Da segreteria telefonica a email: la guida definitiva per una comunicazione aziendale di successo

BTT Comms rileva che l'85% delle persone che non riescono a mettersi in contatto con un'azienda al primo tentativo non riproverà a chiamare, e tre quarti di queste non si preoccuperanno di lasciare un messaggio. Quindi, se qualcuno ti lascia un messaggio in segreteria (circa il 20% dei chiamanti), è probabile che abbia qualcosa di importante da discutere con la tua azienda.

In genere, le persone impiegano più tempo a rispondere a un messaggio in segreteria rispetto a qualsiasi altra forma di comunicazione. Ma puoi migliorare notevolmente le tue possibilità di generare vendite e coltivare le relazioni con i clienti rispondendo tempestivamente ai messaggi vocali. Il servizio da segreteria telefonica a email ti aiuta proprio in questo. 

Quindi, scopriamo cosa può fare per te il servizio da segreteria telefonica a email e come puoi trarre vantaggio da questa funzionalità.

Punti chiave:

• Il servizio da segreteria telefonica a email (Voicemail to Email) è un pratico strumento che invia automaticamente le trascrizioni e le registrazioni dei messaggi vocali direttamente nella tua casella di posta elettronica.
• Configurare il servizio sulla tua linea VoIP è un'operazione semplice e immediata, che si completa facilmente in 7 passaggi.
• Questo servizio offre molti vantaggi, tra cui una maggiore efficienza complessiva, una migliore accessibilità e una collaborazione di team semplificata.

Cos'è il servizio da segreteria telefonica a email?

Questo servizio trasforma i messaggi della segreteria telefonica in email. Invece di ascoltare ogni messaggio singolarmente sul tuo telefono, riceverai immediatamente una notifica nella tua casella di posta elettronica non appena ne arriva uno. In questo modo gestire i tuoi messaggi vocali diventa più facile ed efficiente, soprattutto se gestisci un volume elevato di chiamate ogni giorno. 

Come funziona il servizio da segreteria telefonica a email?

Il servizio da segreteria a email è una funzionalità molto apprezzata tra i fornitori di VoIP ospitato e sistemi telefonici in cloud come CloudTalk. Invia le trascrizioni e le registrazioni dei messaggi vocali direttamente nella tua casella di posta elettronica, dove possono essere facilmente gestite e classificate per priorità. Scegliere un valido servizio di questo tipo come parte del tuo pacchetto VoIP ti consente di centralizzare le comunicazioni, trattando i messaggi vocali con la stessa facilità di ricerca e priorità di una normale email.

Quando qualcuno ti lascia un messaggio in segreteria, il sistema telefonico converte il messaggio audio in un file digitale, di solito in formato .mp3 o .wav. Questo file viene poi allegato a un'email o collegato direttamente alla registrazione nella tua casella di posta. Eseguire un rapido controllo con un DNSSEC record checker può aiutarti a verificare che le tue email siano protette da spoofing e phishing.

Puoi ordinare, salvare, eliminare o inoltrare questi messaggi proprio come faresti con qualsiasi email. In questo modo non dovrai interrompere il tuo ritmo di lavoro o passare da un'app o un dispositivo all'altro per gestire le tue chiamate. 

Pensa a questo servizio come a un assistente personale che risponde alla segreteria, trascrive i messaggi o ne salva l'audio e poi li inserisce ordinatamente nella tua email in modo che tu possa accedervi quando ti è più comodo.

Come inviare le notifiche della segreteria telefonica alla tua casella email

Configurare il servizio sul tuo sistema VoIP è un processo semplicissimo. Ecco come attivare e testare la funzionalità in pochi semplici passaggi. 

1. Accedi al tuo account VoIP
   Inizia accedendo alla piattaforma del tuo provider VoIP. Qui potrai gestire tutte le impostazioni relative a chiamate e segreteria.
2. Vai alle impostazioni della segreteria telefonica
   Cerca la sezione dedicata alla segreteria all'interno della dashboard del tuo account. Potrebbe chiamarsi „Impostazioni segreteria“, „Impostazioni chiamate“ o qualcosa di simile.
3. Abilita il servizio da segreteria a email
   Nelle impostazioni della segreteria, trova l'opzione per attivare l'invio via email. Potrebbe trattarsi di un interruttore o di una casella di controllo.
4. Inserisci il tuo indirizzo email
   Dopo aver trovato l'opzione per l'inoltro, inserisci l'indirizzo email che preferisci nel campo dedicato. Sarà qui che verranno inviati i tuoi messaggi vocali.
5. Seleziona le tue preferenze di formato
   Alcuni servizi ti consentono di scegliere come ricevere i messaggi, ad esempio come allegati audio o sotto forma di trascrizioni di testo. Seleziona l'opzione che preferisci.
6. Salva le modifiche
   Assicurati di salvare o applicare le modifiche. Alcune piattaforme potrebbero avere un pulsante „Applica“ o „Salva impostazioni“.
7. Fai una prova
   Prova a fare una chiamata di prova al tuo numero e lascia un messaggio in segreteria per verificare che tutto sia configurato correttamente e che tu riceva la notifica via email.

Ogni servizio VoIP potrebbe presentare passaggi o opzioni leggermente diversi, quindi ti consigliamo di consultare il centro assistenza o la documentazione di supporto fornita dal tuo servizio specifico. Trovi le istruzioni di CloudTalk nella nostra sezione di supporto.

