E-postaya Sesli Mesaj: Başarılı İş İletişimi için Eksiksiz Rehber

BTT Comms, bir şirkete ilk denemelerinde ulaşamayan kişilerin %85’inin tekrar aramayacağını ve bunların dörtte üçünün mesaj bırakma zahmetine girmeyeceğini bildirmektedir. Dolayısıyla, biri size bir sesli mesaj bırakırsa – arayanların yaklaşık %20’si – işinizle tartışmak istediği önemli bir şey olması muhtemeldir.

İnsanlar genellikle diğer iletişim biçimlerine göre bir sesli mesaja daha uzun sürede yanıt verirler. Ancak sesli mesajlara hızlı yanıt vererek satış yapma şansınızı ve müşteri ilişkilerini geliştirme olasılığınızı önemli ölçüde artırabilirsiniz. E-postaya Sesli Mesaj özelliği bu çabanızda size yardımcı olur. 

Peki, E-postaya Sesli Mesaj özelliğinin sizin için neler yapabileceğini ve bu özellikten nasıl faydalanabileceğinizi inceleyelim.

Temel çıkarımlar:

• E-postaya Sesli Mesaj, sesli mesajların dökümlerini ve kayıtlarını doğrudan e-posta gelen kutunuza otomatik olarak gönderen kullanışlı bir araçtır.
• VoIP hizmetinizde E-postaya Sesli Mesaj özelliğini yapılandırmak, 7 adımda kolayca yapılabilen basit ve anlaşılır bir iştir.
• E-postaya Sesli Mesaj, artırılmış genel verimlilik, gelişmiş erişilebilirlik ve kolaylaştırılmış ekip iş birliği dahil olmak üzere birçok fayda sunar.

E-postaya Sesli Mesaj Nedir?

E-postaya Sesli Mesaj, sesli mesajları e-postalara dönüştürür. Her mesajı telefonunuzda tek tek dinlemek yerine, bir mesaj aldığınızda e-posta gelen kutunuza anında bir bildirim alırsınız. Bu, özellikle günlük olarak yüksek hacimli çağrı trafiğiyle karşılaşıyorsanız, sesli mesajlarınızı daha kolay ve verimli bir şekilde yönetmenizi sağlar. 

E-postaya Sesli Mesaj Nasıl Çalışır?

E-postaya Sesli Mesaj, CloudTalk gibi barındırılan VoIP ve bulut telefon sistemi sağlayıcıları arasında popüler bir özelliktir. Sesli mesajların dökümlerini ve kayıtlarını doğrudan e-posta gelen kutunuza gönderir, burada kolayca yönetilebilir ve önceliklendirilebilirler. VoIP paketinizin bir parçası olarak sağlam bir e-postaya sesli mesaj hizmeti seçmek, iletişimlerinizi merkezileştirmenize olanak tanır ve sesli mesajları standart bir e-posta ile aynı aranabilirlik ve öncelik ile işlemenizi sağlar.

Biri size sesli mesaj bıraktığında, telefon sistemi sesli mesajı genellikle .mp3 veya .wav formatında dijital bir dosyaya dönüştürür. Bu dosya daha sonra bir e-postaya eklenir veya kayda doğrudan gelen kutunuzda bağlantı verilir. Hızlı bir DNSSEC kayıt denetleyicisi çalıştırmak, e-postalarınızın kimlik sahtekarlığına ve oltalama saldırılarına karşı korunduğunu doğrulamanıza yardımcı olabilir.

Bu mesajları herhangi bir e-posta gibi sıralayabilir, kaydedebilir, silebilir veya iletebilirsiniz. Böylece iş akışınızı bozmanıza veya çağrılarınızı takip etmek için farklı uygulamalar ve cihazlar arasında geçiş yapmanıza gerek kalmaz. 

Bunu, sesli mesajlarınızı alan, yazıya döken veya sesi kaydeden ve ardından size uygun olduğunda erişebilmeniz için e-postanıza düzenli bir şekilde yerleştiren kişisel bir asistanınızın olması gibi düşünebilirsiniz.

Sesli Mesaj Bildirimleri E-posta Gelen Kutunuza Nasıl Gönderilir?

