Del buzón de voz al correo electrónico: La Guía Definitiva para una Comunicación Empresarial Exitosa

BTT Comms informa de que el 85% de las personas que no consiguen hablar con una empresa en su primer intento no volverán a llamar, y tres cuartas partes de ellas no se molestarán en dejar un mensaje. Así que, si alguien te deja un mensaje de voz -alrededor del 20% de las personas que llaman-, es probable que tenga algo importante que tratar con tu empresa.

La gente suele tardar más en responder a un mensaje de voz que a cualquier otra forma de comunicación. Pero puedes mejorar significativamente tus posibilidades de generar ventas y cultivar las relaciones con los clientes respondiendo a los mensajes de voz con prontitud. De buzón de voz a correo electrónico te ayuda en este esfuerzo.

Así pues, examinemos qué puede hacer por ti el buzón de voz a correo electrónico y cómo puedes beneficiarte de esta función.

Puntos clave:

• Voicemail to Email es una ingeniosa herramienta que envía automáticamente transcripciones y grabaciones de mensajes de voz directamente a la bandeja de entrada de tu correo electrónico.
• Configurar el Buzón de Voz a Correo Electrónico en tu servicio VoIP es una tarea sencilla y directa, que se realiza fácilmente en 7 pasos.
• El paso del buzón de voz al correo electrónico ofrece muchas ventajas, como una mayor eficacia general, una mejor accesibilidad y una colaboración en equipo más ágil.

¿Qué es el buzón de voz a correo electrónico?

Buzón de Voz a Correo Electrónico transforma los mensajes de voz en correos electrónicos. En lugar de escuchar cada mensaje individualmente en tu teléfono, recibirás inmediatamente una notificación en la bandeja de entrada de tu correo electrónico en cuanto recibas uno. Esto hace que la gestión de tus buzones de voz sea más fácil y eficiente, especialmente si manejas un gran volumen de llamadas a diario.

¿Cómo funciona el buzón de voz a correo electrónico?

El buzón de voz a correo electrónico es una función popular entre los proveedores de sistemas telefónicos alojados en la nube y de VoIP, como CloudTalk. Envía transcripciones y grabaciones de mensajes de voz directamente a la bandeja de entrada de tu correo electrónico, donde se pueden gestionar y priorizar fácilmente.

Cuando alguien te deja un mensaje de voz, el sistema telefónico convierte el mensaje de audio en un archivo digital, normalmente en formato .mp3 o .wav. A continuación, este archivo se adjunta a un correo electrónico o se enlaza a la grabación directamente en tu bandeja de entrada.

Puedes ordenar, guardar, eliminar o reenviar estos mensajes como si fueran correos electrónicos. Así no tendrás que interrumpir tu flujo ni cambiar entre distintas aplicaciones y dispositivos para estar al tanto de tus llamadas.

Piensa en ello como si tuvieras un asistente personal que coge tus mensajes de voz, los escribe o guarda el audio y luego los coloca ordenadamente en tu correo electrónico para que puedas acceder a ellos cuando te convenga.

Cómo enviar notificaciones del buzón de voz a la bandeja de entrada de tu correo electrónico

Configurar el Buzón de Voz a Correo Electrónico en tu servicio VoIP es un proceso sencillo. A continuación te explicamos cómo activar y probar la función en unos sencillos pasos.

1. Accede a tu cuenta del servicio VoIP
   Empieza por acceder a tu cuenta en la plataforma de tu proveedor de VoIP. Aquí es donde gestionas los ajustes relacionados con las llamadas y los mensajes de voz.
2. Ve a Configuración del buzón de voz
   Busca la sección del buzón de voz dentro del panel de control de tu cuenta. Puede estar etiquetada como «Configuración del buzón de voz», «Configuración de llamadas» o algo similar.
3. Activar buzón de voz a correo electrónico
   Dentro de la configuración del buzón de voz, busca la opción de activar buzón de voz a correo electrónico. Puede ser un conmutador o una casilla de verificación.
4. Introduce tu dirección de correo electrónico
   Una vez que hayas encontrado la opción de reenviar los mensajes de voz al correo electrónico, introduce tu dirección de correo electrónico preferida en el campo correspondiente. Ahí es donde se enviarán tus mensajes de voz.
5. Selecciona Preferencias de formato
   Algunos servicios te permiten elegir cómo recibir tus mensajes de voz, como archivos adjuntos de audio o transcripciones. Selecciona tu preferencia.
6. Guarda tus cambios
   Asegúrate de guardar o aplicar tus cambios. Algunas plataformas pueden tener un botón «Aplicar» o «Guardar configuración».
7. Prueba la función
   Considera la posibilidad de hacer una llamada de prueba a tu número y dejar un mensaje de voz para asegurarte de que todo está configurado correctamente y recibes la notificación por correo electrónico.

