By N. Mraz

| 7 Apr 2022

Funzionalità, Non categorizzato

Dalla segreteria telefonica all’e-mail: La guida definitiva per una comunicazione aziendale di successo

BTT Comms riporta che l’85% delle persone che non riescono a contattare un’azienda al primo tentativo non proveranno a chiamare di nuovo, e tre quarti di questi non si preoccuperanno di lasciare un messaggio. Quindi, se qualcuno ti lascia un messaggio in segreteria – circa il 20% dei chiamanti– è probabile che abbia qualcosa di importante da discutere con la tua azienda.

In genere le persone impiegano più tempo a rispondere a un messaggio vocale rispetto a qualsiasi altra forma di comunicazione. Ma puoi migliorare significativamente le tue possibilità di generare vendite e coltivare le relazioni con i clienti rispondendo prontamente ai messaggi vocali. Voicemail to Email ti aiuta in questo sforzo.

Esaminiamo quindi cosa può fare la Voicemail to Email per te e come puoi trarre vantaggio da questa funzione.

I punti chiave da cui partire:

Voicemail to Email è uno strumento interessante che invia automaticamente le trascrizioni e le registrazioni dei messaggi vocali direttamente alla tua casella di posta elettronica.
Configurare la Voicemail to Email sul tuo servizio VoIP è un’operazione semplice e immediata, che si svolge facilmente in 7 passi.
La Voicemail to Email offre molti vantaggi, tra cui una maggiore efficienza complessiva, una maggiore accessibilità e una collaborazione più snella tra i team.

Cos’è la Voicemail to Email?

Voicemail to Email trasforma i messaggi vocali in e-mail. Invece di ascoltare ogni singolo messaggio sul telefono, riceverai immediatamente una notifica nella tua casella di posta elettronica non appena ne riceverai uno. Questo rende la gestione dei messaggi vocali più semplice ed efficiente, soprattutto se hai a che fare con un alto volume di chiamate giornaliere.

Come funziona la Voicemail to Email?

Voicemail to Email è una funzione molto diffusa tra i provider di sistemi telefonici hosted VoIP e cloud come CloudTalk. Invia le trascrizioni e le registrazioni dei messaggi vocali direttamente alla tua casella di posta elettronica, dove possono essere facilmente gestite e classificate.

Quando qualcuno ti lascia un messaggio vocale, il sistema telefonico converte il messaggio audio in un file digitale, solitamente in formato .mp3 o .wav. Questo file viene poi allegato a un’e-mail o collegato alla registrazione direttamente nella tua casella di posta.

Puoi ordinare, salvare, cancellare o inoltrare questi messaggi proprio come una qualsiasi e-mail. In questo modo non dovrai interrompere il tuo flusso di lavoro o passare da un’app all’altra per tenere sotto controllo le tue chiamate.

Immagina di avere un assistente personale che prende i tuoi messaggi vocali, li scrive o salva l’audio e poi li inserisce ordinatamente nella tua e-mail in modo che tu possa accedervi quando ti fa comodo.

Come inviare le notifiche della Voicemail alla tua casella di posta elettronica

Impostare la Voicemail to Email sul tuo servizio VoIP è un processo semplice. Ecco come attivare e testare la funzione in pochi semplici passi.

Accedi al tuo account del servizio VoIP
Inizia con l’accedere al tuo account sulla piattaforma del tuo provider VoIP. Qui potrai gestire le impostazioni relative alle chiamate e ai messaggi vocali.
Vai alle impostazioni della segreteria telefonica
Cerca la sezione della segreteria telefonica nel cruscotto del tuo account. Questa potrebbe essere etichettata come “Impostazioni della segreteria telefonica”, “Impostazioni delle chiamate” o qualcosa di simile.
Abilitare la Voicemail to Email
Nelle impostazioni della Voicemail, trova l’opzione per abilitare la Voicemail to Email. Potrebbe trattarsi di un interruttore a levetta o di una casella di controllo.
Inserisci il tuo indirizzo e-mail
Una volta trovata l’opzione per inoltrare i messaggi vocali all’e-mail, inserisci il tuo indirizzo e-mail preferito nell’apposito campo. Questo è l’indirizzo a cui verranno inviati i tuoi messaggi vocali.
Seleziona le preferenze di formato
Alcuni servizi ti permettono di scegliere come ricevere i tuoi messaggi vocali, ad esempio con allegati audio o trascrizioni. Seleziona la tua preferenza.
Salva le modifiche
Assicurati di salvare o applicare le modifiche. Alcune piattaforme potrebbero avere un pulsante “Applica” o “Salva impostazioni”.
Prova la funzione
Considera di effettuare una chiamata di prova al tuo numero e di lasciare un messaggio vocale per assicurarti che tutto sia impostato correttamente e che tu riceva la notifica via e-mail.

