El futuro de la comunicación: Los números VoIP y su funcionamiento

Según las encuestas internas de Telzio, la empresa media puede ahorrar entre un 30 y un 50 % de costes pasándose a la VoIP. Un número VoIP ofrece una mezcla de flexibilidad, rentabilidad y funcionalidades avanzadas.

A diferencia de las líneas telefónicas tradicionales, la VoIP utiliza Internet para permitir llamadas desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, mejorando tu conectividad sin atarte.

Si te gusta ver este tipo de cifras para tu empresa, ¡sigue leyendo!

Puntos clave:

• Los números VoIP ofrecen flexibilidad y ahorro de costes, ya que permiten llamar desde cualquier lugar con conexión a Internet. No hay límites geográficos ni costes adicionales.
• Los números VoIP pueden incluir opciones gratuitas y de vanidad para la marca…
• Si te preocupa la seguridad de los números VoIP y quieres cumplir la normativa legal, debes elegir un proveedor que utilice encriptación, métodos de inicio de sesión seguros y actualice regularmente su software.

¿Qué es un número VoIP?

Un número VoIP funciona como un número de teléfono normal, pero utiliza una conexión a Internet para su funcionamiento. A diferencia de los números tradicionales, que están vinculados a una ubicación fija, los números de Voz sobre IP están vinculados al usuario. Esto significa que puedes utilizar tu número desde cualquier lugar a través de cualquier aplicación de telefonía VoIP compatible tanto con dispositivos móviles como con ordenadores.

VoIP vs. Teléfono fijo

La VoIP utiliza la tecnología de Internet para hacer llamadas, ofreciendo costes más bajos, funciones avanzadas como videollamadas y mensajería, y la flexibilidad de llamar desde varios dispositivos en cualquier lugar con conexión a Internet.

Los teléfonos fijos tradicionales se basan en una infraestructura de cables de cobre. Son conocidas por su fiabilidad y calidad constante, pero suelen ser más caras, sobre todo para las llamadas de larga distancia, y ofrecen menos funciones avanzadas.

Aunque el VoIP es estupendo para crecer y trabajar con herramientas digitales, el teléfono fijo sigue siendo una buena opción para quien desee llamadas sencillas y fiables sin depender de Internet.

Más información sobre la comparación entre VoIP y telefonía fija.

¿Cómo funciona el número VoIP?

La tecnología VoIP funciona convirtiendo los dispositivos que funcionan con datos, como un ordenador o una tableta, en teléfonos desde los que puedes llamar. Un número VoIP es, por tanto, un número virtual y necesitas un acceso estable a Internet para utilizarlo.

Una vez configurado, puedes iniciar llamadas salientes y recibir las entrantes a través de tu red de Internet o VoIP, eludiendo la red telefónica pública conmutada (RTPC) convencional que funciona a través de líneas telefónicas.

Con los números de teléfono VoIP también ganas flexibilidad para iniciar llamadas en todo el mundo sin costes adicionales. Aprovechando soluciones como CloudTalk, que proporciona 160+ números internacionales, puedes agilizar la comunicación de tu empresa sin barreras geográficas.

Tipos de números VoIP

Una ventaja significativa de la VoIP es la posibilidad de utilizar distintos tipos de números. Cada tipo ofrece ventajas únicas, que se adaptan a diferentes estrategias empresariales, modelos operativos y enfoques de captación de clientes.

Aquí tienes una visión más detallada de estos tipos:

1. Números VoIP fijos (geográficos)

Estos números están asociados a una ubicación geográfica o código de área específicos, como +1 para EE.UU. o +44 para el Reino Unido. Son ideales para empresas o particulares que quieren mantener una presencia local en una ciudad, región o país concretos.

Al hacer que tu empresa parezca local y fácilmente accesible, los clientes sienten que tratan con alguien de su localidad, lo que aumenta su confianza en ti.