VoIP hizmetinizde E-postaya Sesli Mesaj özelliğini kurmak basit bir işlemdir. İşte özelliği birkaç basit adımda nasıl etkinleştireceğiniz ve test edeceğiniz: 

1. VoIP Hizmet Hesabınıza Giriş Yapın
   VoIP sağlayıcınızın platformundaki hesabınıza giriş yaparak başlayın. Burası, çağrılar ve sesli mesajlarla ilgili ayarları yönettiğiniz yerdir.
2. Sesli Mesaj Ayarlarına Gidin
   Hesap kontrol panelinizde sesli mesaj bölümünü arayın. Bu bölüm “Sesli Mesaj Ayarları”, “Çağrı Ayarları” veya benzeri bir şekilde etiketlenmiş olabilir.
3. E-postaya Sesli Mesajı Etkinleştirin
   Sesli mesaj ayarları içinde, e-postaya sesli mesajı etkinleştirme seçeneğini bulun. Bu bir açma/kapama düğmesi veya bir onay kutusu olabilir.
4. E-posta Adresinizi Girin
   Sesli mesajları e-postaya yönlendirme seçeneğini bulduktan sonra, tercih ettiğiniz e-posta adresini belirtilen alana girin. Sesli mesajlarınız buraya gönderilecektir.
5. Biçim Tercihlerini Seçin
   Bazı hizmetler, sesli mesajlarınızı sesli ekler veya dökümler gibi nasıl alacağınızı seçmenize olanak tanır. Tercihinizi seçin.
6. Değişikliklerinizi Kaydedin
   Değişikliklerinizi kaydettiğinizden veya uyguladığınızdan emin olun. Bazı platformlarda “Uygula” veya “Ayarları Kaydet” düğmesi olabilir.
7. Özelliği Test Edin
   Her şeyin doğru ayarlandığından ve e-posta bildirimini aldığınızdan emin olmak için numaranızı arayarak bir test çağrısı yapmayı ve bir sesli mesaj bırakmayı düşünün.

Her VoIP hizmeti biraz farklı adımlara veya ayar seçeneklerine sahip olabilir, bu nedenle daha özel talimatlar için kendi hizmetinizin sağladığı yardım merkezine veya destek belgelerine başvurmanız iyi bir fikirdir. CloudTalk talimatlarını yardım bölümümüzde bulabilirsiniz.

Sesli Mesajları E-postaya Göndermenin 7 Faydası

Sesli mesajları e-postaya dönüştürmek, birçok avantaj sunar ve şirketlerin iletişim kurma şeklini değiştirir. 

E-postaya Sesli Mesaj özelliğinin en iyi 7 faydasına göz atın:

#1 Düzenli Olun ve Kalın

Çağrı merkezi çalışanları her hafta yüzlerce çağrı alır ve en önemli sesli mesajlarını bile takip etmek zor olabilir. 

Tüm sesli mesajlarınızın gelen kutunuzda aranabilir bir envanteriyle, iş akışınızı daha iyi organize edebilir, en acil sesli mesajlarınıza öncelik vererek yanıt verebilir ve işinizi sorunsuz bir şekilde yürütmeye devam edebilirsiniz.

#2 Genel Verimliliği Artırın

Kabul edelim – saatler süren birikmiş sesli mesaj kayıtlarını dinlemek hiç de eğlenceli değil. Daha da kötüsü, başka herhangi bir şey yaparak daha iyi değerlendirilebilecek tonlarca değerli mesai süresini tüketir. 

Müşteri ilişkilerini sürdürmek için hızlı yanıt süreleri çok önemlidir, zira müşteriler özellikle satış veya müşteri destek rollerinde zamanında geri arama beklerler. E-postaya Sesli Mesaj, fiziksel bir telefonu sürekli kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırarak, müşterileri meşgul tutarak ve alternatif arayışına girmelerini engelleyerek bu süreci kolaylaştırır.

Bu yaklaşım, platformlar arasında geçiş yapmanın verimsizliğini önler ve özellikle bulut telefon uygulamanızda her zaman bulunmuyorsanız iş akışınızı basitleştirir.

#3 Bağlamla Geri Arama Yapın

Bir müşterinin sesli mesajını dinlemeden geri aramak, garip bir konuşmaya yol açabilir. Müşteriler mesaj bıraktıklarında, mesajlarında size zaten ne söylediklerini bilmenizi beklerler. Arayanınızın ihtiyaçlarından habersiz olmak, müşterinizin göz ardı edilmiş ve hayal kırıklığına uğramış hissetmesine neden olabilir.

E-postaya Sesli Mesaj, sesli mesajların içeriğini istediğiniz zaman kolayca gözden geçirmenizi sağlar. 

Önemli bir müşteriyle saat 14.00’e bir geri arama mı planladınız? 

