Qu’est-ce qu’un numéro VoIP et comment fonctionne-t-il ? Guide complet

Selon les enquêtes internes de Telzio, une entreprise moyenne peut économiser entre 30 et 50 % de ses coûts en passant à la VoIP. Un numéro VoIP offre un mélange de flexibilité, de rentabilité et de fonctionnalités avancées.

Contrairement aux lignes téléphoniques traditionnelles, la VoIP utilise l’internet pour permettre des appels à partir de n’importe quel appareil disposant d’un accès à l’internet – améliorant ainsi votre connectivité sans vous lier.

Si vous aimez voir ce genre de chiffres pour votre entreprise, lisez la suite !

Principaux enseignements :

• Les numéros VoIP offrent flexibilité et économies, permettant d’appeler depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet. Il n’y a pas de limites géographiques ni de coûts supplémentaires.
• Les numéros VoIP peuvent inclure des options d’appel gratuit et de vanité pour le marquage…
• Si vous êtes préoccupé par la sécurité des numéros VoIP et que vous souhaitez vous conformer aux réglementations légales, vous devriez choisir un fournisseur qui utilise le cryptage, des méthodes de connexion sécurisées et qui met régulièrement son logiciel à jour.

Qu’est-ce qu’un numéro VoIP ?

Un numéro VoIP fonctionne comme un numéro de téléphone ordinaire mais utilise une connexion internet pour fonctionner. Contrairement aux numéros traditionnels qui sont liés à un lieu fixe, les numéros VoIP sont liés à l’utilisateur. Cela signifie que vous pouvez utiliser votre numéro depuis n’importe quel endroit via n’importe quelle application téléphonique VoIP compatible avec les appareils mobiles et les ordinateurs.

VoIP versus ligne fixe

La VoIP utilise la technologie de l’internet pour passer des appels, ce qui permet de réduire les coûts, d’offrir des fonctions avancées comme les appels vidéo et la messagerie, et de téléphoner à partir de divers appareils partout où il y a une connexion internet.

Les lignes fixes traditionnelles reposent sur une infrastructure en fil de cuivre. Elles sont réputées pour leur fiabilité et leur qualité constante, mais elles sont généralement plus chères, en particulier pour les appels longue distance, et offrent moins de fonctions avancées.

Si la VoIP est idéale pour se développer et travailler avec des outils numériques, les téléphones fixes restent une bonne option pour tous ceux qui souhaitent passer des appels simples et fiables sans dépendre de l’internet.

Apprenez-en plus sur la comparaison entre VoIP versus ligne terrestre.

Comment fonctionne le numéro VoIP ?

La technologie VoIP permet de transformer des appareils contenant des données, tels qu’un ordinateur ou une tablette, en téléphones à partir desquels vous pouvez passer des appels. Un numéro VoIP est donc un numéro virtuel et vous devez disposer d’un accès stable à l’internet pour l’utiliser.

Une fois configuré, vous pouvez passer des appels sortants et recevoir des appels entrants via votre réseau Internet ou VoIP, en contournant le réseau téléphonique public commuté (RTPC) conventionnel qui fonctionne par l’intermédiaire de lignes téléphoniques.

Avec les numéros de téléphone VoIP, vous bénéficiez également de la flexibilité nécessaire pour passer des appels dans le monde entier sans frais supplémentaires. En tirant parti de solutions telles que CloudTalk, qui fournit 160+ numéros internationaux, vous pouvez rationaliser la communication de votre entreprise sans barrières géographiques.

Types de numéros VoIP

L’un des principaux avantages de la VoIP est la possibilité d’utiliser différents types de numéros. Chaque type offre des avantages uniques et répond à des stratégies commerciales, des modèles opérationnels et des approches d’engagement des clients différents.

Voici un examen plus approfondi de ces types :

1. Numéros VoIP fixes (géographiques)

Ces numéros sont associés à un lieu géographique spécifique ou à un indicatif régional, comme +1 pour les États-Unis ou +44 pour le Royaume-Uni. Ils sont idéaux pour les entreprises ou les particuliers qui souhaitent maintenir une présence locale dans une ville, une région ou un pays donné.