Un ejemplo sería una agencia inmobiliaria de Los Ángeles que utiliza un número fijo de VoIP con un prefijo de Los Ángeles para reforzar su presencia en el mercado local, aunque sus agentes operen desde distintos lugares.

2. Números VoIP no fijos (no geográficos)

Estos números VoIP no están vinculados a una ubicación geográfica concreta. Ofrecen flexibilidad a las empresas y particulares que operan a escala nacional o mundial. Puedes estar seguro de que tu número de contacto seguirá siendo el mismo, independientemente de dónde te desplaces tú o tu empresa. Los números locales también te ahorran dinero al reducir los gastos de larga distancia.

Por ejemplo, un comercial que viaja con frecuencia puede utilizar un número no geográfico para asegurarse de que los clientes puedan localizarle en cualquier lugar, sin necesidad de cambiar la información de contacto.

3. Números gratuitos

Los números gratuitos permiten a las personas que llaman ponerse en contacto con empresas sin que se les cobre por la llamada, independientemente de la ubicación de la persona que llama.

Estos números suelen empezar con prefijos como 800, 888, 877 en EE.UU. o 0800 o 0808 en el Reino Unido.

Puedes utilizar estos números si quieres ofrecer asistencia o servicios a tus clientes sin cobrar a la persona que llama. Hacerlo así minimiza la reticencia del cliente a realizar una llamada.

Un centro de atención al cliente de ámbito nacional suele utilizar un número gratuito para animar a los clientes de cualquier parte del país a llamar para hacer consultas o plantear problemas sin preocuparse por los gastos de larga distancia.

4. Números de vanidad

Los números de vanidad deletrean una palabra o frase en el teclado de marcación o presentan una secuencia de números fácil de recordar. Suelen utilizarse con fines de marca o marketing.

Cuando buscas aumentar el reconocimiento y el recuerdo de tu marca entre tu público objetivo, entonces un número de vanidad es una alternativa memorable a los dígitos aleatorios, lo que los convierte en una poderosa herramienta de marketing.

Por ejemplo, un servicio de entrega de flores utiliza 1-800-FLOWERS como número de vanidad, lo que facilita que los clientes lo recuerden y se pongan en contacto con la empresa cuando quieran encargar flores.

4 Ventajas de un número VOIP

Un número VoIP es especialmente atractivo para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). En 2025, los SMB es probable que crezcan más de un 15% en el mercado VoIP. Un informe de Blueface muestra que el 61% de las empresas ya han cambiado a un sistema basado en VoIP tras expirar su contrato con las operadoras de telefonía fija.

Las principales ventajas de los números de teléfono VoIP:

#1 Ahorrar costes

Aprovechar la tecnología VoIP se traduce en reducciones sustanciales de costes. Cuando utilizas Internet para la comunicación de voz, evitas las infraestructuras de telecomunicaciones tradicionales y reduces el coste de las llamadas internacionales y de larga distancia.

Una startup, por ejemplo, puede destinar los fondos ahorrados por la reducción de los costes de comunicación a iniciativas de innovación y crecimiento.


Puede que sufras como PlanRadar las limitaciones de los números de teléfono fijos, la falta de números de teléfono internacionales para los países deseados y la mala calidad de las llamadas. CloudTalk proporcionó a PlanRadar una solución VoIP personalizada y flexible que transformó la comunicación de PlanRadar y le ayudó a alcanzar sus objetivos. Consiguieron un aumento del 70% en la eficacia de la gestión de llamadas y un aumento del 20% en la productividad del equipo, lo que llevó a un asombroso crecimiento del 122% en el volumen de llamadas.

#nº 2 Adoptar la flexibilidad

La flexibilidad inherente a la VoIP te permite hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar del mundo en cualquier dispositivo con conexión a Internet, como teléfonos inteligentes, portátiles o teléfonos VoIP.

Los equipos de ventas pueden permanecer conectados con los clientes y la oficina tanto si trabajan desde casa, en tránsito o en las instalaciones de un cliente, garantizando que no se pierda ninguna oportunidad.

