Arama kayıt yazılımı ile her kelimeyi kaydedin

Arama kaydının yasallığı yerel yasalara bağlıdır ancak temel ilke rızadır. Çoğu yargı bölgesi iki kategoriden birine girer: tek tarafın rızası (görüşmedeki yalnızca bir kişinin bunun kaydedildiğini bilmesi gerekir; ABD federal düzeyinde ve diğer birçok ülkede yaygındır) veya iki tarafın rızası (kayıt başlamadan önce tüm taraflar bilgilendirilmelidir; Kaliforniya gibi bazı ABD eyaletlerinde ve GDPR kapsamında AB'nin çoğunda zorunludur).

Birden fazla ülkede faaliyet gösteren işletmeler için en güvenli yaklaşım, her aramanın başında (otomatik bir anons veya temsilcinin sözlü beyanı yoluyla) tüm arayanları bilgilendirmektir. CloudTalk, GDPR, HIPAA, PCI-DSS ve ISO27001 ile uyumluluğu destekler ve temsilcilerin hassas bilgiler paylaşıldığında kaydı durdurabilmesi için yerleşik duraklat ve devam et işlevi içerir. Bölgenize ve sektörünüze özel tavsiyeler için her zaman bir hukuk danışmanına başvurun. Detaylı kılavuzumuzdan arama kaydının yasallığı hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Bulut tabanlı arama kayıt yazılımı, VoIP veya internete bağlı telefon sistemleri üzerinden yapılan görüşmeleri yakalar ve bunları sağlayıcı tarafından yönetilen güvenli uzak sunucularda saklar. Kayıtlara internet bağlantısı olan her cihazdan anında erişilebilir; yerel donanım, manuel dosya aktarımı ve sürdürülmesi gereken bir BT altyapısı gerektirmez.

Şirket içi arama kayıt sistemleri ise kayıtları işletmenizin sahip olduğu ve yönettiği sunucularda saklar. Veri üzerinde maksimum kontrol sunarlar ancak ciddi bir ön donanım yatırımı, sürekli BT bakımı gerektirirler ve ekibiniz büyüdükçe ölçeklendirilmeleri daha zordur. Bulut arama kayıt yazılımı, çoğu modern işletme için tercih edilen seçenektir çünkü kurulumu daha hızlıdır, uzaktan erişimi daha kolaydır ve normalde şirket içinde ek yatırım gerektirecek yerleşik güvenlik, yedeklilik ve uyumluluk özelliklerini standart olarak içerir.

Evet, CRM entegrasyonu modern arama kayıt yazılımlarının işletmeler için sunduğu en değerli özelliklerden biridir. Arama kayıt sisteminiz CRM'inize bağlandığında, her kayıt arama sona erdiği anda ilgili kişi, anlaşma veya destek talebiyle otomatik olarak ilişkilendirilir. Manuel yüklemelere veya doğru kaydı aramaya gerek kalmaz.

CloudTalk; HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho ve daha fazlası dahil olmak üzere lider CRM platformlarıyla entegre olur. Satış arama kayıt yazılımı kullanan satış ekipleri, aramaları doğrudan CRM içinden inceleyebilir, notlar alabilir ve her kişi için eksiksiz bir görüşme geçmişi oluşturabilir; böylece temsilciler ve yöneticiler her takipten önce tam bilgi sahibi olur. Bu, özellikle koçluk için çok değerlidir çünkü yöneticiler, sürecin her aşamasında tam olarak ne olduğunu anlamak için kayıtlı aramaları anlaşma verileriyle birlikte inceleyebilirler.

CloudTalk'taki saklama süresi, planınıza ve yapılandırdığınız özel saklama politikalarına bağlıdır. Düzenlemeye tabi sektörlerdeki işletmeler, uyumluluk gereksinimlerini karşılamak için genellikle kayıtların belirli bir süre saklanmasına ihtiyaç duyar. CloudTalk'un ayarlanabilir saklama politikaları, kayıtların tam olarak ne kadar süreyle saklanacağını ve ne zaman silineceğini belirlemenize olanak tanır.

Tüm kayıtlar tamamen aranabilirdir. CloudTalk paneli veya İstatistikler bölümü üzerinden temsilciye, tarih aralığına, arama yönüne (gelen veya giden), arama sonucuna veya anahtar kelimeye göre filtreleme yapabilirsiniz. Yapay zeka destekli arama dökümü sayesinde, kayıtların içeriğinde de arama yapabilir; binlerce arama arasından belirli bir konunun, itirazın veya ifadenin geçtiği anı saniyeler içinde bulabilirsiniz.

Yapay zeka arama kaydetme yazılımı, görüşmeleri depolamanın çok daha ötesine geçer. Arama dökümü, otomatik özetler, duygu analizi ve arama puanlama gibi özelliklerle eşleştirildiğinde, kayıtlar koçların ve kalite güvence yöneticilerinin her aramayı manuel olarak dinlemesine gerek kalmadan hemen harekete geçebileceği yapılandırılmış bir veri kaynağına dönüşür.

Satış ekipleri için yapay zeka analizine sahip en iyi satış araması kaydetme yazılımı, yöneticilerin hangi görüşmelerin anlaşmayla sonuçlandığını, en sık hangi itirazların ortaya çıktığını ve temsilcilerin nerede ivme kaybettiğini belirlemesine yardımcı olur. Bu içgörüler doğrudan hedefe yönelik koçluk planlarına aktarılır. Kalite güvence ekipleri için ise yapay zeka arama kaydetme yazılımı ölçeklenebilir ve uygulanabilir içgörüler üretir; uyumluluk sorunlarını işaretler, temsilci performansını puanlar ve küçük bir örneklem yerine tüm aramaların %100'ünde eğitim fırsatlarını ortaya çıkarır.

