תא קולי לדואר אלקטרוני: המדריך האולטימטיבי לתקשורת עסקית מוצלחת

BTT Comms מדווח כי 85% מהאנשים שלא יעברו לחברה בניסיון הראשון שלהם לא ינסו להתקשר שוב, ושלושה רבעים מהם לא יטרחו להשאיר הודעה. לכן, אם מישהו משאיר לך הודעה קולית – בערך 20% מהמתקשרים , סביר להניח שיש לו משהו חשוב לדון בו עם העסק שלך.

בדרך כלל לוקח לאנשים יותר זמן להשיב להודעה קולית מאשר לכל צורת תקשורת אחרת. אבל אתה יכול לשפר משמעותית את הסיכויים שלך ליצור מכירות ולטפח קשרי לקוחות על ידי מענה להודעות קוליות באופן מיידי. דואר קולי לדואר אלקטרוני מסייע לך במאמץ זה.

אז, הבה נבחן מה דואר קולי לדואר אלקטרוני יכול לעשות עבורך וכיצד תוכל להפיק תועלת מהתכונה הזו.

נקודות חשובות:

• תא קולי לדואר אלקטרוני הוא כלי חכם ששולח אוטומטית תמלול והקלטות של הודעות תא קולי ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך.
• קביעת התצורה של דואר קולי לדואר אלקטרוני בשירות ה-VoIP שלך היא משימה פשוטה וישירה , הנעשית בקלות ב-7 שלבים.
• דואר קולי לדוא"ל מציע יתרונות רבים , כולל הגברת היעילות הכוללת, נגישות משופרת ושיתוף פעולה יעיל בצוות.

מה זה דואר קולי לדואר אלקטרוני?

תא קולי לדואר אלקטרוני הופך הודעות קוליות למיילים. במקום להאזין לכל הודעה בנפרד בטלפון שלך, תקבל הודעה מיד לתיבת הדואר הנכנס שלך ברגע שתקבל אחת. זה הופך את ניהול ההודעות הקוליות לקל ויעיל יותר, במיוחד אם אתה מתמודד עם נפח גבוה של שיחות מדי יום.

איך עובד דואר קולי לדואר אלקטרוני?

דואר קולי לדואר אלקטרוני הוא תכונה פופולרית בקרב ספקי מערכות VoIP מתארחים וטלפונים בענן כמו CloudTalk. הוא שולח תמלילים והקלטות של הודעות דואר קולי ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך, שם ניתן לנהל אותן בקלות ולתעדף אותן.

כאשר מישהו משאיר לך הודעה קולית, מערכת הטלפון ממירה את הודעת השמע לקובץ דיגיטלי, בדרך כלל בפורמט .mp3 או .wav. לאחר מכן קובץ זה מצורף למייל או מקושר להקלטה ישירות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

אתה יכול למיין, לשמור, למחוק או להעביר את ההודעות האלה בדיוק כמו כל אימייל. כך שלא תצטרך לשבש את הזרימה שלך או לעבור בין אפליקציות ומכשירים שונים כדי להישאר מעודכן בשיחות שלך.

תחשוב על זה שיש לך עוזר אישי שלוקח את ההודעות הקוליות שלך, רושם אותן או שומר את האודיו ואז מניח אותן בצורה מסודרת בדוא"ל שלך כדי שתוכל לגשת אליהן מתי שמתאים לך.

כיצד לשלוח הודעות דואר קולי לתיבת הדואר הנכנס שלך

הגדרת דואר קולי לדואר אלקטרוני בשירות ה-VoIP שלך היא תהליך פשוט. הנה איך להפעיל ולבדוק את התכונה בכמה שלבים פשוטים.

1. היכנס לחשבון שירות ה-VoIP שלך
   התחל בכניסה לחשבון שלך בפלטפורמת ספק ה-VoIP שלך. זה המקום שבו אתה מנהל הגדרות הקשורות לשיחות והודעות קוליות.
2. נווט אל הגדרות דואר קולי
   חפש את קטע הדואר הקולי במרכז השליטה של ​​החשבון שלך. זה יכול להיות מתויג כ"הגדרות דואר קולי", "הגדרות שיחה" או משהו דומה.
3. אפשר דואר קולי לדואר אלקטרוני
   בתוך הגדרות הדואר הקולי, מצא את האפשרות לאפשר דואר קולי לדואר אלקטרוני. זה עשוי להיות מתג מצב או תיבת סימון.
4. הזן את כתובת הדוא"ל שלך
   לאחר שמצאת את האפשרות להעביר הודעות קוליות למייל, הזן את כתובת הדוא"ל המועדפת עליך בשדה המצורף. זה המקום שבו ההודעות הקוליות שלך יישלחו.
5. בחר העדפות עיצוב
   שירותים מסוימים מאפשרים לך לבחור כיצד אתה מקבל את הדואר הקולי שלך, כגון קבצי אודיו מצורפים או תמלול. בחר את ההעדפה שלך.
6. שמור את השינויים שלך
   הקפד לשמור או להחיל את השינויים שלך. בחלק מהפלטפורמות עשויות להיות כפתור "החל" או "שמור הגדרות".
7. בדוק את התכונה
   שקול לבצע שיחת בדיקה למספר שלך ולהשאיר הודעה קולית כדי לוודא שהכל מוגדר כהלכה ותקבל את התראה באימייל.

לכל שירות VoIP עשויים להיות שלבים או אפשרויות הגדרות מעט שונות, לכן מומלץ לעיין במרכז העזרה או בתיעוד התמיכה שסופק על ידי השירות הספציפי שלך לקבלת הנחיות מותאמות יותר. אתה יכול למצוא את ההוראות של CloudTalk בחלק העזרה שלנו.

