Mensagem de voz para e-mail: como enviar e como funciona

Se você ganha a vida falando no telefone, é provável que tenha que lidar com chamadas perdidas e mensagens de voz. As mensagens de voz tendem a se acumular e pode ser complicado acompanhar todas elas. Ter que repassar por cada mensagem de voz no final de uma semana agitada pode parecer uma tarefa realmente exaustiva. Felizmente, existe uma maneira mais fácil. Chama-se mensagem de voz para e-mail.

O que é a mensagem de voz para e-mail?

Os provedores de serviços VoIP (comoo CloudTalk) empregam softwares que enviam automaticamente gravações de mensagens de voz diretamente para sua caixa de entrada de e-mail.

Parece muito bom, certo? Fica ainda melhor.

O software de mensagem de voz para e-mail também pode enviar transcrições de suas mensagens de voz para sua caixa de entrada de e-mail.

A necessidade de precisar sentar para ficar escutando a uma gravação de áudio do preâmbulo que vem no início de tantas mensagens de voz de negócios acabou. Basta abrir a mensagem de voz no e-mail, pular para a parte de suas transcrições de mensagens que realmente importa e começar a trabalhar para expandir seus negócios.

Como funciona a mensagem de voz para e-mail?

A mensagem de voz para e-mail é um recurso conveniente que pode ajudar os funcionários de vendas e atendimento ao cliente a se manterem organizados. Mas como isso funciona?

É simples, na verdade.

Depois de configurar o recurso de mensagem de voz para e-mail, novas mensagens de voz no seu telefone comercial gerarão e enviarão notificações automaticamente para sua caixa de entrada de e-mail.

Cada e-mail incluirá um link para uma gravação em mp3 de sua mensagem de voz, além de uma transcrição da mensagem, a data e a hora em que foi recebida e o número de retorno.

Os 4 principais benefícios da mensagem de voz para e-mail

Ter todas essas informações importantes na ponta dos dedos faz com que a incorporação desse recurso no fluxo de trabalho do seu sistema VoIP pareça muito simples.

No entanto, caso você não esteja convencido, compilamos uma lista dos 4 principais benefícios da mensagem de voz para e-mail.

1 – Ajuda você a se organizar e se manter organizado

Os atendentes do call center atendem centenas de chamadas toda semana e pode ser difícil para eles acompanhar até mesmo as mensagens de voz mais importantes. A mensagem de voz para e-mail torna isso mais fácil, gerando automaticamente notificações por e-mail sempre que um cliente deixa um mensagem de voz em seu telefone comercial VoIP.

Com um inventário pesquisável de todas as suas mensagens de voz diretamente na sua caixa de entrada, você poderá organizar seu fluxo de trabalho. Dessa forma, você pode responder primeiro às suas mensagens de voz mais urgentes e manter seus negócios funcionando sem problemas.

2 – Aumenta a eficiência geral

Vamos ser sinceros, percorrer horas e horas de gravações de mensagem de voz atrasadas não é divertido. O que é pior, ocupa uma tonelada de tempo valioso que poderia ser melhor usado fazendo praticamente qualquer outra coisa.

Como o recurso de mensagem de voz para e-mail envia transcrições de todas as suas mensagens de voz diretamente para sua caixa de entrada, você poderá acessar as partes mais importantes dessas mensagens com mais rapidez do que nunca. Você poderá resolver os problemas dos clientes com mais eficiência e manter todos satisfeitos.

3 – Retornos de chamada com contexto

Mensagem de voz para e-mail permite que você revise facilmente o conteúdo das mensagens de voz quando quiser. Tem um retorno de chamada com um cliente importante agendado para esta semana? Verifique sua caixa de entrada para quaisquer mensagens de voz recentes e fique por dentro de todas as informações relevantes antes da reunião.

4 – Crie um arquivo de registros de chamadas

Um arquivo com as mensagens de voz é um componente crítico dos registros de qualquer empresa. Ter essas mensagens à mão pode ser útil por vários motivos, entre os quais a proteção contra responsabilidade caso surjam problemas legais em suas negociações com os clientes.

Também pode ser útil ter essas gravações à mão para referência futura. Construir um arquivo dos seus registros de chamadas é, portanto, um esforço que vale a pena e é fácil de fazer com o recurso de mensagem de voz para e-mail.

Como enviar notificações de mensagem de voz para sua caixa de entrada

Configurar seu sistema VoIP para que as notificações de mensagem de voz apareçam na sua caixa de entrada é fácil com o CloudTalk. Com apenas alguns cliques, você pode receber e-mails gerados automaticamente na sua caixa de entrada na conclusão de cada mensagem de voz.

Com informações relevantes como a hora e a data em que as chamadas foram realizadas, uma gravação da própria chamada e o número de retorno da chamada, os atendentes poderão responder prontamente a mensagens de voz urgentes.

As notificações de mensagem de voz do CloudTalk também podem incluir uma transcrição das suas mensagens, para que você possa encontrar informações importantes com mais facilidade.

Aumente a eficiência enviando mensagens de voz para e-mail

Todo mundo quer se sentir produtivo no trabalho, certo? Qual é a melhor maneira de aumentar a eficiência em um call center do que ter um sistema que enviará automaticamente mensagens de voz para as caixas de entrada dos atendentes?

Gastar muito tempo ouvindo mensagens de voz antigas e arquivadas na esperança de encontrar alguma informação crucial pode ser muito cansativo para os atendentes – além de reduzir o nível de produtividade. Com o recurso de mensagem de voz para e-mail, os atendentes poderão ler transcrições das mensagens de voz para que possam encontrar mais rapidamente as informações que estão procurando.

Desenvolver um arquivo acessível de mensagem de voz por meio da sua caixa de entrada de e-mail também pode ter um efeito positivo na produtividade a longo prazo. Se um atendente tiver que interagir com um cliente influente, poder ouvir ou reler mensagens antigas de mensagem de voz fornecerá ao atendente todas as informações básicas necessárias para garantir que sua próxima chamada ocorra sem problemas.

Para finalizar

Esperamos que esta análise do recurso de mensagem de voz para e-mail tenha sido útil. Aqui no CloudTalk acreditamos sinceramente que ela pode economizar muito tempo e dinheiro aos gerentes de call center e seus atendentes.

O recurso ajudará você a se organizar e tornar sua equipe mais eficiente, além de outros benefícios. O sistema VoIP do CloudTalk oferece uma versão avançada de mensagem de voz para e-mail que é poderosa e fácil de usar. Além disso, é apenas um dos nossos mais de 70 recursos de primeira linha.

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