Arama kaydetme yazılımı, birbirinden farklı ancak eşit derecede önemli üç işlev sunar: uyumluluk, uyuşmazlık çözümü ve eğitim. Bu üç konuyu birden ele almak, bir çağrı merkezi arama kaydetme sistemine yatırım yapmanın en güçlü gerekçelerinden biridir.

Uyumluluk: Kayıtlar, temsilcilerin gerekli senaryoları, açıklamaları ve prosedürleri takip ettiğine dair denetlenebilir bir kanıt sunar. Finansal hizmetler, sağlık ve sigorta gibi sektörler için bu durum zorunludur. Uyuşmazlık çözümü: Bir müşteri bir aramada ne söylendiği veya ne üzerinde anlaşıldığı konusunda itirazda bulunduğunda, kayıt belirleyicidir. Hem işletmeyi hem de müşteriyi korur ve iddialara dayalı anlaşmazlıkları ortadan kaldırır. Personel eğitimi: Kendi işletmenizden alınan gerçek kayıtlar, simüle edilmiş tüm senaryolardan daha değerlidir. Yöneticiler, koçluk noktalarını tam bağlamıyla açıklamak için hem en iyi uygulama örneklerini hem de ters giden aramaları kullanabilir. Yapılandırılmış koçluk iş akışlarıyla birleştiğinde, işletmeler için arama kaydetme yazılımı temsilci gelişimini ve tutarlılığını önemli ölçüde hızlandırır.

CloudTalk'ta aramaları kaydetmek için hesap ayarlarınızda Aramaların ve kayıtların görünürlüğü altındaki Arama Kaydetme özelliğini etkinleştirin. Etkinleştirildikten sonra kayıtlar, müşterinin iletişim bilgilerine ve arama geçmişine otomatik olarak kaydedilir. Bunları doğrudan Panel veya İstatistikler bölümünden dinleyebilirsiniz.

CloudTalk'ta, arama kayıtlarını doğrudan Panel veya İstatistikler bölümünde oynatabilirsiniz. Ayrıca, kayıtlarınızı çevrimdışı erişim veya paylaşım için indirme seçeneğiniz de vardır.

CloudTalk'un Konuşmadan Metne özelliği sayesinde her arama kaydı, otomatik olarak aranabilir ve paylaşılabilir bir metin dökümüne dönüştürülebilir. Koçluk, uyumluluk incelemesi veya CRM notlarında kullanmak üzere dökümleri doğrudan panelden dışa aktarabilirsiniz.

Uygun onay prosedürleri izlendiğinde arama kaydetmek çoğu ülkede yasaldır. Gereksinimler bölgeye göre değişiklik gösterir; bazıları yalnızca bir tarafın onayını gerektirirken, diğerleri (GDPR kapsamındaki birçok AB ülkesi dahil) tüm tarafların bilgilendirilmesini zorunlu kılar. CloudTalk; GDPR, HIPAA ve PCI-DSS için uyumluluk özellikleri içerir. Arama kaydetmenin yasallığı hakkındaki tam kılavuzumuzu okuyun ve bölgenize özel tavsiyeler için bir hukuk danışmanına başvurun.

En iyi çağrı merkezi arama kaydetme yazılımı ihtiyaçlarınıza bağlıdır ancak lider çözümler; otomatik kaydı, yapay zeka destekli döküm ve arama özetlerini, CRM entegrasyonunu, aranabilir arşivleri ve uyumluluk kontrollerini tek bir platformda birleştirir. CloudTalk, karmaşık kurulumlar gerektirmeden tüm bu özellikleri, ayrıca Duygu Analizi, Arama Puanlama ve gerçek zamanlı içgörüleri sunduğu için çağrı merkezleri için en yüksek puan alan arama kaydetme yazılımlarından biridir.

İş amaçlı arama kaydetme yazılımlarında en önemli özellikler şunlardır: tüm aramalar için otomatik kayıt, yapılandırılabilir saklama politikalarına sahip güvenli bulut depolama, yapay zeka destekli döküm ve özetler, iletişim kayıtlarına otomatik ekleme yapan CRM entegrasyonu, tüm kayıtlarda anahtar kelime arama ve filtreleme, ayrıca GDPR, HIPAA ve PCI-DSS için uyumluluk araçları. Çağrı merkezi arama kaydetme yazılımı, kayıtları koçluk ve kalite güvence verilerine dönüştürmek için Yapay Zeka Özetleri ve Duygu Analizi özelliklerini de barındırmalıdır.

Bir çağrı merkezi ses kayıt sistemi, yalnızca ses depolamanın ötesine geçtiğinde gerçekten etkili olur. En etkili sistemler; kaydetmeyi yapay zeka analitiği, uyumluluk kontrolleri, CRM senkronizasyonu ve aranabilirlikle birleştirir. Böylece yöneticiler aramaları bulmak için daha az, ortaya çıkan sonuçlara göre hareket etmek için daha fazla zaman harcar. Kayıtlar doğrudan koçluk, kalite güvence puanlaması ve performans raporlamasına aktarıldığında, pasif bir arşiv olmaktan çıkıp sürekli bir gelişim kaynağı haline gelir.

Telefon kayıt sistemi maliyetleri, özelliklere ve kullanıcı sayısına göre değişiklik gösterir. CloudTalk'un Arama Kaydetme özelliği, Lite planında (Amerika için) kullanıcı başına aylık $19'dan ve Starter planında kullanıcı başına aylık $25'dan başlayan fiyatlarla sunulmaktadır. Döküm, özetler ve arama puanlama gibi yapay zeka destekli özellikler daha üst düzey planlarda mevcuttur.