7 יתרונות של שליחת הודעות קוליות לדואר אלקטרוני

המרת הודעות קוליות למיילים מציעה יתרונות רבים ומשנה את האופן שבו חברות מתקשרות.

בדוק את 7 היתרונות המובילים של דואר קולי לדואר אלקטרוני:

#1 התארגן והישאר מאורגן

סוכני מוקד טלפוני מבצעים מאות שיחות מדי שבוע, וזה יכול להיות קשה לעקוב אפילו אחר הודעות הדואר הקולי החשובות ביותר שלהם.

עם מלאי שניתן לחיפוש של כל הודעות הדואר הקולי שלך ישירות בתיבת הדואר הנכנס שלך, אתה יכול לארגן את זרימת העבודה שלך טוב יותר, להגיב להודעות הקוליות הדחופות ביותר שלך תחילה ולשמור על פעילות העסק שלך בצורה חלקה.

#2 הגדל את היעילות הכוללת

בואו נודה בזה – להשתכשך שעה אחרי שעה של הקלטות תא קולי פגומות זה לא כיף. מה שגרוע יותר, זה תופס המון זמן יקר על השעון שאפשר להשתמש בו בצורה טובה יותר כמעט לכל דבר אחר.

זמני תגובה מהירים הם חיוניים לשמירה על קשרי לקוחות, מכיוון שלקוחות מצפים להתקשרות חוזרת בזמן, במיוחד בתפקידי מכירות או תמיכת לקוחות. תא קולי לדואר מייעל זאת על ידי ביטול הצורך לבדוק כל הזמן טלפון פיזי, שמירה על מעורבות של לקוחות ומניעת חיפוש חלופות.

גישה זו מונעת את חוסר היעילות של מעבר בין פלטפורמות ומפשטת את זרימת העבודה שלך, במיוחד אם אתה לא תמיד באפליקציית טלפון הענן שלך.

#3 בצע התקשרויות עם הקשר

התקשרות חזרה מבלי להאזין תחילה לתא הקולי של לקוח עלולה להוביל לשיחה מביכה. כאשר לקוחות משאירים הודעה, הם מצפים ממך לדעת מה הם כבר אמרו לך בהודעה שלהם. חוסר מודעות לצרכי המתקשר שלך עלול לגרום ללקוח שלך להרגיש מתעלמים ומתוסכל.

תא קולי לדואר אלקטרוני מאפשר לך לסקור בקלות את התוכן של הודעות תא קולי בשעות הפנאי שלך.

יש לך התקשרות חוזרת עם לקוח חשוב מתוכננת בשעה 14:00?

בדוק בתיבת הדואר הנכנס שלך אם יש הודעות קוליות אחרונות והתעדכן בכל המידע הרלוונטי לפני הפגישה. דואר קולי למייל

#4 בנה ארכיון של רשומות שיחות

ארכיון של הודעות דואר קולי יכול להיות מרכיב אסטרטגי ברשומות של כל עסק.

קבלת הודעות אלה בהישג יד יכולה להיות שימושית להכנת פגישות חשובות, אחזור מהיר של מידע חיוני ומתן הגנה מפני אחריות במקרה של בעיות משפטיות עם לקוחות.

#5 קבל נגישות משופרת

לא משנה היכן אתה נמצא, אתה יכול להאזין או לקרוא את הדואר הקולי שלך כל עוד יש לך גישה לדוא"ל שלך.

זה מועיל במיוחד אם אתה עובד מרחוק או נוסע לעתים קרובות. אתה תישאר מחובר מבלי שתצטרך לגשת ישירות למערכת הדואר הקולי שלך.

#6 ייעל את שיתוף הפעולה בצוות

ודא שהצוות שלך יישאר מעודכן על ידי בחירת נמענים ספציפיים עבור הגדרות דואר קולי לדוא"ל כך שמנהלי מערכת וסוכני מפתח יקבלו הודעות ישירות בדוא"ל, בין אם הם בתנועה או ליד שולחנם.

#7 השתמש בחיפוש מהיר ובעזרה

אתה יכול לארגן את ההודעות הקוליות שלך בתיקיות, להחיל תוויות לזיהוי מהיר, ליישם מסנני חיפוש וכן הלאה.

כאשר אתה מתמודד עם נפח גדול של שיחות, אתה עשוי למצוא את זה מאתגר לזכור פרטים ספציפיים מהתא הקולי. אבל אם ההודעות הקוליות מומרות לטקסט ונשלחות למייל שלך, אתה יכול לחפש במהירות מידע ספציפי באמצעות מילות מפתח.

אתה יכול להפנות בקלות לשיחות קודמות כדי למצוא פרטים או פעולות המשך. זה מאפשר לך להציע שירות מותאם אישית או לעקוב אחר משימות.

גלה 8 כלים חובה למרכז הקשר

קרא בחינם

סיכום

דואר קולי לדואר אלקטרוני מביא את הדואר הקולי שלך לעידן הדיגיטלי ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך, כך שאתה תמיד במרחק קליק אחד מההודעות האחרונות שלך.

שימוש בדואר קולי לדואר אלקטרוני מבטיח שתישאר מיודע, מגיב ופרודוקטיבי מבלי להיות קשור לטלפון השולחני שלך. בדרך זו, אתה תמיד במרחק דוא"ל בלבד ממתן מענה יעיל לצרכי המתקשרים שלך.

ההגדרה שלו היא קלה, וההטבות הן מיידיות: מהעברת ההודעות שלך בפורמט שאתה כבר משתמש בו כל היום ועד להקל על שיתוף המידע עם עמיתים. על ידי בחירת דואר קולי לדואר אלקטרוני, אתה בוחר בדרך יעילה ומאורגנת יותר כדי להישאר מעודכן בשיחות שלך.