Φωνητικό μήνυμα σε Email: Οδηγός για το πώς να το στείλετε και πώς λειτουργεί
Η BTT Comms αναφέρει ότι το 85% των ατόμων που δεν καταφέρνουν να επικοινωνήσουν με μια εταιρεία στην πρώτη τους προσπάθεια, δεν θα προσπαθήσουν να καλέσουν ξανά, ενώ τα τρία τέταρτα από αυτούς δεν θα μπουν στον κόπο να αφήσουν μήνυμα. Επομένως, εάν κάποιος σάς αφήσει ένα φωνητικό μήνυμα – περίπου το 20% των καλούντων – είναι πιθανό να έχει κάτι σημαντικό να συζητήσει με την επιχείρησή σας.
Γενικά, οι άνθρωποι χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να απαντήσουν σε ένα φωνητικό μήνυμα απ’ ό,τι σε οποιαδήποτε άλλη μορφή επικοινωνίας. Ωστόσο, μπορείτε να βελτιώσετε σημαντικά τις πιθανότητές σας να δημιουργήσετε πωλήσεις και να καλλιεργήσετε σχέσεις με τους πελάτες ανταποκρινόμενοι άμεσα στα φωνητικά μηνύματα. Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» σάς βοηθά σε αυτή την προσπάθεια.
Ας εξετάσουμε λοιπόν τι μπορεί να κάνει για εσάς το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» και πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτή τη λειτουργία.
Βασικά σημεία:
- Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» είναι ένα έξυπνο εργαλείο που στέλνει αυτόματα απομαγνητοφωνήσεις και ηχογραφήσεις φωνητικών μηνυμάτων απευθείας στο εισερχόμενο email σας.
- Η διαμόρφωση της λειτουργίας «Φωνητικό μήνυμα σε Email» στην υπηρεσία VoIP σας είναι μια απλή και εύκολη εργασία, που γίνεται εύκολα σε 7 βήματα.
- Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» προσφέρει πολλά οφέλη, συμπεριλαμβανομένης της αυξημένης συνολικής αποδοτικότητας, της βελτιωμένης προσβασιμότητας και της βελτιστοποιημένης ομαδικής συνεργασίας.
Τι είναι το «Φωνητικό μήνυμα σε Email»;
Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» μετατρέπει τα φωνητικά μηνύματα σε email. Αντί να ακούτε κάθε μήνυμα ξεχωριστά στο τηλέφωνό σας, θα λαμβάνετε άμεσα μια ειδοποίηση στο εισερχόμενο email σας μόλις λάβετε ένα. Αυτό καθιστά τη διαχείριση των φωνητικών σας μηνυμάτων ευκολότερη και πιο αποτελεσματική, ειδικά αν έχετε να διαχειριστείτε μεγάλο όγκο κλήσεων καθημερινά.
Πώς λειτουργεί το «Φωνητικό μήνυμα σε Email»;
Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» είναι μια δημοφιλής λειτουργία μεταξύ των παρόχων VoIP φιλοξενίας και συστημάτων τηλεφωνίας cloud, όπως η CloudTalk. Στέλνει απομαγνητοφωνήσεις και ηχογραφήσεις φωνητικών μηνυμάτων απευθείας στο εισερχόμενο email σας, όπου μπορούν να διαχειριστούν και να ταξινομηθούν εύκολα. Η επιλογή μιας ισχυρής υπηρεσίας «Φωνητικό μήνυμα σε Email» ως μέρος του πακέτου VoIP σας, σάς επιτρέπει να συγκεντρώνετε την επικοινωνία σας, αντιμετωπίζοντας τα φωνητικά μηνύματα με την ίδια δυνατότητα αναζήτησης και προτεραιότητας όπως ένα τυπικό email.
Όταν κάποιος σάς αφήνει ένα φωνητικό μήνυμα, το τηλεφωνικό σύστημα μετατρέπει το ηχητικό μήνυμα σε ψηφιακό αρχείο, συνήθως σε μορφή .mp3 ή .wav. Αυτό το αρχείο είτε επισυνάπτεται σε ένα email είτε συνδέεται απευθείας με την ηχογράφηση στο εισερχόμενο email σας. Η εκτέλεση ενός γρήγορου ελέγχου εγγραφών DNSSEC μπορεί να σας βοηθήσει να επαληθεύσετε ότι τα email σας προστατεύονται από πλαστοπροσωπία και phishing.