Ogni servizio VoIP potrebbe avere dei passaggi o delle opzioni di impostazione leggermente diversi, quindi è bene consultare l’help center o la documentazione di supporto fornita dal tuo servizio specifico per avere istruzioni più personalizzate. Puoi trovare le istruzioni di CloudTalk nella nostra sezione Aiuto.

7 vantaggi dell’invio di messaggi vocali via e-mail

La conversione dei messaggi vocali in e-mail offre numerosi vantaggi e cambia il modo di comunicare delle aziende.

Scopri i 7 principali vantaggi della Voicemail to Email:

#1 Organizzarsi e rimanere organizzati

Gli agenti dei call center ricevono centinaia di chiamate ogni settimana e può essere difficile tenere traccia anche dei messaggi vocali più importanti.

Con un inventario ricercabile di tutti i tuoi messaggi vocali direttamente nella tua casella di posta, puoi organizzare meglio il tuo flusso di lavoro, rispondere prima ai messaggi più urgenti e mantenere la tua attività senza intoppi.

#2 Aumenta l’efficienza complessiva

Ammettiamolo: scorrere ore e ore di registrazioni di messaggi vocali arretrati non è divertente. E, cosa ancora peggiore, richiede un sacco di tempo prezioso che potrebbe essere utilizzato meglio per fare qualsiasi altra cosa.

I tempi di risposta rapidi sono fondamentali per mantenere le relazioni con i clienti, che si aspettano di essere richiamati tempestivamente, soprattutto nei ruoli di vendita o di assistenza clienti. La Voicemail to Email ottimizza questo aspetto eliminando la necessità di controllare costantemente un telefono fisico, mantenendo i clienti impegnati e impedendo loro di cercare alternative.

Questo approccio evita l’inefficienza del passaggio da una piattaforma all’altra e semplifica il flusso di lavoro, soprattutto se non sei sempre collegato all’app del telefono cloud.

#3 Fai callback con il contesto

Richiamare senza aver prima ascoltato la segreteria telefonica di un cliente potrebbe portare a una conversazione imbarazzante. Quando i clienti lasciano un messaggio, si aspettano che tu sappia ciò che hanno già detto nel loro messaggio. Non conoscere le esigenze di chi ti chiama può far sentire il cliente trascurato e frustrato.

Voicemail to Email ti permette di rivedere facilmente il contenuto dei messaggi vocali a tuo piacimento.

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Controlla la tua casella di posta per verificare la presenza di eventuali messaggi vocali recenti e informati su tutte le informazioni rilevanti prima della riunione. Da messaggio vocale a e-mail

#4 Costruisci un archivio di registrazioni delle chiamate

Un archivio di messaggi vocali può essere una componente strategica per qualsiasi azienda.

Avere questi messaggi a portata di mano può essere utile per preparare riunioni importanti, per recuperare rapidamente informazioni cruciali e per tutelarsi dalle responsabilità in caso di problemi legali con i clienti.

#5 Ottieni un’accessibilità migliorata

Ovunque tu sia, puoi ascoltare o leggere i tuoi messaggi vocali a patto che tu abbia accesso alla tua e-mail.

Questo è particolarmente vantaggioso se lavori da remoto o viaggi spesso. Potrai rimanere in contatto senza dover accedere direttamente alla tua casella vocale.

#6 Semplificare la collaborazione del team

Assicurati che il tuo team sia sempre informato selezionando destinatari specifici per le impostazioni di Voicemail to Email, in modo che gli amministratori e gli agenti chiave ricevano i messaggi direttamente via e-mail, sia quando sono in viaggio che quando sono alla loro scrivania.

#7 Utilizza la ricerca rapida e i riferimenti

Puoi organizzare i tuoi messaggi vocali in cartelle, applicare etichette per una rapida identificazione, implementare filtri di ricerca e così via.

Quando hai a che fare con un alto volume di chiamate, potrebbe essere difficile ricordare i dettagli specifici di un messaggio vocale. Ma se i messaggi vocali vengono convertiti in testo e inviati alla tua e-mail, potrai cercare rapidamente informazioni specifiche utilizzando parole chiave.

