Qu’est-ce qu’un numéro VoIP et comment cela fonctionne-t-il ?

Dans ce guide, nous allons détailler ce que sont les numéros VoIP, leur fonctionnement, les différents types disponibles et les réels avantages qu’ils apportent aux entreprises.

L’adoption d’un numéro VoIP professionnel dédié permet à vos équipes commerciales et d’assistance de gérer des volumes d’appels élevés, d’automatiser le routage et de maintenir une présence professionnelle depuis n’importe quel endroit dans le monde.

Qu’est-ce qu’un numéro VoIP ?

Un numéro VoIP est un numéro de téléphone virtuel qui achemine les appels via Internet plutôt que par les fils de cuivre physiques traditionnels.

Il offre une grande mobilité, des coûts réduits et des fonctionnalités avancées telles que la messagerie vocale par e-mail et le routage des appels. Ces numéros sont souvent utilisés pour les entreprises, le travail à distance ou pour obtenir des indicatifs régionaux locaux. 

Aspects clés des numéros VoIP :

• Indépendance géographique : comme ils ne sont pas liés à un emplacement physique ou à un matériel, les numéros VoIP peuvent être utilisés sur des smartphones, des ordinateurs et des tablettes depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.
• Types de numéros : les numéros VoIP peuvent être locaux (avec des indicatifs régionaux locaux), gratuits ou personnalisés.
• Avantages : ces systèmes offrent généralement des appels interurbains moins chers, voire gratuits, et des tarifs d’appels internationaux plus bas.
• Fournisseurs courants : les services populaires pour obtenir un numéro VoIP incluent Google Voice, CloudTalk et Nextiva.

Types de numéros VoIP

• VoIP fixe : associé à une adresse physique spécifique ; souvent utilisé par les entreprises traditionnelles.

• VoIP non fixe : non lié à une adresse physique ; offre une grande flexibilité, souvent utilisé par les voyageurs ou les travailleurs à distance. 

VoIP vs ligne fixe

La VoIP utilise la technologie Internet pour passer des appels, offrant des coûts réduits, des fonctionnalités avancées telles que les appels vidéo et la messagerie, ainsi que la flexibilité de passer des appels depuis divers appareils partout où une connexion Internet est disponible. 

Les lignes fixes traditionnelles reposent sur une infrastructure de fils de cuivre. Elles sont réputées pour leur fiabilité et leur qualité constante, mais ont tendance à être plus chères, en particulier pour les appels interurbains, et offrent moins de fonctionnalités avancées. 

Bien que la VoIP soit idéale pour se développer et travailler avec des outils numériques, les lignes fixes restent une bonne option pour tous ceux qui souhaitent des appels simples et fiables sans dépendre d’Internet. 

Découvrez-en plus sur le comparatif VoIP vs ligne fixe.

VoIP vs PBX

La VoIP est une technologie téléphonique basée sur Internet, ce qui signifie qu’il n’y a pas de lignes fixes ; vous avez juste besoin d’une connexion Internet stable. C’est une communication à faible coût, évolutive et adaptée au travail à distance.

Le PBX (Private Branch Exchange) est un système matériel traditionnel sur site pour gérer les lignes internes des bureaux. 

Découvrez-en plus sur la différence entre VoIP et PBX.

Comment fonctionne le numéro de téléphone VoIP ?

Un fournisseur VoIP attribue un numéro à votre compte d’utilisateur, et non à un seul appareil. Les appels sont envoyés via Internet et peuvent faire sonner plusieurs appareils simultanément. 

Un numéro VoIP est donc un numéro virtuel et vous avez besoin d’un accès Internet stable pour l’utiliser.

Une fois configuré, vous pouvez passer des appels sortants et recevoir des appels entrants via votre réseau Internet ou VoIP, en contournant le réseau téléphonique public commuté (RTPC) traditionnel qui fonctionne via des lignes téléphoniques physiques. 