En donnant à votre entreprise un aspect local et facilement accessible, les clients ont l’impression d’avoir affaire à quelqu’un de leur région, ce qui renforce leur confiance en vous.

Par exemple, une agence immobilière de Los Angeles utilise un numéro VoIP fixe avec un indicatif régional LA pour renforcer sa présence sur le marché local, même si ses agents opèrent à partir de différents sites.

2. Numéros VoIP non fixes (non géographiques)

Ces numéros VoIP ne sont pas liés à une localisation géographique spécifique. Ils offrent une certaine flexibilité aux entreprises et aux particuliers qui opèrent à l’échelle nationale ou mondiale. Vous avez la certitude que votre numéro de contact reste cohérent, quel que soit le lieu où vous ou votre entreprise déménagez. Les numéros locaux vous permettent également de réaliser des économies en réduisant les frais d’appels longue distance.

Par exemple, un représentant commercial qui voyage fréquemment peut utiliser un numéro non géographique pour s’assurer que les clients peuvent le joindre n’importe où, sans avoir à modifier ses coordonnées.

3. Numéros verts

Les numéros verts permettent aux appelants de joindre des entreprises sans que l’appel ne soit facturé, quelle que soit la localisation de l’appelant.

Ces numéros commencent généralement par des préfixes tels que 800, 888, 877 aux États-Unis ou 0800 ou 0808 au Royaume-Uni.

Vous pouvez utiliser ces numéros si vous souhaitez offrir une assistance ou des services à vos clients sans facturer l’appelant. Vous minimiserez ainsi la réticence du client à passer un appel.

Un centre national d’assistance à la clientèle utilise souvent un numéro gratuit pour encourager les clients de tout le pays à appeler pour poser des questions ou résoudre des problèmes sans se soucier des frais d’interurbain.

4. Numéros de vanité

Les numéros de prestige épellent un mot ou une phrase sur le clavier de numérotation ou présentent une séquence de chiffres facilement mémorisable. Ils sont généralement utilisés à des fins d’image de marque ou de marketing.

Lorsque vous cherchez à accroître la reconnaissance et la mémorisation de votre marque auprès de votre public cible, un numéro de vanité est une alternative mémorable aux chiffres aléatoires, ce qui en fait un puissant outil de marketing.

Par exemple, un service de livraison de fleurs utilise le numéro 1-800-FLOWERS comme numéro de vanité, ce qui permet aux clients de se souvenir facilement de l’entreprise et de la contacter lorsqu’ils veulent commander des fleurs.

4 Avantages d’un numéro VOIP

Un numéro VoIP est particulièrement intéressant pour les petites et moyennes entreprises (PME). D’ici 2025, les PME devraient connaître une croissance de plus de 15 % sur le marché de la VoIP. Un rapport de Blueface montre que 61% des entreprises sont déjà passées à un système basé sur la VoIP après l’expiration de leur contrat avec les opérateurs de téléphonie fixe.

Les principaux avantages des numéros de téléphone VoIP :

#1 Économisez des coûts

L’utilisation de la technologie VoIP se traduit par des réductions de coûts substantielles. Lorsque vous utilisez l’internet pour la communication vocale, vous contournez les infrastructures de télécommunications traditionnelles et réduisez le coût des appels longue distance et internationaux.

Une startup, par exemple, peut alors allouer les fonds économisés grâce à la réduction des coûts de communication à des initiatives d’innovation et de croissance.


Vous souffrez peut-être comme PlanRadar des limitations des numéros de téléphone fixes, du manque de numéros de téléphone internationaux pour les pays souhaités et de la mauvaise qualité d’appel. CloudTalk a fourni à PlanRadar une solution VoIP flexible et sur mesure qui a transformé la communication de PlanRadar et l’a aidé à atteindre ses objectifs. L’équipe a constaté une augmentation de 70 % de l’efficacité du traitement des appels et de 20 % de la productivité de l’équipe, ce qui a entraîné une croissance stupéfiante de 122 % du volume d’appels.

#2 Adoptez la flexibilité

La flexibilité inhérente à la VoIP vous permet de passer et de recevoir des appels de n’importe où dans le monde sur n’importe quel appareil compatible avec l’internet, comme les smartphones, les ordinateurs portables ou les combinés VoIP.

