¿Qué es un número VoIP y cómo funciona?

En esta guía, explicaremos en detalle qué son los números VoIP, cómo funcionan, los tipos que puedes elegir y los beneficios reales que aportan a las empresas.

Dar el paso a un número VoIP empresarial dedicado permite a tus equipos de ventas y soporte gestionar grandes volúmenes de llamadas, automatizar el enrutamiento y mantener una presencia profesional desde cualquier lugar del mundo.

¿Qué es un número VoIP?

Un número VoIP es un número de teléfono virtual que enruta las llamadas a través de internet en lugar de utilizar los tradicionales cables físicos de cobre.

Ofrece una gran movilidad, menores costes y funciones avanzadas como el envío de buzón de voz al correo electrónico y el enrutamiento de llamadas. Estos números se utilizan a menudo para empresas, teletrabajo o para obtener prefijos locales. 

Aspectos clave de los números VoIP:

• Independencia geográfica: Al no estar vinculados a una ubicación física o a un hardware concreto, los números VoIP se pueden utilizar en smartphones, ordenadores y tablets desde cualquier lugar con conexión a internet.
• Tipos de números: Los números VoIP pueden ser locales (con prefijos de una zona concreta), números gratuitos o números personalizados (vanity).
• Beneficios: Estos sistemas suelen ofrecer llamadas de larga distancia más baratas (a menudo gratuitas) y tarifas de llamadas internacionales más bajas.
• Proveedores habituales: Entre los servicios más populares para obtener un número VoIP se encuentran Google Voice, CloudTalk y Nextiva.

Tipos de números VoIP

• VoIP fijo: Asociado a una dirección física específica; suele ser el preferido de las empresas tradicionales.

• VoIP no fijo: No está vinculado a una dirección física; ofrece una gran flexibilidad y suele ser utilizado por viajeros o teletrabajadores. 

VoIP vs. línea física tradicional

La tecnología VoIP utiliza internet para realizar llamadas, lo que se traduce en menores costes, funciones avanzadas como videollamadas y mensajería, y la flexibilidad de llamar desde varios dispositivos en cualquier lugar con conexión a internet. 

Las líneas fijas tradicionales dependen de una infraestructura de cables de cobre. Son conocidas por su fiabilidad y calidad constante, pero suelen ser más caras (especialmente para llamadas de larga distancia) y ofrecen menos funciones avanzadas. 

Mientras que la VoIP es perfecta para crecer y trabajar con herramientas digitales, las líneas fijas tradicionales siguen siendo una opción viable para quienes buscan llamadas sencillas y fiables sin depender de internet. 

Descubre más sobre cómo se comparan la telefonía VoIP y la fija tradicional.

VoIP vs. PBX

La VoIP es una tecnología telefónica basada en internet, lo que significa que no requiere líneas físicas; solo necesitas una conexión a internet estable. Ofrece una comunicación económica, escalable y adaptada al teletrabajo.

Una PBX (centralita telefónica privada) es un sistema de hardware tradicional instalado físicamente en la empresa para gestionar las líneas internas de la oficina. 

Descubre más sobre las diferencias entre VoIP y PBX.

¿Cómo funciona un número de teléfono VoIP?

Un proveedor de VoIP asigna un número a tu cuenta de usuario, no a un dispositivo concreto. Las llamadas se envían a través de internet y pueden sonar en varios dispositivos a la vez. 

Por tanto, un número VoIP es un número virtual y necesitas un acceso a internet estable para utilizarlo.

Una vez configurado, puedes realizar llamadas salientes y recibir las entrantes a través de tu red de internet o VoIP, evitando la red telefónica pública conmutada (RTPC) convencional que funciona mediante líneas telefónicas físicas. 

Con los números de teléfono VoIP también obtienes la flexibilidad de realizar llamadas a todo el mundo sin costes adicionales. Al aprovechar soluciones como CloudTalk, que ofrece más de 160 números internacionales, puedes optimizar la comunicación de tu empresa sin barreras geográficas.

Tipos de números VoIP

Los números internacionales VoIP no son todos iguales: se pueden adaptar para cubrir diferentes necesidades comerciales.

Estos son los principales tipos que encontrarás:

1. Los números VoIP fijos (geográficos) le dan a tu negocio presencia en una ciudad o región específica, aunque tu equipo trabaje desde otro lugar. Por ejemplo, una agencia con sede en Los Ángeles podría utilizar un número local con prefijo 213 para generar confianza con los clientes de esa zona.
2. Los números VoIP no fijos (no geográficos) no están vinculados a una ubicación física. Son muy útiles si tu empresa opera en varias regiones o si te trasladas de oficina. Un representante de ventas que viaja a menudo, por ejemplo, puede mantener el mismo número sin importar dónde esté.
3. Los números gratuitos VoIP eliminan el coste de la llamada para tus clientes, facilitando que se pongan en contacto contigo. Un centro de asistencia nacional podría utilizar un número gratuito para que los clientes llamen desde cualquier lugar sin preocuparse por la factura.
4. Los números personalizados (vanity) VoIP utilizan combinaciones de letras o números fáciles de recordar (como 1-800-FLOWERS) para reforzar tu marca y mejorar el recuerdo. Una empresa de servicios podría utilizar uno para que sus datos de contacto se queden grabados en la mente de los clientes.