Una empresa con una plantilla global que utiliza la VoIP para ofrecer modalidades de trabajo flexibles, puede atraer a los mejores talentos de todo el mundo.

#3 Utilizar funciones avanzadas

Además, la tecnología VoIP viene con funciones avanzadas como el desvío de llamadas, el buzón de voz al correo electrónico y la transcripción de llamadas con IA, que pueden mejorar la productividad y la colaboración. Una empresa multinacional puede utilizar las conferencias online para celebrar reuniones periódicas entre continentes, mejorando la colaboración y reduciendo los gastos de viaje.

#4 Apoya el crecimiento con escalabilidad

A medida que tu empresa evoluciona, también lo hacen tus necesidades de comunicación. Los servicios VoIP se adaptan fácilmente al crecimiento, permitiéndote añadir o eliminar líneas y servicios sin complejos cambios de infraestructura.

Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico en rápida expansión puede añadir sin esfuerzo nuevas líneas de atención al cliente durante las temporadas altas de compras.
Un estudio realizado por McKinsey descubrió que la falta de soluciones de software escalables podría costar a las empresas entre un 8% y un 28% en pérdidas de ingresos.

• Mejora el compromiso del cliente

La VoIP mejora las interacciones con los clientes mediante un sofisticado enrutamiento de llamadas, respuesta de voz interactiva (IVR) y mensajes personalizados en espera, garantizando que las consultas de los clientes se gestionen con eficacia y profesionalidad.

Un comercio minorista, por ejemplo, implanta un sistema IVR para dirigir las llamadas de los clientes al departamento adecuado, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la satisfacción del cliente.

• Utilizar las capacidades de integración

La capacidad de integrarse con una amplia gama de aplicaciones empresariales y sistemas CRM significa que la VoIP puede agilizar las operaciones empresariales, mejorar la gestión de datos y potenciar las interacciones con los clientes.

Un proveedor sanitario, por ejemplo, puede integrar su sistema VoIP con un software de gestión de pacientes para agilizar la programación de citas, los recordatorios y los seguimientos.

Cómo conseguir un número VOIP

Configurar númerosVoIP es sencillo y a menudo más barato que los números de teléfono tradicionales. La mayoría de los sistemas VoIP se gestionan fuera de las instalaciones, lo que reduce o elimina la necesidad de equipos en tus locales.

He aquí cómo hacerlo en 6 pasos detallados:

Paso 1: Identifica las necesidades de tu empresa

Evalúa lo que tu empresa necesita realmente de su sistema de comunicación. Considera la importancia de la rentabilidad, las medidas de seguridad sólidas, la fiabilidad constante y el servicio de alta calidad.

Comprueba las opiniones online sobre la calidad de la atención al cliente de los distintos proveedores. CloudTalk, por ejemplo, es conocido por un tiempo de respuesta inferior a un minuto.

Paso 2: Selecciona el proveedor y el plan ideales

Investiga y elige un proveedor que se ajuste a tus requisitos específicos.

Por ejemplo, empresas como CloudTalk ofrecen varios planes que se adaptan a diferentes tamaños y necesidades empresariales. Un Plan Personalizado es especialmente útil para empresas con demandas únicas, ya que permite una configuración más personalizada.

Paso 3: Adquiere tu número VoIP

Tras decidirte por un proveedor, trabajarás con un Gestor de Éxito de Clientes (CSM) que te guiará en el proceso de obtención de tu número VoIP. Este paso suele producirse rápidamente después de que te hayas comprometido con un plan, lo que permite una rápida transición a las comunicaciones VoIP. Puedes adquirir un nuevo número VoIP o, si quieres conservar tu número de teléfono actual, elegir un proveedor que ofrezca portabilidad de número.