Puoi facilmente fare riferimento alle conversazioni passate per trovare dettagli o azioni successive. Questo ti permette di offrire un servizio personalizzato o di tenere traccia delle attività.

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Conclusioni

Voicemail to Email porta la tua segreteria telefonica nell’era digitale, direttamente nella tua casella di posta elettronica, in modo da avere sempre a portata di clic i tuoi ultimi messaggi.

L’utilizzo della Voicemail to Email ti garantisce di rimanere informato, reattivo e produttivo senza essere legato al telefono fisso. In questo modo, sarai sempre a un passo dall’inviare un’e-mail per rispondere efficacemente alle esigenze dei tuoi interlocutori.

Configurarla è un gioco da ragazzi e i vantaggi sono immediati: dalla possibilità di ricevere i messaggi in un formato che usi già tutto il giorno alla possibilità di condividere più facilmente le informazioni con i colleghi. Scegliendo Voicemail to Email, sceglierai un modo più efficiente e organizzato per tenere sotto controllo le tue chiamate.

Domande frequenti

Quanto costa Voicemail to Email?

Il costo di Voicemail to Email varia a seconda del tuo provider VoIP o del tuo piano telefonico.
Alcuni servizi la includono come funzione gratuita all’interno dei loro pacchetti, mentre altri potrebbero offrirla come componente aggiuntiva a un costo extra.
È meglio verificare con il tuo provider i prezzi specifici di questa funzione.

Perché la mia segreteria telefonica non viene trascritta?

Il mancato funzionamento della trascrizione della segreteria telefonica può essere dovuto a diversi motivi, come la mancanza del servizio di trascrizione nel tuo piano, una scarsa qualità dell’audio che rende difficile la trascrizione del messaggio vocale o problemi tecnici con il servizio stesso.
Verifica che il servizio di trascrizione sia incluso nel tuo piano e, se i problemi persistono, contatta il tuo provider per ricevere assistenza.

Posso salvare un messaggio vocale nella mia e-mail?

Sì!
Una volta che un messaggio vocale viene inoltrato alla tua e-mail come file audio o trascrizione, puoi salvarlo come qualsiasi altro allegato o testo di un’e-mail.
In questo modo è facile conservare i messaggi vocali importanti senza preoccuparsi che la casella vocale del telefono si riempia.

Come faccio a inviare una copia del messaggio vocale via e-mail?

Per inviare una copia della tua segreteria telefonica alla tua e-mail, attiva la funzione Voicemail-to-email nelle impostazioni del tuo sistema telefonico.
Una volta attivata, tutti i nuovi messaggi vocali verranno automaticamente inviati all’indirizzo e-mail designato, consentendoti di ascoltarli o leggerli direttamente dalla tua casella di posta.

Come si fa ad allegare un messaggio vocale a un’e-mail?

Per allegare manualmente un messaggio vocale a un’e-mail è necessario salvare il file vocale sul tuo dispositivo e poi allegarlo a un’e-mail come faresti con qualsiasi altro file.
Tuttavia, molti sistemi telefonici offrono l’inoltro automatico, che esegue questo processo per te.

Voicemail to Email funziona con le chiamate di gruppo?

La Voicemail to Email può funzionare con le chiamate di gruppo se il tuo sistema telefonico supporta la casella vocale per questo tipo di chiamate.
Tutti i messaggi vocali lasciati dai partecipanti a una chiamata di gruppo persa possono essere inoltrati alla tua e-mail, proprio come avviene per le chiamate individuali.

Ci sono casi d’uso che non sono adatti alla Voicemail to Email?

La Voicemail to Email potrebbe non essere l’ideale in scenari che richiedono una risposta immediata in tempo reale o in ambienti in cui l’accesso alla posta elettronica è limitato o monitorato per motivi di sicurezza.
Inoltre, se la posta elettronica non è una parte importante del tuo flusso di lavoro quotidiano, questa funzione potrebbe non aggiungere molto valore.

Quanto velocemente funziona Voicemail to Email?

La velocità di funzionamento di Voicemail to Email può variare, ma in genere è piuttosto veloce.
In genere, una volta lasciato un messaggio vocale, il sistema impiega solo pochi minuti per elaborarlo e inoltrarlo alla tua e-mail, assicurandoti di ricevere tempestivamente le notifiche delle chiamate perse.