7. Aprile 2022 Blog

Da casella vocale a e-mail: Come inviarlo e come funziona

illustrazione della casella vocale all'e-mail PRINCIPALE

Se parli al telefono per vivere, è probabile che tu abbia a che fare con chiamate perse e messaggi vocali. I messaggi vocali tendono ad accumularsi e può essere difficile tenerli tutti sotto controllo. Dover controllare messaggio dopo messaggio dopo messaggio alla fine di una settimana impegnativa può sembrare un vero lavoro di routine. Per fortuna, c’è un modo più semplice. Si chiama casella vocale a e-mail.

Che cos’è casella vocale a e-mail?

I fornitori di servizi VoIP (come CloudTalk) utilizzano un software che invia automaticamente le registrazioni dei messaggi vocali direttamente alla tua casella di posta elettronica.

Non male, vero? C’è di meglio.

Il software Voicemail to email può inviare le trascrizioni dei tuoi messaggi vocali anche alla tua casella di posta elettronica.

Sono finiti i giorni in cui ci si doveva sedere attraverso una registrazione audio del preambolo che arriva all’inizio di molti messaggi vocali aziendali. Basta aprire il messaggio vocale-to-email, passare alla parte della trascrizione del messaggio che conta davvero e mettersi al lavoro per far crescere il tuo business.

Come funziona la segreteria telefonica all’email?

La segreteria telefonica all’e-mail è una caratteristica conveniente che può aiutare i lavoratori delle vendite e del servizio clienti a rimanere organizzati. Ma come funziona?

È semplice, davvero.

Una volta impostata la funzione voicemail to email, i nuovi messaggi vocali sul tuo telefono aziendale genereranno automaticamente e invieranno notifiche alla tua casella di posta elettronica.

Ogni email includerà un link a una registrazione mp3 del tuo messaggio vocale, oltre a una trascrizione del messaggio, la data e l’ora in cui è stato ricevuto e il numero di richiamo.

I 4 principali vantaggi di Voicemail to Email

Avere tutte queste informazioni importanti a portata di mano rende l’incorporazione di questa funzione nel flusso di lavoro del vostro sistema VoIP come un gioco da ragazzi.

Nel caso tu non sia convinto, però, abbiamo compilato una lista dei 4 principali vantaggi della segreteria telefonica all’email.

#1 Aiuta a organizzarti e a rimanere organizzato

Gli agenti dei call center mettono in campo centinaia di chiamate ogni settimana, e può essere difficile per loro tenere traccia anche dei messaggi vocali più importanti. Casella vocale a e-mail lo rende facile, però, generando automaticamente notifiche e-mail ogni volta che un cliente lascia una casella vocale sul tuo telefono aziendale VoIP.

Con un inventario ricercabile di tutti i tuoi messaggi vocali direttamente nella tua casella di posta, sarai in grado di organizzare il tuo flusso di lavoro. In questo modo, puoi rispondere prima ai tuoi messaggi vocali più urgenti e mantenere il tuo business senza problemi.

#2 Aumenta l’efficienza generale

Ammettiamolo, guadare ore e ore di registrazioni di messaggi vocali arretrati non è divertente. Quel che è peggio è che occupa una tonnellata di tempo prezioso che potrebbe essere meglio utilizzato per fare qualsiasi altra cosa.

Poiché la funzione Voicemail to Email invia le trascrizioni di tutti i tuoi messaggi vocali direttamente alla tua casella di posta, sarai in grado di accedere alle parti più importanti di quei messaggi più velocemente che mai. Sarai in grado di risolvere i problemi dei clienti in modo più efficiente e mantenere tutti felici.

#3 Callback con contesto

Casella vocale a e-mail ti permette di rivedere facilmente il contenuto dei messaggi vocali a tuo piacimento. Hai un callback con un cliente importante in programma per questa settimana? Controlla la tua casella di posta elettronica per eventuali messaggi vocali recenti e informati su tutte le informazioni rilevanti prima che la riunione abbia luogo.

#4 Costruisci un archivio di registrazioni di chiamate.

Un archivio di messaggi vocali è una componente critica dei registri di qualsiasi azienda. Avere questi messaggi a portata di mano può essere utile per una serie di ragioni, non ultima delle quali è la protezione dalla responsabilità in caso di problemi legali nei rapporti con i clienti.

Potrebbe anche essere utile avere queste registrazioni a portata di mano per riferimenti futuri. Costruire un archivio delle vostre registrazioni delle chiamate è quindi un’impresa utile, ed è facile da fare con la funzione Voicemail to email.

Come inviare le notifiche della segreteria telefonica alla tua casella di posta elettronica

Impostare il tuo sistema VoIP in modo che le notifiche della segreteria telefonica appaiano nella tua casella di posta elettronica è facile con CloudTalk. Con pochi clic, puoi far arrivare nella tua casella di posta elettronica delle e-mail generate automaticamente alla conclusione di ogni messaggio vocale.

Con informazioni rilevanti come l’ora e la data in cui le chiamate sono state effettuate, una registrazione della chiamata stessa e il numero di richiamata, gli agenti saranno in grado di rispondere prontamente ai messaggi vocali urgenti.

Le notifiche della segreteria telefonica di CloudTalk possono anche includere una trascrizione dei tuoi messaggi, in modo che tu possa trovare più facilmente le informazioni importanti.

Aumenta l’efficienza inviando messaggi vocali alle e-mail

Tutti vogliono sentirsi produttivi al lavoro, giusto? Bene, quale modo migliore per aumentare l’efficienza di un call center che avere un sistema che invia automaticamente i messaggi vocali alle caselle di posta degli agenti.

Passare secchiate di tempo a riascoltare vecchi messaggi di segreteria archiviati nella speranza di trovare qualche informazione cruciale può essere un grande spreco per la psiche degli agenti – e per i livelli di produttività. Con la funzione voicemail to email, gli agenti saranno in grado di leggere le trascrizioni dei messaggi vocali in modo che possano trovare più rapidamente le informazioni che stanno cercando.

Sviluppare un archivio accessibile di messaggi vocali attraverso la tua casella di posta elettronica può anche avere un effetto positivo sulla produttività a lungo termine. Se un agente deve interagire con un cliente importante, essere in grado di riascoltare o rileggere i vecchi messaggi vocali darà all’agente tutte le informazioni di base di cui ha bisogno per garantire che la sua prossima chiamata vada liscia.

Per concludere

Speriamo che questa recensione della funzione Voicemail to Email sia stata utile. Qui a CloudTalk crediamo sinceramente che possa far risparmiare ai manager dei call center e ai loro agenti una grande quantità di tempo e denaro.

La funzione vi aiuterà a rimanere organizzati e a rendere il vostro team più efficiente, oltre ad altri vantaggi. Il sistema VoIP di CloudTalk offre una versione avanzata della casella vocale su e-mail che è sia potente che facile da usare. Inoltre, è solo una delle nostre oltre70 caratteristiche di alto livello.

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