7 vantaggi dell'invio dei messaggi della segreteria via email

Convertire i messaggi vocali in email offre numerosi vantaggi e cambia il modo in cui le aziende comunicano. 

Scopri i 7 principali vantaggi del servizio da segreteria a email:

#1 Organizza al meglio il tuo lavoro

Gli operatori dei call center gestiscono centinaia di chiamate ogni settimana e può essere difficile tenere traccia anche dei messaggi vocali più importanti. 

Con un archivio consultabile di tutti i tuoi messaggi direttamente nella casella di posta, puoi organizzare meglio il tuo flusso di lavoro, rispondere prima ai messaggi più urgenti e far funzionare la tua attività senza intoppi.

#2 Aumenta l'efficienza complessiva

Diciamoci la verità: passare ore ad ascoltare registrazioni accumulate in segreteria non è affatto divertente. Peggio ancora, sottrae tempo prezioso che potrebbe essere impiegato per qualsiasi altra attività. 

Tempi di risposta rapidi sono fondamentali per mantenere buone relazioni con i clienti, poiché le persone si aspettano di essere ricontattate tempestivamente, soprattutto quando si tratta di vendite o assistenza clienti. Il servizio da segreteria a email semplifica tutto questo eliminando la necessità di controllare continuamente un telefono fisico, mantenendo i clienti interessati ed evitando che si contino su altre soluzioni.

Questo approccio evita l'inefficienza di dover passare da una piattaforma all'altra e semplifica il tuo flusso di lavoro, specialmente se non utilizzi costantemente l'app del tuo telefono cloud.

#3 Richiama avendo già il contesto chiaro

Richiamare un cliente senza prima ascoltare il suo messaggio in segreteria può portare a conversazioni imbarazzanti. Quando i clienti lasciano un messaggio, si aspettano che tu sappia già cosa hanno detto. Non essere al corrente delle loro esigenze può farli sentire trascurati e frustrati.

Il servizio da segreteria a email ti consente di esaminare facilmente il contenuto dei messaggi vocali quando preferisci. 

Hai una chiamata programmata con un cliente importante alle 14:00? 

Controlla la tua casella di posta alla ricerca di messaggi recenti per aggiornarti su tutte le informazioni utili prima dell'incontro.

#4 Crea un archivio storico delle chiamate

Un archivio di messaggi della segreteria può rivelarsi una risorsa strategica per la documentazione di qualsiasi azienda. 

Avere questi messaggi a portata di mano è utile per preparare riunioni importanti, recuperare rapidamente dati essenziali e tutelarsi in caso di controversie legali con i clienti. Allo stesso modo, mantenere aggiornato il database dei contatti è altrettanto importante per la comunicazione via email. L'uso regolare di uno strumento di convalida delle liste email ti aiuta a raggiungere destinatari reali e attivi, migliorando l'efficienza delle tue campagne e riducendo la frequenza di rimbalzo.

#5 Migliora l'accessibilità

Ovunque tu sia, ti basta avere accesso alla tua email per ascoltare o leggere i messaggi della tua segreteria. 

Questo è particolarmente utile se lavori da remoto o viaggi spesso, poiché ti consente di rimanere in contatto senza dover accedere direttamente al sistema della segreteria telefonica.

#6 Semplifica la collaborazione del team

Assicurati che il tuo team sia sempre aggiornato selezionando destinatari specifici nelle impostazioni del servizio, così che amministratori e operatori chiave ricevano i messaggi direttamente via email, sia che si trovino in viaggio o alla scrivania. Inviando i messaggi vocali via email, elimini di fatto i compartimenti stagni della telefonia, consentendo agli operatori di inoltrare file audio importanti al reparto corretto con un solo clic.

#7 Sfrutta la ricerca rapida e i riferimenti

Puoi organizzare i tuoi messaggi vocali in cartelle, applicare etichette per identificarli rapidamente, usare filtri di ricerca e molto altro ancora. 

Quando gestisci un volume elevato di chiamate, può essere difficile ricordare i dettagli specifici di un messaggio vocale. Ma se i messaggi vengono convertiti in testo e inviati alla tua email, puoi cercare rapidamente informazioni specifiche usando delle parole chiave. Per rendere il tutto ancora più semplice, puoi ottimizzare il tuo flusso di lavoro con uno strumento di intelligenza artificiale per creare oggetti di email, rendendo le tue notifiche ancora più efficaci. Oggetti ottimizzati aiutano il tuo team a riconoscere all'istante l'importanza dei messaggi, migliorando la visibilità nella casella di posta e assicurando che i dettagli critici dei clienti non vengano trascurati.

Puoi fare facilmente riferimento a conversazioni passate per trovare dettagli o azioni di follow-up. Questo ti permette di offrire un servizio personalizzato o di tracciare le attività da svolgere.

Conclusione

Il servizio da segreteria a email porta i tuoi messaggi vocali nell'era digitale direttamente nella tua casella di posta, così sarai sempre a un solo clic di distanza dalle tue comunicazioni più recenti. 

L'uso di questo strumento ti garantisce di rimanere informato, reattivo e produttivo senza dover essere vincolato al telefono dell'ufficio. In questo modo, ti basta un'email per rispondere efficacemente alle esigenze di chi ti chiama.

La configurazione è semplicissima e i vantaggi sono immediati: ricevi i messaggi in un formato che usi già tutto il giorno e puoi condividere facilmente le informazioni con i colleghi. Scegliendo questo servizio, opti per un modo più efficiente e organizzato di gestire le tue chiamate.