Les équipes de vente peuvent rester en contact avec les clients et le bureau, qu’elles travaillent à domicile, en déplacement ou sur le site d’un client, ce qui leur permet de ne manquer aucune occasion.

Une entreprise dont la main-d’œuvre est internationale et qui utilise la VoIP pour offrir des modalités de travail flexibles peut attirer les meilleurs talents du monde entier.

#3 Utiliser les fonctions avancées

En outre, la technologie VoIP est dotée de fonctions avancées telles que le transfert d’appel, la messagerie vocale vers le courrier électronique et la transcription d’appel assistée par l’IA, qui peuvent améliorer la productivité et la collaboration. Une multinationale peut utiliser la conférence en ligne pour organiser des réunions régulières sur plusieurs continents, améliorant ainsi la collaboration tout en réduisant les frais de déplacement.

#4 Soutenir la croissance grâce à l’évolutivité

L’évolution de votre entreprise s’accompagne de celle de vos besoins en communication. Les services VoIP s’adaptent facilement à la croissance, vous permettant d’ajouter ou de supprimer des lignes et des services sans modification complexe de l’infrastructure.

Par exemple, une entreprise de commerce électronique en pleine expansion peut ajouter sans effort de nouvelles lignes de service à la clientèle pendant les périodes de pointe.
Une étude menée par McKinsey a révélé que l’absence de solutions logicielles évolutives pouvait coûter aux entreprises entre 8 et 28 % de pertes de revenus.

• Améliorer l’engagement des clients

La VoIP améliore les interactions avec les clients grâce à un routage sophistiqué des appels, à un système de réponse vocale interactive (IVR) et à des messages d’attente personnalisés, ce qui permet de traiter les demandes des clients de manière efficace et professionnelle.

Un commerce de détail, par exemple, met en place un système SVI pour acheminer les appels des clients vers le service approprié, ce qui réduit les temps d’attente et améliore la satisfaction des clients.

• Utiliser les capacités d’intégration

La capacité d’intégration à un large éventail d’applications professionnelles et de systèmes de gestion de la relation client signifie que la VoIP peut rationaliser les opérations commerciales, améliorer la gestion des données et renforcer les interactions avec les clients.

Un prestataire de soins de santé, par exemple, peut intégrer son système VoIP à un logiciel de gestion des patients afin de rationaliser la prise de rendez-vous, les rappels et les suivis.

Comment obtenir un numéro VOIP

La mise en place de numéros VoIP est simple et souvent moins chère que les numéros de téléphone traditionnels. La plupart des systèmes VoIP sont gérés hors site, ce qui réduit ou élimine le besoin d’équipement dans vos locaux.

Voici comment procéder en 6 étapes détaillées :

Étape 1 : Déterminer les besoins de votre entreprise

Évaluez les besoins réels de votre entreprise en matière de système de communication. Considérez l’importance de la rentabilité, de mesures de sécurité solides, d’une fiabilité constante et d’un service de haute qualité.

Consultez les avis en ligne sur la qualité de l’assistance à la clientèle des différents fournisseurs. CloudTalk, par exemple, est connu pour son temps de réponse inférieur à une minute.

Étape 2 : Choisir le prestataire et le régime idéaux

Recherchez et choisissez un fournisseur qui répond à vos besoins spécifiques.

Par exemple, des sociétés comme CloudTalk proposent différents plans adaptés à la taille et aux besoins des entreprises. Un plan personnalisé est particulièrement utile pour les entreprises ayant des exigences uniques, car il permet une configuration plus personnalisée.

Étape 3 : Acquérir votre numéro VoIP

Après avoir choisi un fournisseur, vous travaillerez avec un Customer Success Manager (CSM) qui vous guidera tout au long du processus d’obtention de votre numéro VoIP. Cette étape intervient généralement peu de temps après votre engagement, ce qui permet une transition rapide vers les communications VoIP. Vous pouvez acquérir un nouveau numéro VoIP ou, si vous souhaitez conserver votre numéro de téléphone actuel, choisir un fournisseur qui offre la portabilité des numéros.