Avec les numéros de téléphone VoIP, vous gagnez également la flexibilité de passer des appels dans le monde entier sans frais supplémentaires. En tirant parti de solutions comme CloudTalk, qui fournit plus de 160 numéros internationaux, vous pouvez rationaliser la communication de votre entreprise sans barrières géographiques.

Types de numéros VoIP

Les numéros VoIP ne sont pas tous identiques : ils peuvent être adaptés pour répondre à différents besoins professionnels.

Voici les principaux types que vous rencontrerez :

1. Les numéros VoIP fixes (géographiques) donnent à votre entreprise une présence dans une ville ou une région spécifique, même si votre équipe travaille ailleurs. Par exemple, une agence basée à Los Angeles peut utiliser un numéro local 213 pour instaurer un climat de confiance avec ses clients locaux.
2. Les numéros VoIP non fixes (non géographiques) ne sont pas liés à un emplacement unique. Ils sont utiles si votre entreprise couvre plusieurs régions ou si vous déménagez vos bureaux. Un commercial en déplacement, par exemple, peut conserver le même numéro quel que soit l’endroit où il se trouve.
3. Les numéros VoIP gratuits suppriment les frais d’appel pour vos clients, ce qui leur permet de vous contacter plus facilement. Un centre d’assistance national peut utiliser un numéro 800 afin que les clients puissent appeler de n’importe où sans se soucier des coûts.
4. Les numéros VoIP personnalisés utilisent des combinaisons de mots ou de chiffres faciles à retenir (comme le 1-800-FLOWERS) pour renforcer votre image de marque et améliorer la mémorisation. Une entreprise de services peut en utiliser un pour graver ses coordonnées dans l’esprit des clients.

Choisir la bonne combinaison de types de numéros VoIP vous aide à équilibrer accessibilité, professionnalisme et reconnaissance de la marque. Analysons-les maintenant plus en détail.

1. Numéros VoIP fixes (géographiques)

Ces numéros sont associés à un emplacement géographique spécifique ou à un indicatif régional comme +1 pour les États-Unis ou +44 pour le Royaume-Uni. Ils sont idéaux pour les entreprises ou les particuliers qui souhaitent maintenir une présence locale dans une ville, une région ou un pays particulier. 

En donnant à votre entreprise une apparence locale et facilement accessible, les clients ont l’impression de traiter avec quelqu’un de leur région, ce qui accroît leur confiance en vous.

2. Numéros VoIP non fixes (non géographiques)

Ces numéros VoIP ne sont pas liés à un emplacement géographique spécifique. Ils offrent de la flexibilité aux entreprises et aux particuliers qui opèrent à l’échelle nationale ou mondiale. Vous avez l’assurance que votre numéro de contact reste le même, quel que soit l’endroit où vous ou votre entreprise déménagez. Les numéros locaux vous permettent également d’économiser de l’argent en réduisant les frais d’appels interurbains.

Par exemple, un commercial qui voyage fréquemment peut utiliser un numéro non géographique pour s’assurer que ses clients peuvent le joindre partout, sans avoir à modifier ses coordonnées.

3. Numéros gratuits

Les numéros gratuits permettent aux appelants de joindre les entreprises sans que l’appel ne leur soit facturé, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. 

Ces numéros commencent généralement par des préfixes comme 800, 888, 877 aux États-Unis ou 0800 ou 0808 au Royaume-Uni. 

Vous pouvez utiliser ces numéros si vous souhaitez offrir une assistance ou des services à vos clients sans facturer l’appelant. Cela réduit la réticence du client à passer un appel.

Un centre d’assistance client national utilise souvent un numéro gratuit pour inciter les clients de tout le pays à appeler pour poser des questions ou signaler des problèmes sans se soucier des frais d’interconnexion.

4. Numéros personnalisés

Les numéros personnalisés épellent un mot ou une phrase sur le clavier de numérotation ou présentent une séquence de chiffres facile à retenir. Ils sont généralement utilisés à des fins de stratégie de marque ou de marketing.

