinställningar” eller något liknande.
Aktivera röstbrevlåda till e-post
I inställningarna för röstbrevlåda hittar du alternativet för att aktivera röstbrevlåda till e-post. Detta kan vara en vippströmbrytare eller en kryssruta.
Ange din e-postadress
När du har hittat alternativet för att vidarebefordra röstmeddelanden till e-post anger du din önskade e-postadress i det angivna fältet. Det är dit dina röstmeddelanden kommer att skickas.
Välj Format Preferences
Vissa tjänster gör att ni/er kan välja hur ni vill ta emot era röstmeddelanden, t.ex. som ljudbilagor eller transkriptioner. Välj din preferens.
Spara dina ändringar
Se till att spara eller tillämpa dina ändringar. Vissa plattformar kan ha en ”Apply”- eller ”Save Settings”-knapp.
Testa funktionen
Överväg att ringa ett testsamtal till ert nummer och lämna ett röstmeddelande för att säkerställa att allt är korrekt konfigurerat och att ni/er får e-postmeddelandet.

Varje VoIP-tjänst kan ha lite olika steg eller inställningsalternativ, så det är en bra idé att konsultera hjälpcentret eller supportdokumentationen som tillhandahålls av din specifika tjänst för mer skräddarsydda instruktioner. Ni/er kan hitta CloudTalk-instruktionerna i vårt hjälpavsnitt.

7 fördelar med att skicka röstmeddelanden till e-post

Att konvertera röstmeddelanden till e-post ger många fördelar och förändrar hur företag kommunicerar.

Kolla in de 7 bästa fördelarna med röstbrevlåda till e-post:

#1 Bli och förbli organiserad

Agenter på callcenter tar emot hundratals samtal varje vecka, och det kan vara svårt att hålla reda på även de viktigaste röstmeddelandena.

Med en sökbar förteckning över alla era röstmeddelanden direkt i inkorgen kan ni/er organisera arbetsflödet bättre, svara på de mest brådskande röstmeddelandena först och se till att verksamheten fungerar smidigt.

#2 Öka den totala effektiviteten

Låt oss inse det – att vada genom timme efter timme av eftersläpande röstmeddelanden är inte kul. Vad värre är, det tar upp massor av värdefull tid på dygnet som kan användas bättre på att göra nästan vad som helst annat.

Snabba svarstider är avgörande för att upprätthålla kundrelationer, eftersom kunder förväntar sig att bli uppringda i tid, särskilt i roller inom försäljning eller kundtjänst. Voicemail to Email effektiviserar detta genom att eliminera behovet av att ständigt kontrollera en fysisk telefon, hålla kunderna engagerade och förhindra dem från att söka alternativ.

På så sätt undviker du ineffektiviteten i att växla mellan plattformar och förenklar ditt arbetsflöde, särskilt om du inte alltid är på din molntelefonapp.

#3 Gör återkallelser med kontext

Att ringa tillbaka utan att först lyssna av en kunds röstbrevlåda kan leda till en besvärlig konversation. När kunder lämnar ett meddelande förväntar de sig att ni/er ska veta vad de redan har sagt i sitt meddelande. Att vara omedveten om din uppringares behov kan leda till att din kund känner sig förbisedd och frustrerad.

Med Voicemail to Email kan ni/er enkelt granska innehållet i röstmeddelanden i lugn och ro.

Ska du ringa upp en viktig kund kl. 14.00?

Kontrollera din inkorg efter nya röstmeddelanden och uppdatera dig med all relevant information före mötet. Röstbrevlåda till e-post

#4 Bygga upp ett arkiv med Samtalsinspelningar

Ett arkiv med röstmeddelanden kan vara en strategisk komponent i alla företags register.

Att ha dessa meddelanden till hands kan vara användbart för att förbereda viktiga möten, snabbt hämta viktig information och ge skydd mot ansvar i händelse av juridiska problem med kunder.

#5 får förbättrad tillgänglighet

Oavsett var ni/er befinner er kan ni lyssna på eller läsa era röstmeddelanden så länge ni har tillgång till er e-post.

Detta är särskilt fördelaktigt om ni/er arbetar på distans eller reser ofta. Ni/er kommer att hålla kontakten utan att behöva komma åt röstbrevlådan direkt.

#6 Effektivisera samarbetet i teamet

Se till att ditt team håller sig informerat genom att välja specifika mottagare för inställningarna för röstbrevlåda till e-post så att administratörer och viktiga agenter får meddelanden direkt via e-post, oavsett om de är på resande fot eller vid sina skrivbord.

#7 Använda snabbsökning och referens

Ni/er kan organisera era röstmeddelanden i mappar, använda etiketter för snabb identifiering, implementera sökfilter och så vidare.