Cada servicio VoIP puede tener pasos u opciones de configuración ligeramente diferentes, por lo que es una buena idea consultar el centro de ayuda o la documentación de soporte proporcionada por tu servicio específico para obtener instrucciones más adaptadas. Puedes encontrar las instrucciones de CloudTalk en nuestra sección de ayuda.

7 ventajas de enviar mensajes de voz al correo electrónico

Convertir los mensajes de voz en correos electrónicos ofrece numerosas ventajas y cambia la forma de comunicarse de las empresas.

Echa un vistazo a estas 7 ventajas principales del buzón de voz a correo electrónico:

#1 Organízate y mantente organizado

Los agentes de los centros de llamadas atienden cientos de llamadas cada semana, y puede ser difícil hacer un seguimiento incluso de los mensajes de voz más importantes.

Con un inventario de búsqueda de todos tus mensajes de voz directamente en tu bandeja de entrada, puedes organizar mejor tu flujo de trabajo, responder primero a tus mensajes de voz más urgentes y mantener tu negocio funcionando sin problemas.

#2 Aumentar la eficacia global

Admitámoslo: revisar hora tras hora las grabaciones de los buzones de voz atascados no es divertido. Y lo que es peor, te quita un montón de tiempo valioso que podrías emplear en cualquier otra cosa.

Los tiempos de respuesta rápidos son cruciales para mantener las relaciones con los clientes, ya que éstos esperan que se les devuelva la llamada a tiempo, sobre todo en funciones de ventas o atención al cliente. El paso del buzón de voz al correo electrónico agiliza este proceso al eliminar la necesidad de comprobar constantemente un teléfono físico, manteniendo a los clientes comprometidos y evitando que busquen alternativas.

Este enfoque evita la ineficacia de cambiar entre plataformas y simplifica tu flujo de trabajo, sobre todo si no estás siempre en tu aplicación telefónica en la nube.

#3 Realiza devoluciones de llamada con contexto

Volver a llamar sin escuchar primero el mensaje de voz de un cliente puede dar lugar a una conversación incómoda. Cuando los clientes dejan un mensaje, esperan que sepas lo que ya te han dicho en su mensaje. Desconocer las necesidades de quien te llama puede hacer que tu cliente se sienta ignorado y frustrado.

Correo de voz a correo electrónico te permite revisar fácilmente el contenido de los mensajes de voz cuando quieras.

¿Tienes una cita con un cliente importante a las 14.00 h?

Comprueba si hay mensajes de voz recientes en tu bandeja de entrada y ponte al día de toda la información relevante antes de la reunión. Correo de voz a correo electrónico

#4 Crear un archivo de registros de llamadas

Un archivo de mensajes de voz puede ser un componente estratégico de los registros de cualquier empresa.

Tener estos mensajes a mano puede ser útil para preparar reuniones importantes, recuperar rápidamente información crucial y proporcionar protección frente a la responsabilidad en caso de problemas legales con los clientes.

#5 Consigue una accesibilidad mejorada

Estés donde estés, puedes escuchar o leer tus mensajes de voz siempre que tengas acceso a tu correo electrónico.

Esto es especialmente beneficioso si trabajas a distancia o viajas con frecuencia. Permanecerás conectado sin necesidad de acceder directamente a tu sistema de buzón de voz.

#6 Agilizar la colaboración en equipo

Asegúrate de que tu equipo se mantiene informado seleccionando destinatarios específicos para la configuración de Correo de voz a correo electrónico, de modo que los administradores y agentes clave reciban los mensajes directamente por correo electrónico, tanto si están en movimiento como en sus escritorios.

#7 Utiliza la Búsqueda Rápida y la Referencia

Puedes organizar tus mensajes de voz en carpetas, aplicar etiquetas para identificarlos rápidamente, aplicar filtros de búsqueda, etc.

Cuando manejas un gran volumen de llamadas, puede resultarte difícil recordar detalles concretos de un mensaje de voz. Pero si los mensajes de voz se convierten en texto y se envían a tu correo electrónico, podrás buscar rápidamente información específica utilizando palabras clave.

Puedes consultar fácilmente conversaciones anteriores para encontrar detalles o acciones de seguimiento. Esto te permite ofrecer un servicio personalizado o hacer un seguimiento de las tareas.

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Conclusión

Buzón de voz a correo electrónico lleva tu buzón de voz a la era digital, directamente a tu bandeja de entrada de correo electrónico, para que siempre estés a un clic de tus últimos mensajes.

Utilizar el buzón de voz a correo electrónico te asegura que sigues informado, receptivo y productivo sin estar atado a tu teléfono de sobremesa. De este modo, siempre estarás a un correo electrónico de atender eficazmente las necesidades de tus interlocutores.

Configurarlo es pan comido, y las ventajas son instantáneas: desde recibir tus mensajes en un formato que ya utilizas a diario hasta facilitar el intercambio de información con tus compañeros. Al elegir Correo de voz a correo electrónico, estás optando por una forma más eficiente y organizada de estar al tanto de tus llamadas.