Gelen kutunuzu yeni sesli mesajlar için kontrol edin ve toplantıdan önce ilgili tüm bilgiler hakkında güncel bilgi edinin. E-postaya Sesli Mesaj

#4 Çağrı Kayıtları Arşivi Oluşturun 

Bir sesli mesaj arşivi, her işletmenin kayıtlarının stratejik bir bileşeni olabilir. 

Bu mesajları elinizin altında bulundurmak, önemli toplantılara hazırlanmak, kritik bilgileri hızlıca almak ve müşterilerle yaşanabilecek yasal sorunlarda sorumluluktan korunmak için faydalı olabilir. Benzer şekilde, iletişim veritabanınızı iyi durumda tutmak e-posta iletişimi için de aynı derecede önemlidir. Düzenli olarak bir e-posta listesi doğrulama aracı kullanmak, gerçek, aktif alıcılara ulaştığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilir – böylece erişiminizi daha verimli hale getirir ve geri dönme oranlarını düşürür.

#5 Gelişmiş Erişilebilirlik Elde Edin

Nerede olursanız olun, e-postanıza erişiminiz olduğu sürece sesli mesajlarınızı dinleyebilir veya okuyabilirsiniz. 

Bu, özellikle uzaktan çalışıyorsanız veya sık sık seyahat ediyorsanız faydalıdır. Sesli mesaj sisteminize doğrudan erişmeye gerek kalmadan bağlantıda kalırsınız.

#6 Ekip İş Birliğini Kolaylaştırın

Yönetici ve kilit temsilcilerin, hareket halindeyken veya masalarında olsalar bile mesajları doğrudan e-posta yoluyla alabilmeleri için E-postaya Sesli Mesaj ayarları için belirli alıcıları seçerek ekibinizin bilgi sahibi olduğundan emin olun. Sesli mesajı e-postaya gönderdiğinizde, ‘telefon silo’sunu etkin bir şekilde ortadan kaldırır, böylece temsilciler kritik müşteri seslerini tek bir tıklamayla doğru departmana iletebilirler.

#7 Hızlı Arama ve Referanstan Yararlanın

Sesli mesajlarınızı klasörlere ayırabilir, hızlı tanımlama için etiketler uygulayabilir, arama filtreleri uygulayabilir ve benzeri işlemleri yapabilirsiniz. 

Yüksek hacimli çağrılarla uğraşırken, bir sesli mesajdaki belirli ayrıntıları hatırlamak zorlayıcı olabilir. Ancak sesli mesajlar metne dönüştürülüp e-postanıza gönderilirse, anahtar kelimeleri kullanarak belirli bilgileri hızlıca arayabilirsiniz. Bunu daha da kolaylaştırmak için, iş akışınızı e-posta konu satırı oluşturmak için bir yapay zeka aracıyla geliştirebilir, böylece e-postaya sesli mesaj bildirimlerinizi daha da etkili hale getirebilirsiniz. Optimize edilmiş konu satırları, ekibinizin mesaj önemini anında tanımasına, gelen kutusu görünürlüğünü artırmasına ve kritik müşteri ayrıntılarının gözden kaçırılmamasını sağlamasına yardımcı olur—özellikle büyük çağrı hacimlerini yönetirken.

Ayrıntıları veya takip eylemlerini bulmak için geçmiş konuşmalara kolayca başvurabilirsiniz. Bu, kişiselleştirilmiş bir hizmet sunmanıza veya görevleri izlemenize olanak tanır.

Olmazsa Olmaz 8 İletişim Merkezi Aracını Keşfedin

Ücretsiz okuyun

Sonuç

E-postaya Sesli Mesaj, sesli mesajlarınızı dijital çağa, doğrudan e-posta gelen kutunuza taşır, böylece en son mesajlarınızdan her zaman sadece bir tık uzakta olursunuz. 

E-postaya Sesli Mesaj kullanmak, masanızdaki telefona bağlı kalmadan bilgili, duyarlı ve üretken kalmanızı sağlar. Bu sayede, arayanlarınızın ihtiyaçlarını etkili bir şekilde karşılamaktan her zaman sadece bir e-posta uzakta olursunuz.

Kurulumu çok kolaydır ve faydaları anında görülür: mesajlarınızı gün boyu kullandığınız bir formatta almaktan, meslektaşlarınızla bilgi paylaşımını kolaylaştırmaya kadar. E-postaya Sesli Mesajı seçerek, çağrılarınızı takip etmek için daha verimli ve organize bir yol tercih ediyorsunuz.