Μπορείτε να ταξινομήσετε, να αποθηκεύσετε, να διαγράψετε ή να προωθήσετε αυτά τα μηνύματα ακριβώς όπως οποιοδήποτε email. Έτσι, δεν χρειάζεται να διακόψετε τη ροή σας ή να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών και συσκευών για να παρακολουθείτε τις κλήσεις σας.
Σκεφτείτε το σαν να έχετε έναν προσωπικό βοηθό που λαμβάνει τα φωνητικά σας μηνύματα, τα καταγράφει ή αποθηκεύει τον ήχο και στη συνέχεια τα τοποθετεί τακτοποιημένα στο email σας, ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά όποτε σας βολεύει.
Πώς να στέλνετε ειδοποιήσεις φωνητικού μηνύματος στο εισερχόμενο email σας
Η ρύθμιση της λειτουργίας «Φωνητικό μήνυμα σε Email» στην υπηρεσία VoIP σας είναι μια απλή διαδικασία. Ακολουθεί ο τρόπος ενεργοποίησης και δοκιμής της λειτουργίας με μερικά απλά βήματα.
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό της υπηρεσίας VoIP σας
Ξεκινήστε συνδεόμενοι στον λογαριασμό σας στην πλατφόρμα του παρόχου VoIP σας. Εδώ διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις που σχετίζονται με τις κλήσεις και τα φωνητικά μηνύματα. - Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις Φωνητικού Μηνύματος
Αναζητήστε την ενότητα φωνητικού μηνύματος εντός του Dashboard του λογαριασμού σας. Αυτό μπορεί να αναγράφεται ως «Ρυθμίσεις Φωνητικού Μηνύματος», «Ρυθμίσεις Κλήσεων» ή κάτι παρόμοιο. - Ενεργοποιήστε το «Φωνητικό μήνυμα σε Email»
Μέσα στις ρυθμίσεις φωνητικού μηνύματος, βρείτε την επιλογή για να ενεργοποιήσετε το «Φωνητικό μήνυμα σε Email». Αυτό μπορεί να είναι ένας διακόπτης εναλλαγής ή ένα πλαίσιο επιλογής. - Εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας
Αφού βρείτε την επιλογή για προώθηση φωνητικών μηνυμάτων σε email, εισαγάγετε τη διεύθυνση email που προτιμάτε στο παρεχόμενο πεδίο. Εδώ θα σταλούν τα φωνητικά σας μηνύματα. - Επιλέξτε Προτιμήσεις Μορφής
Ορισμένες υπηρεσίες σάς επιτρέπουν να επιλέξετε πώς λαμβάνετε τα φωνητικά σας μηνύματα, όπως συνημμένα αρχεία ήχου ή απομαγνητοφωνήσεις. Επιλέξτε την προτίμησή σας. - Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει ή εφαρμόσει τις αλλαγές σας. Ορισμένες πλατφόρμες ενδέχεται να έχουν ένα κουμπί «Εφαρμογή» ή «Αποθήκευση Ρυθμίσεων». - Δοκιμάστε τη λειτουργία
Σκεφτείτε να πραγματοποιήσετε μια δοκιμαστική κλήση στον αριθμό σας και να αφήσετε ένα φωνητικό μήνυμα για να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν ρυθμιστεί σωστά και ότι λαμβάνετε την ειδοποίηση μέσω email.
Κάθε υπηρεσία VoIP ενδέχεται να έχει ελαφρώς διαφορετικά βήματα ή επιλογές ρυθμίσεων, επομένως είναι καλή ιδέα να συμβουλευτείτε το κέντρο βοήθειας ή την τεκμηρίωση υποστήριξης που παρέχεται από τη συγκεκριμένη υπηρεσία σας για πιο εξατομικευμένες οδηγίες. Μπορείτε να βρείτε τις οδηγίες του CloudTalk στην ενότητα βοήθειας.
7 Οφέλη της αποστολής φωνητικών μηνυμάτων σε email
Η μετατροπή φωνητικών μηνυμάτων σε email προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα και αλλάζει τον τρόπο επικοινωνίας των εταιρειών.
Δείτε αυτά τα 7 κορυφαία οφέλη του «Φωνητικού μηνύματος σε Email»:
#1 Οργανωθείτε και μείνετε οργανωμένοι
Οι εκπρόσωποι τηλεφωνικών κέντρων διαχειρίζονται εκατοντάδες κλήσεις κάθε εβδομάδα, και μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθήσουν ακόμη και τα πιο σημαντικά φωνητικά τους μηνύματα.