Elegir la combinación adecuada de tipos de números VoIP te ayuda a equilibrar la accesibilidad, la profesionalidad y el reconocimiento de marca. Veámoslos ahora con más detalle.

1. Números VoIP fijos (geográficos)

Estos números están asociados a una ubicación geográfica específica o prefijo, como el +1 para EE. UU. o el +44 para el Reino Unido. Son ideales para empresas o profesionales que desean mantener una presencia local en una ciudad, región o país concreto. 

Al hacer que tu negocio parezca local y accesible, los clientes sienten que están tratando con alguien de su propia zona, lo que aumenta su confianza en ti.

2. Números VoIP no fijos (no geográficos)

Estos números VoIP no están vinculados a una ubicación geográfica concreta. Ofrecen una gran flexibilidad para empresas y profesionales que operan a escala nacional o global. Puedes tener la seguridad de que tu número de contacto seguirá siendo el mismo, sin importar dónde os trasladéis tú o tu empresa. Los números locales también te ahorran dinero al reducir los cargos por llamadas de larga distancia.

Por ejemplo, un comercial que viaja con frecuencia puede utilizar un número no geográfico para asegurarse de que los clientes puedan localizarlo en cualquier lugar, sin necesidad de cambiar su información de contacto.

3. Números gratuitos

Los números gratuitos permiten a los usuarios ponerse en contacto con las empresas sin que se les cobre por la llamada, independientemente de la ubicación del emisor. 

Estos números suelen empezar por prefijos como 800, 888, 877 en EE. UU., o 900 u 800 en España. 

Puedes utilizar estos números si quieres ofrecer asistencia o servicios a tus clientes sin que tengan que pagar por llamar. De este modo, se reducen las reticencias de los clientes a realizar una llamada.

Un centro nacional de atención al cliente suele utilizar un número gratuito para animar a los usuarios de cualquier parte del país a llamar con sus dudas o problemas sin preocuparse por los costes de larga distancia.

4. Números personalizados (vanity)

Los números personalizados forman una palabra o frase en el teclado de marcación, o presentan una secuencia numérica muy fácil de recordar. Se utilizan principalmente con fines de marca o marketing.

Cuando buscas aumentar el reconocimiento de marca y el recuerdo entre tu público objetivo, un número personalizado es una alternativa memorable a los dígitos aleatorios, lo que lo convierte en una potente herramienta de marketing.

Por ejemplo, un servicio de entrega de flores a domicilio utiliza 1-800-FLOWERS como su número personalizado, lo que facilita enormemente que los clientes lo recuerden y contacten con la empresa cuando quieren pedir flores.

4 beneficios de un número VoIP

Un número VoIP es especialmente atractivo para las pequeñas y medianas empresas (pymes). Para 2025, es probable que las pymes crezcan más de un 15 % en el mercado de VoIP. Un informe de Blueface muestra que el 61 % de las empresas ya se han cambiado a un sistema basado en VoIP tras la expiración de su contrato con los operadores de telefonía fija tradicional. 

Los principales beneficios de los números de teléfono VoIP:

1. Ahorro de costes
   
   Los números VoIP reducen los costes telefónicos entre un 30 % y un 50 %, al tiempo que ofrecen a los equipos la flexibilidad de llamar desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar del mundo.
   
   Aprovechar la tecnología VoIP se traduce en reducciones sustanciales de costes. Al utilizar internet para la comunicación de voz, evitas las infraestructuras de telecomunicaciones tradicionales y recortas el coste de las llamadas internacionales y de larga distancia. 
   
   Una startup, por ejemplo, puede destinar los fondos ahorrados en comunicación a iniciativas de innovación y crecimiento.
   
   Es posible que, al igual que PlanRadar, sufras las limitaciones de los números de teléfono fijos, la falta de números de teléfono internacionales para los países deseados y una mala calidad de llamada. CloudTalk proporcionó a PlanRadar una solución VoIP flexible y a medida que transformó su comunicación y les ayudó a alcanzar sus objetivos. Registraron un aumento del 70 % en la eficiencia de la gestión de llamadas y un incremento del 20 % en la productividad del equipo, lo que se tradujo en un asombroso crecimiento del 122 % en el volumen de llamadas.
2. Máxima flexibilidad
   
   La flexibilidad inherente de la VoIP te permite realizar y recibir llamadas desde cualquier parte del mundo en cualquier dispositivo con conexión a internet, como smartphones, portátiles o terminales VoIP. 
   