Lorsque vous cherchez à accroître la reconnaissance et la mémorisation de votre marque auprès de votre public cible, un numéro personnalisé constitue une alternative mémorable aux chiffres aléatoires, ce qui en fait un outil marketing puissant.

Par exemple, un service de livraison de fleurs utilise le 1-800-FLOWERS comme numéro personnalisé, ce qui permet aux clients de s’en souvenir facilement et de contacter l’entreprise lorsqu’ils souhaitent commander des fleurs.

4 avantages d’un numéro VoIP

Un numéro VoIP est particulièrement attrayant pour les petites et moyennes entreprises (PME). D’ici 2025, les PME devraient croître de plus de 15 % sur le marché de la VoIP. Un rapport de Blueface montre que 61 % des entreprises sont déjà passées à un système basé sur la VoIP après l’expiration de leur contrat avec des opérateurs de lignes fixes. 

Les principaux avantages des numéros de téléphone VoIP :

1. Économiser des coûts
   
   Les numéros VoIP réduisent les coûts téléphoniques de 30 à 50 % tout en offrant aux équipes la flexibilité d’appeler depuis n’importe quel appareil, partout dans le monde.
   
   L’exploitation de la technologie VoIP se traduit par des réductions de coûts substantielles. Lorsque vous utilisez Internet pour les communications vocales, vous contournez les infrastructures de télécommunication traditionnelles et réduisez le coût des appels interurbains et internationaux. 
   
   Une startup, par exemple, peut ensuite allouer les fonds économisés grâce à la réduction des coûts de communication à des initiatives d’innovation et de croissance.
   
   Vous souffrez peut-être, comme PlanRadar, des limites des numéros de téléphone fixes, du manque de numéros de téléphone internationaux pour les pays souhaités et d’une mauvaise qualité d’appel. CloudTalk a fourni à PlanRadar une solution VoIP sur mesure et flexible qui a transformé la communication de PlanRadar et l’a aidée à atteindre ses objectifs. Ils ont constaté une augmentation de 70 % de l’efficacité du traitement des appels et de 20 % de la productivité de l’équipe, entraînant une croissance stupéfiante de 122 % du volume d’appels.
2. Adopter la flexibilité
   
   La flexibilité inhérente à la VoIP vous permet de passer et de recevoir des appels partout dans le monde sur n’importe quel appareil connecté à Internet, tel que des smartphones, des ordinateurs portables ou des téléphones VoIP. 
   
   Les équipes commerciales peuvent rester connectées avec les clients et le bureau, qu’elles travaillent à domicile, en déplacement ou chez un client, ce qui garantit qu’aucune opportunité n’est manquée.
   
   Une entreprise disposant d’une main-d’œuvre mondiale qui utilise la VoIP pour proposer des modalités de travail flexibles peut attirer les meilleurs talents du monde entier.
3. Utiliser des fonctionnalités avancées
   
   De plus, la technologie VoIP s’accompagne de fonctionnalités avancées telles que le transfert d’appel, la messagerie vocale vers e-mail et la transcription d’appels alimentée par l’IA, qui peuvent améliorer la productivité et la collaboration. Une entreprise multinationale peut utiliser la conférence en ligne pour mener des réunions régulières sur plusieurs continents, améliorant ainsi la collaboration tout en réduisant les frais de déplacement.

Un numéro VoIP peut-il recevoir des SMS ?

• Oui, la plupart des numéros VoIP modernes peuvent envoyer et recevoir des SMS et des MMS. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients via leurs canaux préférés, en envoyant des rappels de rendez-vous automatisés, des offres promotionnelles ou des messages d’assistance directe directement depuis leur tableau de bord VoIP ou leur application mobile.