Με ένα ευρετήριο όλων των φωνητικών μηνυμάτων σας, με δυνατότητα αναζήτησης, απευθείας στο εισερχόμενό σας, μπορείτε να οργανώσετε καλύτερα τη ροή εργασίας σας, να απαντήσετε πρώτα στα πιο επείγοντα φωνητικά σας μηνύματα και να διατηρήσετε την επιχείρησή σας να λειτουργεί ομαλά.
#2 Αυξήστε τη συνολική αποδοτικότητα
Ας το παραδεχτούμε – το να διαχειρίζεστε ώρες ολόκληρες από φωνητικά μηνύματα που έχουν συσσωρευτεί δεν είναι καθόλου διασκεδαστικό. Το χειρότερο είναι ότι καταλαμβάνει πολύτιμο χρόνο εργασίας που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί καλύτερα για οτιδήποτε άλλο.
Οι γρήγοροι χρόνοι απόκρισης είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση των σχέσεων με τους πελάτες, καθώς οι πελάτες αναμένουν έγκαιρες επανάκλησεις, ιδιαίτερα σε ρόλους πωλήσεων ή υποστήριξης πελατών. Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» το βελτιστοποιεί αυτό, εξαλείφοντας την ανάγκη να ελέγχετε συνεχώς ένα φυσικό τηλέφωνο, διατηρώντας τους πελάτες δεσμευμένους και αποτρέποντάς τους από το να αναζητήσουν εναλλακτικές λύσεις.
Αυτή η προσέγγιση αποφεύγει την αναποτελεσματικότητα της εναλλαγής μεταξύ πλατφορμών και απλοποιεί τη ροή εργασίας σας, ειδικά αν δεν χρησιμοποιείτε πάντα την εφαρμογή του cloud τηλεφώνου σας.
#3 Πραγματοποιήστε επανάκληση με βάση το πλαίσιο
Η επανάκληση χωρίς να ακούσετε πρώτα το φωνητικό μήνυμα ενός πελάτη μπορεί να οδηγήσει σε μια αμήχανη συζήτηση. Όταν οι πελάτες αφήνουν ένα μήνυμα, αναμένουν ότι γνωρίζετε τι σας έχουν ήδη πει στο μήνυμά τους. Το να αγνοείτε τις ανάγκες του καλούντος σας μπορεί να κάνει τον πελάτη σας να νιώσει παραμελημένος και απογοητευμένος.
Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» σάς επιτρέπει να ελέγχετε εύκολα το περιεχόμενο των φωνητικών μηνυμάτων στον ελεύθερο χρόνο σας.
Έχετε προγραμματίσει επανάκληση με έναν σημαντικό πελάτη στις 2 μ.μ.;
Ελέγξτε τα εισερχόμενά σας για τυχόν πρόσφατα φωνητικά μηνύματα και ενημερωθείτε για όλες τις σχετικές πληροφορίες πριν από τη συνάντηση. Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email»
#4 Δημιουργήστε ένα αρχείο καταγραφών κλήσεων
Ένα αρχείο φωνητικών μηνυμάτων μπορεί να αποτελέσει ένα στρατηγικό στοιχείο των αρχείων κάθε επιχείρησης.
Η διαθεσιμότητα αυτών των μηνυμάτων μπορεί να είναι χρήσιμη για την προετοιμασία σημαντικών συναντήσεων, την γρήγορη ανάκτηση κρίσιμων πληροφοριών και την παροχή προστασίας από ευθύνες σε περίπτωση νομικών ζητημάτων με πελάτες. Ομοίως, η διατήρηση της βάσης δεδομένων επαφών σας σε καλή κατάσταση είναι εξίσου σημαντική για την επικοινωνία μέσω email. Η τακτική χρήση ενός εργαλείου επικύρωσης λίστας email μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι προσεγγίζετε πραγματικούς, ενεργούς παραλήπτες — καθιστώντας την προσέγγισή σας πιο αποτελεσματική και μειώνοντας τα ποσοστά αναπήδησης.
#5 Αποκτήστε βελτιωμένη προσβασιμότητα
Ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε, μπορείτε να ακούσετε ή να διαβάσετε τα φωνητικά σας μηνύματα εφόσον έχετε πρόσβαση στο email σας.
