Hlasová pošta na e-mail: Konečný sprievodca úspešnou obchodnou komunikáciou

Spoločnosť BTT Comms uvádza, že 85 % ľudí, ktorí sa nedovolali do spoločnosti na prvý pokus, sa už nepokúsi dovolať a tri štvrtiny z nich sa neobťažujú zanechať správu. Ak vám teda niekto zanechá hlasovú správu, čo je približne 20 % volajúcich, je pravdepodobné, že chce s vašou firmou niečo dôležité prediskutovať.

Na hlasovú poštu ľudia vo všeobecnosti odpovedajú dlhšie ako na akúkoľvek inú formu komunikácie. Pohotovým reagovaním na hlasovú poštu však môžete výrazne zvýšiť svoje šance na generovanie predaja a udržiavanie vzťahov so zákazníkmi. Hlasová pošta na e-mail vám v tomto úsilí pomôže.

Poďme sa teda pozrieť na to, čo pre vás môže hlasová pošta na e-mail urobiť a ako môžete túto funkciu využiť.

Kľúčové poznatky:

• Hlasová pošta do e-mailu je šikovný nástroj, ktorý automaticky odosiela prepisy a nahrávky správ hlasovej pošty priamo do vašej e-mailovej schránky.
• Konfigurácia hlasovej pošty do e-mailu v službe VoIP je jednoduchá a priamočiara úloha, ktorú možno ľahko vykonať v 7 krokoch.
• Prenos hlasovej pošty do e-mailu ponúka mnoho výhod vrátane zvýšenia celkovej efektívnosti, lepšej dostupnosti a zjednodušenia tímovej spolupráce.

Čo je prenos hlasovej pošty na e-mail?

Hlasová pošta na e-mail transformuje hlasové správy na e-maily. Namiesto toho, aby ste každú správu počúvali osobitne v telefóne, hneď po prijatí správy dostanete upozornenie do e-mailovej schránky. Správa hlasovej pošty je tak jednoduchšia a efektívnejšia, najmä ak denne vybavujete veľké množstvo hovorov.

Ako funguje prenos hlasovej pošty do e-mailu?

Prenos hlasovej pošty do e-mailu je obľúbenou funkciou medzi poskytovateľmi hostovanej VoIP a cloudových telefónnych systémov, ako je CloudTalk. Odosiela prepisy a nahrávky hlasových správ priamo do vašej e-mailovej schránky, kde ich môžete jednoducho spravovať a určovať ich priority.

Keď vám niekto zanechá hlasovú správu, telefónny systém ju prevedie do digitálneho súboru, zvyčajne vo formáte .mp3 alebo .wav. Tento súbor je potom buď pripojený k e-mailu, alebo je prepojený s nahrávkou priamo vo vašej schránke.

Tieto správy môžete triediť, ukladať, vymazávať alebo preposielať rovnako ako iné e-maily. Nemusíte tak prerušovať svoj tok ani prepínať medzi rôznymi aplikáciami a zariadeniami, aby ste mali prehľad o svojich hovoroch.

Predstavte si to ako osobného asistenta, ktorý prijíma vaše hlasové správy, zapisuje ich alebo ukladá zvukové záznamy a potom ich prehľadne umiestňuje do e-mailu, aby ste k nim mali prístup, keď sa vám to hodí.

Ako odosielať oznámenia hlasovej pošty do e-mailovej schránky

Nastavenie hlasovej pošty na e-mail v službe VoIP je jednoduchý proces. Tu nájdete návod na aktiváciu a otestovanie funkcie v niekoľkých jednoduchých krokoch.

1. Prihlásenie do účtu služby VoIP
   Začnite prihlásením sa do svojho účtu na platforme poskytovateľa služby VoIP. Tu spravujete nastavenia týkajúce sa hovorov a hlasovej pošty.
2. Prejdite do Nastavení hlasovej pošty
   V rámci panela s informáciami o konte vyhľadajte časť hlasovej pošty. Môže byť označená ako „Nastavenia hlasovej pošty“, „Nastavenia hovorov“ alebo podobne.
3. Povolenie prenosu hlasovej pošty do e-mailu
   V nastaveniach hlasovej pošty nájdite možnosť povolenia prenosu hlasovej pošty do e-mailu. Môže to byť prepínač alebo zaškrtávacie políčko.
4. Zadajte svoju e-mailovú adresu
   Po vyhľadaní možnosti presmerovania hlasovej pošty na e-mail zadajte do určeného poľa preferovanú e-mailovú adresu. Na túto adresu sa budú odosielať vaše hlasové správy.
5. Vyberte predvoľby formátu
   Niektoré služby vám umožňujú vybrať si spôsob prijímania hlasových správ, napríklad zvukové prílohy alebo prepisy. Vyberte si svoje preferencie.
6. Uloženie zmien
   Uistite sa, že ste zmeny uložili alebo použili. Niektoré platformy môžu mať tlačidlo „Použiť“ alebo „Uložiť nastavenia“.
7. Otestovanie funkcie
   Zvážte možnosť uskutočniť skúšobný hovor na svoje číslo a zanechať hlasovú správu, aby ste sa uistili, že je všetko správne nastavené a že dostanete e-mailové upozornenie.