1. Soutenir la croissance grâce à l’évolutivité
   
   À mesure que votre entreprise évolue, vos besoins en communication évoluent également. Les services VoIP s’adaptent facilement pour accompagner la croissance, vous permettant d’ajouter ou de supprimer des lignes et des services sans modifications complexes de l’infrastructure. Par exemple, une entreprise d’e-commerce en pleine expansion peut sans effort ajouter de nouvelles lignes de service client pendant les périodes de pointe des achats. 
   Une étude menée par McKinsey a révélé qu’un manque de solutions logicielles évolutives pouvait coûter aux entreprises entre 8 % et 28 % de pertes de revenus.
2. Intégrer
   À mesure que votre entreprise évolue, vos besoins en communication évoluent également. Les services VoIP s’adaptent facilement pour accompagner la croissance, vous permettant d’ajouter ou de supprimer des lignes et des services sans modifications complexes de l’infrastructure. Par exemple, une entreprise d’e-commerce en pleine expansion peut sans effort ajouter de nouvelles lignes de service client pendant les périodes de pointe des achats. 

Comment obtenir un numéro VoIP

Si vous souhaitez obtenir un numéro VoIP pour votre entreprise, le processus de configuration est entièrement numérique et ne nécessite aucune installation de matériel sur site.

La configuration des numéros VoIP est simple et souvent moins coûteuse que celle des numéros de téléphone traditionnels. La plupart des systèmes VoIP sont gérés hors site, ce qui réduit ou élimine le besoin d’équipement dans vos locaux. 

Voici comment procéder en 6 étapes détaillées :

Étape 1 : Identifiez les besoins de votre entreprise  

Évaluez ce dont votre entreprise a réellement besoin de la part de son système de communication. Tenez compte de l’importance de la rentabilité, de mesures de sécurité solides, d’une fiabilité constante et d’un service de haute qualité. 

Consultez les avis en ligne sur la qualité de l’assistance client des différents fournisseurs. CloudTalk, par exemple, est connu pour son temps de réponse inférieur à une minute. 

Étape 2 : Sélectionnez le fournisseur et le forfait idéaux  

Faites des recherches et choisissez un fournisseur qui correspond à vos besoins spécifiques. 

Par exemple, des entreprises comme CloudTalk proposent différents forfaits pour s’adapter aux différentes tailles et besoins des entreprises. Un forfait sur mesure est particulièrement utile pour les entreprises ayant des exigences uniques, car il permet une configuration plus personnalisée.

Étape 3 : Obtenez votre numéro VoIP  

Après avoir choisi un fournisseur, vous travaillerez avec un Customer Success Manager (CSM) qui vous guidera tout au long du processus d’obtention de votre numéro VoIP. Cette étape se déroule généralement rapidement après votre souscription à un forfait, ce qui permet une transition rapide vers les communications VoIP. Vous pouvez acquérir un nouveau numéro VoIP ou, si vous souhaitez conserver votre numéro de téléphone actuel, choisir un fournisseur qui propose la portabilité des numéros. 

Étape 4 : Configurez votre installation VoIP  

Une fois votre numéro VoIP en main, l’étape suivante consiste à configurer votre système. Configurez votre nouveau numéro de téléphone VoIP et assurez-vous que vos appareils sont prêts à passer et à recevoir des appels. Cette étape est essentielle pour pouvoir utiliser pleinement l’ensemble des fonctions VoIP.

Étape 5 : Déployez le logiciel ou le matériel requis  

Installez le logiciel VoIP sur vos appareils ou installez des téléphones compatibles VoIP selon vos besoins. De nombreux fournisseurs proposent également des applications mobiles, ce qui facilite l’intégration de la fonctionnalité VoIP dans votre utilisation mobile quotidienne. 

Étape 6 : Testez et validez votre configuration  

Enfin, testez minutieusement votre nouveau numéro et votre nouveau système VoIP. Effectuez plusieurs appels de test pour vérifier la clarté du son et le fonctionnement de toutes les fonctionnalités spéciales que vous avez configurées. La phase de test garantit que les communications de votre entreprise se dérouleront de manière fluide et efficace.

Sécurité et conformité des numéros VoIP

Comme toutes les technologies connectées à Internet, la VoIP est vulnérable aux abus des cybercriminels et des fraudeurs visant à nuire à votre entreprise. 