   Los equipos de ventas pueden mantenerse conectados con los clientes y la oficina tanto si trabajan desde casa, de viaje o en las instalaciones de un cliente, garantizando que no se pierda ninguna oportunidad.
   
   Una empresa con una plantilla global que utiliza VoIP para ofrecer modalidades de trabajo flexibles puede atraer al mejor talento de cualquier rincón del mundo.
3. Uso de funciones avanzadas
   
   Además, la tecnología VoIP incluye funciones avanzadas como el desvío de llamadas, el envío de buzón de voz al correo electrónico y la transcripción de llamadas con IA, que pueden mejorar la productividad y la colaboración. Una corporación multinacional puede utilizar las conferencias online para realizar reuniones periódicas entre continentes, mejorando la colaboración y reduciendo al mismo tiempo los costes de viaje.

¿Puede un número VoIP recibir mensajes de texto?

• Sí, la mayoría de los números VoIP modernos pueden enviar y recibir mensajes de texto (SMS) y MMS. Esta función permite a las empresas comunicarse con los clientes a través de sus canales preferidos, enviando recordatorios de citas automatizados, ofertas promocionales o mensajes de soporte directo desde su panel de control de VoIP o aplicación móvil.

1. Apoyo al crecimiento gracias a la escalabilidad
   
   A medida que tu negocio evoluciona, también lo hacen tus necesidades de comunicación. Los servicios VoIP se escalan fácilmente para adaptarse al crecimiento, lo que te permite añadir o eliminar líneas y servicios sin complejos cambios de infraestructura. Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico en rápida expansión puede añadir sin esfuerzo nuevas líneas de atención al cliente durante las temporadas altas de compras.
   Un estudio realizado por McKinsey reveló que la falta de soluciones de software escalables podría costar a las empresas pérdidas de ingresos de entre el 8 % y el 28 %.
2. Integración
   A medida que tu negocio evoluciona, también lo hacen tus necesidades de comunicación. Los servicios VoIP se escalan fácilmente para adaptarse al crecimiento, lo que te permite añadir o eliminar líneas y servicios sin complejos cambios de infraestructura. Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico en rápida expansión puede añadir sin esfuerzo nuevas líneas de atención al cliente durante las temporadas de compras más intensas. 

Cómo obtener un número VoIP

Si quieres obtener un número VoIP para tu negocio, el proceso de configuración es totalmente digital y requiere cero instalaciones de hardware físico en tu oficina.

Configurar números VoIP es un proceso sencillo y, a menudo, más barato que el de los números de teléfono tradicionales. La mayoría de los sistemas VoIP se gestionan de forma externa, reduciendo o eliminando la necesidad de equipos en tus instalaciones. 

Aquí tienes cómo hacerlo en 6 pasos detallados:

Paso 1: Identifica las necesidades de tu empresa  

Evalúa qué necesita realmente tu empresa de su sistema de comunicación. Ten en cuenta la importancia de la rentabilidad, las medidas de seguridad sólidas, una fiabilidad constante y un servicio de alta calidad. 

Consulta las opiniones online sobre la calidad del servicio de asistencia al cliente de los distintos proveedores. CloudTalk, por ejemplo, es conocido por ofrecer un tiempo de respuesta inferior a un minuto. 

Paso 2: Selecciona el proveedor y plan idóneos  

Investiga y elige un proveedor que se alinee con tus requisitos específicos. 

Por ejemplo, compañías como CloudTalk ofrecen varios planes que se adaptan a diferentes tamaños y necesidades de negocio. Un plan personalizado es especialmente útil para empresas con requisitos únicos, ya que permite una configuración más a medida.

Paso 3: Adquiere tu número VoIP  

Tras decidirte por un proveedor, trabajarás con un gestor de éxito del cliente (CSM) que te guiará en el proceso de obtención de tu número VoIP. Este paso suele completarse rápidamente tras contratar un plan, lo que permite una transición ágil a las comunicaciones VoIP. Puedes adquirir un número VoIP nuevo o, si prefieres mantener tu número de teléfono actual, elegir un proveedor que ofrezca portabilidad numérica. 

Paso 4: Configura tu sistema VoIP  

Con tu número VoIP en la mano, el siguiente paso es configurar el sistema. Configura tu nuevo número de teléfono VoIP y asegúrate de que tus dispositivos estén listos para realizar y recibir llamadas. Este paso es vital para poder aprovechar toda la variedad de funciones de la VoIP.

