E-postaya sesli mesaj: Başarılı iş iletişimi için kapsamlı rehber

BTT Comms verilerine göre, ilk denemede bir şirkete ulaşamayan kişilerin %85’i tekrar aramayı denemiyor ve bunların dörtte üçü mesaj bırakma zahmetine bile katlanmıyor. Dolayısıyla, birisi size sesli mesaj bırakırsa – ki bu arayanların yaklaşık %20’sine denk gelir, muhtemelen işletmenizle görüşmek istedikleri önemli bir konu vardır.

İnsanlar genellikle diğer iletişim yöntemlerine kıyasla bir sesli mesaja daha geç yanıt verir. Ancak sesli mesajlara hızlı bir şekilde geri dönüş yaparak satış yapma şansınızı önemli ölçüde artırabilir ve müşteri ilişkilerini güçlendirebilirsiniz. E-postaya sesli mesaj (voicemail to email) özelliği, bu çabanızda size yardımcı olur. 

Gelin, e-postaya sesli mesaj özelliğinin sizin için neler yapabileceğine ve bu özellikten nasıl yararlanabileceğinize birlikte bakalım.

Önemli çıkarımlar:

• E-postaya sesli mesaj, sesli mesaj kayıtlarını ve yazılı dökümlerini otomatik olarak doğrudan e-posta gelen kutunuza gönderen kullanışlı bir araçtır.
• VoIP servisinizde e-postaya sesli mesaj özelliğini yapılandırmak, 7 adımda kolayca tamamlanabilen basit ve zahmetsiz bir işlemdir.
• E-postaya sesli mesaj, genel verimliliği artırma, gelişmiş erişilebilirlik ve kolaylaştırılmış ekip iş birliği dahil olmak üzere birçok avantaj sunar.

E-postaya sesli mesaj nedir?

E-postaya sesli mesaj özelliği, sesli mesajları e-postaya dönüştürür. Her bir mesajı telefonunuzdan tek tek dinlemek yerine, yeni bir mesaj aldığınız anda e-posta gelen kutunuza anında bir bildirim düşer. Bu, özellikle her gün yüksek hacimli aramalarla ilgileniyorsanız sesli mesajlarınızı yönetmeyi daha kolay ve verimli hale getirir. 

E-postaya sesli mesaj nasıl çalışır?

E-postaya sesli mesaj, CloudTalk gibi bulut tabanlı VoIP ve bulut telefon sistemi sağlayıcıları arasında oldukça popüler bir özelliktir. Sesli mesajların dökümlerini ve kayıtlarını doğrudan e-posta gelen kutunuza göndererek kolayca yönetilmelerini ve önceliklendirilmelerini sağlar. VoIP paketinizin bir parçası olarak güçlü bir e-postaya sesli mesaj hizmeti seçmek, iletişiminizi merkezileştirmenize olanak tanır ve sesli mesajlara standart bir e-posta ile aynı aranabilirlik ve öncelik düzeyinde yaklaşmanızı sağlar.

Biri size sesli mesaj bıraktığında, telefon sistemi sesli mesajı genellikle .mp3 veya .wav formatında dijital bir dosyaya dönüştürür. Bu dosya daha sonra bir e-postaya eklenir veya doğrudan gelen kutunuzdaki kayda bağlanır. Hızlı bir DNSSEC kaydı kontrolü çalıştırmak, e-postalarınızın sahtecilik ve kimlik avına karşı korunduğundan emin olmanıza yardımcı olabilir.

Bu mesajları tıpkı normal bir e-posta gibi sıralayabilir, kaydedebilir, silebilir veya yönlendirebilirsiniz. Böylece iş akışınızı kesintiye uğratmak veya aramalarınızı takip etmek için farklı uygulamalar ve cihazlar arasında geçiş yapmak zorunda kalmazsınız. 

Bunu, sesli mesajlarınızı alan, bunları yazıya döken veya ses kaydını kaydeden ve ardından uygun olduğunuzda erişebilmeniz için e-postanıza düzgün bir şekilde yerleştiren kişisel bir asistanınız olması gibi düşünebilirsiniz.

Sesli mesaj bildirimleri e-posta gelen kutunuza nasıl gönderilir?

VoIP servisinizde e-postaya sesli mesaj özelliğini kurmak oldukça basit bir işlemdir. Bu özelliği birkaç adımda nasıl etkinleştireceğiniz ve test edeceğiniz aşağıda açıklanmıştır. 