Paso 4: Configura tu instalación VoIP

Con tu número VoIP en la mano, el siguiente paso es configurar tu sistema. Configura tu nuevo número de teléfono VoIP y asegúrate de que tus dispositivos están listos para hacer y recibir llamadas. Este paso es vital para poder utilizar toda la gama de funciones VoIP.

Paso 5: Despliega el software o hardware necesario

Implanta el software VoIP en todos tus dispositivos o instala teléfonos con VoIP según necesites. Muchos proveedores también ofrecen aplicaciones móviles, lo que facilita la integración de la funcionalidad VoIP en tu uso móvil cotidiano.

Paso 6: Prueba y valida tu configuración

Por último, prueba a fondo tu nuevo número y sistema VoIP. Haz varias llamadas de prueba para comprobar la claridad del sonido y la funcionalidad de las funciones especiales que hayas configurado. La fase de prueba garantiza que las comunicaciones de tu empresa funcionen con fluidez y eficacia.

Seguridad y cumplimiento de los números VoIP

Como todas las tecnologías conectadas a Internet, la VoIP es vulnerable al uso indebido por parte de ciberdelincuentes y estafadores que pretenden perjudicar a tu empresa.

Los atacantes que piratean tu sistema telefónico pueden escuchar conversaciones, acumular grandes facturas de teléfono o robar datos importantes sobre tu empresa y tus clientes. Su daño no acaba ahí; pueden utilizar la información robada para imitar a tu empresa o pedir un rescate amenazando con filtrar detalles confidenciales.

La buena noticia es que proteger tus llamadas y datos es posible mediante prácticas básicas de ciberseguridad.

He aquí cómo las empresas pueden superar estos retos:

#nº 1 Cifrado y conexiones seguras

Utiliza la encriptación de extremo a extremo en todas las llamadas VoIP para proteger los datos de la interceptación. Protegerá tu información sensible de las intrusiones cibernéticas. En caso de que intercepten tu comunicación, una encriptación robusta la hace indescifrable para los atacantes.

#2 Métodos de autenticación fuerte

Implementa protocolos de autenticación robustos para acceder a los sistemas VoIP. Garantiza la creación de contraseñas fuertes y únicas para cada dispositivo conectado a tu sistema VoIP. La autenticación multifactor (MFA) añade una capa adicional de seguridad, reduciendo significativamente el riesgo de acceso no autorizado.

#3 Actualizaciones periódicas del software

Mantén las últimas actualizaciones de todos los programas y herramientas utilizados. Los proveedores de servicios VoIP se esfuerzan diligentemente por proteger la información almacenada y transmitida en sus plataformas contra las ciberamenazas. Se implementan varias funciones de seguridad en el sistema, que se evalúan constantemente para descubrir posibles brechas de seguridad. El mantenimiento y las actualizaciones periódicas ayudan a proteger el sistema contra nuevas amenazas.

#4 Cumplimiento de la normativa

Mantente informado sobre las normativas de uso de VoIP, como la GDPR en Europa para la protección de datos y la TCPA en EE.UU. para las prácticas de telemarketing. Garantizar el cumplimiento ayuda a evitar sanciones legales y aumenta la confianza de los clientes.

#5 Infraestructura de red segura

Protege tu red con cortafuegos, programas antivirus y sistemas de detección de intrusos. Realiza evaluaciones de seguridad frecuentes de tu red para identificar y rectificar vulnerabilidades.

#6 Formación y sensibilización de los empleados

Educa a tu equipo sobre el fraude VoIP, los ataques DDoS y los esquemas Vishing que podrían comprometer tu sistema VoIP. Los empleados bien informados tienen menos probabilidades de exponer inadvertidamente tu sistema a riesgos.

Conclusión

La escalabilidad de la VoIP garantiza que pueda crecer con tu empresa, adaptándose a las necesidades cambiantes sin necesidad de costosas actualizaciones de hardware. Con su mezcla de eficacia, versatilidad y rentabilidad, la tecnología VoIP es una inversión estratégica para cualquier organización que desee optimizar su infraestructura de comunicaciones.