Paso 5: Implementa el software o hardware necesario  

Instala el software VoIP en tus dispositivos o implementa teléfonos compatibles con VoIP según sea necesario. Muchos proveedores también ofrecen aplicaciones móviles, lo que facilita integrar la funcionalidad VoIP en tu uso diario del móvil. 

Paso 6: Prueba y valida tu configuración  

Por último, prueba a fondo tu nuevo número y sistema VoIP. Realiza varias llamadas de prueba para comprobar la claridad del sonido y el funcionamiento de las características especiales que hayas configurado. Esta fase de pruebas garantiza que las comunicaciones de tu empresa funcionarán de forma fluida y eficaz.

Seguridad y cumplimiento en números VoIP

Como ocurre con todas las tecnologías conectadas a internet, la VoIP es vulnerable al uso indebido por parte de ciberdelincuentes y estafadores que busquen perjudicar a tu negocio. 

Los atacantes que logran hackear tu sistema telefónico pueden escuchar conversaciones, generar grandes facturas telefónicas o robar datos importantes sobre tu empresa y clientes. Su impacto no acaba ahí; pueden utilizar la información robada para suplantar la identidad de tu negocio o exigir un rescate bajo la amenaza de filtrar detalles confidenciales.

La buena noticia es que proteger tus llamadas y datos es posible mediante prácticas básicas de ciberseguridad.

Así es como las empresas pueden hacer frente a estos desafíos:

#1 Cifrado y conexiones seguras 

Utiliza el cifrado de extremo a extremo en todas las llamadas VoIP para proteger los datos frente a interceptaciones. Esto blindará tu información confidencial ante intrusiones cibernéticas. En caso de que se intercepte tu comunicación, un cifrado sólido hace que sea ilegible para los atacantes.

#2 Métodos de autenticación sólidos

Implementa protocolos de autenticación robustos para acceder a los sistemas VoIP. Asegúrate de crear contraseñas fuertes y únicas para cada dispositivo conectado a tu sistema VoIP. La protección mediante contraseña debe ser una prioridad para cada cuenta de usuario para evitar ataques basados en credenciales. La autenticación multifactor (MFA) añade una capa adicional de seguridad, reduciendo significativamente el riesgo de accesos no autorizados.

#3 Actualizaciones de software periódicas 

Mantén al día las últimas actualizaciones de todos los programas y herramientas utilizados. Los proveedores de servicios VoIP se esfuerzan diligentemente por proteger la información almacenada y transmitida en sus plataformas contra las ciberamenazas. El sistema incluye diversas funciones de seguridad que se evalúan constantemente para descubrir posibles brechas. Un mantenimiento y actualizaciones regulares ayudan a proteger tu sistema contra nuevas amenazas.

#4 Cumplimiento de las normativas

Mantente informado sobre las normativas de uso de VoIP, como el RGPD en Europa para la protección de datos y la TCPA en EE. UU. para las prácticas de telemarketing. Garantizar el cumplimiento normativo ayuda a evitar sanciones legales y mejora la confianza de los clientes.

#5 Infraestructura de red segura

Protege tu red con cortafuegos, antivirus para la protección de ordenadores y sistemas de detección de intrusos. Realiza evaluaciones de seguridad periódicas en tu red para identificar y rectificar vulnerabilidades.

#6 Formación y concienciación de los empleados

Educa a tu equipo sobre el fraude telefónico por internet, los ataques DDoS y las tácticas de vishing que podrían comprometer tu sistema VoIP. Es importante que tus empleados conozcan todas las amenazas posibles y, afortunadamente, marcos de trabajo como MITRE ATT&CK proporcionan una base sólida de conocimientos sobre tácticas y técnicas de ciberataques, así como estrategias de ciberdefensa. Unos empleados formados tienen menos probabilidades de exponer tu sistema a riesgos de forma involuntaria.

¿Se puede rastrear un número VoIP?

Sí, un número VoIP se puede rastrear, aunque es un poco más complejo que rastrear una línea fija tradicional. Dado que los números VoIP están vinculados a direcciones IP y cuentas de usuario en lugar de a ubicaciones físicas, las fuerzas del orden y los proveedores de servicios utilizan el rastreo de IP y los registros de los proveedores para identificar al propietario registrado del número.

Conclusión

La escalabilidad de la VoIP garantiza que pueda crecer con tu negocio, adaptándose a las necesidades cambiantes sin necesidad de costosas actualizaciones de hardware. Con su combinación de eficiencia, versatilidad y rentabilidad, la tecnología VoIP es una inversión estratégica para cualquier organización que busque optimizar su infraestructura de comunicación.

Fuentes:

1. La lista definitiva de estadísticas de VoIP
2. Estadísticas de software VoIP
3. Estadísticas de crecimiento