Étape 4 : Configurer votre installation VoIP

Une fois votre numéro VoIP en main, l’étape suivante consiste à configurer votre système. Configurez votre nouveau numéro de téléphone VoIP et assurez-vous que vos appareils sont prêts à passer et à recevoir des appels. Cette étape est essentielle pour pouvoir utiliser l’ensemble des fonctions VoIP.

Étape 5 : Déployer le logiciel ou le matériel requis

Mettez en œuvre le logiciel VoIP sur tous vos appareils ou installez des téléphones compatibles VoIP selon vos besoins. De nombreux fournisseurs proposent également des applications mobiles, ce qui facilite l’intégration de la fonctionnalité VoIP dans votre utilisation mobile quotidienne.

Étape 6 : Testez et validez votre installation

Enfin, testez minutieusement votre nouveau numéro VoIP et votre système. Passez plusieurs appels de test pour vérifier la clarté du son et la fonctionnalité de toutes les fonctions spéciales que vous avez mises en place. La phase de test garantit que vos communications professionnelles se dérouleront de manière fluide et efficace.

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Sécurité et conformité des numéros VoIP

Comme toutes les technologies connectées à l’internet, la VoIP est vulnérable aux abus des cybercriminels et des fraudeurs qui veulent nuire à votre entreprise.

Les attaquants qui piratent votre système téléphonique peuvent écouter les conversations, accumuler des factures de téléphone élevées ou voler des données importantes sur votre entreprise et vos clients. Ils peuvent utiliser les informations volées pour imiter votre entreprise ou demander une rançon en menaçant de divulguer des informations confidentielles.

La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de sécuriser vos appels et vos données grâce à des pratiques de base en matière de cybersécurité.

Voici comment les entreprises peuvent relever ces défis :

#1 Chiffrement et connexions sécurisées

Utilisez le cryptage de bout en bout pour tous les appels VoIP afin de protéger les données contre l’interception. Il protégera vos informations sensibles contre les cyberintrusions. Si votre communication est interceptée, un cryptage robuste la rend indéchiffrable pour les attaquants.

#2 Méthodes d’authentification forte

Mettez en œuvre des protocoles d’authentification solides pour accéder aux systèmes VoIP. Veillez à créer des mots de passe forts et uniques pour chaque appareil connecté à votre système VoIP. L’authentification multifactorielle (MFA) ajoute une couche supplémentaire de sécurité, réduisant considérablement le risque d’accès non autorisé.

#3 Mises à jour régulières des logiciels

Maintenir les dernières mises à jour de tous les logiciels et outils utilisés. Les fournisseurs de services VoIP s’efforcent de protéger les informations stockées et transmises sur leurs plateformes contre les cybermenaces. Diverses fonctions de sécurité sont mises en œuvre dans le système, qui sont constamment évaluées afin de déceler d’éventuelles lacunes en matière de sécurité. Une maintenance et des mises à jour régulières contribuent à protéger votre système contre les nouvelles menaces.

#4 Conformité avec les règlements

Restez informé des réglementations relatives à l’utilisation de la VoIP, telles que le GDPR en Europe pour la protection des données et le TCPA aux États-Unis pour les pratiques de télémarketing. Garantir la conformité permet d’éviter les sanctions juridiques et de renforcer la confiance des clients.

#5 Infrastructure de réseau sécurisée

Protégez votre réseau à l’aide de pare-feu, de programmes antivirus et de systèmes de détection des intrusions. Effectuez fréquemment des évaluations de la sécurité de votre réseau afin d’identifier et de corriger les vulnérabilités.

#6 Formation et sensibilisation des employés

Sensibilisez votre équipe aux fraudes à la VoIP, aux attaques DDoS et aux systèmes d’hameçonnage qui pourraient compromettre votre système VoIP. Des employés bien informés sont moins susceptibles d’exposer par inadvertance votre système à des risques.

Conclusion

L’évolutivité de la VoIP garantit qu’elle peut grandir avec votre entreprise, en s’adaptant à l’évolution des besoins sans qu’il soit nécessaire de procéder à des mises à niveau coûteuses du matériel. Avec son mélange d’efficacité, de polyvalence et de rentabilité, la technologie VoIP est un investissement stratégique pour toute organisation cherchant à optimiser son infrastructure de communication.

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