Mensaje de Voz a Correo Electrónico: Cómo Enviarlo y Cómo Funciona

Si te ganas la vida hablando por teléfono, es probable que tengas que lidiar con llamadas perdidas y mensajes de voz. Los mensajes de voz tienden a acumularse, y puede ser difícil hacer un seguimiento de todos ellos. Tener que repasar mensaje de voz tras mensaje de voz al final de una semana ajetreada puede parecer una verdadera faena. Por suerte, hay una manera más fácil. Se llama mensaje de voz a correo electrónico.

¿Qué es el mensaje de voz a correo electrónico?

Los proveedores de serviciosVoIP(como CloudTalk) emplean un software que envía automáticamente las grabaciones de los mensajes de voz directamente a tu bandeja de entrada.

Suena muy bien, ¿verdad? La cosa mejora.

El software de correo de voz a correo electrónico puede enviar transcripciones de tus mensajes de voz a tu bandeja de entrada.

Se acabaron los días en los que había que escuchar el preámbulo que aparece al principio de muchos mensajes de voz empresariales. Solo tienes que abrir el mensaje de voz a correo electrónico, saltar a la parte de la transcripción del mensaje que realmente importa y ponte a trabajar para hacer crecer tu negocio.

¿Cómo funciona el envío de mensajes de voz a correo electrónico?

El envío de mensajes de voz al correo electrónico es una función práctica que puede ayudar a los trabajadores de ventas y de atención al cliente a mantenerse organizados. ¿Pero cómo funciona?

Es muy sencillo, en realidad.

Una vez que hayas configurado la función de mensaje de voz a correo electrónico, los nuevos mensajes de voz de tu teléfono de empresa generarán y enviarán automáticamente notificaciones a tu bandeja de entrada de correo electrónico.

Cada correo electrónico incluirá un enlace a una grabación en mp3 de tu mensaje de voz, además de una transcripción del mensaje, la fecha y hora en que se recibió y el número de devolución de llamada.

Las 4 Principales Ventajas del Mensaje de Voz a Correo Electrónico

Tener toda esta información importante al alcance de tu mano hace que la incorporación de esta función al flujo de trabajo de tu sistema VoIP parezca una obviedad.

Sin embargo, en caso de que no estés convencido, hemos elaborado una lista con las 4 principales ventajas de pasar el mensaje de voz al correo electrónico.

#1 Te ayuda a organizarte y a mantenerte organizado

Los agentes de los centros de llamadas atienden cientos de llamadas cada semana, y puede ser difícil para ellos hacer un seguimiento incluso de sus mensajes de voz más importantes. Sin embargo, el buzón de voz a correo electrónico lo hace más fácil, ya que genera automáticamente notificaciones por correo electrónico cada vez que un cliente deja un mensaje de voz en tu teléfono VoIP para empresas.

Con un inventario de búsqueda de todos tus mensajes de voz justo en tu bandeja de entrada, podrás organizar tu flujo de trabajo. De este modo, puedes responder primero a tus mensajes de voz más urgentes y mantener tu negocio en funcionamiento.

#2 Aumenta la eficiencia general

Reconozcámoslo, revisar horas y horas de grabaciones de mensajes de voz atascadas no es divertido. Y lo que es peor, ocupa una tonelada de valioso tiempo de trabajo que podría utilizarse mejor haciendo casi cualquier otra cosa.

Como la función de correo de voz a correo electrónico envía transcripciones de todos tus mensajes de voz directamente a tu bandeja de entrada, podrás acceder a las partes más importantes de esos mensajes más rápido que nunca. Podrás resolver los problemas de los clientes con mayor eficacia y mantener a todos contentos.

#3 Devuelve Llamadas con contexto

El envío de mensajes de voz al correo electrónico te permite revisar fácilmente el contenido de los mensajes de voz cuando quieras. ¿Tienes una cita con un cliente importante programada para esta semana? Comprueba en tu bandeja de entrada si hay mensajes de voz recientes y ponte al día de toda la información relevante antes de que se celebre la reunión.

#4 Construye un archivo de registros de llamadas

Un archivo de mensajes de voz es un componente fundamental de los registros de cualquier empresa. Tener estos mensajes a mano puede ser útil por varias razones, entre ellas la protección de la responsabilidad en caso de que surjan problemas legales en tus relaciones con los clientes.

También podría ser útil tener estas grabaciones a mano para futuras referencias. Por lo tanto, merece la pena crear un archivo de tus registros de llamadas, y es fácil hacerlo con la función de envío de mensajes de voz al correo electrónico.

Cómo enviar notificaciones de mensajes de voz a tu bandeja de entrada

Configurar tu sistema de VoIP para que las notificaciones del mensaje de voz aparezcan en tu bandeja de entrada esfácil con CloudTalk. Con unos pocos clics, puedes hacer que lleguen a tu bandeja de entrada correos electrónicos generados automáticamente al finalizar cada mensaje de voz.

Con información relevante como la hora y la fecha en que se realizaron las llamadas, una grabación de la propia llamada y el número de devolución de la llamada, los agentes podrán responder rápidamente a los mensajes de voz urgentes.

Las notificaciones de mensajes de voz de CloudTalk también pueden incluir una transcripción de tus mensajes, para que puedas encontrar la información importante más fácilmente.

Aumenta la eficiencia enviando mensajes de voz al correo electrónico

Todo el mundo quiere sentirse productivo en el trabajo, ¿verdad? Pues bien, qué mejor manera de aumentar la eficiencia de un centro de llamadas que tener un sistema que envíe automáticamente los mensajes de voz a las bandejas de entrada de los agentes.

Pasar montones de tiempo escuchando viejos mensajes de voz archivados con la esperanza de encontrar algún dato crucial puede ser un gran desgaste para la psique de los agentes, y para sus niveles de productividad. Con la función de correo de voz a correo electrónico, los agentes podrán leer las transcripciones de los mensajes de voz para encontrar más rápidamente la información que buscan.

Desarrollar un archivo accesible de mensajes de voz a través de la bandeja de entrada de tu correo electrónico también puede tener un efecto positivo en la productividad a largo plazo. Si un agente tiene que interactuar alguna vez con un cliente, poder volver a escuchar o releer antiguos mensajes de voz le dará al agente toda la información de fondo que necesita para asegurarse de que su próxima llamada se desarrolle sin problemas.

Unas palabras finales

Esperamos que esta revisión de la función de mensaje de voz a correo electrónico haya sido útil. En CloudTalk creemos sinceramente que puede ahorrar a los responsables de los centros de llamadas y a sus agentes una gran cantidad de tiempo y dinero.

Esta función te ayudará a mantenerte organizado y a que tu equipo sea más eficiente, además de otras ventajas. El sistema VoIP de CloudTalk ofrece una versión avanzada de mensaje de voz a correo electrónico que es a la vez potente y fácil de usar. Además, es sólo una de nuestras más de 70 funciones de primer nivel.

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