Každá služba VoIP môže mať trochu odlišné kroky alebo možnosti nastavení, preto je dobré nahliadnuť do centra pomoci alebo dokumentácie podpory poskytovanej konkrétnou službou, kde nájdete podrobnejšie pokyny. Pokyny pre službu CloudTalk nájdete v našej časti Pomoc.

7 výhod odosielania hlasových správ do e-mailu

Konverzia hlasových správ na e-maily prináša množstvo výhod a mení spôsob komunikácie medzi spoločnosťami.

Pozrite si týchto 7 hlavných výhod prenosu hlasovej pošty na e-mail:

#1 Získajte a udržujte si organizáciu

Agenti call centra vybavia každý týždeň stovky hovorov a môže byť ťažké sledovať aj tie najdôležitejšie správy v hlasovej pošte.

Vďaka prehľadnému súpisu všetkých hlasových správ priamo v doručenej pošte môžete lepšie organizovať svoj pracovný postup, reagovať na najnaliehavejšie hlasové správy ako prví a udržiavať hladký chod firmy.

#2 Zvýšenie celkovej efektívnosti

Priznajme si, že prechádzať hodinu po hodine nevybavenými nahrávkami hlasovej pošty nie je žiadna zábava. A čo je horšie, zaberá to kopec drahocenného času, ktorý by sa dal lepšie využiť na čokoľvek iné.

Rýchla odozva je kľúčová pre udržanie vzťahov s klientmi, pretože klienti očakávajú včasné spätné volania, najmä v prípade predaja alebo zákazníckej podpory. Prenos hlasovej pošty na e-mail to zefektívňuje tým, že eliminuje potrebu neustále kontrolovať fyzický telefón, udržiava klientov v kontakte a zabraňuje im v hľadaní alternatív.

Týmto prístupom sa vyhnete neefektívnemu prepínaniu medzi platformami a zjednodušíte si pracovný postup, najmä ak nie ste stále v cloudovej aplikácii telefónu.

#3 Vytvárajte spätné volania s kontextom

Spätné volanie bez predchádzajúceho vypočutia hlasovej schránky klienta môže viesť k nepríjemnej konverzácii. Keď zákazníci zanechajú správu, očakávajú, že budete vedieť, čo vám už povedali vo svojej správe. Nevedomosť o potrebách volajúceho môže u klienta vyvolať pocit prehliadania a frustrácie.

Funkcia hlasovej pošty do e-mailu vám umožňuje jednoducho prezerať obsah správ hlasovej pošty vo voľnom čase.

Máte na 14:00 naplánovaný spätný hovor s dôležitým klientom?

Skontrolujte si, či vám neprišla žiadna hlasová pošta, a pred stretnutím sa oboznámte so všetkými dôležitými informáciami. Hlasová pošta na e-mail

#4 Vytvorte si archív záznamov hovorov

Archív hlasových správ môže byť strategickou súčasťou záznamov každej firmy.

Mať tieto správy po ruke môže byť užitočné pri príprave dôležitých stretnutí, rýchlom vyhľadávaní dôležitých informácií a poskytovaní ochrany pred zodpovednosťou v prípade právnych problémov s klientmi.

#5 Získajte vylepšenú dostupnosť

Bez ohľadu na to, kde sa nachádzate, môžete počúvať alebo čítať hlasovú poštu, ak máte prístup k e-mailu.

To je výhodné najmä vtedy, ak pracujete na diaľku alebo často cestujete. Zostanete v spojení bez toho, aby ste museli priamo pristupovať k systému hlasovej pošty.

#6 Zefektívnenie tímovej spolupráce

Uistite sa, že váš tím zostane v obraze, výberom konkrétnych príjemcov pre nastavenia hlasovej pošty do e-mailu, aby administrátori a kľúčoví agenti dostávali správy priamo prostredníctvom e-mailu, či už sú na cestách, alebo na svojich pracoviskách.

#7 Využívajte rýchle vyhľadávanie a referencie

Hlasové správy môžete usporiadať do priečinkov, použiť štítky na rýchlu identifikáciu, zaviesť filtre na vyhľadávanie atď.

Keď vybavujete veľké množstvo hovorov, môže byť náročné zapamätať si konkrétne údaje z hlasovej schránky. Ak sú však hlasové správy prevedené na text a odoslané do e-mailu, môžete rýchlo vyhľadať konkrétne informácie pomocou kľúčových slov.

Môžete sa ľahko vrátiť k minulým konverzáciám a nájsť podrobnosti alebo následné kroky. To vám umožní ponúkať personalizované služby alebo sledovať úlohy.

Objavte 8 nevyhnutných nástrojov kontaktného centra

Čítajte zadarmo

Záver

Hlasová pošta do e-mailu prenáša hlasovú poštu do digitálneho veku priamo do vašej e-mailovej schránky, takže k najnovším správam budete mať vždy len jedno kliknutie.

Používanie hlasovej pošty na e-mail vám zaručí, že budete informovaní, budete reagovať a budete produktívni bez toho, aby ste boli pripútaní k telefónu na pracovnom stole. Takto ste vždy len jeden e-mail od efektívneho riešenia potrieb volajúcich.

Nastavenie je jednoduché a výhody sú okamžité: od získavania správ vo formáte, ktorý už používate celý deň, až po jednoduchšie zdieľanie informácií s kolegami. Výberom služby Voicemail to Email sa rozhodnete pre efektívnejší a organizovanejší spôsob, ako mať prehľad o svojich hovoroch.