1. VoIP servis hesabınıza giriş yapın
   VoIP sağlayıcınızın platformundaki hesabınıza giriş yaparak başlayın. Burası, aramalar ve sesli mesajlarla ilgili ayarları yönettiğiniz yerdir.
2. Sesli mesaj ayarlarına gidin
   Hesap kontrol panelinizde sesli mesaj bölümünü bulun. Bu bölüm „Sesli Mesaj Ayarları“, „Arama Ayarları“ veya benzeri bir şekilde adlandırılmış olabilir.
3. E-postaya sesli mesaj özelliğini etkinleştirin
   Sesli mesaj ayarlarında, sesli mesajı e-postaya yönlendirme seçeneğini bulun. Bu, bir geçiş anahtarı veya bir onay kutusu olabilir.
4. E-posta adresinizi girin
   Sesli mesajları e-postaya yönlendirme seçeneğini bulduktan sonra, ilgili alana tercih ettiğiniz e-posta adresini girin. Sesli mesajlarınız bu adrese gönderilecektir.
5. Format tercihlerini seçin
   Bazı servisler sesli mesajları nasıl alacağınızı seçmenize olanak tanır (örneğin ses ekleri veya yazılı dökümler). Tercihinizi belirleyin.
6. Değişikliklerinizi kaydedin
   Değişikliklerinizi kaydettiğinizden veya uyguladığınızdan emin olun. Bazı platformlarda „Uygula“ veya „Ayarları Kaydet“ butonu bulunabilir.
7. Özelliği test edin
   Her şeyin doğru şekilde kurulduğundan ve e-posta bildirimini aldığınızdan emin olmak için kendi numaranızı arayıp bir sesli mesaj bırakmayı deneyin.

Her VoIP servisinin adımları veya ayar seçenekleri biraz farklı olabilir, bu nedenle daha özel talimatlar için kullandığınız servisin yardım merkezine veya destek belgelerine başvurmanız faydalı olacaktır. Yardım bölümümüzde CloudTalk talimatlarını bulabilirsiniz.

Sesli mesajları e-postaya göndermenin 7 avantajı

Sesli mesajları e-postaya dönüştürmek, şirketlerin iletişim kurma şeklini değiştiren pek çok avantaj sunar. 

E-postaya sesli mesaj özelliğinin öne çıkan 7 avantajına göz atın:

#1 Organize olun ve düzeni koruyun

Çağrı merkezi temsilcileri her hafta yüzlerce aramayı yanıtlar ve en önemli sesli mesajlarını bile takip etmek zor olabilir. 

Tüm sesli mesajlarınızın aranabilir bir listesi doğrudan gelen kutunuzda olduğunda, iş akışınızı daha iyi organize edebilir, önce en acil sesli mesajları yanıtlayabilir ve işinizi aksamadan yürütebilirsiniz.

#2 Genel verimliliği artırın

Kabul edelim ki, birikmiş sesli mesaj kayıtlarını saatlerce dinlemek pek de eğlenceli değildir. Daha da kötüsü, başka işler için harcanabilecek değerli çalışma saatlerini boşa harcamaktır. 

Müşteriler, özellikle satış veya müşteri desteği gibi rollerde zamanında geri dönüş beklediğinden, hızlı yanıt süreleri müşteri ilişkilerini sürdürmek için kritik önem taşır. E-postaya sesli mesaj özelliği, fiziksel bir telefonu sürekli kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırarak bu süreci kolaylaştırır, müşterilerin ilgisini canlı tutar ve alternatiflere yönelmelerini engeller.

Bu yaklaşım, platformlar arasında geçiş yapmanın getirdiği verimsizliği önler ve özellikle her zaman bulut telefon uygulamanızda aktif değilseniz iş akışınızı basitleştirir.

#3 Duruma hakim olarak geri dönüş yapın

Bir müşterinin sesli mesajını önceden dinlemeden geri aramak, can sıkıcı bir konuşmaya yol açabilir. Müşteriler mesaj bıraktıklarında, mesajlarında size belirttikleri konulardan haberdar olmanızı beklerler. Arayanın ihtiyaçlarından habersiz olmak, müşterinizin kendisini önemsiz hissetmesine ve hayal kırıklığına uğramasına neden olabilir.

E-postaya sesli mesaj özelliği, sesli mesajların içeriğini dilediğiniz zaman kolayca gözden geçirmenizi sağlar. 

Önemli bir müşteriyle saat 14:00’te yapılması planlanan bir geri dönüş görüşmeniz mi var? 