När ni/er hanterar en stor mängd samtal kan det vara svårt att komma ihåg specifika detaljer från ett röstmeddelande. Men om röstmeddelandena konverteras till text och skickas till er e-post kan ni/er snabbt söka efter specifik information med hjälp av nyckelord.

Ni/er kan enkelt hänvisa till tidigare konversationer för att hitta detaljer eller uppföljningsåtgärder. Detta gör att ni/er kan erbjuda en personlig service eller spåra uppgifter.

Upptäck 8 verktyg för kontaktcenter som du måste ha

Läs gratis

Slutsats

Voicemail to Email tar din röstbrevlåda in i den digitala tidsåldern direkt till din e-postinkorg, så att du alltid bara är ett klick bort från dina senaste meddelanden.

Genom att använda röstbrevlåda till e-post kan ni/er hålla er informerade, lyhörda och produktiva utan att vara bundna till er skrivbordstelefon. På så sätt är du alltid bara ett e-postmeddelande bort från att effektivt kunna tillgodose dina samtalares behov.

Konfigurationen är enkel och fördelarna är omedelbara: från att få era meddelanden i ett format som ni/er redan använder hela dagarna till att göra det enklare att dela information med kollegor. Genom att välja röstbrevlåda till e-post väljer du ett mer effektivt och organiserat sätt att hålla koll på dina samtal.

Vanliga frågor

Hur mycket kostar röstbrevlåda till e-post?

Kostnaden för röstbrevlåda till e-post varierar beroende på din VoIP-leverantör eller telefontjänstplan.
Vissa funktioner ingår som en kostnadsfri funktion i deras paket, medan andra kan erbjuda det som ett tillägg mot en extra kostnad.
Det är bäst att kontrollera med din leverantör för specifika prisuppgifter relaterade till den här funktionen.

Varför transkriberas inte min röstbrevlåda?

Att transkribering av röstmeddelanden inte fungerar kan bero på flera orsaker, till exempel att det inte finns någon transkriberingstjänst i ditt abonnemang, dålig ljudkvalitet som gör det svårt att transkribera röstmeddelandet eller tekniska problem med själva tjänsten.
Kontrollera din plan för att se till att transkription ingår och kontakta din leverantör för support om problemen kvarstår.

Kan jag spara ett röstmeddelande till min e-post?

Ja, det kan du!
När ett röstmeddelande har vidarebefordrats till er e-post som en ljudfil eller en transkription kan ni/er spara det precis som vilken annan e-postbilaga eller text som helst.
Det gör det enkelt att spara viktiga röstmeddelanden utan att behöva oroa dig för att telefonens röstbrevlåda ska bli full.

Hur skickar jag en kopia av röstmeddelandet till e-post?

Om du vill skicka en kopia av ditt röstmeddelande till din e-post aktiverar du funktionen röstmeddelande till e-post i telefonisystemets inställningar.
När funktionen är aktiverad skickas alla nya röstmeddelanden automatiskt till er e-postadress, så att ni/er kan lyssna på eller läsa dem direkt från er inkorg.

Hur bifogar ni/er ett röstmeddelande till ett e-postmeddelande?

Att bifoga ett röstmeddelande till ett e-postmeddelande manuellt innebär vanligtvis att ni/er sparar röstmeddelandets fil på er enhet och sedan bifogar den till ett e-postmeddelande som ni/er skulle göra med vilken annan fil som helst.
Många telefonisystem erbjuder dock automatisk vidarebefordran, vilket gör den här processen åt er/er.

Fungerar röstbrevlåda till e-post med gruppsamtal?

Röstbrevlåda till e-post kan fungera med gruppsamtal om ditt telefonisystem stöder röstbrevlåda för dessa typer av samtal.
Alla röstmeddelanden som lämnas av deltagare i ett missat gruppsamtal kan vidarebefordras till din e-post, precis som med enskilda samtal.

Finns det användningsfall som inte är ett bra val för röstbrevlåda till e-post?

Voicemail to Email kanske inte är idealiskt i scenarier som kräver ett omedelbart svar i realtid eller i miljöer där e-poståtkomst är begränsad eller övervakad av säkerhetsskäl.
Om e-post inte är en stor del av ert dagliga arbetsflöde kanske den här funktionen inte tillför så mycket värde för er/er.

Hur snabbt fungerar röstbrevlåda till e-post?

Hastigheten med vilken röstbrevlåda till e-post fungerar kan variera, men det är i allmänhet ganska snabbt.
När ett röstmeddelande har lämnats tar det bara några minuter för systemet att bearbeta och vidarebefordra det till er e-post, vilket gör att ni/er får meddelanden om missade samtal i god tid.