Αυτό είναι ιδιαίτερα επωφελές εάν εργάζεστε εξ αποστάσεως ή ταξιδεύετε συχνά. Θα παραμένετε συνδεδεμένοι χωρίς να χρειάζεται να έχετε άμεση πρόσβαση στο σύστημα φωνητικού σας μηνύματος.
#6 Βελτιστοποιήστε την ομαδική συνεργασία
Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας είναι ενήμερη, επιλέγοντας συγκεκριμένους παραλήπτες για τις ρυθμίσεις «Φωνητικό μήνυμα σε Email», ώστε οι διαχειριστές και οι βασικοί εκπρόσωποι να λαμβάνουν μηνύματα απευθείας μέσω email, είτε βρίσκονται εν κινήσει είτε στο γραφείο τους. Όταν στέλνετε φωνητικό μήνυμα σε email, εξαλείφετε αποτελεσματικά το «τηλεφωνικό σιλό», επιτρέποντας στους εκπροσώπους να προωθούν κρίσιμα ηχητικά αρχεία πελατών στο σωστό τμήμα με ένα μόνο κλικ.
#7 Αξιοποιήστε τη Γρήγορη Αναζήτηση και Αναφορά
Μπορείτε να οργανώσετε τα φωνητικά σας μηνύματα σε φακέλους, να εφαρμόσετε ετικέτες για γρήγορη αναγνώριση, να εφαρμόσετε φίλτρα αναζήτησης και ούτω καθεξής.
Όταν διαχειρίζεστε μεγάλο όγκο κλήσεων, μπορεί να είναι δύσκολο να θυμάστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες από ένα φωνητικό μήνυμα. Αλλά αν τα φωνητικά μηνύματα μετατραπούν σε κείμενο και σταλούν στο email σας, μπορείτε να αναζητήσετε γρήγορα συγκεκριμένες πληροφορίες χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά. Για να γίνει αυτό ακόμα πιο εύκολο, μπορείτε να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας με ένα εργαλείο AI για τη δημιουργία γραμμών θέματος email, μπορείτε να κάνετε τις ειδοποιήσεις φωνητικού μηνύματος σε email ακόμα πιο αποτελεσματικές. Οι βελτιστοποιημένες γραμμές θέματος βοηθούν την ομάδα σας να αναγνωρίζει άμεσα τη σημασία του μηνύματος, να βελτιώνει την ορατότητα του εισερχομένου και να διασφαλίζει ότι οι κρίσιμες λεπτομέρειες των πελατών δεν παραβλέπονται — ειδικά όταν διαχειρίζεστε μεγάλους όγκους κλήσεων.
Μπορείτε εύκολα να ανατρέξετε σε προηγούμενες συνομιλίες για να βρείτε λεπτομέρειες ή ενέργειες παρακολούθησης. Αυτό σάς επιτρέπει να προσφέρετε μια εξατομικευμένη υπηρεσία ή να παρακολουθείτε εργασίες.
Ανακαλύψτε 8 απαραίτητα εργαλεία τηλεφωνικού κέντρου
Συμπέρασμα
Το «Φωνητικό μήνυμα σε Email» φέρνει τα φωνητικά σας μηνύματα στην ψηφιακή εποχή, απευθείας στο εισερχόμενο email σας, έτσι είστε πάντα ένα κλικ μακριά από τα τελευταία σας μηνύματα.
Η χρήση του «Φωνητικού μηνύματος σε Email» διασφαλίζει ότι παραμένετε ενήμεροι, ανταποκριτικοί και παραγωγικοί χωρίς να είστε δεμένοι στο σταθερό σας τηλέφωνο. Με αυτόν τον τρόπο, είστε πάντα ένα email μακριά από την αποτελεσματική αντιμετώπιση των αναγκών των καλούντων σας.
Η ρύθμισή του είναι παιχνιδάκι, και τα οφέλη είναι άμεσα: από τη λήψη των μηνυμάτων σας σε μια μορφή που χρησιμοποιείτε ήδη όλη την ημέρα έως τη διευκόλυνση της κοινής χρήσης πληροφοριών με συναδέλφους. Επιλέγοντας το «Φωνητικό μήνυμα σε Email», επιλέγετε έναν πιο αποτελεσματικό, οργανωμένο τρόπο για να παρακολουθείτε τις κλήσεις σας.