Toplantıdan önce gelen kutunuzda yakın tarihli sesli mesaj olup olmadığını kontrol edin ve tüm ilgili bilgilere hakim olun.

#4 Arama kayıtlarından oluşan bir arşiv oluşturun

Sesli mesajlardan oluşan bir arşiv, her işletmenin kayıtlarının stratejik bir parçası olabilir. 

Bu mesajların elinizin altında bulunması, önemli toplantılara hazırlanmak, kritik bilgileri hızlıca geri getirmek ve müşterilerle yaşanabilecek yasal sorunlarda sorumluluktan korunmak için yararlı olabilir. Benzer şekilde, kişi veritabanınızı iyi durumda tutmak da e-posta iletişimi için bir o kadar önemlidir. Düzenli olarak bir e-posta listesi doğrulama aracı kullanmak, gerçek ve aktif alıcılara ulaştığınızdan emin olmanıza yardımcı olur, böylece erişim verimliliğinizi artırır ve hemen çıkma oranlarını düşürür.

#5 Gelişmiş erişilebilirlik elde edin

Nerede olursanız olun, e-postanıza erişiminiz olduğu sürece sesli mesajlarınızı dinleyebilir veya okuyabilirsiniz. 

Bu, özellikle uzaktan çalışıyorsanız veya sık seyahat ediyorsanız son derece yararlıdır. Sesli mesaj sisteminize doğrudan erişmeye gerek kalmadan iletişimde kalırsınız.

#6 Ekip iş birliğini kolaylaştırın

E-postaya sesli mesaj ayarlarında belirli alıcıları seçerek yöneticilerin ve kilit temsilcilerin hareket halindeyken veya masalarındayken mesajları doğrudan e-posta yoluyla almasını sağlayın ve ekibinizi gelişmelerden haberdar edin. Sesli mesajı e-postaya gönderdiğinizde, „iletişim silolarını“ etkili bir şekilde ortadan kaldırarak temsilcilerin kritik müşteri ses kayıtlarını tek bir tıklamayla doğru departmana yönlendirmesine olanak tanırsınız.

#7 Hızlı arama ve referans imkanından yararlanın

Sesli mesajlarınızı klasörler halinde düzenleyebilir, hızlı tanımlama için etiketler uygulayabilir, arama filtreleri kullanabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. 

Yüksek hacimli aramalarla uğraşırken bir sesli mesajdaki belirli ayrıntıları hatırlamakta zorlanabilirsiniz. Ancak sesli mesajlar metne dönüştürülüp e-postanıza gönderilirse, anahtar kelimeleri kullanarak belirli bilgileri hızlıca arayabilirsiniz. Bunu daha da kolaylaştırmak amacıyla, iş akışınızı e-posta konu başlığı oluşturmaya yönelik bir yapay zeka aracıyla zenginleştirerek sesli mesaj bildirimlerinizi daha da etkili hale getirebilirsiniz. Optimize edilmiş konu başlıkları, ekibinizin mesajın önemini anında fark etmesine yardımcı olur, gelen kutusu görünürlüğünü artırır ve özellikle büyük çağrı hacimlerini yönetirken kritik müşteri ayrıntılarının gözden kaçmamasını sağlar.

Ayrıntıları veya takip işlemlerini bulmak için geçmiş konuşmalara kolayca başvurabilirsiniz. Bu, kişiselleştirilmiş bir hizmet sunmanıza veya görevleri takip etmenize olanak tanır.

Sonuç

E-postaya sesli mesaj özelliği, sesli mesajlarınızı dijital çağın gereksinimlerine uygun şekilde doğrudan e-posta gelen kutunuza taşır, böylece en son mesajlarınıza her zaman tek bir tıklama mesafesinde olursunuz. 

E-postaya sesli mesaj özelliğini kullanmak, masa telefonunuza bağımlı kalmadan her şeyden haberdar olmanızı, hızlı yanıt vermenizi ve üretken kalmanızı sağlar. Bu sayede arayanların ihtiyaçlarını etkili bir şekilde karşılamaktan sadece bir e-posta uzaklıkta olursunuz.

Kurulumu son derece kolaydır ve avantajları anında görülür: Mesajlarınızı gün boyu zaten aktif olarak kullandığınız bir formatta almaktan iş arkadaşlarınızla bilgi paylaşımını kolaylaştırmaya kadar pek çok kolaylık sağlar. E-postaya sesli mesaj özelliğini seçerek aramalarınızı takip etmenin daha verimli ve düzenli bir yolunu tercih etmiş olursunuz.