Les attaquants qui piratent votre système téléphonique peuvent écouter vos conversations, accumuler des factures de téléphone salées ou voler des données importantes sur votre entreprise et vos clients. Leur préjudice ne s’arrête pas là ; ils peuvent utiliser les informations volées pour usurper l’identité de votre entreprise ou exiger une rançon en menaçant de divulguer des détails confidentiels.

La bonne nouvelle est que la sécurisation de vos appels et de vos données est tout à fait possible grâce à des pratiques de cybersécurité de base.

Voici comment les entreprises peuvent surmonter ces défis :

#1 Chiffrement et connexions sécurisées 

Utilisez le chiffrement de bout en bout pour tous les appels VoIP afin de protéger les données contre l’interception. Cela mettra vos informations sensibles à l’abri des cyber-intrusions. En cas d’interception de votre communication, un chiffrement robuste la rend indéchiffrable pour les attaquants.

#2 Méthodes d’authentification fortes

Mettez en œuvre des protocoles d’authentification robustes pour accéder aux systèmes VoIP. Veillez à créer des mots de passe forts et uniques pour chaque appareil connecté à votre système VoIP. Une solide protection par mot de passe doit être une priorité pour chaque compte d’utilisateur afin d’éviter les attaques basées sur les identifiants. L’authentification multifacteur (MFA) ajoute une couche de sécurité supplémentaire, réduisant considérablement le risque d’accès non autorisé.

#3 Mises à jour logicielles régulières 

Maintenez à jour l’ensemble des logiciels et outils utilisés. Les fournisseurs de services VoIP s’efforcent de protéger les informations stockées et transmises sur leurs plateformes contre les cybermenaces. Diverses fonctions de sécurité sont implémentées dans le système, lesquelles sont constamment évaluées afin de détecter d’éventuelles failles de sécurité. Une maintenance et des mises à jour régulières contribuent à protéger votre système contre les nouvelles menaces.

#4 Conformité aux réglementations

Restez informé des réglementations relatives à l’utilisation de la VoIP, telles que le RGPD en Europe pour la protection des données et la TCPA aux États-Unis pour les pratiques de télémarketing. Assurer la conformité permet d’éviter les sanctions juridiques et renforce la confiance des clients.

#5 Infrastructure réseau sécurisée

Protégez votre réseau à l’aide de pare-feu, de programmes antivirus pour la protection des ordinateurs et de systèmes de détection des intrusions. Effectuez des évaluations de sécurité fréquentes de votre réseau afin d’identifier et de corriger les vulnérabilités.

#6 Formation et sensibilisation des employés

Sensibilisez votre équipe à la fraude VoIP, aux attaques DDoS et aux stratagèmes de Vishing qui pourraient compromettre votre système VoIP. Il est important que vos employés soient conscients de toutes les menaces possibles, et heureusement, des frameworks comme le MITRE ATT&CK fournissent une base solide de connaissances sur les tactiques et techniques de cyberattaque, ainsi que sur les stratégies de cyberdéfense. Des employés bien informés sont moins susceptibles d’exposer involontairement votre système à des risques.

Peut-on localiser un numéro VoIP ?

Oui, un numéro VoIP peut être localisé, bien que ce soit un peu plus complexe que pour une ligne fixe traditionnelle. Comme les numéros VoIP sont liés à des adresses IP et à des comptes d'utilisateurs plutôt qu'à des emplacements physiques, les forces de l'ordre et les fournisseurs de services utilisent le suivi IP et les journaux des fournisseurs pour identifier le propriétaire enregistré du numéro.

Conclusion

L'évolutivité de la VoIP garantit qu'elle peut se développer avec votre entreprise, en s'adaptant à l'évolution de vos besoins sans nécessiter de coûteuses mises à niveau matérielles. Alliant efficacité, polyvalence et rentabilité, la technologie VoIP est un investissement stratégique pour toute organisation cherchant à optimiser son infrastructure de communication.

Sources :

1. La liste ultime des statistiques VoIP
2. Statistiques sur les logiciels VoIP
3. Statistiques de croissance